Pernahkah Anda mengalami kesulitan dalam mengumpulkan umpan balik, mengelola permintaan, atau menjalankan survei? Mengumpulkan informasi yang tepat dan menjaganya agar tetap terorganisir merupakan hal yang menantang.
Itulah mengapa formulir Asana sangat membantu. Dengan fitur ini, Anda dapat menyederhanakan proses pengumpulan wawasan dari tim, pelanggan, atau prospek Anda. Ini adalah cara yang mudah untuk menjaga semua umpan balik dan permintaan yang masuk terorganisir bersama dengan data proyek Anda yang lain.
Mari kita jelajahi langkah demi langkah cara membuat formulir Asana.
Cara Membuat Formulir di Asana
Formulir Asana dapat membantu Anda mulai mengumpulkan umpan balik/permintaan masukan dengan cepat. Kabar baiknya? Anda dapat membuat, mengedit, mengatur, dan menerbitkan formulir Asana Anda dalam enam langkah sederhana.
1. Buat formulir
Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat formulir di Asana:
- Akses proyek di akun Asana Anda
- Buka menu Kustomisasi
- Arahkan ke Tambah dan klik Formulir. Sesuaikan konten formulir Anda sesuai kebutuhan Anda
- Tekan Publikasikan
Formulir adalah bagian dari proyek Asana Anda. Ketika responden mengisi formulir dan mengirimkannya, formulir muncul sebagai tugas baru di dalam proyek. Secara default, formulir memiliki nama yang sama dengan proyek yang menjadi bagiannya, tetapi Anda dapat mengedit nama dan deskripsinya.
melalui Asana
2. Menambahkan judul ke formulir
Tambahkan judul untuk mengatur pertanyaan menjadi beberapa bagian. Hal ini akan membuat formulir lebih mudah dilihat dan memandu responden dengan lebih baik.
Berikut ini adalah cara untuk melakukannya:
- Klik tab Konten Formulir
- Gulir ke bawah ke bagian Konten
- Klik Judul
- Seret dan letakkan judul ke posisi yang Anda inginkan di dalam formulir
Atau, arahkan kursor ke atas formulir Anda dan klik + Tambahkan Judul.
melalui Asana
3. Mengakses formulir Anda
Widget Formulir di halaman Beranda Asana membantu Anda mengakses formulir terbaru dan favorit di satu tempat.
Anda dapat membuat formulir baru langsung dari widget dengan mengklik tombol + Tambah Baru.
Jika Anda ingin menambahkan lebih banyak widget ke halaman Beranda, buka sudut kanan atas dan klik Kustomisasi.
melalui Asana
4. Mengelola pengaturan formulir
Dari tab Pengaturan (terletak di samping tab Konten Formulir), Anda dapat melakukan tindakan berikut:
- Memilih bidang untuk judul tugas
- Menetapkan penerima tugas default untuk setiap pengiriman formulir
- Menyalin semua tanggapan ke deskripsi tugas
- Mengontrol siapa yang dapat mengakses formulir
- Menambahkan pesan konfirmasi
- Menambahkan tombol untuk Menambahkan Kiriman Lain
melalui Asana
5. Mengizinkan lampiran ke formulir
Beberapa pertanyaan mungkin mengharuskan responden untuk mengirimkan lampiran, seperti gambar, PDF, dan dokumen lainnya.
Ketika seseorang mengirimkan formulir dengan lampiran, lampiran secara otomatis ditautkan ke tugas yang dibuat di proyek Asana Anda.
Untuk menambahkan lampiran ke formulir, klik ikon Lampiran di bawah daftar pertanyaan Anda.
melalui Asana
Setelah menambahkan pertanyaan Anda, Anda akan memiliki opsi untuk:
- Mengubah/mengedit nama pertanyaan dan menambahkan deskripsi pertanyaan
- Mengizinkan beberapa lampiran
- Mengaktifkan atau menonaktifkan bidang Wajib diisi
melalui Asana
6. Pratinjau formulir Anda
Saat membuat formulir Anda, Anda dapat mempratinjaunya dengan mengeklik Lihat Formulir dan melihat tampilannya pada responden.
melalui Asana
7. Bagikan formulir Anda
Setelah formulir Anda dibuat, klik Bagikan formulir. Pilih izin akses untuk formulir: Siapa pun yang memiliki tautan (berbagi publik) atau Organisasi saja (berbagi pribadi). Klik Selesai.
Anda juga dapat menyematkan formulir Asana di situs web. Untuk melakukan ini, sekali lagi, klik Bagikan formulir. Klik Salin kode untuk menyalin cuplikan kode sematan. Tempelkan cuplikan kode sematan ke situs web tujuan tempat Anda ingin menampilkan formulir.
Anda juga dapat dengan mudah mengklik Salin tautan dan menempelkan tautan formulir ke dalam email atau pesan obrolan untuk berbagi lebih cepat.
Keterbatasan Menggunakan Asana untuk Membuat Formulir
Formulir Asana menawarkan cara terstruktur untuk mengumpulkan informasi dari anggota tim atau pemangku kepentingan, tetapi memiliki beberapa kekurangan:
- Kustomisasi terbatas: Fitur formulir Asana dilengkapi dengan opsi kustomisasi dasar, seperti menambahkan logo perusahaan dan mengubah tajuk. Cukup terbatas jika Anda perlu mengubah warna formulir Anda atau menambahkan beberapa bidang kustom untuk memenuhi kebutuhan Anda
- Tidak ada pembuatan tugas berdasarkan respons formulir: Ketika formulir dikirimkan, sebuah tugas baru dibuat untuk proyek di mana formulir tersebut berada. Sayangnya, Anda tidak dapat secara langsung membuat tugas berdasarkan respons formulir. Jadi, Anda tidak dapat menggunakan tanggapan untuk mendorong otomatisasi alur kerja
- Logika percabangan terbatas/logika bersyarat: Formulir Asana menawarkan hingga lima tingkat percabangan, yang dapat membatasi jika Anda membutuhkan logika bersyarat yang lebih kompleks. Sulit untuk mengelola skenario pengumpulan data yang bernuansa atau interaksi formulir yang dinamis
Baca juga: Asana Vs ClickUp: Alat Manajemen Tim Mana yang Lebih Baik di Tahun 2024?
Membuat Formulir dengan ClickUp
Ketika pengumpulan data melalui formulir adalah bagian inti dari alur kerja Anda, Anda memerlukan alat yang kuat yang sangat mudah beradaptasi, membantu Anda lebih berorientasi pada tindakan dengan respons yang Anda tangkap, memungkinkan Anda membuat formulir intuitif yang diatur oleh logika, dan cocok untuk semua industri. ClickUp adalah salah satu alat yang memenuhi semua kebutuhan. Anda mungkin mengenal ClickUp untuk fitur manajemen tugas dan kolaborasi tim, tetapi juga memiliki pembangun formulir yang canggih untuk menyempurnakan kerutan pada proses pengambilan data Anda.
Mari kita lihat bagaimana Anda dapat membuat dan menyesuaikan formulir di ClickUp.
1. Gunakan tampilan Formulir ClickUp untuk membuat dan mengedit formulir
Langkah pertama adalah membuat formulir di dalam Ruang Kerja ClickUp Anda menggunakan Tampilan Formulir ClickUp .
Berikut ini adalah cara untuk melakukannya:
1. Klik elipsis ... atau ikon Buat Baru + di samping Spasi yang ingin Anda tambahkan tampilan Formulir
2. Pilih Buat Baru, lalu Formulir
Buat, edit, sesuaikan, dan bagikan formulir dengan mudah menggunakan tampilan Formulir ClickUp
Anda telah membuat formulir baru, dan Anda dapat menemukannya dari bilah sisi. Tambahkan nama dan deskripsi ke formulir untuk memudahkan identifikasi.
Anda akan menemukan bidang Tugas di sisi kiri, termasuk Prioritas, Tanggal Mulai, Tanggal Jatuh Tempo, Lampiran, Perkiraan Waktu, dan Penerima, untuk menyebutkan beberapa di antaranya. Seret bidang yang diinginkan dari panel kiri dan letakkan di Formulir Anda.
ClickUp juga mendukung kustomisasi yang luas, berkat Bidang Kustom. Mereka membantu Anda menyesuaikan formulir Anda untuk tujuan yang berbeda. Kolom Khusus ClickUp termasuk Teks, Teks Panjang, Situs Web, Dropdown, Email, Telepon, Tanggal, Kotak Centang, Angka, Uang, dan Label, dan lain-lain.
