Proses yang tidak efisien adalah kelemahan organisasi. Proses yang tidak efisien tidak hanya mengurangi produktivitas tim Anda, tetapi juga memboroskan sumber daya dan memicu kemacetan. Seiring waktu, hal ini dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan, kehilangan peluang bisnis, dan kelelahan karyawan.
Menentukan inefisiensi jauh lebih mudah daripada menguraikan langkah-langkah untuk memperbaikinya. Untungnya, Anda tidak perlu membenturkan kepala Anda ke dinding untuk mencari tahu semuanya-template peningkatan proses dapat membantu! Bagian yang telah dibuat sebelumnya memungkinkan Anda menyesuaikan rencana antipeluru untuk perubahan yang membawa nilai bagi organisasi dan memastikan kelancaran dalam menjalankan bisnis. ⛵
Dalam artikel ini, kami akan menganalisis delapan templat teratas untuk mengatur dan mengelola peningkatan proses .
Apa yang dimaksud dengan Templat Peningkatan Proses?
Peningkatan proses adalah menganalisis proses dalam organisasi Anda untuk menentukan efisiensi dan menentukan langkah konkret untuk mengoptimalkannya. Menyesuaikan rencana peningkatan proses bukanlah hal yang mudah. Anda perlu menetapkan tujuan yang konkret, mengalokasikan sumber daya mengumpulkan data, dan menentukan cara terbaik untuk maju.
Templat peningkatan proses (atau templat kinerja proses) adalah jalan pintas yang membawa Anda ke garis finish lebih cepat. Templat ini membantu Anda menguraikan setiap langkah dari rencana Anda dengan sangat rinci dan memastikan latihan pemetaan proses Anda produktif dan berorientasi pada hasil. 💪
Templat ini membuat Anda tetap berada di jalur yang benar dan memungkinkan Anda melakukan pendekatan terhadap latihan peningkatan secara objektif, mendokumentasikan setiap prosedur, dan menyelaraskan rencana Anda dengan tujuan perusahaan.
Cara Memilih Template Peningkatan Proses yang Tepat
Anda dapat menemukan ribuan template peningkatan proses secara online. Sayangnya, tidak semuanya menawarkan fungsionalitas yang sama.
Anda mungkin ingin mencari templat dengan karakteristik berikut ini:
- Kemudahan penyesuaian: Templat ini seharusnya memungkinkan Anda mengedit elemen desain untuk memastikan keselarasan dengan metodologi, prosedur spesifik, dan tujuan perusahaan Anda. Selain itu, templat ini harus memungkinkan Anda untuk menambahkan item visual seperti grafik atau bagan untuk menjelaskan langkah atau poin dengan lebih baik
- Manajemen data: Templat harus memungkinkan Anda untuk mengumpulkan, mengatur, dan berbagi data yang relevan dengan mudah
- Opsi kolaborasi: Ini harus mendorongkolaborasi tim melalui fitur-fitur seperti pengeditan waktu nyata,meninggalkan komentar, ataupapan tulis digital *Fitur aksesibilitas: Anda harus dapat mengonfigurasi siapa saja yang memiliki akses ke templat berdasarkan peran mereka
- Skalabilitas: Ini harus cukup kuat untuk memungkinkan penguraian berbagai rencana peningkatan proses dan ide-ide dengan berbagai kompleksitas
8 Templat Rencana Peningkatan Proses untuk Meningkatkan Efisiensi
Kami telah memeriksa lusinan templat peningkatan proses dan memilih delapan templat teratas yang menawarkan kemudahan penggunaan, fungsionalitas, dan kemampuan penyesuaian. Lihatlah dan temukan yang cocok untuk Anda! 🤓
1. Templat Struktur Perincian Kerja Peningkatan Proses ClickUp
Gunakan kategori siap pakai dari Templat Struktur Perincian Kerja untuk tetap berada di atas daftar tugas peningkatan proses bisnis
Menjadi kapten kapal peningkatan proses bukanlah hal yang mudah. Untuk itu, Anda harus memiliki pengetahuan yang memadai Templat Struktur Perincian Kerja Peningkatan Proses ClickUp membuat navigasi proyek yang kompleks dan kemacetan menjadi mudah. 🚢
Dengan templat ini, Anda bisa mengidentifikasi titik lemah proses Anda, menyusun rencana permainan secara detail, menetapkan tugas, dan memantau kemajuan dengan mudah.
