Egy olyan projekt közepén van, amely tíz különböző irányba húz. Mindenki frissítéseket kér, a prioritások naponta változnak, és lehetetlen eldönteni, mi a sürgős.
A most-következő-később ütemterv egyszerűsíti a folyamatot azáltal, hogy a munkát egyértelmű szakaszokra bontja: mi igényel most figyelmet, mi következik, és mi várhat későbbre.
Egyszerű, rugalmas és tökéletes komplex projektek tervezéséhez.
Ebben a blogban megvizsgáljuk, hogyan működik ez az ütemterv, miért hatékony, és hogyan használhatja a projekttervezés és -végrehajtás javítására. 🗂️
⏰ 60 másodperces összefoglaló
🛣️ A „Most-Következő-Később” ütemterv segít a feladatok fontossági sorrendjének megállapításában és a csapat koncentrációjának javításában.
🛣️ Javítja az alkalmazkodóképességet, az áttekinthetőséget és a stratégiai összehangoltságot.
🛣️ A ClickUp olyan eszközei, mint a Célok, Feladatok, Lista, Tábla és Idővonal nézetek egyszerűsítik a feladatkezelést.
🛣️ A rendszeres felülvizsgálat biztosítja, hogy az ütemterv releváns maradjon és összhangban legyen a célokkal.
Mi az a „Most-Következő-Később” ütemterv?
A „most-következő-később” ütemterv egy rugalmas prioritási keretrendszer, amely a feladatokat vagy projekteket három egyértelmű kategóriába sorolja: mi igényel azonnali figyelmet (most), mi következik hamarosan (következő), és mi várhat (később).
Ez egy világos, de nem merev struktúrát biztosít, így ideális azoknak a termékcsapatoknak, amelyeknek gyorsan kell alkalmazkodniuk a változó prioritásokhoz.
🔍 Tudta? A most-következő-később keretrendszer a 2000-es évek végén került kidolgozásra, és fokozatosan terjedt el különböző iparágakban.
A „Most-Következő-Később” ütemterv elemei
A projekt ütemterv megtervezése nem feltétlenül bonyolult. A most-következő-később ütemterv segít abban, hogy a legfontosabb feladatokra koncentráljon, miközben szem előtt tartja a következő lépéseket is.
Vessünk egy pillantást a működéséhez szükséges legfontosabb elemekre.
Most
A „most” szakasz az azonnali intézkedést igénylő feladatokat tartalmazza. Ezek olyan kritikus prioritások, amelyek közvetlenül befolyásolják a csapat jelenlegi céljait.
📌 Példa: A felhasználókat érintő rendszerleállás megoldása vagy a héten ígért funkció megvalósítása.
Következő
A „következő” szakasz az azonnali feladatok után következő feladatokra összpontosít. Ezek a feladatok fontosak, de nem igényelnek azonnali figyelmet.
📌 Példa: Vázlatok elkészítése egy közelgő funkcióhoz, vagy felhasználói interjúk lefolytatása visszajelzésekért.
Később
A „később” szakaszban azok a feladatok kerülnek, amelyek értékesek, de várhatnak, amíg rendelkezésre állnak a szükséges erőforrások. Ezek közé általában a hosszú távú célok vagy a még nem teljesen kidolgozott ötletek tartoznak.
📌 Példa: Kutatás a harmadik féltől származó eszközökkel való lehetséges integrációkról, vagy új tervezési koncepciók feltárása a jövőbeli termékkiadásokhoz.
💡 Profi tipp: A most-következő-később ütemtervre való áttéréshez szükség lehet a termékmenedzsment nyelvének módosítására és az érdekelt felek oktatására. Segítsen a vonakodó csapattagoknak megérteni az előnyeit egy prezentáció vagy képzési modul segítségével.
A „Most-Következő-Később” ütemterv használatának előnyei
Az üzleti feladatok és projektek kezelése során nagy jelentősége van annak, hogy világos képet kapjunk arról, mit kell tenni és mikor. A „Most-Következő-Később” ütemterv egy olyan módszert kínál a feladatok lebontására, amely mindenki számára segít a terv betartásában.
