Proyek terdiri dari berbagai macam jenis, masing-masing dengan kebutuhannya sendiri. Setiap proyek, seperti proyek proyek pengembangan perangkat lunak misalnya, dimulai dengan sebuah ide. Namun, ide saja tidak cukup untuk membuat proyek ini berhasil.
Untuk membangun ide menjadi solusi yang berhasil, Anda harus memahami tujuan, hasil yang diharapkan, standar pengiriman, ukuran keberhasilan, dll. Templat formulir permintaan proyek yang baik akan mengkurasi semua ini dan banyak lagi.
Apa itu Templat Formulir Permintaan Proyek?
Formulir permintaan proyek adalah daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh tim bisnis saat meminta pekerjaan apa pun yang harus dilakukan. Ini adalah proses formal bagi tim proyek untuk mengumpulkan semua detail yang diperlukan sebelum memulai.
Templat formulir permintaan proyek adalah daftar pertanyaan dasar yang sudah disiapkan dan siap ditambahkan ke alur kerja Anda. Misalnya, jika tim keuangan membutuhkan antarmuka digital interaktif untuk mengumpulkan faktur dari vendor, templat formulir permintaan proyek akan memiliki pertanyaan seperti:
- Siapa audiens untuk proyek ini? Misalnya, Vendor, kontraktor, pekerja lepas
- Platform apa yang akan mereka gunakan? Misalnya, Web, Android
- Apa tujuannya? Misalnya, Mengurangi waktu pemrosesan, mengotomatiskan entri ke ERP
- Berapa banyak pengguna yang akan dimilikinya? Misalnya, Sekitar 200 pengguna setiap bulan
- Fitur apa yang Anda butuhkan? Misalnya, Membuat akun pengguna, menyimpan detail pengguna, mengunggah PDF, mengekstrak informasi secara otomatis ke ERP
Sebagai tim yang menjalankan proyek, Anda dapat menangkap detail apa pun yang Anda butuhkan dalam formulir ini.
Apa yang Membuat Template Formulir Permintaan Proyek yang Baik?
Templat formulir permintaan proyek yang baik memberikan kejelasan dan konteks kepada pemohon dan tim proyek. Ini memungkinkan pemohon untuk:
- Memperjelas ide mereka dan memikirkannya dengan matang
- Membangun kasus bisnis untuk proyek tersebut
- Menetapkan tujuan dan metrik
Memungkinkan tim proyek untuk:
- Memahami kebutuhan dengan jelas
- Memperkirakan waktu dan sumber daya yang dibutuhkan
- Memprioritaskan dan menjadwalkan proyek
- Meminimalkan risiko manajemen proyek
Komponen templat formulir permintaan proyek yang baik
Templat formulir permintaan proyek yang baik bertujuan untuk memberikan gambaran besar yang jelas sambil memperbesar detailnya. Tujuan dan sasaran : Mengapa proyek ini dibutuhkan? Bagaimana orang akan menggunakannya? Nilai apa yang akan ditambahkan ke bisnis?
Alur kerja proyek: Proses apa yang harus diikuti oleh proyek ini?
Tenggat waktu yang diharapkan: Kapan proyek ini harus diselesaikan? Mengapa tenggat waktu yang dipilih relevan?
Pemangku kepentingan: Siapa saja pemangku kepentingan proyek? Siapa yang akan membuat keputusan? Siapa yang akan memberikan persetujuan?
Spesifikasi: Haruskah mengikuti pedoman merek? Atau harus sesuai dengan peraturan apa pun?
Ini harus sangat berbeda dari proyek desain iklan. Jadi, satu templat mungkin tidak bisa memenuhi semua kebutuhan Anda.
Tidak perlu khawatir. Kami telah membuat yang dirancang khusus.
10 Templat Formulir Permintaan Proyek Terbaik Untuk Membantu Anda Memulai Proyek Apa Pun yang Anda Butuhkan.
1. Templat Permintaan dan Persetujuan Proyek ClickUp
Templat ini menyederhanakan komunikasi antar departemen dan memastikan setiap permintaan mendapatkan perhatian yang sesuai
Meminta, meninjau, menyetujui, dan memulai proyek dalam satu templat yang mudah.
