Baik merenovasi kamar mandi Anda atau memulai perjalanan keliling dunia, Anda memerlukan peta jalan yang menguraikan rencana Anda secara rinci. Peta jalan ini memandu Anda menuju tujuan Anda dan memperhitungkan masalah potensial yang mungkin Anda temui. Peta ini juga berfungsi sebagai titik referensi-Anda akan melihatnya sesekali untuk melihat sejauh mana Anda telah melangkah. 🗺️
Dalam manajemen proyek, peta jalan ini disebut baseline proyek. Ini adalah dasar untuk membuat keputusan yang tepat , mengelola ekspektasi dan mengukur keberhasilan proyek terhadap tujuan dan sasaran awal.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu baseline proyek dan mengapa hal itu sangat penting untuk manajemen proyek yang sukses. Kami juga akan memberikan petunjuk langkah demi langkah untuk membuat baseline pengukuran kinerja untuk menyiapkan seluruh proyek Anda untuk sukses.
Apa itu Baseline Proyek?
Baseline proyek adalah titik referensi yang Anda gunakan untuk mengukur keberhasilan proyek Anda. Anda biasanya menetapkan baseline di awal selama perencanaan proyek fase dan fokus pada tiga elemen kunci:
- Ruang Lingkup: Menguraikan tugas, kegiatan, sumber daya, danhasil akhir dalam proyek Anda
- Biaya: Mewakilianggaran proyek *Jadwal: Menentukan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo untuk proyek Anda danmenguraikan tonggak-tonggak pencapaian untuk melacak kinerja
Garis dasar proyek sering kali disalahartikan sebagai tujuan proyek . Meskipun kedua istilah ini mirip dalam banyak aspek, perbedaan penting adalah bahwa baseline berfokus pada analisis kinerja proyek pada saat tertentu, sedangkan tujuan berfokus pada hasil. Bisa dikatakan bahwa baseline proyek berisi informasi yang memberdayakan Anda untuk mencapai tujuan proyek.
Keuntungan Memiliki Garis Dasar Proyek
Menetapkan baseline proyek memiliki beragam manfaat, seperti:
- Memantau kinerja: Garis dasar proyek memberikan dasar untuk perbandingan dan pemahaman apakah proyek Anda berkinerja buruk atau baik di area tertentu
- Manajemen biaya yang lebih baik: Hal ini memungkinkan Anda untuk memahami, mengawasi, dan mengelola anggaran proyek
- Menghitung nilai yang diperoleh: Ini membantu Anda mengukur kinerja aktual terhadap rencana untuk menganalisis tren dan masalah
- Perkiraan masa depan yang lebih akurat: Semakin banyak pengalaman yang Anda miliki dengan baseline proyek, semakin akurat Anda dalam menentukan kinerja proyek dan potensi risiko
- Motivasi: Hal ini memungkinkan Anda untuk melacak kemajuan proyek dari waktu ke waktu dan melihat sejauh mana Anda telah melangkah. Hal ini juga membuat tim Anda tetap termotivasi dan mendorong produktivitas dan efisiensi
- Komunikasi yang lebih baik dengan para pemangku kepentingan: Garis dasar proyek memberi manajer proyek dan pemangku kepentingan ide yang jelas tentang jalur proyek sejak awal, meningkatkan transparansi dan meminimalkan risiko kesalahpahaman di sepanjang jalan
Dapatkah Anda Mengubah Garis Dasar Proyek?
Karena penetapan baseline proyek terjadi di awal proses perencanaan proyek anda mungkin bertanya-tanya apakah Anda dapat memperbaruinya nanti untuk mencerminkan perubahan tertentu. Secara teknis, Anda dapat melakukannya-tetapi ingatlah bahwa mengubah garis dasar proyek Anda dapat menyebabkan hilangnya arah, sehingga Anda tidak memiliki titik acuan yang jelas untuk mengukur kinerja. 🧭
Praktik standarnya adalah memperbarui baseline proyek hanya jika terjadi perubahan signifikan. Misalnya, jika ada penambahan ruang lingkup proyek, mungkin perlu memperbarui jadwal dan biaya juga.
Jika Anda memutuskan untuk mengubah baseline proyek yang telah disetujui, simpan versi lama. Dengan begitu, Anda dapat membandingkan baseline dan menentukan kinerja proyek secara akurat.
