A távmunkások ezt nagyon jól tudják. Nyissa meg a naptárát, és több Zoom-megbeszélést fog látni a hét folyamán.
És valljuk be, valószínűleg nem fogsz teljesen figyelni az összes megbeszélésen, és nem fogsz mindent megjegyezni, amit megbeszéltek.
A Microsoft felmérése szerint a megbeszélések résztvevőinek 42%-a végez több feladatot egyszerre egy átlagos héten.
Ezért fontos, hogy jegyzeteket és felvételeket készítsünk a megbeszélésekről, vagy azokhoz hozzáférjünk. De ki tud egyszerre figyelni a beszélőkre és mindent pontosan és gyorsan lejegyezni? Nem sokan.
De ez a folyamat sokkal könnyebbé válhat a megfelelő eszközökkel és néhány praktikus tippel.
Ebben a bejegyzésben megmutatjuk, hogyan készíthet gyorsan és egyszerűen jegyzeteket, beleértve a folyamat automatizálásának módjait is. Hamarosan minden szükséges eszközzel rendelkezni fog ahhoz, hogy minden alkalommal részletes és hasznos Zoom-értekezlet-jegyzeteket készítsen.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
- A Zoom Notes a Zoom egyik funkciója, amely a Zoom Companion segítségével automatikusan létrehozza a találkozó jegyzeteket.
- A Zoom segít leírni a megbeszéléseket, rögzíteni a legfontosabb pontokat és a teendőket a hívások során, így könnyebb maradni a szervezettségben.
- A hatékony Zoom jegyzetelés három szakaszból áll. Az értekezlet előtt tervezze meg a legfontosabb pontokat és tűzze ki a célokat. Az értekezlet során készítsen világos jegyzeteket a fontos témákról. Utána tekintse át és rendszerezze a jegyzeteket feladatokba.
- A ClickUp Notepad segítségével gyorsan jegyzeteket készíthet a megbeszélések során, míg a ClickUp Docs segítségével részletesebb bejegyzéseket hozhat létre, és az információkat összekapcsolhatja a munkafolyamatával.
- A ClickUp Brain még egy lépéssel tovább megy, és a jegyzeteket cselekvési tételekké alakítja, majd automatikusan meghatározza a következő lépéseket.
- Egy gyakori, nagy hiba, hogy az értekezlet minden szavát leírják, ami megnehezíti a későbbiekben a legfontosabb pontok megtalálását.
- A teendők nyomon követésének elmulasztása határidők elmulasztásához is vezethet, míg a rendezetlen jegyzetek nehezen megtalálhatók.
- Ezeket a hibákat elkerülheti, ha a legfontosabb pontok és döntések összefoglalására koncentrál, és a ClickUp hatékony funkcióit használja a jobb szervezés, a kereshetőség és a megbeszélések pontjainak nyomon követése érdekében.
Mik azok a Zoom Notes?
A Zoom Notes egy praktikus funkció, amely a népszerű videokonferencia-platformba van beépítve, és amely lehetővé teszi, hogy jegyzeteket készítsen és megosszon másokkal a megbeszélések során. Hívás közben új jegyzetet indíthat vagy megnyithat egy meglévőt. A megosztás után mindenki csatlakozhat és együttműködhet, hogy valós időben rögzítsék a fontos részleteket.
De ez még nem minden: itt napirendeket is készíthet és megoszthat a csapatával! A hívás befejezése után a jegyzetek könnyen formázhatók és megoszthatók mindenki másnak.
A funkció előnye, hogy a Zoom platformon minden felhasználó számára elérhető, további költségek nélkül.
💡Profi tipp: Kapcsolja be az élő átiratokat a Zoom-megbeszéléseken a Felvétel gomb melletti gombra kattintva. Ez feliratokat generál minden beszélő számára. Az átiratot később elérheti, hogy sokkal gyorsabban elkészíthesse a megbeszélés jegyzőkönyvét.
Miért jelentik a Zoom Notes jegyzetek áttörést a termelékenység terén?
