Előfordult már, hogy a nap végén úgy gondolta, minden el van intézve, de aztán kapott egy üzenetet egy ügyféltől, ami megdöbbentette: „Még nem kaptuk meg a jelentését?”
Hirtelen minden elrontottnak tűnik. És a legrosszabb az egészben? Mentálisan már kiléptél, és most kapkodsz, hogy kijavítsd, amit elmulasztottál.
Pontosan ezt segít elkerülni a ChatGPT Tasks. Az OpenAI legújabb funkciója megkönnyíti az egyszeri és ismétlődő emlékeztetők beállítását, így soha többé nem fog elmulasztani egy fontos nyomon követést, feladatot vagy határidőt.
Ebben a blogbejegyzésben elmagyarázzuk, hogyan kell használni a ChatGPT feladatokat, megosztunk valós példákat, és megmutatjuk, hogyan lehet megkerülni a korlátait robusztusabb feladatkezelési megoldásokkal, mint például a ClickUp.
Tegyük a utolsó pillanatban jelentkező pánikot a múlté! 🙌
⏰60 másodperces összefoglaló
- A ChatGPT ütemezett feladatok funkciójával könnyedén beállíthat emlékeztetőket egyszeri és ismétlődő feladatokhoz, így mindig naprakész maradhat.
- Időben értesítéseket kap, így biztosan nem marad le egyetlen fontos feladatról sem, még offline állapotban sem.
- A ChatGPT feladatoknak vannak korlátai. Ezek leküzdéséhez párosítsa a ChatGPT-t egy feladatkezelővel a valós idejű nyomon követéshez, legyen pontos a parancsokban, és állítson be manuális emlékeztetőket a felelősségre vonhatóság érdekében.
- A ClickUphoz hasonló, robusztusabb alternatív eszközök használata is segíthet. Teljesen testreszabható sablonokat és eszközöket kínál, amelyek az Ön egyedi igényeinek megfelelnek.
- A ClickUp segítségével hatékonyan szervezheti a feladatokat előre elkészített listák, dinamikus nézetek és egyedi mezők segítségével, amelyek mindegyike bármely iparághoz vagy munkafolyamathoz igazítható.
A ChatGPT feladatok használata
Érezte már valaha, hogy nem tesz eleget, még akkor is, ha minden célját elérte? Ez a termelékenységi bűntudat. De a helyzet a következő: a termelékenység nem azt jelenti, hogy folyamatosan dolgozunk, hanem azt, hogy okosan dolgozunk.
Itt jöhetnek jól a ChatGPT ütemezett feladatai. A ChatGPT így segít Önnek a teendőlista feladatait elvégezni és a bonyolult ütemterveket kezelni:
1. lépés: Hozzáférés a ChatGPT feladatokhoz
Ha a ChatGPT segítségével szeretne feladatot ütemezni, kattintson a jobb felső sarokban található profil ikonjára. Ezután válassza a legördülő menüből a „Feladatok” lehetőséget. Megjelenik az összes ütemezett művelet és a közelgő emlékeztetők listája.
📝Megjegyzés: A ChatGPT feladatok csak azoknak a ChatGPT Plus felhasználóknak elérhetők, akik hozzáféréssel rendelkeznek a GPT-4 modellhez. Ha még nem rendelkezik Plus előfizetéssel, akkor frissítenie kell, hogy használhassa ezt a funkciót.
2. lépés: Állítson be emlékeztetőt vagy feladatot
Ha ez az első alkalom, hogy emlékeztetőt vagy feladatot állít be, több lehetőség közül választhat! Kövesse a ChatGPT praktikus javaslatait, vagy ha kicsit kalandvágyóbb, kattintson a „Próbálja ki saját maga” gombra, és vegye át az irányítást.
Íme, mit tehet alternatívaként:
- Válassza a „ChatGPT ütemezett feladatokkal” lehetőséget (a legördülő menüben található).
- Kérje meg a ChatGPT-t, hogy hozzon létre olyan feladatokat, mint például: „Emlékeztess engem anyám március 13-i születésnapjára”.
