A távmunkások ezt csak túl jól ismerik. Nyissa meg a naptárát, és láthatja, hogy a héten több Zoom-megbeszélés is be van ütemezve.
És valljuk be őszintén: valószínűleg nem fogsz teljesen figyelni az összes találkozó alatt, és nem is fogsz mindenre emlékezni, ami szóba került.
A Microsoft felmérése szerint az értekezletek résztvevőinek 42%-a végez több feladatot egyszerre egy átlagos héten.
Ezért fontos, hogy jegyzeteket készítsünk – vagy hozzáférjünk azokhoz – és felvételeket készítsünk az értekezletekről. De ki tud egyszerre figyelni a felszólalókra és mindent pontosan és gyorsan lejegyezni? Közülünk nem sokan.
De ez a folyamat a megfelelő eszközökkel és néhány praktikus tippel sokkal egyszerűbbé válhat.
Ebben a bejegyzésben megmutatjuk, hogyan készíthet gyorsan és egyszerűen jegyzeteket, beleértve a folyamat automatizálásának módjait is. Hamarosan minden szükséges eszköz a rendelkezésére áll majd ahhoz, hogy minden alkalommal részletes és gyakorlatban is hasznosítható Zoom-értekezleti jegyzeteket készítsen.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
- A Zoom Notes a Zoom egyik funkciója, amely a Zoom Companion segítségével automatikusan készít megbeszélési jegyzeteket.
- A Zoom segít az értekezletek leírásában, valamint a hívások során a legfontosabb pontok és teendők rögzítésében, így könnyebb átlátni a dolgokat.
- A hatékony jegyzetelés a Zoomban három szakaszból áll. Az értekezlet előtt tervezze meg a legfontosabb pontokat és tűzze ki a célokat. Az értekezlet során készítsen világos jegyzeteket a fontos témákról. Utána pedig tekintse át és rendszerezze a jegyzeteket feladatokká.
- A ClickUp Notepad segítségével gyorsan készíthet jegyzeteket az értekezletek során, míg a ClickUp Docs lehetővé teszi részletesebb bejegyzések létrehozását és az információk összekapcsolását a munkafolyamatával.
- A ClickUp Brain még egy lépéssel tovább megy: a jegyzeteket teendőkké alakítja, és automatikusan meghatározza a következő lépéseket
- Egy gyakori, súlyos hiba, hogy az értekezlet minden egyes szavát leírják, ami később megnehezíti a legfontosabb pontok megtalálását.
- A teendők nyomon követésének elmulasztása a határidők elmulasztásához is vezethet, míg a rendezetlen jegyzeteket nehéz megtalálni
- Elkerülheti ezeket a hibákat, ha a legfontosabb pontok és döntések összefoglalására koncentrál, és a ClickUp hatékony funkcióit használja az értekezletek tételeinek jobb szervezéséhez, kereshetőségéhez és nyomon követéséhez.
Mik azok a Zoom-jegyzetek?
A Zoom Notes egy praktikus funkció, amely beépült a népszerű videokonferencia-platformba, és amely lehetővé teszi, hogy megjegyzéseket készítsen és megossza azokat másokkal az értekezletek során. Hívás közben új jegyzetet indíthat el, vagy megnyithat egy már meglévőt. A megosztás után mindenki csatlakozhat és közösen dolgozhatnak a fontos részletek valós időben történő rögzítésén.
De ez még nem minden: itt napirendeket is készíthet és megoszthat a csapatával! A hívás befejeztével pedig a jegyzeteket könnyedén formázhatja, és azonnal megoszthatja őket a többiekkel.
Ennek a funkciónak az a nagy előnye, hogy a Zoom platformon minden felhasználó számára elérhető, további költségek nélkül.
💡Profi tipp: Kapcsolja be az élő átiratot a Zoom-értekezleteken a „Felvétel” gomb melletti gombra kattintva. Ez feliratot generál minden beszélő számára. Később hozzáférhet az átirathoz, ami segít a találkozó jegyzőkönyvének sokkal gyorsabb megírásában.
Miért jelentik a Zoom-jegyzetek áttörést a termelékenység terén?
