Bayangkan melacak banyak tugas, tenggat waktu, dan anggota tim tanpa sistem teknologi yang andal. Anda mungkin akan melewatkan tenggat waktu, kurang komunikasi, dan mengalami kelebihan tugas.
Gantt Chart adalah cara terbaik untuk menghindari kekacauan ini dan meningkatkan efisiensi manajemen proyek. Alat ini membantu memvisualisasikan jadwal tugas, mengelola ketergantungan, dan menyeimbangkan beban kerja dengan memungkinkan Anda memplot semua daftar tugas bersama dengan tanggal tenggat waktu dan saling ketergantungan pada satu layar.
Microsoft Planner dapat menjadi titik awal yang bagus jika Anda mencari alat manajemen proyek. Namun, seberapa baik dukungannya terhadap Gantt Charts? Mari kita telusuri bagaimana Microsoft Planner membantu merampingkan manajemen proyek dan cara membuat Bagan Gantt untuk meningkatkan alur kerja Anda.
Apa yang dimaksud dengan Gantt Chart?
Bagan Gantt adalah alat bantu visual untuk mengilustrasikan jadwal proyek. Alat ini merepresentasikan garis waktu horizontal atau peta jalan untuk proyek Anda dengan tugas-tugas yang diplot berdasarkan waktu. Setiap tugas diwakili oleh sebuah batang, dengan posisi dan panjang batang yang mencerminkan tanggal mulai, durasi, dan tanggal akhir tugas.
Hal ini membantu Anda dengan mudah melihat tugas mana yang tumpang tindih, mana yang bergantung pada tugas lainnya, dan seberapa dekat proyek tersebut dengan penyelesaian.
An contoh Bagan Gantt dibuat di Alat Manajemen Proyek ClickUp
Berikut adalah komponen-komponen dari bagan Gantt:
- Garis waktu: Di bagian atas bagan Gantt, Anda akan menemukan garis waktu horizontal yang menampilkan seluruh durasi proyek, membantu Anda melacak tenggat waktu
- Batang: Setiap tugas diwakili oleh batang horizontal, dengan panjang batang yang sesuai dengan durasi tugas. Misalnya, jika sebuah tugas memerlukan waktu dua minggu, bilah akan membentang selama dua minggu pada garis waktu
- Tonggak: Tonggak menandai poin-poin penting dalam proyek, seperti penyelesaian fase utama atau tenggat waktu
- Ketergantungan: Bagan Gantt juga menggambarkan hubungan antar tugas. Misalnya, ini dapat menunjukkan bahwa Anda dapat memulai Tugas B hanya setelah Tugas A selesai
💡Tip Pro: Tambahkan warna untuk membuat bagan Gantt Anda lebih menonjol! Gunakan untuk melacak kemajuan proyek, fase, atau peran tim, dan sorot tugas-tugas penting dengan warna tertentu agar semuanya jelas dan teratur.
Bagaimana Cara Membuat Bagan Gantt Microsoft Planner?
Sekarang, mari kita lihat bagaimana Anda dapat membuat bagan Gantt Microsoft Planner.
Microsoft Planner adalah alat yang populer untuk mengelola tugas harian dan proyek-proyek besar. Templatnya yang dapat disesuaikan memungkinkan Anda membuat daftar tugas dan rencana proyek, menetapkan tujuan, dan memantau kemajuan tugas.
Namun, dapatkah alat ini membantu Anda membuat bagan Gantt? **Sayangnya, jawaban langsungnya adalah tidak
via Pusat Komunitas Microsoft Namun, Anda dapat menggunakan Tampilan Garis Waktu di Microsoft Planner untuk melacak tugas, ketergantungan, dan jalur kritis proyek Anda untuk mencapai tujuan lebih cepat. Harap dicatat bahwa Anda memerlukan langganan premium untuk mengakses tampilan ini.