Untuk pemohon, bagian Template Permintaan dan Persetujuan Proyek ClickUp mencakup formulir di mana mereka dapat memasukkan nama proyek, deskripsi, menetapkan prioritas, menyertakan jadwal, dan mengunggah sumber daya tambahan yang mereka miliki.
Setelah dikirim, ClickUp secara otomatis membuat 'tugas permintaan' yang dijadwalkan untuk ditinjau dan disetujui. Sebagai manajer proyek, Anda dapat melihat semua tugas yang diminta sebagai daftar dan papan (tampilan Kanban).
Ketika tugas disetujui, tugas tersebut akan ditambahkan ke daftar 'tugas yang disetujui', siap untuk diambil tindakan oleh tim anda. Anda dapat mengatur notifikasi untuk tetap mengetahui perkembangannya. Anda juga bisa mengedit, memperbarui, atau menarik permintaan Anda dengan templat ini.
Templat ini merupakan langkah awal dari proses manajemen proyek Anda, sebuah cara untuk mengumpulkan dan mengkonsolidasikan semua permintaan dari seluruh organisasi.
2. Templat Formulir Permintaan Kreatif ClickUp
menyatukan tim lintas fungsi untuk mengirimkan brief kreatif di ClickUp_
Tim desain mendapatkan banyak permintaan dari bagian pemasaran, produk, acara, dan banyak lagi. The Templat Permintaan Kreatif ClickUp membantu merampingkan alur kerja.
Dengan templat ini, siapa pun bisa mengirimkan pengarahan kreatif dengan cara yang paling sesuai untuk tim desain. Mereka bisa mengisi formulir dengan nama, deskripsi, dan jenis hasil kreatif. Mereka juga bisa menetapkan tenggat waktu.
Ketika Anda menerima permintaan, Anda bisa menugaskan permintaan baru kepada orang/tim atau menetapkan status sebagai bagian dari alur kerja Anda. Anda juga dapat menggunakan bidang khusus untuk menambahkan opsi ke menu tarik-turun untuk hasil kreatif ketika penawaran Anda berkembang.
Dengan tampilan daftar, Anda dapat melacak semua tugas yang akan datang. Dengan tampilan pipeline, Anda bisa melacak status dan eskalasi, jika ada. Anda bisa menggunakan tampilan tugas untuk berkolaborasi dengan tim, mengunggah materi iklan, mengumpulkan umpan balik, dan mendapatkan persetujuan.
3. Template Permintaan Sumber Daya ClickUp
siapkan proses yang sangat mudah untuk menangkap permintaan sumber daya di ClickUp_
Proyek berkembang dengan cepat di lingkungan yang serba cepat saat ini. Untuk mengikutinya, manajer proyek sering kali membutuhkan sumber daya tambahan. Dengan setiap manajer proyek meminta dukungan tambahan, hal ini dapat menjadi berat seiring berjalannya waktu.
Untuk merampingkan manajemen operasi , gunakan tombol Klik Permintaan untuk Templat Sumber Daya . Templat komprehensif ini mencakup bidang untuk:
- Detail proyek seperti nama, ID, ruang lingkup, dan klien
- Detail pemohon seperti nama, ID email, prioritas, jenis, dan departemen
- Detail sumber daya seperti sumber daya yang dibutuhkan, persyaratan pelatihan, dan proposal anggaran
- Aset lain untuk diunggah
Setelah permintaan diajukan, manajer sumber daya dapat menggunakan tampilan papan tinjauan untuk mendapatkan gambaran umum semua permintaan proyek Anda yang dikelompokkan berdasarkan status.
Pada tampilan ini, klik pada kartu tugas tertentu untuk memperluas detailnya dan seret kartu tersebut untuk mengubah statusnya.
Gunakan kolom khusus untuk memperkirakan biaya, mendapatkan persetujuan, mengalokasikan sumber daya, dan memantau kemajuan.
Gunakan templat ini untuk mengintegrasikan permintaan sumber daya ke dalam alur kerja manajemen proyek Anda. Meminta, mengalokasikan, dan mengelola sumber daya proyek dengan mudah.
