Képzelje el, hogy egy új kórházi szárny építését felügyeli – egy 5 millió dolláros, 18 hónapos projektet, amelyben több alvállalkozó, bonyolult orvosi rendszerek és szigorú szabályozási követelmények szerepelnek.
Amikor egy ilyen összetett építési projektet vállal, tudja, hogy átfogó dokumentációra van szükség a elvégzendő munkák nyomon követéséhez. Ez magában foglalja a munkaerőt, a költségeket, a készleteket, az engedélyeket és minden egyéb részletet, amely ehhez a több millió dolláros projekthez kapcsolódik, amely több vállalkozót és több száz feladatot ölel fel.
Itt jön képbe az értékek ütemezése (SOV).
Ebben a blogban megvizsgáljuk az értékek ütemezésének fogalmát, miért fontos ez az építési projektek projektmenedzsereinek, mikor kell használni, és milyen előnyei vannak annak elkészítésének.
Mi az értékek ütemezése?
Az értékek ütemezése egy átfogó dokumentum, amely egy építési projekt teljes szerződéses értékét kisebb, kezelhető tételekre bontja, hogy megmutassa, melyik tétel vagy feladat mennyibe kerül a projektben.
A vállalkozók, projektmenedzserek és építésvezetők használják az építési projekt befejezéséhez szükséges pénzügyi források és feladatok nyomon követésére és kezelésére.
Az értékek táblázatának minden egyes sora a projekt egy adott elemét képviseli, például a helyszín előkészítését, az alapozási munkákat vagy az elektromos szereléseket, valamint a hozzájuk tartozó költségeket. Ez a részletes költségbontás a projekt tulajdonosának fontos referencia pontja a projekt teljes időtartama alatt.
Például egy lakóépület-projekt esetében az értékek ütemezése körülbelül így nézhet ki:
Az értékek ütemezésének fontossága
Az értékek ütemezése fontos szerepet játszik az építési projektmenedzsmentben, mert:
- Az értékek ütemezése segít előre jelezni és kezelni a cash flow-t a projekt teljes életciklusa alatt. A költségek lebontásával a projektmenedzserek előre láthatják a kiadásokat, és ennek megfelelően tervezhetik a pénzügyeket, hogy biztosítsák a folyamatos cash flow-t.
- Ez lehetővé teszi a projektmenedzser számára, hogy szorosan kövesse nyomon a projekt előrehaladását. A munka befejezésekor könnyű összehasonlítani a tényleges előrehaladást az egyes tételek ütemezett értékével.
- Az értékek ütemezése segít a zökkenőmentesebb fizetési folyamatban. A haladási fizetések általában az egyes tételeknél elvégzett munka százalékos arányán alapulnak, ami megkönnyíti a fizetési kérelmek előkészítését és ellenőrzését.
- Az értékek ütemezésének részletes lebontása a projekt költségeiről jobb költségkontrollt és a projekt költségvetésétől való eltérések korai felismerését segíti elő. Ez segít mindenkinek a tervhez tartani magát, és elkerülni a költségvetés túllépését vagy a határidő túllépését.
Mikor kell építési értékrendet használni?
Bár az értékek ütemezése a legtöbb építőipari projekt esetében előnyös, különösen fontos a következő esetekben:
1. felhasználási eset: Nagy léptékű kereskedelmi projektek komplex fázisokkal és több alvállalkozóval
Ezek a projektek bonyolult munkafolyamatokat és számos egymástól függő elemet tartalmazhatnak. Az értékek ütemezése segít kezelni a komplexitást azáltal, hogy a projektet kezelhető elemekre bontja.
Ez elősegíti az alvállalkozók jobb koordinációját is, biztosítva, hogy minden fél munkája és a kapcsolódó költségek egyértelműen meghatározottak és nyomon követhetők legyenek.
2. felhasználási eset: Olyan projektek, ahol elengedhetetlen a pénzforgalom és a projekt előrehaladásának szoros nyomon követése
Szűkös költségvetésű vagy szigorú határidőkkel rendelkező projektek esetében az értékek ütemezése felbecsülhetetlen értékű eszközzé válik a projektmenedzser számára.
Ez lehetővé teszi a költségek valós idejű nyomon követését a költségvetésben szereplő összegekhez képest, segítve a potenciális költségtúllépések korai felismerését. Ezenkívül elősegíti a pontos előrehaladási jelentések készítését, lehetővé téve az építésvezetők számára a projekt megszerzett értékének kiszámítását.
3. felhasználási eset: Projektjei előrehaladási számlázással vagy mérföldkő alapú kifizetésekkel
Az ilyen típusú fizetési struktúrákban az értékek ütemezése alapul szolgál a fizetési összegek meghatározásához. Ez lehetővé teszi a befejezett munkák százalékos arányának pontos kiszámítását.
