"Efisiensi adalah melakukan dengan lebih baik apa yang sudah dilakukan," menulis Peter Drucker, bapak manajemen modern, ketika membahasnya sebagai faktor kunci dalam optimalisasi bisnis.
Di berbagai industri, geografi, ukuran, dan jenis, efisiensi merupakan cara mendasar bagi bisnis untuk memaksimalkan profitabilitas mereka. Baik mengoptimalkan lini produksi, mengurangi waktu pengiriman pizza, atau meningkatkan produktivitas pengembang, efisiensi mengurangi biaya dan meningkatkan pendapatan.
Dalam artikel blog ini, kami mengeksplorasi jenis efisiensi tertentu-efisiensi aliran-yang membuka perspektif baru dalam manajemen operasi.
Apa itu Efisiensi Aliran?
Efisiensi aliran adalah proporsi waktu aktif yang Anda habiskan untuk melakukan suatu tugas dibandingkan dengan total waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tersebut.
Mari kita ambil contoh membuat pizza. Biasanya melibatkan menyiapkan adonan, membuat saus, menyusun pizza, memanggangnya, dan menyajikannya kepada pelanggan di meja.
- Jika masing-masing dari lima langkah ini membutuhkan waktu 2 menit, waktu yang dihabiskan untuk melakukan tugas tersebut adalah 10 menit
- Namun, jika ada penundaan selama 6 menit karena oven tidak tersedia, total waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tersebut adalah 16 menit
- Efisiensi aliran adalah 10/14, yaitu 62,5
Dalam manajemen proyek kontemporer, mencapai efisiensi aliran yang tinggi identik dengan keunggulan operasional. Jadi, menghitungnya secara akurat adalah langkah pertama untuk mengoptimalkan proses Anda.
Bagaimana Cara Menghitung Efisiensi Aliran Anda?
Perhitungan efisiensi aliran adalah proses mudah yang melibatkan pemahaman waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan aktif versus total waktu siklus tugas atau proyek.
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda melacak efisiensi aliran secara akurat.
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan 'tugas'
Tergantung pada pekerjaan yang Anda lakukan, tugas dapat berupa satu langkah atau serangkaian beberapa langkah. Untuk menghitung efisiensi aliran, Anda perlu mengetahui apa yang menjadi tugas Anda.
Misalnya, sebagai tim rekayasa perangkat lunak, jika 'tugas' Anda adalah meluncurkan sebuah fitur, maka tugas tersebut dapat mencakup:
- Desain
- Pengembangan
- Pengujian
- Penerapan
Jika Anda menggunakan alat manajemen proyek seperti ClickUp, Anda mungkin sudah menyiapkan rincian ini. Jika belum, jangan khawatir! Apa saja alat pemetaan proses dapat membantu Anda memetakannya. Anda juga bisa menggunakan ClickUp Whiteboard untuk menguraikan alur kerja kolaboratif tim.
Pemetaan proses dengan ClickUp
2. Menghitung waktu kerja aktif
Waktu kerja aktif adalah minggu/hari/jam ketika tugas sedang dikerjakan secara aktif. Dalam proyek perangkat lunak yang kita lihat di atas, ini adalah jumlah jam seorang perancang mengkodekan perangkat lunak atau analis kualitas menjalankan pengujian.
Cara terbaik untuk mendapatkan informasi ini adalah dengan melacak waktu pada setiap tugas. Pelacakan waktu ClickUp memungkinkan setiap anggota tim untuk melacak waktu kerja aktif mereka dengan memulai pengatur waktu atau menambahkan secara manual.
Lebih terorganisir dan manfaatkan waktu Anda dengan lebih baik dengan menggunakan pelacakan waktu proyek ClickUp
Katakanlah, tim rekayasa perangkat lunak mengerjakan setiap tugas dengan cara berikut.
- Desain: 10 jam
- Pengembangan: 24 jam
- Pengujian: 4 jam
- Penerapan: 2 jam
Total waktu kerja aktif adalah 40 jam atau satu orang per minggu.
Penting untuk dicatat di sini bahwa pengujian yang memakan waktu empat jam tidak berarti dapat diselesaikan dalam setengah hari. Tergantung pada ketersediaan, kapasitas, urgensi, prioritas, dll., Analis kualitas dapat melakukannya sekaligus atau menyebarkannya selama seminggu.