Melihat garis waktu proyek di Microsoft Planner
- Buka Rencana yang Anda inginkan di Microsoft Planner
- Lihat daftar tugas Anda untuk Plan dan detailnya, seperti ketergantungan tugas, tanggal jatuh tempo, dll. Ini ditampilkan secara default di tampilan Grid
- Pilih Garis Waktu di bilah navigasi di sebelah Konstelasi Proyek. Ini akan menampilkan daftar tugas Anda dan tampilan Gantt/Timeline yang sesuai di mana Anda dapat memvisualisasikan ketergantungan tugas, jadwal, tanggal jatuh tempo, dan jalur kritis
via Microsoft
- Klik pada panel Filter untuk menyesuaikan Tampilan Garis Waktu
via Microsoft
- Aktifkan tombol Tampilkan jalur kritis untuk melihat jalur kritis. Ini menyoroti tugas-tugas penting untuk penyelesaian proyek dengan warna merah pada garis waktu Anda
via Microsoft
- Arahkan kursor ke tautan ketergantungan untuk mengakses informasi lead-lag untuk tugas apa pun
via Microsoft Anda dapat memperkecil hingga enam tahun untuk mendapatkan gambaran umum proyek jangka panjang. Ada juga opsi untuk mengekspor garis waktu dalam file PDF.
Di luar kemampuan ini, ada opsi terbatas untuk menyesuaikan Bagan Gantt Microsoft Planner Anda.
Opsi lainnya adalah untuk membuat garis waktu proyek di Excel .
Mengekspor data proyek Anda dari Microsoft Planner ke Excel. Anda dapat menggunakan beberapa templat bagan Gantt Excel untuk membuat bagan Gantt secara manual dengan memasukkan data proyek Anda. Pilih tugas yang ingin Anda lihat, dan buat bagan batang garis waktu. Namun, ini juga merupakan proses yang memakan waktu.
Selain itu, ingatlah bahwa metode ini memerlukan pembaruan manual setiap kali ada perubahan tugas di Planner.
Keterbatasan Microsoft Planner
Keterbatasan yang paling signifikan adalah bahwa Microsoft Planner tidak secara inheren mendukung bagan Gantt. Manajer proyek harus bergantung pada alat pihak ketiga untuk membuat bagan Gantt, yang dapat memperumit prosesnya dan mungkin tidak sepenuhnya terintegrasi dengan fitur-fitur yang ada di Planner.
beberapa tantangan lain yang mungkin Anda hadapi saat membuat garis waktu di Microsoft Planner adalah:* *
- Penyiapan yang memakan waktu: Menginstal dan mengonfigurasi ekstensi untuk membuat bagan Gantt bisa menjadi tugas yang membosankan dan memakan waktu. Langkah ekstra ini dapat mengurangi kesederhanaan yang ingin disediakan oleh Microsoft Planner, membuatnya kurang menarik bagi pengguna yang mencari efisiensi
- Adaptasi tim : Memperkenalkan ekstensi sering kali membutuhkan pelatihan komprehensif untuk anggota tim proyek. Kebutuhan untuk menjelaskan alat dan alur kerja tambahan dapat menyebabkan kebingungan, terutama bagi mereka yang tidak paham teknologi
- Ketidakmampuan untuk proyek-proyek yang kompleks: Kemampuan Microsoft Planner dapat gagal untuk proyek dengan jadwal yang berubah-ubah dan banyak bagian yang bergerak. Bagan Gantt sangat bagus untuk menunjukkan bagaimana tugas-tugas terhubung dan melacak jadwal. Tanpa fitur Gantt yang kuat, mengelola proyek yang kompleks menjadi jauh lebih sulit
Baca Lebih Lanjut: Cara Membuat Bagan Gantt Di Google Spreadsheet (Dengan Template)
Membuat Bagan Gantt Dengan ClickUp
Jika Anda ingin menghindari semua batasan ini dan membuat bagan Gantt tanpa kerumitan, cobalah Alternatif Microsoft Planner seperti Microsoft Project.
Tingkat Lanjut Perangkat lunak Gantt Chart seperti ClickUp juga bisa menjadi pilihan yang fantastis. Dengan fitur bagan Gantt yang luar biasa dan perpustakaan template yang dapat disesuaikan, ClickUp adalah solusi manajemen proyek komprehensif yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan unik dari berbagai proyek dan industri. Tampilan Bagan Gantt ClickUp menawarkan fitur grafik Gantt yang kuat yang memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan jadwal proyek merampingkan alur kerja, dan meningkatkan manajemen waktu proyek .
