Seiring dengan berkembangnya industri digital, begitu pula dengan mandat kepatuhan. Peraturan berkembang lebih dari sekadar mencegah hasil yang merugikan. Organisasi sekarang bertanggung jawab untuk memastikan tindakan mereka bermanfaat bagi operasi internal dan dunia yang lebih luas.
Kepatuhan yang efisien menuntut alat dan pengetahuan yang tepat. Daftar periksa kepatuhan memberikan struktur yang jelas, membantu organisasi secara sistematis memantau dan menjaga kepatuhan di berbagai bidang.
Blog ini menguraikan pentingnya daftar periksa kepatuhan, komponen-komponen pentingnya, dan langkah-langkah penting untuk mempersiapkannya secara efektif.
Apa Itu Daftar Periksa Kepatuhan?
Daftar periksa kepatuhan menetapkan tugas, prosedur, atau persyaratan yang harus dilakukan atau diikuti oleh organisasi untuk mematuhi hukum, peraturan, standar industri, atau kebijakan internal.
Organisasi Anda memerlukan program kepatuhan:
- Melindungi reputasi dan citra merek organisasi
- Memastikan bahwa bisnis yang Anda jalankan berkelanjutan dan mengamankan masa depan Anda
- Mencegah hukuman hukum dan kerugian finansial
- Membantu membangun kepercayaan dengan pelanggan, karyawan, dan investor dengan memastikan bisnis Anda aman dan profesional
- Menjembatani kesenjangan organisasi dan menumbuhkan budaya perilaku etis dan akuntabilitas dalam organisasi
Berikut adalah tiga tujuan utama yang menjadi fokus daftar periksa kepatuhan:
- Mitigasi risiko: Daftar periksa membantu mengidentifikasi potensi kesenjangan kepatuhan terhadapmemitigasi risiko dari dampak hukum, keuangan, dan reputasi
- Konsistensi: Mereka memastikan kepatuhan yang konsisten terhadap standar di seluruh organisasi
- Dokumentasi: Mereka memberi Anda bukti upaya kepatuhan untuk audit dan investigasi
Jenis-jenis daftar periksa kepatuhan
Daftar periksa kepatuhan memiliki banyak tujuan; satu daftar periksa tidak dapat mencakup semuanya tanpa menjadi berat. Perusahaan harus mengadopsi daftar periksa kepatuhan yang berbeda berdasarkan tujuan organisasi dan peraturan yang relevan. Berikut adalah jenis-jenisnya:
- Daftar periksa kepatuhan hukum: Meliputi kepatuhan terhadap hukum dan peraturan seperti undang-undang ketenagakerjaan, peraturan lingkungan, undang-undang perlindungan konsumen, dan undang-undang privasi data
- Daftar periksa kepatuhan SDM: Memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan, peraturan kesetaraan kesempatan, standar keselamatan di tempat kerja, dan perlindungan data karyawan
- Daftar periksa kepatuhan peraturan keuangan: Berfokus pada kepatuhan terhadap standar akuntansi, peraturan perpajakan, persyaratan pelaporan keuangan, dan tindakan anti-penipuan
- Daftar periksa kepatuhan khusus industri: Disesuaikan dengan peraturan di sekitar industri tertentu, seperti perawatan kesehatan, farmasi, keamanan makanan, dan layanan keuangan
- Daftar periksa kepatuhan kebijakan internal: Menegakkan kepatuhan terhadap kebijakan, prosedur, dan pedoman etika perusahaan
Manfaat Menggunakan Daftar Periksa Kepatuhan
Sebelum kita mempelajari cara membuatnya, mari kita pahami bagaimana daftar periksa dapat membantu Anda dalam hal kepatuhan. Berikut adalah tiga manfaat utama dari daftar periksa kepatuhan:
- Pendekatan terstruktur: Daftar periksa memberikan kerangka kerja yang sistematis dan komprehensif untuk melakukan audit. Pendekatan ini membantu mengidentifikasi kesenjangan, menilai risiko, dan secara metodis menerapkan langkah-langkah perbaikan
- Transparansi: Daftar periksa meningkatkan pemahaman di antara para pemangku kepentingan dengan menguraikan secara jelas dan transparan upaya-upaya kepatuhan dan area-area yang diaudit
- Materi pelatihan: Daftar periksa kepatuhan adalah alat yang berharga untuk mendidik karyawan tentang persyaratan kepatuhan. Daftar periksa ini membantu menginformasikan para pemangku kepentingan tentang peraturan dan praktik kepatuhan baru ketika diperbarui secara berkala
Komponen Penting dari Daftar Periksa Kepatuhan
Berikut ini adalah lima komponen penting yang membentuk daftar periksa kepatuhan:
1. Ruang Lingkup
Ruang lingkup daftar periksa kepatuhan mendefinisikan bidang-bidang organisasi yang akan diaudit. Hal ini dengan jelas menguraikan departemen, proses, atau fungsi yang harus kita tinjau. Ruang lingkup sangat penting untuk disebutkan sebagai salah satu detail pertama dalam daftar periksa.
