Néhány idővel ezelőtt az Amazon felhőalapú számítástechnikai részlegének több mint 500 alkalmazottja aláírta azt a petíciót, amelyben arra kérték a vállalatot, hogy gondolja át az ötnapos irodai munkavégzési kötelezettséget. Üzenetük egyértelmű volt: a távmunka és a hibrid munkavégzés ma már életmód.
Bár az a vállalat végül előírta a távmunka befejezését, sok szakember számára a fizikai találkozók egyre ritkábbá válnak, és a hatékony kommunikáció és a digitális elsődlegességű munkahelyek váltak a normává.
Ezért fordítanak a vállalatok egyre nagyobb figyelmet a modern intranetes megoldásokra, amelyek segítenek áthidalni a digitális munkahelyeken fellépő kommunikációs hiányosságokat.
Gondoljon az intranetre úgy, mint egy együttműködési, közösségi platformra, amely személyre szabja a kommunikációt, ösztönzi a munkavállalók elkötelezettségét és támogatja a munkavállalói élmény stratégiákat. Bónusz? Bármely internetkapcsolattal rendelkező eszközről elérhető – nincs szükség irodába járásra.
Kíváncsi? Nézzük meg közelebbről, miért keltik fel a modern intranetrendszerek az érdeklődést.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
- A modern intranet egy interaktív, felhasználóbarát platform, amely központosítja a kommunikációt, a projektfrissítéseket és a munkavállalói névjegyzékeket, és bármilyen eszközről elérhető.
- A modern intranetek alapvető jellemzői: Központosított kommunikáció: vállalati hírek, frissítések és bejelentések megosztása Együttműködési eszközök: valós idejű projekt-együttműködés lehetővé tétele különböző helyszíneken Testreszabható irányítópultok: szerepkörspecifikus nézetek biztosítása a releváns információkhoz Kereshető adattár: vállalati dokumentumok, irányelvek és erőforrások tárolása és elérése
- Központosított kommunikáció: Ossza meg a vállalati híreket, frissítéseket és bejelentéseket
- Együttműködési eszközök: Valós idejű projekt-együttműködés lehetővé tétele különböző helyszíneken
- Testreszabható irányítópultok: szerepkörspecifikus nézeteket biztosít a releváns információkhoz.
- Kereshető adattár: tárolja és érje el a vállalati dokumentumokat, irányelveket és erőforrásokat
- Ez a szervezetek számára előnyös, mivel javítja a kommunikációt, lebontja a szilárd határokat és mindenki számára biztosítja az információkhoz való hozzáférést.
- Tűzfalakkal és bejelentkezési adatokkal védi az érzékeny információkat. Emellett növeli a munkavállalók morálját azáltal, hogy kiemeli az elért eredményeket, és könnyű hozzáférést biztosít a képzési anyagokhoz és irányelvekhez.
- A modern intranetek, ellentétben a korábbi statikus elektronikus hirdetőtáblákkal, valós idejű együttműködést, AI-vezérelt keresést, mobil hozzáférhetőséget és személyre szabott irányítópultokat kínálnak.
- A modern intranetek bevezetéséhez a következőkre van szükség: A szervezeti igények felmérése és a munkavállalók bevonása a tervezésbe A funkciók fokozatos bevezetése és a felhasználói élmény előtérbe helyezése A tartalom hatékony kezelése és az elkötelezettség elősegítése a kezdetektől fogva Az intranet biztonságossá tétele szerepkörökön alapuló jogosultságokkal
- Mérje fel a szervezet igényeit, és vonja be a munkavállalókat a tervezésbe!
- Fokozatosan vezesse be a funkciókat, és helyezze előtérbe a felhasználói élményt!
- Kezelje hatékonyan a tartalmakat, és ösztönözze az elkötelezettséget a kezdetektől fogva.
- Biztosítsa az intranetet szerepkörökön alapuló jogosultságokkal
- A ClickUp-hoz hasonló, mindenre kiterjedő munkaalkalmazás átfogó platformot biztosít a feladatok és dokumentumok kezeléséhez, amely integrálható az intranettel, így egyetlen megbízható forrásként szolgál.
- A ClickUp hatékony, testreszabható irányítópultjai és olyan együttműködési eszközök, mint a Chat és a Whiteboards, tovább növelik a termelékenységet és az elkötelezettséget.
- Központosított kommunikáció: Ossza meg a vállalati híreket, frissítéseket és bejelentéseket
- Együttműködési eszközök: Valós idejű projekt-együttműködés lehetővé tétele különböző helyszíneken
- Testreszabható irányítópultok: szerepkörspecifikus nézeteket biztosít a releváns információkhoz.