A feladat elküldése után a következő értesítés jelenik meg:
💡Profi tipp: Legyen konkrét az emlékeztetőiben! Ahelyett, hogy csak „emlékeztess, hogy írjak e-mailt Johnnak” írja inkább „emlékeztess, hogy írjak e-mailt Johnnak a második negyedéves jelentésről délután 3 óráig”. Minél pontosabb, annál jobban tudja a ChatGPT a dolgait. A lényeg, hogy megfelelő kontextust adjon neki a munkához!
3. lépés: A feladat frissítése, szüneteltetése vagy törlése
Először nyissa meg a tervezett feladatokat a ChatGPT weboldal „Feladatok” oldalán. A profil ikonjáról lépjen a felbukkanó menübe. Keresse meg és válassza ki a frissíteni kívánt feladatot, majd kattintson a ceruza ikonra.
A feladat szüneteltetéséhez vagy törléséhez kattintson a „három vízszintes pontra (ellipszis)”.
Ha frissíti a feladatot, a következő adatokat kell megadnia:
- A feladat neve: Napi pénzügyi hírek
- Utasítások: Keressen vezető forrásokat, és adjon összefoglaló híreket.
- Ütemezési beállítások: Naponta 9:00 PST (itt adja meg az egyszeri feladatokat is, ha vannak ilyenek)
4. lépés: Értesítések engedélyezése
Miután beállította az emlékeztetőt, engedélyezze az értesítéseket, hogy mindig naprakész legyen. Asztali számítógépéről vagy mobilalkalmazásából lépjen a ChatGPT weboldal „Értesítési beállítások” menüpontjába.
Lehetőséged lesz választani az e-mail, a push értesítések vagy mindkettő között. Az értesítések a képernyőn jelennek meg, függetlenül attól, hogy a ChatGPT fut-e a háttérben vagy sem.
Lehet, hogy további böngészőbeállításokat kell frissítenie a desktop értesítések engedélyezéséhez. Ha a ChatGPT észleli, hogy a szükséges engedélyek le vannak tiltva, akkor a következő üzenet jelenhet meg:
Kattintson az engedélyezés gombra a szükséges jogosultságok engedélyezéséhez. Ha Chrome böngészőt használ, akkor valami hasonló jelenik meg a képernyőjén:
További információ: A legjobb feladatkezelő szoftverek a munkafolyamatok javításához
Hogyan használhatja a ChatGPT feladatokat a legnagyobb haszonnal?
Akár több projektet is egyszerre kezel, akár csak egy kis rendszerezésre van szüksége, itt megtudhatja, hogyan használhatja a ChatGPT-t a termelékenység maximalizálása érdekében:
- Bontsa fel a nagy célokat: Ahelyett, hogy túlterhelve érezné magát, hagyja, hogy a ChatGPT feladatok segítsenek a nagy projektek kisebb, megvalósítható lépésekre bontásában, hogy a feladatok a terv szerint haladjanak.
- Minimalizálja a túlgondolkodást: Nem tudja, hol kezdje? Kérje meg a ChatGPT-t, hogy javasoljon logikus következő lépéseket bármely feladat elvégzéséhez.
- Prioritizáljon profi módjára: kapjon AI-alapú javaslatokat arra vonatkozóan, hogy mit érdemes először megoldani a sürgősség, a fontosság vagy a szükséges erőfeszítés alapján, hogy jobban szervezze a céljait.
- Automatizálja a rutinmunkát: Használja a ChatGPT-t e-mailek megírásához, értekezletek jegyzetének összefoglalásához vagy újrafelhasználható sablonok létrehozásához.
- Kövesse nyomon az előrehaladást és végezzen kiigazításokat: Rendszeresen vizsgálja át a befejezett feladatokat, hogy felismerje a mintákat, hatékonyan ossza szét a feladatokat és elkerülje a kiégést.
✍️Útmutatók a kezdéshez
- Bontsa fel a [téma] témájú projektemet kis, kezelhető lépésekre.
- A feladatokat sürgősségük és fontosságuk alapján rangsorolja: [sorolja fel a feladatokat].
