Marketingesként büszke voltam arra, hogy többfeladatos vagyok. A stratégia kidolgozása, a tartalomkészítés, a műveletek és az elemzések egyidejű végzése számomra a hatékonyság legfőbb bizonyítékának tűnt. De az igazság az volt, hogy elmerültem a megnyitott lapok és a félig befejezett projektek tengerében.
Egy különösen rémálomszerű nap kiemelkedik a többi közül. Egy blogbejegyzést írtam, amely kulcsfontosságú volt egy közelgő kampány indításához. De a figyelmem megoszlott. A beérkező levelek folyamatosan robbanták a beérkező üzenetek számát, a közösségi média frissítései villogtak a képernyőn, és a telefonom is folyamatosan csörgött a beérkező üzenetek miatt. A folyamatos kontextusváltás miatt túlterheltnek és hibára hajlamosnak éreztem magam, és az írásom is szenvedett emiatt.
Abban a kaotikus pillanatban rájöttem, hogy a multitasking megközelítésem nem tette produktívvá, hanem kimerítette a munkamemóriámat és akadályozta a minőségi munkavégzésben. Folyamatosan utol kellett érnem magam, feláldozva mind a pontosságot, mind a kreativitást. Ideje volt változtatni.
Ekkor botlottam bele a monotasking fogalmába. A monotasking elfogadásával a multitasking által gyakran nyújtott produktivitás illúziója helyett a mély koncentrációt helyeztem előtérbe.
Ez azt jelentette, hogy egyszerre csak egy feladatnak szenteltem magam, elmélyültem annak bonyolultságában, és kizártam a figyelmemet igénylő zavaró tényezőket.
Ebben a cikkben megosztom a monotaskinggal kapcsolatos tapasztalataimat, és azt, hogy ez hogyan segített visszaszerezni az időmet és a nyugalmamat egy olyan világban, amely folyamatosan mindkettőt igényli.
Mi az a monotasking?
A monotasking, vagyis az egyfeladatos munkavégzés azt jelenti, hogy teljes figyelmünket egyetlen feladatra összpontosítjuk, anélkül, hogy elterelné a figyelmünket bármi más.
Ez segít magasabb minőségű munkát végezni, mert teljes mértékben a munkádra koncentrálsz. Ezenkívül enyhíti a folyamatos váltás okozta mentális stresszt, így rövid, intenzív, koncentrált munkavégzéssel többet tudsz elvégezni.
A monotasking története
Bár a bölcsek, művészek, költők és oktatók már az ókorban is gyakorolták a monotaskingot, az akadémiai viták erről a koncepcióról csak a 20. század végén kezdődtek. Amikor a kutatók rávilágítottak a multitaskinggal járó hatékonyságvesztésre és kognitív költségekre, a monotasking hatékony ellenpontként jelent meg.
Néhány figyelemre méltó példa:
1. Mihaly Csikszentmihalyi Flow: The Psychology of Optimal Experience (1990) című könyvében a „flow” eléréséről beszélt, amely „olyan állapot, amikor az ember annyira elmerül egy tevékenységben, hogy semmi más nem számít”. ” A flow elérése érdekében azt javasolta, hogy a képességeidnek megfelelő, reális célokat tűzz ki magad elé, és teljes mértékben koncentrálj egy tevékenységre, vagyis alkalmazz monotaskingot, ahogy ma nevezzük.
A tudatosságot irányító ember jellemzője, hogy képes akaratából összpontosítani a figyelmét, nem törődik a zavaró tényezőkkel, és addig koncentrál, amíg el nem éri a célját, de nem tovább. Az, aki képes erre, általában élvezi a mindennapi élet normális menetét.
A tudatosságot irányító ember jellemzője, hogy képes akaratából összpontosítani a figyelmét, nem törődik a zavaró tényezőkkel, és addig koncentrál, amíg el nem éri a célját, de nem tovább. Az, aki képes erre, általában élvezi a mindennapi élet normális menetét.
2. A 2001-ben megjelent, Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching (A kognitív folyamatok végrehajtói ellenőrzése a feladatok közötti váltás során) című tanulmányban Rubinstein, Meyer és Evans pszichológusok megállapították, hogy agyunk „végrehajtói ellenőrzése” két szakaszban működik: „célváltás” (az egyik feladat helyett a másik elvégzésének eldöntése) és „szabályaktiválás” (a tevékenységre vonatkozó szabályok megváltoztatása).
