Apa Itu Manajemen Integrasi Proyek? (Panduan Utama)

ingin tahu tentang manajemen integrasi proyek?

Meskipun mungkin terdengar rumit, manajemen integrasi proyek hanyalah menyatukan berbagai bagian pekerjaan proyek Anda.

ini seperti merakit furnitur Ikea

kecuali bahwa manajemen integrasi proyek jauh lebih mudah daripada yang terlihat, bukan sebaliknya

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu manajemen integrasi proyek dan mengapa Anda membutuhkannya, langkah-langkah yang ada di dalamnya dan manfaat utamanya.

Kami juga akan menyoroti bagaimana alat manajemen proyek membuat manajemen proyek terintegrasi menjadi mudah.

Ayo mulai.

Apa Itu Manajemen Integrasi Proyek?

Manajemen integrasi proyek mengacu pada proses dan aktivitas yang mengoordinasikan semua elemen proyek Anda. Ini sangat berguna ketika proyek Anda melibatkan tim lintas fungsi dan akan mendapat manfaat dari pendekatan yang lebih terpadu untuk manajemen proyek.

Dengan kata lain, manajemen proyek terpadu (IPM) adalah segala sesuatu yang Anda lakukan untuk memastikan bahwa setiap bagian dari proyek Anda bekerja bersama.

mirip seperti yang dilakukan Nick Fury untuk Avengers!

Dalam IPM, Anda mengidentifikasi, mendefinisikan, mengintegrasikan, dan mengoordinasikan serangkaian proses individual organisasi seperti divisi kerja, pengadaan, hasil kerja, dan sebagainya.

Dan terkadang, hal ini berarti membuat trade-off antara tujuan dan kelompok proses yang saling bersaing di dalam organisasi Anda.

Apa Tujuan Manajemen Proyek Terpadu?

Dalam proyek konvensional, sudah menjadi hal yang umum untuk tim dari berbagai departemen untuk bekerja bersama. Dan Anda mungkin mengharapkan pendekatan yang cukup konsisten dan terintegrasi terhadap manajemen proyek di seluruh tim ini karena mereka semua bekerja untuk mencapai tujuan bersama.

Tidak!

Sebagian besar tim bekerja dalam silo yang mereka buat sendiri.

seperti berada di pulau yang terpisah, terisolasi oleh keheningan radio

Ya, kabar buruk untuk proyek dan organisasi Anda.

Untungnya, hal ini dapat diatasi dengan bantuan manajemen integrasi proyek.

Tidak ada lagi bekerja dalam silo atau pulau.

Dengan pendekatan manajemen proyek terintegrasi, Anda dapat menambahkan stabilitas dan kesatuan:

• Manajemen sumber daya
• Jadwal di atasnya
• Komunikasi terbuka
• Pengendalian biaya
• Manajemen kualitas
• Keterlibatan pemangku kepentingan

Mari kita bahas bagaimana Anda dapat mengaturnya:

Apa Saja Enam Proses Manajemen Integrasi Proyek?

Ada enam langkah penting dalam manajemen integrasi proyek:

1. Membuat piagam proyek2. Mengembangkan rencana proyek3. Mengelola pelaksanaan proyek4. Memantau pekerjaan proyek5. Melakukan kontrol perubahan6. Menutup proyek Berikut ini adalah penjelasan yang lebih baik untuk setiap proses manajemen integrasi proyek tersebut:

1. Membuat piagam proyek

Mendefinisikan project charter biasanya merupakan langkah pertama dalam perjalanan integrasi proyek Anda.

Piagam adalah dokumen singkat yang berisi daftar ruang lingkup hasil proyek, informasi mengenai pemangku kepentingan dan sponsor proyek, dan pengetahuan lain yang diperlukan seperti anggaran dan risiko.

Ini adalah aset proses organisasi yang penting yang secara resmi mengakui keberadaan proyek dan mengizinkan manajer proyek menggunakan sumber daya perusahaan untuk kegiatan proyek. Ini adalah cara termudah untuk membuat semua orang berada di halaman yang sama tentang proyek sejak awal.

Anggaplah piagam proyek sebagai semacam kontrak, yang mengikat sepanjang siklus hidup proyek.

Atau seperti yang dikatakan di Game of Thrones:

"Di hadapan Tujuh, dengan ini saya memeteraikan dua entitas ini: proyek dan manajer proyek

mulai hari ini, hingga akhir proyek, kalian adalah milik satu sama lain."_

Setidaknya itulah yang kami pikir mereka katakan.

