Apakah Anda mengadakan rapat mingguan OKR (tujuan dan hasil utama) untuk memantau tim Anda dan kemajuan mereka? Apakah anggota tim Anda didorong untuk meminta dukungan agar dapat mencapai OKR mandiri mereka ketika mereka menghadapi hambatan?
Jika jawaban dari kedua atau salah satu pertanyaan di atas adalah 'Tidak', Anda harus lebih serius dalam menjalankan OKR.
Rapat OKR memastikan bahwa Anda tujuan tim berada di jalur yang benar. Pertemuan ini menyediakan forum untuk tetap berhubungan dengan setiap anggota tim dan memeriksa kemajuan mereka melalui pertemuan mingguan OKR. Dengan melakukan hal ini, akan membantu berkontribusi pada pertumbuhan organisasi Anda secara keseluruhan.
Mari kita cari tahu apa itu pertemuan OKR, mengapa pertemuan ini penting, dan bagaimana menjalankan pertemuan OKR yang efektif dengan templat OKR yang telah dicoba dan diuji.
Apa yang dimaksud dengan Rapat OKR?
Rapat OKR adalah sesi mingguan di mana tim membahas sejauh mana kemajuan mereka dalam mencapai tujuan dan hasil utama.
Selama sesi ini, manajer tim atau pemimpin tim terhubung dengan anggota tim selama 15 hingga 30 menit untuk melacak tujuan dan hasil utama, menetapkan prioritas, dan mendapatkan gambaran umum yang lebih baik tentang keselarasan tim untuk suatu proyek.
Berdasarkan pencapaian yang dibagikan oleh anggota tim selama pertemuan OKR, manajer akan menetapkan tujuan dan agenda baru untuk minggu mendatang dan mendiskusikan peta jalan untuk mencapai tujuan tersebut.
Dari sudut pandang manajer, tujuan pertemuan OKR adalah untuk menilai apakah anggota tim telah berhasil mencapai tujuan yang ditetapkan dalam jangka waktu tertentu. Jika mereka tidak berhasil, selami lebih dalam untuk menemukan akar penyebabnya dan pikirkan kembali tujuan yang telah ditetapkan untuk memastikan kelayakannya.
Di akhir proyek, siklus OKR, atau setiap kuartal, pertemuan retrospektif OKR mengevaluasi kemajuan. Rapat ini mengidentifikasi area keberhasilan, pelajaran yang dipetik, dan peluang untuk perbaikan untuk siklus OKR di masa mendatang.
Mengapa Rapat Check-In OKR Penting?
OKR adalah tentang menetapkan tujuan yang realistis, merencanakan hasil utama untuk mencapainya, dan menciptakan proses yang solid untuk melacak kemajuan. Rapat OKR membantu manajer mendapatkan gambaran praktis tentang posisi tim dalam hal tujuan dan sasaran.
Check-in OKR membuat karyawan bertanggung jawab atas tindakan mereka
Misalkan Anda memberikan sasaran kepada tim produk: Buat lima video penjelasan untuk setiap fitur yang Anda luncurkan pada kuartal ini. Tidak ada rapat OKR untuk melacak kemajuan sepanjang kuartal.
Di akhir kuartal atau beberapa bulan kemudian, saat rapat OKR, tim lupa membuat video karena mereka mengerjakan banyak tugas dan prioritas baru.
Ini berarti Anda dan tim produk harus berebut untuk membuat video, karena tim pemasaran Anda mengharapkannya menjadi bagian dari halaman arahan produk.
Apa yang salah di sini, bahkan ketika Anda telah menyampaikan persyaratannya dalam rapat tim?
Tidak ada kerangka kerja standar untuk melacak status OKR saat ini atau check-in mingguan untuk melacak OKR.
Akibatnya, tim produk memberikan prioritas utama pada tujuan lain yang ditugaskan kepada mereka.
Di sisi lain, pertemuan rutin atau mingguan OKR membuat karyawan bertanggung jawab dan membantu mereka menyadari pentingnya tujuan yang ditugaskan kepada mereka. Hasilnya, mereka memprioritaskan tujuan mereka, mencari dukungan dari manajer untuk memastikan mereka maju ke arah yang benar, dan memenuhi tujuan mereka dalam waktu yang diberikan.
Baik untuk satu OKR atau tim kolektif OKRS, pertemuan empat mata secara rutin membuat semua orang mengetahui perkembangannya dan meningkatkan akuntabilitas di dalam tim.
