Bayangkan diri Anda mengawasi pembangunan sayap rumah sakit baru-sebuah proyek senilai $5 juta yang berlangsung selama 18 bulan dengan beberapa subkontraktor, sistem medis yang rumit, dan persyaratan peraturan yang ketat.
Ketika Anda menangani proyek konstruksi yang rumit ini, Anda menyadari bahwa diperlukan dokumen yang komprehensif untuk melacak semua pekerjaan yang perlu dilakukan. Ini termasuk tenaga kerja, pengeluaran, inventaris, izin, dan setiap detail lain yang terlibat dalam proyek bernilai jutaan dolar ini, yang mencakup beberapa kontraktor dan ratusan tugas.
Di situlah jadwal nilai (schedule of values/SOV) berperan.
Dalam blog ini, kita akan membahas Jadwal Nilai, mengapa penting bagi manajer proyek dalam proyek konstruksi, kapan menggunakannya, dan manfaat membuatnya.
Apa yang dimaksud dengan Schedule of Values?
Jadwal nilai adalah dokumen komprehensif yang menguraikan total nilai kontrak proyek konstruksi menjadi item-item yang lebih kecil dan mudah dikelola untuk menunjukkan item atau tugas mana dalam proyek yang membutuhkan biaya berapa.
Jadwal nilai digunakan oleh kontraktor, manajer proyek, dan manajer konstruksi untuk melacak dan mengelola keuangan dan jumlah tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek konstruksi.
**Setiap mata anggaran dalam daftar nilai mewakili komponen tertentu dari proyek, seperti persiapan lokasi, pekerjaan pondasi, atau instalasi listrik, bersama dengan biaya terkait. Perincian biaya yang terperinci ini merupakan titik referensi utama bagi pemilik proyek selama durasi proyek.
Sebagai contoh, untuk proyek perumahan, jadwal nilai mungkin terlihat seperti ini:
melalui Template.net
Pentingnya sebuah daftar nilai
Daftar nilai memainkan peran penting dalam manajemen proyek konstruksi karena:
- Jadwal nilai membantu untuk memprediksi dan mengelola arus kas di sepanjang siklus hidup proyek. Dengan merinci biaya, manajer proyek dapat mengantisipasi pengeluaran dan merencanakan keuangan yang sesuai untuk memastikan arus kas yang konsisten
- Memungkinkan manajer proyek untuk memantau kemajuan proyek dengan cermat Saat pekerjaan selesai, mudah untuk membandingkan kemajuan aktual dengan nilai yang dijadwalkan untuk setiap mata anggaran
- Jadwal nilai membantu proses pembayaran yang lebih lancar. Pembayaran progres biasanya didasarkan pada persentase pekerjaan yang telah diselesaikan untuk setiap mata anggaran, sehingga lebih mudah untuk mempersiapkan dan memverifikasi aplikasi pembayaran
- Dengan memberikan rincian biaya proyek secara terperinci, jadwal nilai membantu dalam pengendalian biaya yang lebih baik dan mengidentifikasi setiap penyimpangan dari anggaran proyek sejak dini. Hal ini membantu semua orang untuk tetap berada di jalur yang benar dan menghindari melebihi anggaran atau melebihi waktu
Kapan Menggunakan Jadwal Nilai Konstruksi
Meskipun jadwal nilai bermanfaat untuk sebagian besar proyek di industri konstruksi, jadwal nilai sangat penting untuk:
Kasus Penggunaan 1: Proyek komersial berskala besar dengan fase yang kompleks dan banyak subkontraktor
Proyek-proyek ini mungkin melibatkan alur kerja yang rumit dan banyak saling ketergantungan. Jadwal nilai membantu mengelola kompleksitas dengan memecah proyek menjadi komponen-komponen yang dapat dikelola
Jadwal nilai juga memfasilitasi koordinasi subkontraktor yang lebih baik, memastikan bahwa pekerjaan masing-masing pihak dan biaya terkait didefinisikan dan dilacak dengan jelas.
