Ahogy a vállalatod és az ügyfeleid is növekednek, hogyan tudod fenntartani a szoros együttműködést az egyes csapatok és a különböző eszközök között? Pontosan ez volt a kihívás, amellyel a DataAutomation szembesült 2020-ban, mielőtt létrehozta az all-in-one munkamegoldást a termelékenység növelésére a ClickUp segítségével!
A DataAutomation története
A 2016-ban alapított DataAutomation egy SaaS platform, amely integrálja a szoftvereket és automatizálja a folyamatokat, hogy segítse a vállalatokat a termelékenység optimalizálásában, az időmegtakarításban és az emberi hibák kiküszöbölésében.
Ma a DataAutomation-t világszerte több mint 186 vállalat használja, és vezető szerepet tölt be a tömeges automatizálás és az alkalmazásintegrációs megoldások területén. Célja a szoftverek testreszabása és összekapcsolása, hogy az ügyfelek hatékonyabban összpontosíthassanak üzleti tevékenységük bővítésére.
A kihívás
A DataAutomation megoldásai gondos koordinációt igényelnek a megvalósítási, értékesítési és marketing csapatok között.
Az ügyfelek és a növekvő csapatok igényeinek kielégítése érdekében a DataAutomation-nak szüksége volt egy egységes, megosztott munkaplatformra, amely javította a funkciók közötti együttműködést, a munkafolyamatokat és a szervezeti átláthatóságot.
A megoldás
Hisszük, hogy a hagyományos munkafolyamatok egyértelmű, automatizált folyamatokkal való felváltása a kulcsa az üzleti hatékonyságnak. Ügyfeleink kifinomult megoldásokra támaszkodnak, amelyek a DataAutomation összes csapatának gondos együttműködését igénylik. A ClickUp segítségével végre egy helyen, közös eszközökkel tudunk együtt dolgozni, ami javítja a belső folyamatokat és előreviszi üzleti tevékenységünket. Ez a megoldás nemcsak egyesíti csapatainkat, hanem megbízható partnert is találtunk, aki osztja a hatékonyabb munkavégzésre való törekvésünk szellemiségét!
Hisszük, hogy a hagyományos munkafolyamatok egyértelmű, automatizált folyamatokkal való felváltása a kulcsa az üzleti hatékonyságnak. Ügyfeleink kifinomult megoldásokra támaszkodnak, amelyek a DataAutomation összes csapatának gondos együttműködését igénylik. A ClickUp segítségével végre egy helyen, közös eszközökkel tudunk együtt dolgozni, ami javítja a belső folyamatokat és előremozdítja üzleti tevékenységünket. Ez a megoldás nemcsak egyesíti csapatainkat, hanem megbízható partnert is találtunk, aki osztja a hatékonyabb munkavégzésre való törekvésünk szellemiségét!
Minden egy helyen
Renee 2020-ban csatlakozott a DataAutomationhoz, és azonnal egy hatalmas feladatot vállalt magára: az implementációs csapat eszközeinek és folyamatainak hatékonyságát felülvizsgálta, majd létrehozott egy rendszert azok javítására.
Renee elképzelése a DataAutomation jövőjéről, amit ő Umbrella Philosophy néven emleget, az, hogy minden csapatot és munkájukat egy helyre kell összevonni, ahol mindenki együtt tud koordinálni, függetlenül a szerepétől vagy a technológiai háttérétől.
„Az információs szilók jelentősen akadályozzák a funkciók közötti együttműködést, különösen olyan távoli környezetben, ahol nem lehet véletlenül megismerni egy másik részleg kezdeményezéseit, miközben a kávé elkészülésére várunk” – mondja Renee.
„Bármikor, amikor megnyitja eszközeit az információk láthatóságának és hozzáférhetőségének javítása érdekében, időt takarít meg és csökkenti az alternatív költségeket.”
Eszközök összevonása
Bár a DataAutomation eszközei a korábbi években elegendőek voltak, az egymástól elszigetelt munkafolyamatok termelékenységcsökkenéshez és a csapatok növekedésével együtt járó nagyobb stresszhez vezettek, így egyre inkább terhet jelentettek.
