Tudta, hogy világszerte évente több mint 10 000 szállítókonténer veszik el? Ha nem tölti ki helyesen a fuvarlevelet, nehézségekbe ütközhet a veszteségért járó kártérítés igénybevétele.
A fuvarlevél (BoL) alapvető fontosságú dokumentum a fizikai készletek szállításakor, legyen szó nyersanyagokról vagy késztermékekről. Ez egy jogi megállapodás a fuvarozó és a címzett (átvevő) között, valamint a szállított készlet dokumentált átvételéről.
A fuvarlevél segít egyértelműen meghatározni, hogy ki felelős az esetleges veszteségekért, késedelmekért vagy károkért. De nem minden fuvarlevél egyforma. Attól függően, hogy mit és hogyan exportál, különböző típusú fuvarlevelekre lesz szüksége.
Ez pedig rengeteg papírmunkát és nagy hibalehetőséget jelent. Itt jönnek jól a fuvarlevél-sablonok.
Akár a Microsoft Word, Excel, PDF vagy Google Sheets dokumentumokkal szeret dolgozni, mi a legjobb szállítólevél-sablonokkal állunk rendelkezésére különböző formátumokban.
Mi jellemzi a jó fuvarlevél-sablont?
A fuvarlevél (BoL) egy egyértelmű és átfogó szerződés a feladó, a fuvarozó és a címzett között. Tartalmaznia kell minden olyan lényeges adatot, amely a zökkenőmentes szállításhoz és az esetleges jogi jogorvoslathoz szükséges.
Ez egy fontos jogi dokumentum a szállítási és logisztikai iparban, és többféle formátumban is használható. Az előre elkészített fuvarlevelek biztosítják, hogy minden információ a lehető legjobban legyen bemutatva.
Egy jó fuvarlevél-sablonnak egyértelműen meghatározott szakaszokkal kell rendelkeznie, például:
- Szállító adatai: név, cím, elérhetőségek stb.
- Címzett adatai: név, cím, elérhetőségek stb.
- Áruk leírása: mennyiség, súly, méretek, érték stb.
- Szállítási utasítások: Szállítási mód, szállítási dátum, különleges követelmények stb.
A jó fuvarlevél-sablonnak meg kell felelnie a jogi követelményeknek is, például meg kell határoznia:
- Felelősségkorlátozás: A fuvarozó által veszteség vagy kár esetén viselhető maximális felelősség összege
- Kártalanítási rendelkezések: Azok a feltételek, amelyek mellett a feladó vagy a címzett vállalja, hogy kártalanítja a fuvarozót bármilyen igény vagy kár esetén.
- Irányadó jogi rendelkezések: A szállítási szerződésre alkalmazandó joghatóság és jogszabályok
A sablonnak rugalmas kialakításúnak kell lennie, hogy testreszabható legyen a különböző szállítási igényekhez. A sablonnak biztosítania kell a több szállítás közötti konzisztenciát, és előre definiált legördülő listák, automatikus kitöltési funkciók, adatellenőrzések stb. segítségével elő kell segítenie a hibák és az inkonzisztenciák elkerülését.
Keressen olyan fuvarlevél-sablont, amely különböző platformokon elérhető és kompatibilis a népszerű fájlformátumokkal, például PDF és Excel, hogy a fuvarleveleket könnyen megoszthassa és terjeszthesse.
Összeállítottunk egy listát hét szállítási okmány sablonról, amelyek segíthetnek egyszerűsíteni a szállítási folyamatot.
8 fuvarlevél-sablon
Akár e-kereskedelmi szoftvert használó vállalkozást vezet, akár a szállítási ágazatban dolgozik, a fuvarlevél elengedhetetlen dokumentum. Íme 8 BOL-sablon, amelyek segítenek az indulásban:
1. ClickUp fuvarlevél-sablon
Ha egyszerű fuvarlevelet keres, a ClickUp fuvarlevél-sablon a legjobb választás. Ez a fuvarlevél-sablon részletes, nem átruházható szállítási megrendelésként van felépítve belföldi szállításokhoz. Ideális, ha a feladó és a címzett ugyanaz a szervezet, vagy a szállítási számla előre kifizetésre került.
Ezek bőven elegendő helyet biztosítanak a szállítás feltételeinek, beleértve a megállapodott szállítási módot, a szállítási feltételeket és a különleges utasításokat, ismertetéséhez.
Ez segíthet a szállítási folyamat racionalizálásában és a belföldi szállítási előírások és ipari szabványok betartásának biztosításában.
