Oh tidak, tidak ada pilihan makanan yang cukup untuk para tamu! Lebih banyak tamu yang datang daripada yang melakukan RSVP. Jadi, sekarang tidak ada cukup ruang untuk semua tamu yang hadir di tempat acara! Selain itu, kami kekurangan staf. 🤦
Sebagai perencana acara, cegukan seperti ini harus menjadi bagian dari rutinitas Anda.
Maklum, antara perencanaan dan pelaksanaan acara, tetap berada di atas segalanya cenderung membuat Anda kewalahan.
Bagaimana jika kami beritahu Anda bahwa ada cara yang lebih mudah untuk memastikan semuanya berjalan lancar tanpa kejutan? Perangkat lunak manajemen proyek untuk acara akan melakukan semua pekerjaan berat untuk Anda. 🏋️
Baik itu mengelola jadwal acara, berkoordinasi dengan banyak tim dan vendor, atau mengelola anggaran dan segala sesuatu di antaranya.
Baik Anda seorang karyawan yang merencanakan acara sebagai bagian dari pekerjaan Anda atau manajer acara, kami akan membantu Anda memahami apa yang harus dicari dalam sebuah perangkat lunak manajemen acara pilihan yang tersedia, dan, yang lebih penting, yang terbaik perangkat lunak perencanaan acara yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Apa yang dimaksud dengan Perangkat Lunak Manajemen Acara?
Perangkat lunak manajemen proyek acara memungkinkan penyelenggara acara untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengelola semua acara di satu tempat. Mulai dari konferensi, pameran dagang, pesta, acara olahraga, dan lainnya.
Anda akan menemukan sebagian besar perangkat lunak manajemen acara terbagi dalam dua kategori:
- Platform manajemen proyek menyeluruh untuk tim perencanaan acara
- Platform yang menangani setiap elemen dari daftar periksa perencanaan (misalnya, pendaftaran, pengorganisasian acara, penganggaran, dan analisis pasca acara)
Perangkat lunak yang Anda pilih tergantung pada kebutuhan Anda. Terutama setelah pandemi, teknologi telah disesuaikan untuk berbagai acara. Misalnya, beberapa perangkat lunak lebih baik untuk menyelenggarakan acara virtual, sedangkan perangkat lunak lainnya memiliki fitur yang lebih luas untuk acara fisik dan hybrid.
Rencanakan dan atur acara yang tak terlupakan yang tak terlupakan dengan alat manajemen acara terbaik
Misalnya, untuk konferensi beberapa hari tentang "Masa depan ritel pada tahun 2024," beberapa acara berlangsung secara bersamaan-fisik dan online. Dalam hal ini, Anda lebih baik menggunakan sistem manajemen acara yang menyeluruh.
Berikut adalah beberapa fitur yang harus Anda evaluasi untuk perencanaan acara yang lancar dalam platform manajemen acara. 🧐
Apa yang Harus Diperhatikan dalam Perangkat Lunak Perencanaan Acara?
Jadi, apa yang harus dicari dalam alat manajemen acara? Mari kita sederhanakan pilihan Anda.
- Fitur: Apakah alat ini memiliki fitur yang Anda butuhkan untuk merencanakan, mempromosikan, dan melaksanakan acara Anda
- Tiket dan pendaftaran acara khusus dengan daftar tunggu, pendaftaran grup, dan tiket early bird
- Pemrosesan pembayaran terintegrasi sehingga peserta dapat membeli tiket secara online melalui situs web Anda
- Akses seluler untuk perencana acara dan tim yang sedang dalam perjalanan
- Pelacakan pengeluaran otomatis sehingga Anda dapat tetap berada di atas anggaran Anda
- Reputasi: Tanyakan kepada teman perencana acara Anda tentang alat mereka dan periksa ulasan di Google, toko aplikasi, dan situs pihak ketiga.
- Keamanan: Sangat penting untuk menjaga privasi data peserta. Carilah alat yang sesuai dengan peraturan negara Anda, seperti GDPR.
- Kekuatan: Apakah perangkat lunak manajemen untuk penyelenggara acara stabil bahkan dengan penggunaan yang berat?
- Fitur yang dapat disesuaikan: Setiap acara itu unik, jadi pastikan acara Andaalat perencanaan memenuhi kebutuhan Anda. Sebagai contoh, apakah alat ini memberikan tampilan kalender untuk tenggat waktu yang akan datang atau tampilan yang berbeda untuk melihat tugas-tugas yang akan datang?