Akkoriban a Data Automation csapata több platformra támaszkodott a csapatfunkciók támogatásához:
- Trello a projektmenedzsmenthez
- Tettra a folyamatok (SOP) dokumentálásához
- Streak értékesítési CRM
- Google Docs tudásbázisokhoz
- Google Forms a projektvizsgálatokhoz és a hibajelentésekhez
- Google Táblázatok adatbázisokhoz
- …és még sok más
Egy ideig tartó kutatás és a projektplatformok összehasonlítása után Renee másokkal együttműködve úgy döntött, hogy a ClickUp az egyetlen eszköz, amely minden kritériumnak megfelel, miközben felhasználóbarát és testreszabható felhasználói felületet kínál, amely mindenki igényeinek rugalmasan megfelel, a mérnököktől az értékesítőkig.
A ClickUp segítségével a DataAutomation minden alapvető csapata már nem különféle eszközökkel dolgozik. Minden felhalmozódott feladat, munkafolyamat és projektkezdeményezés most egyetlen munkaterületen található.
Minden csapatot támogató infrastruktúra létrehozása
A hatékony munkaszervezés első lépése az infrastruktúra. Bár a csapatoknak együtt kell dolgozniuk, különálló terekre is szükségük van a munkájuk szervezéséhez.
A DataAutomation ezt úgy valósítja meg, hogy az egész vállalatot a ClickUp hierarchiájával szervezi, amely kiterjed a terekre, mappákra, listákra és feladatokra.
A projektmenedzserek és a csapatvezetők végre láthatják, hogyan kapcsolódik össze munkájuk, és hogyan járul hozzá a vállalat egészének céljaihoz.
Ez az egységes, megosztott infrastruktúra több fontos előnnyel jár a DataAutomation számára:
- Az egész szervezet most már világosan felépített, terekre, mappákra és listákra osztva.
- A projektmenedzserek mostantól madártávlatból láthatják a vállalat szintjét, a csapatok szintjén a funkciókat, az egyéni szinten pedig a konkrét projekteket és feladatokat.
- A csapatok mostantól láthatják a problémás pontokat és a szűk keresztmetszeteket, a hibák, frissítések és adminisztratív feladatok, a dupla munka, a kommunikációs késések stb. miatt eltöltött időt a widgetek és a műszerfalak segítségével.
- Az alkalmazottak újfajta nyugalmat élveznek, tudván, hogy a munkatételek többé nem vesznek el, és nem kell minden nap extra órákat tölteniük a munkatételek rendezésével vagy keresésével.
Rendszer felépítése a feladatok és a hátralékok szervezéséhez
A ClickUp bevezetése előtt a DataAutomation marketing- és implementációs csapatai a Trello-t használták alapul az összes feladat (jegy), hátralék és a csapatok közötti funkciók közötti együttműködés tárolásához .
Bár a Trello táblák egy időben ideálisak voltak, Renee és Addison Clearwood, a DataAutomation projektmenedzsere, felismerték, hogy az egyes csapatok igényei már régóta meghaladták az eszköz képességeit:
- A feladatok könnyen elakadtak vagy elvesztek a felülvizsgálati folyamatokban, mivel nem volt egyértelmű módszer a nyomon követésre.
- A backlog prioritizálása nehéz volt, mivel a különböző csapatok több, egymással ütköző státuszt használtak.
- A marketing és a megvalósítás státuszai nem voltak összhangban a CRM-mel, ezért további munkára volt szükség a különböző eszközök státuszainak feltérképezéséhez.
- Az alfeladatok hiánya miatt nem volt egyszerű módszer a nagyobb projektek felosztására és megosztására a csapat tagjai között, ami hatékonyságcsökkenéshez és információs szigetek kialakulásához vezetett.
A ClickUp segítségével a DataAutomation csapata végre egy olyan all-in-one projektmenedzsment rendszerrel rendelkezik, amely zökkenőmentessé teszi a projektekben (akár nagyok, akár kicsik) való együttműködést az egyes csapatok között.
Bár a Kanban táblák kiválóan alkalmasak a munkafolyamatok vizualizálására, vannak más nézetek is, amelyek megkönnyítik a munkamegbízások és az ügyféljegyek hátralékainak szervezését.
„Korábban több rendszerben szerveztük a hátralékainkat; először magas szinten, táblázatokban, amelyek nyomon követték a befektetett energia és a hatékonyság pontszámát, majd onnan áthelyeztük őket a Trello-ba, hogy részletesebb, végrehajtható feladatokra bontsuk őket. A ClickUp egyedi mezői lehetővé tették számunkra, hogy a hátralékokat egyetlen helyre mozgassuk.”