Mendefinisikan dengan jelas ruang lingkup pekerjaan (SOW) dengan terstruktur Template SOP membantu memfokuskan upaya dan sumber daya audit pada area-area kritis dengan risiko ketidakpatuhan tertinggi. Hal ini juga membuat para pemangku kepentingan terkait bertanggung jawab untuk berbagi informasi yang diperlukan
2. Kriteria
Menetapkan kriteria akan memastikan tujuan akhir atau spesifikasi yang jelas dalam daftar periksa kepatuhan Anda.
Berfokus pada satu kriteria per daftar periksa, seperti kepatuhan hukum atau kebijakan internal, akan membantu organisasi mengevaluasi status kepatuhannya secara komprehensif.
3. Bukti
Komponen daftar periksa kepatuhan ini mengharuskan kita untuk mengumpulkan dokumen dan catatan yang kita perlukan untuk verifikasi selama audit kepatuhan. Bukti mencakup kebijakan, dokumen proses, kontrak, faktur, catatan pelatihan, dan dokumentasi terkait lainnya yang menunjukkan kepatuhan organisasi terhadap kriteria.
Kita harus mengumpulkan dan mengatur bukti karena hal ini membantu kita untuk membuktikan kepatuhan dan mengatasi potensi kesenjangan.
4. Temuan
Temuan mengacu pada hasil dari daftar periksa audit kepatuhan, yang merinci kepatuhan proyek status. Status tersebut menunjukkan area kepatuhan, ketidakpatuhan, dan potensi risiko.
Mendokumentasikan temuan secara akurat dan komprehensif membantu kami memahami lanskap kepatuhan saat ini dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
5. Rekomendasi
Audit kepatuhan yang telah selesai diakhiri dengan rekomendasi, yang merupakan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang kami sarankan untuk mengatasi masalah ketidakpatuhan yang kami identifikasi selama audit. Langkah-langkah ini menawarkan peta jalan yang jelas, seperti program kepatuhan yang ditargetkan untuk memperbaiki kekurangan dan meningkatkan postur kepatuhan organisasi.
Bagaimana Menyiapkan Daftar Periksa Kepatuhan dalam 7 Langkah
Berikut ini adalah tujuh langkah untuk membuat daftar periksa kepatuhan yang membuat pencapaian kepatuhan menjadi lancar dan efisien.
Langkah-langkah kepatuhan secara ringkas:
- Mengidentifikasi peraturan yang memerlukan kepatuhan
- Tentukan langkah-langkah yang harus diambil
- Lakukan penilaian kepatuhan awal
- Membuat rencana tindakan
- Melakukan audit rutin
- Memantau dan menyesuaikan
- Menyimpan catatan
1. Mengidentifikasi peraturan
Sebuah organisasi harus mengikuti berbagai peraturan dan standar agar tetap patuh. Langkah pertama adalah mengidentifikasi semua standar hukum, peraturan pemerintah, dan kebijakan internal yang berlaku di industri tersebut.
Mencantumkan semua peraturan yang berlaku akan membantu kita memahami persyaratan khusus yang perlu kita tangani dan memastikan bahwa kita telah mencakup semua aspek kepatuhan yang relevan.
2. Menganalisis persyaratan
Memeriksa persyaratan peraturan yang spesifik untuk memahami apa yang harus kita lakukan untuk mencapai kepatuhan. Hal ini mencakup penafsiran peraturan, memahami implikasinya, dan menentukan tindakan yang diperlukan untuk memenuhinya.
Analisis ini membantu kita menguraikan peraturan yang rumit menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat dengan mudah diikuti dan diterapkan oleh organisasi.
3. Menilai kepatuhan saat ini*
Lakukan penilaian kepatuhan awal dengan petugas kepatuhan internal. Hal ini mencakup peninjauan proses, kebijakan, dan dokumentasi yang ada untuk mengidentifikasi kesenjangan dan area yang perlu ditingkatkan.
Evaluasi ini menetapkan garis dasar untuk memahami postur kepatuhan organisasi dan menginformasikan pengembangan rencana tindakan untuk mengatasi masalah-masalah kritis dan meningkatkan kepatuhan secara keseluruhan.