Cara Menetapkan Garis Dasar Proyek dan Menentukan Jalur Proyek Anda dalam 4 Langkah
Menetapkan baseline mungkin terdengar mudah pada awalnya-Anda memperkirakan ruang lingkup, biaya, dan jadwal proyek dan menyilangkan jari Anda, berharap prediksi Anda cukup akurat untuk memenuhi tujuan. Kenyataannya berbeda-Anda harus mempertimbangkan berbagai faktor dan menggunakan berbagai alat bantu untuk menetapkan garis dasar proyek yang realistis dan bermanfaat.
Kami akan memandu Anda melalui prosesnya dan menunjukkan bagaimana ClickUp sebuah platform produktivitas dan manajemen proyek yang lengkap, dapat membantu Anda membuat garis dasar proyek yang sangat praktis. 💪
Langkah 1: Tentukan ruang lingkup proyek Anda
Perjalanan Anda untuk membuat baseline proyek dimulai dengan menentukan ruang lingkup proyek kamu . Ini berarti mendefinisikan segala sesuatu yang dibutuhkan proyek Anda, termasuk tugas, subtugas, hasil, potensi risiko, dan kendala. Dalam beberapa kasus, Anda juga dapat membahas pengecualian, yaitu menentukan apa yang tidak termasuk dalam proyek Anda.
Dengan menguraikan ruang lingkup proyek, Anda akan menetapkan batasan yang jelas, menjaga proyek tetap berada di jalur yang benar, menangkap potensi risiko sejak dini, dan mengelola ekspektasi pemangku kepentingan seperti seorang profesional. 🤓
Cara terbaik untuk menentukan ruang lingkup proyek Anda adalah dengan menulis pernyataan ruang lingkup. Dokumen berharga ini akan menjadi dasar rencana proyek Anda. Dokumen ini harus komprehensif dan ringkas, tanpa menyisakan ruang untuk kesalahpahaman dan bagaimana-jika.
Dalam hal format, banyak manajer proyek memilih untuk membuat pernyataan ruang lingkup mereka dalam bentuk poin-poin agar mudah dibaca dan navigasi lebih mudah, tetapi Anda dan tim Anda mungkin lebih memilih tata letak yang berbeda yang sesuai dengan gaya kerja dan kebutuhan Anda.
Jelajahi cakupan proyek dengan ClickUp
Untuk membuat seluruh proses pelingkupan lebih mudah dikelola, Anda dapat menggunakan beberapa alat ClickUp yang fantastis untuk menyesuaikan pernyataan ruang lingkup terbaik.
Membuat pernyataan ruang lingkup adalah upaya tim, jadi Anda memerlukan opsi kolaborasi kelas satu. Untungnya, ClickUp memiliki lebih dari beberapa opsi. Sebagai contoh, Anda bisa menggunakan Papan Tulis ClickUp , kanvas digital yang dirancang untuk mengambil kolaborasi waktu nyata ke tingkat yang baru.
Curah pendapat, susun strategi, atau petakan alur kerja dengan Papan Tulis ClickUp yang kolaboratif secara visual
Papan tulis sangat cocok untuk curah pendapat dan menghidupkan ide-ide Anda. Berkat pengeditan langsung, semua orang berada di halaman yang sama dan dapat berpartisipasi secara aktif dalam proses pelingkupan proyek. Undang anggota tim yang relevan ke Papan Tulis ClickUp dan diskusikan seperti apa pernyataan ruang lingkup Anda setelah mempertimbangkan faktor-faktor yang relevan.
Jaga agar dokumen inti proyek Anda tetap ramping dalam ClickUp Docs
Sudah selesai melakukan curah pendapat? Saatnya menuangkan keputusan Anda ke dalam tulisan dengan Klik Dokumen , editor teks unik dari platform ini dan platform manajemen dokumen . Gunakan untuk membuat, berbagi, mengedit, dan menyimpan dokumen penting.
Berkolaborasi dengan anggota tim di ClickUp Documents untuk menyesuaikan font, menambahkan hubungan Tugas, atau menautkan ke Tugas secara langsung di dokumen
Dokumen ClickUp adalah rumah yang sempurna untuk ruang lingkup proyek Anda. Tambahkan tim Anda ke sebuah Dokumen dan mulailah menyesuaikan pernyataan ruang lingkup Anda. Setiap orang yang ditambahkan ke Dokumen akan mendapatkan kursor dengan nama mereka, sehingga melacak siapa yang melakukan apa menjadi mudah. Gunakan opsi pemformatan dan gaya untuk menyesuaikan pernyataan ruang lingkup Anda dan memberikan sentuhan pribadi.