👉🏼 1885-ben a német pszichológus Hermann Ebbinghaus bemutatta a felejtési görbét. Ez azt mutatta, hogy az újonnan megszerzett információk hogyan tűnnek el a memóriából, ha nem erősítik meg őket.
Most képzelje el, mennyi információ érkezik Önhöz egy egyetlen munkanap alatt. Ha csak a memóriájára hagyatkozik, hogy emlékezzen mindenre, ami a Zoom-hívás során elhangzott, az katasztrófához vezethet. Ezért fontos a jegyzetelés!
Így egyszerűsíti és javítja a termelékenységét:
- Segít koncentrálni és figyelni: Amikor ír vagy gépelsz, nem csak hallgatsz, hanem feldolgozod és összefoglalod is a hallottakat, így később könnyebben megértheted és felidézheted azokat.
- Világos feljegyzéseket készít az értekezleteken elhangzottakról és a tervekről: A jegyzetek pontosan meghatározzák, ki mit csinál, és felvázolják a következő lépéseket, így semmi sem maradhat ki.
- Javítja a kommunikációt és az együttműködést: A megosztott jegyzetek segítségével mindenki ugyanazon az oldalon áll. Az értekezleteken való együttműködés csökkenti a zavart és megkönnyíti a félreértések elkerülését.
- Elősegíti az aktív tanulást: A jegyzetelés javítja az információk feldolgozásának és megértésének módját. Segít a legfontosabb pontok és összefüggések felismerésében, valamint elősegíti a kritikus gondolkodást.
- Útmutatóként szolgál a jövőbeli döntéshozatalhoz: A jegyzetek egy helyen tárolják a döntéseket, a projekt előrehaladását és a csapat megbeszéléseit. Ezek értékes forrásként szolgálhatnak az új munkatársak beilleszkedéséhez és a korábbi stratégiák megértéséhez.
Olvassa el még: 20 Zoom-tipp és trükk a jobb videotalálkozókért
Hogyan automatizálhatja a Zoom jegyzetelést
A jegyzetelési folyamatot automatizálhatja a Zoom-fiókja AI Companion funkciójával.
Ez az AI jegyzetelő eszköz csatlakozik a Zoom-megbeszélésekhez vagy webináriumokhoz, hogy automatikusan jegyzeteket készítsen. A beszélgetést leírja, miközben Ön beszél, és részletes összefoglalót készít a megbeszélésről.
Az eszköz meg tudja mondani, ki beszél, nyomon követi a teendőket, és valós időben kiemeli a legfontosabb döntéseket.
Egyes Zoom-felhasználók azonban komplex beszélgetések során megkérdőjelezik ennek a pontosságát. Bár egyszerű beszélgetések esetén jól működik, az eszköz gyakran küzd az egymást átfedő beszélgetésekkel, a szakszavak felismerésével vagy az iparág-specifikus nyelv megértésével.
Ennek eredményeként előfordulhat, hogy további időt kell fordítania a jegyzetek kijavítására, ami szinte ugyanolyan időigényes, mint azok kézzel történő létrehozása a semmiből.
Nem is beszélve arról, hogy a Zoom Notes-ban a szükséges információk keresése nagyon időigényes folyamat. Ráadásul, ha a hasznosítható információkat fel kell használnia, akkor platformot kell váltania, és mindent manuálisan be kell vinnie más tartalomkezelő eszközökbe.
Akkor miért ne kezdené ott?
A ClickUp, mint a munkához szükséges minden funkciót magában foglaló alkalmazás, egyesíti a feladatok, dokumentumok, értekezletek és tudáskezelés funkcióit egy hatékony, mesterséges intelligenciával támogatott termelékenységi platformban.
De hogyan automatizálhatja a jegyzetelést a ClickUp segítségével?
Szerencsére a ClickUp erőteljesebb natív AI asszisztense, a ClickUp Brain kínálja a tökéletes megoldást.
