Prasyarat untuk menjadi hebat pelaksanaan proyek adalah perencanaan strategis.
Hal ini melibatkan pendefinisian ruang lingkup proyek menguraikan tugas, menetapkan prioritas, memperkirakan jadwal proyek, mengelola pemangku kepentingan, dan mengalokasikan sumber daya. 📑
Namun, ini belum semuanya. Anda juga harus terus melacak proyek, memastikan kualitas hasil, menghilangkan silo, serta mengidentifikasi dan mencegah potensi risiko.
Hal ini membutuhkan upaya manual dan menyisakan ruang untuk kesalahan, terutama jika Anda secara bersamaan mengerjakan beberapa proyek. Templat manajemen proyek adalah cara terbaik untuk mengotomatiskan dan menstandarkan proses manajemen proyek. Hal ini membantu Anda menghemat banyak waktu dan sumber daya.
Di blog ini, kami akan membagikan lima template Excel manajemen proyek terbaik yang dapat Anda gunakan untuk perencanaan proyek dan pelacakan.
Apa Itu Template Excel Manajemen Proyek?
Templat Excel manajemen proyek adalah spreadsheet Excel yang telah diformat sebelumnya dengan tata letak terstruktur untuk perencanaan dan pelacakan proyek. Mereka adalah kerangka kerja yang efisien untuk mengalokasikan sumber daya, membuat anggaran proyek, mengatur jadwal, menyusun laporan proyek dan menilai kemajuan.
Anda bisa menyesuaikan templat manajemen proyek ini sesuai dengan kebutuhan, sasaran, dan pemangku kepentingan Anda.
Tetapi bagaimana Anda mengetahui templat mana yang sesuai? Mari kita cari tahu.
Apa yang Membuat Template Excel Manajemen Proyek yang Baik?
Sederhana saja-template yang baik harus membuat hidup Anda lebih mudah.
Beberapa Excel terbaik template untuk manajemen proyek yang jelas, ramah pengguna, mudah disesuaikan, terukur, dan dapat diintegrasikan dengan mulus dengan perangkat lunak manajemen proyek .
Berikut adalah beberapa elemen kunci yang membuat template yang baik.
Fleksibilitas dan kustomisasi
- Dapat beradaptasi dengan berbagai jenis proyek: Templat harus dapat beradaptasi dengan berbagai ukuran, kompleksitas, dan metodologi proyek (misalnya, Agile, Waterfall)
- Mudah dimodifikasi: Anda harus dapat menambah, menghapus, atau menyesuaikan bagian dengan mudah
Fungsionalitas utama
- Manajemen tugas kolaboratif: Melacak tugas, ketergantungan, tenggat waktu, dan kemajuan. Pertimbangkan fitur seperti fungsionalitas seret dan lepas dan bilah kemajuan
- Penganggaran danalokasi sumber daya* *alokasi sumber daya: Melacak biaya proyek, pengeluaran, dan varians anggaran. Memudahkan input dan visualisasi data keuangan
- Pelaporan: Menghasilkan laporan kemajuan proyek, pemanfaatan sumber daya, dan kinerja anggaran
Daya tarik visual dan kegunaan
- Desain yang bersih dan profesional: Gunakan pemformatan yang jelas, font yang konsisten, dan warna untuk meningkatkan keterbacaan dan daya tarik visual
- Tata letak yang intuitif: Atur informasi secara logis dan gunakan pelabelan yang jelas untuk memudahkan Anda menemukan apa yang Anda butuhkan
Pertimbangan tambahan
- Keamanan: Jika digunakan secara kolaboratif, pertimbangkan perlindungan kata sandi atau tindakan keamanan lainnya
- Kontrol versi: Menerapkan mekanisme kontrol versi untuk melacak perubahan dan mengembalikannya jika diperlukan
Dengan mempertimbangkan kemampuan penting ini, mari kita perkenalkan beberapa templat Excel yang paling berguna untuk manajemen proyek.
