A munkavállalók teljesítményproblémáinak figyelmen kívül hagyása ronthatja a termelékenységet, a csapat morálját és az üzleti sikert.
Egy elmulasztott határidő itt, egy motiválatlan alkalmazott ott – mindez összeadódik, és magasabb fluktuációhoz, bevételkieséshez és a növekedés megtorpanásához vezethet.
Jobb, ha strukturált teljesítményjavítási terveket (PIP) használ, hogy a problémákat korán kezelje, egyértelmű elvárásokat állítson fel, és a munkavállalóknak méltányos esélyt adjon a fejlődésre.
10 gyakorlati PIP-példát soroltunk fel, amelyek segítenek Önnek a gyenge teljesítményi problémák kezelésében, mérhető célok kitűzésében és jelentősen javulást elérni.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
- A teljesítményjavítási terv egy strukturált megközelítés, amely segít az alkalmazottaknak a legfontosabb területeken javulni, mielőtt hivatalos intézkedéseket hoznának.
- 10 valós PIP-példát vázoltunk fel, amelyek olyan problémákat fednek le, mint a határidők elmulasztása, alacsony termelékenység, gyenge együttműködés és szabályszegések.
- A sikeres PIP-nek meg kell határoznia a kiváltó okot, egyértelmű, mérhető célokat kell kitűznie, valamint folyamatos támogatást és elszámoltathatóságot kell biztosítania.
- A PIP-ek teljes elkerülése proaktív menedzsmenttel, egyértelmű elvárásokkal és konstruktív visszajelzésekkel lehetséges.
- A ClickUp segít egyszerűsíteni a teljesítmény nyomon követését, a célok kitűzését és a csapat felelősségre vonhatóságát, biztosítva, hogy az alkalmazottak a helyes úton maradjanak, mielőtt a teljesítménybeli problémák eszkalálódnának.
Mi az a teljesítményjavítási terv?
A teljesítményjavítási terv egy strukturált keretrendszer, amelyet a vezetők és a HR-vezetők készítenek, hogy segítsék az alkalmazottakat a teljesítményproblémák megoldásában. Tartalmazza a teljesítménystandardok javításához szükséges, megvalósítható lépéseket, az előrehaladás ütemtervét, a javulás mérföldköveit, valamint a rendszeres ellenőrzéseket, egyértelmű, mérhető célokkal.
Ellentétben néhány tévhittel, a PIP nem az alkalmazottak távozására szolgáló eszköz, hanem a fejlődésüket segítő forrás.
Íme egy teljesítményjavítási terv példa:
Miért érdemes teljesítményjavítási tervet készíteni?
Ha a teljesítményproblémákat túl sokáig nem kezelik, azok zavart okozhatnak a csapatokban és csökkenthetik a termelékenységet. Ahelyett, hogy megvárnák a problémák eszkalálódását, a teljesítményjavítási terv strukturált, proaktív megközelítést kínál. Lehetővé teszi a vezetők számára, hogy egyértelmű fejlesztési útvonalakat határozzanak meg, miközben az alkalmazottak elkötelezettségét is fenntartják.
A PIP segít:
- 🔍 A kiváltó okok azonosítása: A tünetek kezelése helyett a teljesítményt gátló tényezők pontos meghatározása
- ✅ Felelősségvállalás kialakítása: Meghatározza a teendőket, hogy az alkalmazottak felelősséget vállaljanak a fejlődésükért.
- 📊 Csökkentse a döntésekben megjelenő elfogultságot: dokumentált előrehaladást biztosít, ahelyett, hogy szubjektív véleményekre támaszkodna.
- 😊 Javítsa a csapat morálját: Segít a nehézségekkel küzdő alkalmazottaknak a siker elérésében, és megakadályozza a kiemelkedő teljesítményt nyújtó alkalmazottak neheztelését.
- 🎯 Erősítse a coachingot: ösztönözze a vezetőket, hogy ne csak az eredményeket értékeljék, hanem az alkalmazottakat is irányítsák.
🧠 Tudta? Kutatások szerint a jobb képességekkel és tapasztalatokkal rendelkező alkalmazottak akár 50%-kal is növelhetik a vállalat bevételeit.
10 teljesítményjavítási terv példa a gyengélkedő alkalmazottak felzárkóztatásához
Egyes teljesítménybeli problémák coachingot igényelnek, míg mások strukturált fejlesztési terveket. Az alábbiakban 10 valós teljesítménymenedzsment-keretrendszer példát mutatunk be, amelyek világos cselekvési lépésekkel és mérhető célokkal segítik a munkavállalók gyakori kihívásainak kezelését.
Minden példa tartalmazza:
- Helyzet/kontextus: Mi a teljesítménybeli probléma?
- Lehetséges okok: Miért merül fel ez a probléma?
- Tevékenységek és ütemterv: Hogyan lehet megoldani a problémát, mikor és hogyan lehet nyomon követni az előrehaladást
1. példa: Folyamatosan elmulasztott határidők
⛳ Szcenárió
Egy alkalmazott ismételten késve adja le a munkáját, ami késedelmet okoz és befolyásolja a csapat termelékenységét. A probléma már három hónapja fennáll, és a kiosztott adatbeviteli feladatok és egyéb teendők több mint 60%-a már több mint egy hónapja függőben van. Ez projektek leállásához, rossz minőséghez és a többi csapattag számára további munkaterheléshez vezetett.
😦 Lehetséges okok
- Nem egyértelmű prioritások: A munkavállaló nem tudja meghatározni, mely feladatok a legsürgetőbbek, ami kritikus határidők elmulasztásához vezet.