- Dukungan dan pembaruan: Andaalat manajemen proyek anda harus menawarkan dukungan pelanggan yang dapat diandalkan dan diperbarui secara berkala.
- Kolaborasi: Alat bantu harus dapat berintegrasi dengan sistem lain yang mungkin Anda gunakan untuk acara tersebut. Misalnya, jika vendor memperbarui anggaran di alat lain, anggaran tersebut harus tercermin di alat Anda. Atau jika pembicara memperbarui catatan di Google Docs, harus ada integrasi Google Apps sehingga perubahan selalu sinkron.
- Template: Apakah perangkat lunak perencanaan acara menyediakan titik awal untuk berbagai acara dengantemplate alih-alih Anda harus membuat semuanya dari awal?
10 Perangkat Lunak Manajemen Acara Terbaik untuk Digunakan pada Tahun 2024
1. ClickUp
Rencanakan dan kelola beberapa acara dengan status khusus yang terperinci dan tampilan menyeluruh dari semua kemajuan Anda Alat manajemen proyek gratis dari ClickUp melayani berbagai macam acara dengan berbagai ukuran dan memungkinkan Anda untuk mengelola semua perencanaan acara Anda, mulai dari ide hingga hari pelaksanaan.
Platform ClickUp bersifat event-agnostik yang berarti Anda dapat menyesuaikan kekuatan platform untuk acara dengan berbagai ukuran. Entah itu makan malam kejutan untuk orang yang Anda cintai atau pernikahan dengan seribu tamu - platform ini dapat ditingkatkan dan diturunkan berdasarkan preferensi Anda.
Anda dapat membuat rencana terperinci untuk setiap tahap acara, mengatur detail utama di satu tempat, dan melacak tujuan untuk acara yang sukses dengan Templat rencana strategis acara ClickUp .
Fitur terbaik ClickUp
- Tambahkan status khusus (seperti terbuka, sedang berlangsung, dan selesai), kategorikan dan tambahkan atribut (anggaran, sisa anggaran, anggaran yang dihabiskan, dan status pembayaran), dan visualisasikan semua informasi di satu tempat
- Baik untuk acara kerja, konferensi bisnis, atau pernikahan,templat bagan tempat duduk memungkinkan Anda untuk merencanakan dan mendesain denah tempat duduk di mana setiap orang akan duduk untuk menghindari kepadatan
- Jika Anda menyelenggarakan konferensi besar, perencanaannya akan mencakup pemesanan hotel dan sewa mobil, perencanaan penerbangan dan jadwal perjalanan, serta transportasi dan akomodasi sambil memastikan semua ini sesuai dengan anggaran Anda. Templat rencana perjalanan mendokumentasikan detail acara Anda dan merupakan templat siap pakai yang dapat digunakan untuk setiap jenis acara
- Salah satu asisten bertenaga AI untuk perencana acara,ClickUp AI memilah bahkan bagian yang paling menantang dari proses perencanaan acara, termasuk menulis rencana acara, membuat konten, dan bertukar pikiran tentang ide acara perusahaan
- Lebih dari 100+otomatisasi merampingkan alur kerja perencanaan acara Anda dan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang sehingga Anda dapat fokus pada aspek-aspek penting dari proses perencanaan
Buat tujuan yang dapat dilacak, pantau, ukur target, dan otomatiskan pelacakan kemajuan denganSasaran ClickUp
Keterbatasan ClickUp
- Kurva pembelajaran awal
- ClickUp AI hanya tersedia untuk pengguna berbayar
Harga ClickUp
- Gratis Selamanya
- Tidak Terbatas: $7/bulan per pengguna
- Bisnis: $12/bulan per pengguna
- Perusahaan: Harga khusus
ClickUp Brain: Tersedia pada semua paket berbayar seharga $5/anggota Workspace/bulan
Peringkat dan ulasan ClickUp
- G2: 4.7/5 (8900+ ulasan)
- Capterra: 4.7/5 (3800+ ulasan)
2. Asana
Melalui Asana Baik dalam organisasi besar maupun tim perencanaan acara kecil, alat manajemen proyek Asana memungkinkan Anda melacak setiap detail yang terkait dengan acara Anda di satu tempat. 🗓️
Asana memungkinkan pengguna untuk melakukan curah pendapat tentang ide acara, memberikan tugas kepada para pemangku kepentingan seperti koordinator tempat, koordinator program, koordinator pemasaran, dan tim merchandising, menyesuaikan templat manajemen proyek dan melacak pencapaian acara.