5 Templat Manajemen Proyek Excel yang Akan Digunakan pada Tahun 2024
Berikut adalah lima templat Excel teratas yang dapat Anda gunakan pada tahun 2024 untuk mengoptimalkan manajemen proyek.
1. Template Pelacak Proyek Excel 📑
via Microsoft Jika Anda menangani beberapa proyek secara bersamaan, fitur Templat Pelacak Proyek Excel cocok untuk Anda. Pelacak ini membagi berbagai tugas dalam sebuah proyek ke dalam berbagai kategori untuk menyederhanakan pemantauan.
Lacak tanggal mulai dan akhir proyek dan kategori proyek mana yang telah ditugaskan ke anggota tim mana dengan templat ini. Ini membantu mengelola tenggat waktu dan memungkinkan alokasi sumber daya yang efisien.
Setelah proyek selesai, Anda dapat menganalisis waktu yang dibutuhkan untuk berbagai proyek dan alasan di balik penundaan serta mengoptimalkan proyek lain yang sesuai.
Bagian terbaiknya? Anda bisa menyesuaikannya dan menambahkan tabel dan grafik pivot untuk pemahaman yang lebih baik mengenai perkembangan berbagai proyek. Unduh Templat ini
2. Templat Daftar Tugas Proyek Excel 📊
via Microsoft Jika Anda menginginkan gambaran umum yang jelas dan terperinci tentang setiap tugas dalam sebuah proyek, unduh Templat Daftar Tugas Proyek Excel . Lengkap dengan semua fitur penting dari daftar tugas. Anda bisa mengambil proyek terbesar dan memecahnya menjadi 'Aktivitas' tertentu, masing-masing dengan tanggal jatuh tempo, anggaran, dan persentase kemajuan.
Anda juga bisa menambahkan catatan atau pengingat khusus untuk setiap aktivitas untuk merampingkan proyek dan membuat semua pemangku kepentingan selalu mendapatkan informasi terbaru.
Bilah data Excel yang ditambahkan ke spreadsheet memberikan tampilan visual dari keseluruhan kemajuan. Ini adalah template yang sangat baik untuk merencanakan kegiatan mingguan, bulanan, dan triwulanan untuk BHAG (Big, Hairy, Audacious Goals) Anda. Unduh Template ini
3. Templat Garis Waktu Proyek Excel 🗓️
via Microsoft Ini Templat Garis Waktu Proyek Excel adalah alat bantu yang sangat baik untuk manajer proyek yang lebih memilih tampilan visual pertama dan tampilan data yang disederhanakan daripada informasi yang dikemas dalam baris atau kolom yang tidak ada habisnya.
Templat ini menyediakan peta visual dari keseluruhan jadwal proyek. Tambahkan tonggak pencapaian, tanggal jatuh tempo, dan nama-nama anggota tim yang mengerjakan tugas-tugas tertentu ke dalam templat dan Anda akan mendapatkan diagram garis waktu dari semua tonggak pencapaian proyek.
Kapan Anda membutuhkan templat ini? Setiap kali Anda panik karena sebuah proyek berjalan di belakang jadwal. Ini akan memotivasi Anda dan tim untuk bersiap dan bekerja dua kali lebih keras. Unduh Template ini
4. Templat Bagan Gantt Excel 📈
via Microsoft The Templat Bagan Gantt Excel adalah alat canggih untuk melacak kemajuan proyek secara visual. Sementara templat Excel manajemen proyek lainnya memberikan gambaran umum proyek, templat ini membahas detail yang rumit.
Tambahkan detail tugas di kolom deskripsi tonggak pencapaian. Kemudian masukkan kategori yang relevan, termasuk sasaran dan pencapaian proyek, atau sesuaikan Templat bagan Gantt untuk memasukkan informasi yang relevan bagi Anda, tim, dan pemangku kepentingan proyek.
Selanjutnya, sebutkan tanggal mulai tugas, tetapkan ke anggota, dan tetapkan jumlah hari yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
Anda harus terus menambahkan persentase penyelesaian tugas. Hasilnya? Anda tahu tugas mana yang berada di jalur yang benar, tugas mana yang memiliki risiko penyelesaian rendah/sedang/tinggi, dan tugas mana yang belum ditugaskan.