„Korábban több rendszerben szerveztük a hátralékainkat; először magas szinten, táblázatokban, amelyek nyomon követték a befektetett energia és a hatékonyság pontszámát, majd onnan áthelyeztük őket a Trello-ba, hogy részletesebb, végrehajtható feladatokra bontsuk őket. A ClickUp egyedi mezői lehetővé tették számunkra, hogy a hátralékokat egyetlen helyre mozgassuk.”
A DataAutomation csapata mostantól a ClickUp lista-, táblázat- és naptárnézetével vizualizálhatja és szervezheti a felhalmozódott munkákat .
Minden nézet nagymértékben testreszabható, és egyetlen képernyőn jelenítheti meg a releváns információkat (például az egyéni mezőket ), így könnyebb áttekinteni és prioritásokat felállítani bármilyen típusú hátralékos feladat esetében.
Tulajdonosi felelősség és átláthatóság megteremtése
A többfelelős rendszernek köszönhetően a DataAutomation minden munkatársa azonnal felismeri, ki felelős az egyes feladatokért. A feladatokat pedig a Watchers segítségével tetszőleges számú emberrel meg lehet osztani, így bárki értesítést kaphat a feladatokról.
A részletes jogosultságok és megtekintési lehetőségek lehetővé teszik minden csapat számára, hogy a munkát külön mappákba szervezze, miközben mindenki számára több helyen is láthatóvá teszi azt, elősegítve ezzel az átláthatóságot minden csapat projektjeiben.
A csapatok közötti kommunikáció zökkenőmentessé tétele
Ráadásul minden projektnél mostantól egyértelmű kommunikáció és a haladásról szóló frissítések biztosítottak a megjegyzések és a hozzárendelt megjegyzések segítségével .
Bárki frissítheti az előrehaladását megjegyzések hozzáadásával (vagy azok kijelölésével, hogy ne vesszenek el), hogy a feladatok és a munkával kapcsolatos beszélgetések haladjanak előre. És amikor a feladatok előrehaladnak, mindenki szinkronban marad ugyanazzal a státusszal az egyes Space szinteken, így mindenki konzisztens áttekintést kap, anélkül, hogy túl sok státusz zavarná.
„Az átfogó filozófia lehetővé teszi, hogy minden egyes személy a számára releváns távolságból lássa a munkafolyamatot: az adminisztrátorok csak az összes részlegnél folyamatban lévő feladatokat láthatják, míg a fejlesztők a saját területükhöz kapcsolódó konkrét feladatokra, az ügyfélszolgálat pedig még tovább, csak a hibajelentésekre tudnak ráközelíteni” – magyarázza Renee.
„A megfelelő méretű információk megkönnyítik a minták felismerését, a szűk keresztmetszetek azonosítását, valamint annak megállapítását, hogy mely csapatok vannak túlterhelve.”
A munkafolyamatok automatizálása sablonokkal és automatizálásokkal
A DataAutomation első kézből ismeri az automatizált folyamatok erejét; ez egy olyan megoldás, amelyet ügyfeleiknek nyújtanak, és amely a szervezetük középpontjában is áll. Mivel kicsi, de rendkívül hatékony csapatról van szó, amely számos különböző munkafolyamatban dolgozik, a sablonos folyamatok elengedhetetlenek a kézi munka csökkentése és az időmegtakarítás érdekében.
Munka sablonok kihasználása nézetek, listák, feladatok és dokumentumokhoz
A DataAutomation most már rendelkezik sablonokkal nézetekhez, listákhoz, feladatokhoz és dokumentumokhoz, ami hatalmas időmegtakarítást jelent, és csökkenti az inkonzisztenciákat és hibákat a munkaterület minden rétegében.
„Az ismétlődő feladattípusokhoz, például a CRM-feladatokhoz készült sablonok felbecsülhetetlen értékűek voltak a releváns adatok gyors előkészítéséhez és rendszerezéséhez. Maga a sablonkészítés segít azonosítani, hogy mi az igazán lényeges információ, és mi az, ami csak zavarja a képet” – mondja Renee.
A ClickUp feladat-sablonjaival Renee és csapata másodpercek alatt létrehozhat sablonokat ismétlődő vagy hasonló munkaprojektekhez. A megbízottak és leírások, valamint az alfeladatok és függőségek mind sablonokba rendezhetők, így csökkentve az új projektek rögzítéséhez szükséges munkát.