Ezek a szakaszok segítenek abban, hogy észrevétlenül váltsunk a feladatok között, ami nagyon hasznos. A probléma akkor jelentkezik, amikor a feladatok közötti váltás ütközik azzal, amit hatékonyan és biztonságosan kell elvégeznünk.
Bár a feladatok közötti váltáshoz szükséges idő csekélynek tűnhet – mindössze egy pillanatnyi –, ez összeadódik, ha folyamatosan ugrálunk a következő feladatra, és csökkenti a termelékenységet.
A multitasking időmegtakarító gyakorlatnak tűnhet. Azonban a feladatok közötti váltás okozta rövid mentális szünetek akár 40 százalékát is felemészthetik produktív időnknek.
A multitasking időmegtakarító gyakorlatnak tűnhet. Azonban a feladatok közötti váltás okozta rövid mentális szünetek akár 40 százalékát is felemészthetik produktív időnknek.
Ezek a kutatók és sok más pszichológus, idegtudós és termelékenységi kutató hozzájárultak a monotasking megértéséhez, kutatásához és népszerűsítéséhez. Ha mélyebben meg szeretné érteni a monotasking eredetét és alkalmazási területeit, van egy ajánlatunk az Ön számára.
Ajánlott olvasmány: Deep Work (Mély munkavégzés) Cal Newporttól
Cal Newport 2016-ban megjelent, Deep Work című, nagy hatást kiváltó művében azt állítja, hogy a figyelemelterelő tényezőkkel, például a közösségi médiával és a folyamatos kapcsolattartással teli világban a feladatokra való mély koncentráció képessége egyre ritkábbá és értékesebbé válik.
A mély munkát olyan szakmai tevékenységként definiálja, amelyet zavartalan koncentrációban végeznek, és amely a kognitív képességeket a határukig feszíti. A mély munka szorosan kapcsolódik a monotaskinghoz, amely szintén több feladat intenzív figyelmet igényel, hogy magasabb minőségű eredményt lehessen elérni.
A könyv hangsúlyozza, hogy a mély munkavégzés egyre fontosabbá válik a mai tudásalapú gazdaságban, ahol a magas színvonalú munka és a gyors tanulás elengedhetetlen a sikerhez. Azok a munkavállalók, akik képesek következetesen mély munkát végezni, sikeresek lesznek, míg azok, akik nem képesek erre, lemaradnak.
Newport a mély munkavégzés négy szabályáról beszél:
- 1. szabály: Dolgozzon koncentráltan! Fókuszáljon intenzíven egy feladatra hosszabb ideig, minimalizálva a zavaró tényezőket.
- 2. szabály: Fogadd el az unalmat! Newport szerint ahhoz, hogy agyadat mély munkára képezd, meg kell tanulnod élvezni az unalmat, és kerülnöd kell a figyelemelterelő tényezőket, amikor unatkozol.
- 3. szabály: Hagyja abba a közösségi média használatát. Newport a közösségi média használatának minimalizálását vagy megszüntetését javasolja, mivel az időpazarlás és a figyelemelterelés egyik fő forrása.
- 4. szabály: Szabadulj meg a felesleges teendőkből. Ez a szabály arra ösztönzi az egyéneket, hogy csökkentsék a felesleges munkát (nem kognitív igényű, logisztikai jellegű feladatok), hogy több időt szánhassanak a mély munkára.
- Newport szerint a mély munkavégzés következetesen magasabb termelékenységhez, jobb minőségű munkához és gyorsabb készségelsajátításhoz vezet.
A monotasking alapvető összetevői
Hogyan lehet átállni a multitaskingról a monotaskingra? Íme, amit a tapasztalatokból és a monotasking alapvető elemeinek a munkámba való beépítéséből tanultam:
Feladatok fontossági sorrendbe állítása
A prioritások és a határidők alapján hozok létre egy műveletsorrendet. Ez segít gyorsan azonosítani a leg sürgősebb feladatokat, amelyek teljes figyelmemet igénylik. Ezeket a teendőim tetejére teszem, és a nap első dolgaként foglalkozom velük, így biztosítva, hogy erőfeszítéseim a kívánt hatást érjék el.