- Kereshető adattár: tárolja és érje el a vállalati dokumentumokat, irányelveket és erőforrásokat
- Mérje fel a szervezet igényeit, és vonja be a munkavállalókat a tervezésbe!
- Fokozatosan vezesse be a funkciókat, és helyezze előtérbe a felhasználói élményt!
- Kezelje hatékonyan a tartalmakat, és ösztönözze az elkötelezettséget a kezdetektől fogva.
- Biztosítsa az intranetet szerepkörökön alapuló jogosultságokkal
Mi az a modern intranet?
Sok vállalat egy olyan kommunikációs platformot keres, amely minden igényt kielégít, legyen szó vállalati hírekről, projektfrissítésekről vagy alkalmazotti névjegyzékekről. A modern intranet pontosan ezt kínálja.
A régebbi, statikus intranetszoftverekkel ellentétben a modern intranetszoftverek interaktívak, felhasználóbarátok és bármilyen eszközről elérhetők. A legfontosabb, hogy zökkenőmentesen integrálódnak a csapat által már használt eszközökhöz, mint például a projektmenedzsment platformok, a kommunikációs alkalmazások és a dokumentumtároló rendszerek.
Ez azt jelenti, hogy az alkalmazottak gyorsabban megtalálják az információkat, hatékonyabban együttműködnek és elkötelezettek maradnak – függetlenül attól, hogy az irodában vagy távolról dolgoznak.
Mi még? A modern intranetekkel a következőket kapja:
- Központi kommunikációs platform a vállalati hírek, frissítések és bejelentések megosztásához
- Együttműködési eszköz csapatok számára, hogy helytől függetlenül, valós időben dolgozhassanak együtt a projektekben.
- Az egyes szerepkörökhöz testreszabható irányítópultok biztosítják, hogy a munkavállalók a számukra legfontosabb információkat lássák.
- Kereshető adattár a vállalati dokumentumok, irányelvek és erőforrások számára
A modern intranet előnyei
Ahogyan elképzelheti, az elsődleges előnyök között szerepel a jobb kommunikáció és együttműködés. Hogyan éri el ezt? Egyetlen platform használatával a vállalati frissítések, eszközök és erőforrások számára. Íme néhány további előnye a modern intranetes megoldások használatának:
- Jobb kommunikáció: lebontja a szilárd határokat, biztosítva, hogy mindenki tájékozott és összehangolt legyen.
- Jobb biztonság: Tűzfalakkal és bejelentkezési adatokkal védett, szervezet-specifikus magánhálózatot használ, biztosítva, hogy az érzékeny információkhoz csak az arra jogosult alkalmazottak férhessenek hozzá.
- Munkavállalói elismerés: kiemeli az eredményeket, növeli a morált
- Egyszerűsített beilleszkedés: Könnyű hozzáférést biztosít a képzési anyagokhoz és a vállalati irányelvekhez.
- Személyre szabott élmény: szerepkörspecifikus tartalmakat és erőforrásokat biztosít
- Csökkentett információtúlterhelés: Az információk központosítása a könnyű hozzáférés érdekében
- Átláthatóság: A munkavállalók folyamatosan tájékozottak a vállalat céljairól és előrehaladásáról.
💡 Profi tipp: Szeretne kipróbálni néhány intranetes megoldást a csapata számára? Olvassa el útmutatónkat a legjobb intranetes szoftverekről, amelyekkel biztonságosan összekapcsolhatja csapatait.
A hagyományos intranet és a modern intranet közötti különbségek
Mielőtt olyan platformok, mint a WhatsApp, a Teams vagy a Slack népszerűvé váltak, a vállalatok nehézkes belső weboldalakra támaszkodtak a kommunikációhoz. Ezek a statikus oldalak – elektronikus hirdetőtábláknak (EBB-k) nevezve – forradalmian újnak számítottak, mivel lehetőséget nyújtottak dokumentumok megosztására és belső források elérésére anélkül, hogy el kellett volna hagyni az asztalt.
De legyünk reálisak: ezek az EBB-k nem felelnek meg a mai munkahelyi igényeknek. Ezért hozott a modern intranet számos változást a szervezetek számára.
🧠 Tudta-e: A Deloitte szerint az együttműködésben dolgozó alkalmazottak 73%-a jobb teljesítményt nyújt, 60%-uk pedig úgy érzi, hogy ez ösztönzi az innovációt – a csapatmunka valóban megvalósítja az álmokat!
