Egymást követő megbeszéléseket és egyre növekvő teendőlistát kell összehangolnia. Az idő szűkös, ezért egyszerűbbé kell tennie az ütemezést.
Így hát intelligens ütemezési szoftverhez fordul.
Kutatások szerint a vezetők 40%-a hetente több mint 15 órát tölt megbeszéléseken. Ezért a tervezési folyamat optimalizálása elengedhetetlen ahhoz, hogy a megbeszélések hatékonyak legyenek, és Ön hatékonyan használja ki az időt.
Mondani sem kell, hogy a találkozóütemező szoftverek elengedhetetlenek azoknak a szakembereknek, akik szeretnék racionalizálni naptárkezelésüket.
Ebben a cikkben két népszerű naptáralkalmazást hasonlítunk össze: a Microsoft Bookings és a Calendly alkalmazásokat. Emellett bemutatunk egy alternatív eszközt is, amellyel könnyedén ütemezhet találkozókat.
Mi az a Microsoft Bookings?
A Microsoft Bookings egy felhasználóbarát időpont-ütemező eszköz, amely integrálva van a Microsoft 365 ökoszisztémába. Egyszerűsíti az időpontok és találkozók lefoglalását, így a vállalkozások és a csapatok könnyebben tudják hatékonyan kezelni projektnaptáraikat.
A Microsoft Bookings funkciói
Ha már használja a Microsoft Office eszközeit, például az Outlookot, a Teamst és a OneDrive-ot, a Bookings zökkenőmentesen integrálódik ezekkel az alkalmazásokkal, javítva az ütemezési élményt. Nézzük meg, milyen kiemelkedő funkciókat kínál ez az online naptár:
1. funkció: Automatikus e-mailes emlékeztetők és nyomon követések
A Microsoft Bookings testreszabható e-mailes emlékeztetőivel egyszerűsíti a találkozók kezelését. Ezeket úgy állíthatja be, hogy a találkozó előtt 15 perccel és két héttel között bármikor elküldje őket, így biztosítva a megfelelő időben történő kommunikációt az ügyfelekkel.
A konfigurálás után a Bookings automatikusan emlékeztetőket küld, így az ügyfelek mindig tájékozottak maradnak a közelgő foglalásaikról.
A Microsoft Bookings automatikus e-mailes nyomon követést is kínál. Ezeket az e-maileket úgy alakíthatja ki, hogy visszajelzést kérjen egy találkozó után, vagy emlékeztesse az ügyfeleket a következő találkozó ütemezésére.
2. funkció: Megosztott foglalások
A Microsoft Bookings megosztott foglalások funkciója lehetővé teszi, hogy több csapattag is kezelje a találkozókat egy egységes rendszerben. Ez a funkció ideális azoknak a szervezeteknek, ahol az ügyfelekkel közvetlenül kapcsolatba kerülő munkakörök rugalmasságot igényelnek az ütemezésben.
A csapatok könnyedén összehangolhatják a rendelkezésre állást a megosztott naptárak segítségével, így biztosítva, hogy az ügyfelek időben megkapják a szolgáltatást, anélkül, hogy az ütemtervek átfedésbe kerülnének.
A rendszer támogatja a valós idejű rendelkezésre állás nyomon követését, ami segít elkerülni a kettős foglalásokat és javítja az ügyfélélményt.
3. funkció: Pufferidő beállítása
Egyes találkozókhoz extra időre lehet szükség a felkészüléshez, a takarításhoz vagy az ügyfelek közötti utazáshoz. Ennek figyelembevétele érdekében a Microsoft Bookings egy pufferidő funkciót kínál, amely lehetővé teszi, hogy időt szánjon a találkozók előtt, után vagy mindkettő előtt.
Ez biztosítja a találkozók közötti zökkenőmentes átmenetet és megakadályozza a felesleges késéseket az ügyfelek számára. A pufferidők a Bookings szolgáltatás részletei oldalon konfigurálhatók.
