Ke mana saja waktu berlalu selama hari kerja? Banyak dari kita yang menanyakan pertanyaan ini ketika sedang melakukan tugas-tugas kita. Tetapi ada cara untuk melacak waktu Anda dan memanfaatkannya untuk produktivitas maksimum.
Cara ini disebut manajemen lembar waktu.
Ini membantu melacak waktu yang Anda dan tim Anda habiskan untuk mengerjakan proyek dan tugas. Sistem ini memungkinkan pelacakan biaya, melakukan pelacakan kehadiran, memungkinkan Anda menentukan jam kerja yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih, dan meningkatkan produktivitas.
Panduan ini akan membahas dasar-dasar manajemen timesheet, manfaatnya, tantangan umum, kasus penggunaan terbaik dalam manajemen proyek, dan strategi untuk mengimplementasikannya di organisasi Anda.
**Apa itu Manajemen Timesheet?
Manajemen timesheet adalah proses melacak dan mengelola waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas, proyek, atau aktivitas. Hal ini melibatkan penggunaan timesheet, yang merupakan dokumen atau alat digital yang digunakan untuk mencatat jam kerja karyawan.
Tergantung pada lembar waktu atau perangkat lunak pelacakan waktu yang Anda gunakan, selain entri waktu, lembar waktu juga mencatat detail seperti kode proyek, anggaran proyek, deskripsi tugas, penggajian karyawan, dan informasi relevan lainnya.
Sebelumnya, lembar waktu manual digunakan untuk melacak waktu. Namun, dengan kemajuan teknologi, lembar waktu siap pakai templat lembar waktu , spreadsheet, dan perangkat lunak timesheet lebih umum digunakan. Sering kali, perangkat lunak manajemen proyek juga menyertakan aplikasi timesheet.
Perangkat lunak timesheet memiliki banyak manfaat. Aplikasi ini memungkinkan Anda melacak dan menyetujui lembar waktu untuk anggota tim Anda, membantu mengelola proses penggajian, dan bahkan memberikan wawasan untuk meningkatkan produktivitas.
Manfaat Menggunakan Timesheet untuk Mengelola Karyawan
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, ada banyak manfaat menggunakan timesheet untuk mengelola karyawan Anda. Mari kita jelajahi.
Pelacakan waktu yang akurat
Tidak seperti metode pencatatan waktu manual, yang sangat rentan terhadap kesalahan, lembar waktu digital memungkinkan pencatatan waktu yang akurat. Mereka menyediakan cara yang sistematis untuk mencatat waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas atau proyek.
Jika Anda adalah organisasi kecil atau pekerja lepas, perangkat lunak pelacakan waktu untuk bisnis kecil memastikan waktu tim Anda dilacak secara akurat. Hal ini juga membantu memberikan penghargaan kepada karyawan yang bekerja keras, mendukung mereka yang tidak dapat menyelesaikan jam kerja mereka, dan memastikan perusahaan berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan mereka.
Manajemen proyek
Timesheet harian juga memiliki manfaat yang signifikan untuk manajemen waktu proyek . Alat ini membantu Anda melacak waktu proyek Anda dan sepenuhnya menentukan biaya yang terkait. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk membuat keputusan mengenai jadwal proyek, alokasi sumber daya, dan penentuan prioritas tugas.
Selain itu, mereka membantu menentukan keterampilan karyawan, mengidentifikasi area di mana mereka membutuhkan panduan dan pelatihan, mengukur efisiensi proyek secara keseluruhan, dan mendistribusikan beban kerja dengan benar di antara tim.
Dengan informasi yang diperlukan mengenai waktu yang dihabiskan untuk proyek, Anda juga dapat memantau kemajuan, memperkirakan penundaan, meningkatkan proses, dan memperkirakan biaya yang diharapkan.
Pengurangan biaya
Salah satu manfaat paling signifikan dari alat bantu manajemen timesheet adalah Anda dapat memperkirakan kebutuhan proyek, termasuk biaya dan anggaran. Anda dapat mengidentifikasi cara-cara untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya lembur.