A jobb érthetőség kedvéért itt van egy táblázat, amely összehasonlítja a hagyományos intranetet és a modern intranetet:
| Era | Jellemzők | Korlátozások | Modern megoldás | Valós példa |
| A korai intranetek (1990-es évek) | Statikus weboldalak dokumentumok és belső erőforrások megosztásához | Dokumentummegosztásra korlátozott; interaktivitás és személyre szabhatóság hiányzott | Központosított hubok interaktív eszközökkel a valós idejű együttműködéshez, AI-vezérelt kereséshez és személyre szabott irányítópultokhoz. | Egy gyártó vállalat, amely a műszakbeosztásokat hirdetőtáblán keresztül osztotta meg, modern intranettel váltotta fel azt, hogy lehetővé tegye a csapatok közötti üzenetküldést és az erőforrások megosztását. |
| Második generáció (2000-es évek) | Bővített funkciók wikikkel, blogokkal és tartalomcímkézéssel | Még mindig nagymértékben függ az IT-től a frissítések tekintetében; hiányzik a mobil hozzáférhetőség | Felhasználóbarát, mobilra optimalizált platformok, amelyek lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy önállóan hozzanak létre, osszanak meg és érjenek el tartalmakat. | Egy globális kiskereskedelmi lánc mobilbarát eszközökre váltott, lehetővé téve az üzletvezetők számára, hogy útközben is feltölthessék az eladási jelentéseket. |
| Web 2.0 intranetek (2010-es évek) | Közösségi intranetek felhasználói profilokkal, kommentelési lehetőséggel és közösségi elkötelezettséggel | A közösségi funkciók elszigeteltek voltak; a fragmentált platformok szilókhoz vezettek. | Egységes platformok, amelyek integrálják a kommunikációs, együttműködési és tudásmegosztási eszközöket | Egy technológiai startup, amely olyan intranetet vezetett be, amely integrálja a Slacket, a Google Workspace-t és a projektkövetést a zökkenőmentes munkafolyamatok érdekében. |
| Modern intranetek (2020+) | Átfogó digitális munkavállalói élmény (DEX) platformok mesterséges intelligenciával, vállalati keresővel és automatizálással | Nincs (úgy tervezték, hogy alkalmazkodjon és skálázható legyen a változó munkahelyi igényekhez) | Központosított, mesterséges intelligenciával működő eszközök, amelyek mobil hozzáférést, közösségi elkötelezettséget és termelékenységet növelő funkciókat kínálnak. | Egy távoli munkavégzésre specializálódott vállalat, amely AI-vezérelt intranetet használ az alkalmazottak beillesztésére, a feladatok kezelésére és az elkötelezettség hatékony elősegítésére. |
A modern intranet legfontosabb jellemzői
Mi teszi az alkalmazotti intranetet olyan nélkülözhetetlenné az alkalmazottak közötti kommunikációban? Nézzük meg részletesen:
1. Felhőalapú hatékonyság
Először is, a legtöbb modern intranetrendszer ma már felhőalapú. Ez olyan előnyökkel jár, mint az automatikus biztonsági mentések, a valós idejű tartalomkezelés és a helyszíni korlátozásoktól való függetlenség.
Mivel a globális munkaerő 83%-a szerint a hibrid munkavégzés az ideális, a felhőalapú intranet tökéletesen megfelel ennek a rugalmasság iránti egyre növekvő igénynek.
2. Integrált üzleti eszközök
Az intranete zökkenőmentesen integrálódjon olyan eszközökkel, mint a Slack, a Microsoft 365, a Google Workspace és a Zendesk. Ezek egyetlen platformba történő összevonása azt jelenti, hogy kevesebb időt kell töltenie a lapok közötti váltással, és több időt fordíthat a feladatok elvégzésére.
3. Kiváló biztonság
Senki sem szereti az adat szivárgást, de ez egyre gyakoribbá válik. A biztonságos intranet szerepkörökön alapuló jogosultságokat használ, hogy a bizalmas vállalati információkhoz csak azok férhessenek hozzá, akiknek szükségük van rájuk, így távol tartva a kíváncsiskodókat (és a hackereket).
🧠 Tudta-e: A szervezeteknek átlagosan 204 napba telik az adatvédelmi incidens azonosítása, és további 73 napba annak kezelése. Csak az incidensről való értesítés költsége 2023-ban 370 000 dollárra emelkedett.