Kasus Penggunaan 2: Proyek yang memerlukan pemantauan arus kas dan kemajuan proyek secara ketat
Untuk proyek dengan anggaran yang ketat atau jadwal yang ketat, jadwal nilai menjadi alat yang sangat berharga bagi manajer proyek.
Alat ini memungkinkan pelacakan pengeluaran secara real-time terhadap jumlah yang dianggarkan, membantu mengidentifikasi potensi pembengkakan biaya sejak dini. Selain itu, sistem ini mendorong pelaporan kemajuan yang akurat, sehingga manajer konstruksi dapat menghitung nilai yang diperoleh dari sebuah proyek .
Kasus Penggunaan 3: Proyek dengan penagihan kemajuan atau pembayaran berbasis tonggak
Dalam jenis struktur pembayaran ini, jadwal nilai berfungsi sebagai dasar untuk menentukan jumlah pembayaran. Hal ini memungkinkan Anda untuk menghitung persentase pekerjaan yang telah diselesaikan secara akurat.
Pendekatan ini membantu menjaga arus kas kontraktor yang sehat dengan memastikan pembayaran yang adil dan tepat waktu. Hal ini juga memberikan pemahaman yang jelas kepada pemilik proyek tentang bagaimana dana mereka dialokasikan sepanjang siklus hidup proyek.
Kasus Penggunaan 4: Pekerjaan konstruksi di mana pemilik proyek atau pemberi pinjaman memerlukan rincian biaya yang terperinci
Beberapa pemilik proyek atau lembaga keuangan mengamanatkan penggunaan jadwal nilai untuk transparansi dan manajemen risiko.
Hal ini memberikan mereka pandangan yang komprehensif mengenai biaya proyek, membantu mereka menilai risiko keuangan, membuat keputusan yang tepat, dan memastikan bahwa dana digunakan sebagaimana mestinya.
Catatan: Bahkan untuk proyek-proyek yang lebih kecil, daftar nilai yang disederhanakan dapat membantu memberikan wawasan yang berharga, meningkatkan manajemen proyek, dan bertindak sebagai catatan untuk memprediksi keuangan dan waktu yang dibutuhkan untuk proyek serupa di masa depan.
Komponen Utama dari Jadwal Nilai
Jadwal nilai yang terstruktur dengan baik biasanya mencakup daftar hal-hal berikut:
- Informasi bisnis: Nama kontraktor, perusahaan, alamat bisnis, nomor kontrak, nama proyek, dll.
- Barisan item: Perincian terperinci dari semua elemen proyek
- Deskripsi: Penjelasan yang jelas mengenai proyek dan setiap mata anggaran
- Nilai yang dijadwalkan: Anggaran yang dialokasikan secara total dan untuk setiap item
- Pengajuan sebelumnya: Jumlah yang ditagihkan dalam siklus pembayaran terakhir
- Permohonan saat ini: Jumlah yang ditagih dalam siklus saat ini
- Bahan yang disimpan: Nilai bahan yang disimpan: Nilai material yang disimpan tetapi belum dipasang
- Total yang telah diselesaikan dan disimpan: Jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan dan material yang disimpan untuk digunakan di masa mendatang
- Persentase selesai: Persentase pekerjaan yang sudah selesai
- Saldo yang harus diselesaikan: Jumlah total yang tersisa yang akan ditagih nanti
Membuat Jadwal Nilai
Membuat SOV bukanlah ilmu roket. Mungkin perlu waktu dan latihan untuk menyempurnakannya, tetapi setelah Anda menguasainya, Anda dapat mengingat semuanya seperti mengingat punggung tangan Anda.
SOV yang dibuat dengan baik akan mudah dibaca dan dipahami. SOV harus mencakup semua langkah proyek, keuangan, dan bukti-bukti lainnya, dan harus dapat diakses oleh semua pihak yang terlibat untuk transparansi yang sesungguhnya.
Namun, apa yang terjadi setelah Anda memulai proyek Anda? Bagaimana Anda dapat memastikan Anda dan tim Anda tetap berada di jalur yang benar, mengetahui apa yang harus dilakukan dan kapan, serta menepati tenggat waktu?
