Jika ada satu hal yang sering kali membuat bisnis kehabisan waktu, itu adalah waktu eksekutif. A Studi Harvard Business School menemukan bahwa para CEO bekerja rata-rata 62,5 jam seminggu, dengan hari kerja mencapai 9,7 jam. sebanyak 79% bekerja di akhir pekan, dan 70% di hari libur.
Namun, kalender eksekutif selalu padat, para eksekutif sendiri sepertinya tidak pernah memiliki cukup waktu, dan pekerjaan terus bertambah untuk mengisi semua waktu yang tersedia, seperti yang ditentukan oleh hukum Parkinson. Jadi, bagaimana seorang eksekutif mengatur waktu mereka untuk menyelesaikan pekerjaan sekaligus memiliki kehidupan?
Jawabannya terletak pada manajemen kalender tingkat eksekutif yang strategis. Mari kita lihat seperti apa.
Apa yang dimaksud dengan Manajemen Kalender Tingkat Eksekutif?
Manajemen kalender eksekutif adalah proses mengidentifikasi, memprioritaskan, dan mengatur jadwal eksekutif. Hal ini merampingkan jadwal eksekutif, mengakomodasi komitmen profesional, perjalanan, rapat, liburan, dan kewajiban pribadi mereka.
Manajemen kalender eksekutif membantu:
- Merencanakan hari-hari Anda: Mengetahui apa yang Anda miliki untuk hari itu meminimalkan gangguan, melindungi waktu Anda untuk pekerjaan strategis, dan meningkatkan produktivitas Anda secara keseluruhan
- Memberikan kejelasan: Kalender yang tertata dengan baik memberikan kejelasan yang jelas pada jadwal Anda, menghindarkan Anda dari komitmen yang berlebihan
- Menyelaraskan dengan prioritas: Setelah Anda mengetahui berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk rapat, Anda dapat menjadwalkan sisa waktu untuk mengerjakan prioritas Anda
- Kolaborasi: Manajemen kalender yang efektif memungkinkan kolega Anda mengetahui kapan Anda tersedia, sehingga menghemat energi Anda dari aktivitas koordinasi
Kemiskinan waktu, terutama di tingkat eksekutif, mengurangi keuntungan, memaksa Anda untuk melakukan pengorbanan yang merugikan pekerjaan dan kesehatan Anda. Manajemen kalender mencegah hal tersebut dengan memberikan makna pada waktu.
Manajemen kalender eksekutif membantu memperjelas apa yang penting dan apa yang bisa Anda luangkan. Hal ini akan menghentikan Anda dari sikap reaktif dan membantu Anda mendapatkan kembali kendali atas waktu Anda.
Tentu saja, manajemen kalender saat ini jauh lebih mudah daripada dulu. Ada lebih banyak kalender digital daripada jumlah hari dalam setahun, dan AI telah menambahkan lapisan efisiensi baru pada keseluruhan proses.
Mari kita lihat bagaimana Anda dapat mengelola kalender eksekutif Anda secara efektif.
Pendekatan Ideal untuk Manajemen Kalender Eksekutif
Tiap individu mengatur waktu mereka secara berbeda. Beberapa orang lebih suka jeda di antara rapat; beberapa lainnya tidak keberatan bertemu dengan orang-orang secara berurutan. Ada yang menyukai pekerjaan yang berkelompok, sementara yang lain lebih suka menyebarkannya sepanjang hari.
Sementara Anda mempertimbangkan preferensi Anda, berikut ini adalah beberapa praktik terbaik umum dalam manajemen kalender eksekutif.
Memprioritaskan manajemen kalender: Penjelasan dan strategi taktis
Jika Anda seorang eksekutif, jangan meremehkan pentingnya manajemen kalender. Manajemen kalender yang baik sama halnya dengan memiliki rencana konkret untuk bisnis Anda. Ini adalah peta jalan Anda sepanjang waktu. Saat membangun pendekatan manajemen kalender Anda, cobalah yang berikut ini.