2. Fuvarlevél-sablon a CanadaCustoms-tól
A CanadaCustoms Straight Bill of Lading Template (egyenes fuvarlevél-sabl on) megbízható dokumentum áruk Kanadán belüli szállításához.
Ez a sablon egy nem megkerülhető, jogilag kötelező érvényű megállapodást jelent a feladó és a fuvarozó között, megvédve Önt a lehetséges félreértésektől, eszkalációktól vagy kötelezettségszegésektől.
Az előző sablontól eltérően ez a fuvarlevél-sablon rövid és könnyen használható. Szabványosított formátuma minimálisra csökkenti a hibalehetőségeket.
Ez a sablon tartalmazza a szállítmány összes lényeges részletét, például a feladó, a címzett és a fuvarozó adatait, valamint a szállítmány mennyiségét, súlyát, leírását és a csomagolás típusát.
Mint minden jó fuvarlevél, ez is tartalmazza az egyedi fuvarlevél számot vagy a szállítmány azonosító számát, hogy könnyebb legyen nyomon követni és hivatkozni rá.
3. PDFFiller PDF fuvarlevél-sablon
A PDFFiller PDF szállítólevél sablonja lehet az Ön első számú dokumentuma a szállított áruk nyomon követéséhez. Ez a sablon segít rögzíteni a szállítmány fontos adatait a jövőbeni hivatkozáshoz. Különböző szakaszokat kell kitölteni, beleértve a vevői megrendelés adatait, a fuvarozó adatait, a pótkocsira rakodott és a számolt rakomány ellenőrzőlistáját, az áru leírását és egyebeket.
A legjobb rész? Úgy tervezték, hogy több szállítmányt is kezelhessen egy dokumentumban.
Ennek eredményeként egyszerűsíti a nyilvántartási folyamatot, így elengedhetetlen eszközzé válik a logisztikai szakemberek számára.
A PDF formátumnak köszönhetően könnyedén elmentheti az információk másolatait személyes nyilvántartásaihoz, és elküldheti azokat bárkinek, akinek szüksége van rájuk.
4. Excel fuvarlevél-sablon a WPSTemplate-től (kompatibilis a Google Sheets-szel)
A WPSTemplate Excel szállítólevél-sablonjával professzionális és előírásoknak megfelelő szállítási dokumentumokat hozhat létre a megszokott Microsoft Excel felületen. Ez a sablon Google Sheets alkalmazással is használható.
A felhasználóbarát kialakításnak köszönhetően könnyedén bevihet és szerkeszthet fontos szállítási adatokat, például a feladó és a címzett adatait, az áruk leírását stb.
A sablon segítségével automatikusan formázhatja a fuvarlevelet, így időt takaríthat meg. Ezenkívül a sablont szükség szerint szerkesztheti és frissítheti, így különböző szállítási helyzetekhez is alkalmazhatóvá válik.
Ez a sablon a fuvarlevélre vonatkozó iparági szabványoknak felel meg, így biztosítva a szállítási tranzakciók megfelelőségét és jogszerűségét. Alkalmas minden szállítási tranzakció dokumentálására – belföldön és külföldön egyaránt.
Gyorsan adaptálhatja, mivel általános formátumú, nem egy adott iparágra szabott. Ez az ideális választás, ha olyan vállalkozást vezet, amelynek különböző vásárlási helyzetekhez rugalmas fuvarlevél-sablonra van szüksége.
Mentse el logisztikai szoftverébe, hogy gyorsan testreszabhassa a különböző szállítási követelményeknek megfelelően.
5. Fuvarlevél PDF-sablon a Fluix-tól
Előfordulhat, hogy fejlett szállítási okmány sablonra van szüksége, amely kiváló hozzáférés-vezérléssel biztosítja a szállítmány biztonságát. Ha nagy értékű árukat szállít, vagy olyan címzettnek, aki szeretné titokban tartani adatait, akkor a Fluix szállítási okmány PDF sablonja az Ön számára a legmegfelelőbb.
Csak az engedélyezett felhasználók szerkeszthetik a fuvarlevél szállítási és fizetési mezőit, ami biztosítja a biztonságot és a pontosságot. Ez segít a szállítmányozóknak a szállítási dokumentumok egyszerű testreszabásában.
Ezt a sablont bármilyen szállítási módhoz használhatja nem átruházható közvetlen fuvarlevélként.
A sablon tiszta elrendezése vizuálisan vonzóvá és intuitívvá teszi. Sokkal rugalmasabb és testreszabhatóbb, mint a hagyományos PDF-sablonok.