- A feladat időtartamának alábecsülése: Azt feltételezik, hogy több idő áll rendelkezésükre, mint amennyi valójában van.
- A strukturált haladás nyomon követésének hiánya: A feladatok felhalmozódnak a rendszeres felülvizsgálat hiányában.
🏁 Cselekvési lépések és ütemterv
1. Határozzon meg egyértelmű prioritásokat és feladat határidőket (1–3. nap)
- Megoldás: Tartson egyéni megbeszélést, hogy áttekintse az összes függőben lévő és közelgő határidőt. Az Eisenhower-mátrix segítségével rendeljen minden feladathoz prioritási szintet, hogy egyértelművé váljon, mit kell először elvégezni.
- Elvárás: Az alkalmazott az első 30 napon belül legalább 80%-ban időben elvégzi a kiemelt fontosságú feladatokat.
2. Kövesse nyomon a becsült és a tényleges feladatvégzési időt (1–2. hét)
- Megoldás: Kérje meg az alkalmazottakat, hogy két héten keresztül vezessenek naplót a feladatokra becsült és ténylegesen fordított időről. Azonosítsa azokat a mintákat, amikor alábecsülik az időigényt, és ennek megfelelően módosítsa a tervezési stratégiákat.
- Elvárás: A 2. hét végéig az alkalmazottnak a becsült idő 10%-án belül kell elvégeznie a feladatokat a pontosság javítása érdekében.
3. Vezessen be heti ellenőrzéseket és előzetes határidőket (2–4. hét)
- Megoldás: Vezessen be gördülő belső határidőket – minden fontosabb határidő előtt 48 órával belső ellenőrzés lesz.
- Elvárás: A határidők elmulasztásának aránya az első hónapban legalább 50%-kal csökkenjen.
2. példa: Tartós minőségi problémák
⛳ Szcenárió
Egy alkalmazott folyamatosan hibás, következetlen vagy hiányos munkát ad le, ami újramunkálásokhoz és a projekt késedelméhez vezet. Az elmúlt három hónapban a hibaarány meghaladta a 30%-ot, ami miatt a vezetőknek és a csapat tagjainak gyakran kellett javításokat végezniük.
😦 Lehetséges okok
- A részletek figyelmen kívül hagyása: A munkavállaló sietve végzi el a feladatokat, anélkül, hogy ellenőrizné a munkáját.
- Nem egyértelmű minőségi szabványok: A pontosságra és a következetességre vonatkozó elvárások nincsenek jól meghatározva.
- Hatástalan felülvizsgálati folyamat: Nincs strukturált módszer a hibák felismerésére és kijavítására a benyújtás előtt.
🏁 Cselekvési lépések és ütemterv
1. Készítsen minőségi ellenőrző listákat (1–5. nap)
- Megoldás: Határozzon meg nem megkerülhető minőségi szabványokat, és készítsen egy feladatspecifikus ellenőrző listát, amelyet az alkalmazottnak be kell tartania a munka leadása előtt.
- Elvárás: Az alkalmazottak önértékelési szokásainak kialakításával az első 30 napon belül a hibaaránynak 20%-kal csökkennie kell.
2. Vezessen be egymás munkájának értékelésére szolgáló üléseket (1–4. hét)
- Megoldás: Rendeljen hozzá egy mentor kollégát vagy minőségellenőrt, aki ellenőrzi az alkalmazott munkáját a végleges benyújtás előtt. Változtassa meg az ellenőröket, hogy különböző perspektívák is megjelenjenek.
- Elvárás: A 4. héten a munkavállalónak a hibák legalább 70%-át ki kell javítania, mielőtt a munka eljut a vezetőkhöz.
3. Kövesse nyomon és csökkentse a hibákat 60 nap alatt
- Megoldás: Hozzon létre egy strukturált visszacsatolási ciklust kéthetente tartott megbeszélésekkel, hogy megvitassák az előrehaladást, azonosítsák az ismétlődő problémákat és megerősítsék a pontosságot biztosító technikákat.
- Elvárás: Az alkalmazott hibaaránya 60 napon belül 50%-kal csökkenjen. Ha a hibák továbbra is fennállnak, értékelje újra a képzést vagy a szerepkör megfelelőségét.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp minőség-ellenőrzési ellenőrzőlista sablonját a minőség-ellenőrzési lépések felvázolásához és egyértelmű ellenőrzési pontok meghatározásához. Ez egységesíti a minőség-ellenőrzést, kijelöli a hibajavításért felelős személyeket, és biztosítja, hogy minden eredmény megfeleljen az elvárásoknak a benyújtás előtt.
3. példa: Együttműködés hiánya a csapatprojektekben
⛳ Szcenárió
Egy alkalmazott nehezen tud hatékonyan dolgozni a csapatban, ami átadások elmulasztásához, félreértésekhez és növekvő feszültséghez vezet a kollégák között. A többfunkciós beavatkozást igénylő feladatok gyakran késnek, és a csapattársak frusztráltak, mert ki kell pótolniuk a koordináció hiányát.
😦 Lehetséges okok
- Gyenge kommunikációs készségek: A munkavállaló nem osztja meg hatékonyan a friss információkat vagy aggályait.
- Vonakodás a felelősség megosztásától: Inkább egyedül dolgoznak, vagy vonakodnak feladatokat delegálni.
- Nem egyértelmű szerepek és elvárások: Nem értik teljesen, mi szükséges a zökkenőmentes átadáshoz.