Punya satu kalender
Ketika Anda memiliki banyak kalender-satu untuk keluarga, satu untuk acara, satu untuk tenggat waktu proyek, dll.-Anda mungkin akan melewatkan sesuatu atau memesan dua kali. Hal ini terutama terjadi jika kalender eksekutif Anda dikelola oleh orang lain sementara Anda mengelola kalender pribadi Anda.
Anda mungkin juga menemukan diri Anda beralih di antara terlalu banyak kalender sebelum menjadwalkan rapat.
Jika Anda memiliki jadwal pribadi, seperti mengantar anak ke sekolah atau janji dengan dokter yang tidak terlihat di aplikasi kalender bersama anda mungkin memiliki orang-orang di tempat kerja yang mencoba menjadwalkan panggilan selama waktu tersebut.
Untuk menghindari semua ini, buatlah master kalender online .
Aplikasi populer seperti Google Kalender atau Tampilan Kalender ClickUp dapat mengkonsolidasikan dari berbagai sumber untuk visibilitas terpadu.
Buat rutinitas
Jadwal yang terstruktur akan meningkatkan produktivitas, mengurangi kecemasan, dan memberikan Anda kepastian. Untuk manajemen kalender yang efektif, cobalah untuk:
- Luangkan waktu setiap minggu untuk mengosongkan kalender Anda dan mengonfirmasi acara
- Jadwalkan waktu pribadi yang tidak tersedia seperti makan siang atau gym sehingga tidak ada yang bisa menjadwalkannya
- Mengatur waktu mulai dan berakhir untuk setiap hari kerja
Belajar mengatur jadwal
Timeboxing adalah proses mengatur slot waktu tertentu untuk suatu tugas. Memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan sesuatu dan memblokirnya di kalender Anda dapat membantu Anda untuk bersikap wajar terhadap ekspektasi Anda terhadap diri Anda sendiri. Anda dapat membuat kotak waktu untuk tugas apa pun seperti membalas email, menyetujui siaran pers, mempersiapkan rapat dewan, dll.
Pegang kendali atas kalender Anda
Sesuaikan kalender Anda untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda.
Kode warna: Memberi label atau menandai item kalender dengan berbagai warna untuk visualisasi dan diferensiasi yang lebih baik. The (Warna): Menandai item kalender dengan warna Sistem kalender Trisula misalnya, menggunakan sistem tanggal dengan kode warna, di mana warna merah untuk tugas-tugas yang mendesak, biru untuk istirahat, dll.
Perbarui: Tambahkan entri saat Anda mengetahuinya, meskipun itu adalah memo untuk diri sendiri, seperti tanggal makan siang, panggilan, atau item yang harus dilakukan.
Sesuaikan pandangan Anda: Biasakan untuk berpindah dari tampilan harian, mingguan, dan bulanan untuk menyelaraskan prioritas yang akan datang dengan kebutuhan yang lebih mendesak.
Tambahkan nama acara, undangan, dan agenda: Nama acara seperti "CEO + vendor" tidak terlalu membantu. Sebagai gantinya, cobalah sesuatu yang spesifik seperti, "Penemuan dengan agensi konten: [nama]". Selain itu, sertakan agenda untuk pertemuan dan tambahkan catatan tentang apa yang ingin Anda ketahui dari mereka.
Mendokumentasikan preferensi pertemuan Anda: Penjelasan dan strategi taktis
Setiap orang dalam organisasi bekerja dengan cara yang berbeda dan memiliki cara yang berbeda pula dalam menangani rapat. Ada juga banyak jenis-jenis rapat yang terjadi pada hari tertentu. Mengetahui dan mendokumentasikan preferensi Anda sangatlah penting.
Kriteria: Pernahkah Anda merasa "pertemuan ini bisa saja dilakukan melalui email?" Ya, hindari hal itu dengan memutuskan apa yang memerlukan pertemuan langsung. Identifikasi tugas-tugas seperti tinjauan dokumen, persetujuan, pengambilan keputusan, dll., yang bisa dilakukan secara asinkron dan beritahukan kepada tim Anda bahwa Anda lebih memilih hal tersebut.