Pertemuan OKR adalah dosis motivasi mingguan bagi karyawan
Struktur OKR membuat karyawan Anda tetap termotivasi. Rapat OKR memungkinkan tim untuk terhubung dengan manajer mereka secara langsung dan mendiskusikan apa yang membuat mereka tidak dapat mencapai target.
Anda dapat menggunakan kesempatan ini untuk mendiskusikan ide-ide baru, pelajaran yang didapat tim, perubahan rencana prioritas (jika ada), dan menindaklanjuti kemajuan tujuan yang menantang.
Dengarkan perjuangan tim Anda, ciptakan peluang penghargaan bagi mereka yang bekerja lebih dari yang lain, dan dorong mereka untuk bekerja lebih baik lagi.
Check-in mingguan OKR memandu karyawan untuk fokus pada tugas-tugas yang memiliki prioritas tinggi
Mudah sekali teralihkan ketika tidak ada yang memandu Anda. Karyawan sering kali gagal memprioritaskan hasil utama mana yang dapat mencapai tujuan mereka lebih cepat dan fokus pada tugas-tugas yang tidak perlu yang tidak menggerakkan jarum atau memiliki prioritas rendah.
Rapat OKR membangun transparansi dalam proses pelacakan OKR dan membantu karyawan fokus pada aktivitas yang paling penting untuk mencapai tujuan mereka.
Ketika seorang karyawan melenceng dari tujuan mereka atau ditugaskan dengan tujuan yang rumit yang tidak dapat dicapai, tinjauan OKR memungkinkan kami memahami titik kesulitan mereka dan membantu mereka bergerak maju.
Bagaimana Cara Menjalankan Rapat OKR yang Efektif? 4 Langkah Sederhana
Setelah OKR Anda ditentukan dan ditetapkan, langkah selanjutnya adalah mengkomunikasikannya kepada seluruh tim Anda dalam rapat perencanaan OKR.
Berikut adalah langkah-langkah untuk menjalankan pertemuan OKR yang efektif dalam jangka waktu yang dijadwalkan.
Langkah 1: Siapkan agenda untuk check-in OKR
Pertemuan OKR yang sukses memiliki agenda yang jelas.
Tanpa agenda yang sudah ditentukan sebelumnya, rapat tidak akan produktif, karyawan tidak akan tahu apa yang harus didiskusikan, dan Anda mungkin tidak akan mencapai target kuartalan Anda.
Agenda rapat menciptakan transparansi dan menetapkan ekspektasi untuk struktur rapat. Templat rapat OKR yang telah ditentukan sebelumnya membantu semua orang tetap berada di halaman yang sama dan menyederhanakan berbagi pembaruan.
Berikut ini adalah usulan kerangka kerja penetapan tujuan untuk mengejar ketertinggalan OKR Anda untuk dicoba:
10 menit pertama: Membagikan status item tindakan minggu sebelumnya, termasuk rencana yang telah diselesaikan. Sebuah Perangkat lunak OKR akan memungkinkan Anda untuk mempersonalisasi status-status ini. Beberapa status sederhana yang dapat dicoba adalah 'To-do', 'Work-in-progress', 'Review', dan 'Done'
10 menit berikutnya: Rencanakan hasil utama, daftar tugas, dan prioritas untuk minggu depan. Sesuaikan tujuan sesuai kebutuhan dan hilangkan tujuan yang sudah tercapai atau tidak relevan dari daftar.
5-10 menit terakhir: Gunakan bagian terakhir dari rapat Anda untuk merefleksikan pembelajaran. Misalnya, mengapa tujuan tertentu tidak tercapai? Apakah poin agendanya tidak jelas, atau apakah anggota tim Anda mengharapkan lebih banyak dukungan dari manajer pada item agenda tertentu?
Praktik terbaiknya adalah mencatat dan menjawab pertanyaan-pertanyaan retrospektif di rapat berikutnya.
Rapat yang produktif akan memberikan jawaban atas apa yang berjalan dengan baik, apa yang perlu ditingkatkan, dan pelajaran yang dipetik, serta mendokumentasikan ide-ide yang baik.
Langkah 2: Undang para peserta dan komunikasikan agenda rapat sebelumnya
Setelah Anda memiliki OKR yang transparan agenda rapat dan kerangka kerja OKR, sekarang saatnya untuk berbagi informasi dengan para peserta rapat sebelum rapat.
Membagikan agenda rapat di awal akan memastikan bahwa tim telah siap dengan informasi terbaru dan pembelajaran.
