Sebanyak 61% eksekutif merasa bahwa setidaknya separuh dari waktu pengambilan keputusan mereka-sebagian besar dihabiskan untuk rapat yang tidak efektif-tidak benar-benar menggerakkan jarum, menurut McKinsey .
Sentimen ini beresonansi dengan para profesional yang tak terhitung jumlahnya yang merasa ngeri atau ngeri ketika sistem mereka berbunyi dengan peringatan rapat.
Rapat yang efektif bertujuan untuk menyatukan sekelompok orang tertentu untuk bertukar informasi, perspektif, dan data untuk mencapai hasil tertentu. Entah itu membuat keputusan, curah pendapat, atau membuat rencana tindakan, tujuannya adalah untuk memastikan semua orang pulang dengan perasaan produktif.
Jadi, bagaimana Anda menjalankan rapat yang efektif yang dapat memutus siklus frustrasi? Mari kita lihat. 👀
Jenis-jenis Rapat
Berlawanan dengan kepercayaan umum, dasar untuk pertemuan yang sukses dimulai jauh sebelum pertemuan itu dilakukan. Sifat pertemuan yang Anda selenggarakan sangat menentukan hal ini.
Tergantung pada hasil yang diinginkan, ada beberapa jenis pertemuan jenis pertemuan yang umum dilakukan yang dapat Anda rencanakan untuk tim Anda. 🧑💻
1. Pertemuan tatap muka
Pertemuan ini menghadirkan semua peserta secara fisik di satu lokasi - umumnya di dalam gedung kantor.
Interaksi tatap muka selama rapat tatap muka memungkinkan keterlibatan waktu nyata dan membuat rapat menjadi lebih produktif. Pertemuan ini memungkinkan para peserta untuk berkomunikasi dengan jelas dan terlibat secara efisien, sehingga menghilangkan miskomunikasi.
Tanpa hambatan gangguan digital, para peserta lebih mudah menangkap isyarat non-verbal, sehingga interaksi tampak lebih otentik. Pengaturan ini memungkinkan kolaborasi seketika dengan memungkinkan berbagi ide, berdebat, dan berdiskusi secara real time.
Tip Ramah: Menerapkan aturan 'tanpa perangkat' untuk meminimalkan gangguan. Menyisihkan laptop dan ponsel membantu semua orang tetap fokus dan mengurangi kemungkinan pertemuan yang tidak produktif.
Paling cocok untuk: Sesi inovasi atau curah pendapat yang berfokus untuk menemukan solusi kreatif untuk berbagai tantangan. Juga cocok untuk pengambilan keputusan yang kompleks dengan dampak lintas fungsi.
2. Pertemuan virtual
Rapat virtual, atau rapat jarak jauh, adalah lambang fleksibilitas. Pertemuan ini memungkinkan peserta untuk bergabung dari mana saja dan dengan perangkat apa saja, seperti ponsel, laptop, atau tablet. Pertemuan ini dilakukan secara digital melalui platform konferensi video/audio.
Rapat virtual menghemat biaya seperti sewa ruang konferensi, terutama untuk organisasi dengan tenaga kerja global. Karena fleksibilitasnya, tim dapat membuat keputusan seketika dan menghindari kerumitan dalam menyelenggarakan rapat tatap muka.
Ini memudahkan peserta untuk berada di tempat tertentu pada waktu yang ditentukan dan membuat pengorganisasian lebih mudah. Misalnya, tuan rumah dapat dengan mudah melacak pertemuan dengan menggunakan AI untuk catatan rapat .
🔍 Paling baik untuk: Sprint cepat seperti pembaruan proyek atau laporan tugas dan rapat empat mata yang melibatkan tim jarak jauh.
3. Pertemuan hibrida
Rapat hibrida muncul sebagai kebutuhan setelah penguncian yang dipicu oleh pandemi. Namun, pertemuan ini terus memainkan peran utama hingga saat ini. Mengapa? Laporan Promoleaf setidaknya 52% orang dewasa di Amerika Serikat mengungkapkan bahwa mereka akan mempertimbangkan untuk meninggalkan pekerjaan mereka jika mereka harus bekerja dari kantor secara penuh waktu.