Waktu dalam sehari: Pahami slot waktu yang paling cocok untuk Anda mengikuti rapat. Jika Anda adalah orang yang suka bekerja di pagi hari, Anda mungkin ingin menjadwalkan pekerjaan yang membutuhkan fokus mendalam pada waktu tersebut dan melakukan rapat di sore hari. Atur ketersediaan pada kalender digital Anda.
Durasi: Tidak semua rapat harus berdurasi satu jam. Memblokir satu jam yang tidak perlu di kalender Anda dapat mengacaukan jadwal Anda.
Tetapkan durasi untuk setiap jenis rapat dan patuhi. Tambahkan waktu jeda di antara rapat untuk menjernihkan pikiran Anda dan mengalihkan konteks.
Lokasi: Apa yang lebih Anda sukai untuk dibicarakan secara langsung, dan apa yang boleh didiskusikan dalam panggilan Zoom? Jelaskan terlebih dahulu.
Aturan dasar: Jelaskan apa yang Anda harapkan saat diundang ke rapat. Ada baiknya untuk bersikeras:
- Agenda yang jelas
- Hasil yang diharapkan dan persiapan yang diperlukan sebelumnya
- Datang dan mengakhiri rapat tepat waktu
Menghindari pemesanan ganda: Kiat dan praktik terbaik
Pernahkah Anda memiliki dua pertemuan yang tumpang tindih yang dijadwalkan di kalender Anda hanya untuk kemudian dengan panik mencoba menjadwalkan ulang salah satunya? Pemesanan ganda biasanya terjadi ketika kalender Anda tidak segera diperbarui atau ada miskomunikasi.
Jika dibiarkan, double-booking dapat mengakibatkan situasi yang tidak menyenangkan seperti harus menerima panggilan klien di tengah-tengah hari olahraga anak Anda. Berikut ini cara menghindari pemesanan ganda.
**Gabungkan semua kalender: Seperti yang telah kami katakan, miliki satu kalender untuk semua kegiatan Anda sehingga Anda tidak akan memesan acara kerja dua kali lipat dari acara pribadi.
Menolak secara otomatis: Atur kalender digital Anda untuk secara otomatis menolak pertemuan jika sudah ada yang dijadwalkan untuk waktu tersebut.
Prioritaskan preferensi Anda: Jika Anda menerima permintaan rapat yang tidak jelas atau sesuatu yang dapat dilakukan melalui email, tolak rapat tersebut dengan catatan yang menjelaskan alasannya. Gunakan placeholder untuk rapat tentatif, sehingga Anda dapat menjadwalkan ulang jika ada hal lain yang muncul.
Delegasikan: Jika Anda tidak perlu hadir dalam rapat, delegasikan kepada orang yang tepat dalam tim Anda.
Jadwalkan ulang dengan bijaksana: Terkadang, Anda perlu menjadwal ulang rapat karena ada hal yang lebih penting dan mendesak. Dalam situasi seperti itu, jadwalkan ulang pertemuan dengan bijaksana. Hargai juga waktu orang lain, dan jika memungkinkan, kirimkan pesan yang menjelaskan ketidakhadiran Anda.
**Jaga masa depan: Jangan menjadwalkan pertemuan terlalu jauh ke masa depan. Jadwalkan pertemuan di muka hanya untuk 2-3 bulan sekali. Tinjau secara berkala.
Pentingnya pengingat dan konfirmasi rapat
Ini mungkin terlihat agak mendasar, namun pengingat rapat adalah alat yang ampuh untuk memastikan Anda hadir di tempat yang diharapkan. Menggunakan alat seperti Pengingat ClickUp dapat menyelesaikan dua hal:
- Membuat anda tetap sadar akan komitmen dan jadwal anda
- Membebaskan bandwidth mental Anda dari keharusan mengingat semua acara yang akan datang atau selalu melihat kalender
Sebagian besar platform manajemen kalender memungkinkan Anda mengirim beberapa pengingat ke diri Anda sendiri. Anda dapat memilih untuk mendengarkan pengingat ini di ponsel Anda, sebagai pesan teks, atau bahkan di email.
Pentingnya menjadwalkan waktu di luar rapat
Sebagian besar eksekutif menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mendengarkan orang lain, menyelesaikan masalah, menyelesaikan konflik, dan membuat keputusan. Bukan berarti rapat adalah satu-satunya hal yang dilakukan para eksekutif.