Ez a megközelítés segít fenntartani a vállalkozó egészséges pénzforgalmát azáltal, hogy biztosítja a tisztességes és időben történő kifizetéseket. Emellett a projekt tulajdonosának is világos képet ad arról, hogy a projekt életciklusa során hogyan kerülnek elosztásra a források.
4. felhasználási eset: Építési munkák, ahol a projekt tulajdonosai vagy a hitelezők részletes költségbontást igényelnek
Egyes projektgazdák vagy pénzügyi intézmények átláthatóság és kockázatkezelés céljából előírják az értékek ütemezésének használatát.
Ez átfogó képet ad nekik a projekt költségeiről, segítve őket a pénzügyi kockázatok felmérésében, a megalapozott döntések meghozatalában és annak biztosításában, hogy a források a tervezett módon kerüljenek felhasználásra.
Megjegyzés: Még kisebb projektek esetében is egy egyszerűsített értékterv értékes betekintést nyújthat, javíthatja a projektmenedzsmentet, és nyilvántartásként szolgálhat a jövőbeli hasonló projektek pénzügyi és időbeli előrejelzéséhez.
Az értékek ütemezésének legfontosabb elemei
A jól felépített értékrend általában a következőket tartalmazza:
- Üzleti információk: a vállalkozó neve, cége, üzleti címe, szerződésszámok, projekt neve stb.
- Tételek: Az összes projektelem részletes lebontása
- Leírás: A projekt és az egyes tételek egyértelmű magyarázata
- Ütemezett érték: A teljes és az egyes tételekre elkülönített költségvetés
- Korábbi alkalmazások: Az utolsó fizetési ciklusban számlázott összeg
- Jelenlegi alkalmazás: A jelenlegi ciklusban számlázott összeg
- Tárolt anyagok: A tárolt, de még be nem épített anyagok értéke
- Teljesen befejezett és tárolt: A befejezett munkák és a jövőbeni felhasználásra tárolt anyagok összege.
- Befejezettségi arány: A befejezett munka százalékos aránya
- Befejezésig fennmaradó egyenleg: A később számlázandó teljes fennmaradó összeg
Értéktáblázat készítése
Az SOV elkészítése nem rakétatudomány. Lehet, hogy időbe telik és gyakorlásra van szükség a tökéletesítéséhez, de ha egyszer megtanulta, mindent pontosan emlékezni fog.
A jól elkészített SOV könnyen olvasható és érthető. Tartalmaznia kell a projekt összes lépését, pénzügyi adatait és egyéb bizonyítékokat, és a valódi átláthatóság érdekében minden érintett fél számára hozzáférhetőnek kell lennie.
De mi történik, miután elindította a projektet? Hogyan biztosíthatja, hogy Ön és csapata a terv szerint haladjon, tudja, mit kell tenni és mikor, és betartsa a határidőt?
Használjon egy megbízható építési projektmenedzsment szoftvert, mint például a ClickUp!
A folyamatban lévő építési projekt nyomon követésének legjobb módja a projekt szoftver használata. A ClickUp projektmenedzsment funkcióiról jól ismert, de hatékony eszközként szolgál az értékek ütemezésének elkészítéséhez is. Nézzük meg, hogyan.
A ClickUp építési projektmenedzsment szoftverplatformja segíthet egyszerűsíteni a munkafolyamatokat, javítani az együttműködést, valamint a projekteket határidőre és a költségkereten belül megvalósítani.
Végigmenjünk a jól átgondolt értékrend elkészítésének lépésein, és nézzük meg, hogyan segíthet ebben a ClickUp:
1. lépés: Tekintse át az összes projektdokumentumot
Kezdje azzal, hogy alaposan megvizsgálja a projekt hatókörét, az építési ütemtervet, az engedélyeket és a szerződéses dokumentumokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden rendben van-e a projekt megkezdése előtt.
Ez segít azonosítani a projekt összes főbb elemét, és előkészíteni azokat, mielőtt megkezdené a munkát.
A ClickUp Docs segítségével a projekt dokumentációját, az összes információt, engedélyt, szerződést és számlát egy helyen tárolhatja. Akár értékek táblázatát is létrehozhatja, és azt könnyedén tárolhatja.
2. lépés: A projekt lebontása
Ossza fel a teljes projektet logikus és kezelhető szakaszokra. Minden szakasznak egy jelentős munkát vagy a projekt egyik kulcsfontosságú fázisát kell képviselnie.