A ClickUp Zoom integrációjával importálhatja Zoom értekezletének jegyzetét a ClickUpba, és a többit a ClickUp Brain elvégzi. Egy kattintással összefoglalja a legfontosabb pontokat, megbeszéléseket és teendőket. Kevés az ideje, vagy le kell írnia az értekezlet hangjegyzetét? Ez is lehetséges.
Az eszköz hangnemét, nyelvét és kreativitási szintjét is az Ön igényeihez tudja igazítani. Akár globális csapat számára kell jegyzeteket fordítania, akár egységes írásstílust kell fenntartania, az eszköz az Ön igényeihez tudja igazítani magát.
A ClickUp Brain a jegyzeteket is végrehajtható feladatokká alakíthatja – erről azonban később bővebben. Addig is nézze meg ezt a bemutató videót az AI használatáról a találkozók jegyzetelése során.
Olvassa el még: Hogyan lehet szakértőként lebonyolítani a Zoom-értekezleteket: tippek, trükkök és bevált gyakorlatok
Hogyan készítsünk hatékony Zoom jegyzeteket
A jegyzetelés nem azt jelenti, hogy minden egyes szót le kell jegyezni, amit a hívás során elhangzik. Képzelje el, hogy át kell nézni egy órás megbeszélés több oldalas jegyzetét! Az ötlet az, hogy azonosítsa és kiemelje azokat a teendőket, amelyekkel később foglalkoznia kell.
Természetesen az AI jegyzetelés itt a barátja. De az aktív jegyzetelés is biztosítja, hogy mindenről tájékozott legyen. Írja le és erősítse meg azokat a pontokat, amelyekre a hívás végén esetleg magyarázatot kell kérnie. Vagy egyszerűen jegyezze fel azokat a kérdéseket, amelyeket tovább kell megbeszélnie a csapatával. Nézzük meg, hogyan lehet ezt jól csinálni.
🧠 Érdekes tény: Hallott már a Zoom-fáradtságról? Ez a hosszú videohívások okozta kimerültséget magyarázza. Fő oka a túlzott igény a szoros szemkontaktus fenntartására.
A megbeszélés előtt
Fiatal cserkész korában valószínűleg gyakran hallotta a „Légy felkészült” mondást. A találkozók jegyzetelése során újra ugyanezt a mottót fogja követni.
Íme néhány tipp, amely segít felkészülni a megbeszélés előtt:
- Először gondosan ellenőrizze a megbeszélés napirendjét vagy a meghívót, hogy megértse a fő témákat és célokat. Ha nincs napirend, kérdezze meg a szervezőtől a megbeszélés célját.
- Készítse elő a jegyzetelő alkalmazást. Ha digitális eszközt használ, tesztelje azt előre, hogy elkerülje a hívás közbeni problémákat.
- Készítsen egy egyszerű sablont a megbeszélés előtt, olyan szakaszokkal, mint „Napirendi pontok”, „Főbb pontok”, „Tennivalók” és „Kérdések”. Ez segít abban, hogy gyorsan jegyzeteket készítsen a hívás során.
- Ezután ellenőrizze a beállításokat. Győződjön meg arról, hogy a számítógépe feltöltve van, az internetkapcsolata stabil, és csendes, jól megvilágított helyen tartózkodik. Zárjon be minden felesleges böngészőablakot és alkalmazást, hogy ne vonják el a figyelmét.
- Ha a megbeszélésen egy adott dokumentumot vagy anyagot kell megvitatni, akkor a hívás előtt nézze át azt. Töltse le vagy nyomtassa ki az összes jelentést, prezentációt vagy egyéb forrást, amelyre szüksége lehet a jobb kontextus megértéséhez.
- Döntse el, mit szeretne kihozni a megbeszélésből. Lehet ez projektfrissítés vagy jövőbeli tervek, de egy világos cél segít abban, hogy a megfelelő jegyzeteket készítse.
- Végül készítse elő az összes kérdést, amit fel szeretne tenni, vagy azokat a témákat, amelyekről biztosan szeretne beszélni.