👉🏼 1885-ben Hermann Ebbinghaus német pszichológus bemutatta a felejtési görbét. Ez azt mutatta be, hogy egy újonnan megszerzett információ hogyan tűnik el a memóriából, ha nem erősítik meg.
Képzelje el, mennyi információ áramlik Ön felé egyetlen munkanap alatt. Ha csak a memóriájára hagyatkozik, hogy emlékezzen mindenre, ami a Zoom-hívás során elhangzott, az biztos kudarchoz vezet. Ezért fontosak a jegyzetek!
Íme, hogyan egyszerűsíti ez a folyamatot, és hogyan növeli a termelékenységét:
- Segít koncentrálni és figyelni: Amikor írsz vagy gépelsz, nem csak hallgatsz – hanem feldolgozod és összefoglalod is az elhangzottakat, így könnyebben megérted és később könnyebben felidézed azokat.
- Világos áttekintést nyújt az értekezleteken elhangzottakról és a tervekről: A jegyzetek pontosan rögzítik, ki mit csinál, és felvázolják a következő lépéseket, így semmi sem maradhat ki.
- Javítja a kommunikációt és az együttműködést: A megosztott jegyzetek biztosítják, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon. Az értekezleteken való együttműködés csökkenti a zavart, és megkönnyíti a félreértések elkerülését.
- Elősegíti az aktív tanulást: A jegyzetelés javítja az információk feldolgozásának és megértésének módját. Emellett segít felismerni a legfontosabb pontokat és összefüggéseket, valamint fejleszti a kritikus gondolkodást.
- Útmutatóként szolgál a jövőbeli döntéshozatalhoz: A jegyzetek egy helyen rögzítik a döntéseket, a projekt előrehaladását és a csapat megbeszéléseit. Ezek értékes forrásként szolgálhatnak az új munkatársak betanításához és a korábbi stratégiák megértéséhez is.
Olvassa el még: 20 Zoom-tipp és trükk a jobb videomeetingekért
Hogyan automatizálhatja a jegyzetelést a Zoom-ban
A jegyzetelési folyamatot automatizálhatja a Zoom-fiókjához tartozó AI Companion segítségével.
Ez az AI-alapú jegyzetkészítő eszköz csatlakozik a Zoom-értekezleteihez vagy webináriumaihoz, hogy automatikusan jegyzeteket készítsen. A beszélgetést valós időben leírja, és részletes összefoglalót nyújt a megbeszélésről.
Az eszköz valós időben jelzi, ki beszél, nyomon követi a teendőket, és kiemeli a legfontosabb döntéseket.
Egyes Zoom-felhasználók azonban bonyolult beszélgetések során megkérdőjelezik ennek a pontosságát. Bár egyszerű megbeszélések esetén jól működik, az eszköz gyakran nehezen boldogul az egymást átfedő beszélgetésekkel, a szakmai kifejezések felismerésével vagy az iparág-specifikus nyelv megértésével.
Ennek eredményeként előfordulhat, hogy további időt kell fordítania a jegyzetek kijavítására, ami szinte ugyanolyan időigényes, mint azok kézzel történő, nulláról történő elkészítése.
Nem is beszélve arról, hogy a Zoom-jegyzetekben a szükséges információk felkutatása igen fáradságos folyamat. Ráadásul, ha a hasznosítható információkat fel kell használnia, platformot kell váltania, és mindent manuálisan be kell vinnie más tartalomkezelő eszközökbe.
Akkor miért ne kezdené ezzel?
A munkahelyi „mindenre kiterjedő” alkalmazásként a ClickUp a feladat-, dokumentum-, értekezlet- és tudáskezelést egyetlen, mesterséges intelligenciával támogatott, hatékony termelékenységi platformba egyesíti.
De hogyan automatizálhatja a jegyzetelést a ClickUp segítségével?
Szerencsére a ClickUp hatékonyabb, beépített mesterséges intelligencia-asszisztense, a ClickUp Brain, tökéletes megoldást kínál.
A ClickUp Zoom-integrációjával importálhatja a Zoom-értekezletek jegyzetét a ClickUpba, és a többit bízza a ClickUp Brainre. Egyetlen kattintással összefoglalja a legfontosabb pontokat, a megbeszéléseket és a teendőket. Szűkös az ideje, vagy le kell írnia egy hangfelvételt az értekezletről? Ezt is elvégzi.