Kustomisasi tidak berhenti sampai di situ. Buka ikon roda gigi di sudut kanan atas untuk mengubah Opsi Formulir Anda (tersedia pada Paket Business Plus dan yang lebih tinggi). Berikut ini sekilas tentang apa yang bisa Anda konfigurasikan dengan opsi Formulir:
- Avatar: Pilih gambar yang ingin Anda tampilkan di bagian atas formulir Anda
- Penerima: Pilih Penerima default untuk setiap pengiriman formulir
- Pesan tanggapan: Buat pesan khusus untuk pengguna yang melengkapi formulir
- Warna: Pilih warna tombol formulir Anda
- Branding: Menyembunyikan branding ClickUp dari formulir Anda
- Kirimkan tanggapan lain: Tambahkan tautan untuk mengirimkan tanggapan lain di halaman konfirmasi pengiriman formulir sehingga pengguna dapat mengirimkan beberapa tanggapan ke formulir yang sama
Hal terbaik tentang tampilan Formulir ClickUp adalah fleksibilitasnya. Ini mendukung logika bersyarat dan secara dinamis memperbarui pertanyaan berdasarkan tanggapan. Mendukung hingga 25 aturan per Bidang Keputusan, fitur ini memungkinkan Anda untuk mengambil data yang lebih tepat (tersedia pada Paket Business Plus dan Enterprise).
Sebagai contoh, Anda dapat membuat aturan yang secara otomatis menampilkan kolom Tanggal Jatuh Tempo ketika responden memilih Mendesak sebagai prioritas.
Buat formulir intuitif dengan menggunakan logika dan aturan bersyarat di tampilan Formulir ClickUp
Keutamaan lain dari alat ini adalah keserbagunaannya. Apakah anda seorang pendidik yang mengumpulkan informasi atau mengelola permintaan fitur dan perbaikan bug sebagai bagian dari tim perangkat lunak anda dapat menyesuaikan tampilan Formulir ClickUp agar sesuai dengan industri Anda.
Baca juga: 14 Perangkat Lunak Pembuat Formulir Terbaik (Fitur, Kelebihan, Kekurangan, Harga)
2. Membuat tugas yang dapat dilacak dari formulir Anda
Formulir ClickUp merampingkan proses penerimaan organisasi Anda untuk berbagai tugas rutin, termasuk mengumpulkan umpan balik produk, menangani permintaan proyek dan permintaan kreatif, mengelola pengajuan TI, merutekan prospek penjualan, dan melakukan survei kepuasan karyawan . Namun, ini baru permulaan.
Setelah Anda menangkap respons di bidang formulir, Anda dapat mengubahnya menjadi dapat dilacak Tugas ClickUp tertanam dalam alur kerja Anda dan menugaskan anggota tim untuk mengambil tindakan yang sesuai. Misalnya, jika umpan balik produk melaporkan bug dalam sistem, Anda dapat mengubah respons menjadi tugas dan menugaskannya ke tim pengembang.
Ubah respons formulir Anda menjadi tugas yang dapat dilacak dengan tampilan Formulir ClickUp
Baca juga: 10 Perangkat Lunak Otomasi Formulir untuk Mengumpulkan & Menganalisis Data
3. Gunakan templat untuk mempercepat pembuatan formulir
Meskipun ClickUp membuat pembuatan dan penyesuaian formulir dengan cepat, terkadang Anda mungkin ingin mencari formulir yang sudah jadi yang bisa langsung Anda gunakan (atau setelah melakukan perubahan kecil).
Coba tebak? ClickUp memiliki beberapa templat formulir siap pakai untuk berbagai kasus penggunaan. Baik itu templat formulir umpan balik atau templat formulir pendaftaran umum, ada banyak pilihan untuk dipilih. Anda hanya perlu mengunduh templatnya, mengedit kolom dan status sesuai dengan kebutuhan Anda, dan Anda siap menggunakannya!
Mari kita lihat sekilas beberapa templat populer dari pustaka ClickUp:
Templat Formulir Umpan Balik ClickUp
Jika organisasi Anda mengumpulkan umpan balik dari pelanggan/pengguna dan mitra di berbagai departemen, templat Templat Formulir Umpan Balik ClickUp akan sangat cocok.