Nézzük meg, miért működik ez olyan jól. 🎯
Alkalmazkodóképesség és rugalmasság
A most-következő-később ütemterv egyik legnagyobb előnye a rugalmassága. Lehetővé teszi a csapatok számára, hogy új információk megjelenésekor vagy a projekt előrehaladtával könnyedén módosítsák a prioritásokat.
A „most” szakaszban szereplő feladatok gyorsan áthelyezhetők a „következő” vagy „később” szakaszba, ha sürgős problémák merülnek fel, például egy utolsó pillanatban felmerült hiba vagy egy sürgős ügyfélkérés.
📌 Példa: Ha egy sprint során egy magas prioritású biztonsági frissítés érkezik, a csapat áthelyezheti azt a „most” szakaszba, és megoldhatja a problémát anélkül, hogy megzavarná a projekt általános folyamatát.
Különböző bizonyossági szintek
Nem minden feladat egyformán egyértelmű vagy sürgős. A „most-következő-később” ütemterv lehetővé teszi a csapatok számára, hogy a munkát annak bizonyosság vagy meghatározottság alapján kategorizálják.
A „most” fázisban lévő feladatok jól meghatározottak és azonnali figyelmet igényelnek. Ugyanakkor a „következő” és „később” fázisban lévő feladatok még további stratégiai tervezést, kutatást vagy visszajelzést igényelhetnek, mielőtt teljes mértékben végrehajthatók lennének.
📌 Példa: A tervezőcsapat a „most” szakaszban a kiemelt fontosságú felhasználói felület-változtatásokat finomítja. A „következő” szakaszban a csapat tagjainak visszajelzésére várva wireframe-eket készítenek egy hamarosan megjelenő műszerfal-funkcióhoz.
Egyértelműség és koncentráció
A közvetlen, közelgő és jövőbeli feladatok egyértelmű kategóriáival a csapat tagjai a sürgős feladatokra koncentrálhatnak. Az ütemterv kiküszöböli a több funkció prioritásának egyidejű kezelésével járó bizonytalanságot, és biztosítja, hogy mindenki tudja, mi szerepel a feladatlistáján.
📌 Példa: A termékcsapat a „most” szakaszban egy jelentős frissítést zárhat le, miközben a „következő” szakaszban egy funkció fejlesztésére készül, így minden fázis szervezetten zajlik.
Stratégiai összehangolás
A most-következő-később ütemterv segít a csapatoknak összehangolni napi feladataikat a hosszú távú stratégiai célokkal.
Ez biztosítja, hogy a sürgős feladatok ne árnyékolják be a fontos hosszú távú célokat. Ez a stratégiai összehangolás garantálja, hogy minden feladat, legyen az nem tervezett vagy jövőbe mutató, hozzájáruljon az általános vízióhoz.
📌 Példa: Az ügyfélszolgálati csapat a „most” fázisban a kritikus, eskalált jegyeket oldja meg, míg a „később” fázisban a tudásbázis frissítését tervezi, hogy proaktívabban tudjon reagálni az ismétlődő ügyfélproblémákra.
🔍 Tudta? A most-következő-később keretrendszer segít a csapatoknak alkalmazkodni a változó üzleti és ügyféligényekhez. Ez azért van, mert a módszer nem írja elő szigorúan a kiadási dátumokat vagy sorrendeket, így a csapatok a változó körülményekhez igazodva tudnak reagálni.
📖 Olvassa el még: Mi az agilis kiadás-tervezés? [Példák és sablonok]
A „Most-Következő-Később” ütemterv megvalósítása
A most-következő-később ütemterv létrehozása elengedhetetlen a koncentráció fenntartásához, de több csapat és számtalan feladat kezelése kihívást jelenthet.
Itt jön be a ClickUp. 🤩
A munkához szükséges minden funkciót magában foglaló ClickUp for Product Teams alkalmazás központi platformot biztosít az ütemterv megtervezéséhez, kezeléséhez és nyomon követéséhez.
Fedezzük fel, hogyan lehet hatékony „most-következő-később” ütemtervet készíteni és megvalósítani a ClickUp segítségével.