Az eszköz emellett képes a hangnemét, nyelvhasználatát és kreativitási szintjét az Ön igényeihez igazítani. Akár egy globális csapat számára kell lefordítania a jegyzeteket, akár egységes írásstílust szeretne fenntartani, az eszköz az Ön igényeihez igazodik.
A ClickUp Brain a jegyzeteidet cselekvésre késztető feladatokká is alakíthatja – de erről később bővebben. Addig is nézd meg ezt a bemutató videót az AI használatáról az értekezletek jegyzetelése során.
Olvassa el még: Hogyan vezessen Zoom-értekezleteket szakértőként: tippek, trükkök és bevált gyakorlatok
Hogyan készítsen hatékony jegyzeteket a Zoom-on
A jegyzetelés nem arról szól, hogy a beszélgetés során elhangzott minden egyes szót leírjon. Képzelje el, hogy át kell néznie egy órás értekezletének oldalról oldalra írott jegyzetét! A lényeg az, hogy azonosítsa és kiemelje azokat a teendőket, amelyekkel később foglalkoznia kell.
Természetesen az AI-alapú jegyzetelés is nagy segítséget jelent ebben. Az aktív jegyzetelés azonban szintén biztosítja, hogy naprakész maradjon. Írja le és rögzítse azokat a pontokat, amelyekkel kapcsolatban a beszélgetés végén esetleg tisztázásra lesz szüksége. Vagy egyszerűen jegyezze fel azokat a kérdéseket, amelyeket később meg kell beszélnie a csapatával. Nézzük meg, hogyan teheti ezt a leghatékonyabban!
🧠 Érdekesség: Hallott már a „Zoom-fáradtságról”? Ez a hosszú videohívások által okozott kimerültséget jelenti. Fő oka a túlzott igény a közeli szemkontaktus fenntartására.
Az értekezlet előtt
Fiatal cserkészként valószínűleg gyakran hallotta a „Légy felkészülve” mondást. Az értekezletekről készített jegyzetekkel ismét ezt a mottót fogja követni.
Íme néhány tipp, amely segít felkészülni az értekezletre:
- Először gondosan nézze át az értekezlet napirendjét vagy a meghívót, hogy megértse a főbb témákat és célokat. Ha nincs ilyen, kérdezze meg a szervezőtől, mi a találkozó célja
- Készítse elő a jegyzetelő alkalmazását. Ha digitális eszközt használ, előzetesen tesztelje le, hogy elkerülje a hívás közbeni esetleges problémákat.
- Készítsen egy egyszerű sablont az értekezlet előtt, olyan szakaszokkal, mint „Napirendi pontok”, „Főbb pontok”, „Teendők” és „Kérdések”. Ez segít abban, hogy a beszélgetés során gyorsan jegyzeteljen.
- Ezután ellenőrizze a felszerelését. Győződjön meg arról, hogy a számítógépe feltöltve van, az internetkapcsolata stabil, és csendes, jól megvilágított helyen tartózkodik. Zárja be a felesleges böngészőfüleket és alkalmazásokat, hogy elkerülje a figyelemelterelést.
- Ha az értekezlet célja egy konkrét dokumentum vagy anyag megvitatása, akkor a hívás előtt nézze át azt. Töltse le vagy nyomtassa ki az összes jelentést, prezentációt vagy egyéb segédanyagot, amelyre szüksége lesz a jobb kontextus megértéséhez
- Döntse el, mit szeretne kihozni az értekezletből. Lehet, hogy a projekt aktuális állása vagy a jövőbeli tervek, de egy világos cél segít abban, hogy a megfelelő jegyzeteket készítse el.
- Végül készítse elő azokat a kérdéseket, amelyeket fel szeretne tenni, illetve azokat a témákat, amelyekről biztosan szeretné, hogy szóba kerüljenek
Az értekezlet során
Az értekezlet során készített jegyzetek hatékonysága nagyban függ attól, hogy milyen stratégiát alkalmaz. Néhány népszerű módszer:
- A Cornell-módszer (tökéletes azok számára, akik szeretik a világos szerkezetet, és később át szeretnék nézni a jegyzeteket): A jegyzeteket három részre osztva készíted el – az egyik a legfontosabb pontokra és részletekre, a másik a kulcsszavakra vagy kérdésekre, az utolsó pedig az értekezlet összefoglalására szolgál.