- Javasoljon egy egyszerű munkafolyamatot a napi feladatok hatékony kezeléséhez.
- Írjon egy követő e-mailt egy ügyfélnek a [téma] témában.
- Segítsen nekem egy heti tervet készíteni a munka és a személyes feladatok kezelése közötti egyensúly megteremtéséhez.
A ChatGPT feladatok használatának korlátai
Bár a ChatGPT feladatok növelhetik a termelékenységet, néhány korlátozást érdemes szem előtt tartani:
- Nincs valós idejű nyomon követés: A feladatkezelő alkalmazásokkal ellentétben a ChatGPT nem szinkronizálja az eszközöket és nem küld emlékeztetőket.
- Nincs integráció: Nem kapcsolódik a naptárához, e-mailjéhez vagy projektmenedzsment eszközeihez, ezért a feladatokat manuálisan kell nyomon követnie.
- Korlátozott kontextusmegtartás: Ha nem ad meg elég részletet, a válaszok túl általánosak lehetnek, vagy hiányozhatnak belőlük fontos árnyalatok.
- Nincs felelősségre vonhatósági funkció: a ChatGPT feladatokra tehet javaslatokat, de nem követi nyomon azok elvégzését, és nem biztosítja azok teljesítését.
- Nem komplex projektmenedzsmentre készült: Bonyolult, függőségekkel rendelkező munkafolyamatok esetén a speciális eszközök hatékonyabbak lehetnek.
Hogyan lehet ezeket a korlátozásokat megkerülni? 🤔📊 Használja a ChatGPT-t egy feladatkezelővel együtt a valós idejű nyomon követéshez💬 Legyen konkrét a kérésekben, hogy relevánsabb javaslatokat kapjon🕰️ Állítson be kézi emlékeztetőket, hogy felelősségteljes maradjon
További információ: Hogyan lehet hatékonyan kezelni a ChatGPT korlátait?
Feladatok használata a ClickUp segítségével
Érezte már valaha frusztrációt, amikor a ChatGPT segítségével tervezte meg feladatait, csak hogy néhány órával később már el is felejtette őket? Nincs integráció, nyomon követés vagy felelősségérzet.
Csak egy lista, ami ott áll, miközben a határidők egyre közelednek. A ChatGPT korlátai: a nyomon követés hiánya és a felelősségre vonhatóság hiánya miatt úgy érezheti, hogy megakadt, ahelyett, hogy produktív lenne.
Ebben segít a ClickUp. Ez a munka minden területét lefedő alkalmazás úgy lett kialakítva, hogy segítse Önt a szervezettségben, a koncentrációban és a határidők betartásában.
A ClickUp beépített mesterséges intelligenciájával okosabban tervezhet, a feladatokkal strukturálhatja munkáját, a dokumentumokkal tárolhatja ötleteit, az emlékeztetőkkel soha nem mulasztja el a határidőket, a beépített csevegővel pedig a csapata tagjai mindig kapcsolatban maradhatnak – így a ClickUp egy helyen biztosít mindent, amire munkájához szüksége van. És ez még csak a kezdet.
Vessünk egy pillantást arra, hogyan egyszerűsítheti a ClickUp Tasks a feladatkezelést az Ön számára.
All-in-one központosított feladatkezelés
Több eszközt is használ, csak hogy nyomon követhesse a feladatokat? Nem Ön az egyetlen. A platformok közötti állandó váltás akár 32 munkanapot is elpazarolhat egy évben, ami időt, amit ténylegesen a feladatok elvégzésére fordíthatna.
A ClickUp Tasks segítségével minden, amire szüksége van a munka tervezéséhez, kiosztásához és nyomon követéséhez, egy helyen található. Nincs többé ugrálás az alkalmazások között, hogy ellenőrizze, ki mit csinál, vagy hogy megtalálja a haladásról szóló frissítéseket. Feladatai összehangoltak maradnak, munkaterhelése pedig szervezett, ezáltal növelve a csapat általános termelékenységét.