Alat ini juga memungkinkan Anda mengontrol biaya tenaga kerja, mengelola lembur, dan mengoptimalkan tingkat staf berdasarkan beban kerja aktual.
Penagihan klien yang akurat dan otomatis
Jika Anda seorang konsultan atau bisnis yang menagih klien berdasarkan waktu, perangkat lunak penagihan waktu dapat membantu Anda melacak jam yang dapat ditagih dan menagih klien secara akurat.
Perangkat lunak ini juga membantu Anda mengelola proyek secara efisien. Selain itu, perangkat lunak pelacakan waktu juga mengotomatiskan penagihan dan pembuatan faktur klien, sehingga Anda tidak perlu khawatir tentang pelacakan pengeluaran secara manual. Perangkat lunak akan mengurusnya.
Alokasi sumber daya Alokasi sumber daya
Melacak jam kerja Anda dan tim Anda juga berguna saat mengalokasikan sumber daya untuk proyek atau tugas baru. Anda dapat memeriksa bagaimana karyawan menghabiskan waktu mereka di berbagai proyek dan mengidentifikasi karyawan yang kurang atau terlalu banyak bekerja.
Anda kemudian dapat mengoptimalkan pemanfaatan tenaga kerja dengan mendistribusikan ulang tugas, menyesuaikan penugasan proyek, dan menyeimbangkan beban kerja. Selanjutnya, Anda juga dapat memperkirakan kebutuhan sumber daya menggunakan data historis dan tren. Data ini akan membantu Anda merencanakan periode beban kerja puncak dan mengantisipasi kebutuhan sumber daya di masa mendatang.
Produktivitas yang lebih baik
Manfaat terbaik dari timesheet karyawan adalah kemampuannya untuk membantu meningkatkan produktivitas. Namun, bagaimana tepatnya hal ini dapat dilakukan? Sebagian besar perangkat lunak pencatat waktu dilengkapi dengan pemantauan dan pelacakan karyawan secara real-time. Jadi, Anda bisa memahami bagaimana karyawan Anda menghabiskan waktu mereka.
Data timesheet dapat mengungkapkan pola pemborosan waktu, seperti rapat yang berlebihan, tugas-tugas yang tidak penting, atau gangguan. Anda dapat mengurangi pemborosan waktu ini, merampingkan proses yang lambat dan tidak efisien, dan banyak lagi.
Selain itu, melacak waktu juga membuat karyawan Anda lebih sadar di mana mereka dapat memperbaiki manajemen waktu dan memprioritaskan tugas secara efektif.
Tantangan Timesheet yang Umum Terjadi
Dengan banyaknya manfaat dari timesheet, mungkin terlihat tidak ada kekurangan dari proses ini. Namun, timesheet juga memiliki beberapa tantangan yang harus dihadapi. Mari kita telusuri tantangan-tantangan ini dan lihat bagaimana Anda dapat mengelolanya.
Entri data yang tidak akurat
Tantangan pertama dan mungkin yang paling jelas dari timesheets adalah entri data yang tidak akurat. Bayangkan Anda pergi bekerja dengan daftar tugas yang membebani pikiran Anda, hanya untuk kemudian menyadari bahwa Anda kini memiliki tugas tambahan untuk mencatat setiap tugas, proyek, dan jam kerja yang terkait dengan cermat ke dalam sistem timesheet.
Hal ini dapat dengan cepat menjadi sumber frustrasi bagi karyawan. Dari kelupaan yang sederhana hingga kesalahan yang tidak disengaja dalam pencatatan waktu, ada banyak cara di mana ketidakakuratan dapat merayap ke dalam data timesheet. Hal ini dapat menyebabkan penggajian yang tidak akurat, penurunan produktivitas, kurangnya akuntabilitas, dan, dalam beberapa kasus, bahkan masalah kepatuhan.
Bagaimana cara mengatasi tantangan ini?
