"Bagaimana kita menghabiskan hari-hari kita, tentu saja, adalah bagaimana kita menghabiskan hidup kita." demikian kutipan terkenal dari penulis Annie Dillard. Dan ketika Anda membaca ini bersamaan dengan, "Hari-hari memang panjang, tetapi tahun-tahun terasa singkat.", Anda akan merasa takut.
Apakah saya memanfaatkan waktu saya dengan sebaik-baiknya? Apakah hari-hari saya terstruktur sedemikian rupa sehingga selaras dengan tujuan pribadi dan profesional saya?
Di sinilah manajemen waktu dapat membantu, dan menetapkan tujuan manajemen waktu dapat memberikan kerangka kerja yang terstruktur dan cara baru untuk melihat waktu yang Anda miliki dan tujuan yang ingin Anda capai.
Apa Itu Tujuan Manajemen Waktu?
Sasaran manajemen waktu adalah target spesifik yang Anda tetapkan untuk mengelola waktu Anda secara lebih efektif. Sasaran ini membantu seseorang untuk memprioritaskan tugas menetapkan tenggat waktu yang jelas, dan menghilangkan kegiatan yang sia-sia dari keseharian Anda.
Sebagai contoh, seorang pemilik bisnis tugas mingguan dapat mencakup penjadwalan panggilan telepon dengan prospek, mendelegasikan tugas, dan mengukur kemajuan proyek. Dengan tujuan manajemen waktu pemilik bisnis tahu persis berapa jam yang harus mereka sisihkan untuk setiap tugas dan dalam urutan apa tugas tersebut harus diselesaikan.
Cara yang paling umum untuk menetapkan tujuan manajemen waktu adalah model SMART:
- Spesifik: Tujuan yang terdefinisi dengan baik yang menjawab siapa saja yang terlibat, apa hasilnya, apa yang harus dicapai, dll.
- Terukur: Tujuan yang dapat diukur dan dilacak. "Berapa jam waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas ini?"
- Dapat dicapai: Tujuan yang realistis dan dapat dicapai
- Relevan: Tujuan yang praktis, seperti tujuan yang selaras dengan tujuan pribadi atau profesional Anda
- Terikat Waktu: Sasaran dengan jadwal dan tenggat waktu yang jelas
Apa Saja Manfaat Menetapkan Sasaran Manajemen Waktu?
Anda memiliki daftar yang jelas tentang hal-hal yang harus dilakukan. Jadi, mengapa Anda harus peduli dengan menetapkan tujuan manajemen waktu juga?
Mari kita lihat beberapa manfaat dari tujuan manajemen waktu :
✅ Keseimbangan kehidupan kerja yang lebih sehat
Manajemen waktu yang tepat berarti lebih banyak waktu untuk orang yang Anda cintai dan diri Anda sendiri.
Anda dapat menjadwalkan waktu untuk tugas-tugas yang menjadi prioritas utama dalam jam kerja dan tetap memiliki waktu untuk bersantai dan beristirahat.
✅ Anda lebih sedikit menunda-nunda
Anda tidak perlu berpindah-pindah tugas jika Anda memiliki daftar tugas yang diprioritaskan.
Anda dapat menyalurkan energi Anda ke pekerjaan yang mendalam tanpa memikirkan apa yang harus dilakukan selanjutnya.
✅ Peningkatan produktivitas
Ketika Anda fokus untuk menyelesaikan tugas-tugas penting, tanpa harus menghabiskan waktu untuk memikirkan 'apa lagi', Anda bisa membangun sebuah rutinitas. Rutinitas ini difokuskan untuk membantu Anda menyelesaikan tugas-tugas yang paling penting di waktu yang paling produktif.
✅ Tidak ada lagi kelelahan
Pekerjaan yang tidak dikelola dengan baik bisa melelahkan secara emosional dan fisik. Ditambah dengan tenggat waktu yang terlewat dan tim yang tidak fokus, Anda mungkin akan mengalami kelelahan dalam karier.