Untuk membuat pakta proyek, Anda harus terlebih dahulu memiliki pengetahuan yang cukup tentang:

• Latar belakang proyek dan detail kasus bisnis
• Deskripsi ruang lingkup dan tujuan proyek
• Risiko, asumsi, kendala, dan ketergantungan proyek
• Kiriman
• Persyaratan proyek
• Kriteria keberhasilan proyek
• Tonggak dan jadwal proyek
• Pemangku kepentingan yang relevan dan peran tim proyek
• Anggaran proyek

Setelah semua yang Anda butuhkan tersedia, Anda dapat membuat piagam proyek.

tapi di mana Anda membuatnya?

Tentu saja, Anda bisa melakukannya dengan cara yang sangat sulit dengan alat bantu seperti Excel atau Word.

Atau Anda bisa mengambil cara yang mudah (dan cerdas) dan membuat piagam dengan menggunakan **Klik Dokumen .

Tunggu, apa itu ClickUp?

ClickUp adalah salah satu perusahaan perangkat lunak manajemen proyek dengan peringkat tertinggi yang digunakan oleh tim berkinerja tinggi untuk mengelola proyek secara efektif.

apakah kami menyebutkan bahwa software ini juga gratis?

_Cha-ching!_

Cara membuat piagam proyek dengan ClickUp

Gunakan ClickUp Dokumen untuk membangun dokumen internal dan eksternal, wiki, basis pengetahuan, dan banyak lagi.

Membuat piagam proyek dengan Docs sangatlah mudah.

Dan setelah Anda mengetikkan semua informasi yang diperlukan ke dalam dokumen, Anda dapat dengan mudah melakukannya:

• Menyesuaikan tampilannya
• Melakukan pengeditan teks kaya
• Menyematkan URL
• Mengatur hak akses
• Sarangkan halaman untuk kategorisasi yang lebih baik
• Menambahkan komentar untuk melakukan pengeditan

Untuk informasi lebih lanjut tentang project charters, lihat artikel ini:

• Apa itu Piagam Proyek? (Panduan Utama)
• Cara Membuat Piagam Proyek (Dengan Contoh)

2. Mengembangkan rencana manajemen proyek

Mengembangkan rencana terpadu mungkin merupakan langkah paling penting dari semua langkah dalam proses manajemen proyek.

Tanpa rencana manajemen proyek yang tepat, Anda bisa berakhir dengan kekacauan.

Tujuan yang tidak jelas, tenggat waktu yang terlewat, estimasi anggaran yang tidak akurat... daftarnya tidak terbatas.

Di sisi lain, rencana proyek yang disusun dengan baik akan membantu Anda melewati tenggat waktu dengan mudah. Rencana ini akan memberikan gambaran kepada semua departemen proyek Anda tentang apa yang harus diikuti dan bagaimana cara berkoordinasi bersama dalam bekerja.

**Apa itu rencana manajemen proyek?

Rencana manajemen proyek adalah daftar lengkap semua proses dan langkah proyek untuk memandu Anda dalam menyelesaikan proyek.

anggap saja sebagai sebuah rencana untuk rencana

Rencana manajemen proyek dapat mencakup area pengetahuan apa pun seperti a:

• Rencana manajemen ruang lingkup
• Rencana peningkatan proses
• Rencana sumber daya manusia
• Rencana komunikasi
• Rencana manajemen kualitas
• Rencana pengadaan Baca lebih lanjut tentang rencana ini. Dibandingkan dengan piagam proyek, rencana proyek adalah dokumen proyek yang jauh lebih rinci karena mencakup semua aspek pelaksanaan proyek.

Rencana manajemen proyek menjelaskan elemen-elemen dari piagam proyek Anda, seperti:

• Tujuan dan sasaran
• Jadwal
• Proses standar
• Peran dan tanggung jawab

tetapi, kecuali jika Anda adalah Dr. Strange, membuat rencana di dalam rencana di dalam rencana Anda sendiri tidak akan mudah._

Membuat rencana manajemen proyek memang cukup rumit, tetapi tidak harus langsung menegangkan.

Dengan perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp, perencanaan proyek mungkin akan menjadi hobi favorit Anda.

Dengan ClickUp, Anda bisa:

• Menentukan dan menetapkan*tugas,subtugas, dandaftar periksa: ClickUp memperbarui secara otomatis persentase kemajuan proyek secara keseluruhan ketika Anda telah menyelesaikantujuan proyek dan aktivitas proyek. Menetapkan tujuan di awal akan membantu Anda melacak kemajuan proyek di kemudian hari.
• TempatPencapaianmemecah proyek menjadi beberapa fase dengan tonggak-tonggak yang memisahkan setiap fase proyek. Penanda kemajuan tersebut dapat digunakan untuk menandai kemajuan signifikan yang dibuat oleh tim proyek Anda atau akhir dari fase penting dalam proyek Anda.