Gunakan intuitif templat pencatatan waktu atau perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk menetapkan aturan, menawarkan lembar waktu yang mudah diakses, atau menyediakan pelacakan jam kerja otomatis. Banyak alat bantu yang juga mengirimkan notifikasi otomatis untuk mengingatkan karyawan untuk mengisi lembar waktu mereka.
Melacak waktu dengan mudah, mengatur perkiraan, dan menambahkan catatan melalui ClickUp Project Time Tracking
Ketahanan terhadap perubahan
Perubahan secara alamiah memang menakutkan karena mendorong kita keluar dari zona nyaman.
Oleh karena itu, memperkenalkan sistem absensi mungkin akan menghadapi penolakan dari karyawan yang sudah terbiasa dengan metode yang ada. Ketakutan akan hal yang tidak diketahui, masalah privasi, dan ketakutan akan manajemen mikro dapat menjadi alasan penolakan ini.
Misalnya, jika Anda beralih dari absensi manual ke Pelacakan waktu Excel atau perangkat lunak pelacakan waktu, mungkin akan ada beberapa penolakan dari tim.
Bagaimana cara mengatasi tantangan ini?
Komunikasikan dengan jelas manfaat dari perubahan ini dengan tim Anda dan berikan mereka waktu untuk menerimanya. Berikan pelatihan dan jawab setiap pertanyaan yang mungkin muncul dalam prosesnya.
Kebutuhan pelacakan waktu yang kompleks
Proyek dengan banyak tugas, fase, atau kode penagihan klien juga memperumit manajemen timesheet. Selain itu, ketika karyawan Anda mengerjakan beberapa tugas, melacak jam kerja mereka menjadi lebih menantang. Setiap tugas mungkin memiliki tarif upah yang berbeda atau kebijakan terpisah
Hal ini menjadi tantangan bagi karyawan, dan manajer juga mengalami kesulitan untuk meninjau setiap entri. Masalah krusial lainnya adalah Anda mungkin tidak mendapatkan gambaran umum dari semua absensi karyawan.
Bagaimana cara mengatasi tantangan ini?
Cara terbaik untuk mengelola tantangan ini adalah dengan menggunakan perangkat lunak yang menawarkan visibilitas waktu nyata dan memungkinkan Anda untuk memberikan beberapa pekerjaan dan tugas kepada setiap karyawan. Dasbor ClickUp adalah pilihan yang tepat-ini menawarkan visibilitas waktu nyata ke dalam kemajuan proyek, memungkinkan Anda untuk melihat tugas apa yang ditugaskan kepada siapa dan statusnya saat ini. Sesuaikan dasbor untuk menampilkan informasi yang paling relevan dengan kebutuhan Anda, memastikan semua orang tetap mendapatkan informasi yang sama.
dapatkan visibilitas waktu nyata dan status terkini dari semua tugas yang Anda berikan_
Selain itu, Anda dapat memanfaatkan fitur alokasi waktu, penghitungan, dan pelaporan otomatis untuk mengurangi beban kerja dan menghasilkan laporan yang akurat.
Pekerjaan yang fleksibel dan jarak jauh
Jika Anda memiliki tenaga kerja global dengan jam kerja dan kebijakan yang berbeda, pekerja jarak jauh, dan jadwal yang fleksibel, melacak waktu menjadi rumit. Mengelola berbagai shift, lokasi, dan kebijakan dapat mempersulit sistem pelacakan waktu Anda.
Bagaimana cara mengatasi tantangan ini?
Gunakan berbasis cloud perangkat lunak pelacakan waktu yang menawarkan kustomisasi dan fleksibilitas tinggi. Carilah perangkat lunak yang menawarkan jadwal kerja yang dapat disesuaikan, pengingat otomatis, pembatasan wilayah, dan pelacakan GPS.
Kapan Memanfaatkan Manajemen Timesheet
Manajemen timesheet paling berguna ketika digunakan dalam keadaan dan situasi yang tepat. Berikut adalah beberapa skenario di mana timesheet berguna.
Manajemen proyek
Lembar waktu sangat berguna bagi perusahaan yang menagih berdasarkan waktu. Karena Anda menagih klien Anda berdasarkan waktu yang telah digunakan oleh karyawan Anda, Anda dapat menggunakan lembar waktu untuk pelacakan waktu yang akurat.