1. Határozza meg céljait és azonosítsa a legfontosabb kezdeményezéseket
A sikeres ütemterv elkészítésének első lépése a célok meghatározása.
Kezdje azzal, hogy meghatározza, mit szeretne elérni, például új termékfunkció bevezetését, a felhasználói élmény javítását vagy az ügyfélszolgálat fejlesztését. Ezeknek a céloknak összhangban kell lenniük az általános üzleti céljaival.
Miután meghatároztad őket, bontsd őket olyan alapvető kezdeményezésekre, amelyekre a csapatod összpontosíthat.
A ClickUp Goals egy kiváló stratégiai tervezési eszköz, amelynek segítségével nagyobb célokat tűzhet ki, és azokat kisebb, könnyebben kezelhető célokra bonthatja. Lehetővé teszi konkrét, mérhető célok, feladatok, mérföldkövek és számszerű eredmények létrehozását, valamint a valós idejű előrehaladás nyomon követését.
Ezenkívül csoportosíthatja a kapcsolódó célokat és létrehozhat feladatfüggőségeket, hogy egyensúlyt teremtsen a különböző bizonyossági vagy sürgősségi szintű feladatok között.
📌 Példa: Ha a célja az ügyfélmegtartás javítása, akkor megfogalmazhat egy célt: „Az ügyfélmegtartási arány 10%-kal történő növelése az első negyedévben”. Ezután bontsa ezt a célt olyan kezdeményezésekre, mint „Új funkció bevezetése” vagy „Az onboarding folyamat átalakítása”.
A ClickUp Goals segít minden egyes részleg tagjának a valóban fontos dolgokra koncentrálni, ami kritikus fontosságú az új termék bevezetésekor.
A ClickUp Goals segít minden egyes részleg tagjának a valóban fontos dolgokra koncentrálni, ami kritikus fontosságú az új termék bevezetésekor.
💡 Profi tipp: Vegyen fel egy „Stratégiai vízió” oszlopot vagy negyedéves ellenőrzési pontokat a termék ütemtervébe, hogy összehangolja jelenlegi és jövőbeli hosszú távú stratégiáit.
2. Az útiterv alkalmazása
Miután meghatározta céljait és kezdeményezéseit, alkalmazhatja a most, később és később ütemtervet.
Rendezze a feladatokat a megfelelő fázisokba, ügyelve arra, hogy azok összhangban legyenek az átfogó stratégiai elképzeléssel. Ebben a szakaszban összpontosítson a következőkre:
- Prioritások: Koncentráljon arra, ami jelenleg azonnali figyelmet igényel, miközben megtervezi a következő lépéseket és a hosszú távú célokat.
- Végrehajtás: Győződjön meg arról, hogy a meglévő erőforrásokkal összhangban lévő feladatokat és tevékenységeket rangsorolja.
- Rugalmasság: Tartsa az ütemtervet rugalmasnak, hogy a prioritások változásával és új ismeretek megjelenésével módosíthassa azt.
A ClickUp feladatok alapját képezik a projekt ütemtervének kezeléséhez.
Tegyük fel, hogy új terméket dob piacra. Az ütemtervet feloszthatja különböző részlegekre, például kutatás, tervezés, tesztelés és bevezetés előkészítése.
Miután elkészítette a kategóriákat, létrehozhat feladatok mindegyikhez.
📌 Példa: A „Kutatás” kategória feladatai a következőket tartalmazhatják:
- Most: Gyűjtsön alapvető adatokat, pótolja a sürgős ismerethiányokat, és konzultáljon a terület szakértőivel.
- Következő lépés: Végezzen versenyképességi elemzést, felhasználói interjúkat vagy felméréseket, valamint piaci trendelemzést.
- Később: Kutassa fel a terület új innovációit, a hosszú távú jövőképeket, a skálázhatósági tanulmányokat és a jövőbeli projektek megvalósíthatóságát.
A ClickUp nézetek tökéletes módszerek a prioritások vizualizálására. Minden nézet egyedi módszert kínál a feladatok szervezésére és nyomon követésére.