3. Mengelola pelaksanaan proyek

**Eksekusi proyek tidak dapat disangkal lagi merupakan tahap saya-ingin-mencabut-rambut-saya. Tahap ini sering kali merupakan tahap terpanjang dan paling rumit dalam siklus hidup proyek Anda di mana Anda menjalankan rencana yang telah dibuat dengan sempurna.

dan sebagian besar tim selalu menemukan diri mereka merasa seperti ini:_

Setelah rencana proyek Anda siap, tetaplah proaktif untuk memastikan bahwa eksekusi proyek Anda benar-benar berjalan sesuai rencana. Secara aktif melacak berbagai hal untuk memastikan bahwa semua tim dan departemen proyek Anda memiliki semua yang mereka butuhkan untuk berkolaborasi secara efektif.

Ingat, sebagai seorang manajer proyek anda adalah orang yang mengambil keputusan selama tahap eksekusi proyek.

Dan tahap eksekusi dari proses manajemen integrasi proyek biasanya melibatkan:

• Menangani beberapa tugas dan hasil proyek
• Mengelola kolaborasi tim proyek
• Memastikan bahwa tonggak pencapaian tercapai
• Merekomendasikan perubahan bersama dengan tindakan pencegahan dan perbaikan
• Melaporkan status proyek kepada para pemangku kepentingan terkait
• Menjadwalkan pertemuan dengan tim kepemimpinan untuk membahas pembaruan dan hambatan

terasa seperti sebuah hambatan?

tidak masalah!

Dengan ClickUp, mengeksekusi rencana induk proyek tidak pernah semudah ini:

• Pilih daribeberapa tampilan sukaPapan,Kotak,Daftar,Kalenderdan banyak lagi untuk mengelola alur kerja dari berbagai sudut. Misalnya, jika Anda adalah seorangKanban penggemar, gunakan tampilan Board untuk memvisualisasikan tugas diPapan Kanban, menurut status,tanggal,prioritas,penerimadll.
• Gunakan atributTampilan Beban Kerja untuk merencanakan, memvisualisasikan, memantau kapasitas tim Anda. Ini membantu Andamemanfaatkan sumber daya dengan sempurna.
• MembuatStatus Khusus untuk berbagai tahapan dalam proses atau alur kerja yang ditentukan. Sebagai contoh, sebuahPengembangan perangkat lunak lincah dapat memiliki tahap "Pembaruan Diminta" sementara agensi pemasaran konten dapat menggunakan sesuatu seperti "Ide Konten."

Dapatkan sedetail dan sekreatif yang Anda inginkan!

4. Memantau pekerjaan proyek

Ketika Anda sedang sibuk bekerja, mudah sekali untuk melupakan seberapa jauh Anda telah melangkah, atau seberapa banyak yang harus diselesaikan.

Untuk manajemen proyek yang efektif, Anda harus secara teratur memantau kinerja proyek dan membandingkannya dengan garis dasar proyek yang telah ditetapkan. Penting juga untuk memantau seberapa baik semua orang bekerja sama dan apakah departemen proyek Anda bersatu seperti yang Anda inginkan.

Ajukan pertanyaan seperti:

• apakah kita sudah sesuai jadwal?
• apakah semua orang dapat berkolaborasi secara efektif?
• tugas mana yang menghambat kemajuan?
• seberapa cepat kita harus bekerja untuk memenuhi tenggat waktu?
• bagaimana pembagian kerja di seluruh tim proyek?

Tanpa alat yang tepat, menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dan menindaklanjutinya adalah hal yang mustahil.

Namun dengan alat bantu yang tepat seperti ClickUp, hal ini menjadi sangat mudah.

Alat manajemen proyek ini memungkinkan Anda untuk:

• Membuat interaktifBagan Gantt untuk mengikuti perkembangan proyek, mengelola tenggat waktu, dan menangani kemacetan. Baca lebih lanjut tentang bagan Gantt di sini.
• Visualisasikan aktivitas kerja tim Anda denganDenyut nadi fitur
• Gunakan fiturDasbor untuk tetap berada di atas proyek Anda dengan berbagai grafik sepertiBurnup,Burndown,Kecepatan, danKumulatif grafik

Ini pemantauan proyek membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi, memberi tahu tim proyek Anda, dan memodifikasi rencana proyek yang sesuai.

5. Melakukan kontrol perubahan

Dalam proyek apa pun, Anda harus berurusan dengan hal-hal yang tidak terduga.

Ini adalah hal-hal yang berada di luar kendali proyek dan dapat menggagalkan kemajuan proyek.

jangan khawatir. Itu semua adalah bagian dari permainan

Anda hanya perlu sistem dalam strategi manajemen integrasi Anda untuk mengatasi hal-hal seperti pemangku kepentingan yang meminta modifikasi tambahan, dan ketidaktersediaan sumber daya.

Sebuah proses kontrol perubahan terintegrasi yang dapat dengan mudah memproses dan menyetujui permintaan perubahan sangatlah penting. Ini adalah salah satu cara paling cerdas untuk memastikan bahwa proses Anda tetap bersatu dan terhubung, terlepas dari hambatan proyek apa pun yang terjadi di sepanjang jalan.

tapi bagaimana Anda melakukannya?

