Ingatkah Anda ketika mengelola jadwal Anda berarti membolak-balik perencana fisik atau menempelkan catatan di seluruh kalender dinding Anda? Anda akan memberi kode warna dan mencoret-coret untuk melacak semuanya, tetapi bisa jadi berantakan. Ada sesuatu yang menyenangkan dari pengalaman kalender dengan kode warna itu, tetapi itu tidak selalu menjadi cara yang paling efisien untuk mengelola kehidupan yang sibuk.
Sekarang, dengan Google Kalender dan aplikasi Aplikasi perencana dan kalender AI anda bisa mendapatkan fungsionalitas yang sama namun hanya dengan beberapa klik saja.
Dengan lebih dari 1.8 miliar pengguna Gmail disinkronkan dengan Google Kalender, ini adalah pilihan utama untuk melacak janji temu, rapat, dan tugas Anda.
Kami akan menunjukkan cara menyesuaikan Google Kalender agar sesuai dengan kebutuhan Anda dan membuat pengaturan waktu menjadi lebih menyenangkan.
Cara Menyesuaikan Kalender Google
Menyesuaikan Kalender Google Anda sendiri dapat membantu Anda tetap teratur dan mengetahui berbagai hal. Anda dapat mengubah warna, mengatur pengingat, dan menyesuaikan jam kerja agar sesuai dengan kebutuhan Anda.
Berikut panduan singkat untuk membantu Anda memulai:
1. Mengalihkan tampilan Anda
Google Kalender menawarkan beberapa tampilan untuk memenuhi gaya perencanaan yang berbeda. Untuk mengganti tampilan Anda, klik opsi yang diinginkan di sudut kanan atas layar.
melalui Ruang Kerja Google Inilah pilihan Anda:
- Hari: Sempurna untuk fokus pada jadwal hari tertentu
- Minggu: Memberikan gambaran umum selama seminggu sehingga Anda dapat memvisualisasikan komitmen Anda selama beberapa hari
- Bulan: Menawarkan gambaran umum dari seluruh bulan, ideal untuk mengidentifikasi tenggat waktu dan bentrokan yang besar
- Tahun: Menyediakan tampilan kalender tahunan, membantu Anda merencanakan acara dan perjalanan jangka panjang
- Jadwal: Menampilkan acara yang akan datang dalam format yang Anda lihat diaplikasi daftar periksayang ideal untuk perencanaan yang sensitif terhadap waktu
- 4 Hari: Kompromi antara tampilan Minggu dan tampilan Hari, menampilkan empat hari di layar sekaligus
2. Memberi kode warna pada kalender dan acara Anda
Kode warna adalah cara yang ampuh untuk mengatur kalender dan acara Anda secara visual kalender online . Dengan memberikan warna pada acara, tugas, atau kalender yang berbeda, Anda dapat langsung membedakan antara komitmen pribadi dan komitmen yang berhubungan dengan pekerjaan.
Untuk menambahkan kalender baru, klik tanda + di samping Kalender Lainnya dan pilih Buat Kalender Baru.
Kiat Pro: Gunakan warna merek Anda untuk menjadwalkan pertemuan klien. Ini adalah cara yang bagus untuk mengatur kalender Anda secara visual dan dengan cepat mengidentifikasi acara penting.
Kalender dan tugas dengan kode warna
Berikut ini cara menyesuaikan Kalender Google dengan memberi kode warna pada tugas Anda:
- Di bilah sisi kiri, temukan kalender atau tugas yang ingin Anda sesuaikan di bagian Kalender Saya
- Arahkan kursor ke Tugas atau nama kalender, klik tiga titik (ikon Opsi), dan pilih warna
- Atau, klik Tambahkan warna khusus untuk memilih dari palet warna yang lebih luas
Acara kode warna
Anda dapat memberi kode warna pada acara saat membuatnya dan mengeditnya nanti. Berikut ini caranya.
Kode warna saat membuat acara baru
- Klik tombol Buat di sudut kiri atas dan pilih opsi Acara
- Tambahkan judul Acara, waktu, dan detail lainnya. Kemudian klik tombol Warna acara di sebelah nama Anda
- Pilih warna dari palet tarik-turun dan Simpan
- Acara dengan kode warna akan ditambahkan ke kalender Anda
Tip Pro: Tambahkan zona waktu sekunder ke Kalender Google Anda. Hal ini sangat membantu jika Anda bekerja dengan klien atau tim di berbagai belahan dunia.