Visualisasikan alur kerja dengan Tampilan Gantt Chart ClickUp
Dengan tampilan yang fleksibel dan opsi pengurutan, anda dapat menggunakan Gantt Chart View ClickUp untuk:
- Melacak pembaruan tugas secara real-time dan mengelola ketergantungan tugas
- Mengatur tugas dan memiliki pandangan komprehensif tentang keseluruhan proyek Anda
- Menemukan tugas penting yang berdampak pada tenggat waktu dan mengidentifikasi potensi penundaan
Untuk memulai dengan bagan Gantt di ClickUp, pertama-tama Anda harus masuk (atau mendaftar akun) dan membuat Space baru khusus untuk proyek Anda. Di dalam Space ini, Anda bisa membuat folder dan daftar untuk mengkategorikan fase-fase yang berbeda dari proyek Anda. Untuk memudahkan Anda memahaminya, tim kami di ClickUp telah menggunakan pembuatan perangkat lunak dan proses dasarnya sebagai contoh.
Sekarang, di ClickUp, proyek bisa seluas atau sespesifik yang Anda inginkan, tetapi kami sarankan untuk memiliki folder proyek khusus. Di sini, kami menamai proyek tersebut 'Pembuatan Perangkat Lunak'.
buat folder proyek khusus di ruang kerja ClickUp Anda untuk membuat bagan Gantt_
Setelah selesai, ikuti panduan langkah demi langkah sederhana untuk membuat bagan Gantt di ClickUp.
Langkah 1: Buat tugas dan tetapkan tanggal jatuh tempo
Tetapkan tanggal jatuh tempo berdasarkan jadwal proyek Anda. Dalam contoh kami, kami telah mengalokasikan satu minggu untuk menentukan ide.
tetapkan tanggal jatuh tempo untuk tugas proyek di ClickUp untuk membuat bagan Gantt_
Klik tombol '+ Tugas Baru' dan masukkan tugas, nama, deskripsi, dan tanggal jatuh tempo. Anda juga bisa menugaskan tugas ke anggota tim yang berkolaborasi dengan Anda.
Sekarang tetapkan prioritas tugas-pilih di antara mendesak, tinggi, normal, dan rendah. Anda dapat memilih prioritas berdasarkan jadwal dan kebutuhan proyek. Ingat, semakin rinci deskripsi tugas Anda, semakin mudah untuk melacak kemajuan di kemudian hari.
Ini adalah langkah yang paling penting karena di sinilah bagan Gantt Anda mulai terbentuk.
Langkah 2: Visualisasikan tugas dengan Tampilan Bagan Gantt
Untuk mengakses Tampilan Gantt Chart ClickUp, pergi ke sudut kiri atas Ruang Kerja ClickUp anda dan klik tombol Lihat. Kemudian pilih Gantt dari opsi drop-down, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
lacak kemajuan proyek dan kelola ketergantungan tugas dengan Tampilan Gantt Chart ClickUp_
Di Gantt View, semua tugas Anda akan muncul dalam garis waktu, sehingga mudah untuk melihat durasi setiap tugas dan bagaimana mereka tumpang tindih. Anda bisa menyesuaikan tanggal mulai dan berakhir dengan menyeret tugas pada timeline.
pantau durasi tugas dan jadwal proyek dengan Tampilan Gantt Chart ClickUp_
Langkah 3: Sesuaikan bagan Gantt Anda
Kustomisasi adalah kunci untuk membuat bagan Gantt anda lebih efektif. Di ClickUp, anda bisa mengubah warna tugas, menyesuaikan skala waktu (harian, mingguan, atau bulanan), dan menambahkan tonggak untuk tenggat waktu yang penting.
sesuaikan bagan Gantt Anda di ClickUp untuk mendapatkan wawasan proyek dengan mudah_
Selain itu, Anda bisa mengubah tampilan tugas dengan menyesuaikan warna, mengelompokkan tugas berdasarkan kategori, atau menambahkan Kolom Khusus. Perbedaan visual ini membantu membuat bagan Anda lebih mudah dipahami dalam sekejap.
jadikan bagan Gantt Anda lebih efektif dengan mengelompokkan tugas dan menambahkan bidang khusus_
Apa lagi? Anda juga bisa mengatur ketergantungan tugas untuk memastikan bahwa tugas-tugas diselesaikan dalam urutan yang benar, yang sangat membantu untuk proyek-proyek yang kompleks.