Templat ini menawarkan tiga tampilan yang memungkinkan Anda melihat proyek Anda dari berbagai sudut pandang dan memastikan transparansi dan pengaturan yang maksimal.
Mulailah dengan Tampilan Kegiatan - Daftar tempat Anda akan memecah latihan peningkatan proses Anda menjadi aktivitas (tugas) yang lebih mudah dikelola. Katakanlah fokus Anda adalah meningkatkan situs web perusahaan Anda. Anda akan membuat tugas seperti "Mengidentifikasi tujuan", "Memperbarui konten", "Memperbaiki desain", dan "Memonitor kinerja"
Saat Anda membuat tugas, Anda dapat memberikan detail lebih lanjut menggunakan Bidang Khusus ClickUp seperti penerima tugas, tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo, status, pemangku kepentingan utama, dan fase proyek. Atribut terakhir adalah kriteria default untuk mengelompokkan tugas, tetapi Anda dapat mengubahnya dengan menekan tombol "Group by" di sudut kanan atas layar.
Tampilan kedua yang ditawarkan oleh template ini adalah Tampilan Papan. Ini Papan Kanban mengubah tugas-tugas yang terdaftar di tampilan sebelumnya menjadi kartu dan mengurutkannya berdasarkan status (seperti Belum Dimulai, Sedang Ditinjau, atau Sedang Berjalan). Gunakan desain seret dan lepas ClickUp untuk memindahkan kartu dan mengubah status tugas hanya dengan beberapa klik.
Terakhir, Anda memiliki Gantt view - bagan Gantt yang menguraikan tugas-tugas Anda pada garis waktu yang membantu Anda merencanakan beban kerja tanpa tumpang tindih. Unduh Template Ini
2. Template Pemetaan Proses ClickUp
Templat Pemetaan Proses ClickUp sangat ideal untuk menstandarkan operasi bisnis untuk kolaborasi tim yang lebih baik
Jika Anda ingin proyek peningkatan proses Anda berhasil, Anda harus memetakan setiap langkah dengan ketelitian yang sangat tinggi untuk menghindari kebingungan dan kesalahpahaman. Template Pemetaan Proses ClickUp Template Pemetaan Proses ClickUp membantu Anda merencanakan jadwal, jadwal, dan beban kerja untuk memvisualisasikan setiap detail dan menyiapkan tim Anda untuk sukses.
Pada pandangan pertama, ini templat tugas adalah sebuah daftar yang harus dilakukan . Namun, daftar ini dilengkapi dengan fitur-fitur canggih untuk memecah proyek yang paling menantang sekalipun menjadi bagian-bagian yang mudah diikuti dan proses pemetaan seperti seorang profesional.
Daftar tugas default terdiri dari 22 subtugas yang membantu Anda mengidentifikasi proses yang ingin Anda tingkatkan dan menguraikan detail seperti anggota tim yang terlibat, tanggung jawab, dan jenis peta proses yang akan digunakan. Karena ClickUp dikenal dengan kemampuannya untuk disesuaikan, Anda dapat memperbarui setiap sub-tugas untuk memastikannya selaras dengan prosedur dan tujuan perusahaan Anda.
Klik pada subtugas untuk memberikan rincian lebih lanjut-buat daftar tugas yang lebih kecil untuk menguraikan aktivitas yang diperlukan untuk penyelesaiannya, lampirkan file dengan info yang berguna, dan tetapkan tugas untuk anggota tim tertentu. ClickUp memungkinkan Anda mengonfigurasi hubungan tugas -memastikan urutan yang tepat dengan mencegah sebuah tugas dimulai atau diselesaikan sebelum tugas yang terkait.
Templat ini juga memungkinkan Anda melacak waktu dan tetapkan tanggal jatuh tempo untuk memantau kemajuan dengan mudah.
