Bayangkan jika Anda sedang berlibur di pantai, dan kemudian terjebak dalam badai yang tak terduga.
Bukankah akan lebih bermanfaat jika mengetahui cuaca sebelumnya?
Demikian pula, ketika memulai proyek baru, memiliki perkiraan yang jelas tentang hasil potensial dapat menjadi pembeda antara keberhasilan dan kegagalan. Di sinilah ilmu prakiraan proyek berperan.
Sama seperti ahli meteorologi yang menggunakan data dan pola untuk memprediksi cuaca, manajer proyek menggunakan alat peramalan proyek untuk mengantisipasi masa depan tugas mereka. Memahami hasil yang diproyeksikan ini tidak hanya membantu Anda merencanakan secara efisien, tetapi juga mengembangkan strategi proaktif untuk menavigasi ketidakpastian yang pasti muncul.
Perkiraan proyek bukanlah tentang memiliki bola kristal untuk melihat masa depan. Sebaliknya, ini adalah tentang membekali diri Anda atau tim proyek Anda dengan pengetahuan dan alat yang tepat untuk beradaptasi dan berkembang di tengah-tengah hal yang tidak diketahui.
Jadi, mari selami lebih dalam ilmu yang menarik ini dan pelajari bagaimana ilmu ini dapat menjadi senjata rahasia Anda untuk kesuksesan proyek.
Apa itu Peramalan Proyek?
Peramalan proyek, atau peramalan manajemen proyek, adalah ketika Anda membuat prediksi atau asumsi tentang apa yang mungkin terjadi berdasarkan data, pengetahuan, dan keahlian. Anda memperkirakan hasil potensial dari proyek Anda.
Ada tiga elemen utama yang perlu dipertimbangkan dalam peramalan manajemen proyek:
- Durasi
- Biaya
- Kualitas
Mari kita jelajahi area perkiraan proyek ini dengan lebih detail.
Durasi
Faktor pertama yang perlu dipertimbangkan adalah durasi proyek, atau berapa lama waktu yang dibutuhkan. Dengan mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk sebuah proyek, Anda dapat merencanakan sumber daya secara efektif. Selain itu, Anda dapat memberikan perkiraan yang baik kepada klien atau kontak internal Anda tentang kapan proyek akan selesai. ⌚
Jadikan jadwal proyek Anda lebih mudah dipahami dengan diagram jaringan, diagram Gantt ClickUp, atau metode lain
Cari tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan proyek berdasarkan iterasi sebelumnya, pengetahuan Anda sendiri, keahlian yang dimiliki, atau dengan bertanya kepada anggota tim lainnya. Dari sana, bagi proyek menjadi beberapa elemen atau kelompok tugas yang lebih kecil sehingga Anda bisa memantau dan mengatur waktu dengan lebih efektif dan membuat rencana kerja yang akurat garis waktu proyek .
Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menggunakan alat manajemen proyek khusus. Hal ini membantu Anda memahami di mana posisi Anda terhadap kesuksesan proyek secara keseluruhan yang pertama kali Anda terapkan.
Biaya proyek
Setelah Anda mendapatkan gambaran kasar tentang berapa lama tugas atau proyek Anda akan berlangsung, Anda perlu memikirkan biayanya. Mampu memperkirakan atau memprediksi biaya proyek secara akurat berarti Anda dapat menganggarkan dengan lebih efektif dan menghindari kebutuhan untuk kembali ke klien Anda untuk meminta dana tambahan atau menerima pukulan dan berdampak pada profitabilitas Anda. 💰
Sangat mudah untuk menambahkan nilai moneter ke tugas untuk menjaga anggaran proyek tetap sesuai rencana
Pertimbangkan semua sumber daya yang dibutuhkan proyek Anda dan berapa biaya sebenarnya. Ini termasuk karyawan, kontraktor, material, dan peralatan. Gunakan data historis yang Anda miliki untuk membuat anggaran yang akurat anggaran proyek kemudian pantau pengeluaran untuk menjaga agar biaya Anda sedekat mungkin dengan anggaran yang telah Anda perkirakan.