Jika Anda ingin mempercepat proses penulisan dan meminimalkan risiko kesalahan, manfaatkan ClickUp AI yang merupakan fitur asli dari platform ini Asisten menulis berbasis AI yang meningkatkan fungsionalitas ClickUp Documents. Ini dapat membantu Anda melakukan curah pendapat dan menghasilkan ide, menulis pernyataan ruang lingkup, dan mengeditnya dengan sempurna sambil memastikan format yang konsisten. ✨
Gunakan asisten penulisan AI di ClickUp untuk membuat postingan blog, bertukar pikiran, menulis email, dan banyak lagi
Jika Anda ingin menghindari penulisan pernyataan ruang lingkup dari awal sama sekali, gunakan Templat ruang lingkup proyek ClickUp untuk menghemat waktu, menikmati konsistensi, dan mengatur proyek Anda di jalur yang benar.
Langkah 2: Petakan jadwal proyek Anda
Pada langkah sebelumnya, Anda telah menguraikan semua pekerjaan yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan proyek. Saatnya memvisualisasikan pekerjaan ini pada sumbu waktu dan menentukan tanggal mulai dan jatuh tempo, tenggat waktu akhir, dan tonggak-tonggak penting (anggap saja sebagai titik pemberhentian untuk mengukur kinerja).
Dalam hal pemetaan jadwal proyek , ClickUp memiliki beberapa kartu As di lengan bajunya. 🃏
Kita akan melihat tiga tampilan (atau tata letak) berikut ini di dalam platform yang dapat membuat penjadwalan menjadi lebih mudah:
- Tampilan daftar
- Tampilan Bagan Gantt
- Tampilan Kalender
Tampilan daftar
Untuk jenis penjadwalan yang kita bicarakan, Anda harus terlebih dahulu menentukan Fase-fase proyek dan tetapkan durasi dan tenggat waktunya. Lakukan ini di Tampilan Daftar ClickUp -menawarkan banyak opsi pengurutan dan penyaringan untuk membantu Anda menentukan dan menavigasi info. Gunakan Bidang Khusus ClickUp untuk memberikan detail kontekstual tentang setiap tugas dan subtugas. Tetapkan tenggat waktu dan prioritas, lacak kemajuan, tambahkan label, dan buat jadwal proyek Anda dengan mudah.
Gunakan filter pada tampilan Daftar ClickUp untuk mengurutkan tugas berdasarkan status, prioritas, dan beberapa Bidang Kustom lainnya untuk tampilan yang disesuaikan dengan pekerjaan Anda
Tampilan Gantt Chart
Tampilan Daftar sangat fantastis, tetapi bukan satu-satunya. Banyak manajer proyek yang setuju bahwa tampilan Bagan Gantt adalah alat bantu utama untuk memvisualisasikan jadwal proyek yang telah direncanakan. Tampilan ini memungkinkan Anda membuat jadwal dinamis, mengatur dan mengelola tenggat waktu, menunjukkan kemacetan, menangani ketergantungan tugas dan menjadwalkan tugas hanya dengan beberapa klik.
Kelompokkan, filter, atau sembunyikan tugas dalam bagan Gantt ClickUp 3.0 untuk melacak dan menghubungkan alur kerja di semua pekerjaan Anda
Dengan opsi pewarnaan yang komprehensif, Anda bisa dengan jelas membedakan tugas yang berbeda dan mengawasi semua hal yang terjadi.
Tampilan ClickUp Gantt juga memungkinkan Anda memilih kriteria penyortiran untuk navigasi yang lebih mudah. Misalnya, jika Anda ingin mengetahui tugas penting apa yang akan datang berikutnya, gunakan tanggal jatuh tempo sebagai kriteria pengurutan.
Dengan desain seret dan lepas tampilan, Anda bisa dengan cepat memperbarui jadwal proyek Anda. Semua perubahan terjadi secara real-time, sehingga setiap anggota tim akan mendapatkan informasi terbaru secara instan.
Urutkan tugas Anda dengan cepat dan mudah, dan buat tampilan bertingkat dengan satu klik untuk tetap menjadi yang terdepan dan memprioritaskan apa yang penting
ClickUp Gantt Charts adalah cara terbaik untuk memahami seluk-beluk proyek Anda dan mendapatkan rincian tugas, ketergantungan, prioritas, pencapaian, dan kemajuan secara mendetail. Jika Anda mencari alat yang memberi Anda gambaran umum yang lebih umum tentang tugas-tugas Anda dan tenggat waktu, gunakan fitur Tampilan Garis Waktu ClickUp . Garis besar linier sederhana ini menampilkan tugas secara kronologis dan memungkinkan Anda memantau tanggal jatuh tempo tanpa perlu menggali lebih dalam.