🏁 Cselekvési lépések és ütemterv
1. Készítsen minőségi ellenőrző listákat (1–5. nap)
- Megoldás: Határozzon meg nem megkerülhető minőségi szabványokat, és készítsen egy feladatspecifikus ellenőrző listát, amelyet az alkalmazottnak be kell tartania a munka leadása előtt.
- Elvárás: Az alkalmazottak önértékelési szokásainak kialakításával az első 30 napon belül a hibaaránynak 20%-kal csökkennie kell.
2. Vezessen be egymás munkájának értékelésére szolgáló üléseket (1–4. hét)
- Megoldás: Rendeljen hozzá egy mentor kollégát vagy minőségellenőrt, aki ellenőrzi az alkalmazott munkáját a végleges benyújtás előtt. Változtassa meg az ellenőröket, hogy különböző perspektívák is megjelenjenek.
- Elvárás: A 4. héten a munkavállalónak a hibák legalább 70%-át ki kell javítania, mielőtt a munka eljut a vezetőkhöz.
3. Kövesse nyomon és csökkentse a hibákat 60 nap alatt
- Megoldás: Hozzon létre egy strukturált visszacsatolási ciklust kéthetente tartott megbeszélésekkel, hogy megvitassák az előrehaladást, azonosítsák az ismétlődő problémákat és megerősítsék a pontosságot biztosító technikákat.
- Elvárás: Az alkalmazott hibaaránya 60 napon belül 50%-kal csökkenjen. Ha a hibák továbbra is fennállnak, értékelje újra a képzést vagy a szerepkör megfelelőségét.
4. példa: Folyamatos jelenléti vagy pontossági problémák
⛳ Szcenárió
Egy alkalmazott gyakran késik vagy előzetes értesítés nélkül hiányzik a munkából, ami megzavarja a csapat ütemtervét és késlelteti a feladatokat. Az elmúlt hónapban a jelenléti nyilvántartásukban következetlen munkaidő szerepel, ami aggodalmakat kelt a megbízhatóság és a munkaterhelés elosztása tekintetében.
😦 Lehetséges okok
- Személyes problémák: A munkahelyen kívüli kihívások befolyásolják a rendelkezésre állásukat.
- Motiváció hiánya: Nem látják a pontosság hatását a csapatra.
- Rossz ütemezés: A nem hatékony időgazdálkodás késedelmet okoz a munkanap megkezdésében.
🏁 Cselekvési lépések és ütemterv
1. Tartson egyéni megbeszélést (1. hét)
- Megoldás: Üljön le a munkavállalóval, hogy megbeszéljék a jelenléti mintákat, és feltárják az esetleges személyes vagy szakmai akadályokat. Használja ezt a találkozót arra, hogy egyértelmű elvárásokat fogalmazzon meg, és megállapodjanak egy strukturált fejlesztési tervben.
- Elvárás: Az 1. hét végére az alkalmazottnak világosan meg kell értenie a jelenléti követelményeket és a korrekciós intézkedéseket.
2. Napi időnapló vezetése (2–4. hét)
- Megoldás: Kérje meg az alkalmazottat, hogy négy héten keresztül naponta jegyezze fel érkezési és szünetidejét. A strukturált nyomon követés és a folyamatfejlesztési sablonok segítségével történő előrehaladás felülvizsgálata ösztönözheti a kiigazítások szisztematikusabb nyomon követését és a tartós javulást.
- Elvárás: A 4. héthez a késések aránya legalább 50%-kal csökkenjen.
3. Használjon naptári emlékeztetőket és csapatfelelősség-ellenőrzéseket (folyamatos)
- Megoldás: Állítson be automatikus emlékeztetőket a munkavállaló munkakezdése előtt, és vezessen be csapatalapú ellenőrzéseket a felelősségvállalás erősítése érdekében. Ösztönözze őket, hogy proaktívan kommunikáljanak, ha késedelmet várnak.
- Elvárás: Az alkalmazottnak 30 napon belül folyamatos javulást kell mutatnia a jelenléti arányában, és előre jeleznie kell minden elkerülhetetlen távollétét.
📖 További információ: Teljesítményjavítási terv (PIP) sablonok
5. példa: Rossz kommunikáció az ügyfelekkel
⛳ Szcenárió
Egy alkalmazottnak nehézségei vannak az ügyfelekkel való kapcsolattartásban, ami félreértésekhez, eltérő elvárásokhoz és potenciális konfliktusokhoz vezet. Az elmúlt két hónapban az ügyfelek visszajelzései rámutattak a nem egyértelmű magyarázatokra, a lassú válaszadási időkre és a problémák hatékony megoldásának nehézségeire.
😦 Lehetséges okok
- A soft skill-ek képzésének hiánya: Lehet, hogy az alkalmazott nem tudja, hogyan kell hatékonyan kezelni a szakmai beszélgetéseket.
- Nem egyértelmű kommunikációs irányelvek: Lehet, hogy nem követnek strukturált megközelítést az ügyfelekkel való interakciók során.
- Kulturális akadályok: A kommunikációs stílusok közötti különbségek befolyásolhatják a világosságot.
🏁 Cselekvési lépések és ütemterv
1. Jelentkezzen be kommunikációfejlesztő workshopokra (1–2. hét)
- Megoldás: Biztosítson strukturált soft skill képzést, amely az aktív hallgatásra, a professzionális hangnem fenntartására és a nehéz beszélgetések kezelésére összpontosít. A rendszeres visszajelzések és a folyamatos teljesítménymenedzsment gyakorlatok idővel segíthetnek ezeknek a készségeknek a megerősítésében, biztosítva az ügyfelekkel való interakciók folyamatos javulását.