Kualitas
Area terakhir yang perlu dipertimbangkan adalah kualitas. Kita semua ingin setiap proyek yang kita selesaikan adalah yang terbaik dari kemampuan kita, namun terkadang kendala seperti waktu, anggaran, atau sumber daya membuat kita perlu melakukan penyesuaian di suatu tempat.
Memahami kemungkinan kualitas proyek akhir Anda memungkinkan Anda untuk bersikap transparan kepada klien tentang di mana prioritas Anda dalam mencapai tujuan akhir untuk mencapai kesuksesan proyek. ✔️
Manajer proyek perlu memikirkan apakah ini adalah proyek di mana kualitas harus dipertahankan dengan cara apa pun atau apakah mereka perlu menghemat uang untuk bahan atau kontraktor untuk memprioritaskan penyelesaian proyek dengan tenggat waktu yang ketat.
Untuk melakukan hal ini, Anda perlu mengetahui berbagai macam bahan dan sumber daya yang dapat Anda akses, berapa biayanya, dan kapan bahan dan sumber daya tersebut tersedia.
Pentingnya Peramalan Proyek dalam Manajemen Proyek
Perkiraan proyek memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang tantangan apa yang mungkin Anda hadapi di sepanjang perjalanan, sehingga Anda dapat merencanakan ke depan dan mewujudkan proyek yang sukses tepat waktu dan sesuai anggaran.
Manfaat lain dari penggunaan metode perkiraan manajemen proyek meliputi:
- Memberikan kejelasan yang lebih baik kepada anggota tim, kontraktor, dan klien
- Memperkirakan hasil potensial yang berbeda berdasarkan poin-poin keputusan utama
- Mempertimbangkan potensirisiko proyek dan mengambil langkah untuk menguranginya
- Mampu membangun tim yang terbaik
- Merencanakan tantangan atau hambatan potensial berdasarkan pengalaman masa lalu
- Menanggapi dengan cepat dan percaya diri terhadap masalah yang tidak terduga
- Menyelesaikan proyek yang lebih dekat dengan rencana awal Andaruang lingkup proyek* Meningkatkan peluang proyek Anda memenuhi tenggat waktu dan dianggap sukses
Templat Lingkup Kerja ClickUp dapat membantu Anda menguraikan semua detail proyek
Perkiraan manajemen proyek mungkin membutuhkan waktu yang berharga, tetapi pasti sepadan. Tanpa perkiraan proyek (atau beberapa perkiraan), Anda tidak tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan, sumber daya apa yang Anda perlukan, atau seperti apa hasil akhirnya.
Dengan perkiraan yang akurat, tim Anda dan klien Anda memiliki pandangan yang jelas tentang persyaratan dan hasil yang diantisipasi.
Contoh Peramalan Manajemen Proyek dalam Praktik
Memahami pentingnya prakiraan proyek dan mengetahui cara mempraktikkannya adalah dua hal yang berbeda. Berikut adalah contoh perkiraan manajemen proyek dalam praktik sehingga Anda dapat melihat apa saja yang terlibat.
Seorang klien telah mendekati perusahaan Anda dan meminta Anda untuk mengerjakan proyek konstruksi komersial baru bersama mereka. Anda telah bekerja sama sebelumnya, jadi Anda tahu bahwa bagi mereka kualitas proyek sangat penting-dan mereka dengan senang hati menginvestasikan lebih banyak anggaran untuk mendapatkan tim terbaik dalam proyek tersebut. 👷
Membangun rencana perkiraan Anda
Setelah Anda mengambil semua informasi latar belakang untuk menetapkan kontrol proyek anda akan ingin membuat perkiraan proyek Anda.
Untuk melakukan ini, pertimbangkan:
- Apa saja yang akan dilakukan dalam proyek ini: Mintalah penjelasan singkat secara menyeluruh kepada klien Anda dan susunlah strategi yang sesuai dengan kebutuhan mereka, termasuk menyelidiki lokasi potensial, merekomendasikan bahan ramah lingkungan, dan mengelola kontraktor di lokasi
- Anggota tim mana yang akan Anda tugaskan untuk proyek tersebut: Cobalah untuk menugaskan manajer proyek dan tim favorit klien Anda jika memungkinkan, dan lengkapi dengan orang-orang terbaik Anda untuk tugas atau peran tertentu.