Undang para peserta melalui alat bantu rapat online seperti Zoom, Google Meet, atau Microsoft Teams dengan agenda rapat OKR.
Perjelas siapa saja yang harus menjadi bagian dari rapat mingguan OKR ini. Misalnya, mengundang manajer senior ke pertemuan mingguan OKR bisa jadi akan lebih banyak merugikan daripada menguntungkan. Anggota tim mungkin akan ragu untuk membuka diri mengenai hambatan yang ada dengan kehadiran pemangku kepentingan.
Meskipun masuk akal untuk menyertakan pemangku kepentingan atau pimpinan dalam pertemuan OKR triwulanan, pertemuan OKR mingguan harus dilakukan antara manajer dan tim mereka.
Langkah 3: Diskusikan OKR (status minggu ini, kemajuan OKR minggu lalu, dan rencana minggu depan)
Ada banyak kesalahpahaman umum tentang OKR, dan Anda harus memastikan bahwa tim Anda sepenuhnya menyadari apa itu OKR dan jenis pembaruan apa yang perlu mereka berikan.
Saat memulai dengan kerangka kerja praktik terbaik OKR, berikan tim Anda beberapa Contoh OKR . Untuk tim pemasaran konten, sasaran OKR kuartalan dapat berupa:
| Sasaran | Membuat postingan media sosial yang berfokus pada prospek | ||
|---|---|---|---|
| KR 1 | Terhubung dengan 50 pelanggan yang sudah ada untuk mengetahui bagaimana produk kita membantu mereka | ||
| kR 2 | Meningkatkan lalu lintas sosial organik sebesar 50% | KR 3 | |
| KR 3 | Mencapai 10 pemesanan demo per bulan dari LinkedIn dan Twitter |
Contoh sasaran OKR triwulanan untuk tim pemasaran konten
Bagi hasil-hasil penting ini menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti, lalu berikan kepada anggota tim agar mereka mengetahui tujuan mereka dan menyiapkan pembaruan tugas rapat OKR mingguan yang sesuai.
Jika anggota tim membutuhkan kejelasan lebih lanjut tentang hasil utama mereka, dorong mereka untuk mengadakan rapat terpisah daripada membuang waktu semua orang selama rapat tim.
Gunakan Templat OKR dari ClickUp untuk mengelola OKR, menjabarkan dan menetapkan tujuan kepada anggota tim, dan melacak kemajuan OKR.
Unduh templat ini
Langkah 4: Mencatat notulen rapat (MOM)
Catat semua diskusi rapat secara manual atau dengan Alat bantu rapat AI . Dengan cara ini, Anda akan mengomunikasikan diskusi rapat secara efektif dengan tim dan mengurangi kemungkinan kebingungan.
Hal ini juga berarti mendokumentasikan MOM setiap minggu sehingga manajer dapat meninjau kembali MOM pada akhir setiap bulan untuk melacak kemajuan dan menilai kinerja tim.
Praktik Terbaik untuk Rapat Check-In OKR
Ada beberapa jenis rapat yang berbeda jenis pertemuan dan menjalankannya memerlukan beberapa praktik terbaik yang berbeda. Tidak terkecuali OKR.
Untuk menjalankan rapat OKR yang sukses, fokuslah pada praktik-praktik terbaik berikut ini:
Gunakan kerangka kerja OKR khusus
Kerangka kerja OKR khusus membantu Anda menetapkan tujuan yang realistis, memantau kemajuan OKR, dan mengidentifikasi hambatan untuk mengatasinya dengan lebih cepat. Templat Kerangka Kerja OKR ClickUp menawarkan semua fitur yang diperlukan untuk mengelola rapat OKR.
Unduh Templat ini
Berikut adalah bagaimana template ini membantu manajer dan tim mereka:
- Memungkinkan ruang kolaboratif bagi seluruh tim untuk bertukar pikiran bersama untuk bersama-sama berpartisipasi dalam proses penetapan tujuan dan mengidentifikasi tujuan utama
- Mengidentifikasi hasil utama (KR) dari setiap tugas dan mengonversinya menjadi tugas ClickUp. Manajer memberikan tugas-tugas ini kepada anggota tim yang relevan dan menambahkan tanggal jatuh tempo untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut agar sesuai dengan tujuan OKR di seluruh organisasi
- Templat berkode warna dengan status yang dipersonalisasi memungkinkan karyawan untuk memberikan pembaruan mingguan selama rapat OKR. Kerangka kerja yang terstruktur membantu manajer mengidentifikasi hambatan dan membantu karyawan dalam memutuskan langkah selanjutnya
Selain itu, pertimbangkan untuk menggunakan templat rencana komunikasi untuk mendokumentasikan strategi dan tujuan OKR untuk komunikasi internal dan eksternal, yang harus diperbarui secara berkala.