A Microsoft Bookings árai
- Microsoft 365 Business Basic: 7,20 USD/felhasználó/hónap
- Microsoft 365 Apps for Business: 9,90 USD/felhasználó/hónap
- Microsoft 365 Business Standard: 15 USD/felhasználó/hónap
- Microsoft 365 Business Premium: 26,40 USD/felhasználó/hónap
Jogi nyilatkozat: Felhívjuk figyelmét, hogy a Microsoft Bookings csak a Microsoft 365 csomag részeként érhető el, önálló eszközként nem. Ezért az ár a csomagra vonatkozik. *
Mi az a Calendly?
A Calendly egy népszerű ütemezési eszköz, amely rugalmas funkcióiról ismert. Az eszköz lehetővé teszi, hogy eldöntse, hány találkozót szeretne ütemezni naponta, és testreszabhatja a kínált találkozók típusait.
Akár szabadúszó vagy kisvállalkozás tulajdonosaként konzultációkat ütemez, akár toborzóként interjúkat szervez, akár csapatvezetőként csoportos eseményeket szervez, a Calendly egyszerűsíti a folyamatot.
Ez különösen hasznos, ha több résztvevő között kell összehangolni egy közös naptárat.
A találkozók ütemezésének folyamata intuitív. A Calendly segít személyre szabott foglalási oldalt létrehozni, szinkronizálni azt a naptárával, és automatikusan felismerni az időzónáját. A beállítás után egyszerűen csak hozzáadja a rendelkezésre álló időpontokat, és máris megoszthatja a linket e-mailben vagy SMS-ben.
A meghívottak kiválaszthatják a számukra legmegfelelőbb időpontot, a Calendly pedig automatikusan megerősíti a találkozót, és hozzáadja mindenki naptárához.
A Calendly funkciói
Íme néhány a Calendly legnépszerűbb funkciói közül:
1. funkció: Testreszabható eseménytípusok
A Calendly lehetővé teszi, hogy igényeinek megfelelően különböző típusú eseményeket hozzon létre. Az ingyenes csomag egyéni találkozókat támogat, míg a fizetős csomagok további funkciókat is kínálnak, például csoportos, kollektív vagy körbejáró találkozókat.
Emellett kezelheti a naponta lefoglalt találkozók számát, és beállíthatja a szüneteket a találkozók között, hogy elkerülje a egymást követő találkozókat.
2. funkció: Automatikus értesítések
A Calendly megerősítő oldalt küld Önnek és meghívottjainak, amikor ők/Ön megbeszélést ütemeznek. Ezenkívül automatikus emlékeztetőket küld e-mailben vagy SMS-ben a megbeszélés előtt, így segítve a meg nem jelenések számának csökkentését.
A személyre szabott élmény érdekében testreszabhatja az emlékeztetőket, és a találkozó után nyomonkövetési üzeneteket küldhet.
3. funkció: Időmegtakarító útvonaltervező űrlapok
A Calendly testreszabható irányítási űrlapokat kínál, amelyek az ügyfelek válasza alapján a megfelelő típusú találkozóra vagy a megfelelő személyhez irányítják őket, minimalizálva ezzel a manuális beavatkozás szükségességét.
4. funkció: Robusztus biztonsági funkciók
A Calendly vállalati szintű biztonsági megoldásokkal védi az adatait, beleértve a felhőalapú tárhelyet, a tűzfalakat és a titkosítást. Megfelel a különböző adatvédelmi előírásoknak, így biztosítva az adatok biztonságát.