Jika Anda berpikir, mengapa tidak menyederhanakan hal-hal dan menggunakan spreadsheet manajemen proyek sebagai gantinya? Itu adalah pemikiran yang wajar. Namun, ada beberapa kelemahan dalam menggunakan spreadsheet.
Kerugian terbesar adalah Anda terjebak dengan pelacakan waktu manual. Tentu saja, Anda dapat menerapkan beberapa rumus, tetapi mereka masih tidak akan cocok dengan apa yang dapat ditawarkan oleh alat pelacakan waktu seperti ClickUp.
lacak waktu Anda berdasarkan proyek dan tugas dengan ClickUp_
ClickUp adalah perangkat lunak manajemen proyek yang menawarkan berbagai fitur yang dapat Anda manfaatkan untuk pelacakan waktu yang efisien. Pelacakan Waktu Proyek ClickUp memastikan Anda dapat melakukan hal berikut:
- Melacak waktu dari perangkat apa pun, termasuk desktop, ponsel, dan browser web Anda
- Tautkan waktu yang dilacak ke tugas yang sedang anda kerjakan
- Melompat di antara tugas-tugas dengan pengatur waktu global ClickUp
- Menambahkan catatan ke entri waktu Anda untuk menambahkan konteks tentang apa yang sedang Anda kerjakan
- Tandai waktu sebagai jam yang dapat ditagih untuk menentukan entri waktu mana yang harus disertakan dalam faktur
- Memfilter waktu yang dilacak berdasarkan tanggal, prioritas, status, dll.
- Menyesuaikan waktu yang dilacak secara manual jika terjadi kesalahan
- Menambahkan label untuk mengkategorikan waktu yang dihabiskan dengan lebih baik
- Mengidentifikasi kemacetan dengan mengurutkan tugas Anda berdasarkan waktu yang dihabiskan
- Lihat total waktu yang Anda habiskan untuk tugas
Bagikan pekerjaan di antara tim Anda dengan mengatur jadwal dan merinci estimasi waktu menggunakan Estimasi Waktu ClickUp
- Tambahkan perkiraan waktu untuk setiap tugas
- Dapatkan gambaran umum pelacakan waktu tim Anda untuk memeriksa apakah Anda telah mencapai target waktu yang diperkirakan
- Buat dan sesuaikan lembar waktu berdasarkan kebutuhan Anda
- Memanfaatkan pra-bangun gratistemplat jadwal proyek untuk merencanakan semua aspek proyek Anda
Memperkirakan dan mengalokasikan sumber daya
Jika Anda ingin memperkirakan kebutuhan sumber daya, apa yang lebih baik daripada data historis untuk melakukannya? Anda dapat menganalisis data timesheet untuk mengidentifikasi pola, tren, dan fluktuasi dalam pemanfaatan waktu sumber daya dari waktu ke waktu.
Analisis data dari proyek-proyek serupa di masa lalu untuk mengidentifikasi periode beban kerja puncak, variasi musiman, dan keterampilan atau keahlian mana yang paling banyak dibutuhkan. Berdasarkan hal ini, Anda dapat memperkirakan kebutuhan sumber daya untuk proyek yang akan datang dan menentukan tingkat kepegawaian serta persyaratan keahlian.
Data timesheet juga membantu mengidentifikasi tugas-tugas yang membutuhkan keahlian khusus dan apakah Anda memiliki talenta yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Jadi, Anda dapat berupaya mengisi kesenjangan keahlian dengan mempekerjakan atau melatih orang.
Tip Pro: Dapatkan alokasi sumber daya lebih awal dengan alokasi sumber daya yang dapat disesuaikan sepenuhnya Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp .
Gunakan Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp untuk melacak bahan, tenaga kerja, dan semacamnya untuk setiap proyek.