Időgazdálkodás
Én inkább minden feladatnak külön időkeretet szánok, és azt kisebb időtartamokra osztom fel. Ez a megközelítés segít abban, hogy a határidőket betartsam anélkül, hogy a figyelemelterelő tényezők elvonják a figyelmemet.
A megfelelő környezet
A monotaskinghoz szükség van egy olyan helyre, ahol nincs felesleges zaj, digitális értesítések és zavaró tényezők. Számomra a legalkalmasabb hely erre a magányos irodám vagy a dolgozószobám, ahol bezárhatom az ajtót és félretehetem a mobil eszközeimet.
A „miért”
Ha tudom, hogy mi a „miért” minden cselekedet mögött, az megerősít abban, hogy a feladatra koncentráljak. Például, ha márkakövetelményeket készítek a csapatom számára, a „miért” az, hogy javítsam a csapat munkájának minőségét és hatékonyságát.
Mentális felkészülés
Mint multitaskerből monotaskerré vált személy, fel kell készülnöm arra, hogy mentálisan is a megfelelő hangulatba kerüljek. Így csinálom: néhány percig csendben ülök, felmérem a feladat fontosságát, mentálisan megtervezem, hogyan szeretnék előrehaladni, és nekilátok a munkának.
Szünetek tartása
Fontos, hogy rendszeresen szünetet tartson, hogy pihenjen és feltöltődjön. Otthon szeretek sétálni a teraszos kertemben, vagy az irodában dolgozva gyorsan körbesétálni, hogy friss levegőt szívjak.
Reflexió és alkalmazkodás
Minden héten leülök, és áttekintem a feladatok előrehaladását, hogy felmérjem a termelékenységemet és meghatározzam a fejlesztési lehetőségeket. A monotasking gyakran nehézségekbe ütközik, mert annyira hozzászoktam a feladatok közötti váltogatáshoz, de ezek a saját magammal való felzárkózási üléseim segítik a dolgok perspektívába helyezését.
Részletesen bemutatom azokat a tippeket, stratégiákat és eszközöket, amelyek segítettek nekem kialakítani a monotasking szokását. De előtte szeretném megosztani, milyen pozitív változást hozott az életemben a monotasking.
A monotasking előnyei
A multitasking a termelékenység gyilkos. Egy tanulmány kimutatta, hogy a magasabb szintű média multitasking (pl. több alkalmazás és közösségi média platform közötti egyidejű váltás) csökkentheti az agy elülső cinguláris kéreg régiójának szürkeállomány-sűrűségét, amely az empátiát és az érzelmek szabályozását irányítja.
A monotasking képességének fejlesztése számos előnnyel jár. Kezdetben lesznek nehézségek, de ez csekély ár egy olyan egészséges szokás kialakításáért, amely gazdagabbá teszi az életét.
- A figyelemelterelés elkerülése: A Stanford Egyetem egy tanulmánya megállapította, hogy azok az emberek, akik kevésbé igényes médiumokban végeznek többfeladatos tevékenységet, kevésbé hajlamosak a figyelemelterelésre. Könnyen meg tudják akadályozni, hogy a feladataikkal nem kapcsolatos külső ingerek eltereljék a figyelmüket.
- Megnövekedett termelékenység: Ha teljes figyelmemet egy feladatra összpontosítom, gyorsabban és hatékonyabban tudom elvégezni azt. Nem kell időt pazarolnom a különböző feladatok közötti átállásra, ami gyakran kimeríti az energiámat és a koncentrációmat.
- Jobb minőségű munka: Amikor teljes figyelmemmel egy feladatra koncentrálok, több időm marad annak mélyebb megismerésére, ami átgondolt és magas színvonalú eredményeket hoz. A monotasking emellett a kreativitásomat is ösztönzi, mivel mentális teret kapok az ötletek és megoldások zavartalan feltárására.
- Csökkentett stressz: Ha egyszerre csak egy feladaton dolgozom, könnyebben megszabadulok a mentális zavartól, ami akkor jelentkezik, amikor több feladatot próbálok egyenlő erőfeszítéssel egyensúlyban tartani. Anélkül, hogy különböző irányokba húzó, egymással versengő követelmények elterelnék a figyelmemet, könnyebben el tudom végezni a munkámat.