Berpikir, merencanakan, mengevaluasi pilihan, membaca tentang teknologi yang sedang berkembang, dan berjejaring dengan rekan kerja adalah bagian penting dari pekerjaan. Kemudian, ada juga kehidupan pribadi Anda yang perlu diperhatikan.
Untuk menyeimbangkan semua hal ini secara efektif, penting untuk menjadwalkan waktu di luar rapat. Inilah caranya.
- Blokir waktu pribadi: Jadwalkan makan siang, istirahat, manajemen email, dan waktu berkendara/berkendaraan di kalender Anda
- Jadwalkan pekerjaan yang mendalam: Sisihkan waktu paling produktif Anda untuk melakukan pekerjaan yang paling penting dan menantang
- Gunakan mode fokus: Anda dapat memblokir notifikasi dan gangguan lainnya dengan menggunakan pengatur waktu Pomodoro atau mode fokus agar Anda dapat bekerja dengan tenang
Ada banyak manfaat dari penjadwalan blok bebas rapat. Ini memberi tahu semua orang di tim Anda bahwa Anda tidak ingin diganggu sehingga mereka semua berada di halaman yang sama. Ini menyelamatkan Anda dari kengerian berada dalam rapat eksekutif sepanjang hari dan dipaksa untuk mengetuk komputer Anda hingga larut malam.
Yang terpenting, ini memberi Anda ruang pikiran. Ini memungkinkan Anda untuk bernapas sejenak, berjalan-jalan di siang hari, atau menulis di jurnal Anda untuk menyegarkan energi kreatif Anda. Hal ini menghilangkan stres karena harus melompat dari satu rapat ke rapat lainnya, memproses informasi secara tidak memadai, dan terlalu sering berpindah konteks dan terlalu cepat.
Intinya, manajemen kalender yang baik untuk anggota tim eksekutif sangat penting untuk manajemen stres yang sehat.
Efek dari tinjauan harian terhadap kalender eksekutif
Terlepas dari seberapa kuat Anda menegaskan preferensi dan protokol kalender Anda, ketidakefisienan cenderung merayap masuk. Seseorang mungkin masuk ke kantor Anda untuk melakukan percakapan penting yang tidak terjadwal. Sesuatu pada produk Anda mungkin rusak, menuntut perhatian Anda segera.
Peristiwa semacam itu membuat kalender menjadi kacau. Jadi, tinjau kalender Anda setiap hari dan buatlah rencana.
- Lihatlah semua acara yang dijadwalkan dan pastikan Anda hanya menghadiri acara yang memang harus dihadiri
- Tinjau pertemuan berulang untuk memastikan agenda diperbarui dan membutuhkan perhatian Anda
- Lihat proyek dan tugas apa yang jatuh tempo hari ini dan apakah perlu campur tangan Anda. Apakah ada tugas yang menggantikan rapat yang direncanakan untuk hari itu?
- Pastikan semua acara di kalender Anda masih relevan dan penting, terutama jika sudah dijadwalkan sejak lama
Meninjau kalender Anda setiap hari akan menjernihkan pikiran Anda untuk fokus pada hal-hal yang penting. Hal ini membantu Anda mengidentifikasi dan mengeliminasi pertemuan yang tidak perlu. Jika hari Anda tidak sesuai dengan rencana karena suatu alasan, ini memberi Anda kesempatan untuk menjadwal ulang pertemuan yang Anda lewatkan di hari sebelumnya.
Pengaruh manajemen email yang tepat pada manajemen kalender
Hampir setiap kotak masuk email eksekutif adalah sebuah pertumpahan darah. Tenaga penjualan yang mencoba melakukan presentasi, bisnis yang ingin berkolaborasi, tim yang menginginkan persetujuan, klien yang meminta perhatian-semuanya menambahkan hingga 100 email setiap harinya.
Mengelola hal ini memiliki hubungan yang erat dengan manajemen kalender. Berikut ini beberapa saran tentang cara menangani tumpang tindih.