Keindahan templat tugas ClickUp adalah keserbagunaannya. Ketika Anda mengonfigurasinya, Anda bisa menduplikasi dan menyalinnya ke proyek lain untuk menghemat waktu. Salin seluruhnya atau hanya bagian-bagian tertentu saja. ✨ Unduh Templat Ini
3. Templat Audit dan Peningkatan Proses ClickUp
Optimalkan proses bisnis Anda dengan pemeriksaan kualitas, analisis, dan manajemen perubahan menggunakan Templat Audit Proses ClickUp
Saatnya mengenakan topi detektif dan memeriksa proses Anda secara menyeluruh! Periksa apakah ada yang bisa mendapatkan keuntungan dari peningkatan dan buat rencana peningkatan dengan Templat Audit dan Peningkatan Proses ClickUp ! 🕵️
Templat ini memungkinkan Anda untuk mengambil langkah mundur dan memiliki pandangan yang tidak memihak terhadap prosedur Anda. Menganalisis efisiensi proses untuk mengungkapkan titik-titik lemah dalam produktivitas, layanan pelanggan dan kepuasan, penganggaran, dan penyelarasan dengan visi pemangku kepentingan, dan kemudian menguraikan rencana untuk memperbaikinya.
Kerangka kerja yang komprehensif ini dibagi menjadi empat bagian:
- Analisis proses: Membantu mengidentifikasi petunjuk audit, menguraikan hal-hal yang diperlukandokumentasi proses dan pedoman pemantauan
- analisis CATWOE: Singkatan dari Customer, Actor, Transformation, Worldview, Owner, dan Environment, analisis ini memungkinkan Anda untuk mendefinisikan perspektif pemangku kepentingan dan memastikan proses Anda selaras dengan mereka
- Pembuatan konsepsi model: Memungkinkan Anda membuat konsep dan mengevaluasi proses Anda untuk mengidentifikasi kesenjangan dan masalah
- Manajemen perubahan: Membantu Anda menguraikan perubahan yang mengarah pada peningkatan proses
Setelah Anda mendefinisikan tugas di masing-masing dari empat bagian, masuk ke tampilan Gambaran Umum. Anda akan melihat semua tugas Anda dikelompokkan berdasarkan bagian dan statusnya masing-masing (seperti Belum Dimulai, Sedang Dilakukan, Dalam Proses, Sedang Ditinjau, dan Selesai).
Tampilan Board adalah papan Kanban yang menampilkan tugas-tugas Anda sebagai kartu dan mengelompokkannya berdasarkan statusnya. Pindahkan kartu dengan drag-and-drop sederhana untuk dengan mudah mengelola alur kerja Anda . Unduh Templat Ini
4. Templat SOP Peningkatan Berkesinambungan ClickUp
Percepat pembuatan SOP dengan templat siap pakai dari ClickUp ini-cukup masukkan detail Anda dan Anda bisa langsung mulai Peningkatan berkelanjutan sangat penting untuk mempertahankan produktivitas maksimum dan efisiensi biaya. The Templat SOP Peningkatan Berkesinambungan ClickUp membantu Anda mendokumentasikan setiap langkah dari rencana peningkatan proses Anda, memastikan semua anggota tim mengetahui, dan memantau kemajuan rencana tersebut.
Perlu dicatat bahwa ini adalah template dokumen. Jika Anda tidak terbiasa dengan ClickUp Docs adalah fitur unik yang memungkinkan Anda membuat, mengelola, menyimpan, berbagi, dan mengerjakan dokumen dengan tim Anda di dalam ClickUp. Di ClickUp Docs, Anda bisa membuat tugas, menambahkan penerima tugas, menambahkan daftar tugas, menggunakan ClickUp AI (asisten penulisan bertenaga AI dari platform ini), dan membuat pengelolaan dokumen menjadi mudah.
Templat Doc khusus ini memiliki lima bagian yang membantu Anda menguraikan seluk-beluk rencana peningkatan proses Anda. Bagian defaultnya adalah:
- Tujuan: Di sinilah Anda akan mendefinisikan alasan utama untuk membuat rencana peningkatan proses, seperti memastikan semua karyawan memiliki pemahaman yang sama, meningkatkan efisiensi, atau mengurangi risiko kesalahpahaman
- Ruang Lingkup: Di sinilah Anda akan mencantumkan aspek-aspek dari rencana peningkatan proses Anda
- Prosedur: Di bagian ini, Anda akan menguraikan langkah-langkah yang mengarah pada peningkatan proses Anda
- Sumber Daya Terkait: Di sinilah Anda akan memberikan jawaban atas pertanyaan potensial yang mungkin dimiliki oleh anggota tim Anda dan melampirkan sumber daya yang berharga untuk membantu mereka mengerjakan tugas mereka
- Tinjauan & Revisi: Di sinilah Anda akan menyebutkan pemilik SOP dan tautan keFormulir ClickUp untuk permintaan revisi Unduh Templat Ini ### 5. Template ClickUp DMAIC
Ucapkan selamat tinggal pada proses yang tidak efisien dengan Templat ClickUp DMAIC
Untuk mengubah proses menjadi lebih baik, Anda perlu D mendefinisikan tujuan Anda, M mengukur KPI, A menganalisis data, I meningkatkan dengan menerapkan perubahan yang memadai, dan C mengontrol hasil. The Template DMAIC ClickUp memungkinkan Anda untuk melakukan hal tersebut dan meningkatkan proses tanpa harus berkeringat! 🥵
Templat ini didasarkan pada sebuah Papan Tulis ClickUp -kanvas digital yang memungkinkan Anda memvisualisasikan ide, bertukar pikiran dengan anggota tim, dan mengembangkan strategi. Ini membantu Anda mengekspresikan sisi kreatif Anda dan tetap fokus pada tujuan Anda-dalam hal ini, mengidentifikasi proses yang tidak efisien dan menguraikan langkah-langkah untuk memperbaikinya.
