Pernahkah Anda menatap jadwal proyek, bertanya-tanya bagaimana Anda akan memenuhi tenggat waktu, atau dikejutkan dengan tugas yang memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan? Anda tidak sendirian. Kunci untuk menghindari jebakan ini adalah memperkirakan durasi tugas.
Estimasi tugas melibatkan pemahaman tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas sehingga Anda dapat mengalokasikan sumber daya terkait dan menetapkan tenggat waktu yang sesuai. Hal ini memastikan tim Anda tetap produktif dan para pemangku kepentingan tetap senang sekaligus membantu menghindari perebutan di menit-menit terakhir.
Namun, estimasi tugas bukanlah proses yang berlaku untuk semua.
Dalam metodologi Agile seperti Scrum, estimasi tugas bersifat berulang dan sering dipecah menjadi beberapa sprint. Sebaliknya, metode tradisional, seperti Waterfall, lebih fokus pada perencanaan jangka panjang. Setiap pendekatan menggunakan alat dan teknik tertentu, tetapi tujuannya adalah untuk tidak terbang tanpa tujuan.
Jadi, mari kita pahami cara memperkirakan durasi tugas, terlepas dari ukuran dan kompleksitas tugas Anda, demi kesuksesan proyek. ⏳
Dasar-dasar Estimasi Tugas
Memperkirakan durasi tugas secara efisien dapat membuat perbedaan besar antara proyek yang berjalan lancar dan proyek yang gagal. Namun, hal ini tidak selalu sesederhana mengalokasikan kerangka waktu untuk setiap tugas dan memulai. Mari kita lihat lebih dekat apa saja yang termasuk dalam estimasi waktu.
Memahami perkiraan waktu
Estimasi waktu mengacu pada menebak durasi suatu tugas, biasanya dalam hitungan jam, hari, atau minggu. Namun, estimasi dapat bervariasi tergantung pada kompleksitas tugas, pengalaman tim, dan faktor eksternal, seperti keterlibatan pemangku kepentingan, kondisi pasar, dan tantangan peraturan.
Perkiraan waktu yang dipikirkan dengan matang akan membantu
menjadwalkan sumber daya secara efisien
dan hindari stres akibat perpanjangan tenggat waktu.✨
Tantangan umum dalam estimasi tugas
Bahkan manajer proyek yang paling berpengalaman pun menghadapi tantangan saat memperkirakan waktu. Hambatan yang paling umum meliputi:
- Kompleksitas tugas: Ketahuilah bahwa beberapa tugas lebih kompleks daripada yang terlihat. Misalnya, pembaruan fitur yang tampaknya kecil dalam pengembangan perangkat lunak dapat memiliki beberapa lapisan ketergantungan yang memperpanjang proses secara signifikan
- Kurangnya data historis: Pahami bahwa jika sebuah tim baru dalam sebuah proyek atau tugas, hanya ada sedikit atau bahkan tidak ada data historis yang dapat dijadikan acuan. Tanpa pengalaman masa lalu, estimasi tugas menjadi tebakan acak, sehingga meningkatkan kemungkinan ketidakakuratan
- Bias optimisme: Pertimbangkan bahwa orang secara alami meremehkan waktu yang diperlukan untuk suatu tugas, dengan asumsi semuanya akan berjalan dengan sempurna. 'Bias optimisme' ini sering kali mengarah pada jadwal yang terlalu ambisius yang tidak memperhitungkan potensi hambatan atau waktu henti
- Ketidakpastian: Mengakui bahwa faktor tak terduga, seperti perubahan lingkup proyek atau rintangan teknis yang tidak terduga, dapat mengganggu rencana yang sudah disusun dengan sebaik-baiknya
Pemeriksaan Fakta: Menurut laporan CHAOS dari Standish Group, hanya 29% proyek yang berhasil tanpa perubahan pada ruang lingkup atau kerangka waktu. 🎯
Pentingnya estimasi tugas yang akurat
Estimasi tugas yang efektif membantu Anda menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai anggaran, dan mengurangi stres.
🏷️ Berikut ini adalah manfaat utama dari menetapkan estimasi kasar untuk penyelesaian tugas:
- Meningkatkan alokasi sumber daya: Memperkirakan durasi tugas secara akurat untuk mengalokasikan sumber daya secara efektif
- Kepercayaan pemangku kepentingan: Memberikan pemangku kepentingan dengan realistis dan dapat dicapai jadwal proyek untuk membangun kepercayaan
- Moral tim yang lebih baik: Memberikan estimasi waktu yang akurat untuk membantu mencegah kerja berlebihan, mengurangi stres, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif dan produktif
Namun, menguasai dasar-dasar estimasi tugas saja tidak cukup; Anda juga harus menerapkan metode yang efektif untuk memastikan keakuratan estimasi Anda.