A Fluix platformon belül webes űrlapként is kitöltheti, ami kényelmes és gyors módja a szállítási műveletek méretezésének. Bár nem rendelkezik fejlett mezőkkel komplex számlázási esetekhez, tökéletes választás kis- és középvállalkozások, valamint szabadúszók számára, akiknek sokoldalú, hozzáférés-vezérelt fuvarlevél-sablonra van szükségük.
6. Tengeri fuvarlevél-sablon a Shipping Solutions-tól
Ez a fuvarlevél-sablon kifejezetten tengeri szállításra készült.
A Shipping Solutions által készített tengeri fuvarlevél-sablon egy átfogó és megbízható dokumentum, amely minden szükséges szempontot lefed a tengeri szállításhoz.
Ez a sablon egyrészt a szállításra vonatkozó jogi szerződés bizonyítékaként, másrészt a rakomány tulajdonjogát igazoló dokumentumként szolgál. Tartalmazza a szállításban részt vevő felek adatait, az áruk leírását és a szállítási utasításokat.
Ez a fuvarlevél-sablon megkönnyíti a szállított áruk tulajdonjogának átruházását, fizetését és vámkezelését is, hogy azok biztonságosan célba érjenek.
Bár más szállítási módokhoz nem alkalmas, ideális azoknak a vállalatoknak, amelyek rendszeresen foglalkoznak nemzetközi tengeri szállítmányokkal.
7. Fuvarlevél-sablon az IncoDocs-tól
Könnyen használható és hatékony fuvarlevél-sablont keres? Próbálja ki az IncoDocs fuvarlevél-sablonját. Ez a sablon segítségével könnyedén dokumentálhatja szállítási tranzakcióinak minden fontos részletét.
A sokoldalú elrendezés és a letisztult kialakítás miatt a sablon különböző szállítmányokhoz is alkalmas. A sablon tartalmazza a feladó, a címzett és az értesítendő fél adatait, ha a címzett nem elérhető.
Akár kis-, akár nagyvállalkozásról van szó, az IncoDocs szállítási okmányainak használatával egyszerűsítheti szállítási folyamatait.
8. Fuvarlevél-sablon a SmartSheet-től Word, Google Docs és PDF formátumban
A SmartSheet egy nagyon szép és hasznos fuvarlevél-sablont kínál Word és Google Docs formátumban, amelyet PDF formátumban is letölthet. Nézze meg, és ha hasznosnak találja, használja!
Egyéb logisztikai eszközök: ClickUp
Bárcsak egyetlen sablon elegendő lenne az összes logisztikai művelet egyszerűsítéséhez! Tudjuk, hogy ez nem így van.
Vállalkozásának olyan logisztikai menedzsment platformra van szüksége, amely mindenre képes.
Ismerje meg a ClickUp alkalmazást. A ClickUp elsősorban egy projektmenedzsment és együttműködési platform, amely felhasználható a fuvarlevelek és egyéb logisztikai dokumentumok létrehozásával és kezelésével kapcsolatos feladatok, munkafolyamatok és együttműködés menedzselésére.
Más szavakkal, megkönnyítheti a mindennapi projektvégrehajtást azáltal, hogy megszünteti a logisztikai cégek számára a sok munkát igénylő feladatokat.
1. A ClickUp projektmenedzsment funkciói
A szállítási ágazat szakembereként Önnek világszerte kell együttműködnie és kommunikálnia másokkal. A ClickUp projektmenedzsment eszköze Önnek, csapatának és ügyfeleinek egy központi platformot kínál, amelyen minden beszélgetést, kommunikációt, feladatot, munkafolyamatot, átadást és egyebeket kezelhet.
Az összes szállítási információ, ügyféladat és dokumentum egy helyen történő összevonásával nincs szükség szétszórt táblázatokra és e-mailekre, ami javítja az átláthatóságot minden érintett számára.
Ezenkívül a ClickUp Dashboards segítségével valós időben követheti nyomon a szállítás előrehaladását. Ezek testreszabhatók, hogy olyan fontos mutatókat jelenítsenek meg, mint a szállítási határidők, a lehetséges késések és az erőforrások elosztása.
Ez segít Önnek a projektmenedzsment kulcsfontosságú teljesítménymutatóinak (KPI-k) meghatározásában és elérésében a szervezetében.
Végül, a ClickUp Automation használata segít automatizálni az ismétlődő feladatokat, mint például a szállítási frissítések elküldése az ügyfeleknek vagy a jelentések generálása, ezzel időt takarítva meg és csökkentve az emberi hibák számát.
2. ClickUp CRM-csomag
A ClickUp CRM-csomag jával egyszerűsítheti szállítási üzleti folyamatait, az ügyfélkommunikációt és a számlázási munkafolyamatokat.