Masukkan sebuah perangkat lunak manajemen proyek konstruksi seperti ClickUp !
Cara terbaik untuk melacak proyek konstruksi yang sedang berjalan adalah dengan menggunakan perangkat lunak proyek. Meskipun ClickUp terkenal dengan fitur manajemen proyeknya, ClickUp juga berfungsi sebagai alat yang efektif untuk membuat jadwal nilai. Mari kita jelajahi caranya.
Jangan pernah melewatkan tugas atau tenggat waktu dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Konstruksi ClickUp Perangkat Lunak Manajemen Proyek Konstruksi ClickUp dapat membantu Anda menyederhanakan alur kerja, meningkatkan kolaborasi, dan menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.
Mari kita telusuri langkah-langkah dalam membangun jadwal yang menyeluruh dan bagaimana ClickUp dapat membantu:
Langkah 1: Tinjau semua dokumen proyek
Mulailah dengan memeriksa secara menyeluruh ruang lingkup proyek, jadwal konstruksi, perizinan, dan dokumen kontrak untuk mengetahui apakah semuanya sudah siap sebelum proyek dimulai.
Hal ini akan membantu Anda mengidentifikasi semua komponen utama proyek dan mempersiapkannya sebelum Anda mulai mengerjakannya.
Menyimpan dokumen jadwal nilai Anda di ClickUp Documents Dokumen ClickUp dapat membantu Anda dengan dokumentasi proyek untuk menyimpan semua informasi, izin, kontrak, dan tagihan di satu tempat. Anda bahkan dapat membuat dokumen Daftar Nilai dan menyimpannya dengan mudah.
Langkah 2: Merinci proyek
Bagilah keseluruhan proyek menjadi beberapa bagian yang logis dan mudah dikelola. Setiap bagian harus mewakili pekerjaan yang signifikan atau fase proyek utama.
Misalnya, Anda dapat memiliki langkah-langkah yang berbeda untuk mengumpulkan bahan mentah, persiapan lokasi dan lansekap, menambahkan fondasi dan dinding, batu bata dan batu, pekerjaan logam, pekerjaan kayu, instalasi termal, pintu, jendela, dan perangkat keras, dan seterusnya.
Kemudian, uraikan lebih lanjut untuk menggabungkan setiap komponen menjadi sedetail mungkin. Proyek yang lebih besar mungkin memerlukan rincian yang lebih terperinci, sementara proyek yang lebih kecil mungkin menggunakan kategori yang lebih luas. Tugas ClickUp dapat membantu Anda memecah proyek Anda menjadi tugas dan sub-tugas yang lebih kecil yang lebih mudah dilacak, diikuti, dinilai, dan diselesaikan.
Tandai tugas-tugas penting yang harus diselesaikan sebelum tenggat waktu dan prioritaskan proyek Anda dengan mudah menggunakan ClickUp Tasks
Setelah Anda membuat jadwal nilai dan merinci setiap langkah proyek konstruksi, cukup tambahkan semua komponen dan tugas ke platform ClickUp dan tetapkan ke orang yang ditunjuk.
Ini (ClickUp) sangat bagus untuk mengelola tugas untuk seluruh organisasi. Juga untuk tugas-tugas yang berulang, di mana Anda dapat menjadwalkan kejadian. Sangat mudah digunakan dan Anda bisa menambahkan kolom khusus, sesuatu yang sangat berguna. Saya suka tampilan yang berbeda.
Gonzalo Segarra, Manajer Sistem (Gerente de sistemas) di Santa Catalina
Selain itu, ClickUp juga menyediakan templat yang bisa digunakan secara gratis untuk efisiensi konstruksi .
ClickUp Template Manajemen Proyek Konstruksi Templat Manajemen Proyek Konstruksi ClickUp adalah templat tingkat lanjut untuk membantu manajer konstruksi mengatur dan merencanakan semua tahapan dan fase produk. Baik itu bangunan baru atau proyek renovasi, tetap berada di atas setiap langkah hingga selesai.