📌Példa: Ön vezeti egy tízfős csapat termékbevezetését, de mindenki más eszközöket használ – az egyik személy táblázatban követi nyomon a feladatokat, a másik naptárban kezeli a határidőket, a csapat frissítései pedig a Slacken és az e-mailekben vannak szétszórva. Ez egy káosz.
Váltson át a ClickUp-ra, és minden – feladatok, határidők és felelősségek – egy közös feladatkezelő felületen lesz elérhető. A csapat tagjai feladatokhoz rendelhetnek intézkedési elemeket, közvetlenül kommentálhatják a feladatokat, és valós idejű frissítéseket kaphatnak anélkül, hogy alkalmazások között kellene váltaniuk. Nincs többé elmulasztott határidő, elveszett üzenet vagy eszközökkel való fáradozás – csak egy egyszerűsített munkafolyamat, amely segít a bevezetés ütemezett megvalósításában. 🚀
Egy másik példa, amelyet érdemes megfontolni, a The People Piece, egy olyan szervezet, amely az emberi értékeket integrálja a munkahelyekbe. Ők az Excel, a Slack és a Word dokumentumokhoz hasonló eszközök között szétszórt munkafolyamatok miatt hatékonysági problémákkal küzdöttek.
A ClickUp bevezetése óta minden egy helyen központosítható. Most a ClickUp segít nekik a munkát kezdeményezések szerint szervezni és a meglévő folyamatokhoz igazítani.
Fedezzük fel az összes lehetőséget, amellyel testreszabhatja a feladatokat a maximális termelékenység érdekében a ClickUp-ban:
1. Egyéni állapotok hozzáadása a feladatokhoz
A ClickUp-ban a munkafolyamatokhoz igazodva testreszabhatja a feladatok állapotát. Például egy tartalomcsapat a blogbejegyzést a közzététel előtt a „Vázlat”, „Formázás” és „Szerkesztői felülvizsgálat” szakaszokon keresztül futtathatja, míg egy szoftvercsapat az új, jóváhagyásra váró kódot a „Tesztelés” szakaszba helyezheti, hogy felismerje az esetleges hibákat vagy problémákat, majd a kód élesítésre kész állapotában a „Telepítés” szakaszba helyezheti.
2. Osztályozza a feladatokat a megfelelő feladat típusokba
Osztályozza a feladatokat kategóriáik vagy összetettségük alapján. Például a fejlesztési feladatokat „Epics” (epikus feladatok), „Bugs” (hibák), „Support” (támogatás) stb. kategóriákba sorolhatja.
3. Állítsa be a prioritási szinteket
A feladatok jobb prioritásba rendezéséhez rendeljen hozzájuk különböző, színkóddal jelölt prioritási szinteket, például sürgős, magas, normál és alacsony.
Például fontolja meg, hogy az ügyfelek kéréseit „sürgősnek” jelölje, míg a belső megbeszéléseket „alacsony” prioritásúnak, ha azok összhangban vannak a csapata munkafolyamataival.
📮ClickUp Insight: Úgy gondolja, hogy a teendőlistája hatékony? Gondolkodjon újra! Felmérésünk szerint a szakemberek 76%-a saját prioritási rendszert használ a feladatok kezeléséhez. A legújabb kutatások azonban megerősítik, hogy a munkavállalók 65%-a hajlamos a hatékony prioritás meghatározása nélkül a könnyen elérhető eredményekre koncentrálni a nagy értékű feladatok helyett.
A ClickUp feladatprioritásai átalakítják a komplex projektek vizualizálásának és kezelésének módját, könnyedén kiemelve a kritikus feladatokat. A ClickUp AI-alapú munkafolyamataival és egyedi prioritási jelöléseivel mindig tudni fogja, mit kell először megoldania.
👉🏼Szeretne jobb lenni a prioritások meghatározásában? Nézze meg szakértőink tippjeit az alábbi videónkban:
3. Részletek rögzítése az egyéni mezőkben
Adjon hozzá speciális mezőket, például dátumokat, linkeket vagy számokat az egyes feladatokhoz, hogy az összes kontextus egy helyen legyen, és könnyen hivatkozható legyen. Például hozzáadhat egy forráslinket egy „Kutatás” feladathoz, így a kijelölt csapattárs könnyen hivatkozhat a forrásra.
