Dalam beberapa tahun terakhir, telah terjadi perubahan yang signifikan dalam cara kita bekerja. Dengan meningkatnya pekerjaan jarak jauh - yang diharapkan dapat mewakili 22% dari tenaga kerja di Amerika Serikat pada tahun 2025-organisasi dan para pemimpin bergulat dengan pertanyaan-pertanyaan seperti apakah kita harus pergi ke kantor, seberapa sering, dan, tentu saja, berapa jam kerja kita seharusnya.
Saat bekerja dengan tim yang tersebar secara global, adalah hal yang wajar jika memiliki karyawan di berbagai zona waktu yang berbeda. Bagi beberapa manajer, mungkin sulit untuk berkoordinasi dengan tim yang tersebar secara geografis.
Jika Anda mengalami tantangan serupa, artikel ini cocok untuk Anda.
Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara berkoordinasi secara efektif dengan tim Anda di berbagai zona waktu.
Tantangan yang Dihadapi oleh Tim Saat Bekerja di Zona Waktu yang Berbeda
Meskipun lingkungan kerja global menawarkan beberapa manfaat, namun juga memiliki serangkaian tantangan yang unik.
Berikut ini beberapa tantangan utama yang dihadapi oleh tim yang bekerja di zona waktu yang berbeda.
- Keterlambatan komunikasi: Dengan karyawan yang bekerja di zona waktu yang berbeda, tanggapan terhadap email dan pesan cenderung tertunda, sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih lambat
- Kesulitan menjadwalkan rapat: Lebih sulit untuk menemukan waktu rapat yang sesuai dengan jadwal semua orang. Beberapa karyawan mungkin tidak berpartisipasi dalam rapat karena waktu yang tidak tepat
- Koordinasi tugas: Ketika anggota tim tidak bekerja secara bersamaan, sulit untuk menyelaraskan jam kerja yang disukai dan mengoordinasikan pekerjaan, terutama jika ada ketergantungan dalam menyelesaikan tugas
- Waktu kerja yang tumpang tindih terbatas: Jika karyawan bekerja di zona waktu yang sangat berbeda, maka hanya sedikit jam kerja yang tumpang tindih di antara anggota tim. Hal ini membatasi komunikasi yang sinkron dan berpotensi menunda hasil proyek
- Kesulitan melacak kemajuan: Mengkoordinasikan serah terima dari karyawan di satu zona waktu ke zona waktu lainnya bisa jadi rumit. Hal ini dapat menyebabkan kesenjangan dalam kemajuan tugas
Strategi dan Praktik Terbaik untuk Berkolaborasi di Zona Waktu yang Berbeda
Berikut ini beberapa strategi dan praktik terbaik yang bisa Anda terapkan untuk membantu tim yang bekerja dari jarak jauh dan terdistribusi untuk mempertahankan produktivitas dan kohesi.
1. Gunakan strategi komunikasi yang efektif
Perbedaan waktu, variasi budaya, dan rintangan teknologi dapat menghambat komunikasi yang efektif dalam tim yang terdistribusi. Cobalah strategi di bawah ini untuk menghilangkan hambatan tersebut:
- Menetapkan protokol komunikasi
Tetapkan panduan komunikasi yang jelas untuk tim yang bekerja di berbagai zona waktu. Hal ini membantu tim jarak jauh tetap selaras, karena semua orang memiliki pemahaman yang sama dalam memberikan pembaruan, mengatasi masalah, dan mengomunikasikan perubahan.
Anda bisa membuat protokol komunikasi untuk jenis saluran yang akan digunakan dan frekuensi pertemuan. Selain itu, tetapkan ekspektasi waktu respons berdasarkan jam kerja yang disukai tim Anda.
Contoh: Gunakan email untuk komunikasi formal mengenai pembaruan, pengumuman, dan laporan proyek. Tetapkan ekspektasi bahwa setiap email akan menerima tanggapan dari anggota tim yang relevan dalam waktu 24 jam.