3. Hitung total waktu siklus
Total waktu siklus adalah durasi dari saat tugas dimulai hingga selesai, termasuk pekerjaan aktif dan waktu menganggur. Hal ini biasanya diukur dalam hari/minggu, bukan jam.
Cara paling sederhana untuk menghitung waktu siklus total adalah tanggal penyelesaian-tanggal mulai. Jadi, jika desain dimulai pada tanggal 1 Januari dan penerapan selesai pada tanggal 28 Januari, waktu siklus Anda adalah empat minggu.
Dengan ClickUp, Anda bisa menetapkan tanggal mulai dan tanggal selesai untuk setiap tugas, sehingga sangat mudah menemukan waktu siklus.
4. Menghitung efisiensi aliran
Setelah anda memiliki total waktu aktif dan total waktu siklus, gunakan rumus di bawah ini untuk mengukur efisiensi aliran.
Efisiensi aliran = (Waktu kerja aktif/waktu siklus total)×100
Memperluas contoh di atas: Efisiensi aliran = (satu orang per minggu/4 orang per minggu)x100 = 25%
5. Mempelajari kesenjangan efisiensi aliran
Dalam contoh di atas, 75% dari waktu, atau tiga orang-minggu, bukanlah waktu kerja aktif. Ini adalah waktu yang dihabiskan untuk menunggu/menganggur: menunggu umpan balik, menunggu anggota tim lain menyelesaikan tugas mereka, atau menunggu persetujuan untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
Meningkatkan efisiensi alur dimulai dengan mengurangi waktu tunggu. Sebelum kami menunjukkan kepada Anda bagaimana menempatkan efisiensi aliran dalam konteks metrik terkait lainnya,
KPI Lain yang Terkait dengan Efisiensi Aliran
Meskipun metrik efisiensi aliran penting bagi manajer proyek, metrik ini tidak berarti banyak jika berdiri sendiri. Misalnya, pada efisiensi aliran 25%, apakah anggota tim produktif?
Secara kasat mata, ini mungkin terlihat seperti tim Anda membuang-buang 75% waktu mereka. Namun, itu tidak benar. Tim Anda mungkin sedang mengerjakan empat fitur (yaitu, alur) secara paralel, dan menjadi produktif 100% sepanjang waktu.
Untuk menghindari kebingungan seperti itu, penting untuk memahami efisiensi aliran dalam kaitannya dengan metrik lain.
Throughput
Throughput mengukur jumlah pekerjaan yang diselesaikan dalam periode tertentu. Ini adalah indikator langsung dari produktivitas tim. Untuk tim rekayasa perangkat lunak, throughput adalah jumlah fitur yang diluncurkan dalam periode waktu tertentu.
Jadi, tim Anda mungkin meluncurkan sepuluh fitur dalam empat minggu, dan throughput Anda adalah sepuluh, meskipun efisiensi aliran Anda masih 25%.
Waktu tunggu Waktu tunggu adalah total waktu yang dibutuhkan dari permintaan tugas hingga pengirimannya. Ini mencakup waktu kerja aktif dan waktu menganggur. Dalam pengembangan produk, ini adalah waktu yang dibutuhkan mulai dari saat pelanggan atau anggota tim bisnis membuat permintaan hingga saat produk tersebut didorong ke produksi.
Selain waktu kerja aktif/siklus, waktu tunggu juga mencakup waktu yang dibutuhkan untuk menulis cerita pengguna, memprioritaskannya, menetapkan sumber daya, dll. Jadi, jika tim Anda sibuk selama enam bulan ke depan dengan rilis yang sudah direncanakan, waktu tunggu Anda mungkin tujuh bulan, bahkan jika efisiensi alur adalah 25%.
Pemanfaatan sumber daya
Pemanfaatan sumber daya melacak seberapa efektif tim atau organisasi menggunakan sumber daya yang tersedia, termasuk personel, alat, dan waktu.
Jika efisiensi aliran Anda adalah 25% dan pemanfaatan sumber daya juga 100%, jelas bahwa Anda tidak dapat melakukan lebih banyak pekerjaan. Jika pemanfaatan sumber daya juga 25%, berarti Anda memiliki kapasitas untuk melakukan lebih banyak lagi.