4. Templat Permintaan Kerja ClickUp
templat permintaan kerja gratis dari ClickUp untuk tim manajemen proyek_
Tidak seperti proyek dengan tujuan spesifik yang melibatkan banyak orang, mengikuti berbagai langkah, dan berlangsung lama, 'pekerjaan' atau tugas umumnya jauh lebih sederhana. Sebagai contoh, ini bisa berupa permintaan ID email baru oleh bagian pemasaran atau penyediaan ruang cloud tambahan oleh bagian teknik.
Untuk mengelolanya secara efektif tanpa ada yang terlewatkan, Anda memerlukan sebuah proses. Proses tersebut adalah Templat Permintaan Kerja ClickUp menawarkan hal itu.
Templat ini memungkinkan pengguna untuk mengajukan permintaan, mendeskripsikan pekerjaan yang perlu dilakukan, menetapkan prioritas/jadwal, dan memasukkan detail lainnya, jika ada.
Sebagai manajer proyek, Anda dapat
- Menyetujui tugas
- Menjadwalkannya untuk diselesaikan
- Mengotomatiskan notifikasi yang akan dikirim ketika ada perubahan status atau pembaruan di komentar
- Melihat tugas berdasarkan status pada tampilan papan
- Melihat pekerjaan terjadwal pada tampilan kalender
5. Templat Permintaan Tim ClickUp
kelola permintaan dari tim internal di satu tempat, langsung di dalam alat manajemen proyek Anda
Baik untuk barang merek atau persediaan alat tulis, Anda memerlukan cara untuk menangkap, melacak, dan mengelola permintaan tim. Aplikasi ini dapat membantu Anda Templat Permintaan Tim ClickUp ada di sini untuk membantu.
Templat ini memungkinkan tim admin untuk mencatat semua permintaan internal. Anda bisa mengumpulkan detail pemohon, sifat permintaan, dan tanggal jatuh tempo. Tetapkan juga bidang khusus untuk kategori dan jumlah.
Misalnya, Anda bisa menyesuaikan drop-down kategori untuk menyertakan pulpen, pensil, dan buku catatan. Jika Anda juga mengelola langganan barang dagangan dan majalah untuk bisnis Anda, Anda dapat menyusunnya sebagai berikut.
| Kategori utama (tarik-turun) | Sub-kategori (tarik-turun) | |||
|---|---|---|---|---|
| alat tulis | Alat tulis | Pena | ||
| pensil | Pensil | |||
| buku catatan | Buku catatan | |||
| pakaian | Hoodies | Hoodies | ||
| Kaos oblong |
| Autocar | |
Dengan cara ini, Anda dapat mengatur jenis permintaan yang Anda terima. Gunakan tampilan papan 'jenis permintaan' untuk memantau permintaan di bawah setiap kategori. Ketahui jika Anda kekurangan stok dan lakukan pemesanan yang sesuai.
6. Templat Permintaan Layanan ClickUp
Menerapkan proses ITIL dengan templat permintaan layanan ClickUp
Baik Anda menjual mobil atau perangkat lunak komputer, pelanggan akan menghadapi tantangan dan menginginkan dukungan. Berikan pelanggan Anda cara mudah untuk mengajukan permintaan mereka dan mengelolanya dengan lancar dengan Templat Permintaan Layanan ClickUp .
Dengan formulir tiket layanan yang disertakan dalam templat, pelanggan dapat mendeskripsikan masalah dan mengunggah tangkapan layar untuk membantu menemukan kembali kesalahan.
Didesain khusus untuk tim TI, templat ini secara otomatis mengkategorikan permintaan yang masuk untuk akses ke aplikasi, lisensi perangkat lunak, pengaturan ulang kata sandi, atau perangkat keras baru sebagai permintaan layanan.
Lihat permintaan layanan dengan cara apa pun yang Anda suka, sebagai daftar umum atau daftar yang dikategorikan berdasarkan jenis atau prioritas.
Punya keistimewaan organisasi? Tidak masalah. Sesuaikan menu tarik-turun, orang, atau unggah file sesuai keinginan Anda, dan mulailah!