A ClickUp CRM biztosítja, hogy az ügyféladatok, beleértve a kapcsolattartási adatokat, a szállítási előzményeket és a korábbi interakciókat, mindig kéznél legyenek. Ezáltal értékesítési csapata teljes képet kap minden ügyfélről, és személyre szabhatja a vevőkkel folytatott beszélgetéseket.
Az értékesítési képviselők e-maileket küldhetnek, hívásokat ütemezhetnek és közvetlenül a ClickUp alkalmazáson belül nyomon követhetik az interakciókat. Ez biztosítja a megfelelő időben történő visszajelzéseket és erősíti az ügyfélkapcsolatokat.
Végül hozzáférhet testreszabható funkciókhoz, például mappák és listák hierarchiájához az ügyféladatok jobb szervezése érdekében, szűrőkhöz és címkékhez az egyes számlázási adatok megkereséséhez, valamint fejlett jelentésekhez a fejlesztendő területek azonosítása és üzleti stratégiájának optimalizálása érdekében.
3. ClickUp Docs
A ClickUp Docs átalakítható átfogó tudásbázissá a szállítmányozó cég számára, amelyben olyan fontos dokumentumokat tárolhat, mint:
- Szállítási szabályzat: Határozza meg egyértelműen vállalatának szállítási feltételeit, kikötéseit és korlátozásait.
- Szabványos működési eljárások (SOP-k): Dokumentálja a különböző szállítmánytípusok kezelésének, csomagolási eljárásoknak és biztonsági protokolloknak a lépésről lépésre történő folyamatát.
- Szerződések és megállapodások: tárolja az ügyfelekkel, beszállítókkal és fuvarozókkal aláírt szerződéseket, hogy könnyen hozzáférhessenek.
Készítsen sablonokat a ClickUp Docs segítségével a raktárkészlet kezeléséhez, a készletszintek nyomon követéséhez és jelentések készítéséhez, hogy optimalizálja a tárolást és megakadályozza a készlethiányt a logisztikai műveletek során. Widgeteket adhat hozzá a munkafolyamatok frissítéséhez, feladatok hozzárendeléséhez a Docs-ban és még sok máshoz.
4. A ClickUp időkövető eszköze
Ha vállalata óradíjban számláz, a ClickUp időkövetési funkciójával biztosíthatja, hogy a fizetések beszedése és a számlák elkészítése pontosan történjen. Ez nagyon hasznos azoknak a projektmenedzsereknek is, akik alvállalkozókkal dolgoznak: kezelje a különböző projektfázisokat, és gyorsabban és hatékonyabban érje el projektmenedzsment céljait.
Az időkövetés segítségével láthatja, mennyi időt vesz igénybe az egyes szállítmányok feldolgozása, ami lehetővé teszi a költségek jobb becslését és az erőforrások hatékonyabb elosztását.
Elemezze az időadatokat, hogy pontosan meghatározza, hol késnek a szállítmányok (pl. vámkezelés, papírmunka feldolgozása). Ez segít a folyamatok racionalizálásában és az általános hatékonyság javításában.
Végül, a testreszabható munkafolyamat-nézetek és a munkamegosztási struktúra segítségével nyomon követheti az egyes csapattagok szállítással kapcsolatos feladatokra fordított idejét, hogy azonosítsa a fejlesztésre szoruló területeket vagy felismerje a kiemelkedő teljesítményt nyújtókat.
A szállítási igényeinek legmegfelelőbb fuvarlevél kiválasztása
A fuvarlevelek a szállítási és logisztikai iparban nem csupán papírdarabok – ezek alapvető jogi dokumentumok, amelyek felügyelik és védik az áruk világszintű mozgását.
A fuvarlevél-sablonok, amelyek sokféle formátumban elérhetők, például Excelben, PDF-ben és webes platformokon, a vállalkozások számára a kockázatok csökkentéséhez és a szállítás egyszerűsítéséhez szükséges eszközöket kínálják.
Bármelyik fuvarlevél-sablont is választja, a ClickUp számos olyan eszközt és funkciót kínál, amelyekkel egyszerűsítheti szállítási és számlázási folyamatait.
Kezelje feladatait, kövesse nyomon szállításait valós időben, és élvezze a zökkenőmentesebb, hatékonyabb szállítási folyamatot. Ráadásul a ClickUp zökkenőmentesen integrálódik számlázási folyamataiba. Készítsen pontos számlákat az egyes szállítások részletes időkövetési adatai alapján. Mire vár még? Regisztráljon még ma a ClickUp-ra!