Metode untuk Memperkirakan Waktu Tugas
Berikut ini adalah beberapa metode estimasi tugas yang umum:
Penilaian ahli
Ketika memperkirakan waktu pengerjaan tugas, berkonsultasi dengan mereka yang telah berhasil menangani proyek serupa bisa sangat berharga. Dengan melibatkan para ahli, Anda dapat memperoleh wawasan tentang ruang lingkup proyek, jadwal, dan anggaran berdasarkan pengalaman nyata.
Pendekatan ini menghemat waktu, tenaga, dan memberikan dasar yang kuat untuk perencanaan Anda. Meskipun saran dari para ahli sangat berharga, namun sangat penting untuk menyesuaikannya dengan tim dan situasi Anda. Jadi, ingatlah untuk menyesuaikan saran mereka agar sesuai dengan dinamika tim Anda yang unik dan proyek spesifik.
Estimasi analog
Pendekatan top-down ini melibatkan perbandingan estimasi proyek saat ini dengan estimasi proyek serupa yang telah diselesaikan di masa lalu. Jika Anda pernah mengerjakan tugas serupa sebelumnya, Anda bisa memanfaatkan data historis tersebut untuk membuat prediksi yang tepat.
📌 Misalnya, jika pembaruan fitur perangkat lunak membutuhkan waktu tiga minggu untuk dikembangkan sebelumnya, Anda dapat memperkirakan waktu yang sama untuk fitur baru yang sebanding.
Estimasi parametrik
Estimasi parametrik yang lebih berbasis data dan pendekatan kuantitatif menggunakan model statistik dan data historis untuk memprediksi durasi tugas.
📌 Misalnya, jika Anda tahu bahwa pengkodean 100 baris kode membutuhkan waktu 10 jam, Anda bisa menggunakan rasio tersebut untuk memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk 500 baris.
Estimasi tiga titik
Metode ini membantu menghasilkan estimasi waktu yang tepat untuk setiap tugas. Daripada menetapkan satu estimasi di awal, metode ini menggunakan tiga prediksi waktu yang berbeda: yang paling optimis, yang paling pesimis, dan yang paling realistis.
📌 Misalnya, jika Anda ingin menyelesaikan sebuah laporan, estimasi waktunya bisa berupa:
- Perkiraan optimis: Jika semuanya berjalan dengan sempurna, bisa memakan waktu 2 jam
- Perkiraan pesimis: Jika ada masalah (misalnya, gangguan atau masalah teknis), mungkin diperlukan waktu 6 jam
- Perkiraan realistis: Mempertimbangkan kondisi normal, kemungkinan akan memakan waktu 4 jam
Dengan menghitung rata-rata tertimbang dari ketiga perkiraan ini, Anda akan mendapatkan informasi yang lebih seimbang dan terinformasi
waktu penyelesaian yang diharapkan
.
Estimasi dari bawah ke atas
Teknik ini melibatkan pemecahan proyek menjadi tugas-tugas individual dan menetapkan jadwal yang realistis untuk setiap item pekerjaan. Anda dapat membuat peta jalan proyek yang lebih andal dengan memetakan setiap tugas.
Apapun metodenya, pilihlah yang paling sesuai dengan kebutuhan proyek Anda. Tim yang gesit sering kali menggunakan metode estimasi tugas yang unik yang mempertimbangkan alur kerja berulang dan jadwal yang fleksibel.
Teknik Estimasi Tugas Agile
Sekarang, mari kita lihat beberapa dari
digunakan dalam metode Agile untuk memberikan estimasi yang lebih akurat.
Estimasi cerita pengguna
Dalam Agile, pekerjaan dijelaskan dalam cerita pengguna-deskripsi singkat dan sederhana tentang fitur dari sudut pandang pengguna akhir. Alih-alih memperkirakan waktu secara langsung, tim memperkirakan kompleksitas atau upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap cerita pengguna. 📖✨
**Sebagai contoh, sebuah cerita pengguna mungkin seperti ini: "Sebagai pelanggan, saya ingin memfilter produk berdasarkan kategori untuk menemukan apa yang saya butuhkan dengan lebih cepat."
Alih-alih memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan fitur ini, tim memberikan nilai kompleksitas berdasarkan cerita serupa yang telah mereka selesaikan.