4. Kezelje a feladatok függőségeit és tervezze meg jobban az eredményeket
Hozzon létre feladatfüggőségeket a ClickUp-ban, hogy a függő vagy másodlagos feladatok csak az elsődleges feladat befejezése után indulhassanak el, így biztosítva a munkafolyamat zökkenőmentességét és szervezettségét. Például a „Projektjelentés írása” feladat csak a „Projektadatok gyűjtése” befejezése után indítható el.
5. Feladatok hozzáadása több listához
Hasonló kategóriájú feladatokat külön listákba rendezhet, miközben azokat egyetlen munkaterületen tarthatja. Például, ha van egy blogbejegyzése, amelyet a csapatában az 1. szerkesztőnek rendelt, az megjelenhet az összes szerkesztő összesített blogbejegyzéseinek listájában, valamint külön a kifejezetten az 1. szerkesztőnek rendelt blogbejegyzések listájában is.
🧠Érdekesség: A ClickUp minden listájában legfeljebb 50 000 ütemezett vagy ismétlődő feladatot hozhat létre, amelyek mindegyike legfeljebb 1000 alfeladatot és beágyazott alfeladatot tartalmazhat. A feladatleírások mérete azonban nem haladhatja meg a 256 KB-ot.
További információ: A legjobb vázlatkészítő alkalmazások és eszközök a feladatok kezeléséhez
6. Feladatok és alfeladatok létrehozása AI segítségével
A ClickUp Brain, a ClickUp natív AI-asszisztense segít a feladatok létrehozásában, finomításában és automatizálásában az Ön bevitelének alapján.
Így működik:
- Egyszerűen írja le, mire van szüksége, és a ClickUp Brain létrehoz egy strukturált feladatot címmel, leírással, határidővel és releváns alfeladatokkal.
- Elemezi a meglévő feladatait és munkafolyamatait, hogy releváns intézkedéseket javasoljon, csökkentve ezzel a kézi adatbevitelt.
- A ClickUp Brain megérti a függőségeket, prioritásokat és határidőket, és olyan feladatoptimalizálásokat javasol, amelyek jobban illeszkednek a munkafolyamatához.
- Feladatot kell módosítania? Az AI finomíthatja a feladatleírásokat, összefoglalhatja a hosszú frissítéseket, vagy átformázhatja a részleteket az egyértelműség érdekében.
A ClickUp Brain használatával kevesebb időt kell fordítania az adminisztratív feladatokra, és több időt tud fordítani a feladatok hatékony végrehajtására.
🧠Érdekesség: A ClickUp Automations és a ClickUp Brain együttes használatával automatizálhatja az ismétlődő feladatokat természetes nyelvű if-then parancsokkal!
7. Egyéni emlékeztetők és ismétlődő feladatok beállítása
A ClickUp egyik legnagyobb előnye a ChatGPT-vel (vagy akár más feladatkezelő eszközökkel) szemben, hogy rendkívül testreszabott emlékeztetőket és ismétlődő feladatokat lehet beállítani, így semmi sem maradhat figyelmen kívül.
A ClickUp segítségével emlékeztetőket állíthat be meghatározott időpontokra, vagy feltételek alapján indíthat el (pl. amikor egy feladat késedelmes vagy egy projekt mérföldkő közeledik).
A ClickUp ismétlődő feladataival beállíthatja, hogy a feladatok naponta, hetente, havonta vagy a befejezés alapján ismétlődjenek. Ez tökéletes megoldás a következőkre:
- Heti csapatértekezletek
- Havi jelentések
- Ügyfelek nyomon követése
- Rutin projektfelülvizsgálatok
💡Profi tipp: A statikus feladatlistákkal ellentétben a ClickUp automatikusan frissíti az ismétlődő feladatok határidejét, és teljes testreszabást tesz lehetővé – különböző ismétlődési szabályokat állíthat be, csapat tagokat rendelhet hozzá, sőt függőségeket is hozzáadhat.