Tampilan kalender
Tampilan lain yang disukai manajer proyek adalah tampilan Tampilan Kalender ClickUp . Tampilan ini menampilkan tugas-tugas dalam kalender, membantu Anda mengoptimalkan beban kerja dan membuat rencana ke depan. Tampilan ini juga dilengkapi dengan desain seret dan lepas, sehingga mudah diatur dan diperbarui. Anda dapat memilih apa yang akan ditampilkan dalam tampilan-mengurutkan entri berdasarkan prioritas atau proyek dan menampilkan detail tugas yang berbeda (seperti penerima tugas atau waktu yang dilacak).
Kelola dan atur proyek, dan jadwalkan tugas di seluruh tampilan Kalender yang fleksibel untuk menjaga tim tetap sinkron
Anda bisa lebih menyederhanakan pemetaan jadwal proyek Anda dengan mengandalkan fitur ClickUp yang mengesankan koleksi lebih dari 1.000 templat . Cukup pilih salah satu templat jadwal proyek yang selaras dengan kebutuhan proyek Anda dan sesuaikan dengan preferensi Anda.
Langkah 3: Tentukan biaya
Pada tahap ini, Anda menentukan biaya dan merencanakan anggaran proyek untuk melacak pengeluaran. 💸
Di sinilah Anda akan memasukkan semua perkiraan biaya terkait proyek, termasuk tenaga kerja, material, peralatan, utilitas, dan sewa. Tergantung pada sifat proyek Anda, Anda mungkin perlu membuat kategori untuk merepresentasikan biaya overhead secara lebih rinci. Misalnya, jika Anda menetapkan anggaran dasar untuk proyek konstruksi, Anda mungkin akan memiliki banyak subkategori di bawah bahan dan tenaga kerja.
Tampilan Daftar ClickUp dapat membantu anda membuat gambaran umum terperinci mengenai biaya yang diproyeksikan. Buat tugas baru untuk setiap kategori biaya dan perkirakan anggaran menggunakan Bidang Khusus Uang. Bidang Khusus lainnya seperti Angka dan File dapat berguna untuk memberikan informasi lebih lanjut mengenai setiap kategori biaya.
Kemudian, Anda bisa membuat subtugas untuk menunjukkan bagaimana anggaran proyek Anda didistribusikan.
Sangat mudah untuk menambahkan nilai moneter ke tugas untuk menjaga anggaran proyek tetap sesuai rencana
Jika anda ingin jalan pintas untuk menentukan biaya proyek, gunakan salah satu dari fitur ClickUp templat anggaran proyek berkualitas tinggi . Templat ini akan membantu Anda merepresentasikan informasi yang relevan dengan cara yang terorganisir, yang dapat meningkatkan keputusan manajemen sumber daya di seluruh tim.
Menentukan biaya biasanya merupakan upaya tim-kami merekomendasikan untuk mendapatkan wawasan dari tim keuangan atau akuntansi Anda untuk membuat sketsa perkiraan yang lebih akurat. Untungnya, ClickUp membuat kolaborasi dan komunikasi lintas tim menjadi mudah. Gunakan Papan Tulis ClickUp atau fitur Tampilan obrolan untuk mendiskusikan anggaran dan posisi keuangan proyek Anda dengan para profesional internal.
Langkah 4: Sampaikan garis dasar proyek Anda kepada para pemangku kepentingan utama
Garis dasar proyek Anda telah selesai, namun sebelum Anda secara resmi mengadopsinya, Anda harus menjalankannya dengan para pemangku kepentingan dan memastikan mereka memberi Anda lampu hijau.
Bahas detailnya, diskusikan setiap aspek dari baseline, termasuk desain dan isinya, dan bersiaplah untuk menjawab setiap pertanyaan dan kekhawatiran untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama.
ClickUp membantu Anda menyederhanakan komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal dengan memungkinkan Anda untuk menambahkan pengguna pihak ketiga ke Ruang Kerja. Pilih item yang ingin Anda bagikan dengan mereka dan sesuaikan kontrol dan izin . ClickUp secara otomatis menempatkan kotak oranye kecil di sudut kiri bawah semua avatar tamu, sehingga rekan satu tim Anda tidak akan kesulitan membedakannya. 🟧
Berkat pengaturan yang dapat disesuaikan, Anda dapat memperbarui peran dan status akses tamu kapan saja agar mereka dapat secara aktif berkontribusi dalam memperbarui baseline.
Membuat Garis Dasar Proyek dengan ClickUp: Contoh
Katakanlah Anda adalah seorang manajer proyek pemasaran dan harus menetapkan garis dasar proyek untuk kampanye media sosial . Seperti inilah prosesnya, sesuai dengan langkah-langkah yang telah kami uraikan sebelumnya:
1. Tentukan ruang lingkup proyek Anda
Hal pertama dalam agenda Anda adalah menentukan ruang lingkup proyek. Tambahkan tim Anda ke Papan Tulis ClickUp dan mulailah bertukar pikiran!