Dengan berfokus pada upaya daripada waktu, Anda bisa lebih adaptif untuk merespons perubahan dan ketidakpastian dengan lebih baik.
Struktur perincian tugas
Setelah Anda memperkirakan cerita pengguna, Anda harus memecahnya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola yang disebut Struktur Perincian Tugas (TBS). Ada beberapa cara untuk melakukannya. Mari kita lihat tiga metode yang umum:
1. Poin cerita
Poin cerita adalah teknik estimasi Agile yang populer
yang mengukur kompleksitas, upaya, dan risiko relatif suatu tugas, bukan waktu.
Tim menetapkan poin cerita berdasarkan pengalaman mereka, menggunakan deret Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13...) atau sistem yang serupa untuk mengekspresikan upaya.
Misalnya, tugas dengan nilai poin cerita '1' adalah tugas yang mudah, sementara tugas dengan nilai '8' melibatkan lebih banyak kompleksitas, ketergantungan, atau risiko. Sistem ini membantu tim memperkirakan pekerjaan secara konsisten di seluruh sprint, sehingga meningkatkan prediktabilitas.
2. Hari yang ideal
Metode 'hari ideal' memperkirakan panjang tugas tanpa gangguan, penundaan, atau interupsi. Metode ini memberikan ukuran yang lebih intuitif jika Anda berpikir berdasarkan waktu, bukan poin-poin abstrak.
3. Ukuran T-Shirt
Ukuran
adalah pilihan yang bagus jika Anda mencari cara yang sederhana dan cepat untuk memperkirakan tugas. Tugas dikategorikan sebagai Kecil (S), Sedang (M), Besar (L), atau Ekstra Besar (XL), yang mencerminkan upaya relatif yang diperlukan. Ini adalah cara yang mudah untuk mendapatkan estimasi tingkat tinggi yang cepat tanpa harus menyelami setiap detail tugas.
Dengan menggabungkan ini
anda dapat membuat estimasi yang terperinci dan akurat tentang upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan cerita pengguna Anda.
Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Memperkirakan Waktu untuk Tugas
Langkah 1: Identifikasi ruang lingkup tugas
Langkah pertama dalam memperkirakan waktu adalah menentukan ruang lingkup setiap tugas. Tanpa memahami sepenuhnya ruang lingkup tugas, perkiraan waktu apa pun kemungkinan besar tidak akurat. Ruang lingkup tugas mencakup segala sesuatu mulai dari sumber daya yang dibutuhkan dan potensi risiko hingga hasil spesifik yang diharapkan.
Mulailah dengan memecah tujuan besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti. Setiap tugas harus memiliki awal dan akhir yang jelas, dan hasil yang diharapkan harus jelas.
Anda dapat menggunakan
untuk menentukan tujuan proyek, memecah tujuan menjadi tugas-tugas yang dapat dicapai, dan melacak kemajuan. Ini membantu Anda menetapkan target yang terukur dan menyelesaikan proyek sesuai tenggat waktu.
gunakan ClickUp Goals untuk menetapkan jadwal yang jelas dan target yang terukur untuk mencapai tujuan Anda
Langkah 2: Gunakan data historis untuk estimasi
Menganalisis data historis sangat penting untuk menghitung estimasi waktu yang adil. Memanfaatkan jadwal proyek sebelumnya dan tugas-tugas serupa memberikan dasar yang kuat untuk estimasi waktu. Jika tim Anda telah menyelesaikan tugas serupa di masa lalu, tinjau berapa lama waktu yang dibutuhkan dan gunakan informasi tersebut sebagai titik referensi.
Pendekatan ini meningkatkan akurasi estimasi dan membantu mengidentifikasi potensi jebakan atau penundaan yang mungkin tidak terlihat jelas.
Jika tugas serupa membutuhkan waktu lebih lama dari yang diperkirakan karena kekurangan sumber daya atau masalah teknis, pertimbangkan pengalaman tersebut ke dalam estimasi Anda saat ini. 🔍
Langkah 3: Menerapkan metode estimasi yang dipilih
Setelah Anda memiliki cakupan dan data historis yang jelas, sekarang saatnya menerapkan metode estimasi yang Anda pilih. Apakah itu penilaian ahli, estimasi analog, atau estimasi parametrik, ikuti langkah-langkah yang diuraikan dalam metode tersebut. Namun, metode terbaik tergantung pada sifat tugas Anda dan data yang tersedia.