Memberi kode warna pada acara yang sudah ada dengan mengeditnya
- Di kalender Anda, cari acara yang ingin Anda beri kode warna dan klik di atasnya
- Klik ikon pensil di bagian atas kotak tugas/acara untuk membuka opsi pengeditan
- Buka palet warna tarik-turun di samping nama Anda, pilih warna, dan simpan. Acara akan diperbarui dengan warna baru.
3. Mengatur jam kerja
Menentukan jam kerja yang biasa Anda lakukan akan membantu Kalender Google secara otomatis memblokir waktu-waktu tersebut. Hal ini menciptakan ruang untuk bekerja tanpa gangguan, yang penting untuk fokus pada tugas atau proyek yang kompleks.
A studi oleh University of California menemukan bahwa untuk kembali fokus setelah gangguan membutuhkan waktu sekitar 23 menit dan 15 detik. Dengan menyisihkan waktu untuk bekerja secara mendalam, Anda dapat meminimalkan gangguan, meningkatkan produktivitas, dan membuat kemajuan yang lebih berarti pada tugas-tugas penting.
Berikut ini cara menyesuaikan Kalender Google untuk mencerminkan jam kerja Anda:
- Klik ikon roda gigi di kanan atas untuk membuka menu Pengaturan Kalender
- Arahkan ke Jam Kerja pada panel sisi kiri
- Centang opsi Aktifkan jam kerja. Kemudian, atur hari dan waktu Anda biasanya bekerja. Google Kalender akan secara otomatis menaungi slot waktu ini di tampilan kalender Anda
4. Menambahkan pengingat dan pemberitahuan khusus
Untuk memastikan Anda tidak melewatkan acara atau tenggat waktu penting, Anda dapat menyesuaikan bagaimana dan kapan Google Kalender mengirimkan notifikasi pengingat-melalui email atau pop-up di browser, widget kalender, atau aplikasi seluler.
Berikut ini cara mengaktifkan notifikasi di Google Kalender:
- Klik salah satu acara di kalender Anda
- Di jendela pop-up, pilih Edit acara
- Gulir ke bagian Pemberitahuan
- Di sini, Anda dapat menambahkan pemberitahuan (email atau pop-up), mengatur waktu yang Anda inginkan untuk mendapatkan pemberitahuan (misalnya, 10 menit sebelum acara atau satu hari sebelumnya), atau menambahkan beberapa pemberitahuan
Kiat Pro: Ingin tahu cara menyesuaikan Kalender Google dengan cepat? Coba templat gratis ini !
Keterbatasan Penggunaan Kustomisasi Kalender Google
Meskipun Google Kalender cukup fleksibel, namun tetap ada batasannya. Seiring dengan bertambahnya komitmen profesional Anda, Anda mungkin merasa kurang dalam hal manajemen proyek, kolaborasi tim, dan kustomisasi tingkat lanjut. Untuk memanfaatkan fitur-fitur canggih ini, Anda mungkin memerlukan alat atau strategi tambahan untuk meningkatkan fungsionalitasnya.
Sekarang kami telah menunjukkan kepada Anda cara menyesuaikan Kalender Google, juga mempertimbangkan beberapa kekurangannya:
Fitur manajemen proyek yang terbatas
Google Kalender sangat bagus untuk penjadwalan kerja tetapi tidak memiliki alat manajemen proyek bawaan seperti ketergantungan tugas, bagan Gantt, atau alur kerja yang terperinci.
Tidak ada prioritas tugas lanjutan
Google Kalender adalah alat bantu sederhana untuk menandai acara, tetapi tidak menawarkan fitur penentuan prioritas tugas tingkat lanjut, sehingga lebih sulit untuk menangani proyek-proyek yang kompleks.
Kurangnya integrasi dengan alat produktivitas
Sementara Google Kalender terintegrasi dengan Google Dokumen gmail, Drive, dan produk Google lainnya, namun memiliki opsi integrasi yang terbatas dengan alat bantu manajemen proyek pihak ketiga yang menawarkan perencanaan yang lebih komprehensif.
Kustomisasi yang lemah untuk tugas-tugas yang berulang
Menyesuaikan acara yang berulang atau tugas yang berulang di Kalender Google bisa jadi kikuk, terutama jika jadwal Anda lebih bernuansa daripada opsi pengulangan bawaan.
Misalnya, Anda tidak dapat dengan mudah mengatur acara berulang untuk sesuatu seperti "setiap hari Rabu ketiga setiap bulan kecuali hari libur" tanpa menyesuaikan pengecualian secara manual setiap kali.
Demikian pula, jika Anda ingin tugas diulang pada hari kerja terakhir setiap triwulan, Kalender Google tidak menawarkan cara intuitif untuk mengonfigurasi pola bernuansa seperti itu secara langsung.
Tidak ada fitur pelacakan waktu
Tidak seperti aplikasi khusus perangkat lunak manajemen operasi atau alat manajemen proyek, Google Kalender tidak menyertakan fitur pelacakan waktu, yang sangat penting untuk bisnis atau pekerja lepas yang perlu mencatat jam kerja.
Kelola dan Sesuaikan Kalender Anda Dengan ClickUp
Jika Anda merasa kurangnya fitur peningkatan produktivitas di Google Kalender menghambat Anda, bagaimana jika Anda mencari alternatif lain? Coba ClickUp sebuah platform produktivitas komprehensif yang menawarkan berbagai solusi untuk mengelola waktu, penjadwalan, mengatur pengingat, dan banyak lagi.
ClickUp dapat dengan mudah diintegrasikan dengan Google Kalender, sehingga perpindahan ke aplikasi yang lebih kuat menjadi mudah. ClickUp Integrasi Sinkronisasi Tugas Kalender Google adalah integrasi yang sempurna untuk mengelola jadwal, tenggat waktu, dan jadwal keseluruhan tim dengan lebih baik.
Sinkronisasi Google Kalender dan ClickUp secara instan
Dengan menyinkronkan Google Kalender dan ClickUp, Anda mendapatkan manfaat dari:
- Jadwal terpadu: Gabungkan tugas ClickUp dan acara Google Kalender ke dalam satu tampilan untuk mendapatkan ikhtisar jadwal yang lengkap. Perbarui tugas, lihat perubahannya di Google; perbarui acara, lihat perubahannya di ClickUp
- Manajemen waktu: Mengalokasikan blok waktu di Kalender Google secara khusus untuk tugas ClickUp, sehingga meningkatkan fokus dan produktivitas
- Pembaruan instan: Merefleksikan perubahan yang dibuat di salah satu platform dengan segera, memastikan kedua kalender tetap sinkron
- Aturan sinkronisasi yang dapat disesuaikan: Pilih tugas mana yang akan disinkronkan dan bagaimana tugas tersebut muncul di kalender Anda
- Detail tugas: Melihat detail tugas, komentar, dan lampiran langsung dari acara Google Kalender Anda
Mengapa memilih tampilan Kalender ClickUp daripada Kalender Google Tampilan Kalender ClickUp dapat berfungsi sebagai sebuah
alternatif untuk Google Kalender .
Nikmati penyesuaian yang lebih besar dalam penjadwalan dan manajemen waktu Anda dengan Tampilan Kalender ClickUp
ClickUp memungkinkan Anda untuk beralih antara Tampilan Daftar, Tampilan Kalender, dan Tampilan Bagan Gantt, yang menawarkan fleksibilitas lebih tinggi dibandingkan dengan tata letak standar Google Kalender. Antarmuka seret dan lepas yang sederhana memungkinkan Anda memindahkan tugas dan acara dengan cepat di kalender Anda.
Selain itu, tidak seperti Google Kalender, ClickUp memungkinkan Anda untuk menetapkan prioritas, melacak status proyek, dan mengelola ketergantungan dari tampilan kalender Anda. Anda bisa membuat beberapa kalender untuk proyek atau tim yang berbeda dan beralih di antaranya dengan mudah.
Masih ada lagi:
Dapatkan pengingat acara, berbagi publik, jadwal tugas, dan lainnya di Tampilan Kalender ClickUp
- Setiap acara di Kalender ClickUp secara langsung tertaut ke tugas tertentu. Ini berarti Anda dapat dengan cepat mengakses detail tugas, komentar, dan lampiran tanpa meninggalkan Tampilan Kalender
- Fitur otomatisasi di ClickUp menghemat waktu dan menyederhanakan proses manajemen tugas Anda
- Pemfilteran dan kustomisasi tingkat lanjut memberi Anda kontrol terperinci. Anda dapat memfilter tugas berdasarkan proyek, penerima tugas, status, dan banyak lagi untuk fokus pada area tertentu dari pekerjaan Anda
- Kalender bersama menambah efisiensi kolaborasi, memungkinkan Anda untuk mengerjakan proyek dan tugas dengan lancar dengan beberapa tim
Anda bisa lebih meningkatkan penjadwalan tugas dengan fitur Templat Daftar Tugas Kalender ClickUp . Templat ini mengatasi kustomisasi terbatas Google Kalender dengan menyertakan status, bidang, dan tampilan kustom.
Lacak semua jam kerja Anda, serta harapan dan tujuan Anda, dengan Templat Daftar Tugas Kalender ClickUp
Berikut ini beberapa tips singkat untuk mendapatkan hasil maksimal dari templat ini:
- Atur tugas berdasarkan peran, prioritas, atau kategori, yang meningkatkan manajemen alur kerja
- Gunakan Tampilan Khusus untuk memfilter tugas berdasarkan kategori atau urgensi, sehingga Anda dapat fokus pada hal yang penting setiap hari
- Gunakan Bidang Khusus untuk melacak lebih banyak informasi (tanggal jatuh tempo, tag, anggota tim) dan bahkan menambahkan label khusus yang mencerminkan kebutuhan spesifik proyek Anda
- Memantau kemajuan tugas dengan penanda status yang terperinci seperti Harus Dilakukan, Sedang Berlangsung, atau Selesai
Anda juga bisa mencoba templat Templat Perencana Kalender ClickUp . Siap pakai dan dapat disesuaikan sepenuhnya, templat ini merangkum semua tugas, rapat, dan acara Anda dalam satu platform.
Tetap terorganisir dan di atas jadwal Anda dengan Templat Perencana Kalender ClickUp
Templat ini merupakan alat perencanaan serbaguna, ideal untuk tim dan pekerja lepas yang ingin mengelola jadwal, melacak tenggat waktu, dan mempertahankan alur kerja yang terorganisir.
Berikut ini cara menggunakan templat ini:
- Gunakan Tampilan Mingguan dan Bulanan untuk mengelola tugas pribadi dan tim, dan beralih ke Tampilan Garis Waktu untuk ikhtisar tingkat tinggi dari tenggat waktu proyek
- Gunakan prioritas tugas ClickUp untuk menandai tugas dengan prioritas tinggi, sedang, dan rendah, serta menyelaraskannya dengan kalender Anda untuk melihat tenggat waktu yang penting dengan mudah
- Tetapkan tugas berulang bersyarat berdasarkan penyelesaian. Hal ini memastikan bahwa tugas atau acara berikutnya tidak dipicu hingga tugas atau acara saat ini selesai, yang dapat membantu mengelola tugas atau tahapan proyek yang tumpang tindih
Inilah dia Gustavo Seabra, Profesor Riset di University of Florida mengatakan tentang penggunaan ClickUp:
"Ini adalah keuntungan khusus dari ClickUp: menawarkan sebagian besar alat yang dibutuhkan untuk mengatur proyek di satu tempat. Tidak hanya memungkinkan untuk mengelola dan menugaskan tetapi juga menawarkan alat lain di lingkungan yang sama, seperti dokumen, di mana seseorang dapat membuat catatan dan membuat laporan, dan integrasi dengan kalender dan email, semuanya di satu tempat. Tidak perlu menggunakan program eksternal atau aplikasi yang berbeda untuk setiap fungsi._
Gustavo Seabra, Profesor Riset Madya di Universitas Florida
Rencanakan Waktu Anda Lebih Baik Dengan Kalender Digital yang Tepat
Google Kalender bekerja dengan baik untuk penjadwalan dasar, tetapi bisa gagal ketika Anda membutuhkan manajemen tugas yang lebih rinci. Di situlah ClickUp hadir. Ia menawarkan fitur-fitur canggih dan alur kerja kompleks yang membutuhkan penyesuaian lebih dalam, manajemen tugas, dan pelacakan waktu. Bahkan juga menyediakan templat perencana harian gratis !
Dengan integrasi ClickUp yang mulus dengan Google Kalender, Anda dapat dengan mudah menjaga semua tenggat waktu dan tugas-tugas Anda tetap selaras. Anda mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia: kemudahan Google Kalender untuk penjadwalan dan kekuatan ClickUp untuk manajemen tugas yang terperinci. Daftar ke ClickUp hari ini dan temukan bagaimana ClickUp dapat merampingkan alur kerja Anda, meningkatkan produktivitas, dan memberikan wawasan yang lebih dalam tentang tugas-tugas Anda.