- Jobb kognitív funkciók: A monotasking javítja a koncentrációt és a kognitív teljesítményt azáltal, hogy minimalizálja a kognitív terhelést. Az egyetlen feladatra való folyamatos koncentráció javítja a memóriát és az információfeldolgozást, ami jobb emlékezőképességhez és megértéshez vezet. Miután évekig gyakoroltam a monotaskinget, sikerült fejlesztenem a problémamegoldó képességeimet, és könnyen alkalmazkodom a komplex tanulási környezetekhez.
Tippek a hatékony monotaskinghoz
A monotasking sikerének kulcsa a gondolkodásmód. Legyen nyitott arra, hogy kemény munkával egy feladatra koncentráljon, és tegyen meg mindent, hogy ellenálljon a kísértésnek, hogy megnézze a telefonját vagy átváltjon egy másik feladatra.
Íme néhány tipp, taktikai módszer és napi szokás, amelyek segítettek nekem abban, hogy a monotaskingot a napirendem szerves és produktív részévé tegyem. Próbáld ki őket, add hozzá a saját ötleteidet, és tervezd meg hatékonyabban a munkanapjaidat.
1. Kezdje kicsivel
Amikor elkezdtem gyakorolni a monotaskingot, az első napokban hatalmas termelékenységcsökkenést tapasztaltam. Lehetetlennek tűnt a koncentráció, és már a gondolat is, hogy hosszabb ideig folytassam a feladatot, szorongást okozott. Egy ideig tartott, mire rájöttem a hibámra: hatalmas feladatokat próbáltam nagyon rövid határidőn belül elvégezni.
Így hát megfogadtam a tanácsot, és a munkámat egy-egy kicsi, de nehéz feladat köré szerveztem, ésszerű határidőkkel. Ez mindent megváltoztatott. A kicsivel kezdve kényelmesen belejöhettem a feladatba, idővel egyre jobban tudtam koncentrálni, és fokozatosan felépíthettem a lendületet, hogy hosszabb ideig tudjak a feladatra koncentrálni.
Például, ha esettanulmányt kell készítenem a cégem számára, akkor nem ugrom bele fejest, hanem óvatosan teszek próbára. Ez magában foglalhatja a közvetlen ügyfélkapcsolatot, másodlagos adatok gyűjtését ügyfeleinktől, vagy korábbi ügyfelek ajánlásainak áttekintését.
Miután megbecsültem, mennyi időbe telhet, megfelelő határidőt tűzök ki magamnak. Az elv egyszerű: ne terhelje túl magát!
Tippek röviden:
- Kezdje kis, de hatékony feladatokkal, hogy lendületet szerezzen!
- Állítson be ésszerű határidőt a feladat elvégzésére
- Csináld ezt minden nap, hogy a monotasking szokássá váljon!
2. Legyen külön munkaterülete
Az évek során rájöttem, hogy a munkamódszereimről a következőket lehet elmondani: még akkor is, ha bárhol dolgozhatok, szükségem van egy kis sarokra, ahol elvégezhetem a munkámat. Otthon létrehoztam egy külön munkaterületet, ahol minden szükséges eszköz kéznél van – a kedvenc munkaeszközeimtől és írószereimtől kezdve a legjobb snackekig és a HydroJug-ig. Ha utazás közben dolgozom, akkor a hotelszobámban hozok létre egy ideiglenes munkaterületet.
Miért csinálom ezt, amikor egyszerűen élvezhetném az ágyból való munkavégzést? Nos, az íróasztalomnál azonnal munkamódba kapcsolok. Amikor az íróasztalomnál ülök, nem kell magamat rávennem, hogy leüljek és a monotaskingra koncentráljak – minden természetes folyamatként zajlik. Arra is törekszem, hogy az íróasztalom a lehető legrendezettebb és legminimalistább legyen, hogy ne legyenek vizuális zavaró tényezők, amelyek elterelik a figyelmemet.
Tippek röviden:
- Ha otthonról dolgozik, legyen külön munkaállomása
- Tartsa kéznél a legfontosabb dolgokat, hogy ne kelljen feleslegesen elhagyni az asztalát.
- Tartsa rendben az íróasztalát és a digitális eszközeit
3. Készítsen prioritások szerint rendezett feladatlistát
A hét elején részletes feladatlistát készítek a feladatkezelő alkalmazásomban. Ez a lista tartalmazza az összes kisebb-nagyobb teendőt, amit a hét folyamán el akarok végezni.