Ha egy ötlet vagy ügyfél igény merül fel, bárki másodpercek alatt létrehozhat egy nyomon követhető feladatot.
Mostantól minden csapat tudja, ki min dolgozik, ki felel a felülvizsgálatért, és mi kell történnie, mielőtt egy feladatot befejezettnek jelölnek.
Ráadásul Renee csapata mostantól a Docs -hoz is sablonokat használhat, ami megkönnyíti a belső tudásbázisok és SOP-dokumentumok létrehozását.
Időmegtakarítás az automatizálásnak köszönhetően, hogy a fontos dolgokra koncentrálhassunk
Ahogy a nevük is sugallja, a DataAutomation teljes mértékben kihasználja a ClickUp automatizálási funkcióit, hogy minden alkalmazott számára minél több időt szabadítson fel.
Mostantól a státusz, a megbízott személy vagy a határidő megváltoztatása automatikusan elvégezhető a ClickUp bármelyik triggerje alapján.
Nyomon követés a műszerfalak és az időkövetés segítségével
A munka előrehaladásának és a csapat teljesítményének nyomon követése elengedhetetlen a DataAutomation vállalat sikere szempontjából.
A ClickUp bevezetése előtt nehéz volt nyomon követni a munkát, mert az számtalan különböző projekteszközön volt elosztva. Most, hogy minden csapat munkája többnyire a ClickUp-ban található, irányítópultokat lehet létrehozni, amelyekkel szinte minden előrehaladás nyomon követhető.
Minden csapatnak megvan a saját irányítópultja, ahol egy helyen áttekinthetik a jegyek nyitva tartásának időtartamát, a hibák állapotát, a munkafolyamat szűk keresztmetszeteit és egyebeket.
Az időforrások kezelése egy másik fontos funkció Renee és minden csapat számára.
Az időkövetés segítségével minden alkalmazott (és alvállalkozó) automatikusan nyomon követheti az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges időt – bárhonnan, a ClickUp globális időkövető funkciójával. Az időbecsléseket új munkákra vonatkozó referenciaértékek meghatározására is használják, hogy segítsenek a várakozások meghatározásában és egyértelmű referenciaértékek létrehozásában hasonló, időkövetett munkákhoz.
A műszerfalak és az időkövetés mindkét funkciójának beépítésével a napi munkafolyamatokba a DataAutomation most már teljes áttekintést kap a munka előrehaladásáról minden időpontban, és jobban tudja kezelni a csapat erőforrásait, mint korábban.
Eredmények és következő lépések
A ClickUp bevezetésével a marketing-, implementációs és értékesítési csapatokban a DataAutomation átállt a különböző részlegek egymástól független eszközeinek használatáról egy olyan egységes platformra, ahol a csapatok egy helyen tudnak együtt dolgozni.
A ClickUp 2020 végén megkezdett fokozatos bevezetése óta a DataAutomation csapata a következő előnyöket élvezi:
- Gyorsabb válaszidők és jobb csapatkommunikáció
- Jobb áttekinthetőség a funkciók közötti projektekben és azoknak a vállalati célokhoz való viszonyában
- A munkafolyamatok szűk keresztmetszeteinek gyors azonosítása és optimalizálása
- Kevesebb stressz és közös nyugalom
Mi a következő lépés a DataAutomation számára?
Néhány hónap alatt Renee és csapata segített a DataAutomationnak átállni több, egymástól független platformról egy egyetlen, megosztott munkaplatformra, amely máris jelentős eredményeket hozott a csapatmunka, a termelékenység és a munkahelyi életminőség terén.
„Most már minden csapatot, beleértve az értékesítést is, a ClickUp munkaterületére hoztunk. A ClickUp-on belül létrehoztunk egy CRM-et, amely összefogja az összes különböző területen végzett munkát. Jelenleg még az első verzióban van, de folyamatosan automatizálásokat és finomításokat adunk hozzá” – magyarázza Renee.
„A ClickUp segítségével javult a láthatóság és a válaszadási idő. A „státuszban töltött idő” nyomon követőiben egyértelmű csökkenő tendencia figyelhető meg, ami egyértelműen jelzi, hogy a feladatok kevésbé hajlamosak elakadni.”
Többet szeretne tudni?