A megbeszélés során
A találkozó során készített jegyzetek hatékonysága nagyban függ a választott stratégiától. Néhány népszerű stratégia:
- A Cornell-módszer (tökéletes azok számára, akik szeretik a világos szerkezetet és később át akarják nézni a jegyzeteket): A jegyzeteket 3 részre osztja – az egyik a legfontosabb pontok és részletek, a másik a kulcsszavak vagy kérdések, az utolsó pedig a megbeszélés összefoglalása.
- Dobozos módszer (kiválóan alkalmas minden vizuális tanuló számára): Ossza fel az oldalt dobozokra, amelyek mindegyike egy-egy témát vagy pontot tartalmaz, és töltse ki őket a megbeszélés során.
- Vázlat készítése (azok számára, akik a lépésről lépésre történő folyamatot preferálják): Írja le jegyzeteit egy listában, a fő témákhoz címsorokat használva, és adjon hozzá részleteket alpontokként alatta.
De nem elég, ha van stratégiája, és mindent szó szerint leír – aktívan kell koncentrálnia a hallgatásra és a főbb gondolatok, feladatok és döntések rögzítésére. Használjon rövidítéseket, mozaikszavakat vagy szimbólumokat, hogy lépést tartson a beszélgetéssel.
💡Profi tipp: Ha a dolgok túl gyorsan haladnak, ne habozzon megkérni a találkozó összefoglalóját vagy a legfontosabb pontok tisztázását.
A megbeszélés után
A megbeszélés után ideje rendszerezni és átnézni a jegyzeteket. Próbálja meg egy órán belül átnézni őket, amíg a részletek még frissek.
Íme egy ellenőrzőlista az összes teendővel:
- Rendezze pontjait egy világos, könnyen olvasható dokumentumba.
- Írja át munkáját szépen, rövidítéseket teljes mondatokká alakítva.
- Jelölje ki a legfontosabb pontokat, például a döntéseket, feladatokat és határidőket.
- Használjon színeket az információk rendezéséhez. Például piros a határidőkhöz és zöld a feladatokhoz.
- Adjon hozzá egy összefoglalót a főbb pontokkal, a legfontosabb döntésekkel, valamint a felelősségi körökkel és határidőkkel ellátott teendőkkel.
- Kezelje jegyzetét fizikailag, vagy használjon digitális platformot, hogy projekt, dátum vagy csapat szerint rendezze őket, és használjon egyértelmű neveket.
Integrációk használata a jegyzetek hatékonyabb kezeléséhez
A jegyzetek célja, hogy áttekinthetőséget biztosítsanak. De a kézi kezelésük gyorsan káosszá változtathatja ezt az áttekinthetőséget. Kerülje el a zavart azáltal, hogy összekapcsolja a találkozó jegyzeteket a meglévő termelékenységi alkalmazásokkal.
Természetesen elkerülheti a több platform közötti váltás okozta kellemetlenségeket a ClickUp all-in-one termelékenységi platformjával.
📮ClickUp Insight: Közel 40% a szakemberek úgy érzi, hogy minden megbeszélés után azonnal követnie kell a teendőket.
A ClickUp kutatása szerint a legtöbb embernek szándékában áll a megbeszéléseken meghozott döntéseket végrehajtani, de nem képesek rá. Mi az oka? A teendők gyakran szétszórtak és nem láthatók, mivel a jelenlegi kommunikációs csatornák az e-mail (42%) és az azonnali üzenetküldés (41%) között oszlanak meg.
A ClickUp, mint a munkához szükséges mindenre kiterjedő alkalmazás, zökkenőmentesebbé teszi az átmenetet a megbeszélésektől a cselekvésig. Az értekezleteket, jegyzeteket és feladatokat egyetlen egységes platformra hozza össze, így növelve az értekezletek hatékonyságát!
A ClickUp segítségével jegyzeteket szervezett feladatokká alakíthat.
Négy egyszerű lépéssel alakíthatja statikus Zoom-jegyzeteit hatékony munkává.
1. lépés: Kezdje a ClickUp Zoom integrációjával, és lépjen be egy ütemezett értekezletbe (vagy hozzon létre egy újat) közvetlenül a vonatkozó ClickUp feladatokból.