7. Template Permintaan Perubahan ClickUp
undang pemangku kepentingan untuk mempertimbangkan permintaan perubahan mereka dan tampung dengan mudah dengan ClickUp_
Permintaan perubahan mirip dengan permintaan kerja, kecuali permintaan ini berlaku untuk perubahan spesifik pada fitur yang sudah ada. Misalnya, jika Anda seorang arsitek, pelanggan mungkin meminta modifikasi pada desain, seperti membuat jendela kaca berwarna atau memilih warna yang berbeda untuk kamar mandi.
Untuk mempermudah pengelolaan bagi Anda dan pelanggan, gunakan fitur Template Permintaan Perubahan ClickUp . Kumpulkan informasi tentang apa yang ingin diubah dan mengapa, bagaimana dampaknya terhadap ruang lingkup/anggaran/jadwal proyek, dan banyak lagi.
Gunakan templat ini untuk mendorong pemohon agar memikirkan konteks permintaan mereka, termasuk dampaknya terhadap kegiatan hulu dan hilir. Hal ini akan membantu mereka memproses jika perubahan ini memang penting.
Gunakan tampilan 'daftar permintaan' untuk meninjau semua permintaan yang masuk yang dikategorikan berdasarkan proyek dan berdiskusi dengan pemohon. Gunakan tampilan 'tabel permintaan' untuk memantau berdasarkan prioritas. Lacak kemajuan dengan tampilan status. Jika Anda memiliki proyek di beberapa lokasi, gunakan tampilan peta untuk memvisualisasikan tugas.
8. Template Permintaan Informasi ClickUp
formulir sederhana untuk meminta informasi dari siapa pun di seluruh organisasi_
Dari pertanyaan sesederhana "Hai, bagaimana perkembangan proyeknya?" hingga pertanyaan yang rumit seputar perincian pengeluaran anggaran, permintaan informasi (RFI) bisa datang dalam berbagai bentuk. Permintaan tersebut dapat datang melalui email, Slack, panggilan telepon, atau pesan teks. Menanggapi semua permintaan ini tepat waktu bisa menjadi tantangan tersendiri.
Untuk itu, Anda perlu mengetahui apa yang harus Anda lakukan untuk menjawabnya Templat Permintaan Informasi (RFI) ClickUp memecahkan masalah itu dengan tepat. Templat ini membantu tim mengumpulkan RFI di satu tempat, menugaskan tanggung jawab kepada anggota tim untuk merespons dalam waktu yang telah disepakati.
Gunakan templat ini untuk mencatat detail tentang permintaan, pemohon, dan sumber daya lainnya, jika ada. Sesuaikan templat ini agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Misalnya, tambahkan kolom formulir lain untuk format tanggapan yang diperlukan atau tujuan informasi.
Templat ini mencakup tiga tampilan yang berbeda. Gunakan tampilan log RFI untuk melihat semua permintaan sebagai daftar. Gunakan tampilan papan proyek untuk mengelompokkan berdasarkan nama proyek. Gunakan tampilan cakupan RFI untuk mengurutkan berdasarkan cakupan permintaan.
Pilih salah satu dari 15+ tampilan ClickUp untuk mengurutkan informasi anda sesuai dengan cara anda ingin melihatnya.
9. Templat Permintaan Helpdesk oleh Template.net
Dokumen templat permintaan meja bantuan dari template.net
Jika Anda mencatat permintaan Anda pada dokumen biasa seperti Microsoft Word, Google Docs, atau Apple Pages, templat dari template.net ini sangat berguna.
Templat permintaan helpdesk ini membuat formulir yang mencatat rincian permintaan, seperti nama, organisasi, alamat email, jenis masalah, dan kategori. Sesuaikan bidang berdasarkan kebutuhan dan proses organisasi Anda.
Templat ini merupakan dokumen yang sederhana dan memudahkan siapa saja untuk mengisinya. Namun, mengelola beberapa permintaan seperti itu dan menerimanya sebagai lampiran email bisa jadi membosankan.
Selain itu, tim meja bantuan perlu membuat tugas secara manual di alat manajemen proyek berdasarkan formulir permintaan ini.