Unduh Templat ini
Templat ini menentukan target audiens, jenis pesan yang akan dikirim, saluran komunikasi, dan frekuensi komunikasi.
Ketika semua OKR Anda dikomunikasikan dan didokumentasikan, semua orang mengetahui detail dan item tindakan yang tepat.
Jalankan rapat OKR Anda di ClickUp
Menjalankan Rapat OKR di ClickUp lebih mudah dari yang Anda pikirkan. Inilah alasannya.
Abadikan detail rapat penting dan jaga agar tim Anda tetap berada di jalur yang benar dengan ClickUp
Dengan fitur pengeditan yang canggih dan fungsionalitas kolaboratif, kelola semua dokumen rapat Anda di ClickUp Documents. Tambahkan tabel, presentasi, PDF, dan sematkan penanda yang sesuai dengan gaya kerja Anda.
Sebagai alat manajemen proyek, ClickUp memungkinkan Anda untuk membuat daftar periksa rapat OKR yang selaras dengan agenda rapat. Saat Anda menyelesaikan item diskusi satu per satu, coret item tersebut dari daftar periksa agar semua peserta rapat tetap berada di halaman yang sama.
Tambahkan tugas berulang di ClickUp dan perbarui statusnya berdasarkan kemajuan yang didiskusikan selama pertemuan OKR. Ini berarti Anda tidak perlu membuat tugas dari awal setiap kali dan memiliki catatan item diskusi untuk minggu yang akan datang.
Dengan ClickUp yang mengelola semua hal penting dalam rapat, Anda tidak perlu beralih dari Google Docs ke Zoom. ClickUp Tampilan Kalender menyinkronkan Kalender Google Anda, sehingga Anda dapat mengirim undangan rapat dari dalam ClickUp.
Ambil langkah lebih jauh dalam menetapkan tujuan dengan ClickUp Goals
Gunakan Sasaran ClickUp untuk memecah tujuan Anda menjadi tujuan yang lebih kecil dan terukur dan mencapai target Anda dengan jadwal yang jelas dan pelacakan otomatis.
Atur sasaran dalam folder untuk melacak OKR dan siklus sprint, dan bagikan secara publik dengan tim Anda.
Yang membedakan ClickUp dari perangkat lunak OKR lainnya adalah ClickUp menggabungkan OKR dengan manajemen proyek dan mendorong tim untuk memiliki kemajuan mereka sendiri untuk mencapai tujuan bersama.
Gunakan asisten penulis AI untuk membuat catatan rapat OKR secara otomatis
Menambahkan ClickUp AI ke rapat OKR Anda dan catat para ibu seperti seorang profesional. Begini caranya:
- Meringkas transkrip diskusi rapat dan mengubahnya menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti untuk tim Anda
- Hindari kesalahan manual seperti kesalahan pengejaan dan kesalahan tata bahasa dalam catatan rapat dan tingkatkan kualitas tulisan Anda
- Akses ClickUp AI dari mana saja dan bantu tim jarak jauh Anda menghadiri rapat OKR tanpa kerumitan
Ringkas tugas dan dokumen Anda dalam hitungan detik dengan ClickUp AI
Siap Menjalankan Rapat OKR yang Efektif?
Sekarang, Anda sudah tahu bagaimana OKR menyelaraskan strategi perusahaan Anda dengan tujuan-tujuannya, dan check-in OKR sangat penting untuk memastikan semua orang berada di jalur yang tepat dengan tujuan dan hasil utama mereka.
Perangkat lunak OKR seperti ClickUp membantu Anda menetapkan tujuan yang ambisius, memantau kemajuan, dan mengukur hasil karena menulis OKR di spreadsheet atau kertas tidak menyelesaikan pekerjaan.
Untuk membantu Anda mencapai hasil terbaik, ClickUp memiliki fitur-fitur mulai dari penetapan tujuan dan pelacakan hingga templat yang sudah jadi.
Buat OKR yang dapat ditindaklanjuti dan tingkatkan manajemen tujuan Anda.
Untuk hasil terbaik, daftar di ClickUp secara gratis .