Az időblokkolás papíron jól néz ki, de a való életben ritkán alakulnak a dolgok a terv szerint. A figyelemelterelő tényezők, a váratlan feladatok és a változó prioritások gyakran meghiúsítják a legjobban kidolgozott terveket is.
A megfelelő időbeosztási sablon itt döntő fontosságú.
Ebben a blogbejegyzésben olyan Notion időbeosztási sablonokat talál, amelyek segítenek megőrizni az irányítást. Ha pedig valami fejlettebbet keres, bemutatjuk a ClickUp sablonokat is, amelyek segítenek fenntartani a lendületet. 🤩
Szeretné jobban megérteni az időblokkolást, mielőtt belevágnánk?
Van egy videónk az Ön számára! 👇🏽
Mi teszi jóvá egy Notion időbeosztási sablont?
A Notion időblokkoló sablonok kiválasztásakor az alábbiakra kell figyelni:
- Időjelzők: A dátum, a nap és az idő számára kijelölt mezőkkel a feladatok mindig összhangban vannak a napi ütemtervével.
- Vizuális prioritás: A színkódolt címkék vagy prioritási címkék segítségével könnyebben azonosíthatja, mire kell azonnal figyelmet fordítania.
- Haladás nyomon követése: Jelölőnégyzetek, befejezési sávok vagy adatbázisok beépítése a már elvégzett és a folyamatban lévő feladatok nyomon követéséhez.
- Napi rugalmasság: lehetővé teszi a feladatok áthúzását, ahogy a prioritások változnak, anélkül, hogy ez megzavarná az ütemezését.
- Szünet ütemezés: Ösztönzi Önt arra, hogy időt szánjon pihenésre, mozgásra vagy elmélkedésre a hosszú távú termelékenység fenntartása érdekében.
- Feladat-reflexió: Helyet biztosít a nap végi vagy heti áttekintésekhez, hogy értékelje, módosítsa és javítsa a rutinját.
10 Notion időbeosztási sablon
Íme néhány népszerű Notion időbeosztási sablon, amelyek segítenek megtervezni a napját, prioritásokat felállítani a feladatok között és nyomon követni az előrehaladást. 👇🏼
1. Időblokkoló ütemező sablon
via Notion
Szeretné egyszerűsíteni az időgazdálkodást? Ez a sablon a napját konkrét időblokkokra osztja, így könnyebb előre tervezni és a fontos dolgokra koncentrálni, anélkül, hogy elterelné a figyelmét.
A színkódolt kategóriák segítségével gyorsan áttekintheti az ütemtervét, és ha a tervek megváltoznak (mert mindig megváltoznak), könnyedén áthúzhatja és módosíthatja az elemeket és eseményeket anélkül, hogy felborítaná a nap hátralévő részének ütemtervét.
📌 Ideális: Azok számára, akik áttekinthetőséget és kontrollt szeretnének, anélkül, hogy minden órát aprólékosan meg kellene tervezniük.
2. Időbeosztási sablon
via Notion
A sablon feladat-előtérbe helyező elrendezése megkönnyíti a kezdést, mivel felsorolja a elvégzendő feladatokat. A feladatokat kategóriákba sorolhatja, például tanulás, adminisztráció vagy ügyintézés, és prioritás szerint címkézheti őket, így mindig tudja, mit kell először elvégeznie.
Rutinépítőként is használható. Használja naponta, hogy szokásokat alakítson ki, koncentrált maradjon és szükség szerint módosítson, így hatékonyan rangsorolhatja munkáit.
📌 Ideális: Azok számára, akik több struktúrát szeretnének a napjaikba, kevesebb döntési fáradtságot és egy hozzájuk igazodó ütemtervet.
3. ULTIMATE időbeosztási tervező sablon
via Notion
Ez a Notion sablon tiszta felépítést kínál a célzott napi tervezéshez.
Beépített navigációs sávot kap, amely gyors hozzáférést biztosít a Feladat-beérkező levelek mappához, a Naptárhoz és a teljes feladat-adatbázishoz, így extra kattintások nélkül is könnyen szervezheti a feladatait. Közvetlenül kapcsolódik a Notion Naptárhoz, így könnyebbé teszi a hét szervezését.
Ezen felül, a csomagjától függően, válthat az olyan nézetek között, mint az Időblokkolás (hét), Események (hét) és Események (hónap). Van egy részletes útmutató is, amely segít az első lépésekben.