- Elvárás: A 2. héten a munkavállalónak magabiztosabb és strukturáltabb megközelítést kell tanúsítania az ügyfelekkel való beszélgetések során.
2. Gyakorold a próbahívásokat és prezentációkat (2–4. hét)
- Megoldás: Végezzen hetente szerepjáték-gyakorlatokat, amelyekben a munkavállaló szimulált ügyfélszituációkat kezel. Párosítsa őket egy mentorral, hogy megfigyeljék a valódi ügyfélkapcsolatokat, és visszajelzést adjanak.
- Elvárás: A 4. héten a munkavállalónak észrevehető javulást kell mutatnia a világosság, a magabiztosság és a reagálóképesség terén.
3. Értékelje a javulást az ügyfelek visszajelzései alapján (30. nap és utána)
- Megoldás: Gyűjtsön össze ügyfél-elégedettségi felméréseket vagy visszajelzési űrlapokat, hogy nyomon követhesse a kommunikáció hatékonyságának változásait. Ha ismétlődő problémák merülnek fel, értékelje újra a képzési stratégiákat.
- Elvárás: A 30. napra az ügyfelek visszajelzései legalább 20%-os javulást kell mutassanak a kommunikáció egyértelműségével kapcsolatos elégedettségi pontszámokban.
6. példa: A hatáskör túllépése vagy mikromanagement
⛳ Szcenárió
Egy középvezető gyakran beavatkozik csapata munkájába, apró részleteket vizsgál, feladatokat újra elvégeztet, vagy folyamatos frissítéseket követel, ami lassítja a haladást és frusztrálja az alkalmazottakat. Ahelyett, hogy felhatalmazná csapatát, szűk keresztmetszeteket és függőséget teremt, ami alacsonyabb morálhoz, rossz időgazdálkodáshoz és csökkent termelékenységhez vezet.
😦 Lehetséges okok
- Bizalomhiány: A vezető úgy véli, hogy az alkalmazottak állandó felügyelet nélkül nem tudnak minőségi munkát végezni.
- A vezetői szerep félreértelmezése: Úgy gondolják, hogy a „vezetés” minden részlet ellenőrzését jelenti, nem pedig a csapat irányítását.
- A kudarc félelme: Minden eredményért személyesen felelősnek érzik magukat, és túlzott elkötelezettséggel kompenzálják ezt.
🏁 Cselekvési lépések és ütemterv
1. Határozza meg a szerepkörök határait és az autonómia szintjét (1–2. hét)
- Megoldás: Határozzon meg egyértelmű autonómia szinteket minden csapattag számára, megjelölve, mely feladatokhoz szükséges vezetői jóváhagyás, és melyekhez nem. Ösztönözze a felelősségvállalást és az elszámoltathatóságot a csapaton belül a bizalom építése érdekében.
- Elvárás: A 2. héten a vezetőnek legalább 30%-kal több feladatot kell delegálnia közvetlen beavatkozás nélkül.
2. Korlátozza a bejelentkezési megbeszéléseket heti egy alkalomra (2–4. hét)
- Megoldás: Váltson át a napi jelentkezésekről a strukturált heti előrehaladási értékelésekre, hogy az alkalmazottak önállóan dolgozhassanak, miközben a vezetőséget folyamatosan tájékoztatják. Ösztönözze a vezetőket, hogy a kisebb részletek helyett az eredményekre koncentráljanak.
- Elvárás: A 4. héten a csapatnak kevesebb zavarról kell beszámolnia, és javulnia kell a feladatokért való felelősségvállalásnak.
3. Gyűjtsön névtelen csapatvisszajelzéseket (6. hét)
- Megoldás: Végezzen bizalmas csapat-visszajelzési felmérést, hogy felmérje, javult-e a vezető részvétele. Használjon strukturált sablonokat, például a teljesítményértékelési sablonokat, hogy értelmes beszélgetéseket vezessen.
- Elvárás: A 6. héten a munkavállalóknak legalább 40%-os javulást kell jelenteniük a döntéshozatali autonómiában.
✨Érdekesség: Hallott már valaha a „helikopter menedzser” kifejezésről? Azokat a vezetőket nevezik így, akik folyamatosan a munkavállalók felett lebegnek, néhány percenként ellenőriznek, apró részleteket korrigálnak, és megnehezítik a csapat számára az önálló munkavégzést. Ebben a blogban megtudhatja, hogyan kell kezelni a mikromanagementet alkalmazó főnököt.
7. példa: Alacsony értékesítési vagy üzletfejlesztési teljesítmény
⛳ Szcenárió
Egy értékesítési képviselő folyamatosan elmulasztja a kvótákat, nehezen zár le üzleteket, vagy nem követi nyomon a potenciális ügyfeleket, ami bevételkieséshez vezet. Az elmúlt negyedévben a zárási aránya 30% alá esett, ami jóval alacsonyabb a csapat átlagánál, jelezve, hogy strukturált beavatkozásra van szükség.
😦 Lehetséges okok
- Nem megfelelő termékismeret: Nem tudnak magabiztosan reagálni az ügyfelek aggályaira.
- Gyenge tárgyalási készségek: Nehezen kezelik az ellenvetéseket és hatékonyan zárják le az üzleteket.
- A nyomonkövetési rutinok hiánya: A potenciális ügyfeleket nem gondozzák megfelelően, ami lehetőségek elvesztéséhez vezet.