Fitur terbaik Asana
- Mengatur pekerjaan Anda ke dalam papan Kanban untuk rapat dengan vendor, menampilkan tugas dalam format daftar tugas vertikal, dan melihat jadwal dalam format bagan Gantt
- Grup yang berbeda bisa bekerja bersama padaproyek dan tugas menggunakan Ruang Kerja Asana
- Tambahkan bidang khusus untuk menentukan tahap, prioritas, dan biaya yang terkait dengan alur kerja acara
Keterbatasan Asana
- Ini adalah upaya untuk menghubungkan tugas-tugas hierarkis, proyek, dan ketergantungannya
- Asana, tidak memiliki spreadsheet yang disematkan, yang berarti spreadsheet tersebut tidak dapat dilihat atau dimodifikasi secara langsung dari Asana
Harga Asana
- Dasar: Gratis selamanya
- Premium: $10,99 per pengguna per bulan
- Bisnis: $24,99 per pengguna per bulan
Peringkat dan ulasan Asana
- G2: 4.3/5 (9400+ ulasan)
- Capterra: 4.5/5 (12.100+ ulasan)
3. Senin.com
melalui Monday.com Perencana acara menggunakan Monday untuk merencanakan konferensi berskala besar dan acara daring dan hibrida, serta jenis acara lain seperti pesta anak-anak dan acara pribadi.
Perangkat lunak ini berfokus pada alur kerja terpusat untuk pendaftaran acara, kolaborasi lintas tim, mengelola pemasaran acara, dan pemantauan waktu nyata saat acara berlangsung. 💫
Fitur terbaik Monday.com:
- Templat garis waktu proyek memungkinkan tim acara untuk menyertakan detail spesifik tugas, seperti jumlah sumber daya yang tersedia untuk suatu acara, bersama dengan perkiraan jadwal untuk setiap tugas
- Kumpulkan data acara untuk mendapatkan wawasan tentang jadwal, beban kerja, dan status kemajuan, serta melihatnya melalui dasbor
- Papan tingkat tinggi menampilkan semua acara di platform terpusat, yang dapat dibagi lagi menjadi beberapa kelompok seperti kategori acara
Keterbatasan Monday.com
- Dasbor tidak tersedia untuk pengguna gratis
- Integrasi kalender bisa lebih baik untuk memungkinkan perkiraan
Harga Monday.com
- Gratis: Gratis Selamanya
- Dasar: $8 per kursi per bulan
- Standar: $10 per kursi per bulan
- Pro: $19 per kursi per bulan
- Perusahaan: Harga khusus
Peringkat dan ulasan Monday.com
- G2: 4.7/5 (8600+ ulasan)
- Capterra: 4.6/5 (4200+ ulasan)
4. Trello
Melalui Trello Trello adalah alat yang lebih sederhana daripada perangkat lunak manajemen proyek lainnya untuk acara.
Awalnya merupakan alat kolaborasi tim, banyak tim menggunakan Trello untuk tugas perencanaan acara dan manajemen proyek acara .
Misalnya, jika Anda merencanakan pesta ulang tahun anak, papan Trello membantu mengelola alur kerja, berbagi ide, menetapkan tenggat waktu, menugaskan proyek, dan memantau kemajuan. Ini menjadikannya pengalaman yang menyenangkan.
Fitur terbaik Trello
- Ruang kerja Trello memiliki kartu tugas di mana Anda bisa menambahkan lampiran, dokumen, gambar, dan data lain untuk berkolaborasi dengan tim lain dan vendor eksternal
- Otomatisasi tanpa kode untuk alur kerja membuatnya mudah digunakan bahkan oleh orang yang bukan ahli teknis
- Butler Trello memungkinkan Anda membuat perintah untuk mengotomatiskan tugas-tugas manajemen acara seperti mengelola tenggat waktu
Keterbatasan Trello
- Trello tidak menawarkan obrolan waktu nyata
- Mengingat tidak adanya fitur seperti email yang disematkan, kemampuan untuk memberikan komentar, dan dukungan 24/7, maka tidak cocok untuk acara berskala besar
Harga Trello
- Gratis
- Standar: $5 per pengguna per bulan
- Premium: $10 per pengguna per bulan
- Perusahaan: $17,50 per pengguna per bulan
Peringkat dan ulasan Trello
- G2: 4.4/5 (13390+ ulasan)
- Capterra: 4.6/5 (22800+ ulasan)
5. Basecamp
melalui Basecamp Anggaplah Anda merencanakan konferensi virtual dengan pertemuan beberapa hari. Akan sangat membantu jika Anda memiliki alat bantu manajemen proyek seperti Basecamp untuk mengumpulkan data seperti tingkat keterlibatan peserta, nomor registrasi, dan tingkat kehadiran.