Lebih Baik manajemen sumber daya _dengan tampilan beban kerja ClickUp
Batas Pekerjaan dalam Proses (WIP)
Batas WIP membatasi jumlah tugas atau proyek yang dapat berlangsung pada waktu tertentu. Hal ini digunakan untuk memastikan bahwa upaya dikonsentrasikan untuk menyelesaikan tugas sebelum tugas baru dimulai, sehingga mengurangi waktu siklus dan meningkatkan hasil.
Batas WIP membantu meningkatkan efisiensi aliran dengan memprioritaskan tugas yang sudah dimulai.
Bersama-sama, metrik ini dapat bermanfaat dalam meningkatkan efisiensi aliran Anda secara terus-menerus. Berikut ini cara Anda dapat menggunakannya dalam proses pengoptimalan.
Tips untuk Meningkatkan Efisiensi Aliran
Langkah pertama untuk meningkatkan efisiensi aliran adalah menghitungnya secara akurat dan mengidentifikasi kesenjangan. Berdasarkan informasi tersebut, cobalah tips berikut ini.
Tetapkan batas pekerjaan yang sedang berjalan (WIP)
Harus jelas untuk tidak memulai pekerjaan baru ketika pekerjaan yang sedang dikerjakan masih belum selesai. Terlalu banyak tugas yang terbuka dapat menunda semuanya. Prioritas backlog yang baik dapat membantu memaksimalkan nilai item yang sedang dikembangkan.
Gunakan ClickUp untuk mengatur batas WIP di papan, memastikan bahwa beban kerja dapat dikelola dan setiap tugas menerima perhatian yang layak.
mengatur batas WIP pada ClickUp_
Namun, hal ini dapat menjadi kontra produktif dalam organisasi yang kompleks untuk tugas-tugas multi-langkah. Misalnya, jika Anda membuat pengembang menunggu hingga fitur diterapkan, Anda akan memiliki setidaknya delapan jam waktu menganggur, yang berdampak pada efisiensi alur kerja.
Gunakan batas WIP dalam kolaborasi dengan produktivitas tim, beban kerja, dan hasil untuk mengoptimalkan hasil.
Mengotomatiskan alur kerja
Mengotomatiskan tugas-tugas sederhana dan berulang untuk merampingkan proses aliran. Tim teknik menggunakan otomatisasi pengujian sepanjang waktu untuk mencapai hal ini.
Dengan perangkat lunak manajemen proyek ClickUp, manajer proyek juga dapat mengotomatiskan tugas-tugas admin seperti menugaskan pengguna, membuat laporan, dan mengirim tindak lanjut/pemberitahuan.
Otomatisasi meningkatkan efisiensi aliran rata-rata sebesar:
Mempercepat tugas-tugas admin: Jika kesenjangan efisiensi aliran disebabkan oleh manajer proyek kendala sumber daya dalam meninjau semua tugas yang telah diselesaikan, otomatisasi dapat menghilangkannya secara efektif
Mencegah penundaan: Menyiapkan pengingat otomatis untuk memberi tahu Anda tentang penundaan/penyimpangan dapat membantu Anda mengatasi situasi sebelumnya
Menghilangkan ketergantungan dan kemacetan: Katakanlah perancang telah menyelesaikan langkah mereka, dan perlu ditugaskan kepada pengembang. Ketika ini manual, itu tergantung pada ketersediaan manajer proyek.
Ketika Anda mengotomatiskan proses ini, tugas dapat secara otomatis berpindah dari daftar 'desain' ke daftar 'pengembangan', dan dari situ pengembang dapat memberikan tugas kepada diri mereka sendiri dan mulai bekerja. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga menciptakan rasa kepemilikan dan akuntabilitas di antara anggota tim.
merampingkan proses dan mengidentifikasi hambatan dengan ClickUp_
Mengelola sumber daya dengan lebih baik Alokasi sumber daya memainkan peran kunci dalam efisiensi alur dalam proses yang kompleks dan multi-langkah. Sebagai contoh, dibutuhkan waktu empat jam untuk mendesain sebuah fitur dan 24 jam untuk mengembangkannya. Ini berarti bahwa dalam waktu yang dibutuhkan pengembang untuk membuat kode, perancang dapat membuat enam fitur.