🏁 Cselekvési lépések és ütemterv
1. Célzott coaching üléseket tartson (1–2. hét)
- Megoldás: Az alkalmazottat párosítsa egy tapasztalt értékesítési mentorral, aki gyakorlati tanácsokat ad az ügyfelekkel való interakciókhoz. Fókuszáljon az ellenvetések kezelésére, a termék pozícionálására és a tanácsadói értékesítési technikákra.
- Elvárás: A 2. héten már erősebb termékismerettel és magabiztossággal kell rendelkezniük az értékesítési beszélgetések során.
2. Határozzon meg napi elérési célokat (2–4. hét)
- Megoldás: Vezessen be konkrét elérési célokat, például napi 10 telefonhívást és 15 nyomonkövető e-mailt, hogy fenntartsa a folyamatos ügyféláramlást. Kösse ezeket a célokat mérhető teljesítményeredményekhez, megerősítve a strukturált célkitűzést a teljesítményértékeléshez, hogy nyomon követhesse az előrehaladást.
- Elvárás: A 4. héthez az elérhetőség konzisztenciája javuljon, és a válaszadási arány legalább 20%-kal növekedjen.
3. Értékelje újra a teljesítményt a folyamatjelentések segítségével (30. nap és utána)
- Megoldás: A részletes értékesítési folyamatjelentések segítségével vizsgálja meg a konverziós arányokat, az ügyletek előrehaladását és az elvesztett lehetőségeket. Ha a teljesítmény nem javult, finomítsa a coaching stratégiákat vagy módosítsa a szerepkörrel kapcsolatos elvárásokat.
- Elvárás: A 30. napra a képviselőnek mérhető növekedést kell elérnie a lezárt ügyletek számában és a minősített potenciális ügyfelek számában.
📖 További információ: Hogyan készítsen hatékony teljesítményjelentéseket a vállalkozásában?
8. példa: Ismételt szabályszegések vagy szakszerűtlen magatartás
⛳ Szcenárió
Egy alkalmazott ismételten figyelmen kívül hagyja a munkavállalói magatartási kódexet (pl. túlzott személyes internethasználat, nem megfelelő munkahelyi öltözék) vagy tiszteletlenül bánik a kollégáival, ami negatív munkakörnyezetet teremt. A szóbeli figyelmeztetések és további fegyelmi intézkedések ellenére a viselkedés továbbra is fennáll, ami negatívan hat a csapat moráljára és professzionalizmusára.
😦 Lehetséges okok
- Elkötelezettség hiánya: Úgy érzik, hogy nincsenek kapcsolatban a vállalati kultúrával és a munkahelyi elvárásokkal.
- A munkahelyi normák félreértelmezése: Lehet, hogy nem ismerik az egyes irányelveket, vagy félreértik a szabályokat.
- Személyes konfliktusok: A kollégákkal való feszültségek vagy személyes problémák befolyásolhatják a viselkedést.
🏁 Cselekvési lépések és ütemterv
1. Dokumentálja a konkrét szabályszegéseket, és beszélje meg azokat négyszemközt (1. hét)
- Megoldás: Jegyezzen fel egyértelmű, tényekre alapuló példákat a szabályszegésekre, és találkozzon négyszemközt az alkalmazottal, hogy megbeszéljék az aggályokat. Magyarázza el, hogy cselekedeteik milyen hatással vannak a csapatra és a munkahelyi környezetre.
- Elvárás: Az 1. héten a munkavállalónak el kell ismernie a problémát, és kötelezettséget kell vállalnia a korrekciós intézkedésekre.
2. Tisztázza a politikával kapcsolatos elvárásokat (2–4. hét)
- Megoldás: Ossza meg a munkahelyi szabályzatok írásbeli összefoglalóját, biztosítva, hogy az alkalmazott teljes mértékben megértse az elvárásokat. Szükség esetén kínáljon képzést a szakmai magatartásról és a munkahelyi etikáról.
- Elvárás: A 4. héten már észrevehető erőfeszítéseknek kell történniük a viselkedésnek a vállalati szabványokhoz való igazítása érdekében.
3. Figyelje a viselkedést és értékelje a 60 napos időszak alatt elért eredményeket
- Megoldás: Kövesse nyomon a folyamatos viselkedési mintákat, és gyűjtsön visszajelzéseket a csapat tagjaitól a fejlődés értékeléséhez. Ha a szabályszegések folytatódnak, fontolja meg további beavatkozások vagy fegyelmi intézkedések meghozatalát.
- Elvárás: A 60. napra az alkalmazottnak következetesen be kell tartania a vállalati irányelveket és a szakmai magatartási szabályokat.
9. példa: Nehézségek az új technológiákhoz vagy szoftverekhez való alkalmazkodásban
⛳ Szcenárió
Egy alkalmazottnak mindig nehézségei vannak, amikor a vállalat új szoftvert vagy eszközöket vezet be, ami a projekt határidőinek elmulasztásához, a munkafolyamatok lelassulásához és a helyettesíteni kényszerülő munkatársak frusztrációjához vezet. Gyakran haboznak az új platformok használatával, ami késlelteti a teljes bevezetést a csapatban.
😦 Lehetséges okok
- Technológiai szorongás: félelem a hibáktól vagy a rendszer megértésétől
- Nem megfelelő képzés: gyakorlati útmutatás vagy egyértelmű dokumentáció hiánya
- Változás iránti ellenállás: A régi módszerek előnyben részesítése, még akkor is, ha azok kevésbé hatékonyak
🏁 Cselekvési lépések és ütemterv
1. Képzési foglalkozások és oktatóvideók biztosítása (1–2. hét)
- Megoldás: Kínáljon interaktív képzéseket, videó oktatóanyagokat vagy lépésről lépésre bemutató útmutatókat, hogy a munkavállalók saját tempójukban tanulhassák meg az új rendszert. Gondoskodjon arról, hogy hozzáférjenek az önkiszolgáló forrásokhoz, amelyekből információkat meríthetnek.