A Calendly árai
- Ingyenes
- Standard: 12 USD/felhasználó/hónap
- Csapatok: 20 USD/felhasználó/hónap
- Vállalati: 15 000 USD/évtől
Olvassa el még: A 10 legjobb Calendly alternatíva és versenytárs
Microsoft Bookings és Calendly: funkciók összehasonlítása
Vessünk egy pillantást a Calendly és a Microsoft Bookings részletes összehasonlítására, különös tekintettel a legfontosabb funkciókra, képességekre és árakra:
| Funkció/Csomag | Microsoft Bookings | Calendly |
| Ütemezési típusok | Online időpontfoglalás, szolgáltatásalapú | Korlátlan 1-1 (ingyenes), többféle típus |
| Integráció | Microsoft 365 alkalmazások | Több mint 100 integráció (Zoom, Stripe stb.) |
| Felhasználókezelés | Akár 300 felhasználó | Alapvető és haladó funkciók |
| Mobil hozzáférés | Mobilalkalmazás | Mobilalkalmazás és böngészőbővítmény |
| Speciális funkciók | Fejlett biztonság, Teams | Jelentések, automatizálás (Teams/Enterprise) |
| Próbaverzió elérhetősége | Egy hónapos ingyenes próba | Ingyenes alapcsomag, prémium próbaverzió |
Most, hogy tudjuk, hogyan viszonyulnak egymáshoz a két eszköz, melyiket válassza az Ön igényeinek megfelelően? Ez attól függ, hogy mi a legfontosabb Önnek.
1. funkció: Könnyű használat
A Microsoft Bookings zökkenőmentesen integrálódik a Microsoft 365 termékekkel, így az Outlookot e-mail és naptárkezelésre használó felhasználók számára zökkenőmentes élményt nyújt.
A beállítás azonban zavarosnak és nem intuitívnak tűnhet azok számára, akik nem tartoznak a Microsoft ökoszisztémájához. A platformon való navigálás is bonyolult lehet, mivel nagymértékben támaszkodik a Microsoft-specifikus folyamatokra.
A Calendly ezzel szemben tiszta, modern felületéről és könnyen követhető beállítási folyamatáról ismert. Intuitív kialakítása és testreszabható beállításai zökkenőmentes felhasználói élményt biztosítanak, még azok számára is, akik nem ágyazódtak mélyen egy adott ökoszisztémába.
A különböző platformok, például a Google, a Microsoft és az Apple több naptárának összekapcsolása rugalmasságában előnyt jelent a Calendly számára.
🏆 Győztes: A Calendly felhasználóbarátabb felülettel és platformok közötti naptárintegrációval tűnik ki, míg a Microsoft Bookings azoknak a legalkalmasabb, akik már használják a Microsoft 365-öt.
2. funkció: Integrációs lehetőségek
A Microsoft Bookings zökkenőmentesen integrálódik a Microsoft eszközkészletébe, beleértve a Teams, az Outlook és az OneDrive alkalmazásokat, ami ideális azoknak a vállalkozásoknak, amelyek már használják a Microsoft 365-öt.
Azonban a harmadik féltől származó alkalmazásokkal való integrációja korlátozottabb, mint más eszközöké.
A Calendly több mint 100 integrációt kínál más online értekezleteszközökkel, például a Zoommal, a Google Naptárral és másokkal, így sokoldalú választás azoknak a vállalkozásoknak, amelyek a Microsoft 365-ön kívüli eszközöket is használnak.
🏆 Győztes: Annak ellenére, hogy a Calendly nyilvánvalóan több integrációs lehetőséget kínál, ez valóban az Ön konkrét igényeitől függ. Ha már befektetett a Microsoft 365-be, a Bookings egyszerűbb felhasználói élményt kínál. A Calendly kiterjedt integrációs lehetőségei azonban jobban megfelelhetnek azoknak a vállalkozásoknak, amelyek szélesebb körű eszközöket használnak.
3. funkció: Megfizethetőség
Az árak tekintetében a Microsoft Bookings egyértelműen kiemelkedik megfizethetőségével. A Microsoft 365 ökoszisztémában havi 7,20 dollártól kezdődő áron kiváló értéket kínál, mivel hozzáférést kap a Teams, OneDrive, Outlook, Word, Excel és PowerPoint alkalmazásokhoz is.