Jadi, bahkan dalam interpretasi yang paling kasar, proyek ini hanya membutuhkan 1/6 desainer untuk setiap pengembang. Atau enam pengembang untuk setiap desainer. Hal ini mungkin membutuhkan beberapa penyamarataan sumber daya .
Pahami detail seluk-beluk dan rencanakan sumber daya yang sesuai. Secara aktif menghilangkan hambatan dan merencanakan alur kerja yang lancar. Manajemen sumber daya ClickUp dirancang untuk memungkinkan hal ini.
Untuk memulai perencanaan sumber daya yang efektif, sesuaikan dan sesuaikan template perencanaan sumber daya .
Mendorong kolaborasi tim
Sebagian besar ketidakefisienan aliran terjadi selama serah terima. Seorang desainer dan pengembang mungkin perlu beberapa jam untuk mentransfer pengetahuan sebelum yang terakhir dapat mulai mengerjakan fitur tersebut. Peningkatan proses tersebut membutuhkan kolaborasi tim yang lebih baik.
Fitur kolaborasi ClickUp, seperti komentar bersarang, dokumen bersama, pengeditan waktu nyata, tampilan obrolan, dan lain-lain, memungkinkan anggota tim untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan mudah.
Punya pertanyaan? Tinggalkan komentar. Tidak tahu kriteria penerimaan? Lihat deskripsi tugas. Butuh lebih banyak tentang kasus penggunaan? Baca kisah pengguna di ClickUp Docs. Masih tidak yakin? Lihat siapa yang sedang online dan hubungi mereka untuk meminta bantuan!
ClickUp menciptakan ruang kerja virtual yang kuat yang mengurangi kesenjangan komunikasi dan membuat alur kerja menjadi lebih efisien.
Selalu fokus pada tujuan Anda
Wawasan yang relevan, akurat, dan bermakna adalah dasar dari pengoptimalan efisiensi. Siapkan posting ulang waktu nyata di Dasbor ClickUp disesuaikan dengan metrik yang Anda pedulikan, termasuk efisiensi aliran.
Melacak efisiensi aliran di Dasbor ClickUp
Tingkatkan Efisiensi Aliran dengan ClickUp
Pertanyaan mendasar yang mendorong setiap inisiatif keunggulan operasional adalah, "Apakah ini yang terbaik yang bisa kita lakukan?" Sering kali, jawabannya adalah tidak.
Untuk peningkatan berkelanjutan, organisasi saat ini membutuhkan pendekatan strategis untuk menghilangkan kesenjangan, meminimalkan inefisiensi, dan mengoptimalkan alur kerja. Pendekatan ini mencakup wawasan, tindakan, dan otomatisasi. ClickUp memungkinkan semua ini dan lebih banyak lagi.
Dengan dasbor dan alat pelaporan yang dirancang untuk mendukung manajemen proyek yang baik, ClickUp dibangun berdasarkan data.
Dengan mengintegrasikan catatan, tugas, proyek, sumber daya, dan alat kolaboratif dalam satu platform, ClickUp memudahkan untuk mengambil tindakan.
Templat yang telah dirancang sebelumnya, 100+ otomatisasi, dan ClickUp Brain menghilangkan kesibukan, memberdayakan Anda untuk fokus pada hal-hal yang penting.
Buat produk yang lebih baik, dari awal, hingga akhir dan seterusnya. Coba ClickUp secara gratis hari ini .
Tanya Jawab tentang Efisiensi Aliran
1. Mengapa kita mengukur efisiensi aliran?
Kami mengukur efisiensi aliran untuk meminimalkan waktu yang tidak produktif/menganggur dalam alur kerja. Efisiensi aliran yang baik memastikan bahwa produk dapat dikirim segera setelah pekerjaan aktif selesai.
2. Mengapa efisiensi aliran penting?
Efisiensi aliran adalah rasio antara pekerjaan aktif dan total waktu pengiriman. Hal ini penting karena membantu organisasi mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melayani permintaan pelanggan. Misalnya, jika Anda membutuhkan 2 hari waktu kerja aktif untuk membuat produk, tetapi memiliki waktu siklus 20 hari untuk mengirimkannya, efisiensi aliran Anda adalah 10%.
Hal ini menunjukkan bahwa dengan mengurangi waktu siklus, Anda dapat meningkatkan hasil dan memaksimalkan pendapatan secara signifikan.