8. Élvezze az eszközök és platformok közötti kompatibilitást
A ClickUp Tasks minden rendszerrel kompatibilis – az Androidtól az iOS-ig, a MacOS-tól a Windowsig. A feladatokhoz és a projekt munkafolyamatához okostelefonon, táblagépen és asztali számítógépen is hozzáférhet.
👀Tudta-e: A ClickUp segítségével akár tartalmakat is beágyazhat feladataiba, ha beilleszt egy linket olyan platformokra, mint a YouTube, a Vimeo, a Loom, a CloudApp, a Google Drive, a VideoPress és a Figma.
Minden szervezetnek, amelynek nehézségei vannak a projektjei kezelésével, a ClickUp segítséget nyújt a feladatokon való együttműködésben. Ezzel a szoftverrel az emberek nyomon követhetik a teendőlista tételeit, és a megadott időn belül elvégezhetik azokat a feladatokat. Emellett segít a projektmenedzsment csapatnak nyomon követni a projektek általános előrehaladását, hogy biztosítsák a határidők betartását.
Minden szervezetnek, amelynek nehézségei vannak a projektjei kezelésével, a ClickUp segítséget nyújt a feladatokon való együttműködésben. Ezzel a szoftverrel az emberek nyomon követhetik a teendőlista tételeit, és a megadott időn belül elvégezhetik azokat a feladatokat. Emellett segít a projektmenedzsment csapatnak nyomon követni a projektek általános előrehaladását, hogy biztosítsák a határidők betartását.
Kezdje el ingyen
A ClickUp feladatok mind a prémium, mind az ingyenes verzióban elérhetők. Így korlátlan számú ütemezett és ismétlődő feladatot hozhat létre, amíg a tárhelykapacitása el nem éri a 100 GB-ot.
Amint a tárhely elérte a megadott korlátot, frissítenie kell a csomagot.
A ClickUp fizetős verziója további funkciókat és szolgáltatásokat kínál a kiterjedt munkafolyamatok kezeléséhez, valamint a feladatokra és projektekre fordított idő nyomon követéséhez. Egy ClickUp-ügyfél így nyilatkozott a ClickUp képességeiről:
50% költségmegtakarítás az eszközök konszolidációjával: 3 eszköz egy hatékony platformon, fele áron (és jobb funkciókkal).
50% költségmegtakarítás az eszközök konszolidációjával: 3 eszköz egy hatékony platformon, fele áron (és jobb funkciókkal).
A feladatkezelés egyszerűsítése érdekében a ClickUp feladatkezelési sablon strukturált megközelítést kínál a munkák prioritásainak meghatározásához és szervezéséhez.
Ez a sablon lehetővé teszi a legfontosabb feladatok azonosítását és azokra való összpontosítást, miközben rugalmas megtekintési lehetőségeket kínál, beleértve a táblát, a naptárat és a lista formátumokat.
Használja a következőkre:
- Osztályozza a feladatokat osztály, prioritás és állapot szerint az áttekinthetőség érdekében.
- Figyelje a feladatok előrehaladását és a csapat kapacitását a hatékonyság növelése érdekében.
- Könnyedén ütemezheti, kioszthatja és elvégezheti a feladatokat, hogy a projektek a terv szerint haladjanak.
Ezt a sablont felhasználva a csapatok fenntarthatják a tisztaságot, javíthatják a felelősségvállalást és növelhetik a termelékenységet.
Növelje az együttműködést és a termelékenységet a ClickUp feladatokkal
A hatékony feladatkezelés minden tevékenységének középpontjában áll, akár a munkában, akár a magánéletben. A ClickUp Tasks segítségével könnyedén ütemezheti, kioszthatja és testreszabhatja a feladatokat, hogy javítsa a csapatmunkát és a termelékenységet.
Rugalmas nézetek és testreszabható listák bármilyen méretű és iparágú csapat számára tökéletesek. Mintha minden, amire szüksége van, egy helyen lenne, így nem kell többé apró dolgokkal foglalkoznia, és a valóban fontos dolgokra koncentrálhat.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és vegye vissza az irányítást!