2. lépés:
- Készítsen kézzel jegyzeteket a megbeszélés során a ClickUp Notepad vagy a ClickUp Docs segítségével.
A ClickUp Notepad kiválóan alkalmas gyors jegyzetek készítésére vagy ellenőrzőlisták létrehozására. A ClickUp Docs viszont részletesebb jegyzetek készítésére alkalmasabb, amelyek napirendeket vagy projektterveket is tartalmaznak.
Ezeket a dokumentumokat könnyen szerkesztheti a ClickUp gazdag formázási eszközeivel, mint például fejléc, felsorolt és számozott listák, szalagcímek és táblázatok. Ezek az elemek javítják a jegyzetek olvashatóságát is. És a legjobb az egészben? Valós időben megoszthatja őket a csapatával (és akár közösen is szerkesztheti őket), így mindenki ugyanazon az oldalon marad.
- A találkozó befejezése után automatikusan megkapja a találkozó jegyzőkönyvét és felvételét (ha engedélyezve van) a feladatában. Beállíthat egy automatizálást a ClickUp-ban, hogy értesítse a találkozó résztvevőit, amikor ez megtörténik, így mindenki azonnal hozzáférhet az összes találkozó anyagához.
Miután ez megtörtént, megkérheti a ClickUp natív AI asszisztensét, a ClickUp Brain-t, hogy foglalja össze a megbeszélést, és derítse ki a jegyzetből a teendőket, anélkül, hogy a megbeszélés során manuálisan kellene dokumentálnia a dolgokat.
💡 Profi tipp: Unod már a kézi jegyzetelést? Itt az ideje kipróbálni a ClickUp AI Notetaker alkalmazást.
- Maradjon jelen a megbeszéléseken, miközben a rendszer automatikusan rögzíti a legfontosabb pontokat, döntéseket és teendőket egy áttekinthető ClickUp Doc dokumentumban.
- A mesterséges intelligenciával támogatott összefoglalók segítségével, amelyek közvetlenül szinkronizálódnak a feladataival és dokumentumaival, alakítsa a beszélgetéseket cselekvéssé.
- A találkozó jegyzetek azonnal strukturáltak, kereshetőek és összekapcsolódnak a munkafolyamatával.
3. lépés: Most itt az ideje, hogy ClickUp feladatokat és alfeladatokat hozzon létre, és azokat a csapattagoknak (vagy magának) rendelje hozzá, hogy végrehajtsák a teendőket. Egyszerűen jelölje ki a jegyzetfüzetben vagy a Dokumentumokban a „Feladattá konvertálás” elemet, majd adjon hozzá egy felelőst és egy határidőt.
A ClickUp Brain feladathoz való hozzáadásával közvetlenül a jegyzetekből megtudhatja a felelősségi köröket és a határidőket. Állítson be prioritásokat, kövesse nyomon az előrehaladást, és győződjön meg arról, hogy semmi sem marad ki a feladatok közül.
Nagy rajongója vagyok a ClickUpnak. A legjobb funkciója (amely másnak nincs) az, hogy az összes jegyzetét a Docs-ban tárolhatja, és azok integrálva vannak a Tasks-ba... Így kiemelhet egy mondatot egy dokumentumból, és jobb gombbal kattintva létrehozhat belőle egy feladatot. Ez nagyon hasznos, amikor egy órás telefonbeszélgetésem jegyzetét különálló feladatokká szeretném alakítani... és nem kell újra begépelnem vagy másolni/beilleszteni őket.
Nagy rajongója vagyok a ClickUpnak. A legjobb funkciója (amely másnak nincs) az, hogy az összes jegyzetét a Docs-ban tárolhatja, és azok integrálva vannak a Tasks-ba... Így kiemelhet egy mondatot egy dokumentumból, és jobb gombbal kattintva létrehozhat belőle egy feladatot. Ez nagyon hasznos, amikor egy órás telefonbeszélgetésem jegyzetét különálló feladatokká szeretném alakítani... és nem kell újra begépelnem vagy másolni/beilleszteni őket.