Meskipun templat ini memerlukan waktu untuk membiasakan diri, bagian yang menyenangkan adalah templat ini hadir dalam tema terang, gelap, dan berkode warna, yang membuatnya menjadi suguhan visual yang menyenangkan untuk dikerjakan. Unduh Templat ini
5. Templat Kinerja Proyek Excel ✅
via Microsoft The Templat Kinerja Proyek Excel sedikit lebih kompleks daripada beberapa templat Excel manajemen proyek lainnya.
Namun, setelah Anda terbiasa dengannya, Anda dapat memperoleh wawasan keuangan tingkat tinggi tentang kinerja proyek, terutama terkait perolehan pendapatan aktual. Anda dapat mengevaluasi kesehatan keuangan proyek apa pun dengan membandingkan anggaran untuk suatu proyek, total biaya yang dikeluarkan, dan jumlah anggaran yang terlampaui.
Ini adalah salah satu templat Excel terbaik untuk menganalisis nilai aktual proyek untuk bisnis. Anda dapat menggunakannya untuk melacak efisiensi biaya dan rasio efisiensi jadwal. Unduh Template ini
Keterbatasan Penggunaan Excel untuk Manajemen & Pelacakan Proyek
Meskipun template Excel menyediakan kerangka kerja manajemen proyek yang standar, transparan, dan efisien, template ini bisa jadi sulit untuk digunakan. Template ini bisa saja salah karena terlalu mengandalkan entri data secara manual.
Berikut ini beberapa di antaranya tantangan yang mungkin Anda hadapi saat menggunakan Excel untuk manajemen proyek:
1. Kurangnya otomatisasi
Melacak tugas, mengelola risiko, dan melibatkan pemangku kepentingan membutuhkan waktu dan usaha. Di tengah kekacauan yang terjadi, memperbarui data secara manual adalah hal terakhir yang ingin Anda lakukan.
Namun dengan Excel, Anda tidak punya pilihan lain. Anda perlu mengetikkan semuanya, baik untuk menghasilkan wawasan atau memperbarui status proyek.
2. Kesulitan melacak kemajuan proyek
Kolaborasi yang lancar adalah dasar dari manajemen proyek yang efektif.
Namun Anda tidak dapat melacak kemajuan waktu nyata atau mengidentifikasi penghalang di Excel, terutama untuk tim besar yang mengerjakan satu proyek.
3. Ketidakmampuan untuk mengintegrasikan Excel dengan alat lain
Manajemen proyek membutuhkan berbagi data menggunakan platform yang berbeda. Anda membutuhkan alat yang dapat berintegrasi dengan aplikasi lain.
Misalnya, Anda bisa mengintegrasikan platform manajemen proyek seperti ClickUp dengan Slack dan membuat tugas dari diskusi proyek. Namun, Excel tidak dapat diintegrasikan dengan platform lain dengan mudah.
4. Visualisasi data yang terbatas
Bagaimana Anda lebih suka melihat jadwal proyek-memeriksa kolom beberapa kali di lembar Excel atau mengakses jadwal visual di dasbor yang intuitif?
Opsi kedua lebih mudah namun tidak dapat dilakukan di Excel. Namun, dengan alat manajemen proyek seperti ClickUp, Anda bisa memvisualisasikan jadwal proyek, sumber daya, alokasi anggaran, dan kinerja berdasarkan beberapa metrik.
Perkenalkan ClickUp: Alternatif Templat Manajemen Proyek Excel Terbaik
Digitalisasi mengubah industri menjadi lebih baik; tidak terkecuali manajemen proyek. Templat Excel tidak lagi memenuhi tujuan tersebut. Anda membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp untuk fungsi yang lebih canggih. **Templat manajemen proyek ClickUp membantu perencanaan, pengoptimalan, pelacakan, dan analisis yang lebih baik. Berikut adalah 10 templat yang harus Anda pertimbangkan sebagai alternatif dari templat manajemen proyek Excel.