Oleh karena itu, pekerjaan hibrida berada di titik tengah kompromi. Rapat hibrida adalah alat yang ampuh yang digunakan oleh bisnis-dari perusahaan multinasional hingga organisasi virtual-untuk berkolaborasi dengan tim yang semakin global.
Pertemuan ini biasanya melibatkan peserta secara langsung dan peserta jarak jauh.
Seperti halnya pengaturan jarak jauh, rapat tanpa gangguan tidak dijamin dalam pengaturan hybrid. Namun, dengan menggunakan platform konferensi video yang kuat dan koneksi internet yang stabil dapat sangat membantu dalam membuat pertemuan ini lebih mudah dikelola.
Cocok untuk: Tim dengan campuran peserta yang hadir secara langsung dan peserta jarak jauh; organisasi besar dengan tim global; situasi di mana fleksibilitas adalah kuncinya; dan rapat yang membutuhkan masukan dari pemangku kepentingan yang tidak hadir secara fisik namun sangat penting dalam pengambilan keputusan.
baca juga:* 📖 Baca juga:* Cara Memilih Irama Rapat yang Tepat untuk Tim Anda
Perencanaan dan Persiapan untuk Rapat yang Efektif
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, meletakkan dasar menentukan apakah rapat efektif atau hanya membuang waktu dan sumber daya tim Anda.
Namun cara pertama yang pasti untuk mengadakan rapat yang hebat adalah dengan melakukan persiapan yang matang.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat saat merencanakan dan mempersiapkan pertemuan Anda .🙋
Tetapkan tujuan rapat yang jelas
Mulailah dengan mengidentifikasi tujuan yang ingin Anda capai melalui rapat ini. Kemudian, pertimbangkan apakah hasil yang Anda inginkan 'benar-benar' membutuhkan partisipasi aktif dan real-time dari tim Anda.
Anda juga dapat menanyakan apakah percakapan email atau pemberitahuan memo dapat mencapai hasil yang sama. Aspek penting lainnya adalah apakah tujuan tersebut sensitif terhadap waktu dan menuntut tindakan segera.
Jika jawaban Anda untuk kedua pertanyaan tersebut adalah 'ya', maka sekarang saatnya untuk menyusun rapat Anda.
Buatlah agenda rapat yang efektif
Setelah Anda memiliki tujuan yang jelas untuk rapat Anda, menyusun agenda menguraikan topik-topik utama, siapa yang harus mendiskusikannya, dan peran apa yang harus dilakukan (dan oleh siapa).
Anda dapat melangkah lebih jauh dengan memprioritaskan item-item agenda dan mengalokasikan waktu untuk membahasnya.
Siapkan daftar periksa singkat ini saat Anda menyusun agenda Anda berikutnya agenda pertemuan :
- Pembicara yang ditugaskan untuk membahas topik-topik tertentu
- Waktu dan lokasi pertemuan
- Durasi pertemuan
- Informasi latar belakang yang relevan tentang topik tersebut
Di sini, di sini Dokumen ClickUp dapat menjadi teman yang sempurna untuk merencanakan rapat dan menyusun agenda, mengoordinasikan jadwal tim Anda, dan menugaskan tugas berulang berdasarkan hasil rapat.
Berkolaborasi dengan tim Anda menggunakan ClickUp Docs untuk memastikan diskusi yang produktif
The Templat Agenda ClickUp membantu merampingkan rapat efektif Anda dengan memungkinkan Anda melacak sasaran, menguraikan tujuan, membuat struktur rapat yang jelas, dan menetapkan tugas dan item tindakan-semuanya di satu tempat.
Saya mengadakan rapat dua mingguan dengan atasan saya dan kami menggunakan ClickUp untuk agenda kami. Saya merasa lebih siap karena semua permintaan acara dan presentasi saya ada di sini, bersama dengan indikator status terkini yang bisa dia lihat.
