„Ahogyan napjainkat töltjük, úgy töltjük életünket is” – hangzik a híres idézet Annie Dillard írótól. És amikor ezt a következő mondattal együtt olvassa: „A napok hosszúak, de az évek rövidek”, akkor félelem fogja el.
A legjobban használom-e az időmet? A napjaim úgy vannak-e felépítve, hogy összhangban álljanak a személyes és szakmai céljaimmal?
Itt jöhet jól az időgazdálkodás, és az időgazdálkodási célok kitűzése strukturált keretet és új szemléletmódot adhat a rendelkezésre álló idő és az elérni kívánt célok tekintetében.
Mik az időgazdálkodási célok?
Az időgazdálkodási célok olyan konkrét célok, amelyeket azért tűz ki magának, hogy hatékonyabban tudja kezelni az idejét. Ezek a célok segítenek a feladatok fontossági sorrendjének megállapításában, a határidők egyértelmű meghatározásában és a mindennapi tevékenységekből a feleslegesek kiküszöbölésében.
Például egy vállalkozó heti feladatai között szerepelhet a potenciális ügyfelekkel való telefonálások ütemezése, a feladatok delegálása és a projektek előrehaladásának mérése. Pontos időgazdálkodási célok segítségével a vállalkozó pontosan tudja, hogy mennyi időt kell szánnia az egyes feladatokra, és milyen sorrendben kell azokat elvégeznie.
Az időgazdálkodási célok kitűzésének leggyakoribb módja a SMART modell:
- Konkrét: Egy jól meghatározott cél, amely megválaszolja, hogy kik vesznek részt, mi legyen az eredmény, mit kell elérni stb.
- Mérhető: Kvantifikálható és nyomon követhető cél. „Hány órába telik ez a feladat?”
- Elérhető: Reális és megvalósítható cél
- Releváns: Gyakorlati cél, például olyan, amely összhangban áll személyes vagy szakmai céljaival
- Időhöz kötött: Egyértelmű idővonalat és határidőt tartalmazó cél
Milyen előnyei vannak az időgazdálkodási célok kitűzésének?
Van egy világos listája a teendőkről. Akkor miért kellene időgazdálkodási célokat is kitűznie?
Vessünk egy pillantást az időgazdálkodási célok néhány előnyére:
✅ Egészségesebb munka-magánélet egyensúly
A megfelelő időgazdálkodás több időt jelent szeretteinek és magának.
A munkaidőn belül beoszthatja az időt a kiemelt fontosságú feladatokra, és még így is marad ideje a pihenésre és a kikapcsolódásra.
✅ Kevesebbet halogat
Ha van egy prioritások szerint rendezett feladatlistája, nem kell a feladatok között ugrálnia.
Energiáját a mély munkára összpontosíthatja anélkül, hogy azon kellene gondolkodnia, mit tegyen legközelebb.
✅ Termelékenységnövelés
Ha a kritikus feladatok elvégzésére koncentrál, anélkül, hogy időt kellene fordítania arra, hogy kitalálja, „mi mást” kellene tennie, akkor kialakíthat egy rutint. Ez a rutin arra összpontosít, hogy a legkritikusabb feladatokat a legproduktívabb órájában végezze el.
✅ Nincs több kiégés
A rosszul szervezett munka érzelmileg és fizikailag is megterhelő lehet. Ha ehhez még a határidők elmulasztása és a koncentrációvesztett csapat is társul, akkor valószínűleg karrierje kiégéséhez vezet.
Az intelligens időgazdálkodás minimalizálhatja a frusztráció és a munkával járó nyomás okozta stresszt.
15 példa időgazdálkodási célokra, amelyeket kitűzhet magának
Az időgazdálkodás beállítása nyomasztó feladat lehet. Íme néhány példa időgazdálkodási stratégiákra, amelyekből inspirációt meríthet:
1. Határozzon meg számszerű célokat
A világos cél az, amelynek reális határideje és mérhető eredményei vannak, és amely jól kommunikálható.
Tegyük fel, hogy Ön egy design hallgató. Célja lehet, hogy időben befejezze egy csoportos projektet és csapatként dolgozzon. De több célt, határidőt és felelőst leírni és nyomon követni nem könnyű feladat.
Ha olyan eszközt használ, mint a ClickUp, a ClickUp Goals segítségével intelligens célokat tűzhet ki és csoportként nyomon követheti eredményeit, így mindig tartani tudja a határidőket.
Így teheti meg:
- Állítson fel konkrét célokat, például számszerű, igen/nem és pénzügyi célokat, hogy könnyebben nyomon követhesse azokat. Például készítsen öt weboldal vázlatot egy héten (számszerű cél).
- Rendezze több egyéni és csapatcélt mappákba
- Hozzon létre hangulat táblákat, hogy gyorsan áttekintse céljait és terveit, és gazdag vizuális anyagokhoz férjen hozzá.
- Határidőket állítson be a csapatának/csoportjának, és heti eredménykártyák segítségével kövesse nyomon az előrehaladásukat.
2. Naponta kövesse nyomon az idejét
Tudja, mely feladatok veszik igénybe a legtöbb időt?
Ha nem, akkor ez egy figyelmeztető jel, hogy kövesse nyomon az időt, és fedezze fel azokat a pazarló, nem produktív tevékenységeket, amelyek felemésztik az idejét. Ez magában foglalja a személyes tevékenységeit is.
Mennyi időt töltött ma a közösségi médián?
De ne feledje, ez csak arra szolgál, hogy megbecsülje, mely tevékenységek teszik ki napja nagy részét, és nem arra, hogy azokat felváltsa.
A ClickUp segítségével az időkövetés gyerekjáték.
A ClickUp ingyenes Chrome-bővítményével bármilyen eszközről rögzítheti az időt. Ez a lehető legegyszerűbbé teszi a feladatokhoz kapcsolódó időkövetést.
Jelentést készít az iPadjén? Csak nyomja meg a „Start” gombot a ClickUp globális időzítőjén, és állítsa le, ha szünetet tart vagy feladatok között vált.
Az egyéni és a csapat napi feladatait időbecslésekkel is kiegészítheti, hogy egyértelmű legyen, mennyi időt vesz igénybe egy feladat.
3. Rangsorolja feladatait
Az „Eat the frog” (Edd meg a békát) egy népszerű időgazdálkodási módszer, mert „megenned a békát”, vagyis elvégezni a legkritikusabb és legnehezebb feladatot, mielőtt a többit elkezdenéd, a legjobb módja a dolgok elvégzésének.
Más szavakkal, a feladatok fontossági sorrendbe állítása elengedhetetlen ahhoz, hogy a nagy értékű és fontos feladatokat időben elvégezd, és így haladást érj el a nagyobb SMART célok felé. A legkönnyebb vagy alacsony prioritású feladatokat hagyd a végére.
Készítsen minden reggel vagy minden héten egy magas prioritású teendőlistát, majd egy alacsonyabb prioritásút, hogy könnyebben felismerje és elvégezze a sürgős feladatokat. Ezzel biztosíthatja, hogy a fontos feladatok ne kerüljenek háttérbe az ad hoc kérések miatt.
4. Használjon időblokkolási technikákat
Az időblokkolás azt jelenti, hogy a napját több időtartamra osztja fel a munkával kapcsolatos vagy személyes tevékenységekhez.
Minden blokk a feladatra való koncentrálásra szolgál, zavaró tényezők nélkül.
Íme néhány időhöz kötött példa az időblokkolási technikákra:
- A 3/3/3 szabály: Naponta három órát szánjon három sürgős és három nem annyira sürgős feladatra. Például kedden három óra alatt tartson meg három megbeszélést és válaszoljon három e-mailre.
- A Pomodoro-technika: Ossza fel munkanapját 25 perces koncentrált munkaszakaszokra, amelyeket minden alkalommal 5 perces szünet követ. Tegye ezt legalább négy cikluson keresztül.
- Getting Things Done (GTD): A GTD hasonló a Pomodoro technikához. A GTD segítségével egyenesen nekifut a feladatnak, beállít egy 25 perces időzítőt, 5 perc szünetet tart, majd folytatja a munkát, amíg be nem fejezi.
- A 4 órás szabály: A 4 órás szabály egy monotasking időblokkolási technika, amelynek során egy meghatározott 4 órás időintervallumot állít be egy tevékenység befejezésére.
5. Delegáljon néhány feladatát
Nem kell mindent magának csinálnia. Egy kis delegálás segíthet abban, hogy jobban kézben tartsa a napját.
Kezdje kicsivel, alacsony értékű feladatokat osztva a csapatára, vagy vegyen fel egy virtuális asszisztenst, ha önálló vállalkozó. Határozza meg az időbeli elvárásokat és közölje a követelményeket, hogy ne legyenek vissza-vissza viták.
Végül két jelentős eredményt fog észrevenni: több ideje marad a fontos, kritikus feladatokra, csapata magabiztosabbá válik, és több feladatot tud delegálni.
Ne feledje, hogy nem szégyen segítséget kérni. A feladatok delegálása gondolkodásmódbeli változást igényel, és a napi időgazdálkodás kritikus része.
6. Szüntesse meg minden zavaró tényezőt
A figyelemelterelő tényezők elkerülése könnyebb mondani, mint megtenni. Ráadásul az interneten vagy szoros munkatársakkal való együttműködés megnehezíti a koncentrációt.
Íme néhány módszer, amellyel kiküszöbölheti a figyelemelterelést munka közben:
- Telepítsen értesítésblokkolót a laptopjára vagy okostelefonjára, hogy zavartalanul dolgozhasson
- Állítsa telefonját és egyéb kommunikációs csatornáit „Ne zavarjanak” módba.
- Ideiglenesen távolítsa el a figyelmet elterelő alkalmazásokat, például a közösségi médiát és a játékokat a telefonjáról vagy asztali számítógépéről
- Kapcsolja ki az e-mail értesítéseket, hogy ne kelljen új e-mailekre válaszolnia, miközben fontos feladatokat végez.
- Ha az irodában dolgozik, foglaljon tárgyalót, hogy egyedül dolgozhasson, amíg be nem fejezi a munkáját.
7. Búcsút inthet a halogatásnak
Egy kísérlet szerint a halogatás leginkább akkor jelentkezik, ha a feladat bonyolultabb.
Íme néhány tudatos lépés, amellyel minimalizálhatja a halogatásokat:
- Bontsa fel a nehéz feladatokat alfeladatokra, amelyek megvalósítható határidővel rendelkeznek, ahelyett, hogy az egészet egyszerre vállalná. Például egy termék tulajdonos felbonthatja egy új termék bevezetését kisebb alfeladatokra, mint például a weboldal frissítése az 1. és 3. napon, az árstratégia kidolgozása a 4. és 5. napon, a forgalmazás a 6. és 10. napon, a marketing automatizálása a 11. és 15. napon stb.
- Állítson be időkorlátot, és kövesse nyomon a ClickUp Time Tracker Chrome kiterjesztésével, miközben egyik feladatról a másikra vált.
8. Használjon vizuális eszközöket a többfeladatos munkavégzéshez
Ha több projektet irányít és közvetlen beosztottjai vannak, akkor nincs más választása, mint gyakran több feladatot egyszerre végezni.
A vizuális eszközök egyszerűsítik a többfeladatos munkavégzést, és minden feladat elérhetőnek tűnik.
Például a Gantt-diagramok megmutatják a feladatok közötti függőségeket és átfedéseket, a Kanban táblák segítenek vizualizálni a feladatok előrehaladását, a folyamatábrák bemutatják a feladatok közötti függőségeket, a gondolattérképek pedig segítenek ötleteket gyűjteni.
9. Hatékonyabbá teszi az értekezleteket
Kövesse nyomon a megbeszélések időtartamát, és meg fog lepődni, hogy egyes megbeszélések milyen időigényesek és kevésbé produktívak.
Állítson be aszinkron frissítéseket egy feladatkezelő eszköz segítségével, hogy nyomon követhesse a projekt előrehaladását, és határozza meg a megbeszélések időtartamát egy világos napirenddel.
Ez azt jelenti, hogy nem kell többé „gyors telefonokat” intéznie, vagy 15 perces megbeszéléseken ülnie, amelyek órákká nyúlnak.
A ClickUp Clip funkciója segít hatékonyan kommunikálni a képernyőfelvételek segítségével, és feleslegessé teszi a megbeszéléseket. Rögzítsen videókat (képernyő + kamera) a böngészőjéből, és ossza meg őket csapattársaival.
10. Kezelje a projekt határidőket
A határidők kezelése nem csak azok betartásáról szól. Arról is szól, hogy mennyire hatékonyan tervezi meg a munkáját a határidő betartása érdekében.
Ez magában foglalja a projekt befejezéséhez vezető minden feladat pontos határidejének meghatározását.
Itt jöhet jól a ClickUp naptárnézete, amely madártávlatból áttekintést nyújt az adott projekthez kapcsolódó összes eseményről és határidőről.
📮 ClickUp Insight: A felmérésünkben résztvevők 63%-a sürgősség és fontosság szerint rangsorolja személyes céljait, de csak 25% szervezi azokat időkeret szerint. Mit jelent ez? Tudja, mi a fontos, de nem feltétlenül azt, hogy mikor. ⏳ A ClickUp Brain mesterséges intelligenciájával továbbfejlesztett ClickUp Goals egyértelműséget hoz ebbe a kérdésbe. Segít a nagy célokat dátummal ellátott, megvalósítható lépésekre bontani. A ClickUp Brain intelligens javaslatokat ad az ütemtervekhez, és valós idejű haladási frissítésekkel és automatikus állapotváltozásokkal tartja Önt a pályán, ahogy a feladatokat teljesíti. 💫 Valós eredmények: A felhasználók a ClickUp-ra való áttérés után kétszeres termelékenységnövekedésről számolnak be.
11. Dolgozzon ki egy rutinot
A rutinok unalmasak? Nem igazán. Az igazság az, hogy máris tudat alatt követ egy rutint. Ugyanazokat az alkalmazásokat használja, minden nap ugyanabban az időben eszik, ugyanazon az útvonalon jár munkába stb.
Miért ne alakíthatna ki egy rögzített, tudatos rutinot a munkájához is?
Íme néhány időgazdálkodási technika, amelyeket rutinszerűen alkalmazhat:
- Szánjon egy meghatározott időtartamot a belső megbeszélésekre és a csapatmegbeszélésekre
- Határozzon meg egy fix időtartamot, amelyben minden másnál előbb a legfontosabb feladatokat intézi el; egye meg azt a békát!
- Fejezze be a munkát minden nap egy meghatározott időpontban, hogy az ne befolyásolja a magánéletét.
- Például minden nap szánjon egy órát az e-mailek megválaszolására, például minden nap 14 és 15 óra között.
12. Automatizálja az ismétlődő feladatokat
Az ismétlődő feladatok, mint például a dokumentumkezelés, a feladatok frissítése vagy a jelentések készítése, alacsony értékűek és időigényesek.
Tegye céljává, hogy automatizálással megszüntesse ezeket a napi munkaterheléséből. Ez az egyik legfontosabb időgazdálkodási készség, amelyet fejlesztenie kell.
Nem tudja, hol és hogyan kezdjen az automatizáláshoz? Próbálja ki a ClickUp Automation szolgáltatást.
Új feladatokat rendelhet hozzá, feladatállapotokat módosíthat, megjegyzéseket fűzhet hozzá, címkéket alkalmazhat és még sok mást tehet automatikusan.
13. Ne hagyja ki a szüneteket
Kapcsoljon ki és tartson gyakran szüneteket, hogy elkerülje a kiégést. Számos tanulmány kimutatta, hogy a szünetek nagyobb termelékenységhez és munkával való elégedettséghez vezetnek.
Az időgazdálkodás ugyanolyan fontos, mint az energiád kezelése – hiszen az adja a lendületet és a hajlandóságot, hogy a különböző napi prioritásokkal foglalkozz. Általános szabályként 25-90 percenként tarts rövid szünetet a munkában.
Beiktathat egy munkaszünetet vagy beállíthat egy időzítőt, hogy nyomon kövesse a munkáját, és figyelmeztesse, amikor ideje szünetet tartani. A háta is hálás lesz érte.
14. Tanuljon meg nemet mondani
A nemet mondás megtanulása a határok kijelöléséről szól. Védi az idejét, szabadságát, energiáját és mentális egészségét.
Konkrét határok nélkül el fogja borítani a többletmunka és a csökkenő prioritások. Ezért határozza meg, mi a kevésbé fontos, hogy először a lényeges feladatokat intézhesse el, mielőtt új munkát vállalna.
Határozzon meg egyértelmű elvárásokat a munkahelyén és azon kívül is, hogy barátai, családtagjai és kollégái tudják, mikor várhatnak választ Öntől.
15. Nézze a nagy képet
Elárasztják a változások, vagy elmerül a teendőlistákban? A megoldás az lehet, ha egy lépést hátralép, és áttekinti a helyzetet.
Lépjen hátra, és nézze meg, mi lehet a legnagyobb eredménye néhány hét vagy hónap múlva. Jegyezze le őket.
Így jobban felkészülhet a jövőbeli projektekre, könnyebben elfogadja a változásokat, hatékonyabban tervezheti az idejét, és jobban átlátja, mikor van tele a tányérja.
Például egyénileg érdemes havonta ellenőrizni az előrehaladást, míg a csapat esetében negyedéves értékelési ciklust érdemes bevezetni.
Állítsa fel prioritásait az időgazdálkodás terén, hogy előrébb jusson
A következetesség az egyik olyan időgazdálkodási készség, amely könnyebb mondani, mint megtenni. Ne feledje, nem baj, ha nem minden nap sikerül. Végül is emberek vagyunk.
Ha túlterheltnek érzi magát, kezdje a legszükségesebb dolgokkal: állítson fel kis, nyomon követhető célokat, rangsorolja a feladatokat, delegálja a munkát, és ossza be a konkrét időtartamokat.
Ha azonban ezeket a taktikákat be akarja vezetni és a mindennapi rutinjává tenni, a ClickUp segíthet!
Szeretne időgazdálkodási profi lenni? Próbálja ki még ma ingyen a ClickUp-ot!