Mi szükséges egy projekt sikeres befejezéséhez? Emberek, idő és pénz? Igen, de ennél több is. A projekt sikeres befejezéséhez megfelelő erőforrás-ütemezésre van szükség, hogy a megfelelő feladatok a megfelelő időben, logikus sorrendben kerüljenek elvégzésre.
Tehát nem csoda, hogy a vállalkozások több millió dollárt veszíthetnek el valós és alternatív költségekben a késedelmek vagy a költségvetés túllépése miatt.
Projektmenedzserként a hatékony erőforrás-ütemezés kulcsfontosságú a siker biztosításához.
Mi az erőforrás-ütemezés?
Az erőforrás-ütemezés a projektmenedzsment kritikus része, amelynek során a rendelkezésre álló csapat tagjai meghatározott feladatokkal vannak megbízva, amelyeket előre meghatározott időn belül kell elvégezniük. Két fő erőforrás-ütemezési módszer létezik: időkorlátos és erőforráskorlátos.
Időkorlátokkal rendelkező erőforrás-ütemezés
Ha van egy meghatározott projekt határidő, akkor erőforrásokat rendel hozzá a munka elvégzéséhez az adott ütemterv szerint. Ebben az esetben van egy rögzített határidő, de az erőforrások rugalmasak. A professzionális szolgáltató szervezetek vagy ügynökségek, amelyek extra erőforrásokkal rendelkeznek és projekteket várnak, általában időkorlátos erőforrás-ütemezést alkalmaznak.
Ez olyan projektekre is alkalmazható, amelyeknek meghatározott indulási dátuma van. Például, ha karácsonyi indulást tervez, akkor időkorlátja december 25. (vagy azelőtt).
Erőforrás-korlátozott ütemezés
Másrészt, ha korlátozott számú erőforrással rendelkezik, akkor a projektet az erőforrások rendelkezésre állása és kapacitása alapján kell megterveznie.
Ez az erőforrás-kezelési módszer rugalmasságot igényel az ütemtervekben. Az erőforrás-korlátozott ütemezést általában termékgyártó cégek vagy házon belüli csapatok alkalmazzák, ahol további csapattagokat vagy alvállalkozókat alkalmaznak. Például, amikor a ClickUp AI funkciókat ad hozzá platformjához, a projektet az erőforrás-korlátozások figyelembevételével ütemezzük.
Akár így, akár úgy, az erőforrás-ütemezés alapvetően az erőforrásoktól és az időtől függ. Vegyünk példának egy tartalomgyártó csapatot. Ebben SEO-elemzők, írók, szerkesztők, tervezők és kiadók dolgoznak. Itt minden egyes személy az előző feladat elvégzése után végzi el a sajátját. Tehát az erőforrásokat két hetes sprintekben, egymást követő sorrendben kell ütemezni.
- SEO-kutatás és összefoglaló az 1–3. naptól
- Írás a 4–9. naptól
- Szerkesztés a 10–12. naptól
- Tervezés a 13–15. naptól
Még ez az egyszerű erőforrás-ütemezés is kihívásokat jelent. Amint a fenti táblázatból látható, egy SEO-elemzőnek vagy szerkesztőnek három napra van szüksége a feladat elvégzéséhez, míg az írónak hat napra.
Tehát, ha ennek a csapatnak minden készséggel rendelkező erőforrása lenne, akkor az író kivételével mindenki alulhasznosított lenne. Pontosan ezt a problémát igyekszik megoldani a hatékony erőforrás-ütemezés.
Miért fontos az erőforrás-ütemezés a projektmenedzsmentben?
A munkaerő költségei a szervezet teljes működési költségének 70%-át teszik ki, állítja a Human Capital Management Institute (HCMI) kutatása. Ez azt jelenti, hogy bár az alkalmazottak a legnagyobb értékeid, egyben a legnagyobb kiadásaid is. Ezért optimálisan és hatékonyan kell őket kihasználnod.
Erőforrások optimalizálása
Észreveheted, hogy nem azt mondtuk, hogy „az emberi erőforrások maximalizálása”, mert egy személy képességeinek legjobb kihasználása nem feltétlenül jelenti azt, hogy 100%-ban kihasználjuk az idejét. Valójában „ a Gartner kutatása szerint az alacsonyabb kihasználtságú csapatok 30%-kal vagy annál is többel csökkenthetik az üzleti érték létrehozásához szükséges időt. ”
Az erőforrások ütemezése lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy hatékonyan használják ki csapattagjaik idejét. Ezáltal a rendelkezésre álló emberek és készségek legjobb kihasználásával maximalizálhatják az eredményeket.
Időben és a költségkereten belül teljesíteni
Használja ki az erőforrás-ütemezést, hogy biztosan befejezze a projektet a kijelölt időn és költségvetésen belül.
Ez lehetővé teszi, hogy vizualizálja a projekt jövőbeli menetét, és jó előre elkészítse a szükséges vészhelyzeti terveket. Ha váratlan esemény történik, szükség szerint módosítsa vagy változtassa meg a tervet.
Minőségi szolgáltatások nyújtása
A projektütemezés több, mint egy erőforrás-naptár. Ez egy átlátható vizualizációja annak, hogyan fog zajlani a projekt megvalósítása. Tartalmazza a projekt feladatait, felelősségi köröket, függőségeket, átadásokat, együttműködéseket, visszacsatolási ciklusokat stb.
