Ez az útmutató azoknak az ügynökségeknek és szolgáltató vállalkozásoknak a tulajdonosainak vagy vezetőinek szól, akik egy jobban méretezhető, eladhatóbb ügynökséget szeretnének építeni, különösen most, hogy a ClickUp 4.0, a Super Agents és az AI megváltoztatja az ügynökségek működését.
A szerző megosztja ügynökségeinek alapításával, bővítésével és eladásával kapcsolatos tapasztalatait, kiemelve, hogy a ClickUp (különösen a 4.0 verzió és a Super Agents) hogyan tudja átalakítani az ügynökségek működését.
A legfontosabb pontok:
- A szolgáltatások termékesítése elengedhetetlen a skálázhatóság és az eladhatóság szempontjából, mivel segít elkerülni a hatókör kiterjedését és lehetővé teszi a megismételhető rendszerek létrehozását.
- A ClickUp automatizálási funkciói és mesterséges intelligenciája egyszerűsítik az olyan folyamatokat, mint az ügyfelek bevezetése, a feladatok kiosztása és a folyamatos ügyfélkezelés.
- A tudás központosítása a ClickUp Docs-ban (a Google Docs-hoz hasonló szétszórt eszközök helyett) lehetővé teszi a csapatok és az AI-ügynökök számára a kérdések megválaszolását, csökkentve ezzel a szűk keresztmetszeteket.
- A csapat bevezetése teljes egészében a ClickUp-ban kezelhető, listás sablonok és feladatok segítségével, amelyek a képzéshez és a teljesítményértékeléshez használhatók.
- A marketing munkafolyamatok profitálnak a ClickUp Automations és a Super Agents szolgáltatásokból, amelyek segítenek a tartalom ötletelésében, megfogalmazásában, szerkesztésében és promóciójában.
- A ClickUp help desk funkcióként is használható, a Super Agents pedig kezeli az ügyfelek jegyeit és nyomon követését, javítva ezzel az ügyfélszolgálat hatékonyságát.
- A ClickUphoz hasonló egységes platform kiküszöböli a különálló rendszerek hatékonyságának hiányát, és központi környezetet biztosít az AI és az ügynökök számára, hogy jobb betekintést nyújtsanak és racionalizálják az ügynökség működését.
A dokumentum arra a következtetésre jut, hogy a konvergencia – azaz az összes munka, kommunikáció és tudás egy helyre történő összpontosítása – az AI-vel és az automatizálással kombinálva hatalmas erővel bír a modern ügynökségek számára.
Miért küzd a legtöbb ügynökség a bővítéssel?
Az ügynökségek és a szolgáltató cégek falba ütköznek, amikor minden ügyfélprojekt egyszeri feladatgá válik, és a munka összefüggéstelen eszközök között szétszóródik. Saját szememmel láttam: ami néhány ügyféllel kezdődik, gyorsan egy labirintussá válik, tele egyedi kérésekkel, szétszórt dokumentumokkal és folyamatokkal, amelyek csak a fejedben léteznek. Ez kimerítő és szinte lehetetlen bővíteni vagy eladni.
2013-ban alapítottam egy ügynökséget. Az elkövetkező három évben az ügynökség növekedett, és egy nagyobb, ugyanazon iparágban működő technológiai vállalat felvásárolta. Később egy másik ügynökséget alapítottam. Ez az ügynökség a ClickUp-ot használta üzleti menedzsmentjének és bővítésének központi elemként. Ma a ClickUp növekedési részlegén dolgozom – számomra ez egyfajta teljes körű visszatérés.
Az első ügynökségem felvásárlása óta rendszeresen vendégszerepelek podcastokban, és cikkeket írok arról, hogy mi szükséges egy skálázható, eladható ügynökség felépítéséhez.
De ha 2025-ben újra kezdeném, az összes rendelkezésemre álló erőforrással és olyan eszközökkel, mint a ClickUp 4. 0 és a Super Agents, néhány dolgot másképp csinálnék.
Ez az útmutató a forgatókönyv: termékesítse szolgáltatásait, építsen megismételhető rendszereket, központosítsa a tudást, és használjon mesterséges intelligenciát és ügynököket, hogy a végrehajtás zökkenőmentesen haladjon, anélkül, hogy Ön lenne a szűk keresztmetszet.