Kumpulkan umpan balik tentang produk dan layanan dengan Templat Formulir Umpan Balik ClickUp
Misalnya, jika perusahaan Anda adalah perusahaan SaaS, Anda mungkin ingin mengetahui bagaimana perasaan pengguna tentang pengalaman orientasi produk Anda, pengalaman pengguna, dan interaksi mereka dengan dukungan pelanggan melalui formulir yang berbeda. Templat yang dapat disesuaikan ini memungkinkan Anda membuat formulir yang dibuat khusus untuk setiap tujuan dan memusatkan data yang dikumpulkan agar mudah diakses.
Berikut ini adalah cara Anda dapat memanfaatkan templat ini secara maksimal:
- **Membuat survei yang memenuhi kebutuhan pelanggan secara spesifik
- Mengumpulkan data yang bermakna yang akan membantu meningkatkan produk/layanan Anda
- **Dapatkan gambaran umum singkat tentangumpan balik pelanggan tanggapan di seluruh departemen
- Sesuaikan formulir dengan bidang khusus seperti tingkat pelanggan, tanggal pembelian, peringkat keseluruhan, dan alasan skor
Templat Formulir ClickUp Templat Formulir ClickUp adalah templat formulir pendaftaran umum yang bekerja dengan baik untuk mengumpulkan informasi dari para peserta suatu acara. Entah itu program pelatihan, seminar, lokakarya, atau kursus, Anda bisa dengan mudah mengubah templat ini untuk mengumpulkan kumpulan data yang tepat.
Buat formulir pendaftaran acara secara instan dengan Templat Formulir ClickUp
Templat ini memberdayakan Anda untuk:
- **Menetapkan format yang konsisten untuk pengumpulan data
- **Menangani sejumlah pengiriman formulir, baik besar maupun kecil
- **Mengatur pengiriman formulir agar mudah ditinjau
- **Menambahkan bidang khusus pilihan Anda, seperti alamat penagihan, ulang tahun, klasifikasi, dan nomor kontak
- **Menghemat waktu dengan membuat formulir yang disesuaikan dengan cepat
Berkat tampilan Board, List, Doc, dan Formulir yang ada di dalamnya, Anda bisa meninjau data yang terkumpul dengan cara apa pun yang Anda suka.
Baca juga: 10 Template & Pertanyaan Wawancara Keluar Gratis untuk Tim SDM
4. Bagikan formulir dengan audiens Anda
Formulir Anda dapat dibagikan secara publik secara default. Untuk menonaktifkan pembagian publik dan menutup formulir, ubah tombol Aktif yang terletak di sudut kanan atas.
Mengaktifkan/menonaktifkan tombol aktif untuk membuka/menonaktifkan pembagian formulir secara publik di ClickUp
Membagikan formulir sangat mudah-salin tautan langsung ke formulir dan mulailah membagikannya dengan tim internal, pemangku kepentingan eksternal, pelanggan, dan banyak lagi. Anda juga dapat menambahkan formulir HTML ke halaman landas Anda melalui bagian kode Sematkan.
Pelanggan menyukai fitur tampilan Formulir ClickUp karena kesederhanaan dan kemudahan penggunaannya. Berikut ini adalah testimoninya:
"Komunikasi antara klien, eksekutif, dan manajer disederhanakan dengan menggunakan formulir dan memberikan tugas dan daftar. ClickUp sangat cocok untuk bekerja dengan tim yang besar dan mengelola semuanya dengan fitur tim."_ Christian Gonzalez koordinator Administrasi, Cámara Nacional de Comercio, Servicios y Turismo de Guadalajara
Buat Formulir Dinamis dengan Kustomisasi Ekstensif menggunakan ClickUp
Jika Anda mencari alat bantu langsung yang dengan mudah menangani persyaratan formulir dasar, Asana adalah pilihan yang nyaman.
Tetapi jika Anda berurusan dengan alur kerja yang lebih kompleks dan menginginkan pembangun formulir online serbaguna, Anda mungkin ingin melihat Alternatif Asana termasuk formulir Google dan Formulir ClickUp.
ClickUp muncul sebagai opsi yang layak di sini karena dirancang untuk menangani detail-detail rumit dan memberi Anda kontrol lebih besar atas cara kerja formulir Anda. Selain itu, tidak berhenti pada pengumpulan respons; ini memungkinkan Anda untuk menindaklanjutinya dengan membuat tugas yang dapat ditindaklanjuti secara langsung dan melacak kemajuannya.
Jadi, mengapa harus menunggu? Mulailah dengan ClickUp -buat formulir khusus dengan fitur-fitur canggih untuk menangkap dan menggunakan data secara efektif.