Jadwalkan waktu email: Jika Anda membalas setiap email saat melihat notifikasi, Anda akan berada di kotak masuk sepanjang hari. Sisihkan slot waktu tertentu di pagi dan malam hari untuk membaca dan membalas email.
Centang email: Jika permintaan dalam email dapat diselesaikan dalam dua menit, lakukan segera. Jika tidak, tambahkan tugas tersebut ke jadwal Anda dan beri tahu pengirim kapan Anda bisa mengerjakannya.
Merampingkan pertemuan dengan asisten eksekutif
Sebagai seorang eksekutif, jika Anda pernah merasa bahwa mengelola kalender Anda sangat melelahkan, Anda tidak sendirian. Mengelola semua komunikasi dan rapat, membuat catatan Anda sendiri, mengatur item tindakan, dan menindaklanjuti dengan peserta bisa menjadi hal yang sangat berat untuk ditangani.
Inilah sebabnya mengapa para eksekutif biasanya memiliki asisten eksekutif (EA) untuk mengelola hal ini. Dengan adanya asisten eksekutif, manajemen kalender dapat meringankan beban seorang eksekutif. Apakah Anda memiliki karyawan penuh waktu yang berperan sebagai asisten eksekutif atau asisten virtual paruh waktu, sederhanakan rapat Anda dengan tips berikut ini.
- Jelaskan preferensi Anda: Beri tahu mereka bagaimana Anda lebih suka kalender Anda dikelola
- Ajarkan pengambilan keputusan: Berdayakan mereka untuk mengambil keputusan seperti yang Anda lakukan dengan memandu mereka melalui proses Anda; dokumentasikan proses Anda jika Anda bisa
- Berikan akses: Izinkan mereka untuk mengedit, menambah, atau menghapus rapat dari kalender bersama digital Anda
- Melatih mereka: Latih mereka untuk mengelola kalender Anda sesuai dengan preferensi Anda dengan memberikan umpan balik secara teratur
Anda bisa membuat semua ini menjadi lebih sederhana dan efektif dengan alat yang tepat yang mendukung manajemen waktu untuk asisten eksekutif. Mari kita lihat beberapa di antaranya.
Memanfaatkan Alat Bantu untuk Manajemen Kalender Eksekutif yang Efektif
Sudah tidak zamannya lagi orang membawa agenda di tas kerja mereka untuk mengatur rapat. Saat ini, setiap eksekutif menggunakan salah satu dari sekian banyak alat manajemen kalender, yang paling umum adalah kalender Google atau Outlook.
bonus: Jika Anda menggunakan Google Workspace, gunakan ini Templat Kalender Google untuk mengoptimalkan manajemen waktu .
Namun, manajemen kalender bukan hanya tentang penjadwalan rapat. Salah satu kekurangan yang signifikan dalam menggunakan kalender Google atau Outlook adalah bahwa kalender tersebut tidak memperhitungkan tenggat waktu proyek/tugas. Ini berarti bahwa ketika menjadwalkan rapat, Anda perlu memeriksa kalender Anda dan alat manajemen proyek sebelum Anda dapat berkomitmen.
Jika anda mengerjakan beberapa proyek dalam satu waktu, pertimbangkan untuk menggunakan platform produktivitas yang komprehensif seperti ClickUp. Berikut ini adalah bagaimana anda dapat memanfaatkan ClickUp untuk manajemen proyek dengan manajemen kalender individu dan tim.
Tampilan Kalender ClickUp
gunakan kalender visual lengkap di ClickUp untuk merencanakan hari-hari Anda_
Tampilan Kalender ClickUp memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan semua rencana Anda pada kalender harian, mingguan, atau bulanan. Dengan ClickUp, Anda dapat melakukannya:
- Membuat beberapa kalender dan mengontrol dengan siapa Anda membagikannya
- Menyinkronkan kalender Google atau Outlook untuk melihat acara Anda
- Memperkirakan waktu untuk tugas-tugas Anda dan memblokir bagian-bagiannya
- Seret dan lepas acara untuk menjadwalkan ulang
Rapat ClickUp
Manajemen kalender hanyalah sebagian dari menjalankan rapat yang efektif. Anda perlu menulis agenda, membuat catatan, meninjau catatan Anda, mengubahnya menjadi item tindakan, menetapkan prioritas/tanggal jatuh tempo, dll. Rapat ClickUp melakukan semua ini dan lebih banyak lagi. Dokumentasikan rapat Anda secara transparan dan bagikan dengan tim. Tetapkan komentar, tambahkan tugas berulang, dan gunakan daftar periksa untuk meningkatkan kualitas rapat.
templat ### ClickUp
ClickUp menawarkan berbagai macam templat manajemen waktu bagi Anda untuk membuat rapat Anda lebih efisien.