Tudjon meg többet arról, hogy a Super Agents hogyan segíthet Önnek:
Termékesítse szolgáltatásait a hatókör-kiterjedés kiküszöbölése érdekében
A termékesítés a skálázhatóság és az eladhatóság középpontjában áll. A testreszabott munkát ismétlődő rendszerré alakítja.
Először is: szeretnék beszélni arról, ami egy ügynökséget skálázhatóvá és eladhatóvá tesz: a termékesítésről.
Ahhoz, hogy egy ügynökség skálázható és eladható legyen, a termékesített szolgáltatások létrehozására koncentráltam, vagyis arra, hogy a szolgáltatásokat fix hatókörű projektekbe alakítsam át.
A szabadúszók és ügynökségek gyakran küzdenek a hatókör-kiterjesztéssel: a projektek egy adott eredménykészlettel indulnak, de aztán az ügyfél még egy dolgot, majd még egy dolgot kér. És akkor nincs vége. Végül feláldozza a hétvégéit és az ünnepnapjait, mert ami egy egyszerűnek tűnő projekttel indult, túlórákkal, javítási körökkel és „még egy dologgal” folytatódik.
A termékesített szolgáltatások kínálatával egyértelmű mérföldkövekkel rendelkező, rögzített teljesítési kör áll rendelkezésre. A határon kívüli szolgáltatások felárral járnak.
A szolgáltatói oldalon a termékesített szolgáltatások nyújtásának egyik előnye, hogy a rögzített hatókörrel dolgozva ismétlődő rendszereket és folyamatokat hozhat létre.
Függetlenül attól, hogy hány ügyfelet szerez, mindannyian ugyanazt a bevezetést és ugyanazokat a szolgáltatásnyújtási munkafolyamatokat kapják.
A termékesítés kritikus fontosságú volt az első ügynökségem bővítésében. Ez lehetővé tette számunkra, hogy három év alatt 100 ügyfelet szerezzünk webdesign és marketing szolgáltatások terén, kis létszámú csapattal.
Ráadásul a termékesítés és egy ismétlődő, futószalagszerű szolgáltatásnyújtási folyamat kialakítása olyan rendszert hoz létre, amelyben végül teljesen kivonhatja magát a munkafolyamatból.
A termékesítés előtt voltak olyan ügyfeleim, akik végtelennek tűnő módosítási kérésekkel bombáztak. Azok a projektek, amelyek egy hónap alatt elkészültek volna, hat hónapig tartottak. A termékesítés után, egyértelmű korlátok és teljesítési határidők bevezetésével, a projektek sokkal gyorsabban, kevesebb késedelemmel készültek el.
Sok ügynökségnél, amelyet ismerek, a alapító válik a szűk keresztmetszetté. A projektek nem haladhatnak előre az ő jóváhagyása vagy részvétele nélkül, ami végső soron azt jelenti, hogy a alapító nem tud elszakadni a cégtől, amikor szabadságra szeretne menni, vagy inkább az üzletre szeretne koncentrálni, ahelyett, hogy benne dolgozna.
Gyorsan dokumentálandó (és végrehajtandó) biztonsági intézkedések:
- Mit tartalmaz
- Mi nem tartozik ide
- Hogyan működnek a módosítások?
- Mi váltja ki a módosítási megrendelést?
Építsen olyan rendszereket, amelyek ön nélkül is működnek
Miután a szolgáltatások termékesítve lettek, a rendszerek és az automatizálás teszik a „megismételhető” dolgokat „skálázhatóvá”.
A termékalapú szolgáltató üzletág felépítése a megfelelő eszközökkel és megismételhető rendszerekkel nagyon jól skálázható lehet.
A ClickUp-hoz hasonló platformok előnye, hogy nemcsak ismételhető rendszereket hozhat létre, hanem az AI és az automatizálás is elvégzi Ön helyett a manuális munkák nagy részét.
Vegyük például az ügyfelek bevezetését.
Egy tökéletes világban minden új ügyfél bevezetése hasonló folyamatot követ.
- Új ügyfelek esetében valószínűleg szüksége lesz a következőkre:
- Hogy tudd, mire jelentkezik az ügyfél, és milyen jogosultságai lesznek
- Ha többet szeretne megtudni az ügyfélről (hogy kitöltsön egy kérdőívet vagy részt vegyen egy bevezetési interjún)
- Az ügyféladatok nyomon követése érdekében
- Az ügyfél mappáinak és rendszereinek beállítása
A ClickUp Automations és a rendszerek segíthetnek ebben.
Íme egy példa arra, hogyan használtam a ClickUp-ot az ügyfelek bevezetésének egyszerűsítésére és automatizálására:
- Indítsa el a munkafolyamatotAmikor egy ügyfél aláírja a szerződést, kifizeti az első számlát és benyújtja a bevezetési űrlapot, minden egyes lépés integrációt indít el a ClickUp-ban.
- Az onboarding projekt automatikus létrehozása A ClickUp egy sor feladatot és projektelemet hoz létre, amelyek az adott ügyfélhez kapcsolódnak.
- Rögzítse az ügyfelek adatait egy CRM-stílusú listábanA központi ügyféllista frissül az új ügyféllel, és a legfontosabb kérdőívadatok a Egyéni mezők -ban kerülnek tárolásra.
- Készítsen egyszeri bevezetési ellenőrzőlistát a tulajdonjoggal A ClickUp létrehoz egy dedikált bevezetési listát, amely ~20, az ügyfélhez kapcsolódó bevezetési feladatot tartalmaz. A feladatok függőségeket tartalmaznak (például „Ez csak az előfeltételek teljesülése után kezdődhet el”) és konkrét csapattagokhoz vannak rendelve.
- A feltételek teljesülése után a munka automatikusan feloldásra kerülA feladatok teljesülése, a függőségek megszűnése és a lefelé irányuló feladatok automatikus áthelyezése a Ready to Action (Készen áll a végrehajtásra) állapotba, így a megbízottak tudják, hogy elkezdhetik a munkát.
- Átállítsa az ügyfelet „élő” szolgáltatásnyújtásraMiután az onboarding feladatok befejeződtek, az ügyfél hivatalosan is elindul.
- Folyamatos ismétlődő munkák elindítása A ClickUp automatikusan létrehozza az ismétlődő feladatokat a folyamatos ügyféllistán, és a csapat kapacitása és rendelkezésre állása alapján osztja ki azokat.
- Adjon hozzá proaktív ellenőrzéseket az első 60 napraAz első két hónapra ismétlődő ellenőrzési feladatok kerülnek létrehozásra, hogy biztosítsák a magas színvonalú bevezetési élményt.
- Ügynökségemnek több különálló területe volt az üzletvitelhez, többek között:
- Hely az ügyfélszolgálat számára
- Hely a HR és a PTO menedzsment számára
- Hely marketing és tartalomkezeléshez
Építsd meg a jövő ügynökségét a ClickUp 4. 0 és a Super Agents segítségével
Ha a ClickUp korábban is segítette az ügynökségek bővítését, akkor a ClickUp 4. 0 + Super Agents megváltoztatja, hogy mi futhat automatikusan, és mi nem igényel többé emberi beavatkozást.
De ez még a ClickUp 4. 0 megjelenése előtt volt.
Ha ma építenék ügynökséget, néhány dolgot másképp csinálnék:
Központosítsa a tudást, hogy az ügynökök válaszolhassanak a kérdésekre
Az ügynökség felépítésének és a csapat bővítésének elengedhetetlen része a tudásmegosztás.
Az újonnan felvett csapat tagokat ki kell képezni. A csapat tagoknak SOP-kra és dokumentációra van szükségük a folyamatok végrehajtásához és a döntéshozatali folyamatokhoz.
Korábban a SOP-kat teljes egészében Google Docs -ban és Zoom-felvételekben készítettem.
A probléma az, hogy amikor az információk a munkarendszeren kívül helyezkednek el, akkor súlyos kontextushiány lép fel. Az AI és az ügynökök hatékonyak lehetnek, de csak akkor, ha hozzáférnek a szükséges ismeretekhez.
Ha újra kezdeném, a ClickUp Docs-ot használnám, és mindent központosítanék.
A ClickUp Docs-on belül létrehoznék egy belső Wikit, amelyben a releváns vállalati információk tárolódnának, és amelyhez a szükséges csapatok hozzáférhetnének.
Fontos, hogy a tudást Super Agents és ClickUp Brain rendelkezésére bocsátanám.
Így, ha egy csapattag elakad, megkérdezheti az ügynököt: „@AgentKnowledgeBot, mit tegyek ebben a helyzetben?”, és konzisztens választ kaphat anélkül, hogy a vezetőre kellene várnia.
Egy konkrét ügynökségi példa: a központosított tudásnak köszönhetően egy csapat tagjának csak meg kell kérdeznie egy ügynököt, hogyan állítsa be az ügyfél DNS-rekordjait, és máris megkapja az ügyfél beállításaihoz igazított utasításokat a már tárolt ügyféladatok alapján.
Az ügynökök bevonásával a vezetőség bevonása nélkül lehet megválaszolni a kérdéseket, ami csökkenti a szűk keresztmetszeteket és növeli a teljesítményt.
Végezze el a csapat bevezetését a ClickUp-on belül
Amikor létrehoztam az utolsó ügynökségemet, olyan online tanfolyam-eszközöket használtam, amelyeket én programoztam, hogy a csapat tagjait a belső rendszereinkre képezzem. Ez azonban egy újabb eszköz lett, amelyet rendszeresen frissíteni kellett, ahogy a folyamataink változtak.
Ha újra kezdeném, a bevezetést teljes egészében a ClickUp-ban építeném fel.
És kölcsönvenném egy mintát, amelyet a ClickUp-nál való bevezetés során tapasztaltam: mielőtt hozzáférést kaptam bizonyos rendszerekhez, el kellett végeznem a ClickUp-on belül teljes egészében kidolgozott belső tanfolyamokat. Ez egy praktikus biztosíték minden növekvő vállalkozás számára.
Így működhet az ügynökségében:
Az új alkalmazottak számára használhatja a ClickUp bevezetési ellenőrzőlista sablonját.
- Minden lista videókkal és írásos anyagokkal ellátott feladatokat tartalmaz.
- Amikor új munkatárs csatlakozik, létrehozásra kerül az a lista sablon, és hozzárendelve lesz hozzájuk.
- Minden modulnak vannak követelményei. Az alkalmazott megjegyzésként vagy egy egyéni mezőben nyújtja be a munkát, majd elvégzi a feladatot.
- Az adminisztrátor ellenőrzi a munkát és értékeli a teljesítményt, mielőtt hozzáférést biztosítana az érzékeny rendszerekhez.
Tegye a marketing munkafolyamatokat ügynökök által támogatottá, ne alapító által vezérelté
A ClickUp hasznos a marketing kezdeményezések kezelésében: testreszabott projektek, automatizálás és láthatóság.
De a Super Agents még ennél is többet tud segíteni, különösen a tartalomkezelés terén.
A ClickUp saját tartalomgenerátorából merítve inspirációt, íme, mit tennék a tartalommarketing terén egy ügynökségnél:
- Összegyűjtse az ötleteket egy helyenTartson egy listát a tartalomötletek számára, és egy másikat az írási sorrend és naptár számára.
- Tartsa az ötleteket az ötletelés szakaszában, amíg azok készen nem állnakAz ötletek az ötletelés szakaszában maradnak, amíg azok vázlatát elkészítik és jóváhagyják a továbbhaladást.
- Használjon Super Agentet ötleteléshez és vázlatok készítéséhezA Super Agent segít témák kidolgozásában és vázlatok készítésében az ICP, a szolgáltatások és a múltbeli teljesítmény alapján.
- A jóváhagyott témákat helyezze át a WIP-be írás céljábólAz író áthelyezi a feladatot a WIP-be, hozzárendeli magához, és megírja a cikket.
- Automatikus szerkesztői átadásAmikor a tervezet státusza megváltozik, a feladat automatikusan egy szerkesztőhöz kerül hozzárendelésre, és egy ellenőrzőlista vagy alfeladatok jönnek létre.
- Első lépésként az ügynök végzi el a szerkesztéstAz Ön stílusú útmutatója és példái alapján képzett ügynök végzi el az első szerkesztési és jelölési lépéseket.
- Véglegesítés emberi szerkesztésselEgy emberi szerkesztő végzi el a végső lektorálást, és áthelyezi az állapotot Készen áll a ütemezésre-ra.
- Promóciós anyagok létrehozása Egy másik Super Agent szociális média bejegyzéseket készít a cikk promóciójához.
- Ütemezze és állítsa be a közzététel dátumát Az ütemezés után a közzététel dátuma beállítódik és nyomon követhető a naptárban.
- Ellenőrizze, tegye közzé és zárja le a ciklust A közzététel dátuma után az ügynök ellenőrzi, hogy az URL él-e, és Közzétett státuszt jelöl, vagy jelzi a problémát a szerkesztőnek.
📘 Olvassa el még: Hogyan hoztam létre egy ClickUp Super Agent-et a munkavállalói szociális programunk működtetéséhez
Használja a ClickUp-ot könnyű ügyfélszolgálati eszközként
A ClickUp-ot ügyfélszolgálati eszközként is használhatja.
Az ügyfelek ClickUp űrlapokat vagy e-mailes támogatási jegyeket nyújthatnak be.
Ezután egy Super Agent áttekintheti a jegyet, lekérheti az ügyfél kontextusát, hivatkozhat a belső tudásbázisra, és megfogalmazhat egy választ.
Ezzel csökkenthető az ügyfélszolgálati idő, javítható a válaszadási sebesség, és biztosítható a válaszok konzisztenciája.
Az ügyfelek szempontjából ez azt jelenti, hogy ügyfélbarát nyelven írt, gyors választ kapnak, amely alaposan megoldja a problémát.
Csökkentse az ügyfeleknél felmerülő szűk keresztmetszeteket proaktív nyomon követéssel.
Ha az ügyfeleknek megosztani kívánt dokumentumaik vagy erőforrásaik vannak, azokat a ClickUp űrlapon keresztül megoszthatják Önnel. A beküldés után egy Super Agent áttekintheti az anyagokat, és továbbhaladhat.
A legtöbb ügynökség tudja, hogy az ügyfelek gyakran jelentősen lassítják a munkát.
Lehet, hogy hónapokig (és egyes esetekben évekig) várja, hogy az ügyfelek beküldjék visszajelzéseiket, felvételi űrlapjaikat vagy kért eszközeiket.
A Super Agent segít Önnek nyomon követni az ügyfelek igényeit, és automatizálni a velük való kapcsolattartást.
Konvergencia és kontextus
Az ügynökségek problémája ritkán a „törekvés hiánya”. Hanem a fragmentáltság: a munka, a dokumentumok, a beszélgetések és az ügyfelek kontextusa túl sok helyre szóródik szét.
Az első ügynökségem egymástól független rendszerekre támaszkodott, amelyek nem kommunikáltak egymással.
- A belső kommunikáció a Slacken és e-mailen keresztül zajlott.
- A dokumentumokat a Google Docs-ban tárolták.
- Az ügynökség fejlődésével folyamatosan változtattuk a projektmenedzsment eszközöket.
- Az ügyfelek feladatait egy helyen kezelték
- Help desk egy másik
- Tartalomnaptár egy másikban
Utólag visszagondolva, ez nem volt teljesen hatékony. Néhány adat redundáns volt, több helyen is megtalálható volt, és több helyen is karbantartást igényelt, és egyik rendszer sem osztotta meg a kontextust.
Nekem nem volt semmi hasonló, mint amivel a ClickUp ma rendelkezik.
Amikor először csatlakoztam a ClickUp-hoz, szemet gyönyörködtető volt látni, hogy egy több mint 1000 alkalmazottat foglalkoztató szervezet hogyan él valóban a termelékenységi platformján belül. Hihetetlenül hatékony, hogy a belső kommunikáció egy helyen történik, a csevegésekben keresni és hivatkozni lehet a feladatokra, a megbeszélésekből feladatok hozhatók létre, és a dokumentumok ugyanazon a helyen tárolhatók.
Ahelyett, hogy öt rendszer lenne, amelyek nem tökéletes integrációval osztják meg az adatokat (de nem a kontextust), a ClickUp mindent egy helyen tart. A központosított kontextus segít megelőzni, hogy dolgok elvesznek. És biztosítja, hogy amikor olyan AI-t használ, mint a ClickUp Brain, az fel tudja venni a feladatokat, megjegyzéseket, kapcsolódó dokumentumokat és a munkához kapcsolódó beszélgetéseket.
Egy ügynökség számára ez a konvergencia, azaz az összes információ egy helyen, hatalmas erővé válik, ha az ügynökökkel kombinálva a műveletek és a szolgáltatásnyújtás racionalizálására használják.
Záró gondolatok: A méretnövelés a rendszerekből származik
Ha skálázható, eladható ügynökséget szeretne, két dologra van szüksége: termékesített szolgáltatásokra és olyan rendszerekre, amelyek a alapító hősiességének nélkül is biztosítják a szolgáltatások következetes nyújtását.
A ClickUp 4. 0, a ClickUp Brain és a Super Agents nem helyettesítik az alapokat. Csak megismételhetővé teszik őket.
Ha olyan ügynökséget szeretne építeni, amely zökkenőmentesen működik anélkül, hogy minden döntésbe be kellene avatkoznia, kezdje azzal, hogy a ClickUp-ban központosítja a szállítást, a tudást és a nyomon követést.