Kuncinya di sini adalah konsistensi. Tetap gunakan metode yang Anda pilih di semua tugas untuk menciptakan proses estimasi yang kohesif.
Langkah 4: Sempurnakan estimasi dengan kolaborasi tim
Estimasi menjadi lebih akurat ketika dibuat secara kolaboratif. Setelah Anda menerapkan metode estimasi Anda, sempurnakan estimasi tersebut dengan mendiskusikannya dengan tim Anda. Anggota tim yang akan mengerjakan tugas-tugas tersebut sering kali berada dalam posisi terbaik untuk mengukur kompleksitas dan memberikan wawasan tentang tantangan potensial.
Dengan melibatkan seluruh anggota tim, Anda juga mendorong akuntabilitas. Setiap orang memiliki andil dalam akurasi estimasi tugas, dan mereka lebih cenderung mematuhi jadwal yang telah mereka tetapkan.
Estimasi tugas yang akurat berarti menyiapkan tim Anda untuk kesuksesan jangka panjang dan penyelesaian proyek yang konsisten. Mengikuti pendekatan terstruktur ini dapat meningkatkan akurasi estimasi tugas dan meningkatkan akuntabilitas tim.
Tips untuk Meningkatkan Akurasi Estimasi Tugas
Berikut adalah beberapa tips yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan akurasi estimasi tugas Anda dan menjaga
.
Memanfaatkan wawasan ahli
Terkadang, cara terbaik untuk memperkirakan suatu tugas adalah dengan bertanya kepada orang yang sudah pernah melakukannya. Para ahli dapat memberikan perkiraan yang lebih tepat, dengan mempertimbangkan risiko, ketergantungan, dan kompleksitas tugas.
Melakukan tinjauan estimasi secara teratur
Seiring berjalannya proyek, Anda mungkin perlu menyesuaikan estimasi Anda untuk mencerminkan perubahan ruang lingkup, ketergantungan, atau tantangan yang tidak terduga. Tinjau ulang estimasi Anda secara teratur dan lakukan penyesuaian yang diperlukan.
Memasukkan waktu penyangga
Bahkan dengan estimasi terbaik sekalipun, ada saja yang tidak sesuai. Itulah mengapa penting untuk membangun waktu penyangga. Waktu tambahan ini dapat memperhitungkan penundaan yang tidak terduga, perubahan ruang lingkup, atau tantangan tak terduga lainnya.
Aturan umum yang umum adalah menambahkan buffer 10-20% dari total perkiraan waktu Anda. Hal ini akan membantu mengurangi stres
dan memberikan fleksibilitas bagi tim.
Memanfaatkan alat pelacakan tugas
Alat manajemen proyek yang tepat dapat secara dramatis meningkatkan akurasi estimasi tugas Anda. Platform seperti ClickUp menawarkan fitur yang memungkinkan Anda melacak waktu, mengelola ketergantungan, dan memvisualisasikan kemajuan secara real-time.
Menggunakan ClickUp untuk Estimasi Tugas
adalah platform manajemen proyek yang komprehensif bagi para manajer yang ingin meningkatkan akurasi estimasi melalui otomatisasi, kolaborasi, dan wawasan berbasis data.
Mari jelajahi bagaimana Anda bisa memanfaatkan ClickUp untuk menyederhanakan proses estimasi tugas Anda.
Tugas ClickUp
adalah blok bangunan fundamental dari proyek Anda. Tugas mewakili unit pekerjaan individual yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek Anda. Anda bisa menyesuaikan setiap tugas agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda dan menugaskannya ke anggota tim, menjadwalkannya, dan melacaknya di sepanjang siklusnya.
pisahkan proyek Anda menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola dengan mudah dengan ClickUp_
Tugas ClickUp juga memfasilitasi kolaborasi antara anggota tim dengan menyediakan tempat sentral untuk komunikasi dan pembaruan.
Perkiraan Waktu ClickUp
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
adalah pengubah permainan bagi para manajer proyek dan tim yang ingin mengoptimalkan proses perencanaan mereka. Dengan ClickUp, tim dapat memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan memberikan wawasan berharga untuk estimasi tugas. Sistem ini menganalisis data proyek historis dan menyarankan kerangka waktu yang realistis untuk tugas-tugas serupa berdasarkan kinerja masa lalu. Pendekatan ini menghemat waktu dan mengurangi tebakan dalam memperkirakan durasi tugas.