Templat ini terdiri dari lima bagian dalam bentuk catatan tempel:
- Tentukan
- Mengukur
- Menganalisis
- Meningkatkan
- Kontrol
Templat menginstruksikan Anda tentang apa yang harus disertakan di setiap bagian. Sebagai contoh, pada kolom Define, Anda akan melihat placeholder "masukkan masalah di sini". Gantilah dengan garis besar proses yang ingin Anda tingkatkan dan detail yang relevan (seperti apa yang membuatnya tidak efisien dan info yang mendukungnya).
Setelah mendefinisikan masalah di kolom pertama, gunakan kolom kedua untuk menguraikan langkah-langkah yang dapat membantu Anda mengukur kemajuan Anda. Di kolom ketiga, Anda akan mengumpulkan dan menganalisis data yang relevan untuk melihat apakah semuanya berjalan sesuai rencana dan apakah Anda perlu melakukan beberapa penyesuaian.
Di kolom keempat (Improve), Anda menentukan solusi konkret untuk masalah tersebut. Misalnya, jika proses yang tidak efisien adalah miskomunikasi yang sering terjadi di antara anggota tim, solusi yang mungkin dapat dilakukan adalah dengan menggunakan platform kolaborasi atau membuat hirarki dan struktur pelaporan yang baru.
Di kolom kelima, Anda mengamati keberhasilan solusi yang diterapkan. 😍 Unduh Template Ini
6. Template Papan Tulis Proses PDCA ClickUp
Gunakan templat visual ini untuk membedah tugas menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola dengan mengelompokkan item ke dalam empat tahap: Rencanakan, Lakukan, Periksa, dan Bertindak
Mulailah upaya peningkatan proses Anda dengan Templat Papan Tulis Proses PDCA ClickUp .
PDCA adalah kependekan dari plan-do-check-act dan mewakili model untuk mengimplementasikan perubahan sambil menekankan kolaborasi tim dan transparansi. Templat Papan Tulis ini didasarkan pada model ini dan memungkinkan Anda untuk memecah proyek yang paling rumit sekalipun menjadi aktivitas yang mudah dikelola yang dibagi menjadi empat tahap: Rencanakan, Lakukan, Periksa, dan Bertindak.
Langkah pertama dalam menggunakan templat ini adalah masuk ke Tampilan Daftar dan membuat tugas. Sebagai contoh, jika proses tidak efisien yang dimaksud adalah situs web yang dirancang dengan buruk, Anda bisa menyiapkan tugas seperti "Membuat postingan blog," "Memperbarui antarmuka," dan "Melacak kinerja." Anda dapat menambahkan penerima tugas, tanggal jatuh tempo, dan tingkat prioritas atau menggabungkan Bidang Khusus lainnya untuk memberikan lebih banyak detail tugas.
Sekarang, masuk ke Tampilan Papan Tulis dan buat representasi visual dari tugas yang telah ditentukan. Lakukan hal ini dengan menekan "ClickUp Cards" pada toolbar di sisi kiri layar dan temukan entri yang diinginkan.
Sebagai contoh, tugas "Membuat postingan blog" dapat ditambahkan ke tahap Lakukan, sedangkan "Melacak kinerja" dapat berada di bawah Periksa. Unduh Templat Ini
7. Template ClickUp Proses FMEA Lean Six Sigma Lean Six Sigma
Temukan potensi risiko dengan cepat dan membuat rencana tindakan dengan Templat ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma Lean Six Sigma
Identifikasi risiko proses dan susun rencana untuk menghilangkannya dengan Template ClickUp Proses FMEA Lean Six Sigma Lean Six Sigma !