4. Felhasználóbarát tartalomkezelés
Az intranetes oldalak frissítése általában nem igényel nagy technikai háttérismereteket. A modern tartalomkezelő rendszer (CMS) lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy önállóan hozzanak létre, frissítsenek és osszanak meg tartalmakat, és zökkenőmentesen integrálják az olyan eszközöket, mint a Google Drive.
5. Elismerés és jutalmazás
Adjon elismerést, ahol az jár. Végül is azok a munkavállalók, akik rendszeresen elismerést kapnak, 20-szor nagyobb valószínűséggel maradnak elkötelezettek, mint azok, akik soha nem hallanak egy egyszerű „köszönömöt”.
A modern intranetek ösztönzik a kollégák közötti elismerést, megkönnyítve az eredmények ünneplését üdvözlő üzenetek, megjegyzések vagy vállalati szintű bejelentések révén.
6. Intelligens alkalmazotti névjegyzék
Nincs többé „Ki a felelős ezért?” pillanat. A kereshető alkalmazotti névjegyzék segítségével név, osztály vagy beosztás alapján kereshet kollégákat, így az együttműködés gyerekjáték lesz.
7. Mobil-első hozzáférhetőség
A hibrid munkavégzés elterjedésével a mobilbarát intranetek vagy dedikált alkalmazások biztosítják, hogy az alkalmazottak bármilyen mobil eszközről, bárhonnan kapcsolatban maradjanak.
8. Csapatmunkára tervezve
Manapság a csapatok olyan együttműködési eszközökkel dolgoznak együtt, mint a Google Workspace és a Microsoft Teams. A modern intranetek zökkenőmentesen integrálódnak ezekbe, és projektmenedzsment eszközöket, valós idejű üzenetküldést és megosztott munkaterületeket kínálnak a csapatmunka zökkenőmentes működése érdekében.
A modern intranet szerepe a munkavállalói elkötelezettségben
Már megbeszéltük, hogy a modern intranet hogyan biztosít a munkavállalók számára belső kommunikációs szoftvert, amely központosítja a kommunikációt a jobb csapatmunka érdekében, és bárhol, bármikor elérhetővé teszi azt.
Ahhoz azonban, hogy megértsük, hogyan alakítja át a munkahelyi kihívásokat a munkavállalói elkötelezettség lehetőségeivé, teszteljük néhány gyakori forgatókönyvben.
📍 1. forgatókönyv: A távmunkások elszigeteltnek érzik magukat
A távoli munkavállalók gyakran kimaradnak a spontán irodai interakciókból, és elszigeteltnek érzik magukat.
✅ Hogyan segít egy modern intranet: A modern intranet áthidalja a szakadékot azzal, hogy központi digitális munkahelyet biztosít, ahol a távoli munkavállalók hozzáférhetnek a vállalati frissítésekhez, együttműködhetnek a projektekben, és virtuális közösségek és csevegőeszközök segítségével társasági kapcsolatokat ápolhatnak. Az olyan funkciók, mint a mobil hozzáférés, biztosítják, hogy senki ne érezze magát kirekesztettnek, függetlenül attól, hogy hol dolgozik.
📍2. forgatókönyv: Túlterhelő információáradat
Az alkalmazottak nehezen találják meg a releváns információkat a végtelen e-mailek és dokumentumok között.
✅ Hogyan segít a modern intranet: A tartalomkezelő rendszerek és a fejlett keresőeszközök segítségével a modern intranetek rendszerezik és rangsorolják az információkat. A személyre szabott irányítópultok biztosítják, hogy a munkavállalók csak a számukra fontos frissítéseket és forrásokat lássák, elkerülve a felesleges információkat.
📍3. forgatókönyv: Alacsony munkavállalói elismertség és morál
A munkavállalók alulértékeltnek érzik magukat, ha eredményeiket nem veszik észre, ami elkötelezettségük csökkenéséhez vezet.
✅ Hogyan segít egy modern intranet: Az alkalmazottak elismerését szolgáló eszközök, mint például a dicsérő táblák és a kiemelő funkciók, ösztönzik a nyilvános elismerést. Ezek az elismerés pillanatai elősegítik a tartozás érzését és a motivációt.
📍4. forgatókönyv: Nehézségek a csapatprojektek kezelésében
A csapatok nehezen tudnak hatékonyan együttműködni, különösen különböző helyszíneken és időzónákban.