A Calendly ára havi 12 dollár/felhasználó a standard csomagok esetében, és havi 20 dollár/felhasználó a csapatcsomagok esetében. Bár ez nagyobb csapatok számára jelentős befektetést jelenthet, a szolgáltatás nagy rugalmasságot és könnyű használhatóságot kínál.
🏆 Győztes: Ismét ez teljes mértékben az Ön egyedi igényeitől függ.
A Microsoft Bookings költséghatékonyabb megoldást kínál azoknak a vállalkozásoknak, amelyek már használnak Microsoft termékeket. A Calendly azonban jobban megfelelhet kisebb vállalkozásoknak vagy induló cégeknek, amelyek az ökoszisztéma integrációja helyett a könnyű használhatóságot tartják fontosabbnak.
Microsoft Bookings és Calendly összehasonlítása a Redditen
A Reddit segítségével megnéztük, mit gondolnak az emberek a két termékről és azok kínálatáról, és a vélemények mindkét táborban meglehetősen megosztottak voltak.
Például egy Reddit-felhasználó hosszasan írt a Calendly használatával kapcsolatos pozitív tapasztalatairól:
Őszintén szólva, szerintem a Calendly az egyik legjobb, ha nem a legjobb termék a piacon manapság. A szervezetem fizető felhasználókat foglalkoztat, és még 10-15 dollár/hó áron is megéri, mert a találkozó előtt és után (vagy anélkül) automatizálhatók a munkafolyamatok.
Őszintén szólva, szerintem a Calendly az egyik legjobb, ha nem a legjobb termék a piacon manapság. A szervezetem fizető felhasználókat foglalkoztat, és még 10-15 dollár/hó áron is megéri, mert a találkozó előtt és után (vagy anélkül) automatizálhatja a munkafolyamatokat.
Más Reddit-felhasználók azonban a Microsoft Bookings mellett érveltek, és egy másik felhasználó arról beszélt, hogy a platform milyen nagy segítséget nyújtott nekik:
Sikeresen bevezettük a Microsoft Bookings alkalmazást az állásinterjúk ütemezésére, ezzel racionalizálva a folyamatot az egész szervezetben. Ez az eszköz könnyedén összehangolja az összes interjúztató rendelkezésre állását. Minden toborzási ciklushoz új példányokat hozunk létre. Az eredmény? Jelentős csökkenés az adminisztratív költségekben, a hatékonyság növelése és az interjúütemények koordinációjának egyszerűsítése. 👍🏼
Sikeresen bevezettük a Microsoft Bookings alkalmazást az állásinterjúk ütemezésére, ezzel racionalizálva a folyamatot az egész szervezetben. Ez az eszköz könnyedén összehangolja az összes interjúztató rendelkezésre állását. Minden toborzási ciklushoz új példányokat hozunk létre. Az eredmény? Jelentős csökkenés az adminisztratív költségekben, a hatékonyság növelése és az interjúütemények koordinációjának egyszerűsítése. 👍🏼
Bár mindkét eszköznek megvoltak a támogatói, mindenki egyetértett abban, hogy túl sok találkozó ütemezése – függetlenül az eszköztől – mindig szörnyű dolog.
De azoknak a napoknak, amikor egyszerűen nem lehet elkerülni, hogy egymás után több megbeszélést is beütemezzen, sem a Microsoft Bookings, sem a Calendly nem biztos, hogy megfelel az Ön igényeinek. De ne aggódjon, erre is van megoldás!
Ismerje meg a ClickUp-ot – a Microsoft Bookings és a Calendly legjobb alternatíváját
A találkozók ütemezését illetően a Microsoft Bookings és a Calendly népszerű választások.
Ha azonban olyan ütemezési eszközt keres, amely nem csak a találkozók kezelésére alkalmas, akkor a ClickUp lehet a legjobb választás.
A ClickUp egy projektmenedzsment eszköz, amely feladatütemező szoftverként is használható. Lehetővé teszi a csapatok számára, hogy egy helyen kezeljék a feladatokat, a határidőket és a találkozókat.