10. Templat Formulir Permintaan Proyek oleh Slideshare
Proyek bisa jadi rumit, dengan banyak faktor yang memengaruhi keputusan kecil sekalipun. Untuk memastikan Anda telah menangkap semua detail, Anda memerlukan templat formulir permintaan proyek yang komprehensif seperti yang satu ini oleh Slideshare .
Terdiri dari tujuh halaman, template ini menangkap persyaratan proyek, justifikasi, tujuan, asumsi, anggaran, jadwal, dan banyak lagi. Dirancang untuk proyek-proyek TI, template ini juga mengajukan pertanyaan tentang perilaku penggunaan, keamanan, antarmuka, hubungan dengan klien, integrasi portal, dan infrastruktur teknis.
Ini termasuk bagian untuk dampak risiko, penilaian kerentanan, dan faktor keuangan. Dengan templat ini, Anda bisa yakin bahwa Anda telah mengumpulkan informasi yang cukup untuk memajukan proyek.
Seperti template sebelumnya, template ini juga merupakan dokumen, biasanya diisi secara offline dan dikirimkan melalui email. Oleh karena itu, diperlukan pekerjaan manual tambahan untuk memasukkan rincian ini ke dalam perangkat lunak manajemen proyek .
Cara Menggunakan Templat Formulir Permintaan Proyek Secara Efektif
Menggunakan salah satu templat ClickUp di atas semudah mengklik tombol 'dapatkan solusi gratis', menambahkannya ke Ruang Kerja ClickUp Anda, dan menangkap permintaan. Meskipun templat-templat ini merupakan titik awal yang bagus, Anda dapat membuatnya lebih sesuai untuk Anda.
Sesuaikan: Lihatlah setiap formulir permintaan proyek yang tercantum di atas dan sesuaikan dengan industri, organisasi, dan alur kerja Anda. Sertakan data yang Anda perlukan dalam menu tarik-turun.
Automate: Pemberitahuan, membuat tugas, menugaskan pengguna, mengubah status, dan banyak lagi dapat diotomatiskan dengan Otomatisasi ClickUp . Setelah Anda membuat prosesnya transparan, otomatiskan.
Gunakan tampilan: Apa pun yang perlu Anda lihat, ClickUp memiliki tampilan untuk itu.
Jelajahi ClickUp untuk mengelola proyek Anda dengan kekuatan AI, 15+ tampilan, dan otomatisasi tugas
- Perlu melihat jadwal? Tampilan kalender
- Perlu melihat beban kerja tim? Tampilan beban kerja
- Perlu tugas yang dikategorikan berdasarkan proyek/prioritas? Tampilan papan
- Ingin melacak kemajuan proyek? Tampilan Gantt
- Dengan 15+ tampilan, ClickUp memungkinkan Anda melihat proyek sesuai keinginan Anda
Tingkatkan: Berdasarkan cara kerja templat untuk Anda, buatlah perbaikan proses . Menambah atau menghapus bidang. Memperluas cakupannya. Kumpulkan umpan balik tentang templat dan gabungkan dalam versi berikutnya.
Menyederhanakan Proses Permintaan Proyek dengan Templat ClickUp
Manajemen proyek yang hebat dimulai sebelum proyek dimulai -dengan mengumpulkan persyaratan secara menyeluruh dan jelas. Templat permintaan proyek ClickUp dirancang untuk tujuan ini.
Tergantung pada industri Anda, struktur organisasi, alur kerja manajemen proyek, dan preferensi tim, pilih templat yang sesuai untuk Anda. Integrasikan ke dalam Ruang Kerja ClickUp Anda dengan satu klik tombol dan sesuaikan sesuai kebutuhan.
ClickUp memungkinkan Anda mengubah permintaan menjadi tugas secara otomatis, menugaskannya ke anggota tim, mendapatkan persetujuan, dan memberi tahu pemangku kepentingan tentang kemajuan sehingga Anda dapat fokus menyelesaikan tugas untuk serah terima proyek .
Akses lusinan templat untuk berbagai keperluan manajemen proyek dari halaman Perpustakaan templat ClickUp . Bagian terbaiknya adalah semuanya gratis!
Beranjak dari ide menjadi manajemen proyek yang hebat dengan ClickUp hari ini.