- A „dobozos módszer” (kiválóan alkalmas minden vizuális típusú tanuló számára): Ossza fel az oldalt dobozokra, amelyek mindegyike egy-egy témát vagy pontot jelöl, majd töltse ki őket az értekezlet előrehaladtával
- Vázlatkészítés (azok számára, akik a lépésről lépésre haladó módszert részesítik előnyben): Írja le a jegyzeteket lista formájában, a fő témákhoz címsorokat használva, és az alatti alpontokba illessze be a részleteket
De nem elég, ha van stratégiája, és mindent szó szerint leír – aktívan kell összpontosítania a hallgatásra, valamint a főbb gondolatok, feladatok és döntések rögzítésére. Használja a Zoom gyorsbillentyűit, rövidítéseit vagy szimbólumait, hogy lépést tartson a beszélgetéssel.
💡Profi tipp: Ha túl gyorsan haladnak a dolgok, ne habozzon megkérni az értekezlet összefoglalását vagy a legfontosabb pontok tisztázását.
Az értekezlet után
Az értekezlet befejezése után ideje rendszerezni és átnézni a jegyzeteket. Próbálja meg egy órán belül átnézni őket, amíg a részletek még frissek a memóriájában.
Íme egy ellenőrzőlista mindarról, amit meg kell tennie:
- Rendezze el jegyzeteit egy áttekinthető, könnyen olvasható dokumentumba
- Írja át szépen a jegyzetét, és alakítsa át a rövidítéseket teljes mondatokká
- Jelölje ki a legfontosabb pontokat, például a döntéseket, a feladatokat és a határidőket
- Használjon színeket az információk csoportosításához. Például a pirosat a határidőkhez, a zöldet pedig a feladatokhoz.
- Foglalja össze a főbb pontokat, a legfontosabb döntéseket, valamint a teendőket, a felelősségi köröket és a határidőket
- Kezelje jegyzeteit papíron, vagy használjon digitális platformot, hogy azokat projekt, dátum vagy csapat szerint rendszerezhesse, és egyértelmű neveket adjon nekik
Integrációk használata a jegyzetek hatékonyabb kezeléséhez
A jegyzetek célja, hogy áttekinthetőséget nyújtsanak. A kézi kezelés azonban gyorsan káosszá változtathatja ezt az áttekinthetőséget. Kerülje el a zavart azzal, hogy összekapcsolja az értekezleti jegyzeteket a már meglévő termelékenységi alkalmazásaival.
Természetesen elkerülheti a több platform között való váltogatás okozta kellemetlenségeket a ClickUp all-in-one termelékenységi platformjával.
📮ClickUp Insight: A szakemberek közel 40%-a úgy érzi, hogy minden megbeszélés után azonnal utánajárnia kell a teendőknek.
A ClickUp kutatása szerint bár a legtöbb ember szándékában áll a megbeszéléseken elhangzottakat megvalósítani, ezt nem sikerül megtenniük. Mi az oka? A teendők gyakran szétszórtak és nem elég áttekinthetők, mivel a jelenlegi kommunikációs csatornák az e-mail (42%) és az azonnali üzenetküldés (41%) között oszlanak meg.
A ClickUp, mint a munkához szükséges „minden egyben” alkalmazás, zökkenőmentesebbé teszi az átmenetet a megbeszélésről a cselekvésre. Egyetlen egységes platformra egyesíti az értekezleteket, jegyzeteket és feladatokat, így növelve az értekezletek hatékonyságát!
A ClickUp segítségével rendezze el jegyzeteit feladatokká
A statikus Zoom-jegyzetek hatékony munkává alakítása négy egyszerű lépésből áll.
1. lépés: Indítsa el a ClickUp Zoom-integrációját, és csatlakozzon egy előre beütemezett értekezlethez (vagy hozzon létre egy újat) közvetlenül a vonatkozó ClickUp-feladatokból.