Sederhanakan proses konstruksi Anda, mulai dari pra-penjualan dan konsep hingga eksekusi dan pengiriman, dengan Templat Manajemen Proyek Konstruksi ClickUp
Template ini membantu Anda:
- Menjadwalkan tugas mingguan atau bulanan yang berulang dengan mudah sekaligus
- Menghilangkan penghitungan dan pelaporan manual untuk menghemat waktu untuk tugas-tugas konstruksi yang sebenarnya
- Tetap mengetahui anggaran dan sumber daya proyek untuk mengelola biaya dan inventaris Anda secara efisien
Langkah 3: Menetapkan biaya atau nilai
Setelah memecah proyek menjadi langkah-langkah yang lebih kecil, **alokasikan biaya ke setiap mata anggaran berdasarkan penawaran subkontraktor, biaya material, perkiraan tenaga kerja, dan faktor lain yang diperlukan, dan pastikan jumlah semua mata anggaran sama dengan total harga kontrak. Dasbor ClickUp memungkinkan Anda untuk mempersonalisasi dasbor proyek Anda sesuai dengan keinginan Anda. Visualisasikan kemajuan proyek, keuangan, tenggat waktu, dan hambatan dalam sekejap.
Buat Dasbor ClickUp untuk memvisualisasikan jadwal nilai Anda di Perangkat Lunak Manajemen Proyek Konstruksi ClickUp
Dasbor khusus Anda memungkinkan Anda untuk melihat semua proyek konstruksi Anda, statusnya, tugas yang telah diselesaikan, tugas yang tersisa, dan banyak lagi.
Hubungkan tim keuangan dan akuntansi Anda secara langsung di platform agar semua orang mendapatkan informasi yang sama. ClickUp Finance memberi tahu Anda saat pembayaran jatuh tempo dan memungkinkan Anda menambahkan tugas berulang di dasbor untuk tagihan berulang.
Fasilitasi keuangan proyek Anda dengan ClickUp Finance
Setelah membayar tagihan bulanan, anda bisa menandai tugas selesai. Tugas baru akan secara otomatis dibuat untuk bulan berikutnya jika itu adalah tugas yang berulang. Anda bahkan dapat mengintegrasikan dengan alat keuangan dan pembukuan di ClickUp untuk menghubungkan berbagai pemangku kepentingan yang berbeda dalam sebuah proyek.
Template Manajemen Keuangan ClickUp
Selain itu, Anda juga dapat menggunakan Templat Manajemen Keuangan ClickUp , sebuah template tingkat menengah untuk sistem akuntansi proyek . Ini adalah bantuan keuangan lengkap untuk melacak penawaran, faktur, produk, layanan, tugas, dan penawaran lain yang mungkin Anda miliki.
Lacak keuangan Anda dan buat laporan dengan mudah di Templat Manajemen Keuangan ClickUp
Dengan templat ini, Anda bisa:
- Memantau anggaran dan pengeluaran Anda dengan cermat agar Anda tidak melampaui batas proyek Anda
- Mengidentifikasi tempat di mana Anda bisa menghemat uang
- Menganalisis kinerja keuangan dengan alat analisis visual setelah proyek Anda selesai untuk merencanakan proyek di masa mendatang
- Mengambil keputusan yang didukung data dengan visibilitas yang lebih baik ke dalam keuangan Anda
Baca juga: 10 Alat AI Terbaik untuk Akuntansi & Keuangan
Langkah 4: Selaraskan dengan jadwal proyek
Pastikan bahwa jadwal nilai selaras dengan jadwal dan jadwal proyek Penyelarasan ini akan membantu Anda melacak kemajuan proyek secara akurat. Bidang Khusus ClickUp dapat dibuat untuk mengelola bagian-bagian yang bergerak dari sebuah proyek. Setiap proyek itu unik, jadi mengapa perangkat lunak manajemen proyek Anda harus menawarkan dasbor datar yang sama?