Basecamp manajemen tugas memungkinkan beberapa tim untuk berkolaborasi, seperti perencana acara, pemasar acara, eksekutif C-suite, dan vendor.
Integrasi bagan Gantt dari Basecamp menjadikannya perangkat lunak perencanaan acara yang hebat. Pengguna bisa dengan mudah menyeret dan meletakkan daftar tugas mereka di sini, dan manajer bisa melihat apa yang sedang dikerjakan oleh setiap anggota tim.
Pada tahap ini, Anda bisa menilai apakah Anda membutuhkan lebih banyak staf saat acara semakin dekat.
Fitur terbaik Basecamp
- Dasbor satu halaman untuk semua proyek, penugasan, dan jadwal
- Obrolan grup waktu nyata bawaan untuk komunikasi dengan tim yang berbeda
- Ruang Kerja yang terorganisir untuk menyimpan dokumen dan file
Keterbatasan Basecamp
- Tidak ada paket gratis kecuali Anda seorang pelajar
- Basecamp tidak memiliki perekaman video dalam aplikasi
Harga Basecamp
- Pribadi: $15 per bulan
- Bisnis: $299 per bulan
Peringkat dan ulasan Basecamp
- G2: 4.1/5 (5200+ ulasan)
- Capterra: 4.6/5 (14200+ ulasan)
6. Mogok
via Mogok Jika Anda berencana untuk menyelenggarakan acara online seperti webinar dalam skala yang lebih kecil, kami merekomendasikan perangkat lunak manajemen proyek Wrike.
Perangkat lunak ini memiliki templat perencanaan acara untuk mengelola tanggal jatuh tempo, mengatur kalender bersama, melacak kemajuan pada papan visual, dan memantau anggaran.
Fitur terbaik Wrike
- Templat siap pakai menyederhanakan perencanaan untuk acara yang berulang
- Papan kanban dengan dasbor khusus, bagan Gantt interaktif, dan tampilan kalender dinamis
- Alur kerja yang disesuaikan untuk memantau kemajuan secara real-time
Keterbatasan yang menyolok
- Kurva pembelajaran untuk pengguna pertama kali
- Tampilan bagan Gantt hanya tersedia untuk pengguna berbayar
Harga Wrike
- Gratis
- Tim: $9,80 per pengguna per bulan
- Bisnis: $24,80 per pengguna per bulan
- Perusahaan: Harga khusus
- Pinnacle: Harga khusus
Peringkat dan ulasan Wrike
- G2: 4.2/5 (3400+ ulasan)
- Capterra: 4.3/5 (2400+ ulasan)
7. Gagasan
via Gagasan Jika Anda ingin mengadakan pesta ulang tahun kejutan untuk pasangan Anda, platform manajemen proyek Notion bisa membantu Anda tetap teratur. Anda bisa membuat garis besar proyek dengan templat bawaan, mencatat catatan, dan memusatkan biaya dan aktivitas ke dalam satu pusat.
Fitur terbaik Notion
- Notion AI adalah mitra penulisan kreatif untuk bertukar pikiran dan membuat konten acara
- Templat yang dapat disesuaikan untuk mengatur proses perencanaan Anda
Keterbatasan Notion
- Beberapa pengguna mengatakan tidak memiliki alat pelaporan bawaan
Harga Notion
- Gratis
- Plus: $8 per pengguna per bulan
- Bisnis: $15 per pengguna per bulan
- Perusahaan: Harga khusus
Peringkat dan ulasan gagasan
- G2: 4.7/5 (4800+ ulasan)
- Capterra: 4.7/5 (1800+ ulasan)
8. Cvent
Melalui Cvent Jika Anda menyelenggarakan pameran dagang, teknologi acara Cvent memungkinkan Anda menciptakan pengalaman yang tak terlupakan bagi para peserta.