Manajemen waktu yang cerdas dapat meminimalkan stres yang disebabkan oleh frustrasi dan tekanan kerja.
15 Contoh Tujuan Manajemen Waktu yang Dapat Anda Tetapkan
Mengatur manajemen waktu bisa jadi sangat sulit. Namun, berikut adalah beberapa contoh strategi manajemen waktu yang dapat Anda jadikan inspirasi:
1. Tetapkan tujuan numerik yang jelas*
Tujuan yang jelas adalah tujuan yang memiliki jadwal yang realistis dan hasil yang terukur, serta dikomunikasikan dengan baik.
Katakanlah Anda seorang mahasiswa desain. Tujuan Anda mungkin untuk menyelesaikan proyek kelompok tepat waktu dan bekerja sebagai sebuah tim. Namun, menuliskan dan melacak beberapa tujuan dengan tenggat waktu dan orang yang ditugaskan adalah hal yang menantang.
Jika Anda menggunakan alat seperti ClickUp, dengan Sasaran ClickUp anda tetap sesuai jadwal dengan mengatur tujuan yang cerdas dan melacak kemenangan Anda sebagai sebuah grup.
Gunakan ClickUp untuk melacak kemajuan dengan target numerik, moneter, benar/salah, dan target tugas
Berikut caranya:
- **Tetapkan Target yang nyata, seperti target numerik, ya/tidak, dan moneter, untuk memudahkan pelacakan. Misalnya, buat lima wireframe situs web dalam seminggu (target numerik)
- Atur beberapa target individu dantarget tim ke dalam folder
- Akses visual yang kaya untuk tujuan dan target Anda dengan membuat papan suasana hati untuk referensi cepat
- **Tetapkan tenggat waktu untuk tim/kelompok Anda dan pantau kemajuan mereka menggunakan kartu skor mingguan
2. Lacak waktu Anda setiap hari
Apakah Anda tahu tugas apa yang paling banyak memakan waktu?
Jika tidak, itu adalah peringatan untuk melacak waktu dan menemukan aktivitas yang boros dan tidak produktif yang menghabiskan waktu Anda. Hal ini juga termasuk aktivitas pribadi Anda.
Berapa lama Anda menghabiskan waktu di media sosial hari ini?
Tapi ingat, ini untuk memperkirakan aktivitas apa yang menghabiskan sebagian besar waktu Anda dan bukan untuk menggantikannya. Pelacakan Waktu sangat mudah menggunakan ClickUp.
Anda dapat merekam waktu dari perangkat apa pun menggunakan ClickUp ekstensi Chrome gratis . Membuat pelacakan waktu terkait tugas menjadi sesederhana mungkin.
Catat waktu saat Anda pergi atau masukkan secara manual dengan pelacakan waktu di ClickUp
Sedang mengerjakan laporan di iPad Anda? Cukup tekan "mulai" dengan pengatur waktu global ClickUp dan hentikan jika Anda beristirahat atau berpindah antar tugas.
Anda juga bisa menambahkan perkiraan waktu untuk tugas harian individu dan tim Anda untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk sebuah tugas.
3. Memprioritaskan tugas-tugas Anda
"Makan katak" adalah metode manajemen waktu yang populer karena "makan katak Anda," alias menyelesaikan tugas yang paling kritis dan menantang sebelum mengambil sisanya, adalah cara terbaik untuk menyelesaikan sesuatu.
Dengan kata lain, prioritas tugas sangat penting untuk menyelesaikan tugas-tugas yang bernilai tinggi dan penting tepat waktu sehingga Anda dapat membuat kemajuan menuju tujuan SMART yang lebih besar. Sisakan tugas yang paling mudah atau yang memiliki prioritas rendah untuk yang terakhir.
Tingkatkan pengaturan tugas Anda dengan menambahkan tag khusus dan gunakan opsi filter di Tampilan Daftar dan Papan untuk mengidentifikasi tugas prioritas tertinggi Anda secara tepat
Buat daftar tugas dengan prioritas tinggi setiap pagi atau minggu, diikuti dengan daftar tugas dengan prioritas lebih rendah, sebagai trik sederhana untuk mengenali dan menindaklanjuti tugas-tugas yang mendesak. Hal ini akan memastikan tugas-tugas penting tidak dikesampingkan oleh permintaan yang bersifat ad hoc.
4. Gunakan teknik pemblokiran waktu
Pemblokiran waktu adalah ketika Anda membagi hari Anda menjadi beberapa bagian waktu untuk aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan atau pribadi.
Setiap blok didedikasikan untuk menyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan tanpa gangguan.
Berikut adalah beberapa contoh teknik pemblokiran waktu:
- Aturan 3/3/3: Mendedikasikan tiga jam setiap hari untuk tiga tugas yang mendesak dan tiga tugas yang tidak terlalu mendesak. Misalnya, menyelesaikan tiga rapat dan menjawab tiga email dalam waktu tiga jam pada hari Selasa
- Teknik Pomodoro: Membagi hari kerja Anda menjadi 25 menit kerja terfokus yang diikuti dengan istirahat selama 5 menit setiap kalinya. Lakukan hal ini setidaknya selama empat siklus
- Menyelesaikan Tugas (GTD): GTD mirip dengan teknik Pomodoro. Dengan GTD, Anda menyerang tugas secara langsung dan mengatur pengatur waktu 25 menit, istirahat 5 menit, dan lanjutkan hingga selesai
- Aturan 4 jam: Aturan 4 jam adalah teknik pemblokiran waktu monotasking di mana Anda mengatur jendela 4 jam yang ditentukan untuk menyelesaikan suatu aktivitas
Pantau rapat atau acara saat ini, masa lalu, dan yang akan datang dengan templat pemblokiran jadwal ClickUp
5. Mendelegasikan beberapa tugas Anda **5
Anda tidak harus melakukan semuanya. Sedikit pendelegasian dapat membantu Anda mengendalikan hari Anda dengan lebih baik.
Mulailah dari yang kecil dengan menugaskan tugas-tugas yang tidak terlalu penting kepada tim Anda, atau menyewa asisten virtual jika Anda seorang solopreneur. Tetapkan ekspektasi waktu dan komunikasikan persyaratan agar tidak ada bolak-balik.
Pada akhirnya, Anda akan melihat dua kemenangan signifikan: lebih banyak waktu untuk tugas-tugas penting yang bernilai tinggi, tim Anda menjadi lebih percaya diri, dan Anda bisa mendelegasikan lebih banyak.
Ingat, tidak apa-apa untuk meminta bantuan. Pendelegasian membutuhkan perubahan pola pikir dan merupakan bagian penting dari manajemen waktu sehari-hari.
6. Hilangkan semua gangguan Anda*
Menghindari gangguan lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Terlebih lagi, bekerja di Internet atau di antara sekelompok kolega dekat, akan lebih sulit untuk fokus.
Berikut ini beberapa cara untuk menghilangkan gangguan saat bekerja:
- Pasang pemblokir notifikasi di laptop atau ponsel cerdas Anda, sehingga Anda dapat bekerja tanpa gangguan
- Atur ponsel dan saluran komunikasi lainnya ke mode "Jangan ganggu "
- Hapus sementara aplikasi yang mengganggu seperti media sosial dan game dari ponsel atau desktop Anda
- **Matikan notifikasi email agar Anda tidak terpengaruh untuk merespons email baru saat mengerjakan tugas-tugas penting
- Jika Anda bekerja dari kantor, pesan ruang rapat untuk bekerja sendiri sampai Anda menyelesaikan pekerjaan Anda
7. Ucapkan selamat tinggal pada penundaan*
Sebuah percobaan menyatakan bahwa menunda-nunda pekerjaan paling sering dialami ketika tugas yang dikerjakan lebih rumit.
Jadi, berikut ini adalah sesuatu yang dapat Anda lakukan secara sadar untuk meminimalkan penundaan:
- **Pecahkan tugas yang sulit menjadi beberapa sub-tugas dengan jadwal yang dapat dicapai, bukan mengerjakan semuanya. Misalnya, pemilik produk dapat memecah peluncuran produk baru menjadi sub-tugas yang lebih kecil seperti pembaruan situs web pada hari ke-1 dan ke-3, strategi penetapan harga pada hari ke-4 dan ke-5, distribusi pada hari ke-6 hingga ke-10, otomatisasi pemasaran pada hari ke-11 hingga ke-15, dll.
- Tetapkan batas waktu dan lacak menggunakan fitur ClickUp Ekstensi Chrome Pelacak Waktu saat Anda berpindah dari satu tugas ke tugas berikutnya
8. Gunakan alat bantu visual untuk multitasking
Jika Anda mengelola banyak proyek dan memiliki bawahan langsung, Anda tidak punya pilihan selain sering melakukan banyak tugas.
Alat bantu visual menyederhanakan multitasking dan membuat setiap tugas tampak dapat dicapai.
Sebagai contoh, Bagan Gantt dapat menunjukkan ketergantungan dan tumpang tindih tugas, Papan Kanban dapat membantu Anda memvisualisasikan kemajuan tugas, diagram alir dapat menampilkan ketergantungan tugas, dan Peta Pikiran dapat membantu Anda melakukan curah gagasan.
Gunakan tampilan Gantt Chart di ClickUp untuk menjadwalkan tugas, mengikuti perkembangan proyek, mengelola tenggat waktu, dan menangani kemacetan.
9. Menyederhanakan rapat
Lacak jam rapat Anda, dan Anda akan terkejut saat mengetahui betapa banyak rapat yang memakan waktu dan paling tidak produktif.
Siapkan pembaruan asinkron menggunakan fitur alat manajemen tugas untuk memetakan kemajuan proyek dan membatasi durasi rapat dengan agenda yang jelas.
Artinya, tidak perlu lagi melakukan "panggilan cepat" atau harus duduk dalam diskusi 15 menit yang berubah menjadi berjam-jam. Klip ClickUp membantu Anda berkomunikasi secara efektif melalui rekaman layar dan menghilangkan kebutuhan untuk rapat. Rekam video (Layar + Kamera) dari browser Anda dan bagikan dengan rekan satu tim.
Bagikan pesan video Anda dengan tautan peramban langsung yang tidak memerlukan unduhan dan dapat dilihat langsung setelah merekam
10. Mengelola tenggat waktu proyek
Mengelola tenggat waktu bukan hanya tentang memenuhinya. Ini juga tentang seberapa efisien Anda merencanakan pekerjaan Anda untuk memenuhi tenggat waktu.
Hal ini termasuk menetapkan tanggal yang jelas untuk setiap tugas yang mengarah pada penyelesaian proyek.
Di sinilah pentingnya menggunakan Tampilan Kalender ClickUp dapat membantu dalam memberikan gambaran umum tentang semua acara dan jadwal yang perlu diingat untuk proyek tersebut.
11. Kembangkan sebuah rutinitas
Apakah rutinitas itu membosankan? Tidak juga. Sebenarnya, Anda sudah mengikuti rutinitas secara tidak sadar. Anda menggunakan aplikasi yang sama, makan pada waktu yang sama setiap hari, mengambil rute yang sama ke tempat kerja, dll.
Jadi, mengapa tidak mengembangkan rutinitas yang disadari untuk pekerjaan Anda juga?
Berikut ini beberapa di antaranya teknik manajemen waktu digunakan untuk mengembangkan rutinitas:
- Jadwalkan blok waktu tertentu untuk rapat internal dan diskusi tim
- Tetapkan waktu tertentu untuk menyelesaikan tugas-tugas yang menjadi prioritas utama sebelum yang lainnya; makanlah katak itu!
- Selesaikan pekerjaan pada waktu yang tetap setiap hari, sehingga kehidupan pribadi Anda tidak terpengaruh
- Jadwalkan satu jam setiap hari untuk membalas email, misalnya, setiap hari antara jam 2 dan 3 sore
12. Mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang
Tugas-tugas yang berulang seperti manajemen dokumen, pembaruan tugas, atau pelaporan bernilai rendah dan memakan waktu.
Jadikan misi Anda untuk menghilangkannya dari beban kerja harian Anda melalui otomatisasi. Ini adalah salah satu keterampilan manajemen waktu yang paling penting untuk dikembangkan.
Tidak yakin di mana dan bagaimana memulai otomatisasi? Cobalah Otomatisasi ClickUp .
Tetapkan tugas baru, pindahkan status tugas, tambahkan komentar, terapkan tag, dan banyak lagi dengan pilot otomatis.
Gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya di ClickUp atau sesuaikan berdasarkan kebutuhan Anda sehingga tim Anda bisa fokus pada hal yang paling penting
13. Jangan melewatkan waktu istirahat
Cabut dan sering-seringlah beristirahat untuk mencegah kelelahan. Berbagai penelitian telah menunjukkan bahwa istirahat dapat meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja.
Mengelola waktu sama halnya dengan mengelola energi Anda - seperti halnya Anda memiliki semangat dan kemauan untuk melakukan berbagai prioritas harian. Sebagai aturan praktis, beristirahatlah sejenak setiap 25 hingga 90 menit bekerja.
Anda dapat menjadwalkan waktu istirahat kerja atau memasang pengatur waktu untuk melacak pekerjaan Anda dan memberi tahu Anda kapan waktunya untuk beristirahat. Punggung Anda juga akan berterima kasih untuk itu.
14. Belajarlah untuk mengatakan tidak
Belajar mengatakan tidak adalah tentang menetapkan batasan. Hal ini melindungi waktu, kebebasan, energi, dan kesehatan mental Anda.
Anda akan kewalahan dengan pekerjaan tambahan dan prioritas yang semakin berkurang tanpa batasan tertentu. Jadi, kenali mana yang kurang penting sehingga Anda bisa menangani tugas-tugas penting terlebih dahulu sebelum mengatakan ya untuk pekerjaan baru.
Tetapkan ekspektasi yang jelas di dalam dan di luar tempat kerja sehingga teman, keluarga, dan kolega Anda tahu kapan mereka bisa mengharapkan tanggapan dari Anda.
15. Lihat gambaran yang lebih besar
Apakah Anda kewalahan dengan perubahan atau tenggelam dalam daftar tugas? Mundur sejenak bisa menjadi solusi untuk melihat gambaran yang lebih besar.
Mundurlah sejenak dan lihatlah apa kemenangan terbesar Anda dalam beberapa minggu atau bulan dari sekarang. Catatlah.
Anda akan lebih siap untuk proyek-proyek selanjutnya, menerima perubahan, merencanakan waktu secara efektif, dan memahami kapan waktu Anda sudah penuh.
Sebagai contoh, sebagai individu, Anda perlu memeriksa kemajuan Anda setiap bulan, sementara untuk tim, Anda perlu membuat siklus peninjauan triwulanan.
Prioritaskan Tujuan Anda untuk Manajemen Waktu agar Lebih Maju
Konsistensi adalah salah satu keterampilan manajemen waktu yang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Ingat, tidak apa-apa untuk tidak melakukannya dengan benar setiap hari. Bagaimanapun juga, kita adalah manusia.
Jika Anda kewalahan, mulailah dengan hal yang paling sederhana-tentukan tujuan kecil yang dapat dilacak, prioritaskan tugas, delegasikan pekerjaan, dan alokasikan blok waktu tertentu.
Namun jika Anda ingin mengoperasionalkan taktik-taktik ini dan menjadikannya bagian dari rutinitas Anda, ClickUp dapat membantu!
Ingin menjadi ahli manajemen waktu? Coba ClickUp secara gratis hari ini!