- Elvárás: A 2. héten már magabiztosan kell tudniuk kezelni az alapvető funkciókat.
2. Rendeljen hozzá egy technikai mentort a napi támogatáshoz (2–4. hét)
- Megoldás: Az alkalmazott mellé rendeljen egy technikai ismeretekkel rendelkező mentort, aki gyakorlati segítséget tud nyújtani, problémákat tud megoldani és a bevált gyakorlatokat tud megerősíteni. Ösztönözze a napi jelentkezéseket a gyors tisztázás érdekében.
- Elvárás: A 4. héten a munkavállalónak javulnia kell a szoftver használatában és hatékonyságában.
3. Értékelje a kompetenciákat a feladatok teljesítési aránya alapján (45. nap és utána)
- Megoldás: Értékelje, hogy az alkalmazott mennyire hatékonyan végzi el a szoftverrel kapcsolatos feladatokat a korábbiakhoz képest. Ha a haladás lassú, biztosítson további képzést vagy módosítsa az elvárásokat.
- Elvárás: A 45. napra a feladatok teljesítési arányának legalább 30%-kal kell javulnia, jelezve a jártasság növekedését.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp technológiai ütemterv sablonját a jelenlegi technológiai környezet felméréséhez, a megvalósítási fázisok megtervezéséhez és a bevezetés sikerének egyértelmű mérföldköveinek meghatározásához.
10. példa: Megtorpant szakmai fejlődés vagy szerepben való stagnálás
⛳ Szcenárió
Egy alkalmazott nem fejlődik tovább a munkakörében, kevés lelkesedést mutat az új kihívások vagy a készségfejlesztési lehetőségek iránt. A feladatokat megfelelően végzi, de hiányzik belőle az elkötelezettség, a kezdeményezőkészség, a vezetői képzés vagy a motiváció, hogy további felelősségeket vállaljon.
😦 Lehetséges okok
- A karrierútvonal tisztázatlansága: Nem látnak jövőt a vállalaton belül.
- Kiégés: Mentálisan kimerülteknek érzik magukat, ami az elkötelezettség csökkenéséhez vezet.
- Nem megfelelő elismerés: erőfeszítéseik nem kerülnek figyelembevételre, ami miatt a fejlődés nem tűnik kifizetődőnek.
🏁 Cselekvési lépések és ütemterv
1. Állítson össze egy személyes fejlesztési tervet SMART célokkal (1–2. hét)
- Megoldás: Dolgozzon együtt az alkalmazottal egy személyes fejlesztési terv kidolgozásán, amely tartalmazza a szerepéhez kapcsolódó SMART (konkrét, mérhető, elérhető, releváns, időhöz kötött) célokat. Fókuszáljon a készségfejlesztésre, a vezetői lehetőségekre vagy az új projektekben való részvételre.
- Elvárás: A 2. héten már rendelkezniük kell egy strukturált növekedési tervvel, amelyben egyértelmű cselekvési lépések szerepelnek.
2. Kínáljon munkakövetési vagy keresztképzési lehetőségeket (2–6. hét)
- Megoldás: Vezessen be munkahelyi árnyékolást, mentorálást vagy keresztképzést különböző osztályokon, hogy bővítsék készségeiket és újra felkeltsék elkötelezettségüket. Mutassa meg nekik a vállalaton belüli lehetséges karrierutakat.
- Elvárás: A 6. héten a munkavállalónak fokozott érdeklődést kell mutatnia a karrierfejlődés és a készségfejlesztés iránt.
3. Tekintse át az előrehaladást és módosítsa a fejlesztési tervet (3. hónap)
- Megoldás: Három hónap elteltével folytasson egyéni karrierbeszélgetést, hogy áttekintse az elért eredményeket, megoldja az akadályokat, és finomítsa a fejlesztési célokat az alkalmazottak érdeklődési körének és teljesítményének megfelelően.
- Elvárás: A harmadik hónapra aktívan részt kell venniük a készségfejlesztő kezdeményezésekben, és megújult elkötelezettséggel kell viszonyulniuk a munkakörükhöz.
📖 További információ: Hogyan találhatunk karriermentort a szakmai fejlődéshez?
Hogyan készítsünk teljesítményjavítási tervet 3 egyszerű lépésben
A PIP-nek világos útmutatást kell adnia, felvázolva, hogy a munkavállaló hol küzd nehézségekkel, mi a siker, és hogyan érheti el azt. Kövesse ezt a három strukturált lépést egy hatékony terv kidolgozásához.
1. Határozza meg a teljesítményproblémát konkrét példákkal
A homályos vagy általános PIP zavart kelt a munkavállalókban. Ehelyett dokumentáljon egyértelmű, tényekre alapuló példákat a gyenge teljesítményre.
Hogyan kell csinálni:
- Használjon számszerűsíthető adatokat: Ahelyett, hogy „Gyakran nem tartja be a határidőket”, mondja inkább: „Az első negyedévben 8 határidőből 5-öt nem tartott be”.
- Konkrét példákra hivatkozás: Mi történt, mikor, és hogyan hatott ez a csapatra?
- Hangolja össze a vállalat elvárásaival: Kapcsolja össze a problémát a munkaköri feladatokkal vagy a teljesítménymutatókkal.