Dengan templat ini, Anda bisa:
- Memvisualisasikan ketersediaan sumber daya secara real-time
- Mengoptimalkan pemanfaatan orang dan material
- Mengalokasikan sumber daya secara efisien untuk proyek dan tugas
Templat ini membantu meningkatkan keputusan alokasi sumber daya dan meningkatkan kecepatan pengambilan keputusan. Anda dapat menggunakan berbagai tampilan untuk memotong informasi berdasarkan proyek, klien, dll.
Meningkatkan produktivitas dan penghematan
Menghadapi masalah produktivitas di organisasi Anda? Timesheet mungkin bisa menjadi solusinya.
Lembar waktu bukan hanya tentang melacak jam kerja; lembar waktu adalah tentang mengoptimalkan setiap menit waktu tim Anda hingga potensi maksimalnya. Inilah caranya:
- Lembar waktu memberikan visibilitas ke dalam waktu karyawan dan membantu mengidentifikasi di mana perbaikan dapat dilakukan
- Entri waktu yang ditandai membantu Anda menganalisis berapa banyak waktu tim Anda yang digunakan untuk pekerjaan dan aktivitas yang tidak dapat ditagih
- Anda bisa mengidentifikasi aktivitas mana yang membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan atau di mana sumber daya kurang dimanfaatkan
Berdasarkan informasi ini, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk menghemat waktu. Misalnya, jika Anda melihat bahwa tim Anda menghabiskan banyak waktu untuk rapat, hal ini dapat mengindikasikan bahwa Anda perlu memikirkan kembali strategi rapat Anda. Periksa rapat mana yang benar-benar diperlukan dan rapat mana yang dapat dengan mudah menjadi email.
Kiat Pro: Gunakan ClickUp Brain untuk meringkas dokumen panjang, catatan rapat, atau obrolan dalam hitungan menit-hemat waktu dan jadilah lebih produktif!
Gunakan ClickUp Brain untuk meringkas catatan Anda dalam hitungan detik
Bagaimana Cara Menerapkan Sistem Manajemen Timesheet?
Yakin bahwa organisasi Anda memerlukan sistem manajemen timesheet sendiri? Anda berada di jalur yang tepat!
Berikut ini adalah cara menerapkan alat manajemen timesheet yang tangguh dan meningkatkan produktivitas Anda ke level berikutnya:
Kaji kebutuhan
Apa hal pertama yang Anda periksa ketika Anda mengimplementasikan proses atau sistem baru? Kebutuhan Anda! Sama halnya dengan sistem manajemen timesheet. Langkah pertama adalah menilai kebutuhan Anda.
Pertimbangkan faktor-faktor seperti:
- Jumlah karyawan, jenis proyek, metode penagihan, persyaratan kepatuhan, dan integrasi dengan sistem lain.
- Sejauh mana Anda ingin melacak waktu Anda. Anda tidak ingin terlihat seperti mengatur karyawan Anda secara mikro, namun Anda juga tidak ingin hasilnya terlalu kabur.
Jadi, jika Anda hanya membutuhkan informasi tentang berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk proyek tertentu, pertimbangkan pelacakan waktu di tingkat proyek. Namun, untuk mengetahui waktu yang dihabiskan untuk setiap hasil atau tugas, pertimbangkan pelacakan waktu di tingkat tugas.
Pilih sistem
Setelah Anda mengetahui kebutuhan Anda, sekarang saatnya memilih sistem. Teliti dan evaluasi opsi perangkat lunak timesheet yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan Anda. Namun, ada beberapa fitur yang harus dimiliki oleh perangkat lunak Anda. Fitur-fitur tersebut termasuk timesheet yang dapat disesuaikan, kemampuan pelaporan, aksesibilitas seluler, dan integrasi dengan sistem lain yang diperlukan. Lembar Waktu ClickUp memiliki semua fitur ini dan banyak lagi. Anda dapat melihat, melacak, dan meninjau tugas-tugas yang dilacak waktu.
lihat, lacak, dan tinjau waktu dengan Lembar Waktu ClickUp_
ClickUp juga menawarkan beberapa fitur keren untuk masing-masing anggota tim. Fitur ini memungkinkan Anda menyematkan lembar waktu ke bilah sisi untuk akses cepat. Anda bisa menambahkan kapasitas kerja harian dan mingguan.