Néhány feladatnak magas prioritása van. Minden feladatomat magas, közepes vagy alacsony prioritásúként jelölöm meg. A minőség fenntartása érdekében naponta csak két-három magas prioritású feladatot vállalok. Ez a szétválasztás segít abban is, hogy először a legfontosabb és leghatásosabb feladatokra koncentráljak, így biztosítva, hogy ne akadályozzam a munkafolyamat előrehaladását.
Az elmúlt néhány évben áttértem a ClickUp digitális jegyzettömbjére a papír és toll helyett . Második agyamként használom – a feladatlisták létrehozásától és azok prioritások szerinti rendezésétől a hirtelen felmerülő gondolatok lejegyzéséig minden az alkalmazásban történik.
Miután befejeztem egy feladatot, kipipálom a listáról, és továbblépek a következőre. Ez egy egyszerű eszköz, de hatalmas változást hoz a napirendem szervezésében!
Tippek röviden:
- Használjon jegyzetelő alkalmazást, hogy feljegyezze napi feladatait, és naponta két-három prioritási feladatra koncentráljon.
- Rendezze őket fontossági sorrendbe, hogy semmi ne maradjon ki.
- Írd le a zavaró gondolatokat a jegyzetalkalmazásba, hogy a feladatra tudj koncentrálni.
4. Szánjon időt a különböző feladatokra
Hívj csak termelékenység-mániásnak, de imádom a naptáramat úgy megszervezni, hogy egy időblokkoló eszközzel külön időtartamokat rendelek a különböző feladatokhoz.
Például én a nap első felében próbálom elvégezni a munka legnehezebb részét, mint például új ötletek kidolgozása, kutatás és írás, mert ez az a időszak, amikor a legproduktívabb vagyok. A csapatommal való napi megbeszéléseket vagy az ügyfelekkel való találkozókat inkább délutánra tervezem. Az esték a csapatom munkájának áttekintésére, a kampány eredményeinek elemzésére és a sikerek és kudarcok dokumentálására vannak fenntartva.
A Pomodoro technikát követve minden feladatnak 25-30 perces időtartamot szánok, amelyet egy rövid szünet követ. Ezekben a rövid munkamenetekben csak egy feladatra koncentrálok, és a szünetek remekül segítik a kiégés megelőzését.
A ClickUp PomoDone integrációja az egyik kedvencem – bármelyik ClickUp feladatból vagy közvetlenül a PomoDone kiterjesztésből elindíthatom az időzítőt.
Én is nagy híve vagyok Cal Newport „mély munkavégzés” elméletének. Arra buzdítom a csapataimat, hogy a napirendjükben két-négy órát szánjanak a mély munkavégzésre. Egy másik gyakorlat, ami sokat segített nekünk, az, hogy pénteken nincs megbeszélés – így egy egész napot szabadon hagyunk a zavaró tényezőktől, hogy kialakítsuk a monotasking szokását.
Tippek röviden:
- Használjon jegyzetelő alkalmazást, hogy feljegyezze napi feladatait, és naponta két-három prioritási feladatra koncentráljon.
- Rendezze őket fontossági sorrendbe, hogy semmi ne maradjon ki.
- Írd le a zavaró gondolatokat a jegyzetalkalmazásba, hogy a feladatra tudj koncentrálni.
5. DND és digitális méregtelenítés
A koncentrált munkavégzés során a mobiltelefonomat és táblagépeimet nem zavaró módba állítom. Asztali és hordozható számítógépemen minden kommunikációs alkalmazás értesítéseit kikapcsolom. A Pomodoro szünetek alatt visszatérek ezekhez az alkalmazásokhoz, hogy megnézzem, mit csinál a csapatom.
Egy másik stratégia, ami nekem segített, az a digitális interakciók (különösen a közösségi média) minimalizálása, kivéve, ha azok a munkámhoz kapcsolódnak. Emellett szeretek időnként teljes digitális méregtelenítést végezni, ami Bill Gates „gondolkodási heteinek” kevésbé intenzív változata, hogy tisztábbá váljon a gondolkodásom és jobban tudjak koncentrálni. Igen, érzem a FOMO-t, amikor kikapcsolom a zavaró tényezőket, de a gondolatokkal való egyedül ülés nyugalma páratlan érzés!