ClickUp lista nézet
A ClickUp List View ideális azoknak a csapatoknak, akik egyszerű, lineáris elrendezést preferálnak. Feladatok listáját hozza létre, és azokat egyéni kategóriákba rendezi. Szükség esetén egyszerű drag-and-drop felület segítségével mozgathatja őket.
Ráadásul egy pillanat alatt megmutatja a megbízottakat, a határidőket és a feladatok leírását, így biztosítva az áttekinthetőséget.
ClickUp táblázatos nézet
Ha csapata inkább a vizuális megközelítést részesíti előnyben, akkor a ClickUp táblázatos nézet a megfelelő választás. A Kanban tábláról ihletett táblázat oszlopai az útiterv egyes fázisait jelzik. A prioritások változásával a feladatokat egyszerűen áthúzhatja egyik fázisból a másikba.
ClickUp idővonal nézet
A ClickUp idővonal nézet segítségével madártávlatból tekinthet át a feladatokra az idő függvényében. Ez a nézet tökéletes azoknak a csapatoknak, amelyeknek konkrét kezdési és befejezési dátummal rendelkező projekteket kell tervezniük.
A feladatok kezdő és befejezési dátumának megadásával térképezheti fel a feladatokat, ami segít egy világos eseménysorozat létrehozásában.
📌 Példa: Tegyük fel, hogy három hónap múlva el kell indítania egy új funkciót. Ebben az esetben a projekt ütemtervébe beillesztheti az olyan feladatokat, mint „Háttérinfrastruktúra kiépítése” (Most), „Felhasználói felület tervezése” (Következő) és „Funkció tesztelése” (Később), hogy hatékonyan vizualizálja az ütemtervet.
3. A feladatok és tevékenységek fontossági sorrendbe állítása
Miután a feladatokat a megfelelő fázisokba sorolta, itt az ideje meghatározni a végrehajtás sorrendjét az egyes fázisokon belül. A hatékony prioritás meghatározás biztosítja, hogy csapata először a legfontosabb feladatokat oldja meg, hatékonyan kihasználva az erőforrásokat és az időt.
Adjon meg konkrét részleteket az összes feladathoz a ClickUp-ban. Minden feladat tartalmazhat olyan részleteket, mint a határidők, a sürgősség és a hatások, a kijelölt csapattagok és a haladásról szóló frissítések, így mindenki tisztában lesz azzal, hogy mit kell tenni.
💡Profi tipp: Feltétlenül adjon hozzá feladatleírást, amelyben felvázolja a feladat célját, a várt eredményeket és azt, hogy hogyan járul hozzá az általános cél eléréséhez.
Miután felvázolta a feladatokat, a ClickUp Task Dependencies segítségével beállíthatja a köztük lévő kapcsolatokat. Így megadhatja, hogy bizonyos jövőbeli feladatok csak akkor kezdődhetnek el, ha mások már befejeződtek.
Tegyük fel, hogy az IT-ütemterve tartalmaz egy olyan feladatot, mint „Interjú az érdekelt felekkel a teljesítményproblémák azonosítása érdekében” (Most), és egy követő feladatot, mint „A visszajelzések elemzése az infrastruktúra-frissítések prioritásainak meghatározása érdekében” (Következő).
Beállíthatja a projekt függőségeit úgy, hogy az „Interjú eredmények elemzése” feladat csak az interjúfolyamat befejezése után induljon el.
A ClickUp Automations segítségével könnyedén racionalizálhatja az ismétlődő feladatokat. Létrehozhat automatizálási szabályokat, amelyek bizonyos műveleteket indítanak el, például feladatok kiosztását, a csapat tagjainak értesítését vagy a feladatok fázisok közötti áthelyezését.
Az automatizálás időt takarít meg és csökkenti a manuális munkát, így a projektmenedzsment még hatékonyabbá válik.
Állítson be egy automatizálást, amely értesíti a csapatot, amikor egy feladat a „Következő” oszlopból a „Most” oszlopba kerül, így mindenki naprakész marad. Automatizálhatja a feladatok kiosztását is, így amikor egy feladat a „Most” oszlopba kerül, automatikusan a megfelelő csapattaghoz kerül kiosztásra.