Például különböző lépéseket határozhat meg a nyersanyagok beszerzésére, a helyszín előkészítésére és a tereprendezésre, az alapozás és a falak építésére, a tégla- és kőműves munkákra, a fémmunkákra, a famunkákra, a hőszigetelésre, az ajtók, ablakok és szerelvények beszerelésére stb.
Ezután bontsa tovább őket, hogy minden összetevőt a lehető legrészletesebben beépíthessen. A nagyobb projekteknél részletesebb bontásra lehet szükség, míg a kisebb projekteknél szélesebb kategóriák is használhatók.
A ClickUp Tasks segítségével felbonthatja projektjét kisebb feladatokra és alfeladatokra, amelyeket könnyebb nyomon követni, értékelni és elvégezni.
Miután elkészítette az értékek ütemtervét és lebontotta az építési projekt minden lépését, egyszerűen adja hozzá az összes elemet és feladatot a ClickUp platformhoz, és rendelje hozzá őket a kijelölt személyhez.
A (ClickUp) remekül alkalmas a teljes szervezet feladatait kezelni. Ismétlődő feladatok esetén is, ahol beállíthatja az események időzítését. Nagyon könnyen használható, és hozzáadhat egyéni mezőket, ami nagyon hasznos. Imádom a különböző nézeteket.
A (ClickUp) remekül alkalmas a teljes szervezet feladatait kezelni. Ismétlődő feladatok esetén is, ahol beállíthatja az események időzítését. Nagyon könnyen használható, és hozzáadhat egyéni mezőket, ami nagyon hasznos. Imádom a különböző nézeteket.
Ezenkívül a ClickUp ingyenes sablonokat is kínál az építési hatékonyság növeléséhez.
ClickUp építési projektmenedzsment sablon
A ClickUp építési projektmenedzsment sablonja egy fejlett szintű sablon, amely segít az építési vezetőknek az összes termékfázis és szakasz szervezésében és tervezésében. Akár új épületről, akár felújítási projektről van szó, tartsa kézben az összes lépést a befejezésig.
Ez a sablon segít Önnek:
- Egyszerre könnyedén ütemezheti a heti vagy havi ismétlődő feladatokat.
- Szüntesse meg a kézi számításokat és jelentéseket, hogy időt takarítson meg a tényleges építési feladatokra.
- Tartsa kézben a projekt költségvetését és erőforrásait, hogy hatékonyan kezelhesse költségeit és készleteit.
3. lépés: Költségek vagy értékek hozzárendelése
Miután a projektet kisebb lépésekre bontotta, osztja el a költségeket az egyes tételek között az alvállalkozói ajánlatok, az anyagköltségek, a munkaerő-becslések és egyéb szükséges tényezők alapján. Győződjön meg arról, hogy az összes tétel összege megegyezik a teljes szerződéses árral.
A ClickUp Dashboards segítségével személyre szabhatja projektje irányítópultját. Egy pillanat alatt áttekintheti a projekt előrehaladását, pénzügyi adatait, határidőit és szűk keresztmetszeteit.
A személyre szabott irányítópulton megtekintheti az összes építési projektjét, azok állapotát, a befejezett és a még hátralévő feladatokat, valamint egyéb információkat.
Csatlakoztassa pénzügyi és számviteli csapatait közvetlenül a platformon, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen. A ClickUp Finance értesíti Önt, amikor fizetési határidő jár le, és lehetővé teszi, hogy ismétlődő számlákhoz ismétlődő feladatokat adjon hozzá a műszerfalához.
A havi számla kifizetése után a feladatot befejezettként jelölheti. Ha ismétlődő feladatról van szó, a következő hónapra automatikusan új feladatot hoz létre a rendszer. A ClickUp pénzügyi és könyvelési eszközeivel is integrálhatja a rendszert, hogy zökkenőmentesen összekapcsolja a projekt különböző érdekelt feleit.
ClickUp pénzügyi menedzsment sablon
Ezenkívül használhatja a ClickUp pénzügyi menedzsment sablonját is, amely egy középhaladó szintű sablon az integrált projektkönyveléshez. Ez egy all-in-one pénzügyi segédeszköz, amellyel nyomon követheti árajánlatait, számláit, termékeit, szolgáltatásait, feladatait és egyéb ajánlatait.
Ezzel a sablonnal a következőket teheti:
- Kövesse figyelemmel a költségvetését és kiadásait, hogy ne lépje túl a projekt keretét.
- Azonosítsa azokat a területeket, ahol pénzt takaríthat meg
- A projekt befejezése után vizuális elemző eszközökkel elemezze a pénzügyi teljesítményt, hogy megtervezhesse a jövőbeli projekteket.