Tambahkan bidang baru untuk menyesuaikan proyek dan jadwal nilai Anda sesuai kebutuhan dengan Bidang Khusus ClickUp
Tambahkan informasi kontak klien, vendor, mitra, tipe rumah, fase proyek, dan tenggat waktu, dan sesuaikan menu tarik-turun dengan Bidang Khusus untuk mengakomodasi kebutuhan unik setiap proyek.
Langkah 5: Tinjau dan sesuaikan
Tinjau jadwal nilai dengan pemangku kepentingan utama, termasuk pemilik proyek dan kontraktor umum, dan lihat apakah ada yang terlewat. Lakukan penyesuaian seperlunya untuk memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama.
Lacak pengeluaran Anda dengan mudah, kelola akun Anda, dan hitung keuntungan Anda di alat pelaporan ClickUp
Berdasarkan informasi yang terkumpul, buat laporan terperinci tentang ringkasan proyek, keuangan, dan kemajuan Anda. Tidak perlu menghitung laporan secara manual atau memisahkan perangkat lunak pelaporan konstruksi . Anda juga dapat berbagi laporan otomatis dengan pemangku kepentingan utama dalam hitungan menit sementara Anda fokus menyelesaikan proyek Anda tepat waktu.
Baca juga: 10 Templat Anggaran Konstruksi Gratis untuk Digunakan
Manfaat Membuat Jadwal Nilai
Daftar harga adalah dokumen penting untuk manajemen proyek konstruksi. Dokumen ini dapat berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal bagi semua pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi.
Ini membantu membangun hubungan yang lebih saling percaya antara kontraktor dan klien karena setiap tugas, biaya, dan inventaris telah dicatat dan disetujui sejak hari pertama.
Selain itu, berikut adalah manfaat utama memiliki SOV untuk semua proyek konstruksi Anda.
- Manajemen arus kas yang lebih baik: Memecah proyek menjadi tugas dan komponen yang lebih kecil dan dapat ditagih sehingga kontraktor dapat mempertahankan arus kas yang lebih sehat selama durasi proyek, sehingga mengurangi tekanan keuangan
- Pelacakan kemajuan yang lebih baik: Berfungsi sebagai peta jalan bagi manajer proyek untuk melacak kemajuan setiap area proyek secara akurat dan mengidentifikasi potensi penundaan atau masalah sejak dini
- Proses pembayaran yang disederhanakan: Membuat proses pengajuan pembayaran menjadi lebih mudah dan tidak mudah menimbulkan perselisihan dengan perincian yang jelas tentang pekerjaan yang telah diselesaikan dan material yang disimpan
- Kontrol biaya yang lebih baik: Membantu memvisualisasikan biaya aktual terhadap nilai yang dijadwalkan untuk dengan cepat mengidentifikasi dan mengatasi pembengkakan biaya atau pengeluaran tak terduga sebelumnya
- Komunikasi yang lebih baik: Menjadi titik referensi umum untuk semua pemangku kepentingan proyek, memfasilitasi komunikasi yang lebih jelas tentang status, biaya, dan kemajuan proyek
Bangun Jadwal Nilai Anda dengan ClickUp
Jadwal nilai adalah dokumen penting bagi manajer proyek, pengendali keuangan, dan pemilik yang mengawasi proyek konstruksi dalam bentuk apa pun.
Jadwal nilai memastikan bahwa semua proyek tetap berada di jalur yang tepat secara finansial dan waktu dengan memberikan rincian biaya yang terperinci, pelacakan kemajuan yang akurat, dan merampingkan proses pembayaran.
Baik Anda menangani proyek komersial berskala besar maupun pekerjaan konstruksi yang lebih kecil, menguasai penggunaan schedule of values akan meningkatkan keterampilan manajemen proyek Anda dan berkontribusi secara signifikan terhadap kesuksesan proyek Anda.
Dan apa yang dapat membuatnya lebih baik? Gunakan perangkat lunak manajemen proyek yang tepat, seperti ClickUp, untuk meningkatkan kemampuan pemantauan proyek Anda, mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang, menjaga arus kas yang konsisten, dan pada akhirnya menghasilkan proyek konstruksi yang sukses. Daftar ke ClickUp untuk uji coba gratis hari ini!