Gunakan fitur Templat Matriks Komunikasi dan Rapat Tim ClickUp untuk merencanakan dan mengatur rencana komunikasi yang efisien untuk tim Anda.
Atur jadwal rapat, tujuan, dan saluran komunikasi Anda dalam satu platform terpadu dengan Templat Matriks Komunikasi dan Rapat Tim ClickUp
Tampilan Jadwal Rapat di template ini memungkinkan Anda untuk merencanakan rapat, dan Tampilan Status Rapat memberi Anda wawasan tentang kemajuan check-in terjadwal Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengatur jadwal komunikasi dan rapat yang efektif untuk tim Anda.
💡Tip Pro: Cara yang baik untuk menstandarkan protokol komunikasi adalah dengan menggunakan templat rencana komunikasi . Dengan cara ini, setiap orang memiliki akses ke informasi yang sama, sehingga tidak ada ruang untuk ketidakkonsistenan dan ambiguitas.
The Klik Templat Komunikasi Internal adalah alat bantu lain yang berguna untuk membuat protokol agar anggota tim selalu mendapatkan informasi penting.
Kelola pengumuman dan komunikasi perusahaan dengan Templat Komunikasi Internal ClickUp
Templat ini berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal di mana Anda dapat mengatur dokumen, pedoman, dan pengumuman sehingga dapat diakses oleh tim Anda. Dengan cara ini, Anda dapat membangun konsistensi dalam pedoman komunikasi internal dan memastikan karyawan memiliki informasi terbaru.
Baca Lebih Lanjut: Cara Meningkatkan Komunikasi di Tempat Kerja Hibrida
- Tentukan saluran untuk komunikasi
Komunikasi bisa terjadi di berbagai saluran: obrolan, panggilan telepon, email, atau melalui alat dan aplikasi di tempat kerja. Namun, ketika informasi Anda tersebar di berbagai saluran ini, pembaruan mungkin tidak selalu sampai ke orang yang tepat pada waktu yang tepat. Detail penting bisa hilang dalam kebisingan, dan melacak percakapan menjadi sulit.
Sebagai gantinya, tentukan saluran mana yang harus digunakan untuk berbagai jenis komunikasi untuk menghindari kebingungan. Pendekatan yang terstruktur akan menghasilkan aliran informasi yang lebih efisien.
Sebagai contoh:
- Pesan instan: Untuk komunikasi yang cepat dan informal dan berbagi informasi terbaru secara singkat
- Email: Untuk berbagi informasi proyek yang terperinci, pengumuman resmi, dan untuk interaksi dengan pemangku kepentingan eksternal
- Konferensi video: Untuk rapat harian, umpan balik, dan sesi curah pendapat
- Alat kolaborasi dokumen : Agar anggota tim dapat bekerja secara bersamaan pada proposal, laporan, dan rencana proyek yang penting
💡 Tip Profesional: Jika Anda bertransisi ke pekerjaan jarak jauh, terapkan alat bantu dan sistem yang dapat mengakomodasi kolaborasi asinkron _. Tekankan pelatihan, dokumentasi, dan manajemen proyek agar tim Anda tidak ketinggalan dan dapat meningkatkan produktivitas mereka.
- Gunakan kalender tim bersama Kalender tim bersama memungkinkan karyawan untuk melihat jadwal dan ketersediaan satu sama lain, sehingga lebih mudah untuk mengatur pertemuan. Hal ini memudahkan perencanaan kolaboratif selama pertemuan pekerjaan asinkron dan memberi informasi kepada semua orang tentang pertemuan dan tenggat waktu yang akan datang. Tampilan Kalender ClickUp memungkinkan Anda untuk membagikan kalender Anda dengan rekan tim dan pemangku kepentingan eksternal. Tim dapat memeriksa ketersediaan Anda, dan Anda akan diperbarui secara real-time setiap kali ada jadwal rapat.
hubungkan ClickUp ke Kalender Google untuk melihat janji temu terjadwal dengan mudah di ClickUp_
- Daftar proses untuk komunikasi asinkron
Komunikasi asinkron berarti tidak mengharapkan respons langsung dari kolega Anda. Praktik ini sering digunakan untuk mengelola jadwal tim internasional atau untuk tim yang bekerja di berbagai zona waktu.