💡 Profi tipp: A keretrendszer elkészítése néhány ülésbe telhet, különösen, ha ügyfél-visszajelzésekre is szükség van. Hasznos lehet, ha a termék ütemterv egyes részeit előre kitölti példákkal vagy kérdésekre adott válaszokkal.
Ha sablont keres, amellyel gyorsan elindulhat, próbálja ki a ClickUp projekt ütemterv sablont.
A marketingkampányoktól az agilis fejlesztésig és az eseménytervezésig, a sablont az Ön egyedi igényeihez igazíthatja. Nyomon követheti a közelgő funkciók kiadási tervének előrehaladását, stratégiát dolgozhat ki és rangsorolhatja az egyes kiadásokat a visszajelzések alapján, valamint együttműködhet az összes érintett belső csapattal.
Tegyük fel, hogy csapata egy új alkalmazás termék-backlogját kezeli. A sablon segítségével hatékonyan szervezheti és rangsorolhatja a feladatokat.
Az ütemtervben csoportosítsa a hátralévő feladatokat „Most”, „Következő” és „Később” kategóriákba. Például:
- Most: Kritikus hibák kijavítása és alapvető funkciók, például a felhasználói hitelesítés bevezetése
- Következő: Sötét mód opció fejlesztése és közösségi megosztási funkciók hozzáadása
- Később: AI-alapú ajánlások feltárása és a nyelvi támogatás bővítése
4. Rendszeresen felülvizsgálja és módosítsa
Ahhoz, hogy az ütemterve dinamikus maradjon, elengedhetetlen, hogy rendszeresen felülvizsgálja az előrehaladást, és a visszajelzések alapján módosítsa azt. Ez segít abban, hogy a változó prioritások, a váratlan kihívások és az új lehetőségek ellenére is a terv szerint haladjon.
Íme néhány intézkedés, amelyet beépíthet:
- Folyamatos figyelemmel kísérés a teljesítési arányok, az akadályok és a változó ütemtervek tekintetében
- Visszacsatolási ciklusok az érdekelt felek és a csapat tagjai véleményének összegyűjtésére
- Értékelje újra a prioritásokat, és alkalmazkodjon a változásokhoz az új piaci trendek, az ügyfelek visszajelzései vagy az erőforrás-korlátok alapján.
Hogy ezek az információk és visszajelzések egységesek maradjanak, a ClickUp egy megbízható eszközt kínál: a ClickUp Chat-et! 🤩
A csevegés egyesíti a beszélgetéseket és a munkamenedzsmentet, biztosítva, hogy a kritikus információk mindig elérhetők legyenek. Minden beszélgetése, feladata, visszajelzése, kutatása és projektje egy helyen összpontosul, így nem marad le fontos frissítésekről.
A beszélgetéseket a megfelelő feladatokhoz kapcsolja, hogy megőrizze a kontextust és az egyértelműséget. Ha például egy konkrét feladatot, például az „Új funkció bevezetése” kezdeményezést vitatja meg, akkor a csevegést a feladathoz kapcsolhatja, így könnyen visszatérhet a kapcsolódó megbeszélésekhez és döntésekhez.
Íme néhány további funkciója:
- Szinkronizált szálak: Tartsa konzisztensnek a beszélgetési szálakat a Csevegés és a Feladatok között.
- Bejegyzések: Készítsen hosszú formátumú tartalmakat, például frissítéseket vagy bejelentéseket közvetlenül a csevegési szálakban.
- Csapattagok profiljai és ütemezés: Tekintse meg csapattársai prioritásait és foglaljon megbeszéléseket anélkül, hogy elhagyná a csevegő felületet.
- AI-alapú funkciók: Használja az AI-t, hogy rövid összefoglalók segítségével pótolja a kihagyott beszélgetéseket, és közvetlenül az üzenetekből hozzon létre teendőket.
Például, amikor megkezdi a munkanapját, használja az AI CatchUp funkciót, hogy gyorsan felzárkózzon az elmulasztott fontos beszélgetésekhez. Ez összefogja a legfontosabb témákat és teendőket, így nem kell átnéznie az egyes üzeneteket.