✅ Hogyan segít a modern intranet: A modern intranetekbe integrált együttműködési eszközök megkönnyítik a projektmenedzsmentet. A megosztott munkaterületektől a valós idejű üzenetküldésig a munkavállalók egy platformon brainstormingozhatnak, feladatokat oszthatnak ki és nyomon követhetik az előrehaladást, növelve ezzel a termelékenységet és a csapatmunkát.
📍5. forgatókönyv: Hatékony új munkavállalók beillesztése
Az új alkalmazottak elveszettnek érzik magukat, ha nem ismerik pontosan a folyamatokat, a szabályzatokat és a csapat dinamikáját.
✅ Hogyan segít a modern intranet: A modern intranetek egyszerűsítik az új munkatársak beilleszkedését azáltal, hogy személyre szabott tartalomközpontokat kínálnak képzési forrásokkal, vállalati irányelvekkel és csapatbemutatókkal. Ez biztosítja, hogy az új munkatársak jól érezzék magukat és felkészülten kezdhessék meg munkájukat.
💡 Profi tipp: Használjon központi platformot a szabályzatok és irányelvek hatékony létrehozásához, testreszabásához és terjesztéséhez a szervezeten belül. A kezdéshez tekintse meg a legjobb alkalmazotti kézikönyv-szoftverek listáját.
📍6. forgatókönyv: Az elszigetelt részlegek akadályozzák az együttműködést
Az osztályok egymástól elszigetelten működnek, ami félreértésekhez és hatékonyságcsökkenéshez vezet.
✅ Hogyan segít egy modern intranet: A modern intranet elősegíti a részlegek közötti együttműködést a tudásmegosztás, a projektfrissítések és a kommunikáció közös területeivel. A munkavállalók a munkavállalói névjegyzék segítségével könnyedén megtalálhatják a különböző csapatok tagjait, ezzel lebontva a szilárd határokat és elősegítve az egységes kultúrát.
Olvassa el még: A legjobb alkalmazotti portál szoftver
Modern intranet bevezetése a szervezetekben
A modern intranetre való átállás nem kis feladat. A szervezetek gyakran küzdenek az elkötelezettségüket vesztett alkalmazottakkal és a hatástalan munkahelyi kommunikációs eszközökkel.
De lenyűgöző, hogy egy hatékony eszköz hogyan képes megoldani a többi problémáját. Legalábbis a ClickUp képes rá. Rövid bemutató – A ClickUp egy mindenre kiterjedő munkaalkalmazás, amely egy platformon egyesíti a projekt-, csevegés- és tudásmenedzsmentet. Bónusz: Mindez a világ legösszetettebb munka-AI-jával párosul.
Íme egy lépésről lépésre bemutatott útmutató egy olyan intranet bevezetéséhez, amely valóban megfelel az Ön igényeinek és összhangban van a csapatával.
1. lépés: Ismerje meg, mire van valóban szüksége a szervezetének
Mielőtt belevetné magát a csillogó intranetes platformok piacába, álljon meg egy pillanatra, és gondolkodjon el azon, mi hiányzik. Például:
- A kommunikációs hiányosságok lassítják a projekteket?
- A távoli munkavállalók elszigeteltnek érzik magukat?
- A munkavállalók irreleváns információk tömkelegében fulladoznak?
A szükségletek felmérése segít feltárni ezeket a problémás pontokat, és meghatározza az intranetéhez elengedhetetlen funkciókat.
Például, szüksége van-e a csapatának tartalomkezelő rendszerekre az erőforrások szervezéséhez? Vagy együttműködési eszközökre a zökkenőmentesebb csapatmunkához? Ha tudjuk, mi nem működik, könnyebb megtalálni a problémát megoldó eszközt.
A ClickUp Tasks segítségével ezeket az igényeket dokumentálhatja, ha azokat megvalósítható lépésekre bontja. Például kutatási feladatokat rendelhet konkrét csapatokhoz, a Custom Fields segítségével rangsorolhatja a funkciókat, és nyomon követheti a legfontosabb feladatok előrehaladását.
2. lépés: Vonja be alkalmazottait a beszélgetésbe
Az egyik legnagyobb hiba, amit a szervezetek elkövetnek, hogy kizárják az alkalmazottakat a tervezési folyamatból. Az intranete nem csak a HR- vagy az IT-csapat számára készült, hanem mindenki számára.
Máris egy lépéssel előrébb jár az alkalmazottak elkötelezettségének növelésében, mivel a különböző részlegek alkalmazottait is bevonja a lehetséges megoldások értékelésébe.