📌 Ideális: Szabadúszók és szakemberek számára, akik személyes rutinjaikat, szezonális céljaikat kezelik, vagy egyszerűen csak visszanyerik az időgazdálkodásuk feletti irányítást.
💡 Profi tipp: Használjon vizuális időzítőket (például homokórát vagy színváltó lámpát) a koncentrált időblokkok alatt, hogy tapintható vagy vizuális jelzést adjon, amely erősíti az időtudatosságát és a sürgősség érzését.
4. Napi időbeosztási sablon
via Notion
Cal Newport időblokkoló tervezőjének ihletésére készült ez a Notion időblokkoló sablon, amely világosan és célszerűen tervezi meg a napját. A napi prioritásokkal kezdődik és reflexióval zárul, így pontosan tudja, hova ment el az ideje.
Három nézetet talál: egy ütemtervet a tervezéshez, egy táblázatot a részletekhez és egy diagramot, amely a napi perceket szeletekre bontja, például koncentráció, megbeszélések, szünetek és akár felületes munka.
📌 Ideális: Diákok és a mély munkavégzés rajongói, akik órákonként szeretnék megtervezni a napirendjüket.
5. Teendőlista (időblokkolás + Pomodoro) sablon
via Notion
Ez a Notion sablon ötvözi az időblokkolást a Pomodoro technikával az éles, fenntartható koncentráció érdekében. Minden blokk 30 percig tart, és 25 perc mély munkát és 5 perc pihenőt tartalmaz.
A feladatok a napszak szerint vannak csoportosítva (reggel, délután, este, éjszaka, éjfél), így természetes ritmust követhet. Mi több? A beépített haladáskövetés (Nem kezdődött → Folyamatban → Befejezve) figyelemmel kíséri a folyamatot, míg a Felülvizsgált terv oszlop azonnal alkalmazkodik a változásokhoz.
📌 Ideális: Olyan személyek számára, akik feladatigényes ütemtervet kezelnek, amely koncentrált munkacyklusokat és pihenőidőket igényel.
6. Időblokkoló menedzser sablon
via Notion
A Notion időblokkoló sablonja tartalmaz egy Heti menedzser funkciót, ahol előre kitöltheti az egész hétre vonatkozó időblokkokat. Ezenkívül a Gyors műveletek panelen egyetlen kattintással felvehet feladatokat vagy átugorhat a heti áttekintésre, így csökkentve a munkafolyamatok közötti átmenetet.
A felülete tiszta és zavaró tényezőktől mentes, és Aurelius Tjin rövid videó útmutatója is segít abban, hogy a lehető legtöbbet hozza ki az időblokkolásból.
📌 Ideális: Szakemberek számára, akik szeretik előre megtervezni az egész hetet, és elkerülni a napi döntéshozatal fáradalmait.
7. Időbeosztási és esemény visszaszámláló sablon
via Notion
Ez a Notion projektmenedzsment sablon ötvözi a napi időblokkolást egy esemény visszaszámláló rendszerrel. Ideális a feladatvégzés és a hosszú távú határidők közötti egyensúly megteremtéséhez.
Használja a testreszabható idővonal nézetet a napjának megtervezéséhez, majd hagyja, hogy a rendszer éjfélkor automatikusan visszaállítsa a feladatokat, így minden nap frissen kezdheti a munkát. A beépített időzítő segít a felelősségvállalásban, a munka, a rutin és az élet kategóriákba sorolt blokkok pedig világosan és szegmentáltan tartják a prioritásokat.
📌 Ideális: Tervezőknek, akiknek a mai feladatokkal kell megbirkózniuk, miközben szem előtt tartják a hosszú távú határidőket és visszaszámlálásokat.
🔍 Tudta? Az időblokkolás koncepciója szorosan kapcsolódik az ultradián ritmusokhoz. Ezek a test természetes ciklusai, amelyek szerint a maximális hatékonyság érdekében 90 perces szakaszokban érdemes dolgozni.
8. Végső időkeret-sablon
via Notion
Ez a sablon a strukturált célkitűzésre összpontosít időkeretek segítségével. Hosszú távú célokkal kezdődik, majd azokat mérföldkövekre bontja, mindegyiknek megadva a saját határidejét, így a heti tervei mindig kapcsolódnak a nagyobb képhez.
Kétféle elrendezési stílus is rendelkezésre áll: minimalista a koncentráció és az esztétika kedvéért, ha inkább a kellemes vizuális felületet részesíti előnyben. Ezenkívül a mérföldkő-követő segít összekapcsolni a napi ütemezését a tényleges előrehaladással, a beépített bemutató videó pedig egyszerűvé teszi a beállítást.
📌 Ideális: Célkitűzőknek, akik a napi időblokkokat hosszú távú mérföldkövekhez szeretnék kapcsolni, és követni szeretnék a haladást.
9. Időgazdálkodási sablon
via Notion
Az időgazdálkodási sablon ötvözi az időblokkolást a területalapú nyomon követéssel a személyes és szakmai prioritásokhoz. A napi tervező mellett tartalmaz egy feladatkezelőt Kanban és naptár nézetekkel, amely segít nyomon követni a folyamatban lévő, elhalasztott vagy elvégzett feladatokat.
Kiemelkedő jellemzője a személyes és üzleti területek szétválasztása. Időkereteket rendelhet különböző kategóriákhoz, például egészség, marketing vagy tartalomkészítés, és pontosan láthatja, hova megy el a hete.
📌 Ideális: Azok számára, akik mind a munkájukat, mind a személyes prioritásaikat kezelik, és pontosan szeretnék látni, hova mennek az óráik.
10. Időbeosztási tervező sablon
via Notion
Ha inkább rétegekben (napi, heti vagy havi) szeretné megtekinteni az idejét, ez a tervező sablon pontosan ezt kínálja Önnek.
Beépített prioritási rendszere a feladatokat sürgősségük és fontosságuk alapján sorba rendezi. Minden blokk színkóddal van ellátva, így könnyen megkülönböztethetőek a munkahelyi és a személyes feladatok anélkül, hogy túl sokat kellene gondolkodni. Ezenkívül van egy vizuális komponens is, amely segít felismerni a termelékenység csökkenését és szükség szerint módosítani a munkastílust.
📌 Ideális: Egyének és szakemberek számára, akik a reaktív tervezésről a szándékos tervezésre szeretnének áttérni anélkül, hogy a folyamatot túlbonyolítanák.
💡 Profi tipp: Ütemezzen energiaauditokat blokkokként, amelyekkel nyomon követheti, hogyan érzi magát különböző feladatok vagy időpontok során. Néhány hét alatt ez segít a blokkokat az Ön valódi energiaszintjéhez igazítani.
A Notion korlátai
A Notion egy rugalmas időblokkoló alkalmazás, de vannak egyértelmű korlátai, különösen a munkafolyamatok felépítése és méretezése terén. Ezek a következők:
- Nincsenek beágyazott sablonok: A napi ismétlődő feladatokba nem ágyazhat be sablonokat. A beágyazás csak heti, havi vagy éves ismétlődésekben működik, és akkor is csak három szintig.
- A képletek védelmének hiánya: Minden felhasználó megtekintheti és szerkesztheti a képleteket. Nincs beépített módszer azok zárolására vagy véletlen módosítások elleni védelmére.
- Alapvető adatkezelés: A táblázatok nem rendelkeznek fejlett szűrési, pivotálási vagy számkezelési funkciókkal. A Notion nem mélyreható időadatok elemzésére lett kifejlesztve.
📖 Olvassa el még: A legjobb Notion alternatívák
Alternatív Notion sablonok
Ha már kinőtte a Notion korlátozott struktúráját, a ClickUp sablonjai nagyobb rugalmasságot kínálnak a valós idejű munkaterhelés, a többfunkciós projektek és a testreszabható feladatfolyamatok kezeléséhez.
A legjobb időgazdálkodási eszközként egyetlen sablonból hozzárendelheti a felelősségeket, automatizálhatja az átadásokat és különböző nézetekben vizualizálhatja az ütemterveket.
Ne csak a mi szavunkat higgye el! Íme, mit gondol Mendel R., a ClickUp felhasználója az alkalmazás használatáról:
A ClickUp az ügynökségünk gerincét képezi. Mindenre használjuk – projektmenedzsmentre, sprinttervezésre, időkövetésre, dokumentációra és még az ügyfelekkel kapcsolatos frissítésekre is. A testreszabási lehetőségek páratlanok. Az automatizálások, az egyéni mezők, a műszerfalak, az AI-válaszok és a feladatokhoz kapcsolódó csevegés révén már nincs szükségünk a Slackre, a Notionra és egy tucatnyi más eszközre. Ritkán találni olyan platformot, amely elég hatékony a fejlesztők számára, de elég intuitív az ügyfelek számára is.
A ClickUp az ügynökségünk gerincét képezi. Mindenre használjuk – projektmenedzsmentre, sprinttervezésre, időkövetésre, dokumentációra és még az ügyfelekkel kapcsolatos frissítésekre is. A testreszabási lehetőségek páratlanok. Az automatizálások, az egyéni mezők, a műszerfalak, az AI-válaszok és a feladatokhoz kapcsolódó csevegés révén már nincs szükségünk a Slackre, a Notionra és egy tucatnyi más eszközre. Ritkán találni olyan platformot, amely elég hatékony a fejlesztők számára, de elég intuitív az ügyfelek számára is.
Íme hat időbeosztási sablon a ClickUp-tól – a munka mindenre kiterjedő alkalmazásából –, amelyeket kipróbálhat. ⏰
1. ClickUp ütemterv-blokkoló sablon
A ClickUp időbeosztási sablon védi az idejét. Ahelyett, hogy több naptár és alkalmazás között kellene váltogatnia, hét egységes nézethez fér hozzá, amelyek megmutatják a napi ütemezését, a tervezett feladatok helyszíneit (otthon, iroda vagy más), és egy ütemezési űrlapot, amellyel az időt a saját igényei szerint vizualizálhatja.
Egy remek időgazdálkodási tipp, amellyel a legtöbbet hozhatja ki ebből a sablonból, az, hogy a ClickUp egyéni mezőit, például a Hely vagy a Konkrét hely mezőket használja a napjának pontos címkézéséhez és szűréséhez.
Ha egymást átfedő projektekkel vagy megosztott naptárakkal dolgozik, a feladatfüggőségek és a rendelkezésre állási címkék segítenek abban, hogy kézben tartsa a dolgokat anélkül, hogy kétszer is átgondolná az ütemtervet vagy túlterhelné magát.
📌 Ideális: Profiknak, akiknek kiszámíthatatlan a napirendjük, és hibrid munkavállalóknak, akik több helyszínen is feladatokkal és egymást átfedő kötelezettségekkel kell megbirkózniuk.
📮 ClickUp Insight: A tudásmunkások 92%-a személyre szabott időgazdálkodási stratégiákat alkalmaz. A legtöbb munkafolyamat-kezelő eszköz azonban még nem kínál robusztus beépített időgazdálkodási vagy prioritáskezelési funkciókat, ami akadályozhatja a hatékony prioritáskezelést.
A ClickUp mesterséges intelligenciával működő ütemezési és időkövetési funkciói segíthetnek abban, hogy a találgatásokat adat alapú döntésekre cserélje. Még a feladatokhoz optimális koncentrációs időtartamokat is javasolhat. Hozzon létre egy egyedi időgazdálkodási rendszert, amely alkalmazkodik az Ön tényleges munkamódszeréhez!
2. ClickUp napi időbeosztási sablon
Ha túl sok feladatot vállal és alábecsüli az idejét, a ClickUp napi időbeosztási sablonja reális, rugalmas struktúrát kínál a napja megtervezéséhez.
A sablon Időblokkok nézetével a napját a tényleges kapacitása alapján tervezheti meg, nem csak a szándékai alapján. A Napi feladatok nézet egyértelműen megmutatja a legfontosabb prioritásokat, megakadályozva, hogy a kisebb feladatok felhalmozódjanak. Ha pedig zavaró tényezők merülnek fel, a Prioritási mátrix elkapja őket, hogy ne zavarják meg a munkamenetét.
📌 Ideális: olyan egyének számára, mint diákok, alapítók vagy projektmenedzserek, akik hajlamosak túlvállalni magukat vagy kiégni.
3. ClickUp blokkos ütemezési sablon
A ClickUp blokkos ütemezési sablon 18 testreszabható feladatállapotot kínál, így nyomon követheti a különböző munkafolyamatok finom árnyalatú szakaszait. A Részleg mező segítségével feladatok hozzárendelésével rendezheti a felelősségi köröket anélkül, hogy minden apró részletet mikromanage-elnie kellene.
A valódi érték? A Munkaerő és a Feladat ütemterv nézetek megmutatják, ki van kapacitáshatáron és mi áll veszélyben, mielőtt ez szűk keresztmetszetté válna.
📌 Ideális: Projektmenedzserek, marketingcsapatok és tanácsadók számára, akik több részleg között átfedő határidőket kezelnek.
💡Profi tipp: Engedélyezze az AI időblokkolást a ClickUp naptárában (villám ikon ⚡️ a Prioritások panelen), hogy a ClickUp intelligensen ütemezze a becsült feladatokra szánt időt, automatikusan felosztva vagy átütemezve a meglévő eseményeket. Ha egy kétórás feladat ütközik egy megbeszéléssel, a ClickUp automatikusan módosítja a blokkot – nincs szükség kézi beavatkozásra.
4. ClickUp időkeret-sablon
Könnyű megtervezni a tökéletes napot, amíg nem töltesz három órát egy 30 perces feladattal, és minden más felborul. A ClickUp Time Box sablon ezt beépített korlátokkal oldja meg, amelyek növelik az áttekinthetőséget.
Ez a lista sablon a Time Box Schedule nézet segítségével a projekteket egyértelmű blokkokra bontja, a tényleges befejezési időpontokkal együtt. Nem fogja többé túlterhelni a feladatokat, mert mindegyiknek megvan a maga helye, nem csak egy jelölőnégyzet. És ami még jobb: a Tasks Planner nézet éppen elég korlátot ad a prioritások egymásra építéséhez anélkül, hogy folyamatosan át kellene szerveznie a napját.
A sablon egyik legfontosabb előnye a függőségi figyelmeztetés. Jelzi, ha olyan feladatokat próbál ütemezni, amelyek még nem kezdődhetnek el, így megkímélve Önt a felesleges erőfeszítéstől.
📌 Ideális: Olyan emberek számára, akik komplex feladatokat kezelnek, mint például szabadúszók, ügynökségek vezetői vagy a tanulmányaikat és a tanfolyamokat egyensúlyban tartó diákok.
📖 Olvassa el még: Időgazdálkodási technikák a csapat termelékenységének növeléséhez
5. ClickUp óránkénti ütemezési sablon
A ClickUp óránkénti ütemezési sablonja azoknak készült, akiknek egyszerre kell nyomon követniük az idejüket és a bevételeiket.
Az Actual Payout View (Tényleges kifizetés nézet) megmutatja, hogy az egyes feladatok mennyi bevételt generálnak, így nem kell többé időt pazarolnia olyan munkákra, amelyek nem hoznak bevételt. Ezenkívül a Payout Per Assignee View (Kifizetés megbízottanként nézet) nyomon követi a közreműködők bevételeit, ami különösen hasznos szabadúszók és több ügyféllel vagy projekttel rendelkező csapatok számára.
Hét egyéni mezővel, mint például Teljesítmény, Gyakoriság és Teljes kifizetés, a sablon az ütemezését élő költség-haszon irányítópulttá alakítja.
📌 Ideális: Freelancerek és csapatvezetők számára, akiknek össze kell hangolniuk a felhasznált órákat a tényleges pénzügyi eredményekkel.
🧠 Érdekesség: Benjamin Franklin volt az egyik első időblokkoló, aki óránként tervezte meg a napját, és minden reggel feltette magának a kérdést: „Mit tegyek ma?” Ez a szokás segítette abban, hogy koncentrált és produktív maradjon.
6. ClickUp projektmenedzsment ütemezési sablon
A ClickUp projektmenedzsment ütemezési sablonja a szétszórt projektfrissítéseket strukturált vizuális tervvé alakítja.
A Projekt fázis nézet segítségével a projekt eredményeit szakaszok szerint szervezheti, így mindig tudja, hol alakulnak ki szűk keresztmetszetek. Mi több, a Kockázatok és problémák nézet segítségével korán felismerheti a vörös zászlókat, így időben megoldhatja a problémákat, mielőtt azok megzavarják az ütemezését.
Az olyan egyéni mezők kombinációja, mint a Haladási arány, Vezető és Probléma szintje, szintén segít a prioritások egyensúlyban tartásában anélkül, hogy folyamatosan újraszámolná a költségeket, a ráfordítást és a felelősségeket.
📌 Ideális: Többfunkciós csapatok, projektmenedzserek vagy tanácsadók számára, akik szigorú határidőkkel rendelkező, nagy kockázatú projekteket kezelnek.
Váltson a ClickUp-ra a dinamikus ütemezésért
A Notion sablonok kiválóan alkalmasak egyéni tervezéshez és gyors időblokkoláshoz. Egyszerűek, áttekinthetők és elvégzik a feladatukat, amíg rá nem jössz, hogy nem igazán illeszkednek a feladataidhoz és projektjeidhez.
A ClickUp sablonjai egy lépéssel tovább mennek. A testreszabható nézetek, a valós idejű munkaterhelés-követés, az automatizálás és a részletes feladatállapotok segítségével valódi adatokkal kezelheti a valódi prioritásokat.
Készen állsz egy olyan időbeosztási rendszer felépítésére, amely valóban alkalmazkodik a napodhoz? Regisztrálj még ma a ClickUp-ra! ✅