Tippek röviden:
- Használjon jegyzetelő alkalmazást, hogy feljegyezze napi feladatait, és naponta két-három prioritási feladatra koncentráljon.
- Rendezze őket fontossági sorrendbe, hogy semmi ne maradjon ki.
- Írd le a zavaró gondolatokat a jegyzetalkalmazásba, hogy a feladatra tudj koncentrálni.
A monotasking népszerű használata és példák
A monotasking nem csak arról szól, hogy egyszerre csak egy feladatot végezzen. Alkalmazási területei széles körűek.
Például, tudta, hogy a monotasking összhangban áll a mindfulness elveivel, mivel egy adott feladat elvégzése közben ösztönzi a jelen pillanat tudatos megélését?
Ez pedig nem is új trend. Az üzleti élet, a sport és még az irodalom népszerű személyiségei is évek óta gyakorolják a koncentrált munkavégzést, hogy karrierjük csúcsára jussanak.
Míg Bill Gates „gondolkodási heteket” tartott, J. K. Rowling, a mély, koncentrált munka híve, állítólag egy hotelszobába vonult vissza, hogy befejezze a Harry Potter sorozatot. Ez az elszigeteltség elősegítette, hogy monotaskinggel foglalkozzon, és teljes mértékben elmerülhessen a kreatív folyamatban.
Oprah Winfrey is hangsúlyozza az interjúk során a koncentrált figyelem fontosságát. Kikapcsolja telefonját, és szemkontaktust tart, hogy teljes mértékben az interjúalanyra koncentrálhasson, így teret engedve egy tartalmasabb beszélgetésnek.
A lényeg? Ha monotaskol, akkor az elit társaságba tartozik!
A monotasking kihívásai
Ha szokásos multitaskerként kell alkalmazkodnod az egyfeladatos munkavégzéshez, az nem mindig megy zökkenőmentesen.
Íme néhány kihívás, amellyel a monotasking során a mindennapi életben szembesülhetünk, és az általam kidolgozott megoldások, amelyekkel ezeket a kihívásokat leküzdhetjük:
Külső zavaró tényezők
Túl sok külső inger próbál eltéríteni a figyelmemet: új e-mail értesítés jelenik meg, és arra csábít, hogy megnyissam; egy csapattársam „gyors hívás” kéréssel villogó SMS-t küld; vagy a macskáim és kutyáim bámulnak rám, és csodálkoznak, hogy miért nem játszom velük.
Nos, az utolsóra nincs megoldásom. Csak szünetet tartok, és pár percig labdázok, mielőtt újra belevetem magam a munkába. Nem én hozom a szabályokat, hanem ők.
Az első két típusra azonban kigondoltam néhány gyors megoldást.
Hogyan küzdök ellene: Megszakítom a hozzáférést, hogy a zavaró tényezők ne kerülhessenek a közelembe.
Hogyan? Azáltal, hogy egy meghatározott időre elnémítom az összes eszközöm értesítéseit, a telefonomat repülőgép módba állítom (és a legtöbb esetben távol tartom magamtól), és olyan helyet keresek a munkához, ahol senki sem zavar (a háziállataim természetesen kivételt képeznek).
Túlterheltség érzése
Amikor a tudatom hátsó részében ott van, hogy ma még egy hosszú lista dolgot kell elintéznem, akkor egyetlen feladatra koncentrálni szinte lehetetlennek tűnik. Akármennyire is próbálok a holnapra tervezett blogbejegyzésen dolgozni, az agyam folyamatosan a függőben lévő feladatokra emlékeztet:
Meg kell beszélnem a marketingcsapattal a közelgő kampányt, át kell néznem és véglegesítenem a jövő hónap tartalmi naptárát, és ó, még bevásárolnom is kell a héten!
...és ezeknek a nem kívánt belső felugró ablakoknak köszönhetően gyorsabban kimerülök, mint kellene.
Hogyan küzdök ellene: Megpróbálom a zavaró gondolatokat papírra vagy a teendőlista-alkalmazásomba írni, hogy kiszabaduljak tőlük. Leírtam őket, nem fogom elfelejteni – biztosítom magam.
Ez a trükk szinte azonnal működik, de ha nem, akkor egy prioritási mátrix segítségével rendezem a feladataimat aszerint, hogy melyek sürgősek, melyek nem sürgősek, melyek fontosak és melyek nem fontosak. Ez segít eldönteni, mely feladatokkal kell azonnal foglalkoznom, melyeket kell későbbre ütemeznem, melyeket kell átadnom a csapatomnak, és melyeket kell kihúznom a listámról.