Kérdőívek vagy nyílt fórumok segítségével gyűjtsön visszajelzéseket arról, hogy mely eszközök és funkciók könnyítenék meg a munkájukat. A ClickUp Whiteboards segítségével vizuálisan ábrázolhatja az alkalmazottak visszajelzéseit, így biztosítva, hogy minden ötletet rögzítsenek és figyelembe vegyenek.
3. lépés: Fokozatosan vezesse be
Az összes funkciót az első napon a munkatársakra zúdítani hatékonynak tűnhet, de ez csak túlterheléshez vezet.
A fokozatos bevezetés lehetővé teszi a csapatok számára, hogy lépésről lépésre megszokják az intranetet.
Kezdje az alapvető funkciókkal, mint például a kommunikációs eszközök vagy a dokumentummegosztás, majd fokozatosan vezessen be fejlett funkciókat, mint például a valós idejű együttműködési csomagok vagy az elemzések.
A ClickUp Tasks és a ClickUp Dashboards zökkenőmentessé teszik ezt a folyamatot. Hozzon létre feladatokat minden bevezetési szakaszhoz, ossza ki a felelősségeket és kövesse nyomon az előrehaladást – mindezt egy helyen.
A Dashboards segítségével nyomon követheti az alkalmazás elterjedtségét, összegyűjtheti a munkavállalók visszajelzéseit, és folyamatosan finomíthatja a felhasználói élményt.
Nem lenne nagyszerű, ha olyan eszközöket kombinálhatna, mint a ClickUp Custom Fields és a Custom Statuses, hogy specifikus attribútumokat adjon a feladatokhoz?
A ClickUp alkalmazás munkavállalói kommunikációs sablonja ezt a funkciót strukturált elrendezéssel egészíti ki a átlátható kommunikáció érdekében. A legjobb benne? Előre konfigurálva van, így azonnal használatba veheti!
4. lépés: Helyezze előtérbe a felhasználói élményt
Az intranete sikerének kulcsa a könnyű használat. Ha az alkalmazottak nem tudnak könnyen navigálni a platformon, vagy gyorsan megtalálni az információkat, akkor nem fogják használni.
Általános szabályként összpontosítson az intuitív kialakításra, a mobil kompatibilitásra és a személyre szabott irányítópultokra. Vegye figyelembe a felhasználókat – távoli munkavállalókat, terepen dolgozó csapatokat vagy irodai alkalmazottakat – és gondoskodjon arról, hogy a platform kielégítse az igényeiket.
A ClickUp itt is kiemelkedik testreszabható irányítópultjaival.
A munkavállalók testreszabhatják a nézeteket, hogy a legrelevánsabb információkat jelenítsék meg, a projekt előrehaladásától a csapat frissítéseiig. Úgy tervezték, hogy egyetlen megbízható forrásként szolgáljon, minimalizálva a zavaró tényezőket és maximalizálva az áttekinthetőséget.
Olvassa el még: A legjobb digitális munkahelyi szoftver modern csapatok számára
5. lépés: Kezelje hatékonyan tartalmát
Ne feledje: egy jól szervezett, releváns tartalommal nem rendelkező intranet csak egy újabb eszköz, amelyet a munkavállalók elkerülnek.
A tartalomnak könnyen megtalálhatónak, rendszeresen frissítettnek és a felhasználók igényeihez igazítottnak kell lennie. Ez magában foglalja a vállalati irányelvektől kezdve a képzési anyagokig és a csapat erőforrásokig mindent.
Az analitika szintén nagy szerepet játszhat annak megértésében, hogy mi működik jól – az alkalmazottak elkötelezettek-e a tartalom iránt?
📌 Példa: Mi lenne, ha több csapattag egyszerre szerkeszthetne egy irányelv dokumentumot vagy finomíthatna egy projektjavaslatot, miközben közvetlenül a dokumentumban hagyhatna megjegyzéseket és javaslatokat? Ez jelentősen felgyorsítaná az együttműködést és javítaná a láthatóságot. A ClickUp Docs ezt lehetővé teszi.
Ezeknek a dokumentumoknak a központi tudásközpontba való integrálása biztosítja, hogy a munkavállalók másodpercek alatt, nem pedig órák alatt hozzáférjenek a szükséges információkhoz:
- Használjon mappákat a kapcsolódó dokumentumok osztályok vagy projektek szerinti csoportosításához.
- Adjon hozzá címkéket a gyors szűréshez, például „Politika frissítés” vagy „Bevezetés”.
- Kapcsoljon össze kapcsolódó erőforrásokat a teljes kontextus biztosítása érdekében, például kapcsolja össze a projektleírást a releváns feladatlistákkal.