1. Template Manajemen Proyek ClickUp
Perencanaan dan eksekusi yang terperinci sangat penting untuk keberhasilan proyek apa pun. The Template Manajemen Proyek ClickUp adalah alat yang sangat baik untuk merencanakan berbagai tugas proyek secara efisien dan mengidentifikasi kemacetan pada tahap awal.
Ini menyediakan peta jalan yang memungkinkan Anda untuk menavigasi seluruh siklus hidup proyek. Inilah caranya.
Pertama, tambahkan tugas dan kelompokkan di bawah empat kategori-belum dimulai, sedang ditinjau, sedang berlangsung, dan perlu diperbarui. Anda bisa menambahkan tugas baru di bawah setiap kategori atau mengacak tugas di antara kategori yang berbeda.
Selanjutnya, tambahkan departemen untuk setiap proyek, pilih prioritas, tambahkan deskripsi proyek, dan tentukan metrik kinerja utama.
Dengan cara ini, Anda akan memiliki semua informasi proyek yang penting di ujung jari Anda.
Templat ini menyediakan berbagai tab aktivitas untuk meningkatkan pengalaman manajemen proyek Anda. Template ini memiliki tab ikhtisar yang menjelaskan berbagai fase proyek, papan kemajuan tugas bergaya Kanban, dan tab tugas mendesak untuk membantu Anda selalu mengetahui persyaratan proyek Anda. Unduh Template ini
2. ClickUp Template Bagan Gantt Sederhana
The ClickUp Template Bagan Gantt Sederhana adalah pelacak manajemen proyek yang sederhana dan efektif untuk semua jenis proyek. Templat ini membantu Anda melacak dan memvisualisasikan kemajuan berbagai tugas dan mengevaluasi status kemajuannya sesuai dengan waktu yang dialokasikan untuk tugas tertentu.
Dapatkan gambaran umum yang komprehensif dari setiap komponen proyek dengan bidang-bidang seperti deskripsi tugas, penerima tugas, status saat ini, prioritas, fase proyek, tanggal mulai dan berakhir, dan kemajuan proyek.
Anda dapat menggunakan templat ini untuk mengantisipasi dan memperbaiki ketergantungan atau penghalang sebelum mereka menggagalkan proyek. Pelacak visual ini akan memungkinkan Anda untuk menganalisis potensi penundaan dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu, sehingga meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Unduh Template ini
3. Templat Hasil Proyek ClickUp
Tujuan akhir dari manajemen proyek adalah untuk menyediakan hasil yang berkualitas kepada klien. The Templat Hasil Proyek ClickUp membantu Anda mencapai tujuan ini. Ini memberikan gambaran umum tentang hasil, tugas, dan fase proyek Anda.
Templat ini menyediakan Tampilan Papan atau Kanban dari semua proyek untuk klien yang berbeda. Di bawah deskripsi proyek, Anda harus menambahkan daftar hasil yang terperinci. Anda juga dapat menambahkan proses spesifik untuk mencapai hasil, jadwal, anggaran, dan pencapaian.
Gunakan templat ini untuk melacak kemajuan setiap proyek. Atau, melangkah lebih jauh dan melacak kinerja aktual proyek berdasarkan beberapa metrik. Ini akan membantu Anda menentukan tingkat keberhasilan proyek dan bagaimana proyek tersebut berkontribusi terhadap pertumbuhan organisasi. Unduh Template ini
4. Templat Pelaporan Proyek ClickUp
Di antara tanggung jawab lain dari seorang manajer proyek, pelaporan proyek sering kali mengambil tempat di belakang. The Templat Pelaporan Proyek ClickUp memudahkan Anda menyiapkan laporan proyek yang terperinci untuk pelacakan internal dan memberikan pembaruan tepat waktu kepada para pemangku kepentingan.
Templat ini menggunakan tata letak laporan tradisional untuk menggambarkan detail dan status proyek. Anda juga dapat menggunakan templat ini untuk melihat garis waktu aktivitas untuk proyek, persetujuan yang diterima, komentar yang diajukan, penghalang, sumber daya yang digunakan, dan biaya proyek.