- Berapa lama setiap langkah proyek akan berlangsung: Bagi proyek Anda menjadi beberapa bagian, dan gunakan keahlian tim Anda untuk memprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan. Gunakan ini untuk membangun sebuahjadwal proyek yang memberikan Anda gambaran yang jelas tentang keseluruhan proses.
- Berapa anggaran Anda seharusnya: Berdasarkan penjelasan di atas, diskusikan anggaran proyek dan kemungkinan biaya dengan klien. Sampaikan opsi harga potensial kepada mereka dan minta mereka untuk menyetujui anggaran yang ditetapkan, dengan tunjangan yang disisihkan untuk potensi pengeluaran berlebih
Tetapkan urutan operasi yang jelas dengan menambahkan ketergantungan "memblokir" atau "menunggu" di antara tugas-tugas dan jaga agar tim Anda tetap berada di jalur yang tepat untuk mengetahui apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu
Ini bukanlah setiap langkah yang terlibat dalam mengelola proyek dengan sukses, tetapi inilah yang Anda butuhkan untuk membuat perkiraan proyek yang akurat. Setelah perkiraan Anda selesai, Anda dapat membagikannya kepada klien untuk menciptakan proses yang lebih transparan.
10 Tips Prakiraan Proyek Terbaik untuk Tim Proyek
Gunakan kiat-kiat perkiraan manajemen proyek dari para ahli ini pada saat Anda perlu memahami rute ke depan untuk sebuah proyek.
1. Tetapkan tujuan proyek
Sebagai bagian dari proses perencanaan proyek, tetapkan tujuan yang SMART. Buat tujuan hasil proyek yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu. Tujuan Anda tidak hanya akan lebih terfokus, tetapi Anda juga akan tahu metrik mana yang akan digunakan untuk melacaknya.
Lacak tujuan Anda hingga ke KPI yang paling penting dan secara otomatis mendapatkan tampilan terperinci tentang perkembangan Anda
Gunakan fitur aplikasi pelacakan tujuan seperti Sasaran ClickUp untuk menetapkan, menetapkan, melacak, dan merayakan pencapaian tujuan Anda. Setelah Anda memiliki tujuan yang spesifik, Anda dapat menggunakannya untuk memandu proses perkiraan proyek Anda. Dengan mengetahui bahwa Anda ingin mencapai X pada tanggal Y, Anda dapat bekerja mundur untuk membuat kerangka waktu yang realistis, lalu memperkirakan kemungkinan ketersediaan sumber daya dan biaya. 🎯
2. Tinjau data historis
Untuk prakiraan proyek yang akurat, idealnya Anda perlu menggunakan data proyek yang nyata. Tempat terbaik untuk menemukannya adalah di pekerjaan Anda sebelumnya pada proyek serupa atau melalui data yang dimiliki perusahaan secara umum tentang sumber daya, tugas, atau biaya.
Dengan data yang tepat, prediksi Anda akan menjadi lebih akurat. Jika ini adalah proyek yang benar-benar baru, Anda mungkin tidak memiliki banyak data yang dapat Anda gunakan untuk menginformasikan prediksi Anda. Jika demikian, lihat apakah Anda dapat mengumpulkan wawasan dari tim lain atau hasil dari proyek lain di bidang Anda. 📈
3. Buat beberapa prediksi
Sangat menggoda untuk memberikan satu prediksi yang benar yang dapat Anda percayai sepenuh hati. Kenyataannya, sering kali tidak demikian, dan memberikan beberapa prediksi sebenarnya adalah cara yang bagus untuk menunjukkan keahlian Anda.
Buatlah beberapa prediksi yang mempertimbangkan berbagai kemungkinan hasil dengan estimasi biaya, hasil, kerangka waktu, dan tim proyek yang sedikit berbeda berdasarkan apa yang tersedia. Memiliki lebih dari satu jalan ke depan akan memberi Anda pilihan ketika Anda menghadapi hambatan dan menunjukkan kepada klien bahwa Anda yakin ada lebih dari satu cara untuk mencapai hasil yang sukses. 📊
4. Lacak waktu Anda
Mampu menawarkan jadwal yang realistis untuk proyek Anda dimulai dengan Anda terlebih dahulu memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas. Ini adalah langkah penting dalam prakiraan proyek.