Idealnya, setelah tinjauan dilakukan, yang terbaik adalah menyimpannya sebagai templat penilaian risiko untuk referensi di masa mendatang.
4. Kembangkan sebuah rencana aksi
Setelah kita mengetahui persyaratan dan memiliki data dasar, kita dapat mengembangkan rencana tindakan untuk mengatasi kesenjangan yang teridentifikasi. Rencana tersebut harus menguraikan langkah-langkah yang kita perlukan untuk mencapai kepatuhan, menetapkan tanggung jawab, dan menetapkan tenggat waktu untuk implementasi.
Rencana tindakan yang terdefinisi dengan baik membantu kita memprioritaskan tindakan, memberikan pelatihan yang memadai, mengalokasikan sumber daya secara efektif, dan memastikan bahwa kita mengambil semua tindakan yang diperlukan untuk mencapai kepatuhan.
5. Lakukan audit secara teratur*
Melakukan audit kepatuhan secara teratur untuk memantau kepatuhan secara terus menerus. Audit ini membantu kami mengidentifikasi masalah kepatuhan baru, mengevaluasi efektivitas tindakan yang diterapkan, dan memastikan kepatuhan yang berkelanjutan terhadap peraturan.
Audit rutin sangat penting untuk menjaga reputasi yang baik dan tingkat kepatuhan yang tinggi serta memastikan bahwa kami segera menangani setiap peraturan baru atau perubahan peraturan yang ada.
6. Memantau dan menyesuaikan
Untuk memastikan kepatuhan yang berkelanjutan, pantau perubahan peraturan, perbarui daftar periksa kepatuhan, dan lakukan penyesuaian yang diperlukan terhadap proses dan praktik.
Pemantauan dan penyesuaian semacam ini membantu kami memastikan bahwa organisasi mematuhi peraturan dan standar terbaru. Dengan pendekatan proaktif semacam ini, kami dapat mengidentifikasi potensi masalah kepatuhan sejak dini dan mengambil tindakan korektif yang tepat waktu untuk mengatasinya.
7. Menyimpan catatan
Menyimpan catatan yang komprehensif tentang semua kegiatan kepatuhan, termasuk audit, temuan, dan tindakan. Penyimpanan catatan yang tepat membantu kita menunjukkan kepatuhan selama inspeksi dan audit peraturan dan menjaga akuntabilitas organisasi.
Menyimpan catatan yang terperinci akan memberikan bukti upaya kepatuhan organisasi dan mendukung kasus organisasi jika ada pertanyaan atau perselisihan dari pihak berwenang.
Langkah terakhir untuk mencapai kepatuhan organisasi adalah melengkapi bisnis Anda dengan alat dan sumber daya yang sesuai untuk mendukung aktivitas Anda.
Alat dan Sumber Daya untuk Manajemen Kepatuhan
Seiring dengan semakin kompleksnya peraturan dan meningkatnya kebutuhan akan pencatatan yang cermat, alat dan perangkat lunak digital menjadi sangat diperlukan. Alat-alat ini merampingkan proses kepatuhan dan mengurangi risiko ketidakpatuhan, yang jika tidak, dapat menyebabkan konsekuensi keuangan dan reputasi yang parah.
Berikut ini adalah manfaat yang diberikan oleh alat dan sumber daya yang tepat untuk mengubah standar manajemen kepatuhan bisnis:
- Efisiensi: Mengotomatiskan tugas-tugas kepatuhan mengurangi upaya manual dan mempercepatmanajemen proses bisnisyang memungkinkan tim kepatuhan untuk fokus pada kegiatan strategis
- Keakuratan: Alat bantu digital meminimalkan kesalahan manusia, yang memastikan kegiatan kepatuhan dilakukan secara konsisten dan benar
- Visibilitas: Dasbor waktu nyata dan fitur pelaporan memberikan visibilitas yang komprehensif terhadap status kepatuhan, sehingga membantu organisasi mengidentifikasi dan mengatasi masalah dengan segera
- Penghematan biaya: Alat bantu digital secara signifikan mengurangi waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk manajemen kepatuhan, sehingga menghemat biaya
- Skalabilitas: Alat-alat ini tumbuh bersama organisasi, beradaptasi dengan peningkatan persyaratan kepatuhan tanpa memerlukan investasi tambahan yang signifikan
Dengan mengingat hal ini, berikut adalah tiga jenis utama alat dan sumber daya digital yang sesuai untuk manajemen kepatuhan,
- Perangkat lunak manajemen kepatuhan: Alat-alat digital ini, termasukPerangkat lunak GRC danAlat-alat SOC2, diprogram untuk memastikan proses yang ada di organisasi aman dan sesuai dengan pedoman yang relevan
- Platform pelatihan kepatuhan: Sistem manajemen pembelajaran (LMS) menyediakan modul pelatihan untuk mendidik karyawan tentang persyaratan kepatuhan dan juga melatih mereka untuk menggunakanperangkat lunak manajemen risiko dantata kelola data alat secara efisien
- Perangkat lunak manajemen proyek: Jenis terakhir ini mengadopsi pendekatan berbasis proyek untuk membantu mengatur dan mengelola kepatuhan. Dengan melacak tenggat waktu, mengalokasikan sumber daya secara efisien, dan memantau kemajuan, platform manajemen proyek era baru seperti ClickUp sangat ideal untuk memastikan penyelesaian inisiatif kepatuhan secara tepat waktu
Manajemen Kepatuhan dengan ClickUp
Sebagai alat manajemen proyek serbaguna, ClickUp secara signifikan meningkatkan manajemen kepatuhan. Ini menonjol sebagai alat manajemen kepatuhan dengan platform terpusat yang dilengkapi dengan komunikasi, pelacakan kemajuan waktu nyata, dan fitur kolaborasi.