Anda akan mulai dengan menetapkan tujuan. Katakanlah tujuan Anda adalah untuk meningkatkan kesadaran merek dan membuat 200 penjualan langsung.
Menetapkan tujuan yang terukur untuk tugas dan proyek dengan perkembangan otomatis untuk mencapai tujuan secara lebih efektif dengan jadwal yang ditentukan dan target yang dapat diukur
Karena ini adalah kampanye media sosial, Anda harus menentukan platform media sosial Anda. Misalnya, platform tersebut bisa berupa Facebook, Instagram, dan TikTok.
Kemudian, Anda akan menguraikan jenis konten apa yang akan Anda gunakan - dalam hal ini, video, gulungan, dan postingan.
Akan lebih baik jika Anda juga menentukan target audiens Anda. Misalnya, pemirsa berusia antara 18 dan 30 tahun.
Terakhir, Anda akan menguraikan durasi proyek-yaitu 10 minggu.
Gunakan ClickUp Docs untuk menulis pernyataan ruang lingkup dan memasukkan aspek-aspek ini. Tambahkan anggota tim yang relevan ke dokumen sehingga mereka tetap berada dalam lingkaran.
Kemudian, gunakan tampilan Daftar ClickUp untuk membuat daftar semua tugas dan subtugas yang diperlukan untuk mencapai tujuan Anda.
2. Buat garis besar jadwal proyek
Tentukan bagaimana dan kapan Anda akan mencapai tujuan Anda dengan menguraikan jadwal di tampilan Daftar ClickUp dan Gantt Chart. Anda dapat membuat jadwal mingguan untuk kampanye Anda. Sebagai contoh:
- Minggu 1 & 2: Meneliti audiens dan pesaing
- Minggu 3, 4, 5 & 6: Membuat konten dan mendapatkan persetujuan
- Minggu 7 & 8: Meluncurkan kampanye di media sosial
- Minggu 9 & 10: Memantau kinerja
Ini hanyalah garis besar dari sebuah jadwal. Anda akan memberikan lebih banyak detail untuk setiap bagian dengan membuat subtugas. Selain itu, Anda akan menetapkan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo yang tepat untuk setiap tugas dan sub-tugas serta membuat Milestone yang membantu Anda melacak kemajuan proyek dan memastikan Anda berada di jalur yang benar. 🛣️
Ubah tugas terpenting Anda menjadi tonggak pencapaian untuk membuat representasi visual dari kemajuan yang dibuat dalam proyek Anda
Beralih di antara berbagai Tampilan ClickUp untuk melihat jadwal Anda dari berbagai perspektif dan, jika perlu, menambahkan lebih banyak detail untuk membuatnya setransparan mungkin. Karena ClickUp menawarkan 15+ tampilan, Anda bisa melihat gambaran besar dan memperbesar detailnya.
3. Tentukan biaya
Kembali ke tampilan Daftar ClickUp Anda, di mana Anda memberikan rincian tentang ruang lingkup dan jadwal proyek Anda, dan tambahkan Bidang Khusus Uang untuk menentukan anggaran untuk setiap tugas.
Dalam contoh ini, Anda mungkin memiliki biaya PPC (bayar per klik), biaya langganan untuk alat penelitian kata kunci, dan biaya pembuatan konten.
4. Berkonsultasi dengan pemangku kepentingan
Tambahkan pemangku kepentingan ke Ruang Kerja ClickUp Anda untuk menunjukkan kepada mereka dasar proyek Anda. Gunakan Tampilan Obrolan ClickUp untuk berkomunikasi, menjawab pertanyaan, dan menyelesaikan ketidakpastian.
Sebagai ClickUp terintegrasi dengan platform seperti Zoom anda dapat mengadakan pertemuan online untuk mempresentasikan garis dasar proyek Anda yang telah selesai dan merampingkan komunikasi.
ClickUp: Alat Bantu Dasar Proyek Anda
ClickUp menawarkan solusi komprehensif untuk membuat baseline proyek. Dari 15+ tampilan hingga Papan Tulis, Bidang Khusus, templat, dan integrasi khusus platform ini menyediakan semua alat yang Anda perlukan untuk membuat tugas dan dokumen, berkomunikasi, berkolaborasi, dan memantau kemajuan. 🥰 Daftar ke ClickUp dan bawa manajemen proyek ke level berikutnya!