Michael Turner, Associate Director, Komunitas Karier
Ungkapkan peserta rapat yang tepat
Seperti halnya acara apa pun, daftar tamu Anda menjadi penentu keberhasilan (baca: efektivitas) acara tersebut.
Di tempat kerja, ini berarti mengumpulkan proporsi yang tepat dari setiap kelompok-pengambil keputusan, ahli bidang, pelaksana, dan tentu saja penyelenggara. Terlalu banyak pengambil keputusan dapat menyebabkan kebuntuan dan menunda diskusi seputar eksekusi.
Di sisi lain, sangat penting untuk melibatkan pemangku kepentingan dengan perspektif yang beragam selama pertemuan curah pendapat. Secara keseluruhan, aturan praktis yang baik adalah mengundang jumlah minimum orang yang diperlukan untuk mencapai tujuan Anda.
Tahukah Anda? Pedoman pertemuan Two-Pizza menyatakan bahwa pertemuan tidak boleh dihadiri lebih dari dua pizza. Aturan ini didasarkan pada gagasan bahwa pertemuan yang lebih kecil lebih produktif dan efektif daripada pertemuan yang lebih besar. Aturan ini sering dikaitkan dengan Jeff Bezos, pendiri Amazon.
Jadwalkan pertemuan dengan penuh perhatian
Menjadwalkan rapat pada waktu yang tepat membuat peserta tetap terlibat dan fokus, yang pada akhirnya menghasilkan lebih banyak diskusi yang produktif dan hasil pertemuan.
Mulailah dengan mendapatkan dukungan dari anggota yang jadwalnya kemungkinan besar akan terganggu, seperti peserta rapat yang bekerja di lokasi yang sama dan bekerja dari zona waktu yang berbeda.
💡Kiat Pro: Jadwal rapat dapat menentukan keseluruhan energi dan produktivitas anggota tim Anda. Menurut penelitian dari Harvard Business Review, menjadwalkan rapat dengan intensitas tinggi saat tim Anda tidak memiliki tekanan beban kerja yang tinggi dapat meningkatkan energi dan produktivitas mereka.
Baik Anda mengatur rapat mingguan atau rapat tim darurat yang bersifat ad hoc, mengaudit jadwal setiap peserta untuk menemukan waktu yang ideal untuk bertemu adalah hal yang membosankan.
Klik Tampilan Kalender
Dengan Tampilan Kalender ClickUp anda dapat memusatkan kalender Anda dan tim Anda di satu tempat.
Sesuaikan Tampilan Kalender ClickUp dengan berbagai pilihan seperti tampilan harian, mingguan, dan bulanan
Anda bahkan dapat mengedit jadwal Anda dengan tindakan seret dan lepas yang sederhana. Tampilan Kalender membuat semua orang tetap sinkron, sehingga seluruh tim Anda tetap berada di halaman yang sama-secara harfiah.
Klik Templat Rapat
Sederhanakan rapat Anda dari awal hingga akhir dengan Templat Rapat ClickUp
The Templat Rapat ClickUp membuat rapat Anda lebih efisien. Templat ini memungkinkan Anda mengelola agenda, membuat catatan, dan melacak tindak lanjut, menyimpan semua detail penting di ujung jari Anda.
Anda dapat dengan mudah menyesuaikan templat agar sesuai dengan kebutuhan rapat Anda, memastikan setiap topik utama tercakup. Bagian catatan sangat cocok untuk mencatat poin-poin penting yang didiskusikan, sedangkan bagian tindak lanjut membuat item tindakan dan tanggung jawab menjadi jelas, sehingga mudah untuk mengetahui apa yang akan dilakukan selanjutnya.
🧠 Tahukah Anda? A studi oleh Fellow melaporkan bahwa waktu terbaik untuk menjadwalkan rapat adalah pertengahan pagi, terutama antara pukul 10.00 dan 12.00. Sementara Senin pagi adalah waktu terburuk untuk rapat, hari Selasa dianggap paling ideal.
Menjalankan Rapat yang Efektif
Tetapkan preseden yang tepat saat memulai rapat.