Akár ügyfélmegbeszéléseket kezel, csapatával egyeztet, vagy személyes feladatait szervezi, a ClickUp átfogó megoldást kínál, amely jobb, mint a Microsoft Bookings és a Calendly.
Íme néhány további előny, amelynek köszönhetően a ClickUp kiemelkedik a versenytársak közül:
ClickUp első számú előnye: Naptár nézet
A ClickUp Calendar View zökkenőmentes integrációt tesz lehetővé olyan eszközökkel, mint a Google Calendar vagy a Microsoft Outlook. Tökéletes azok számára, akik sokoldalú megoldást keresnek a feladatok, határidők és találkozók egy helyen történő kezeléséhez.
A ClickUp Calendar View számos funkciót kínál, többek között:
- Testreszabható nézetek: Váltson napi, heti, havi vagy egyéni nézetek között.
- Feladatütemények: A feladatütemények segítségével könnyedén kezelheti és módosíthatja a projekt fázisait.
- Egyszerű ütemezés: Feladatok drag-and-drop ütemezése közvetlenül a naptárban
- Nyilvános megosztás: Ossza meg naptárát nyilvánosan az átláthatóság és a kommunikáció érdekében.
- Külső naptárszinkronizálás: integrálható a Google Naptárral, az Outlookkal és más naptárakkal
- Eseményemlékeztetők: állítson be testreszabható riasztásokat, hogy soha ne maradjon le fontos határidőkről vagy találkozókról.
A ClickUp Naptár nézet funkciója egy all-in-one megoldást kínál azoknak a projektmenedzsereknek és csapatoknak, akik munkafolyamatukat szeretnék integrálni ütemezésükkel. Ez azt jelenti, hogy a ClickUp olyan optimalizált élményt nyújt, amely a feladatkezelést és a naptártervezést olyan módon ötvözi, ahogyan sem a Microsoft Bookings, sem a Calendly nem teszi.
ClickUp előnye #2: ClickUp Meetings
A ClickUp Meetings segítségével a találkozókat közvetlenül integrálhatja a munkafolyamatába egy rugalmas, platformok közötti megoldással, amely számos eszközzel integrálható, többek között a Google Naptárral, az Outlookkal és még a Microsoft Teams-szel is.
A ClickUp Meetings segítségével:
- Készítsen találkozói jegyzeteket rich text szerkesztéssel
- Kezelje a napirendeket szervezési célú ellenőrzőlisták segítségével
- Ismétlődő találkozók beállítása automatizált ütemezéssel
- Cselekvési tételek és feladatok hozzárendelése a csapat tagjaihoz
- Használjon perjelparancsokat a feladatok gyors létrehozásához
- Hozzászólások hozzárendelése a csapat tagjaihoz a nyomon követéshez
A ClickUp találkozó funkciója még a találkozókon elhangzott beszélgetéseket is automatikusan feladatokká alakítja. A találkozó után a ClickUp összekapcsolt feladatokat hoz létre, így a platformok közötti váltás nélkül is könnyen nyomon követhető a haladás és kezelhetőek a feladatok.
ClickUp előnye #3: Időgazdálkodás
A ClickUp időgazdálkodási eszközei segítenek az idő hatékony nyomon követésében, kezelésében és optimalizálásában. Beállíthat időbecsléseket, nyomon követheti az előrehaladást, és emlékeztetőket kaphat a közelgő feladatokról.
A csapatok a munkaterhelés-előrejelzések és a testreszabható riasztások segítségével hatékonyan kezelhetik a határidőket és a prioritásokat.
A ClickUp időgazdálkodási funkciója nagy vonzerőt jelent azoknak az egyéneknek vagy csapatoknak, akik hatékonyabbá szeretnének válni. A Microsoft Bookings vagy a Calendly alkalmazásokkal ellentétben a ClickUp az időgazdálkodást közvetlenül integrálja a projektüteményekbe és a csapatfeladatokba, segítve Önt a határidők betartásában és a feladatok időbeni elvégzésében.