Meskipun memiliki dokumen yang menyatakan permintaan perubahan dapat membantu Anda, dokumen ini tidak dapat menangani besarnya dan frekuensi sebagian besar perubahan dadakan yang dapat muncul.

Sebagai alternatif, Anda bisa mengirimkan email bolak-balik mengenai perubahan yang telah disetujui.

Namun, ini tidak hanya sangat lambat, tetapi juga akan sulit untuk mempertahankan akuntabilitas untuk kontrol perubahan yang terintegrasi.

ClickUp memecahkan dilema ini dalam manajemen perubahan melalui fiturnya:

• Pemeriksaan fitur yang bekerja dengan file PDF, PNG, GIF, JPEG, WEBP. Fitur ini memungkinkan Anda untuk memusatkan umpan balik dan mempercepat proses persetujuan untuk permintaan perubahan dan banyak lagi.
• Klip fitur yang memungkinkan Anda merekam video (dengan audio) dan membagikannya kepada tim Anda untuk mendapatkan saran cepat tentang aspek yang ingin Anda ubah

6. Menutup proyek

Setelah semua kerja keras Anda, proyek Anda akhirnya selesai, dan sekarang saatnya mengucapkan kata-kata ajaib, "Tutup proyek!"

Tapi tunggu dulu, masih ada beberapa hal yang mungkin ingin Anda tinjau:

• Seberapa sukseskah proses yang diadopsi dalam proyek tersebut?
• Apakah kita mengikuti pendekatan manajemen proyek yang tepat?
• Apakah adatujuan proyek yang tidak bisa kita capai?
• Bisakah kita meningkatkan beberapa aspek dari proyek ini?

bersantai. Siapkan secangkir kopi di tangan. Dan merenung

Sekarang, Anda perlu meluangkan waktu untuk berbicara dengan anggota tim proyek Anda dan pemangku kepentingan yang relevan. Beri mereka tur tentang tugas-tugas yang telah diselesaikan dan pencapaian yang telah dicapai. Ini adalah cara yang bagus untuk mendapatkan umpan balik terpadu tentang apa yang dapat Anda tingkatkan untuk proyek-proyek mendatang.

Anda juga perlu meneruskan dokumen penyelesaian proyek kepada klien Anda, termasuk lampiran penting, detail penagihan, panduan pengguna, dll.

ClickUp sempurna untuk semua kasus penggunaan ini:

• Izin Khusus memungkinkan Anda mengundang klien ke dalam ruang proyek Anda tanpa mengorbankan privasi
• Berbagi Publik membantu Anda berbagi hampir semua hal di ClickUp dengan orang lain. Garis waktu,Peta Pikiran, tugas-tugas khusus... sebut saja.
• GunakanMengobrol untuk mendiskusikan pencapaian dengan tim proyek Anda, merencanakan pesta kesuksesan, dan banyak lagi

Itu dia, keenam langkah untuk melakukan pekerjaan yang baik dengan manajemen integrasi proyek.

Apa Saja Manfaat Menerapkan Manajemen Integrasi Proyek?

Kita telah membahas semua hal mengenai manajemen proyek terintegrasi kecuali satu hal.

apa untungnya bagi Anda?

Manfaat utama dari penerapan manajemen proyek terintegrasi adalah:

• Koordinasi yang lebih baik: membuat daftar semua proses dan tugas, membagi peran dan tanggung jawab, memantau kinerja proyek, dll. memberi proyek tujuan dan arah
• **Penghematan waktu: dengan secara proaktif menangani sumber daya bersama dan jadwal yang tumpang tindih, manajemen integrasi proyek dapat meningkatkan efisiensi kerja di dalam tim dan mengurangi waktu menganggur
• Akuntabilitas: manajer proyek, anggota tim proyek, dan pemangku kepentingan yang relevan menjaga komunikasi yang konsisten. Hal ini membantu mengelola ekspektasi dengan lebih baik dan menciptakan rasa tanggung jawab.

Kesimpulan

Mulai dari membuat piagam proyek hingga menutup proyek dengan sukses, manajemen proyek terintegrasi membantu Anda mengoordinasikan berbagai bagian proyek secara efisien.

Namun Anda tidak bisa mengintegrasikan semua bagian proyek sendirian.

Untuk manajemen integrasi proyek yang sukses, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek gratis seperti ClickUp.

Dengan banyak sekali fitur , dari perencanaan kapasitas untuk manajemen proyek jarak jauh , ClickUp dapat membantu Anda di semua lini pengiriman proyek terintegrasi. Dapatkan ClickUp secara gratis hari ini dan hubungkan semua yang ada di ruang proyek Anda dalam waktu singkat!