A „nem teszel eleget” érzés
Amikor egy időigényes feladatba merülök, és több más feladat is vár rám, hogy kipipáljam őket a listámról, hirtelen egy gondolat villan át az agyamon.
Elég sokat teszek? Annyi dolgom van, és olyan kevés időm! Hogyan fogok mindent befejezni, ha egy feladatnál ragadok?
Ugh. Most stresszes vagyok, és a koncentrációm is elszállt.
Hogyan küzdök ellene: Megpróbálom magam más gondolkodásmódra rávenni. Ahelyett, hogy egy feladat elvégzésére koncentrálnék, úgy fogalmazom át, hogy egyenként haladok előre a feladatokkal. Nem tudsz felmenni a lépcsőn, ha nem teszed a lábad az első fokára, mondom magamnak.
Általában ez a bátorító beszéd segít. Ha nem, akkor feljegyzem az eddig elvégzett mikrotaskokat. Például, ha a feladatom egy blogbejegyzés tartalmi vázlatának elkészítése, akkor a mikrotaskok vagy alfeladatok a témák kigondolása, a kulcsszavak keresése, a releváns tartalmak kutatása referenciaként, valamint a vázlat elkészítése lennének. Ez azonnal jó érzéssel tölt el a termelékenységemet illetően.
Hogyan valósítsd meg a monotaskingot a ClickUp-ban
Az egyik eszköz, amely segített abban, hogy a monotasking életem elengedhetetlen részévé váljon, a ClickUp. Rengeteg időbeosztó és koncentrációt segítő alkalmazás létezik, de egyik sem illeszkedik úgy a munkamenetemhez, mint a ClickUp.
Segít elérni az időgazdálkodási céljaimat, javítani a feladatkezelési készségeimet, összehangolni a koncentrációs időmet a napi menetrendemmel, és lehetővé teszi, hogy ugyanazon a platformon együttműködjek a csapatommal. Nincs szükség több alkalmazás között váltogatásra, így nem kell feladatokat váltani.
Így használom a ClickUp alkalmazást a monotasking megvalósításához:
Idő- és figyelemkezelés
- Állítson be kezdési és befejezési dátumokat, kövesse nyomon, mennyi időt tölt egy feladattal, adjon hozzá jegyzeteket a kontextushoz, és szerezzen betekintést saját (és csapata) termelékenységébe a ClickUp időgazdálkodási funkciójával.
- A ClickUp naptárnézetével láthatóvá teheted napi, heti vagy havi feladataidat . A gyors drag-and-drop funkcióval ütemezheted és megoszthatod a feladatokat, megbeszéléseket szervezhetsz, és különböző feladatokhoz színkódolt blokkokat hozhatsz létre.
- Szinkronizálja ClickUp feladatait a technológiai eszközkészletében található naptárral és időkövető alkalmazásokkal (például a Google Naptárral), és kényelmesen kezelje ütemtervét egyetlen platformról.
- Tartsa távol a zavaró tényezőket a ClickUp Docs Focus Mode funkciójával. A Page Focus Mode elrejti az oldalsávot, így a szemem csak a szövegre koncentrálhat, amin dolgozom; a Block Focus Mode pedig csökkenti a dokumentumomban található egyéb szövegek és tartalmak átlátszóságát, így csak az általam írt bekezdésre tudok figyelni.
- Módosítsd a határidőt egy késedelmes feladatnál, amely más feladatokat is blokkol, és hagyja, hogy a ClickUp automatikusan módosítsa a függő feladatok határidejét.
Ha szeretném a munkaidőmet strukturáltabban megszervezni, időblokkoló sablonokat használok. Például a ClickUp napi időblokkoló sablonja segít összehangolni a napirendemet a legproduktívabb óráimmal, és lehetővé teszi, hogy egyszerre csak egy prioritási feladatra koncentráljak.
Ez a testreszabható sablon lehetővé teszi számomra, hogy:
- Rendeljen minden feladathoz egy meghatározott időt
- A prioritási mátrix segítségével elemezze, mely feladatokat kell azonnal elvégeznie, melyek várhatnak, és melyeket delegálhat másokra.