2. lépés:
- Készítsen kézzel jegyzeteket az értekezlet során a ClickUp Notepad vagy a ClickUp Docs segítségével.
A ClickUp Notepad kiválóan alkalmas gyors jegyzetek készítésére vagy ellenőrzőlisták létrehozására. A ClickUp Docs viszont jobban megfelel a részletesebb jegyzetek készítésére, amelyek tartalmaznak napirendeket vagy projektterveket.
Ezeket a dokumentumokat könnyen szerkesztheti a ClickUp gazdag formázási eszközeivel, például fejléc, felsorolás és számozott lista, szalagcímek és táblázatok segítségével. Ezek az elemek javítják a jegyzetek olvashatóságát is. És a legjobb az egészben? Valós időben megoszthatja őket a csapatával (sőt, akár közösen is szerkeszthetik őket), így mindenki naprakész marad.
- Az értekezlet befejezése után automatikusan megkapja az értekezlet jegyzőkönyvét és felvételét (ha engedélyezve van) a feladatán belül. Akár be is állíthat egy automatizálást a ClickUp-ban, hogy értesítse az értekezlet résztvevőit, amikor ez megtörténik, így mindenki azonnal hozzáférhet az összes értekezleti anyaghoz.
Miután ez megtörtént, megkérheti a ClickUp beépített mesterséges intelligenciájú asszisztensét, a ClickUp Brain-t, hogy foglalja össze a megbeszélést, és az átiratból állapítsa meg a teendőket, anélkül, hogy az értekezlet során manuálisan kellene dokumentálnia a dolgokat.
💡 Profi tipp: Unod már, hogy kézzel kell jegyzetelned az értekezleteken? Itt az ideje, hogy kipróbáld a ClickUp AI Notetaker alkalmazást.
- Maradjon jelen az értekezleteken, miközben a rendszer automatikusan rögzíti az Ön számára a legfontosabb pontokat, döntéseket és teendőket egy áttekinthető ClickUp Doc dokumentumban.
- Az AI-alapú összefoglalók segítségével, amelyek közvetlenül szinkronizálódnak a feladataival és dokumentumaival, alakítsa át a beszélgetéseket konkrét cselekvésekké
- Az értekezleti jegyzetei azonnal strukturáltak, kereshetőek és összekapcsolódnak a munkafolyamatával
3. lépés: Most itt az ideje, hogy ClickUp-feladatokat és alfeladatokat hozzon létre, majd azokat a csapattagoknak (vagy magának) rendelje hozzá a teendők végrehajtása érdekében. Egyszerűen jelölje ki a jegyzetfüzetben vagy a Dokumentumokban azt a bejegyzést, amelyet feladattá szeretne alakítani, majd adja meg a felelős személyt és a határidőt.
A ClickUp Brain feladathoz való hozzáadásával közvetlenül a jegyzeteiből tájékozódhat a felelősségi körökről és a határidőkről. Állítson be prioritásokat, kövesse nyomon az előrehaladást, és gondoskodjon arról, hogy semmi ne maradjon ki a teendőkből.
Nagy rajongója vagyok a ClickUp-nak. A legjobb funkciója (amivel más nem rendelkezik) az, hogy az összes jegyzetedet a Docs-ban tárolhatod, és azok integrálva vannak a Feladatokkal… Így kiemelhetsz egy mondatot egy dokumentumból, majd a jobb gombbal rákattintva feladatot hozhatsz létre belőle. Ez rendkívül hasznos, amikor egy órás telefonbeszélgetésem jegyzeteit különálló feladatokká szeretném alakítani… és nem kell újra begépelnem őket, sőt, még másolni és beilleszteni sem.
Nagy rajongója vagyok a ClickUp-nak. A legjobb funkciója (amivel más nem rendelkezik) az, hogy az összes jegyzetedet a Docs-ban tárolhatod, és azok integrálva vannak a Feladatokkal… Így kiemelhetsz egy mondatot egy dokumentumból, majd a jobb gombbal rákattintva feladatot hozhatsz létre belőle. Ez rendkívül hasznos, amikor egy órás telefonbeszélgetésem jegyzeteit különálló feladatokká szeretném alakítani… és nem kell újra begépelnem őket, sőt, még másolni és beilleszteni sem.