Gunakan Pelacakan waktu proyek ClickUp untuk mendapatkan gambaran akurat tentang berapa lama setiap tugas proyek atau aktivitas proyek sebenarnya. Lacak waktu Anda, tetapkan estimasi, dan lihat laporan yang menyoroti bagaimana anggota tim Anda menghabiskan waktu mereka.
Lacak waktu, atur perkiraan, tambahkan catatan, dan lihat laporan waktu Anda dari mana saja dengan pengatur waktu global di ClickUp
Jika Anda ingin meningkatkan produktivitas tim Anda, manfaatkan teknik manajemen waktu dan gunakan templat manajemen waktu untuk mengurangi waktu yang terbuang dan bekerja lebih efektif. ⏰
5. Berikan waktu untuk tugas-tugas yang menumpuk
Meskipun melacak waktu Anda memberi Anda pandangan tentang berapa lama setiap aktivitas sebenarnya, Anda tidak dapat mendasarkan setiap keputusan pada setiap pengulangan tugas yang membutuhkan waktu yang sama. Sebaliknya, sediakan waktu dalam durasi proyek Anda untuk aktivitas-aktivitas yang berjalan melebihi waktu yang diharapkan.
Memberi tim Anda ruang untuk bernapas berarti mereka dapat bekerja dengan kecepatan yang konsisten dan melakukan pekerjaan terbaik mereka, tanpa tekanan untuk menyelesaikan setiap tugas seolah-olah tidak ada hal lain dalam daftar tugas mereka. Waktu tambahan ini juga berarti Anda lebih mungkin untuk tetap berada di jalur yang sesuai dengan jadwal proyek Anda dan dapat melaporkan status "tepat waktu" kepada klien Anda. ✅
6. Menjadi ahli dalam manajemen sumber daya
Sulit untuk merencanakan sumber daya proyek Anda jika Anda tidak memiliki pemahaman yang baik tentang manajemen sumber daya manusia dan sumber daya. Anda perlu memahami ketersediaan sumber daya, biaya, penjadwalan, dan manajemen sumber daya manusia untuk membuat perkiraan proyek yang paling akurat.
Alokasi dan prakiraan sumber daya adalah bagian penting dari manajemen sumber daya jadi ini adalah keterampilan yang patut dikembangkan. Setelah Anda bisa mempertimbangkan kekuatan, keterampilan, jadwal, potensi liburan atau periode kelelahan anggota tim Anda, maka Anda bisa membuat prediksi yang mencerminkan dampak sebenarnya dari setiap talenta unik di tim Anda.
Gunakan tampilan Kalender ClickUp untuk melihat tugas-tugas Anda berdasarkan minggu dan bulan
Gunakan Tampilan Kalender ClickUp untuk memvisualisasikan ketersediaan dan beban kerja tim Anda dalam sekejap. Buat jadwal perkiraan yang kuat berdasarkan ketersediaannya, dan lihat tugas proyek, jadwal, dan potensi ruang yang tidak terpakai dalam satu minggu atau satu bulan. 📅
7. Meninjau kembali perkiraan awal proyek Anda
Perkiraan proyek Anda tidak ditetapkan di atas batu-faktanya, adalah bijaksana untuk melihatnya kembali saat proyek Anda berkembang melampaui tahap awal. Memeriksa prediksi Anda di seluruh proyek berarti Anda dapat bertindak secara proaktif jika Anda melihat proyek Anda keluar dari jalur.
Temukan dengan mudah poin-poin penting proyek Anda dengan ClickUp Milestones dan gunakan ikon berlian yang tebal agar semua orang tetap fokus pada target-target utama
Buat tonggak pencapaian ke dalam proses perkiraan Anda dan setujui untuk check-in di titik-titik penting untuk memantau kemajuan. Tentukan apakah jalur Anda saat ini masih sesuai dengan prediksi yang paling mungkin atau apakah sudah mulai berbelok ke arah yang lain. 📝
8. Bagikan prakiraan proyek Anda dengan orang lain
Memiliki kesadaran internal tentang kemungkinan hasil proyek Anda dan rute ke depan selalu berguna, tetapi yang lebih berdampak adalah membagikannya dengan orang lain. Jangan merahasiakan perkiraan proyek Anda; bagikan dengan para pemangku kepentingan dan tim proyek yang lebih luas sebagai bagian dari laporan proyek sehingga mereka tahu apa yang terjadi.