Ez biztosítja, hogy ne legyenek félreértések a PIP létrehozásának okát illetően. A hatékony végrehajtáshoz használhat egy csapatirányítási rendszert, amely segít nyomon követni az elvégzett feladatokat. Itt több ClickUp funkciót is együttesen használhat. Az első a ClickUp Tasks.
ClickUp feladatok
A ClickUp Tasks segítségével:
- Adjon a csapatának megvalósítható, egyértelmű és jól meghatározott feladatokat.
- Kövesse nyomon a feladatok előrehaladását, hogy megértse csapata teljesítményét.
- Tervezzen, szervezzen és működjön együtt zökkenőmentesen bármely projekten
- Osztályozza a feladatokat prioritás és feladatkör szerint
- Kapcsolódjon össze a kapcsolódó feladatokkal, és kövesse nyomon az előrehaladást az egyéni állapotokkal.
📮ClickUp Insight: A munkavállalók közel 60%-a 10 percen belül válaszol az azonnali üzenetekre. Bár ezek a gyors válaszok gyakran egyenlőek a hatékonysággal, megzavarják a koncentrációt és akadályozzák a mély munkavégzést.
Központosítsa a projekteket, feladatokat és csevegési szálakat a ClickUp- ban, hogy egyszerűsítse az interakciókat és csökkentse a kontextusváltásokat. Szerezze meg a szükséges információkat anélkül, hogy feladná a koncentrációját!
2. Állítson fel reális és mérhető fejlesztési célokat
Világos sikermérő mutatók nélkül sem a munkavállaló, sem a vezető nem fogja tudni, mikor történik előrelépés. A céloknak elérhetőnek, időhöz kötöttnek és mérhetőnek kell lenniük.
Hogyan kell csinálni:
- Összhangba hozza az elvárásokat a mentorálással, a képzéssel vagy a munkafolyamatok kiigazításával, hogy eltávolítsa az akadályokat.
- Bontsa le a célokat 30, 60 vagy 90 napos ellenőrzési pontokra, hogy nyomon követhesse a fokozatos előrehaladást.
- Használja a SMART kritériumokat – a céloknak konkrétnak, mérhetőnek, elérhetőnek, relevánsnak és időhöz kötöttnek kell lenniük.
A ClickUp egy olyan alkalmazás, amely minden munkához szükséges funkciót tartalmaz, és segít a vezetőknek és a szakembereknek a csapatokkal való együttműködésben. A feladatkezeléstől és a dokumentumoktól a sablonokig és a csevegésig minden szükséges funkciót egy helyen talál.
ClickUp célok
A ClickUp Goals segítségével teljesítmény-benchmarkokat állíthat be, mérhető célokkal nyomon követheti az előrehaladást, és áttekintést nyerhet a folyamatban lévő fejlesztésekről.
Segítségével konkrét célokat határozhat meg, határidőket állíthat be, és a feladatokat közvetlenül az alkalmazottak teljesítménycéljaihoz kötheti, biztosítva ezzel a felelősségvállalást minden szakaszban.
📌 Példa: Ha a probléma a határidők be nem tartása, akkor egy egyértelmű cél lehet: a feladatvégzési arány 60%-ról 90%-ra történő növelése 60 napon belül, heti előrehaladás nyomon követésével a ClickUp Goals segítségével.
3. Határozza meg a támogató rendszereket és a felelősségre vonhatóságot biztosító intézkedéseket
A PIP nem büntetésnek kell lennie, hanem közös erőfeszítésnek. Határozza meg, ki felelős a haladás nyomon követéséért, és milyen források állnak rendelkezésre a segítségnyújtáshoz.
Hogyan kell csinálni:
- Dokumentálja az előrehaladást egy központi helyen, hogy nyomon követhesse a fejlesztéseket az idő múlásával.
- Rendszeres ellenőrzéseket (heti vagy kétheti) tervezzen be a coaching és a visszajelzések érdekében.
- Jelölj ki egy mentort vagy vezetőt , aki útmutatást nyújt és korrekciókat javasol.
Ez biztosítja, hogy az alkalmazott ne maradjon egyedül a problémák megoldásával, hanem strukturált rendszer álljon rendelkezésére a megfelelő képzés és fejlődés érdekében.
4. Rendszeresen értékelje a teljesítményt adat alapú betekintéssel
A teljesítmény időbeli nyomon követése kulcsfontosságú annak megállapításához, hogy a PIP hatékony-e. A rendszeres felülvizsgálatok segítenek a célok kiigazításában, további támogatás nyújtásában vagy az elért eredmények elismerésében.
Hogyan kell csinálni:
- A valós idejű haladás nyomon követése alapján szükség szerint módosítsa a célokat.
- Értékelje az előrehaladást minden mérföldkőnél (30, 60, 90 nap), hogy a fejlesztések megfeleljenek az elvárásoknak.
- Gyűjtsön visszajelzéseket kollégáktól, mentoroktól és vezetőktől, hogy értékelje a viselkedésbeli és teljesítményalapú változásokat.
ClickUp műszerfalak
Valós idejű betekintést szeretne nyerni a csapat teljesítményébe?
Használja a ClickUp Dashboards alkalmazást a teljesítménytrendek vizualizálásához, a befejezett és a függőben lévő feladatok nyomon követéséhez, valamint annak biztosításához, hogy az alkalmazottak a terv szerint haladjanak. A Dashboards valós idejű betekintést nyújt, így mikromanagement nélkül is megalapozott döntéseket hozhat.