Ezenkívül a ClickUp Assign Comments funkció javítja az együttműködést és biztosítja, hogy mindenki naprakész legyen a feladatokkal és a visszajelzésekkel kapcsolatban. A Tasks alkalmazásban konkrét megjegyzéseket rendelhet a csapat tagjaihoz, és az @mentions funkcióval értesítheti őket, ha szükség van a véleményükre vagy beavatkozásukra.
🤝 Barátkozó emlékeztető: Vegye figyelembe az ügyfelek igényeit és a piackutatás eredményeit a tervezés és a prioritások kezelésének folyamatában. Rendszeresen vizsgálja felül az ügyféladatokat, és igazítsa az ütemtervet a problémás pontok alapján, hogy elkerülje a piaci igényekkel való eltérést.
A terv használatának legjobb gyakorlata
Az ütemterv elkészítése csak a kezdet – a sikerét az határozza meg, hogyan használja. Nézzünk meg néhány bevált módszert, hogy a legtöbbet hozhassa ki belőle. 👀
✅ Összpontosítson az eredményekre
Kezdje a céllal a szem előtt tartva.
Határozza meg egyértelműen, mit szeretne elérni, és gondoskodjon arról, hogy minden feladat és mérföldkő összhangban legyen ezekkel a célokkal. Ez a megközelítés segít a csapatnak az eredményekre koncentrálni, ahelyett, hogy kevésbé hatékony tevékenységek elterelnék a figyelmüket.
Rendszeresen ellenőrizze az előrehaladást, hogy megbizonyosodjon arról, hogy jó úton halad a céljai elérése felé.
✅ Kommunikáljon világosan
Az útiterv csak annyira hatékony, amennyire hatékony a kommunikációja. Használjon tömör nyelvet, vizuális elemeket és rendszeres frissítéseket, hogy mindenki tájékozott legyen.
Ossza meg az ütemtervet minden érdekelt féllel, és ösztönözze őket visszajelzésekre, hogy a kihívásokat időben leküzdhessék és a potenciális problémákat mielőbb megoldhassák. Ez biztosítja a csapatok közötti összhangot és minimalizálja a félreértéseket.
✅ Tartsa egyszerűnek
Az egyszerűség a kulcsa a sikeres most-következő-később ütemterveknek. Ne engedjen a kísértésnek, hogy minden részletet belevegyen – összpontosítson a magas szintű prioritásokra és a legfontosabb eredményekre.
A racionalizált ütemterv könnyebben frissíthető, megosztható és követhető, így mindenki számára könnyebben megvalósítható.
✅ Használjon témákra épülő tervezést
Szervezze meg az ütemtervét konkrét témák vagy célok köré. Ez segít létrehozni egy logikus struktúrát, amely összekapcsolja a feladatokat a tágabb célokkal.
Például egy marketing ütemterv olyan témákra összpontosíthat, mint a márkaismertség, a potenciális ügyfelek megszerzése vagy az ügyfélmegtartás.
📖 Olvassa el még: 15 termékmenedzsment KPI és mutató, amelyet érdemes nyomon követni
A ClickUp segítségével mostantól prioritásként kezelheti a projekt sikerét
A munkák fontossági sorrendjének megállapítása nem feltétlenül találgatás.
A „Most-Következő-Később” ütemterv egy egyszerű módszer a koncentráció fenntartására és a csapat összehangoltságának megőrzésére. A célok kezelhető feladatokra bontása segít a sürgős feladatok elvégzésében, miközben szem előtt tarthatja a nagyobb képet is.
A ClickUp, egy hatékony projektmenedzsment eszköz, egyszerűvé és hatékonnyá teszi ennek a keretrendszernek a megvalósítását. Intuitív eszközei – mint például a ClickUp Goals, Tasks, List, Board és Timeline Views – segítenek a feladatok vizuális szervezésében és a haladás könnyed nyomon követésében.
Adjon hozzá automatizálási és együttműködési funkciókat, mint például a ClickUp Chat, és máris megvan minden, amire szüksége van ahhoz, hogy könnyedén kézben tartsa a prioritásait.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra!