Hogyan számolhatja ki az átfutási időt a munkafolyamatok optimalizálása érdekében?

„Mennyi időbe telik?” és „Mennyibe kerül?” – ez a két kérdés minden vásárló száján felmerül, legyen szó testre szabott öltönyről vagy szoftverbevezetésről.

Ebben a blogbejegyzésben megvizsgáljuk, mi szükséges az első kérdés megválaszolásához, a lead time (átfutási idő) fogalmát felhasználva.

Mi az átfutási idő?

Az átfutási idő az egy folyamat megkezdésétől a befejezéséig eltelő teljes időtartamot jelenti. Ez az az idő, amely a megrendelés leadása és a termék vagy szolgáltatás kézbesítése között telik el.

Az átfutási idő fogalma a korai ipari korszakban gyökerezik, és a gyártási és ellátási lánc menedzsment gyakorlatok térnyerésével vált fontossá. A gyártásban ez az az idő, amely alatt a gyártóegység egy terméket előállít. Ez akár néhány hétig is eltarthat.

A gyártásból kiindulva ez ma már számos iparágban népszerű mérőszám. Amikor étterembe megy és vacsorát rendel, előfordulhat, hogy azt mondják: „Kérjük, adjon nekünk 20 percet az étel elkészítéséhez.” Ez a 20 perc az átfutási idő.

Az agilis szoftverfejlesztésben a projektmenedzserek a lead time-ot használják a sprint tervezéshez, a telepítés ütemezéséhez, az erőforrások elosztásához, az érdekelt felek elvárásainak kezeléséhez és még sok máshoz.

A lead time különböző típusai

Céljaitól függően mérheti a teljes folyamat vagy csak egyes részek átfutási idejét. Az átfutási idők különböző típusai a következők.

Gyártási átfutási idő

A termék gyártásának teljes ideje a fizikai gyártási folyamat kezdetétől a befejezésig a gyártási átfutási idő.

Vegyünk egy bútorgyártó céget, amely egyedi asztalokat gyárt. Ha ez a következő időt veszi igénybe:

A teljes gyártási átfutási idő kilenc nap. Ha az összeszerelő sor/csapat tagjainak nem elérhetősége miatt bármilyen szünet vagy várakozási idő keletkezik, azt is figyelembe kell venni.

Anyagok átfutási ideje

Az anyagok megrendelésétől azok átvételéig, a gyártásban való felhasználásra való készenlétig eltelő időt anyagátfutási időnek nevezzük.

Ez magában foglalja a szállító által a megrendelés feldolgozására, az alapanyag előkészítésére/gyártására, csomagolására és az Ön gyártósorára történő szállítására fordított időt.

Az anyagok átfutási ideje gyakran a gyártási átfutási idő első része. Akár egy autógyártó alumíniumot vásárol, akár egy pék cukrot, az anyagok átfutási ideje határozza meg, mikor kezdődhet el a munka.

Gyártási átfutási idő

A termék gyártásához szükséges teljes időt, a gyártás megkezdésétől a végtermék elkészültéig, gyártási átfutási időnek nevezzük. Ez magában foglalja a gyártási folyamat minden szakaszát, beleértve a beállítást, a projekt végrehajtását és az összeszerelést.

Míg a gyártási átfutási idő magában foglalja az anyagok átvételének, ellenőrzésének stb. idejét is, addig a gyártási átfutási idő csak a termék előállításához szükséges időt jelenti.

Az előző példát követve a gyártási átfutási idő hat nap lenne, nem számítva a két napot az anyagok átvételére és az egy napot az ellenőrzésre.

Beszerzési átfutási idő

Az áruk vagy szolgáltatások beszerzési igényének benyújtásától azok leszállításáig eltelő időt beszerzési átfutási időnek nevezzük.

Ez magában foglalja a megrendelések feldolgozását, a beszerzési megrendelések létrehozását, a beszállítók kiválasztását, a gyártást és a szállítást. A beszerzési átfutási idő az anyagátfutási idő előtt kezdődik, de azt is magában foglalja.

A beszerzési átfutási idő segít a projektcsapatoknak felmérni a közvetlen hatáskörükön kívüli folyamatokból eredő késleltetést.

Ügyfél átfutási idő

Az az időtartam, amely a megrendelés leadásától a termék vagy szolgáltatás átvételéig telik el, az úgynevezett ügyfél átfutási idő.

Egy gyorsétteremben, mint például a McDonald’s, az átfutási időt a megrendelés leadása előtt jóval előre elvégzett előkészítési munkákkal minimalizálják – ez a szolgáltatások szabványosítása miatt lehetséges. Ez a SaaS eszközökre is vonatkozik. Az ügyfél azonnal hozzáférhet a szoftverhez, mert a termék már elkészült és szállításra kész.

Ha azonban egyedi logót tervez a márkájához, akkor a vevői átfutási idő a teljes gyártási folyamatot magában foglalja.

Szállítási átfutási idő

Az az idő, amely a termék gyárból való kiszállításra való készenlététől a végső rendeltetési helyre való szállításáig telik el, a szállítási átfutási időnek nevezhető. Ez az időszak magában foglalja a termék szállításra való előkészítését, kezelését, szállítását és a vevőhöz vagy a projekt helyszínére való kiszállítását.

A modern ellátási lánc menedzsmentben a szállítási átfutási idő fontos mutató. Például, ha okostelefonját Kínában vagy Indiában szerelik össze, akkor az Egyesült Államokban való értékesítésének lehetősége attól függ, hogy mennyi idő alatt szállítja azt Önnek a beszállítója. Tehát piacra lépési terveinek figyelembe kell venniük a szállítási átfutási időket.

Halmozott átfutási idő

A különböző folyamatok átfutási idejének összességét kumulatív átfutási időnek vagy ellátási lánc átfutási idejének nevezzük. Ez magában foglalja az összes alkatrész és folyamat átfutási idejét, a nyersanyagok kezdeti megrendelésétől a késztermék végfelhasználónak történő kiszállításáig.

Annyi különböző típusú átfutási idő létezik, amelyek különböző helyzetekre és környezetekre alkalmazhatók, hogy az átfutási idő kiszámítása kihívást jelenthet. Ezért segítünk Önnek. Íme az átfutási idő képlete és a kiszámításának lépésről lépésre történő folyamata.

Hogyan számoljuk ki az átfutási időt?

A lead time kiszámításának legegyszerűbb módja az, ha megnézi a korábbi adatokat, és kiszámítja a kezdő dátumtól a befejező dátumig eltelt időt.

Például, ha a folyamat 2024.01.01-én kezdődik és 2024.01.31-én ér véget, az átfutási idő 31 nap. Egy olyan projektmenedzsment eszközön, mint a ClickUp, automatikusan kiszámíthatja az átlagos átfutási időket a korábbi adatok alapján.

Bár ez a lead time képlet remek áttekintést nyújt, nem adja meg azokat a részletes adatokat, amelyek a hatékonyság javításához szükségesek. Ezért egy másik megközelítés az előrehaladás. Íme, hogyan.

1. Az átfutási idő összetevőinek azonosítása

Kezdje azzal, hogy a folyamatot főbb összetevőire bontja, például:

Nem minden folyamat hatással van a lead time-ra. Bizonyos esetekben ezeket másképp nevezik vagy hajtják végre.

Például a szoftverfejlesztés területén a csomagolás magában foglalhatja a konténeres szállítást, a szállítás pedig a telepítést. Ilyen projektek esetében a ClickUp projektidő-nyomonkövetése fantasztikus eszköz a pontos méréshez. A ClickUp-on történő időnyomonkövetéshez a csapat tagjai elindíthatják és leállíthatják az időzítőt, hozzáadhatnak egy tartományt, vagy egyszerűen csak utólag beírhatják az eltelt időt órában/percekben!

Válassza ki az üzleti tevékenységéhez alkalmazható összes komponenst.

2. Mérje meg az egyéni átfutási időket

Az Önre vonatkozó komponensek alapján számítsa ki az egyes átfutási időket.

Beszerzési átfutási idő képlete: A megrendelés beérkezésének dátuma – a projektcsapat igénylésének dátuma.

Ha a ClickUp űrlapokat használja a megrendelések összegyűjtéséhez, sokkal könnyebb lesz beírni a beérkezés dátumát és megtekinteni az átfutási időt a műszerfalon.

Bár a projektcsapatnak kevés befolyása van a beszerzési csapat munkájának gyorsaságára, ez az átfutási idő kritikus fontosságú a folyamat általános hatékonysága szempontjából.

Gyártási/előállítási átfutási idő képlete: A végső termék elkészítésének dátuma – a nyersanyagok beérkezésének dátuma. Ezzel a mutatóval meghatározhatja, mennyi időre van szükség a nyersanyagok vagy alkatrészek végső termékgé történő átalakításához, beleértve a beállítást, a feldolgozást, az összeszerelést, a minőségbiztosítást vagy az ellenőrzést.

Szállítási átfutási idő képlete: Az ügyfélnek történő szállítás ideje – a raktárból történő szállítás ideje. Egyes vállalkozások a csomagolást is beleszámítják a gyártási átfutási időbe, míg mások ezt a szállítással kapcsolatos folyamatnak tekintik. Válassza ki az Önnek legmegfelelőbbet.

3. Adja össze őket!

Összegezze az egyes átfutási időket (beszerzés, gyártás és szállítás), hogy megkapja a teljes átfutási időt vagy a tényleges megrendelés átfutási idejét. A ClickUp Formula mezők jelentősen leegyszerűsíthetik a feladatot a dátum- és időfüggvények, karakterlánc-függvények, logikai függvények és matematikai függvények segítségével.

Miközben ezt teszi, itt van néhány dolog, amit érdemes szem előtt tartania.

Vegye figyelembe a pufferidőt: Ha a lead time-ot használja referenciaértéknek az ügyfélnek ígért szállítási határidő meghatározásához, adjon hozzá némi pufferidőt, hogy fedezze a folyamatban előforduló előre nem látható késedelmeket vagy változásokat.

Például egy lépés kis késedelme kumulatív hatással lehet a következő lépésekre. Használja a ClickUp Gantt-diagramot a függőségek és a teljes szállítási határidőre gyakorolt hatások vizualizálására.

Bontsa le a lead time-ot apró részletekre: A legtöbb vállalkozás a hatékonyság javítása érdekében számítja ki a lead time-ot. Ha ez a helyzet, akkor minden apró részletet meg kell őriznie. Például tudnia kell, hogy a vámkezelés veszi-e el a szállítási lead time legnagyobb részét.

Átfutási idő példák

Az átfutási idő egyszerűen a folyamat kezdete és befejezése közötti idő. Az iparágak, vállalkozások, projektek és csapatok között több száz példa található az átfutási időre.

Átfutási idő a gyártásban

Tegyük fel, hogy Ön egy pamut pólókat gyártó vállalat, amely kiskereskedelmi üzleteken keresztül értékesíti termékeit. Az átfutási ideje a következő összeg lenne:

Teljes átfutási idő = 35 nap

Átfutási idő a szoftverprojekt-menedzsmentben

A szoftverfejlesztési projektek kissé eltérőek lehetnek. A tervezési és az architektúra fázisok sokkal hosszabbak lehetnek, de a többi fázis rövid sprintekben zajlik, amelyek fokozatosan fejlődnek.

Ezért az átfutási időt általában attól az időponttól számítják, amikor a felhasználói történet elkészül, egészen a funkció bevezetéséig.

A lead time csökkentésének előnyei

Az átfutási idő megmutatja, mennyi időbe telik elvégezni a munkát. Ez alapján megtudhatja, hogy egy adott időpontban mennyit tud termelni. Például, ha egy személy egy héten belül egy funkciót tud kifejleszteni (azaz ez az átfutási ideje), akkor a heti fejlesztési igény alapján tervezheti meg az erőforrások elosztását és a kapacitást.

A lead time csökkentésével, azaz ha egy személy hetente két funkciót tud kifejleszteni, növelheti a bevételt, a hatékonyságot, az ügyfélelégedettséget, a versenyelőnyt és még sok mást!

Vevői elégedettség: Ha egy terméket hamarabb tudsz leszállítani a vevőnek, akkor az valószínűleg elégedettebb lesz. Ezért a szállítási átfutási idő csökkentése – azaz a határidők betartása – kritikus mutató az olyan e-kereskedelmi szereplők számára, mint az Amazon, akik jelentős összegeket fektetnek a raktározásba, a logisztikába és az automatizálásba a megrendelések teljesítése érdekében.

Hatékonyság: A rövidebb átfutási idő azt jelenti, hogy ugyanazon idő alatt többet tud elvégezni, javítva ezzel a folyamatok hatékonyságát. A nagyobb hatékonyság felgyorsítja a termelést és csökkenti a tárolási és tartási költségeket.

Agilitás: A projekt végrehajtási átfutási idejének csökkentése növeli a vállalatok képességét, hogy gyorsan reagáljanak a piaci változásokra vagy kielégítsék az ügyfelek igényeit. A COVID-19 idején azok a szervezetek, amelyek képesek voltak távoli munkavégzésre és gyors digitális élményteremtésre – rövidebb átfutási idővel – hatalmas versenyelőnyt szereztek.

Készletgazdálkodás: A rövidebb átfutási idők alacsonyabb készletszintekhez vezetnek – ez az alapvető előny, amelyet a japán autógyártók először a karcsúsított gyártás során tapasztaltak. Ez felszabadította a raktárterületet, csökkentette a készletek elavulását és a készletekben lévő tőkét, javítva ezzel a vállalat általános pénzügyi helyzetét.

Az átfutási idő csökkentésének előnyei a folyamat egészében megmutatkoznak. De hogyan érheted el ezt? Íme néhány tipp.

A lead time csökkentésére szolgáló stratégiák

Ahhoz, hogy bármit is optimalizálhasson, ismernie kell a jelenlegi állapotot. Kezdje tehát ott!

Használjon időgazdálkodási alkalmazásokat az átfutási idő pontos kiszámításához az összes folyamatban és szakaszban. Ezután azonosítsa az optimalizálási lehetőségeket. Miután rendelkezésre állnak az alapadatok, a következő kérdés: Hogyan lehet időt megtakarítani?

Automatizálja

Automatizálja azokat a folyamatokat, amelyek nem igényelnek emberi beavatkozást. Ez olyan egyszerű lehet, mint az „if-this-then-that” munkafolyamatok beállítása a projektmenedzsment szoftverében. Például, ha egy feladat késedelmes, az érintettek automatikusan értesítést kapnak az eskalációs mátrixon. Vagy ha a tervező befejezte a feladatot, automatikusan rendelje hozzá a fejlesztőhöz.

A ClickUp Automations több mint 100 sablonnal rendelkezik a munkafolyamatok, a rutin feladatok, a projektátadások és egyebek racionalizálására.

Jobb ütemezés

Ütemezze be az erőforrásokat, hogy elkerülje a felesleges várakozási időket. Használja a ClickUp Workload nézetet, hogy lássa, ki mit csinál, és ossza ki a feladatokat. Ösztönözze a csapat tagjait, hogy nézzék meg saját termelékenységi jelentéseiket, hogy elérjék időgazdálkodási céljaikat!

Ha nem tudja, hol kezdje, a ClickUp időgazdálkodási sablonjai segítenek. Válasszon a tíz sablon közül, és igazítsa azokat igényeihez!

Pontos előrejelzés

Csökkentse a készletgazdálkodási átfutási időt olyan technikákkal, mint a biztonsági készlet, az újrarendelési pontok és a gazdasági rendelési mennyiség (EOQ), hogy optimalizálja a készletszinteket. Használjon robusztus készletgazdálkodási szoftvert a készletek felméréséhez!

Ossza meg tudását

A részletes dokumentáció és a tudásmegosztás segítségével megelőzheti a tudáshiányt. A ClickUp Docs célja, hogy segítsen Önnek a szervezeten belüli bármilyen dokumentum megírásában és megosztásában. Mi több, a ClickUp AI lektorálhatja, összefoglalhatja és hozzáférhetőbbé teheti az információkat.

Csökkentse az átfutási időt és optimalizálja munkafolyamatát a ClickUp segítségével

A „Mennyi időbe fog telni?” kérdésre pontos és azonnali választ adni a projektmenedzser fontos feladata.

Ez segít a projektmenedzsment teljes életciklusa során a tervezésben, az ütemezésben, az erőforrások elosztásában, a vészhelyzetekre való felkészülésben, a katasztrófaelhárításban, az érdekelt felek kezelésében, a piacra lépési stratégiában stb.

Az átfutási idő pontos kiszámítása egyszerű, de hatékony módszer a jövő előrejelzésére. A mai gyorsan változó világban az átfutási idő minimalizálása lehet az Ön vállalkozásának legnagyobb versenyelőnye.

Minél többet fektet a lead time csökkentésébe, annál hatékonyabbá és termelékenyebbé válnak a rendszerei. Például még a legegyszerűbb automatizálás is csökkenti a lead time-ot, és nem csak az adott folyamatban, hanem a szervezet egészének munkafolyamatában.

Az átfutási idő optimalizálása összetett hatásokkal jár, ezért a ClickUp úgy lett kialakítva, hogy Ön láthassa, mérhesse és minimalizálhassa az átfutási időket.

A ClickUp all-in-one ingyenes projektmenedzsment szoftvere lehetővé teszi, hogy egy helyen kövesse nyomon a feladatok időtartamát, figyelje az átfutási időket, mérje a teljesítményt, optimalizálja a mutatókat és automatizálja a folyamatokat.

A kreatív ügynökségektől az ingatlankezelésig, a ClickUp segítségével a legkülönbözőbb szervezetek gyorsan szállítják termékeiket és szolgáltatásaikat. Győződjön meg róla saját maga!

Gyakran ismételt kérdések (GYIK)

1. Mi az átfutási idő képlete?

Átfutási idő = Befejezés ideje – kezdési idő

Bár ez a legegyszerűbb átfutási idő képlet, nem magyarázza meg, miért éppen ez az átfutási idő. Ezért a szervezetek néha előre dolgoznak. Ilyenkor az átfutási idő kiszámítása a következőképpen történik.

Átfutási idő = beszerzési átfutási idő + gyártási átfutási idő + szállítási átfutási idő

2. Mi a különbség a lead time és a ciklusidő között?

Bár némileg hasonlóak, ezek a két mutató különböző célokat és igényeket szolgálnak. Íme egy áttekintés a ciklusidő és a lead time összehasonlításáról.

3. Mi az átfutási idő a szállítás esetében?

A szállítási átfutási idő az az időtartam, amely a megrendelés leadásától a termék kiszállításáig telik el.