💡Profi tipp: Még több időt szeretne megtakarítani? Használjon időgazdálkodási és napi tervező sablonokat a kezdéshez.
A ClickUp naptártervező sablon
Ezenkívül a ClickUp naptártervező sablon tökéletes azok számára, akik könnyedén szeretnék megtervezni a napjukat. Teljesen testreszabható, függetlenül attól, hogy találkozókat szeretne ütemezni, határidőket beállítani vagy eseményeket tervezni.
A sablon segítségével a következőket teheti:
- Kövesse nyomon az előrehaladást, vizualizálja a feladatokat, és könnyedén állítsa be naptárát különböző nézetekkel.
- Hatékonyan szervezze meg eseményeit az egyéni állapotok beállításával, hogy az érintettek mindig tájékozottak legyenek.
- A testreszabható mezők segítségével nyomon követheti a feladatokat és a fontos részleteket, így maximális termelékenységet érhet el.
- Használja ki az időkövetés, a címkék és a függőségi figyelmeztetésekhez hasonló eszközöket, hogy még tovább finomítsa az események nyomon követését.
A személyre szabott tervező létrehozásának lehetősége jelentős előny. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy a projektjeihez igazodó egyedi munkafolyamatokat hozzon létre. A Microsoft Bookings vagy a Calendly alkalmazásokkal ellentétben a ClickUp ezzel a sablonnal sokkal mélyebb szintű testreszabási lehetőségeket kínál, ami ideális azoknak a csapatoknak, amelyek személyre szabott megoldásokat keresnek.
A ClickUp előnye #4: Ütemezés a ClickUp + Calendly integrációval
A Calendly + ClickUp integrációval a Calendly adatait átviheti a ClickUp feladatokba, és automatikusan hozzáadhatja a megbeszélések résztvevőit. Ez az integráció biztosítja, hogy a ClickUp-ban feladatok jöjjenek létre és frissüljenek, amikor új megbeszélések kerülnek beütemezésre a Calendly-ben, csökkentve ezzel a manuális munkát.
A Calendly ütemezési funkcióinak és a ClickUp hatékony feladatkezelési funkcióinak összekapcsolásával a vállalkozások zökkenőmentes munkafolyamatot hozhatnak létre, amelyben a megbeszélések, feladatok és csapatfeladatok szinkronban vannak egymással.
Ez az integráció nagy előnyt jelent azoknak a csapatoknak, amelyek hatékonyságot keresnek anélkül, hogy különböző eszközök között kellene váltaniuk.
Egyszerűsítse megérzéseit a ClickUp segítségével
A ütemezési alkalmazások ma fontosabbak, mint valaha. A figyelmet igénylő találkozók egyre növekvő száma miatt olyan eszközök, mint a Microsoft Bookings és a Calendly, elengedhetetlenek.
Mindkét platformnak megvannak a maga előnyei és hátrányai. A Microsoft Bookings ideális azoknak a csapatoknak, amelyek sokat fektetnek a Microsoft 365-be, mivel zökkenőmentes integrációt kínál az Outlook, a Teams és más Microsoft-eszközökkel.
A Calendly széles integrációs lehetőségeivel és egyszerű használatával tűnik ki, így kiválóan alkalmas különböző eszközöket használó csapatok számára.
Ha azonban többet szeretne, mint egy egyszerű időpont-ütemező szoftvert, akkor a ClickUp a megfelelő választás. Hatékony projektmenedzsment, feladatkövetés és csapatmunka funkciókat kombinál automatizált munkafolyamatokkal és AI-vezérelt feladatkezeléssel.
A ClickUp lehet az Ön számára ideális napi tervezőalkalmazás, amely lehetővé teszi naptárának, találkozóinak és teljes projektfolyamatának kezelését egy platformon.
Kezdje el még ma a ClickUp használatát, és változtassa meg a találkozók, projektek és csapatok kezelésének módját!