Secara kolaboratif membuat laporan proyek Anda di ClickUp Documents dan kemudian membagikannya dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal
Seperti semua bidang manajemen proyek, bersikap terbuka dan transparan meningkatkan kinerja tim dan komunikasi klien dan kepercayaan. Bagikan perkiraan dan prediksi Anda kepada para pemangku kepentingan sehingga mereka merasa lebih percaya diri dengan kemampuan Anda untuk tidak hanya memberikan, tetapi juga memantau perubahan dan mengambil tindakan bila diperlukan. 🙌
9. Gunakan alat bantu prakiraan proyek
Setiap tim yang kuat membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek untuk meningkatkan keterampilan mereka dan merampingkan tugas-tugas yang terlibat dalam menjalankan proyek yang sukses. Berinvestasilah pada perangkat lunak yang tidak hanya memungkinkan Anda untuk mengelola proyek, tetapi juga meramalkannya, seperti ClickUp.
ClickUp dipenuhi dengan fitur-fitur yang dirancang untuk tim proyek dan perkiraan. Gunakan Tugas ClickUp untuk mengelola daftar tugas dan aktivitas proyek Anda, dan seluruh proyek dari awal hingga akhir dengan Manajemen Proyek ClickUp .
Melihat dan melacak estimasi waktu dengan mudah ke tugas ClickUp untuk manajemen sumber daya yang lebih baik
Tetapkan ekspektasi dan pahami berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas dengan Perkiraan waktu ClickUp . Gunakan templat manajemen program atau Templat Jadwal Proyek oleh ClickUp untuk membuat garis waktu visual untuk melacak kemajuan Anda. Tetap terhubung dengan anggota tim secara real time dengan Obrolan ClickUp dan gunakan Dasbor ClickUp untuk memvisualisasikan kemajuan Anda di beberapa proyek sekaligus. ⚒️
10. Mengevaluasi keakuratan perkiraan Anda
Pada saat penyelesaian proyek, merupakan praktik terbaik untuk membandingkan apa yang sebenarnya terjadi dengan perkiraan awal Anda. Hal ini memberi tim dan pemangku kepentingan Anda titik referensi dan perbandingan yang berguna dan memungkinkan Anda mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan perkiraan atau alur kerja Anda di masa depan.
Mengevaluasi kinerja proyek Anda dan membandingkannya dengan perkiraan perkiraan Anda. Tentukan apakah Anda telah mencapai tujuan Anda, apakah jadwal Anda meleset, dan apakah Anda telah memenuhi anggaran yang ditetapkan.
Gunakan data baru ini untuk merampingkan alur kerja, memperkenalkan efisiensi proses dan meningkatkan akurasi perkiraan masa depan Anda. 👀
Tingkatkan Keberhasilan Proyek Anda dengan Teknik Peramalan Manajemen Proyek
Perkiraan proyek yang akurat memungkinkan tim Anda bekerja sebaik mungkin tanpa tekanan yang tidak perlu, dan klien serta pemangku kepentingan Anda dapat memahami apa yang akan terjadi selama jadwal proyek Anda. Gunakan tips di atas untuk meningkatkan pendekatan Anda dalam melakukan prakiraan manajemen proyek, sehingga Anda dapat memberikan prediksi untuk proyek-proyek masa depan yang akurat, didukung data, dan strategis.
Jika Anda mencari alat bantu yang tidak hanya membuat perkiraan proyek menjadi lebih mudah, tetapi juga dapat merampingkan seluruh proses manajemen proyek Anda, coba ClickUp secara gratis . Platform kami menawarkan kepada tim proyek kombinasi fitur yang tidak ada duanya untuk manajemen proyek, tugas, dan sumber daya. ✨