Berikut ini beberapa prinsip panduan yang perlu diingat saat menjalankan rapat berikutnya. 📋
Mulai tepat waktu
Memulai pertemuan tepat waktu adalah cara yang efektif untuk mengikuti agenda. Hal ini juga menunjukkan rasa hormat dan perhatian terhadap waktu peserta.
Tetapkan peran
Sebagian besar rapat bersifat dinamis, dengan perkembangan baru yang terjadi dengan cepat. Untuk menjaga momentum tetap berjalan, ubahlah diskusi ini menjadi hasil yang dapat ditindaklanjuti untuk tim Anda.
Dengan Rapat ClickUp anda dapat dengan mudah mengubah takeaway ini menjadi tugas.
ClickUp Tasks memungkinkan Anda membuat poin tindakan terperinci langsung dari catatan rapat Anda, memastikan tidak ada yang terlewatkan.
Gunakan berbagai jenis ClickUp Tasks untuk melacak tanggung jawab dengan mudah
Setelah Anda membuat Tugas, Anda bisa mendelegasikannya dengan ClickUp Tetapkan Komentar yang memungkinkan Anda untuk memberikan tanggung jawab spesifik kepada anggota tim langsung dari komentar tugas.
Buat pemangku kepentingan bertanggung jawab atas tugas mereka dengan ClickUp Assign Comments
Baca juga: 10 Template Catatan Rapat Gratis untuk Membuat Notulen Rapat yang Lebih Baik
Dorong kolaborasi
Ukuran keberhasilan yang sebenarnya untuk setiap rapat adalah seberapa besar kolaborasi yang berarti yang difasilitasi. Anda dapat mencapai hal ini dengan mengundang beragam perspektif tentang topik diskusi atau bahkan memberikan butir-butir tindakan kepada para peserta.
Klik Template Notulen Rapat
Sederhanakan semuanya mulai dari mencatat notula rapat hingga menetapkan item tindakan dengan Templat Notula Rapat
The Templat Notulen Rapat ClickUp menyediakan cara yang mudah untuk mendokumentasikan rapat Anda. Anda dapat dengan mudah mencatat peserta yang hadir, mengonfirmasi bahwa setiap orang yang hadir telah terdaftar. Templat ini memungkinkan pencatatan rinci untuk setiap item agenda, menangkap diskusi dan keputusan penting.
Desain kolaboratif templat ini memungkinkan beberapa pengguna berkontribusi dan mengedit secara real time sehingga tim Anda tetap selaras. Templat ini juga melacak hasil dan wawasan utama, menawarkan rekap rapat untuk para pemangku kepentingan yang tidak dapat hadir.
Kelola waktu rapat dengan baik
Cara terbaik untuk menjalankan rapat yang efektif adalah dengan menetapkan dan mematuhi waktu yang dialokasikan untuk setiap item dalam agenda.
Namun, hal ini juga dapat berarti memoderasi perdebatan yang sehat sambil memastikan diskusi tidak menyimpang dari topik yang sedang dibahas. Pertimbangkan untuk menyertakan moderator dalam daftar peserta jika, sebagai penyelenggara, Anda juga berpartisipasi dalam pengambilan keputusan.
Tindak Lanjut dan Pertanggungjawaban Pasca Pertemuan
Setelah pertemuan selesai, pekerjaan yang sebenarnya dimulai. Di sinilah Anda mulai melacak hasil yang ingin dicapai dari pertemuan Anda.
Berikut adalah cara Anda dapat menganalisis dan memastikan rapat Anda memiliki hasil yang berarti. 🎯
Kompilasi hasil rapat
Anda dapat mengukur efektivitas rapat yang sebenarnya melalui hasil rapat dari setiap peserta. Rapat terbukti produktif hanya jika menghasilkan tujuan yang substansial atau rencana tindakan yang harus dilakukan.
Rekap rapat Anda harus diubah menjadi hasil yang dapat ditindaklanjuti untuk setiap peserta. Selama diskusi yang lebih panjang, lebih mudah untuk kehilangan jejak poin-poin percakapan yang lebih halus. Misalnya, poin-poin mengenai item tindakan agenda tertentu mungkin telah diangkat tetapi tidak dibahas.
Bagi mereka yang ditugaskan untuk meringkas hasil pertemuan tidak perlu lagi memeriksa semua detail secara manual.
Dengan ClickUp Brain sebuah asisten AI bawaan, Anda bisa meringkas catatan rapat tanpa melewatkan satu pun (atau informasi penting dalam percakapan).
Akses wawasan dan tindakan dari catatan rapat lebih cepat dengan ClickUp Brain
Selain itu, fitur Templat Laporan Rapat ClickUp juga merupakan alat yang bagus untuk meringkas dan mencatat data rapat dengan cepat-dari jenis rapat, lokasi, dan durasi hingga jumlah peserta.
Delegasi tugas secara otomatis
Langkah selanjutnya adalah memastikan hasil rapat ini tidak hanya berada di atas kertas. Mengintegrasikannya ke dalam alur kerja sehari-hari menjadi sangat penting untuk menghasilkan hasil rapat yang bermakna. Anda dapat menggunakan Otomatisasi ClickUp untuk memberikan tugas dan menjadwalkan tindak lanjut kapan pun diperlukan.
Menggunakan Otomatisasi bersama ClickUp Brain membantu memaksimalkan efektivitas rapat Anda sekaligus meringankan beban Anda.
Kelola Otomatisasi ClickUp untuk mengurangi risiko kesalahan manusia dan menjaga konsistensi selama rapat berulang
Memantau kemajuan
Tutup kesenjangan antara keputusan dan tindakan dengan menindaklanjuti tugas-tugas dari rapat Anda.
Hal ini dapat melibatkan pemantauan status tugas secara teratur atau menjadwalkan pertemuan empat mata dengan penerima tugas kapan pun intervensi diperlukan. Anda dapat menentukan frekuensi pemeriksaan ini berdasarkan kompleksitas tugas dan orang-orang yang terlibat.
Praktik yang baik adalah bekerja dalam tim dan mengidentifikasi 'mitra' yang dapat bekerja semata-mata untuk mengantisipasi hambatan dan membuat kerangka kerja mitigasi.
Ketika tim menjadi terlalu fokus pada segmen proyek tertentu, mereka sering kali kehilangan gambaran yang lebih besar. Perspektif yang sempit ini dapat menghalangi mereka untuk menemukan wawasan berharga yang dapat mempercepat pengambilan keputusan. Dasbor ClickUp adalah alat kolaborasi canggih yang membantu tim Anda meningkatkan perencanaan dan kinerja proyek, mengelola sprint dengan lebih baik, dan memprioritaskan pekerjaan dengan memvisualisasikan pekerjaan Anda.
Ubah data menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti dengan Dasbor ClickUp
Dasbor ini merinci status berbagai tugas dalam proyek Anda untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang apa yang sudah lewat waktu dan membantu Anda mengalokasikan sumber daya yang sesuai.
Mengukur Efektivitas Rapat
Mengukur efektivitas rapat Anda bukan hanya sekadar latihan yang sia-sia. Anggap saja sebagai audit.
Semakin Anda memahami apa yang membuat rapat berhasil, semakin baik rapat Anda. Mari kita lihat metrik yang perlu Anda petakan untuk mengukur efektivitas rapat. 📊
- Ketepatan waktu: Bandingkan waktu kapan rapat Anda seharusnya dimulai atau diakhiri dengan kapan rapat tersebut dilaksanakan. Periksa apakah Anda dapat menyelesaikan agenda Anda dalam waktu yang Anda tentukan saatmempersiapkan rapat *Tindakan yang diambil: Lacak item tindakan yang dibuat dan ditutup sebelum rapat berikutnya. Hal ini membantu Anda mengukur efektivitas tindak lanjut rapat Anda dan bagaimana Anda dapat meningkatkan proses ini
- Umpan balik yang dikumpulkan: Dukung efektivitas rapat Anda. Manfaatkan survei anonim untuk mengidentifikasi dan mengatasi setiap celah agar para peserta merasa terlibat dan dihargai
- Manfaat dari keputusan yang dibuat: Lacak rapat di mana keputusan penting terjadi untuk mendapatkan wawasan tentang proses dan orang-orang yang dibutuhkan untuk implementasi yang sukses. Praktik ini membantu menentukan apakah keputusan tersebut akan sesuai dengan tujuan Anda atau perlu ditinjau kembali di masa mendatang
- Keterlibatan yang diperoleh: Kenali rapat yang menghasilkan keterlibatan yang tinggi dan bermakna untuk menciptakan pola bagi kolaborasi yang produktif. Gunakan wawasan ini untuk meningkatkan pertemuan di masa depan dan menumbuhkan lingkungan tim yang lebih terlibat dan efektif
Praktik Terbaik untuk Jenis Pertemuan Tertentu
Setiap rapat berbeda - dan akibatnya, apa yang membuat setiap rapat menjadi produktif juga berbeda-beda. Aturan emas untuk merencanakan dan menjalankan rapat yang sukses bergantung pada beberapa praktik terbaik.
Mari jelajahi strategi pertemuan yang efektif yang dapat meningkatkan standar pertemuan Anda:
Mengoptimalkan pertemuan tatap muka
- Tentukan tujuan: Pastikan setiap peserta dapat menambah atau mengurangi sesuatu yang bernilai selama rapat. Namun yang lebih penting lagi, pastikan semua peserta mengetahui apa yang ingin dicapai dari pertemuan tersebut
- Rancang lingkungan rapat yang tepat: Ciptakan suasana yang mendorong keterlibatan dan produktivitas, entah itu pengaturan ruang rapat yang formal atau ruang santai untuk sesi curah pendapat
- Atasi kelelahan rapat: Masukkan elemen atau aktivitas interaktif untuk menjaga tingkat energi tetap tinggi dan menjaga keterlibatan peserta selama sesi yang lebih lama
🤝 Meningkatkan pengalaman rapat virtual
- **Rencanakan rapat singkat yang menghasilkan hasil yang efektif. Menatap layar selama berjam-jam sangat melelahkan, jadi ubahlah maraton selama 3 jam menjadi 30 menit dengan memangkas agenda Anda
- Pilihlah peserta dengan bijak: Batasi jumlah peserta untuk memaksimalkan efektivitas. Kecuali jika Anda mengadakan acara untuk seluruh organisasi, batasi jumlah peserta maksimal tujuh orang, terutama untuk rapat pengambilan keputusan
- Dorong inklusivitas: Libatkan peserta secara aktif selama rapat virtual. Tergantung pada penyelenggara dan pemimpin untuk memfasilitasi percakapan dan interaksi di antara para peserta
🤝 Memanfaatkan pertemuan hybrid secara maksimal
- Tentukan etiket rapat: Tentukan apakah akan menggunakan video dan panduan lainnya. Menentukan etiket rapat membantu menstandarkan apa yang dapat diterima dan apa yang tidak, sehingga memungkinkan para peserta - baik yang berada di tempat yang jauh maupun yang berada di tempat yang sama - untuk berkolaborasi dengan lebih kohesif
- Meningkatkan visibilitas untuk semua: Memastikan bahwa setiap peserta merasa dilibatkan. Terutama ketika percakapan tatap muka membayangi kontribusi dari peserta jarak jauh, mewajibkan penggunaan video akan menciptakan bidang kolaborasi yang lebih adil
- Tingkatkan keterlibatan: Atasi keterputusan lokasi dan tingkatkan kolaborasi anggota tim Anda. Gunakan alat bantu seperti pemungutan suara secara real-time untuk menghilangkan jarak yang dialami peserta jarak jauh
Mengatasi Tantangan Rapat Umum
Apa pun sifat rapat Anda, bukan berarti tidak ada tantangan. Meskipun pertemuan yang paling terencana pun bisa saja melenceng, mari kita telusuri beberapa tantangan umum untuk pertemuan yang efektif. ⚠️
Menangani individu yang mendominasi diskusi
Kelebihan rapat terletak pada kemampuannya untuk menghasilkan berbagai perspektif.
Jadi, ketika satu atau dua suara dominan memonopoli diskusi, hanya ada sedikit ruang yang tersisa untuk perspektif lain. Hasilnya? Wawasan yang dangkal, satu dimensi, dan pada akhirnya, tidak membantu.
Tergantung pada Anda sebagai pembawa acara rapat untuk tetap memperhatikan pandangan dominan yang muncul dalam rapat.
Solusinya
arahkan lebih banyak pertanyaan terbuka kepada suara-suara yang tidak dominan
✅ Mengundang sudut pandang yang berbeda ketika ada pendapat yang tidak dapat dibantah
✅ Gunakan alat bantu interaktif seperti jajak pendapat untuk partisipasi dan keterlibatan yang seimbang
baca juga:* 📖 Baca juga:* Cara Berpartisipasi dalam Rapat Secara Efektif
Membangun inklusivitas
Inklusivitas bisa dalam berbagai bentuk, tergantung pada jenis rapatnya. Dalam diskusi pengambilan keputusan, misalnya, hal ini dapat berupa mengundang anggota tim junior untuk berbagi perspektif baru mereka sebelum mengizinkan pemimpin tim untuk menimbang wawasan mereka.
Pertemuan hibrida atau virtual dapat melibatkan seruan khusus kepada peserta virtual untuk berbagi pendapat mereka tanpa mengurangi pendapat peserta yang hadir secara langsung.
Solusi
✅ Buat proses untuk keterlibatan dalam kerangka kerja rapat
mengintegrasikan waktu yang dialokasikan untuk interaksi ini dalam lingkup agenda Anda
Menjaga agar diskusi tetap berada di jalurnya
Rapat tanpa agenda mirip dengan percakapan biasa - gosip.
Kecuali ketika peserta menghadiri rapat Anda, mereka mengharapkan percakapan yang bermakna. Lagipula, mereka meluangkan waktu dari pekerjaan mereka untuk mengikuti rapat.
Bahkan dengan adanya agenda, terkadang rapat melampaui waktu yang ditentukan atau melewatkan informasi penting, sehingga membuat semua orang frustrasi.
Solusinya
✅ Tunjuk fasilitator rapat untuk menjaga diskusi tetap pada jalurnya
✅ Tetapkan batas waktu untuk setiap item dalam agenda
✅ Ketika ide di luar topik muncul, alihkan pembicaraan namun catat dalam notulen rapat
Mengatasi kendala teknis
Gangguan teknis merupakan rintangan yang umum terjadi dalam rapat.
Gangguan ini cenderung menunda atau menghalangi jalannya diskusi, paling banter, dan benar-benar menggagalkan jalannya rapat, paling buruk. Melengkapi anggota tim Anda dengan teknologi pertemuan yang lebih baik dan merencanakan kontingensi menjadi hal yang tidak bisa ditawar di sini.
Solusinya
✅ Lakukan audit teknologi sebelum rapat, terutama sebelum acara yang berisiko tinggi
✅ Tetapkan etiket rapat seperti kapan harus mematikan mikrofon atau latar belakang apa yang digunakan
baca Juga:* *📖 Baca Juga Cara Mengelola Rapat di ClickUp
Rencanakan dan Jalankan Rapat yang Efektif dengan ClickUp
Singkatnya, rapat yang efektif menciptakan dampak yang nyata atau berarti pada pekerjaan atau layanan/produk Anda.
Ini berarti perencanaan untuk rapat apa pun seperti video yang diputar secara terbalik-Anda mulai dengan hasilnya, rencanakan bagaimana Anda mencapainya (dan dengan siapa), dan di mana Anda memulainya.
Namun berkat ClickUp, ini bukanlah perjalanan sendirian. Manfaatkan ekosistem alat produktivitas untuk membantu Anda merencanakan, menyederhanakan, dan mengelola rapat secara efektif. Mulailah dengan ClickUp hari ini.