Untuk meningkatkan alur kerja Anda lebih jauh, ClickUp juga mengintegrasikan alat bantu berbasis AI, seperti
yang menawarkan saran cerdas dan mengotomatiskan proses rutin, sehingga membawa efisiensi manajemen proyek Anda ke tingkat berikutnya.
dapatkan saran tugas yang dipersonalisasi dengan ClickUp AI_
Saat Anda menyempurnakan estimasi tugas, AI terus belajar dari data yang sedang berjalan, dan terus meningkatkan akurasi proyeksi di masa mendatang.
tetapkan estimasi waktu untuk membuat jadwal yang jelas dan kelola beban kerja tim Anda secara efektif dengan ClickUp_
🔖 Dengan Estimasi Waktu ClickUp, Anda dapat:
- Menetapkan estimasi waktu untuk tugas dalam berbagai format, termasuk jam, hari, dan durasi khusus
- Mengintegrasikan ke dalam proses manajemen tugas
- Membagi estimasi waktu di antara anggota tim untuk tugas dan subtugas untuk meningkatkan hasil kerja
- Gunakan data historis dari tugas sebelumnya untuk menginformasikan estimasi saat ini
- Memvisualisasikan estimasi waktu dalam berbagai tampilan ClickUp, seperti tampilan Daftar, tampilan Papan, dan tampilan Kalender
Mengintegrasikan Estimasi Waktu ClickUp secara langsung ke dalam proses manajemen tugas dan mendapatkan wawasan yang berharga melalui pelacakan dan pelaporan. ClickUp juga menyediakan
yang memungkinkan tim untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.
Cara mengatur estimasi tugas di ClickUp
Menyiapkan estimasi tugas di ClickUp sangat mudah dan sangat dapat disesuaikan. Berikut adalah cara untuk memulai:
Mengaktifkan dan mengonfigurasi pelacakan waktu
Untuk memulai, aktifkan fitur
fitur. Fitur ini memungkinkan anggota tim untuk mencatat waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas secara langsung di dalam platform. Untuk mengaturnya, buka pengaturan ruang kerja Anda dan aktifkan pelacakan waktu untuk proyek yang relevan. Anda juga dapat mengonfigurasikannya untuk mengingatkan anggota tim agar mencatat waktu mereka, memastikan bahwa semua data ditangkap secara akurat.
lacak waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas untuk meningkatkan estimasi Anda dengan ClickUp_
Mengatur ketergantungan dan pencapaian tugas
sangat penting untuk estimasi yang akurat karena membantu menentukan urutan tugas yang harus diselesaikan. Di ClickUp, Anda bisa dengan mudah mengatur ketergantungan dengan menautkan tugas-tugas secara bersamaan.
tingkatkan efisiensi proyek dengan Ketergantungan Tugas ClickUp_
Selain itu, gunakan
untuk menguraikan poin-poin penting dalam jadwal proyek Anda, sehingga memungkinkan pelacakan dan penyesuaian yang lebih baik.
tetapkan tujuan yang jelas dan lacak kemajuan dengan ClickUp Milestones
Menggunakan Bidang Khusus untuk titik data tertentu
memberikan fleksibilitas untuk melacak metrik tambahan yang penting bagi proyek Anda. Sebagai contoh, Anda dapat membuat bidang khusus untuk estimasi jam, jam aktual yang dihabiskan, tingkat prioritas, atau poin data lain yang relevan dengan estimasi tugas Anda. Pendekatan ini membantu Anda menangkap semua informasi yang diperlukan untuk perencanaan proyek yang lebih tepat.
membuat bidang khusus untuk melacak titik data tertentu dengan ClickUp_
ClickUp juga menyederhanakan proses estimasi melalui berbagai tampilan.
membantu memeriksa
memungkinkan Anda untuk melihat siapa saja yang tersedia dan berapa banyak pekerjaan yang dapat mereka tangani secara realistis.
pastikan tim Anda bekerja pada kapasitas optimal dengan tampilan Beban Kerja ClickUp
Baca juga
membantu menjadwalkan estimasi Anda secara visual, memastikan bahwa tenggat waktu ditata dan dapat dikelola.
jadwalkan Tugas, tetapkan tenggat waktu, dan lacak kemajuan dengan tampilan Kalender ClickUp_
Memanfaatkan ClickUp untuk estimasi tugas memiliki banyak manfaat:
- Memantau kemajuan, mengidentifikasi hambatan, dan terus memantau denyut nadi proyek Anda dengan Dasbor ClickUp
- Memungkinkan kolaborasi tim yang mulus dengan Komentar ClickUp , @mentions, dan penugasan tugas
- Hasilkan laporan yang berwawasan luas untuk melacak kemajuan estimasi Anda dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Pendekatan berbasis data ini membantu Anda terus menyempurnakan keterampilan estimasi Anda dari waktu ke waktu
Dapatkan gambaran umum yang komprehensif tentang status proyek Anda dengan Dasbor ClickUp_
ClickUp adalah mitra estimasi Anda dengan fitur-fitur seperti saran AI, pelacakan waktu bawaan, dan tampilan beban kerja visual. Ini membantu Anda membuat jadwal yang realistis, mengelola ekspektasi, dan pada akhirnya mencapai kesuksesan proyek.