- Ossza meg a dokumentumokat a csapatok között egy link segítségével
- A dokumentumon belül közvetlenül rendeljen hozzá feladatokat a teendőkhöz.
- Használja a megjegyzéseket és a megemlítéseket az azonnali visszajelzésekhez.
6. lépés: Ösztönözze az elkötelezettséget a kezdetektől fogva
Még a legfejlettebb intranet is kudarcot vall, ha az alkalmazottak nem vesznek részt benne. Az érdeklődés felkeltése érdekében mutassa be, hogyan fogja a platform megkönnyíteni az életüket.
Az olyan együttműködési eszközök, mint a ClickUp Chat, az @mentions és a ClickUp Assign Comments elősegítik a valós idejű kommunikációt és a felelősségvállalást, biztosítva, hogy senki ne érezze magát kihagyva a folyamatból.
7. lépés: Biztosítsa intranetét
Biztonság = A modern intranetrendszer gerince.
Az intranete biztonságának garantálásával érzékeny adatai védelem alatt maradnak, és platformja évekig megbízhatóan működik.
A vállalati titkok védelmétől a hozzáférési szintek ellenőrzéséig, a biztonságos intranet bizalmat épít a szervezet egészében.
💡 Profi tipp: A ClickUp szerepkörökön alapuló jogosultságokkal javítja a felhasználói élményt, így teljes ellenőrzést kapsz felett, hogy ki tekintheti meg, szerkesztheti vagy oszthatja meg a feladatokat, dokumentumokat, irányítópultokat és egyebeket. Így a megfelelő tartalom a megfelelő kezekben marad.
A modern intranet bevezetésének kihívásainak leküzdése
Nincs olyan út, amelynek ne lennének kihívásai. Ha legalább tisztában van velük, az segít jobban tervezni.
Vessünk egy pillantást a modern intranetes integráció néhány gyakori kihívására és azok leküzdésének módjára.
1. kihívás: A személyre szabás hiánya
Egy méret nem felel meg mindenkinek, különösen a munkahelyen. Az alkalmazottak nem akarnak irreleváns tartalmak között turkálni, hogy megtalálják, amire szükségük van. A szerepekhez, csapatokhoz vagy helyszínekhez igazított személyre szabott tartalom nélkül az intranete veszélybe kerül, hogy egy újabb használaton kívüli eszközzé válik.
✅ Megoldás:
A modern intraneteknek szerepkörökön alapuló személyre szabást kell biztosítaniuk. Ez azt jelenti, hogy a munkavállalóknak a szerepkörükhöz, tevékenységeikhez és helyszínükhöz kapcsolódó tartalmakat kell megjeleníteni.
Az olyan funkciók, mint az egyéni irányítópultok vagy a célzott értesítések, az intranetet mindenki számára vonzóvá és használhatóvá teszik.
Olvassa el még: A legjobb csapatkommunikációs alkalmazások
2. kihívás: Hatástalan keresési funkció
A munkavállalók közel kétharmada (64%) elismeri, hogy nehezen talál időt és energiát feladataik elvégzésére, és 3,5-szer nagyobb valószínűséggel küzd az innovációval és a stratégiai gondolkodással.
Akarnánk megnehezíteni az életüket gyenge keresőeszközökkel? Az egyszerű kulcsszavakra épülő hagyományos keresőmotorok nem felelnek meg az alkalmazottai igényeinek.
✅ Megoldás:
A modern intraneteknek intelligens keresési funkciókra van szükségük, amelyek a preferenciák, szűrők és felhasználói adatok alapján adnak eredményeket.
A ClickUp Connected Search funkciója segítségével alapvető kulcsszavak, fejlett szűrők vagy idővonalak segítségével bármit megtalálhat a munkaterületén. Sőt, a kép- és videóadatokat is kereshető tartalommá alakítja, így egyetlen fájl sem marad észrevétlen.
3. kihívás: Az információk nehezen megtalálhatósága
A több ezer e-mail, videó, szöveges dokumentum és egyéb vállalati tartalom strukturáltan van-e tárolva? Nos, nem.
A hagyományos intranetek nehezen tudják kiaknázni ezeket az adatokat, ami kiaknázatlan potenciállal és rossz döntéshozatallal jár.
✅ Megoldás:
Az AI-alapú tudásbányászati eszközök a legjobb dolog, ami a modern intranetekkel történhet.