- Adatokon alapuló döntéseket hozhat a pénzügyeinek jobb átláthatóságával.
Olvassa el még: A 10 legjobb AI eszköz a számvitel és a pénzügyek területén
4. lépés: Igazodjon a projekt ütemtervéhez
Győződjön meg arról, hogy az értékek ütemezése összhangban van a projekt ütemtervével és ütemezésével. Ez az összhang segít pontosan nyomon követni a projekt előrehaladását.
A ClickUp egyéni mezőket hozhat létre a projekt változó elemeinek kezeléséhez. Minden projekt egyedi, akkor miért kínálna a projektmenedzsment szoftvere ugyanazt a sablonos irányítópultot?
Adja meg az ügyfelek elérhetőségeit, a beszállítókat, a partnereket, a ház típusát, a projekt fázisát és a határidőket, majd testreszabhatja a legördülő menüket az egyéni mezők segítségével, hogy azok minden projekt egyedi igényeinek megfeleljenek.
5. lépés: Felülvizsgálat és kiigazítás
Tekintse át az értékek ütemezését a legfontosabb érdekelt felekkel, beleértve a projekt tulajdonosát és a fővállalkozót, és ellenőrizze, hogy nem hagyott-e ki valamit. Szükség szerint végezzen módosításokat, hogy minden fél ugyanazon az állásponton legyen.
Az összegyűjtött információk alapján készítsen részletes jelentéseket a projekt összefoglalásáról, pénzügyeiről és előrehaladásáról. Nincs szükség a jelentések kézi kiszámítására vagy külön építési jelentéskészítő szoftverre. Az automatizált jelentéseket perceken belül megoszthatja a legfontosabb érdekelt felekkel, miközben Ön a projekt időbeni befejezésére koncentrálhat.
Olvassa el még: 10 ingyenes építési költségvetési sablon
Az értékek ütemezésének előnyei
Az értékek ütemezése fontos dokumentum az építési projektmenedzsmentben. Az építési projektben részt vevő összes fél számára egyetlen hiteles forrásként szolgálhat.
Ez segít bizalmasabb kapcsolatot kialakítani a vállalkozó és az ügyfél között, mivel minden feladat, költség és leltár a nulladik naptól kezdve rögzítésre és jóváhagyásra kerül.
Ezen kívül íme az SOV legfontosabb előnyei az összes építési projektje esetében.
- Jobb cash flow menedzsment: A projektet kisebb, számlázható feladatokra és elemekre bontja, így a vállalkozók a projekt teljes időtartama alatt egészségesebb cash flow-t tudnak fenntartani, csökkentve ezzel a pénzügyi terheket.
- Továbbfejlesztett előrehaladás-követés: Útmutatóként szolgál a projektmenedzserek számára, hogy pontosan követhessék a projekt egyes területeinek előrehaladását, és korán felismerjék az esetleges késedelmeket vagy problémákat.
- Egyszerűsített fizetési folyamat: A fizetési kérelem folyamatát egyszerűbbé és kevésbé vitásabbá teszi a befejezett munkák és a tárolt anyagok egyértelmű lebontásával.
- Jobb költségkontroll: Segít vizualizálni a tényleges költségeket a tervezett értékekkel összehasonlítva, hogy gyorsan azonosíthassa és kezelhesse az esetleges költségtúllépéseket vagy váratlan kiadásokat.
- Jobb kommunikáció: közös referenciaponttá válik az összes projektérdekelt fél számára, elősegítve a projekt állapota, költségei és előrehaladása kapcsán a világosabb kommunikációt.
Készítse el értékrendjét a ClickUp segítségével
Az értékek ütemezése fontos dokumentum a projektmenedzserek, pénzügyi ellenőrök és tulajdonosok számára, akik bármilyen típusú építési projektet felügyelnek.
Az értékek ütemezése biztosítja, hogy minden projekt pénzügyi és időbeli szempontból a terv szerint haladjon, mivel részletes költségbontást, pontos előrehaladás-nyomon követést és a fizetési folyamat racionalizálását biztosítja.
Akár nagy léptékű kereskedelmi projekteket, akár kisebb építési munkákat kezel, az értékek ütemezésének használatának elsajátítása javítja projektmenedzsment készségeit és jelentősen hozzájárul projektje sikeréhez.
És mi teheti még jobbá? Használja a megfelelő projektmenedzsment szoftvert, például a ClickUp-ot, hogy javítsa projektfigyelő képességeit, automatizálja az ismétlődő feladatokat, fenntartsa a következetes cash flow-t, és végső soron sikeres építési projekteket valósítson meg.
Regisztráljon még ma a ClickUp ingyenes próbaverziójára!