Tanulja meg, hogyan készíthet egyedi irányítópultot a ClickUp-ban!👇
Bónusz: Használjon PIP sablont
A teljesítményjavítási terv csak akkor hatékony, ha strukturált, nyomon követhető és célorientált.
Használja a ClickUp teljesítményjavítási terv sablonját , hogy dokumentálja a legfontosabb teljesítményproblémákat, felvázolja a mérhető javítási célokat, és valós időben mérje a csapat teljesítményének fejlődését – mindezt egy központi munkaterületen.
A legjobb gyakorlatok a motiváció fenntartásához a teljesítményjavítási terv során
A teljesítménymenedzsment terv lehet motiváló növekedési eszköz vagy demotiváló ultimátum – mindez attól függ, hogyan van felépítve és hogyan kommunikálják.
A munkavállalók akkor maradnak elkötelezettek, ha támogatást éreznek. A kulcs az, hogy egyensúlyt teremtsen a felelősségre vonás és a bátorítás között, biztosítva, hogy a PIP javulást eredményezzen anélkül, hogy felesleges stresszt okozna.
Íme néhány tipp, mit tegyen és mit ne tegyen, hogy a munkavállalók motiváltak maradjanak a folyamat során:
| ✅ Mit kell tenni | ❌ Ne tegye! |
| A PIP-et az erősségekhez igazítsa. A fejlesztési területeket igazítsa az alkalmazott készségeihez és karrierútjához. | Kerülje az egy méretű, mindenki számára megfelelő megközelítést. Az általános PIP-ek személytelennek és hatástalannak tűnnek. |
| Integrálja a készségfejlesztést az értékelési időszakba. Kínáljon eszközöket, tanfolyamokat vagy mentorálást, hogy a fejlődés jutalmazottnak érezhető legyen. | Ne csak a gyengeségek kijavítására koncentráljon. A növekedésnek lehetőségnek kell lennie, nem következménynek. |
| A visszajelzéseket a haladásra összpontosítsa. Mondja azt, hogy „Így fogunk segíteni Önnek a fejlődésben”, ahelyett, hogy „Ezt csináltad rosszul”. | Kerülje a múltbeli kudarcok felhánytorgatását. A megbeszéléseket tartsa előremutató és megoldásorientált jellegűnek. |
| Használjon diagramokat, mérföldköveket vagy a kollégák közötti elszámoltathatóságot az adatok feldolgozásához és az alkalmazottak elkötelezettségének fenntartásához. | Ne csak a bejelentkezésekre támaszkodjon. Az alkalmazottaknak is nyomon kell követniük saját fejlődésüket. |
| Kösse össze az alkalmazottak fejlődését értelmes jutalmakkal. Az új projektek, vezetői szerepek vagy elismerések növelik az elkötelezettséget. | Ne feltételezze, hogy a motiváció automatikusan jön. Az alkalmazottaknak ösztönzőkre van szükségük, hogy elkötelezettek maradjanak. |
🧠 Tudta? A Gartner felmérése szerint a marketingesek 84%-a tapasztalja a funkciók közötti együttműködésből adódó „együttműködési terhet”, ami lassítja a termelékenységet és növeli a csapatok közötti feszültséget.
Így segíthet a ClickUp a bevált gyakorlatok megvalósításában:
- Hatékony kommunikáció: Proaktívan beszélgessen alkalmazottaival, hogy megoldja azokat a problémákat, amelyek visszatartják őket. Használja a ClickUp Chat funkciót, hogy személyes beszélgetés során bátorítsa őket.
- Javítsa a projektmenedzsmentet: Használjon különböző ClickUp nézeteket, például Gantt-diagramot, hogy láthatóvá tegye az alkalmazottak fejlesztési projektjeinek előrehaladását.
- Javítsa az időgazdálkodást: A ClickUp Project Time Tracking funkciók segítségével azonosíthatja az alkalmazottak termelékenységi trendjeit. Használja a beépített időzítőket a feladatokra fordított idő mérésére, és az automatikusan generált jelentéseket a feladatok közötti időelosztás elemzésére.
- Értékelje az alkalmazottak teljesítményét: Használja a ClickUp Brain alkalmazást, hogy részletes jelentéseket készítsen az alkalmazottak teljesítményéről. Ezután mutassa be ezeket a jelentéseket a ClickUp Docs segítségével, és ossza meg őket alkalmazottaival és mentorokkal.
Megelőzze a teljesítményproblémákat, mielőtt azok felmerülnének a ClickUp segítségével
A teljesítményjavítási terv nem lehet az első lépés a munkavállalók fejlesztésében. Akkor kell alkalmazni, ha a folyamatos támogatás és útmutatás nem oldotta meg teljes mértékben a teljesítménybeli kihívásokat. Kerülje el ezt a szakaszt azáltal, hogy a munkavállalóknak az első naptól kezdve egyértelmű elvárásokat, strukturált munkafolyamatokat és folyamatos visszajelzéseket biztosít.
A ClickUp segítségével a vezetők egyszerűsíthetik a feladatkezelést, egyértelmű prioritásokat állíthatnak fel és nyomon követhetik a munkaterhelést, így biztosítva, hogy a konkrét teljesítményproblémák már korán megoldódjanak.
✅ Feladatkezelés: Határozzon meg egyértelmű határidőket, prioritásokat és felelősségi köröket.
✅ Célkövetés: Határozzon meg mérhető célokat, hogy az alkalmazottak összhangban maradjanak.
✅ Valós idejű együttműködés: Használja a Whiteboardokat és a Dokumentumokat a világosság biztosítása érdekében.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és építsen proaktív, magas teljesítményű csapatot!