ClickUp menyederhanakan pembuatan daftar periksa kepatuhan dengan daftar periksa manajemen proyek, templat yang mudah digunakan, dan akses ke berbagai integrasi. Ia juga menawarkan berbagai otomatisasi dan integrasi asli untuk manajemen daftar periksa yang mulus.
Mari kita lanjutkan ke langkah-langkah penting dalam membuat dan mengelola daftar periksa kepatuhan dengan ClickUp.
Buat daftar periksa kepatuhan dengan mudah
dengan Daftar Periksa Tugas ClickUp, Anda dapat membuat daftar periksa kepatuhan berorientasi tujuan yang dapat langsung diberikan kepada pemangku kepentingan yang relevan, dilacak, dan dianalisis Daftar Periksa Tugas ClickUp menyederhanakan manajemen tugas. Antarmuka yang mudah digunakan sangat ideal untuk membuat dan menetapkan tugas manajemen kepatuhan dan dapat diintegrasikan dengan semua fitur ClickUp lainnya. Daftar periksa dapat dengan mudah dikustomisasi menjadi templat unik yang memenuhi kebutuhan bisnis Anda.
buat, delegasikan, dan lacak tujuan Anda dengan mudah dan tautkan dengan mudah ke daftar periksa kepatuhan Anda dengan ClickUp Goals Sasaran ClickUp memungkinkan bisnis untuk membuat dan mendelegasikan tujuan dan target dengan beberapa klik cepat. Anda juga dapat menautkannya ke daftar periksa untuk memvisualisasikan kemajuan setiap tugas kepatuhan. Hal ini memastikan semua pemangku kepentingan audit tetap mendapat informasi dan bertanggung jawab atas setiap pencapaian.
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat daftar periksa kepatuhan dengan Daftar Periksa Tugas ClickUp:
- Buat ruang untuk daftar periksa kepatuhan Anda dan beri nama
- Tentukan alur kerja daftar periksa kepatuhan Anda. Ini membantu Anda mengatur cara melihat daftar periksa Anda dan berbagai status tugas (Harus dilakukan, sedang berlangsung, selesai, dll.)
- Tambahkan daftar ke ruang ini, seperti "Daftar Periksa Kepatuhan Kebijakan Internal"
- Buat tugas dan deskripsi terperinci dalam daftar periksa ini sesuai dengan rencana manajemen kepatuhan Anda
- Memperbarui prioritas dan tanggal jatuh tempo untuk tugas
- Tetapkan tugas kepada pemangku kepentingan yang relevan (meskipun itu untuk Anda sendiri) untuk memastikan akuntabilitas
Daftar periksa kepatuhan Anda telah dibuat!
Jika Anda ingin melewatkan langkah-langkah ini dan langsung memulai, lihat ClickUp templat Daftar Periksa siap pakai yang akan menghemat waktu Anda dan menyederhanakan pembuatan.
secara instan merampingkan dan menstandarkan tugas Anda untuk setiap jenis daftar periksa kepatuhan dengan Templat Daftar Periksa ClickUp_
Template Daftar Periksa ClickUp adalah kerangka kerja yang siap digunakan untuk merampingkan aktivitas dan proyek. ClickUp menawarkan banyak template yang membantu menstandarisasi rencana tindakan sesuai dengan kriteria dan fokus kepatuhan yang Anda tentukan.