Templat dasbor proyek ini mencakup detail yang relevan berikut ini untuk menyiapkan laporan yang lengkap.
- Metrik proyek
- Status aktivitas
- Ringkasan prioritas
- Status jadwal
- Status anggaran Unduh Templat ini ### 5. Templat Pelacak Proyek ClickUp
Melacak tugas adalah salah satu aspek yang paling menantang dalam manajemen proyek, terutama untuk proyek berskala besar yang melibatkan banyak pemangku kepentingan. Di sinilah fungsi Templat Pelacak Proyek ClickUp ikut berperan.
Ini mengotomatiskan perencanaan dan pemantauan tugas dengan memungkinkan Anda menambahkan tugas ke kategori proyek tertentu. Anda juga bisa membuat beberapa sub-tugas dan menugaskannya ke anggota tim yang berbeda.
Anda dapat memperbarui dan melacak kesehatan berbagai tugas dengan mengklik tombol tarik-turun di samping setiap tugas.
- Merah berarti kritis dan membutuhkan perhatian segera
- Kuning berarti terlambat dan dapat dijadikan prioritas tinggi
- Hijau berarti tugas berada di jalur yang benar
Anda juga dapat menambahkan kolom tanggal khusus untuk melacak perkiraan dan waktu aktual penyelesaian tugas. Unduh Templat ini
6. Templat Penutupan Proyek ClickUp
Anda akhirnya mengirimkan proyek sesuai tenggat waktu. Namun, apakah itu berhasil? Apakah klien telah menerima hasil kirimannya? Apakah klien sudah menerima hasil karyanya? Template Penutupan Proyek ClickUp membantu kamu mendapatkan jawaban-jawaban ini.
Yang harus Anda lakukan adalah membuat daftar tugas dari semua item tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, termasuk menyelesaikan biaya proyek, mendapatkan persetujuan dari para pemangku kepentingan, dan mencari konfirmasi dari klien.
Tambahkan penerima tugas, prioritas, tanggal jatuh tempo, lalu pilih status tugas. Anda juga dapat menyesuaikan bidang tambahan untuk menambahkan metrik proyek.
Anda membutuhkan ini penutupan proyek menjelang akhir proyek Anda setelah Anda mengirimkan proyek kepada klien. Ini dapat diedarkan ke semua pemangku kepentingan untuk diskusi akhir, setelah itu Anda dapat menyatakan proyek telah selesai.
Anda dapat melihat templat ini dalam lima format-Daftar, Papan, Gantt, Dokumen, dan Garis Waktu. Unduh Templat ini
7. Templat Peta Jalan Proyek ClickUp
Dalam manajemen proyek, peta jalan sering kali sangat besar. Alokasi sumber daya, pelacakan kemajuan, pemantauan risiko, dan manajemen pemangku kepentingan hanyalah sebagian kecil dari keseluruhannya.
Anda mungkin merasa kewalahan, kehilangan arah, dan menyimpang dari tujuan akhir. Untuk itu, Anda perlu memahami apa yang harus dilakukan Templat Peta Jalan Proyek ClickUp membawa segala sesuatunya ke dalam perspektif untuk setiap proyek.
Templat ini membuat Anda tetap terkendali dengan menyelaraskan semua tugas dengan tujuan proyek. Templat ini telah dirancang dari perspektif tim pengembangan produk. Oleh karena itu, Anda dapat menggunakannya untuk berkolaborasi dengan tim Anda dengan mudah, melacak tugas yang akan datang, dan memprioritaskan tugas.
Templat yang mudah digunakan ini menyediakan lima tampilan untuk memvisualisasikan detail proyek-daftar, beban kerja, kalender, Gantt, dan tampilan papan atau Kanban. Anda juga dapat menyesuaikan berbagai bidang dan status untuk mencerminkan apakah implementasi proyek selaras dengan peta jalan. Unduh Template ini
8. Templat Portofolio Manajemen Proyek ClickUp
The Templat Manajemen Proyek Portofolio ClickUp berfungsi sebagai cetak biru untuk semua proyek di seluruh perusahaan. Ini mirip dengan dasbor portofolio investasi, di mana Anda dapat melacak keuntungan dan kerugian semua investasi Anda di satu tempat. Templat ini memberikan gambaran umum tentang semua proyek di semua departemen dalam organisasi.