Ha segítségre van szüksége, a ClickUp kiterjedt sablonkönyvtára számos, minden helyzethez megfelelő értekezlet-jegyzet sablont tartalmaz.
ClickUp sablonok, amelyek segítenek az értekezletek lebonyolításában
Az egyik kedvencünk a ClickUp Meeting Notes Template. A részletes heti telefonkonferenciáktól a napi jelentkezésekig segít a csapatértekezletek szervezésében, külön szakaszokkal a napirendek, jegyzetek és teendők számára.
Képeket, linkeket vagy videókat is hozzáadhat a további kontextus érdekében, hogy biztosan jól dokumentálja a hívását.
A ClickUp segítségével minden, amire a megbeszélésekhez és projektekhez szüksége van, egy helyen található, így szervezett és produktív maradhat.
Egy másik lehetőség, amit használhat, a ClickUp Meeting Minutes Template(ClickUp értekezlet-jegyzőkönyv sablon). Ez segít létrehozni egy jegyzetekből álló irányítópultot minden üléshez aloldalak formájában, hogy semmi ne maradjon ki. A sablon tökéletes kezdőknek, így a csapat minden tagja valóban együttműködhet anélkül, hogy tanulási görbével kellene foglalkoznia.
💡Profi tipp: Ha a munkahelyén Google Workspace-t használnak, akkor a napirendek valószínűleg a Google Docs-ban találhatók. Kezdésként megnézheti ezeket az ingyenes napirend-sablonokat a Google Docs-hoz.
Gyakori hibák a Zoom jegyzetelésben és azok elkerülése
Még a megfelelő eszközök és felkészülés mellett is gyakoriak az online hívások során elkövetett hibák, amelyek közvetlenül befolyásolhatják a termelékenységet.
De ezek többsége könnyen orvosolható. Íme néhány tipikus jegyzetelési hiba és azok elkerülésének módja.
- A jegyzetek felesleges részletekkel való túlterhelése megnehezítheti azok áttekintését vagy azok alapján történő cselekvést. Ahelyett, hogy mindent megpróbálna rögzíteni, összpontosítson a legfontosabb pontokra, döntésekre és teendőkre.
- A cselekvési tételek nyomon követésének elmulasztása a hívás után gyakori probléma. Az értekezlet után azonnal tekintse át a cselekvési tételeket, és rendelje hozzájuk a megfelelő személyeket.
- A rendezetlen, visszakereshetetlen jegyzetek információvesztéshez és időpazarláshoz vezethetnek. Hozzon létre egy áttekinthető rendszert a tárolásukhoz, egyszerű mappanevekkel és egységes címkékkel.
- A többfeladatos munkavégzés rontja a jegyzetek minőségét. Ha telefonálás közben e-maileket ellenőriz, fontos részleteket fog kihagyni. Koncentráljon a megbeszélésre!
- Ha a jegyzeteket nem osztja meg a megfelelő személyekkel, azok értéke csökken és zavart okozhat. A hívás után azonnal küldje el a jegyzeteket az érintetteknek.
Hagyja a jegyzetelést a ClickUp-ra!
A jó jegyzetelés kulcsfontosságú ahhoz, hogy a találkozók produktívak legyenek, és semmi fontos ne maradjon ki. A Zoom belső eszköze kiválóan szolgálja a csapatokat világszerte.
Ha azonban még hatékonyabb és pontosabb megoldást keres, akkor a ClickUp a megfelelő választás.
A ClickUp nemcsak a jegyzeteléshez nyújt segítséget, hanem összekapcsolódik a projektmenedzsment eszközeivel is, így a találkozó jegyzeteket azonnal feladatokká alakíthatja anélkül, hogy az alkalmazások között kellene váltogatnia. A határidők beállításától a feladatok kiosztásáig és a haladás nyomon követéséig a ClickUp mindent elvégez.
Regisztráljon még ma egy ingyenes ClickUp-fiókra, és hagyja, hogy az ugyanazon a munkahelyen kezelje projektjeit és jegyzetét!