Templat Perencana Kalender ClickUp
Template Perencana Kalender ClickUp Templat Perencana Kalender ClickUp adalah salah satu cara paling sederhana untuk tetap terorganisir dan berada di atas jadwal Anda. Gunakan templat yang dapat disesuaikan dan ramah pemula ini untuk mengkonsolidasikan tugas, rapat, dan acara Anda di satu tempat.
Klik Templat Daftar Tugas Kalender
Orang sering melihat kalender sebagai tempat untuk acara/pertemuan dan alat manajemen proyek sebagai alat untuk mengelola tugas. Masalahnya adalah bahwa keduanya dimaksudkan untuk mengelola beban kerja dan memiliki tugas yang menuntut waktu.
Misalnya, membuat presentasi investor hanyalah sebuah pertemuan dengan diri Anda sendiri saat Anda bertukar pikiran, berdebat, dan berkreasi. Jadi, akan sangat membantu jika Anda memiliki daftar tugas di kalender.
Satu tampilan untuk semua tugas Anda - harian, mingguan, dan bulanan dengan ClickUp
The Templat Daftar Tugas Kalender ClickUp melacak jam kerja dan membantu Anda menjadwalkan tugas-tugas yang sesuai. Hal ini memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan kapasitas Anda untuk menyelesaikan tugas dan pertemuan yang Anda rencanakan. Anda dapat memindahkan beberapa hal jika tidak ada cukup waktu.
Klik Templat Agenda
Jangan membuat ulang agenda untuk setiap pertemuan. Gunakan template Templat agenda ClickUp untuk mendokumentasikan agenda rapat, berkolaborasi dengan tim, menyepakati butir-butir tindakan, dan mempercepat hasil.
Templat Agenda ClickUp
Pengingat Pengingat Klik Pengingat ClickUp membantu Anda untuk selalu ingat akan tugas dan acara Anda. Anda dapat mengatur pengingat tidak hanya untuk diri Anda sendiri tetapi juga untuk orang lain. Anda juga dapat mengatur pengingat komentar dan percakapan sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan pembaruan.
dapatkan pemberitahuan yang dapat disesuaikan dengan Pengingat ClickUp_
Otak ClickUp
Jaringan saraf yang dirancang khusus untuk kebutuhan organisasi juga bisa menjadi milik Anda sendiri Kalender AI . Gunakan ClickUp Brain untuk
- Mentranskripsikan rapat
- Meringkas catatan rapat
- Membuat laporan mingguan atau pembaruan tim untuk rapat
- Mengotomatiskan pengisian data untuk tugas/agenda yang berulang
ringkasan catatan rapat yang cerdas dengan ClickUp Brain
Kuasai Waktu dan Kalender Anda Dengan ClickUp
Selama 62,5 jam yang dihabiskan para eksekutif setiap minggunya, mereka pergi ke 37 pertemuan yang merupakan 72% dari waktu kerja mereka. Jika Anda menghabiskan hampir 3/4 minggu dalam seminggu untuk rapat, sebaiknya Anda memastikan bahwa rapat tersebut dikelola secara efisien.
Untungnya, untuk melakukan hal itu, Anda tidak memerlukan keahlian ninja. Yang Anda perlukan hanyalah preferensi yang jelas, rencana tindakan, dan perangkat lunak manajemen rapat seperti ClickUp dengan beragam templat jadwal . Satukan komitmen pribadi, pertemuan bisnis, dan jadwal proyek Anda untuk mendapatkan visibilitas penuh ke dalam hidup Anda. Coba ClickUp secara gratis hari ini .