Akan tetapi, tanpa panduan yang tepat, komunikasi asinkron dapat menjadi kontraproduktif, terutama jika hal tersebut mengarah pada informasi yang tidak konsisten dan kesalahpahaman.
Berikut ini adalah beberapa praktik terbaik untuk menerapkan komunikasi asinkron secara efektif:
- **Jelaskan secara spesifik tindakan yang Anda inginkan untuk dilakukan oleh anggota tim dan berikan kerangka waktu untuk menyelesaikannya. Mengkomunikasikan tenggat waktu dengan jelas untuk menghindari penundaan
- **Berikan konteks pada tugas dan aktivitas untuk membantu tim memahami pesan Anda dengan lebih baik
- Dorong penerima untuk mengajukan pertanyaan sebelum mereka melanjutkan tugas
- **Aturlah informasi Anda agar logis dan mudah dimengerti
- **Adakan rapat rutin untuk menilai kemajuan berbagai tugas, mendiskusikan masalah potensial, dan memastikan tim memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang perlu dilakukan
- Gunakanalat komunikasi asinkron* *alat komunikasi asinkron**untuk menjaga tim Anda tetap terhubung meskipun mereka bekerja dari berbagai zona waktu
💡Kiat Pro:Penggunaan ClickUp Brain untuk secara otomatis menghasilkan ringkasan kemajuan pada tugas tertentu
- Menerapkan tujuan untuk akuntabilitas yang lebih baik
Jika Anda seorang manajer, mungkin sulit untuk melakukan check-in setiap hari dengan tim Anda, terutama jika Anda bekerja dari lokasi geografis yang berbeda.
Namun, Anda tetap perlu menetapkan akuntabilitas untuk setiap anggota tim.
Untuk melakukan hal ini, tetapkan tujuan individu untuk anggota tim dan lacak pencapaian mereka. Sasaran ClickUp memungkinkan Anda untuk mendefinisikan dan menetapkan target yang jelas dan terukur untuk setiap tujuan. Lacak kemajuan setiap sasaran untuk memahami bagaimana kemajuan anggota tim dalam pekerjaan mereka.
tetapkan target tugas dan lacak sasaran secara efektif dengan ClickUp Goals
Setelah Anda menetapkan target, Anda bisa mengatur pemeriksaan berkala dengan karyawan untuk mendiskusikan kinerja mereka dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Anda juga dapat menggunakan fitur Klik Templat Rencana Kerja Jarak Jauh untuk melacak dan mengelola pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan jarak jauh.
Pantau perkembangan proyek kerja karyawan di mana saja, kapan saja dengan ClickUp Remote Work Plan Template
Gunakan bagian yang sudah ditentukan untuk menentukan panduan bagi karyawan yang bertransisi ke kerja jarak jauh. Lihat ekspektasi dan peran setiap anggota tim menggunakan tampilan Aktivitas Kerja dan pantau kemajuan tugas menggunakan Tampilan Kemajuan Kerja.
2. Memanfaatkan alat dan teknologi kolaborasi
Temukan platform kolaborasi yang berfokus pada memfasilitasi komunikasi asinkron.
Ada beberapa jenis kolaborasi dan alat kerja jarak jauh yang ada di pasaran, namun kami sarankan untuk memilih salah satu yang menawarkan fitur yang luas untuk merampingkan pekerjaan jarak jauh.