Sebelum masuk ke dalam fungsi template, penting untuk diketahui bahwa Process FMEA dan Lean Six Sigma merupakan metodologi peningkatan proses. Proses FMEA ( Analisis Modus dan Efek Kegagalan ) berkisar pada evaluasi dan identifikasi potensi kegagalan (risiko) dalam sebuah proses, sementara Lean Six Sigma adalah tentang menghilangkannya. Template ini menggabungkan kedua metodologi tersebut untuk membantu Anda mencapai bintang peningkatan proses dan meningkatkan efisiensi perusahaan Anda.
Jangan biarkan berbagai tampilan di sini membuat Anda takut-menggunakan dan menavigasi templat ini mudah setelah Anda memahaminya.
Tampilan pertama adalah Tampilan Daftar FMEA, di mana Anda akan membuat daftar potensi kegagalan proses (masalah). Templat ini menampilkan contoh-contoh yang sangat baik yang membantu Anda memasukkan informasi yang benar. Sebagai contoh, anda memiliki daftar masalah potensial yang dapat terjadi pada penarikan uang tunai di ATM, seperti mesin yang tidak dapat mengeluarkan uang tunai atau layar yang tidak berfungsi. Setiap masalah dijelaskan secara rinci dengan kolom-kolom seperti Fungsi, Efek Potensial Kegagalan, Tingkat Keparahan, dan Kemungkinan Terjadinya.
Tampilan RPN Computation mencantumkan daftar tugas Anda dan RPN (nomor prioritas risiko). Angka ini dihitung dengan mengalikan estimasi keamanan, probabilitas kejadian, dan kemungkinan deteksi. Unduh Templat Ini Bonus: Lihat Top 10 Template Six Sigma untuk Meningkatkan Permainan Peningkatan Proses Anda
8. Templat Rencana Peningkatan Proses Word oleh ProjectManagementDocs
Gunakan Templat Rencana Peningkatan Proses Kata oleh ProjectManagementDocs untuk menguraikan rencana Anda dan mendokumentasikan setiap detail yang relevan
Templat dengan opsi tingkat lanjut dan beberapa tampilan mungkin menawarkan fungsionalitas yang luar biasa, tetapi tidak semua orang suka. Jika Anda menginginkan alat tanpa embel-embel yang dapat membantu Anda menganalisis dan mengelola proses mengidentifikasi masalah, dan menerapkan langkah-langkah yang memadai, Templat Rencana Peningkatan Proses Word oleh ProjectManagementDocs mungkin tepat untuk Anda.
Templat Word ini membagi rencana Anda menjadi empat bagian:
- Batasan Proses
- Konfigurasi Proses
- Metrik Proses
- Target untukPeningkatan Kinerja Di bagian Batas Proses, Anda mengidentifikasi awal dan akhir proses yang ingin Anda analisis. Dengan begitu, Anda dapat memastikan pekerjaan Anda langsung menargetkan proses tanpa pemborosan sumber daya.
Bagian Konfigurasi Proses membantu Anda merepresentasikan proses yang ingin Anda tingkatkan secara visual. Hal ini memungkinkan Anda untuk menunjukkan inefisiensi dan menentukan cara terbaik untuk menanganinya.
Dalam Metrik Proses, Anda dapat menentukan kriteria untuk memantau kinerja dan melacak kemajuan.
Bagian Target untuk Peningkatan Kinerja berfokus pada tujuan dan mendorong peningkatan berkelanjutan. Di sinilah Anda akan menetapkan metrik terukur dan realistis yang ingin Anda capai di masa depan. Unduh Template Ini
Templat Peningkatan Proses: Jalan Pintas Anda Menuju Lahan Efisiensi
Templat yang terdaftar dapat membantu Anda memperbaiki proses Anda dan memastikan proses tersebut efisien dan fungsional. Selain itu, templat-templat ini memicu kolaborasi dan memungkinkan rekan kerja Anda untuk memberikan pendapat mereka dan secara aktif berpartisipasi dalam setiap bagian dari proses.
Templat ClickUp yang Anda lihat di sini hanyalah sebagian dari platform perpustakaan yang mengesankan dengan lebih dari 1.000 opsi -jelajahi mereka secara gratis!