Ezek az eszközök belső és külső alkalmazásokból gyűjtik az adatokat, metaadatokkal gazdagítják azokat, majd kognitív vállalati keresőmotorok segítségével személyre szabott eredményeket szolgáltatnak. Ez azt jelenti, hogy a munkavállalók szükség esetén zökkenőmentesen hozzáférhetnek akár a strukturálatlan adatokhoz is.
Íme egy hasznos útmutató a saját AI tudásbázis felépítéséhez és kezeléséhez!
💡Profi tipp: A ClickUp Brain az AI-alapú tudáskezelő, amely zökkenőmentesen összekapcsolja a feladatokat, dokumentumokat és csevegéseket a ClickUp munkaterületén, hogy azonnal megjelenjenek a megfelelő információk. Nincs többé rendetlenségben való kutatás – csak kérdezzen egyszerű angolul, és a ClickUp Brain pontos válaszokat ad, racionalizálva a munkafolyamatokat és összehangolva a csapatokat.
4. kihívás: Célzott üzenetek közvetítése
A hagyományos intranetek gyakran csak egyféle üzenetküldésre alkalmasak. Ez komoly problémát jelent a távoli vagy hibrid csapatok irányításakor, amelyeknek szerepük, nyelvük vagy helyük alapján személyre szabott frissítésekre van szükségük.
✅ Megoldás:
A modern intranetek célzott kommunikációt tesznek lehetővé, így személyre szabott üzeneteket küldhet meghatározott csoportoknak.
Például a vezetők közzétehetik a vezetői csapatoknak a szabályzatok frissítéseit, miközben az új alkalmazottaknak szóló bevezető híreket továbbra is az új alkalmazottaknak címezhetik. Ez biztosítja, hogy a megfelelő személyek kapják meg az üzeneteket, anélkül, hogy mindenki mást is elárasztanának.
5. kihívás: Az intranet elszigetelt más digitális eszközöktől
A nem összekapcsolt intranet frusztrációhoz vezet. Az alkalmazottaknak nem kellene alkalmazások között váltogatniuk az információk keresése vagy a feladatok elvégzése érdekében. A hagyományos intranetek, amelyek gyakran statikusak és elszigeteltek, hatékonyságcsökkenést okoznak és gátolják a termelékenységet.
✅ Megoldás:
A modern intranetek egységes digitális munkaterületként működnek, integrálva a kommunikációs, együttműködési és tartalomkezelési eszközöket.
📮ClickUp Insight: Egy tipikus tudásmunkás átlagosan 6 emberrel kell kapcsolatba lépjen a munkája elvégzéséhez. Ez azt jelenti, hogy naponta 6 kulcsfontosságú kapcsolattal kell felvennie a kapcsolatot, hogy összegyűjtse a szükséges információkat, összehangolja a prioritásokat és előre mozdítsa a projekteket.
A küzdelem valós: a folyamatos nyomon követés, a verziók közötti zavar és a láthatósági fekete lyukak rontják a csapat termelékenységét. A ClickUphoz hasonló központi platform, amely Connected Search és AI Knowledge Manager funkciókkal rendelkezik, ezt úgy oldja meg, hogy a kontextust azonnal elérhetővé teszi az Ön számára. Nincs többé alkalmazások közötti ugrálás!
Olvassa el még: Hogyan alakítja át a szociális intranet a munkahelyi kommunikációt?
Az intranetes innováció a ClickUp-pal kezdődik
A ClickUp-ra való áttérés volt a legfontosabb lépés, amit csapatunk tett. A váltás óta termelékenységünk, hatékonyságunk, csapatunk együttműködése és általános hangulatunk jelentősen javult.
A ClickUp-ra való áttérés volt a legfontosabb lépés, amit csapatunk tett. A váltás óta termelékenységünk, hatékonyságunk, csapatunk együttműködése és általános hangulatunk jelentősen javult.
Ha intranetet épít a szervezetének, válasszon egy olyan platformot, mint a ClickUp, amely Önnel együtt növekszik.
A ClickUp mindent, amire szüksége van, egy zökkenőmentes, skálázható munkaterületbe hoz össze, a feladat- és dokumentumkezeléstől a testreszabható irányítópultokig és a szerepkörökön alapuló jogosultságokig.
Az olyan együttműködési eszközök, mint a Chat, a Whiteboards és a Docs biztosítják, hogy csapata kapcsolatban maradjon, elkötelezett és produktív legyen – függetlenül attól, hogy hol dolgoznak.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és hozza létre a csapatának méltó digitális munkahelyet!