Alat seperti ClickUp untuk Pekerjaan Jarak Jauh menggabungkan manajemen tugas, kolaborasi, dokumentasi, dan beberapa fungsi lain ke dalam platform terpadu, menyederhanakan alur kerja Anda.
selaraskan tujuan bisnis, lacak kemajuan, adakan rapat manajemen proyek, dan berkolaborasi secara efisien, di mana pun lokasi Anda, dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Tim Jarak Jauh ClickUp
Ketahui bagaimana Anda dapat memanfaatkan rangkaian fitur ClickUp yang komprehensif untuk meningkatkan kekompakan tim, bahkan ketika karyawan Anda bekerja dari jarak jauh dari berbagai zona waktu:
- Menugaskan pekerjaan dengan mudah
Gunakan Tugas ClickUp untuk membuat dan berbagi tugas di lingkungan jarak jauh. Tetapkan setiap tugas kepada anggota tim yang sesuai dengan tanggal jatuh tempo. Hubungkan tugas individu dengan wiki dan basis pengetahuan di Klik Dokumen untuk memberikan konteks yang cukup kepada anggota tim jarak jauh Anda.
pastikan tidak ada yang terlewatkan dengan memberikan tugas kepada anggota tim yang tepat menggunakan ClickUp Tasks_
- Berkolaborasi dalam dokumentasi
Bekerja secara kolaboratif dengan anggota tim untuk membuat laporan, dokumentasi, dan proposal yang terperinci dengan Klik Dokumen . Anda bisa membuat dokumen tanpa batas, mengeditnya secara kolaboratif, dan memformat informasi sesuai keinginan Anda. Bagian terbaiknya? Anda bisa meluncurkan tugas langsung dari Dokumen atau menautkannya ke tugas seperti yang telah kami jelaskan di atas. Hal ini membuat alur kerja Anda lebih terhubung dan kohesif, bahkan dengan tim global atau anggota tim yang bekerja di zona waktu yang jauh.
dapatkan tampilan cepat ke semua Subhalaman dan hubungan yang terhubung di ClickUp Docs agar tetap terorganisir dan pekerjaan tetap terhubung_
- Bagikan pembaruan di obrolan
Berkomunikasi dengan anggota tim dengan fitur Tampilan Obrolan ClickUp . Cukup dengan @menyebut rekan satu tim untuk menambahkan mereka ke dalam percakapan dan membagikan pembaruan Anda. Tampilan obrolan terbuka langsung di dalam Ruang Kerja ClickUp Anda, sehingga Anda tidak perlu berpindah-pindah platform untuk menyelesaikan pekerjaan.
Gunakan untuk melakukan percakapan dengan konteks tugas Anda, untuk menghindari pengalihan konteks dan menjaga agar pesan Anda tetap jelas.
mengakses riwayat komentar lengkap dan konteks tugas dengan tampilan ClickUp Chat_
- Jelaskan konsep dengan jelas
Gunakan Klip ClickUp untuk merekam layar Anda ketika menyampaikan pesan yang panjang dan rumit atau konsep teknis. Bagikan klip dengan anggota tim menggunakan tautan publik atau dengan mengunduh file video.
Anda juga dapat menyematkannya dalam deskripsi tugas untuk menambahkan konteks. Semua klip yang direkam akan disimpan di Clip Hub sehingga anggota tim dapat mengakses rekaman ketika mereka membutuhkannya.
Bagikan rekaman layar untuk menyampaikan pesan Anda secara tepat dengan Clip by ClickUp
- Bertukar pikiran secara virtual
Sampaikan ide dengan anggota tim jarak jauh Anda di kanvas digital dengan Papan Tulis ClickUp . Wujudkan pemikiran Anda secara visual dan ubah menjadi tugas langsung dari papan tulis dengan beberapa klik mudah. Unggah gambar dan tautan untuk menambahkan lebih banyak konteks pada pekerjaan Anda.