Kesalahan Umum dalam Estimasi Tugas dan Cara Menghindarinya
Di bawah ini adalah beberapa kesalahan yang paling sering terjadi dalam estimasi tugas dan cara-cara praktis untuk menghindarinya.
⚠️ Meremehkan kompleksitas tugas
Kesalahan umum dalam estimasi tugas adalah meremehkan kompleksitas tugas. Hal ini sering terjadi ketika sebuah tugas terlihat sederhana namun melibatkan banyak ketergantungan, tantangan teknis, atau hambatan yang tidak terduga. Akibatnya, tim dapat mengalokasikan waktu yang terlalu sedikit, sehingga menyebabkan penundaan dan frustrasi.
apa yang harus dilakukan: Pisahkan tugas menjadi subtugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola untuk memahami cakupannya.
⚠️ Mengabaikan ketergantungan eksternal
Ketergantungan eksternal-seperti menunggu persetujuan pihak ketiga, ketersediaan sumber daya, atau integrasi dengan sistem lain, dapat memengaruhi jadwal. Mengabaikan ketergantungan ini adalah cara yang pasti untuk melewatkan tenggat waktu.
apa yang harus dilakukan: Petakan semua potensi ketergantungan sebelum menyelesaikan estimasi waktu.
fitur dan
dapat membantu Anda memvisualisasikan tugas mana yang bergantung pada tugas lain dan memperhitungkan potensi penundaan.
⚠️ Gagal melibatkan seluruh tim
Salah satu kesalahan terbesar adalah meminta satu anggota tim memperkirakan tugas untuk seluruh tim. Meskipun manajer proyek mungkin memiliki pemahaman yang luas tentang pekerjaan, anggota tim yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas sering kali memiliki wawasan yang lebih dalam tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sesuatu.
apa yang harus dilakukan: Libatkan pemangku kepentingan utama dan anggota tim dalam proses estimasi tugas.
⚠️ Mengabaikan fase peninjauan dan penyesuaian
Bahkan dengan perencanaan yang matang, banyak hal dapat berubah di tengah proyek. Informasi baru mungkin muncul, prioritas dapat bergeser, atau hambatan yang tidak terduga dapat muncul.
apa yang harus dilakukan: Siapkan tinjauan estimasi secara teratur, terutama setelah pencapaian proyek yang signifikan. Fitur Pelacakan Waktu ClickUp sangat berharga di sini, memungkinkan Anda untuk memantau kemajuan tugas secara real-time dan menyesuaikan estimasi sesuai kebutuhan.
Tingkatkan Akurasi Estimasi Tugas Anda Dengan ClickUp
Estimasi tugas adalah tulang punggung manajemen proyek yang sukses, yang memengaruhi jadwal, anggaran, dan moral tim.
Namun, memperkirakan tugas bukanlah aktivitas 'atur dan lupakan' - ini membutuhkan penyempurnaan konstan dan tinjauan rutin. Seiring dengan perkembangan tim Anda, begitu pula pendekatan Anda terhadap estimasi.
Manfaatkan data historis, berkolaborasi dengan tim Anda, dan belajarlah dari proyek-proyek sebelumnya untuk menyempurnakan estimasi Anda dan mendekati tujuan proyek Anda setiap saat.
Salah satu cara terbaik untuk menyederhanakan proses ini adalah dengan mengadopsi alat manajemen tugas yang kuat seperti ClickUp, yang membantu Anda membuat jadwal yang realistis, memantau kemajuan, berkolaborasi dengan lancar, dan memperkirakan durasi tugas secara akurat. Selain itu, fleksibilitasnya membuatnya mudah untuk beradaptasi dengan gaya manajemen proyek apa pun-apakah Anda lebih suka pendekatan Agile, tradisional, atau hibrida
Jadi, apa lagi yang Anda tunggu?
hari ini dan mulai rasakan kekuatan estimasi tugas yang akurat. 🏆