Hal ini sangat penting untuk tetap mematuhi norma-norma peraturan dengan sedikit perubahan atau upaya, tidak peduli berapa banyak audit atau tinjauan. Setiap template dapat dengan mudah disesuaikan, diperbarui secara real-time, dan dapat diintegrasikan dengan lebih dari 1000 integrasi asli untuk memastikannya disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Di antara banyak templat daftar periksa yang kuat yang tersedia, ClickUp Templat Daftar Periksa Proyek menonjol.
Templat Daftar Periksa Proyek ClickUp
Dengan templat ini, Anda bisa membuat, mengatur, dan melacak tugas kepatuhan. Fitur dan visualisasinya memastikan penyelesaian tugas, mengidentifikasi potensi masalah, dan memberikan jadwal yang jelas untuk memenuhi tenggat waktu, sekaligus menawarkan pelacakan kemajuan secara real-time.
Mari pelajari cara mengelola daftar periksa kepatuhan.
Mengelola daftar periksa kepatuhan secara efisien
Setelah daftar periksa kepatuhan Anda siap, Anda juga harus melengkapinya sesuai dengan peraturan yang relevan. Mengelola daftar periksa membantu Anda mengidentifikasi, memprediksi, dan menyelesaikan potensi masalah dengan cepat.
Berikut ini adalah praktik-praktik untuk mengelola daftar periksa kepatuhan Anda dengan ClickUp:
Templat Rencana Proyek Kepatuhan ClickUp
- Rencanakan dan lacak proyek Anda: Dari sekian banyak templat ClickUp, templatTemplat Rencana Proyek Kepatuhan ClickUp adalah salah satu yang paling efektif untuk merencanakan dan melacak kemajuan proyek kepatuhan Anda dengan lancar. Ini membantu memvisualisasikan proses untuk memenuhi standar kepatuhan. Templat ini dilengkapi dengan pembuatan tugas dan tampilan status kepatuhan untuk gambaran umum singkat tentang kemajuan tindakan dan fungsi Anda
- Mengkomunikasikan masalah dan pembaruan: Aspek mendasar lain dari manajemen daftar periksa kepatuhan adalah memastikan bahwa tim Anda dan para pemangku kepentingan selalu berhubungan. Tampilan Obrolan ClickUp sangat ideal untuk komunikasi instan dalam aspek ini. Gunakan ClickUp Chat View untuk menandai pemangku kepentingan untuk mendapatkan informasi perkembangan terbaru dan membuat tugas proyek baru di dalam jendela obrolan. Anda bahkan bisa membuat saluran khusus dalam tampilan Chat untuk percakapan terkait kepatuhan
memastikan komunikasi yang lancar, penandaan instan, dan penugasan tugas di dalam jendela dengan Tampilan Obrolan ClickUp_
- Mengotomatiskan tugas operasional: Anda dapat mengelola dan menyelesaikan aktivitas yang berhubungan dengan kepatuhan secara efisien dengan mengotomatiskan tugas operasional Anda. Secara otomatis membuat ringkasan proyek dan memperbarui status tugas berdasarkan tanggal jatuh tempo terbaru denganOtomatisasi ClickUp. Hal ini mempercepat pencapaian tonggak kepatuhan, meningkatkan pengawasan aktivitas kepatuhan, dan mengoptimalkan beban kerja tim
- Mengintegrasikan API dan fungsi: Menghubungkan aktivitas kepatuhan Anda di ClickUp dengan alat yang sering Anda gunakan juga dapat memfasilitasi peta jalan manajemen kepatuhan Anda. Integrasi ClickUp menawarkan lebih dari 1.000 integrasi dan API publik
Memastikan Kepatuhan terhadap Peraturan dengan Daftar Periksa Kepatuhan dan ClickUp
Manajemen kepatuhan adalah tanggung jawab besar yang dapat menentukan apakah bisnis Anda dapat beroperasi dalam jangka panjang. Seperti yang telah dibahas dalam artikel ini, menggunakan daftar periksa kepatuhan dapat meningkatkan efisiensi keseluruhan audit kepatuhan terhadap peraturan dan rencana tindakan.
Langkah-langkah untuk membuat dan mengelola daftar periksa dan rencana tindakan yang kuat ini akan membantu memastikan perusahaan Anda mematuhi standar peraturan. Pengetahuan ini sekarang perlu dilengkapi dengan alat yang tepat, dan ClickUp adalah satu-satunya mitra yang Anda perlukan. Daftar ke ClickUp hari ini dan kelola persyaratan kepatuhan Anda tanpa stres!