Brainstorming, susun strategi, atau petakan alur kerja dengan Papan Tulis ClickUp yang kolaboratif secara visual
Inilah yang dikatakan Danielle Bush, manajer proyek di EDforTech mengatakan:
"ClickUp telah membantu tim kami berkomunikasi dengan tim jarak jauh di zona waktu yang berbeda dan mengetahui apa yang sedang terjadi dalam proyek tanpa harus mengadakan rapat yang tidak perlu atau meminta informasi kepada orang lain melalui email atau Slack. Fitur papan tulis membantu kami melakukan curah pendapat tentang proses dan alur kerja serta memberikan tugas secara real-time._
Danielle Bush, Manajer Proyek, EDforTech
- Lakukan rapat tim melalui video
Undang anggota tim untuk melakukan panggilan video tatap muka secara rutin menggunakan aplikasi Integrasi Zoom ClickUp . Tautan ke catatan dan rekaman rapat Anda akan secara otomatis ditambahkan ke tugas Anda sehingga Anda dapat mengaksesnya nanti.
Waktu tatap muka yang sangat dibutuhkan ini dapat memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan kolaborasi yang produktif dengan tim jarak jauh Anda.
- Gunakan hub terpusat untuk komunikasi
Kelola semua tugas dan komunikasi Anda dari satu hub menggunakan Kotak Masuk ClickUp . Tetap memantau semua pekerjaan Anda dan menyoroti aktivitas penting agar Anda tidak melewatkan tugas-tugas penting. Untuk setiap percakapan, Anda dapat membuka panel deskripsi tepat di sebelahnya-untuk mendapatkan semua konteks yang Anda perlukan untuk menyelesaikan tugas.
selesaikan tugas-tugas Anda dengan Kotak Masuk ClickUp yang telah diubah, yang dirancang untuk menavigasi prioritas Anda dengan cepat dan menyelesaikan pekerjaan Anda
- Melacak kemajuan tim
Tetap mengetahui semua yang sedang dikerjakan oleh tim Anda dengan Dasbor ClickUp . Dapatkan gambaran umum tentang seberapa banyak pekerjaan yang telah diselesaikan dan apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai tenggat waktu yang penting. Dengan menyediakan akses real-time ke metrik utama dan data kinerja, Anda bisa menjaga pekerja jarak jauh tetap selaras dan terlibat dalam pekerjaan mereka, di mana pun lokasinya.
merinci tujuan, tugas, poin tangkas, dan status proyek di Dasbor ClickUp 3.0 yang sangat mudah disesuaikan
3. Membangun budaya tim yang kuat
Mengkoordinasikan tim global menjadi jauh lebih mudah ketika karyawan selaras dengan tujuan organisasi dan memiliki pola pikir yang tangguh untuk mengatasi tantangan.
Inilah sebabnya mengapa Anda harus fokus membangun budaya tim yang kuat yang menggabungkan keterlibatan karyawan, kerja sama, dan fleksibilitas.
Gunakan tips kami di bawah ini untuk membantu karyawan menghadapi tantangan bekerja dari jarak jauh:
- Promosikan fleksibilitas dan pemahaman: Tetapkanjadwal kerja yang fleksibel ketika mengelola karyawan yang memiliki perbedaan zona waktu. Izinkan karyawan untuk memilih jam kerja yang paling produktif dan tekankan hasil dan keluaran daripada jadwal yang ketat
- Tawarkan dukungan: Pastikan karyawan dapat mengakses dukungan dan informasi yang mereka butuhkan untuk menjadi efisien bahkan ketika bekerja dari jarak jauh. Latih pekerja jarak jauh tentang pentingnya manajemen waktu dan berikan mereka alat kolaborasi yang diperlukan untuk bekerja dengan lancar
- Lacak kemajuan: Pantau status proyek saat ini dan kontribusi individu. Hal ini memastikan semua orang bekerja untuk mencapai tujuan yang sama dan membantu Anda mengelola produktivitas seluruh tim dengan mudah
- Rayakan keragaman dan inklusivitas: Ciptakan lingkungan yang ramah untuk merayakan keragaman budaya karyawan jarak jauh dari berbagai latar belakang geografis. Menerapkan kebijakan untuk mendorong kesempatan kerja yang setara dan menarik talenta terbaik dari berbagai lokasi
💡Kiat Pro: Jika Anda senang bekerja di kedai kopi atau bepergian, cobalah menggunakan alat pengembara digital . Alat-alat ini menawarkan berbagai fitur yang dapat membantu Anda bekerja secara asinkron dan berkomunikasi secara efektif dengan anggota tim, bahkan ketika Anda sedang bepergian._
4. Fokus pada produktivitas dan kesejahteraan karyawan
Memprioritaskan kesejahteraan karyawan dapat mengurangi kelelahan dan membantu seluruh tim Anda tetap fokus pada tujuan mereka. Inisiatif kesejahteraan juga meningkatkan moral tim, meningkatkan kualitas kerja, bahkan di lokasi kerja jarak jauh.