- A feladat elvégzéséhez szükséges idő pontos becslésével megelőzheti a kiégést
- A nap összes feladatát egy pillanat alatt áttekinthetem
- Időblokkokat állítok be, hogy szünetet tartsak és átgondoljam a napomat
A keretrendszer mind személyes használatra, mind a csapatom napi ütemtervének kezelésére alkalmas. Azokon a napokon, amikor sok közös feladatot kell elvégeznem, ez a sablon segít a visszatérő feladatokat a csapat tagjaihoz rendelni, minden feladat időtartamát megadni, és egyéni kategóriákat beállítani, például Ötletelés, Írás vagy Szerkesztés.
- Emlékeztetőket hozhatok létre a munkaterületem bármely pontjáról mellékletekkel, dátumokkal és ismétlődő ütemezéssel. Emellett ClickUp emlékeztetőket állítok be egy feladat bizonyos megjegyzéseihez, hogy ne felejtsem el, hol kell folytatni a fontos beszélgetéseket.
Feladatkezelés
- A ClickUp Workspace-t a saját munkamenetemhez igazítottam egyedi állapotok és mezők beállításával (például írásbeli projektjeink gyakran olyan állapotokkal rendelkeznek, mint „Brainstorming”, „Kutatás”, „Írás” és „Végleges vázlat”).
- Adjon hozzá prioritásokat a feladatok kiemeléséhez attól függően, hogy azok sürgősek, magas, normál vagy alacsony prioritásúak-e.
- Köss össze kapcsolódó feladatokat, hogy megértsd a köztük lévő kapcsolatot, megtaláld a közös erőforrásokat, nyomon kövesd az előrehaladást és megszüntesd a szűk keresztmetszeteket, például összekapcsolhatod a blogírási feladatot a SEO optimalizálással.
- A ClickUp Goals segítségével feloszthatom napi, heti vagy havi céljaimat kisebb célokra. Világos határidőket állíthatok be, feladatokat rendelhetek egy vagy több csapattaghoz, és automatikus haladáskövetéssel nyomon követhetem feladataimat.
Jegyzetelés
- A ClickUp Notepad segítségével jegyzeteket készíthetek, napi feladatlistákat állíthatok össze, és leírhatom a fejemben felmerülő véletlenszerű gondolatokat vagy ötleteket . Az elemeket húzhatom és elhelyezhetem, vagy egymás alá rendezhetem, hogy vizuális hierarchiát hozzak létre (például a „Blogbejegyzés írása” elem alá beilleszthetem a „Kis- és középvállalkozásokkal való interjú készítése” elemet), és néhány kattintással ezeket a feljegyzéseket cselekvési tételekké/feladatokká alakíthatom.
...és ez csak a jéghegy csúcsa. A ClickUp legtöbb funkciója támogatja a monotaskingot, mivel ez egy olyan eszköz, amelyet a koncentrált munkavégzés elősegítésére terveztek. Miután kialakította a szokást, alaposan felfedezheti az alkalmazást, és további funkciókat ismerhet meg, amelyekkel minimalizálhatja a zavaró tényezőket, időt takaríthat meg és javíthatja a munka minőségét.
Monotasking – az én utam a termelékenység és a kiválóság felé
A monotasking segítségével jobban tudom kezelni az időmet és a termelékenységemet. Ezért gyakran ajánlom azoknak a csapattagoknak, akiknek nehézséget okoz a lépéstartás.
Ha egyszerre csak egy dologra koncentrálok, újfajta tisztasággal és hatékonysággal végzem el a feladataimat. Nem csak arról van szó, hogy gyorsabban pipálom ki a feladatokat, hanem arról is, hogy jobban végzem el őket.
A monotaskingnak van egy olyan rejtett tulajdonsága, hogy felszabadítja a kreativitásomat és a problémamegoldó képességeimet, és elgondolkodtat, hogy miért is foglalkoztam egyáltalán a multitaskinggal. Élvezem, hogy szüneteltetem a zavaró tényezőket, és a pillanatban élek, a flow-ban.
A technológia általában rossz hírnévnek örvend, mert elvonja a figyelmet, de olyan szoftverekkel, mint a ClickUp, lézerpontos koncentrációt tudok fenntartani és következetesen betartani a határidőket. Próbáld ki a ClickUp-ot, és nézd meg, hogyan nő a termelékenységed!