Anda dapat menambahkan tag khusus seperti menunggu untuk ditinjau, sedang berlangsung, atau belum dimulai untuk melacak status proyek. Templat ini juga menyediakan beberapa bidang, seperti deskripsi proyek, komentar yang terkait dengan proyek, perkiraan waktu proyek, dan status prioritas.
Templat ini sangat berguna ketika Anda ingin mempersiapkan laporan status proyek atau memberikan informasi terkini kepada para pemangku kepentingan. Unduh Templat ini
9. Templat Garis Waktu yang Dapat Diisi dengan Klik
Manajer proyek selalu berada di bawah tekanan untuk menyelesaikan proyek dalam tenggat waktu yang ketat. The Templat Garis Waktu yang Dapat Diisi dengan ClickUp mengurangi stres dengan membantu Anda memetakan proyek dengan mudah dan mengatur jadwal untuk acara dengan aktivitas berurutan. Anda juga dapat memvisualisasikan jadwal yang kompleks dan membagikannya dengan pemangku kepentingan terkait.
Anda juga memiliki fleksibilitas untuk menambah/menghapus/mengedit tugas dari jadwal, sehingga Anda dapat fokus pada tugas-tugas yang mendesak. Bukan itu saja. Anda bisa mendapatkan gambaran umum cepat tentang kemajuan, berbagi jadwal dengan tim Anda, dan melacak biaya proyek. Fitur paling menarik dari templat ini adalah Anda bisa menyesuaikan bagaimana Anda ingin melihat garis waktu Anda-pilih dari tampilan Daftar, bagan Gantt, tampilan Beban Kerja, atau tampilan Kalender.
Personalisasikan templat dengan menambahkan label prioritas, reaksi komentar, dan beberapa penerima tugas. Templat manajemen proyek ClickUp ini sangat baik untuk proyek dengan ruang untuk fleksibilitas atau proyek dengan prioritas rendah. Unduh Templat ini
10. Templat Kerangka Kerja Manajemen Proyek ClickUp
Jika rumah Anda seperti terbakar dan Anda kesulitan memadamkan api, Anda memerlukan perencanaan dan alokasi sumber daya yang lebih baik.
Kurangi kekacauan dalam perencanaan proyek dengan Templat Kerangka Kerja Manajemen Proyek ClickUp . Ini adalah template all-in-one yang memfasilitasi perencanaan terperinci untuk setiap elemen proyek, membantu Anda menyiapkan Prosedur Operasi Standar (SOP) untuk berbagai tugas, dan membantu melacak pembaruan waktu nyata untuk mitigasi risiko.
Templat ini menyediakan dasbor terstruktur untuk menetapkan tugas, menetapkan tonggak pencapaian, melacak kemajuan, dan menyesuaikan tenggat waktu. Unduh Templat ini Bonus: Alat Bantu AI untuk Excel !
Tingkatkan Manajemen Proyek dengan Templat Excel & ClickUp
Sebagai manajer proyek, Anda mengatasi semua rintangan dan memandu tim Anda di jalan yang benar. Namun, Anda memerlukan peta jalan strategis dan eksekusi yang solid untuk melangkah maju dengan percaya diri. Templat manajemen proyek ClickUp menawarkan hal ini.
Mereka mengotomatiskan perencanaan dan pelacakan proyek untuk membantu Anda mengidentifikasi dan mengatasi hambatan. Selain itu, analisis terperinci yang ditawarkan oleh perangkat lunak manajemen proyek ClickUp memastikan bahwa Anda belajar dari proyek yang sedang berjalan untuk meningkatkan hasil untuk proyek-proyek mendatang. Daftar ke ClickUp hari ini untuk mengoptimalkan kerangka kerja manajemen proyek Anda!