Selanjutnya, Anda bisa memfilter lembar waktu berdasarkan tag, penagihan, dan waktu yang dilacak. Anda bahkan dapat melihat waktu yang dilacak atas kapasitas Anda untuk hari tertentu.
Manajer dapat menggunakan tab Semua Lembar Waktu untuk melihat waktu untuk semua anggota tim mereka dan memfilternya berdasarkan penagihan dan tag. Anda juga dapat melihat timesheets dari anggota tim tertentu.
Tip Pro: Jika Anda baru saja memulai dengan timesheets, kami sarankan untuk menggunakan fitur Templat Lembar Waktu Layanan .
Gunakan Templat Lembar Waktu Layanan untuk melacak jam kerja
Templat ini memungkinkan Anda untuk melacak jam kerja mingguan. Anda dapat mengukur penggunaan sumber daya di berbagai proyek dan menggunakan bagan untuk memvisualisasikan kemajuan Anda. Anda bahkan dapat menggunakannya untuk melacak biaya dan mengumpulkan pembayaran!
Templat ini dilengkapi dengan kolom dan status khusus, sehingga Anda bisa menyesuaikannya untuk memenuhi kebutuhan Anda. Ingin lebih? Gunakan templat untuk membuat faktur secara otomatis untuk klien menggunakan ClickUp Automation.
Berkomunikasi dengan karyawan
Menjaga anggota tim Anda tetap dalam lingkaran komunikasi sangat penting untuk keberhasilan sistem manajemen timesheet yang baru. Pelacakan waktu dapat dengan cepat membuat Anda merasa seperti sedang mencoba mengendalikan karyawan Anda. Oleh karena itu, komunikasikan dengan jelas tujuan penerapan timesheet. Sangat penting untuk mengatasi keraguan dan kekhawatiran sebelum menjadi kesalahpahaman.
Beritahu mereka berbagai manfaat dari timesheet. Jelaskan bagaimana hal ini dapat membantu melacak biaya, memperkirakan kebutuhan, membantu menyeimbangkan beban kerja, dan memungkinkan pemrosesan penggajian yang lebih baik.
Selanjutnya, latihlah karyawan Anda untuk menggunakan sistem ini secara efektif. Tentukan kebijakan yang jelas untuk pengajuan, alur kerja persetujuan, panduan pelacakan waktu, dan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan.
Memantau dan mengevaluasi
Setelah sistem Anda berjalan dan berfungsi, pantau terus penggunaan dan efektivitasnya. Anda dapat melacak metrik seperti tingkat penyerahan lembar waktu, akurasi pelacakan waktu, kepatuhan terhadap kebijakan, dan kepuasan pengguna secara keseluruhan.
Data ini akan membantu Anda mengidentifikasi area untuk optimalisasi dan peningkatan. Anda juga dapat memperoleh umpan balik dari karyawan dan meninjau persyaratan dan kebutuhan yang berubah untuk merampingkan sistem.
Memanfaatkan Kekuatan Lembar Waktu untuk Kesuksesan
Mulai dari melacak jam kerja hingga mengoptimalkan alur kerja, lembar waktu memainkan peran penting dalam meningkatkan produktivitas dan menghemat waktu. Kanan templat lembar waktu dan alat pelacakan waktu lebih dari sekadar alat pelacakan waktu; alat ini membantu memperkirakan biaya dan kebutuhan sumber daya, mengotomatiskan proses penagihan, dan memungkinkan manajemen proyek yang lebih lancar.
Dengan visibilitas ke dalam alokasi waktu, akuntabilitas untuk produktivitas, dan wawasan untuk peningkatan berkelanjutan, timesheet memberdayakan Anda untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.
ClickUp adalah alat manajemen proyek dengan kemampuan pelacakan waktu yang luar biasa yang memberi Anda kendali penuh atas waktu Anda dan memungkinkan Anda dan tim menjadi lebih produktif dan efisien. Daftar secara gratis hari ini!