- Menekankan keseimbangan kehidupan kerja
Hormati batasan pribadi dan perbedaan waktu dalam hal pekerjaan jarak jauh. Terlalu mudah untuk membiarkan pekerjaan tumpah ruah dan mengambil alih kehidupan pribadi Anda.
Gunakan Pelacakan Waktu ClickUp untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas. Lembar waktu yang terperinci menunjukkan di mana Anda menghabiskan waktu paling banyak. Anda dapat menggunakan informasi dari lembar waktu ini untuk mencari cara untuk mengoptimalkan waktu Anda sehingga Anda tetap sesuai jadwal tanpa memperpanjang jam kerja Anda.
buat lembar waktu untuk mengumpulkan dan melihat waktu yang dilacak di seluruh tugas dan lokasi untuk wawasan cepat tentang kemajuan Anda_
- Menghindari kejenuhan
Kelola beban kerja tim secara efisien tanpa membebani tim Anda. Lihat kapasitas tim Anda dan identifikasi siapa yang kekurangan atau kelebihan kerja menggunakan fitur Tampilan Beban Kerja ClickUp .
Manfaatkan informasi ini untuk mendistribusikan pekerjaan secara merata dan tambahkan sumber daya tambahan kapan pun diperlukan. Selain itu, hindari menjadwalkan rapat hingga larut malam atau saat akhir pekan untuk memberikan waktu bagi karyawan untuk bersantai dan beristirahat.
lihat beban kerja tim dalam sekejap untuk mendelegasikan atau menugaskan kembali tugas dengan lebih baik dan dengan cepat memahami siapa yang berada di bawah atau di atas kapasitas_
- Memanfaatkan perbedaan zona waktu
Gunakan praktik-praktik seperti merotasi waktu rapat, jam kerja yang tumpang tindih, dan model 'mengikuti matahari' (satu tim mengambil pekerjaan saat tim lainnya menyelesaikan pekerjaan mereka) untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan, tanpa memandang perbedaan zona waktu.
Ubah Tantangan Zona Waktu menjadi Kemenangan dengan ClickUp
Bayangkan karyawan Anda berkolaborasi dengan lancar dengan rekan tim mereka di seluruh benua, dengan rapat yang direncanakan dengan sempurna, komunikasi asinkron yang efektif, dan pertukaran yang produktif.
Anda bisa mewujudkan hal ini dengan mengimplementasikan alat kolaborasi seperti ClickUp, yang membuat pekerjaan jarak jauh menjadi mudah.
Dari rekaman layar melalui ClickUp Clips hingga pesan dalam konteks melalui ClickUp Chat, platform ini memberi Anda serangkaian fitur untuk mengatasi tantangan kolaborasi di lingkungan kerja jarak jauh.
Biarkan semua orang dalam tim Anda tahu bahwa Anda bekerja bersama, meskipun Anda tidak berada di zona waktu yang sama. Daftar di ClickUp secara gratis untuk menyatukan tim global Anda.