Platform manajemen acara ini mengurangi tugas administratif pra-acara sehingga Anda bisa menangkap, memenuhi syarat, dan menindaklanjuti prospek.
Fitur terbaik Cvent
- Menyederhanakan proses pencarian tempat acara dengan manajemen tempat
- Manajemen peserta menyederhanakan tugas dan komunikasi peserta untuk mengurangi koordinasi bolak-balik
- Platform webinar memungkinkan Anda membuat webinar yang menarik untuk acara virtual
Keterbatasan Cvent
- Platform ini mahal dibandingkan dengan perangkat lain dalam daftar ini
- Fitur-fiturnya bisa sangat banyak untuk pengguna yang tidak paham teknologi dan pengguna pertama kali
Harga Cvent
- Harga khusus
Peringkat dan ulasan Cvent
- G2: 4.3/5 (1700+ ulasan)
- Capterra: 4.4/5 (900+ ulasan)
9. Siapa
via Siapa Daripada menggunakan perangkat lunak yang berbeda untuk mengelola tiket, komunikasi peserta, dan menangani logistik, perangkat lunak perencanaan acara Whova berfungsi sebagai solusi menyeluruh untuk penyelenggara acara.
Platform acara hibrida terpadu dari Whova dan perangkat lunak manajemen tempat memiliki stan digital untuk acara-acara seperti pameran karier, pameran, dan pameran dagang.
Fitur terbaik siapa
- Buat brosur yang siap dibawa ke mana saja dengan branding perusahaan Anda
- Kirim notifikasi push dengan pengumuman yang ditargetkan
- Kelola peserta dan tiket acara dari platform yang sama
Keterbatasan apa saja
- Integrasi terbatas dengan platform pihak ketiga
Harga Whova
- Harga khusus
Peringkat dan ulasan Whova
- G2: 4.8/5 (1200+ ulasan)
- Capterra: 4.8/5 (1700+ ulasan)
10. Scoro
via Scoro Membuat anggaran proyek mengalokasikan pekerjaan yang tidak dapat ditagih dan yang dapat ditagih, serta mengelola rapat, tugas, dan faktur pada alat manajemen acara Scoro.
Perencana Scoro memberi Anda gambaran umum tentang beban kerja individu, slot yang tersedia, potensi pemesanan berlebih, dan tenggat waktu.
Lacak jam kerja yang dapat ditagih dan aktual untuk setiap proyek atau klien dan transfer ke faktur dengan tarif khusus dalam berbagai mata uang. Anda juga dapat secara otomatis mengirimkan pengingat faktur yang terlambat untuk saldo yang belum dibayar dan menyederhanakan manajemen pembayaran.
Fitur terbaik Scoro
- Kemampuan pelaporan yang luas untuk menganalisis dan mengukur kinerja acara
- Membuat proposal dan memperkirakan biaya pengiriman dengan templat yang telah dibuat sebelumnya
- Perencanaan sumber daya memastikan tugas diberikan berdasarkan kapasitas perencana acara
Keterbatasan Scoro
- Tidak ada paket gratis
- Beberapa pengguna melaporkan kurangnya daya tanggap dari dukungan pelanggan
Harga Scoro
- Penting: $26 per pengguna per bulan
- Standar: $37 per pengguna per bulan
- Pro: $63 per pengguna per bulan
- Ultimate: Harga khusus
Peringkat dan ulasan Scoro
- G2: 4.5/5 (380+ ulasan)
- Capterra: 3.7/5 (1700+ ulasan)
Dapatkan Perencanaan Dengan Perangkat Lunak Acara yang Kompleks dan Dapat Disesuaikan
Dengan alat manajemen proyek acara, Anda dapat yakin bahwa acara Anda berkesan bagi para peserta dan semuanya berjalan sesuai rencana. 🎭
Fitur-fitur inti seperti templat perencanaan acara, ClickUp AI, integrasi, tujuan, dan manajemen tugas proyek memungkinkan Anda untuk meluncurkan acara yang sukses yang akan diingat oleh peserta untuk waktu yang lama. 🏆
Jika Anda sedang dalam perjalanan untuk menyelenggarakan acara berikutnya, cobalah ClickUp secara gratis .