Dalam contoh kami, kami mengatur tugas Revisi dan Edit untuk bergantung pada penyelesaian tugas di mana kami Menulis Kode. ClickUp membuat hal ini sangat mudah untuk dieksekusi-Anda hanya perlu mengklik dan menyeret antar tugas pada bagan Gantt untuk menghubungkannya.
tambahkan ketergantungan tugas di Bagan Gantt ClickUp Anda untuk memastikan eksekusi proyek yang lancar_
Langkah 4. Pantau kemajuan dan sesuaikan sesuai kebutuhan
Saat Anda mengerjakan proyek Anda, bagan Gantt akan diperbarui secara real time untuk menunjukkan kemajuan Anda. Ketika Anda menandai tugas sebagai selesai, tugas tersebut akan ditampilkan secara visual sebagai selesai pada garis waktu. ClickUp juga memungkinkan Anda memperbarui status tugas, menambahkan komentar, dan melampirkan file ke setiap tugas, sehingga memusatkan informasi dan memudahkan untuk mempertahankan konteks.
Dan, jika Anda menyadari bahwa sebuah tugas membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan garis waktu dengan menyeret bilah tugas untuk memperpanjang durasinya. Lagi pula, fleksibilitas sangat penting dalam manajemen proyek, bukan?
Setelah bagan Gantt Anda selesai, Anda bisa membaginya dengan orang lain. ClickUp memungkinkan Anda mengundang orang lain untuk melihat atau mengedit bagan untuk mengelola tugas. Fitur ini sangat berharga jika Anda mengharapkan umpan balik.
Bagikan Tampilan Gantt Chart Anda dengan orang lain untuk melacak proyek, memastikan akuntabilitas, atau mencari umpan balik
Berikut adalah tutorial terperinci tentang cara membuat bagan Gantt di ClickUp👇
ClickUp bahkan selangkah lebih maju dan menawarkan fitur sederhana dan siap pakai Templat bagan Gantt sehingga Anda tidak perlu memulai dari awal.
Templat Bagan Gantt Sederhana ClickUp
Memahami cara membuat bagan Gantt bisa jadi sangat membingungkan pada awalnya. Anda dapat mencoba Templat Bagan Gantt Sederhana dari ClickUp untuk langsung mengubah tugas-tugas yang Anda pilih dari daftar menjadi Gantt Chart sederhana.
ClickUp Templat Bagan Gantt Sederhana
Berikut adalah bagaimana templat ini membantu Anda:
- Penyiapan instan: Segera mulai dengan templat Gantt Chart siap pakai yang menghemat waktu dan tenaga Anda
- Pelacakan tugas yang jelas: Memvisualisasikan ketergantungan tugas dengan mudah, membantu tim tetap selaras dengan prioritas dan memfasilitasi kolaborasi tim
- Perencanaan yang lebih cerdas: Temukan potensi hambatan lebih awal dan rencanakan dengan lebih efektif untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya
Visualisasikan Garis Waktu Proyek Dengan ClickUp
Microsoft Planner adalah alat bantu perencanaan proyek dan manajemen tugas yang solid, namun ketidakmampuannya untuk mendukung bagan Gantt secara native membatasi keefektifannya untuk proyek-proyek yang kompleks.
Untungnya, alat bantu seperti ClickUp menawarkan fitur-fitur utama bagan Gantt yang canggih dan templat siap pakai yang mengatasi keterbatasan umum dan memungkinkan pengguna untuk melacak rencana proyek dengan mudah, memberikan pengalaman manajemen proyek yang kuat. Mendaftar untuk ClickUp hari ini untuk melihat seberapa jauh proyek Anda bisa lebih terorganisir!