Ha segítségre van szüksége, a ClickUp kiterjedt sablonkönyvtárában számos, minden helyzethez illeszkedő értekezletjegyzet-sablon található.
Bónusz: Nézze meg ezeket a Zoom-mémeket, hogy jót nevessen!
ClickUp-sablonok az értekezletek támogatásához
Az egyik kedvencünk a ClickUp értekezleti jegyzet-sablon. A részletes heti megbeszélésektől a napi egyeztetésekig segít rendszerezni a csapatértekezleteket, külön szakaszokkal a napirendek, a jegyzetek és a teendők számára.
Akár képeket, linkeket vagy videókat is hozzáadhat a kontextus kiegészítéséhez, hogy a beszélgetés alaposan dokumentálva legyen.
A ClickUp segítségével minden, amire az értekezletekhez és projektekhez szüksége van, egy helyen megtalálható, így mindig rendezett és produktív maradhat.
Egy másik lehetőség, amit kihasználhat, a ClickUp értekezletjegyzőkönyv-sablon. Ez segít létrehozni egy jegyzet-dashboardot aloldalak formájában minden üléshez, így semmi sem maradhat ki. A sablon tökéletes kezdőknek, így a csapat minden tagja valóban együttműködhet anélkül, hogy meg kellene küzdenie a tanulási görbével.
💡Profi tipp: Ha a munkahelyén Google Workspace-t használnak, a napirendek valószínűleg a Google Docs-ban találhatók. Kezdésként nézze meg ezeket az ingyenes napirend-sablonokat a Google Docs-hoz.
Gyakori hibák a Zoom-jegyzetelés során, és hogyan lehet elkerülni őket
Még a megfelelő eszközök és felkészülés mellett is gyakran előfordul, hogy az online hívások során olyan hibákat követünk el, amelyek közvetlenül befolyásolhatják a termelékenységet.
De ezek többsége könnyen orvosolható. Íme néhány tipikus jegyzetelési hiba és azok elkerülésének módja.
- Ha a jegyzeteket felesleges részletekkel terheli túl, az megnehezítheti azok áttekintését vagy az azok alapján történő cselekvést. Ahelyett, hogy mindent megpróbálna rögzíteni, összpontosítson a legfontosabb pontokra, döntésekre és teendőkre.
- A teendők nyomon követésének elmulasztása a hívás után gyakori probléma. Az értekezlet után azonnal tekintse át a teendőket, és ossza ki azokat a megfelelő személyeknek
- A rendezetlen, nehezen visszakereshető jegyzetek információvesztéshez és időpazarláshoz vezethetnek. Hozzon létre egy áttekinthető rendszert a jegyzetek tárolására, egyszerű mappanevekkel és következetes címkékkel.
- A többfeladatos munkavégzés rontja a jegyzetek minőségét. Ha telefonálás közben e-maileket ellenőriz, elszalaszthat fontos részleteket. Maradjon koncentrált az értekezlet során!
- Ha a jegyzeteket nem osztja meg a megfelelő személyekkel, az csökkenti azok értékét és zavart okoz. A hívás után azonnal küldje el a jegyzeteket az érintetteknek
Hagyja a jegyzetelést a ClickUp-ra!
A jó jegyzetelés elengedhetetlen ahhoz, hogy az értekezletei eredményesek legyenek, és ne maradjon ki semmi fontos. A Zoom beépített eszköze világszerte kiválóan szolgálja a csapatokat.
Ha azonban még hatékonyabb és pontosabb megoldást keres, akkor a ClickUp a megoldás.
A ClickUp nemcsak a jegyzetelésben segít, hanem összekapcsolódik a projektmenedzsment-eszközeivel is, így az alkalmazások közötti váltás nélkül azonnal feladatokká alakíthatja az értekezleti jegyzeteket. A határidők meghatározásától a feladatok kiosztásán át az előrehaladás nyomon követéséig – a ClickUp mindent elintéz.
Regisztrálj még ma egy ingyenes ClickUp-fiókra, és bízd rá projektjeid és jegyzeteid kezelését ugyanazon a munkakörnyezeten belül!