Egy ilyen átfogó képpel minden csapattag megérti a projekt életciklusában betöltött szerepét. Így hatékonyabban tudnak együttműködni társaikkal, átfogó átadásokkal és egyértelmű utasításokkal. Együtt olyan szolgáltatásokat nyújtanak, amelyek megfelelnek a várt szabványoknak.
Költségmegtakarítás
A terv hiányosságainak azonosítása egyszerű, ha az erőforrásokat előre ütemezi. Ez időt és lehetőséget ad a projektmenedzsereknek, hogy előre felvegyék a szükséges munkaerőt, vagy átalakítsák a csapatokat a hiányosságok pótlására.
Erőforrás-ütemezés nélkül a projekt során gyakran előfordulnak hiányosságok, ami miatt mindenki megoldásokat keres, és felesleges kiadásokhoz vezet. A projektütemezés hiányosságai az alkalmazottak elkötelezettségével, teljesítményével és megtartásával kapcsolatos erőforrás-kezelési problémákat is okoznak.
Erőteljes értékelések és visszatekintések
A jó értékelés az, amikor az eredményeket a tervhez viszonyítva méri, és az erőforrás-ütemezés szolgál a tervként. Az értékelések segítenek megérteni, hogy voltak-e késések, költségtúllépések, együttműködési problémák vagy más interperszonális kihívások. Ez alapján alakítsa ki a jövőbeli projektekre vonatkozó folyamatos fejlesztési terveit.
Az erőforrás-ütemezés előnyei
Bármely projekt célja a bevétel generálása vagy növelése. Az erőforrás-ütemezés biztosítja, hogy a kívánt eredményeket érje el.
Csapat tagok számára
Egy világos, átlátható és transzparens erőforrás-ütemezéssel minden csapattag pontosan tudja, mit kell tennie, milyen szabványok szerint és mikor. Ezáltal:
- Egyértelműség a szerepükről, hogy a legjobb munkát végezzék, és felelősséget vállaljanak az eredményeikért
- A befejezéshez vezető út: nyaralások, szünetek, szabadságok és egyéb fontos életesemények tervezése
- Célorientáltság, hogy feladataikat összekapcsolják az üzleti célokkal, elősegítve az elkötelezettséget
- Munkahelyi elkötelezettség a jobb együttműködésért
- Teljesítmény láthatóság a projekt során a célok eléréséhez és annak megértéséhez, hogy hogyan fogják értékelni a sikert
Projektmenedzsereknek
A vezetők hatékonyan fogják kezelni a projekteket, feladatokat, csapatokat és eredményeket a következőket biztosító, robusztus erőforrás-elosztással:
- Világos áttekintés arról, ki mit csinál, a kihasználtság és a munkavállalói elkötelezettség optimalizálása
- Áttekintés a hiányosságokról vagy a túlterhelésről, hogy azokat orvosolhassa és a projekt a terv szerint haladjon
- Képesség a késések vagy a költségvetés túllépéseinek előrejelzésére, hogy megelőzze a problémákat és felkészüljön az elkerülhetetlenekre
- Alkalmazkodóképesség a változásokhoz, ahogy a piaci igények, az ügyfelek igényei vagy a szervezeti struktúrák fejlődnek
- Szabadság a projekt állásának pontos és rendszeres kommunikálására a vezetőség felé
A szervezet számára
A hatékony erőforrás-ütemezés segít a szervezetnek a csapat optimális kihasználásában.
- Vegyen fel the megfelelő embereket a megfelelő időben
- Számítson fel az ügyfélnek a megfelelő árat a munka és az idő közel pontos becslése alapján
- A készségek vagy képességek hiányosságainak azonosítása a tanulási és fejlesztési stratégia megtervezéséhez
- Pontosan előre jelezze az erőforrás-igényeket
- Megelőzze a hatókör kiterjedésének növekedését
Hogyan készítsünk erőforrás-ütemezést?
1. Határozza meg a projekt hatókörét és az erőforrásigényeket
Mielőtt elkezdené az erőforrás-ütemezés folyamatát, először határozza meg a projekt hatókörét és azt, hogy milyen erőforrásokra van szüksége a projekt megvalósításához. Eközben vegye figyelembe a következőket.
Rendelkezésre álló idő: Ne csak a munkanapok számát vegye figyelembe. Gondoljon arra is, hogy vannak-e más szabadnapok, amelyeket az emberek hosszú hétvégére vagy egy nagy belső eseményre használhatnak fel, amelyben a csapata is részt vehet.
Szükséges készségek: Határozza meg a projekt megvalósításához szükséges összes készséget, beleértve a technikai, operatív és vezetői készségeket.
Szükséges erőforrások: Egy személy több képességgel is rendelkezhet. Több személy is rendelkezhet ugyanazzal a képességgel. Hozza létre a csapat tagjainak optimális kombinációját, hogy rendelkezésre álljanak a szükséges képességek.
Munkamegosztási struktúra (WBS): Ossza fel a projektet kis, hierarchikus és kezelhető elemekre, azaz feladatokra.
Függőségek: Vázolja fel, hogy a csapatoknak milyen sorrendben kell elvégezniük a feladatokat, és hogy azok hogyan befolyásolják a feljebb vagy lejjebb lévő tevékenységeket.
Korlátok: Szűkös a projekt ütemterve? Kevesebb ember áll rendelkezésre, mint amennyire szüksége lenne? Korlátozott a költségvetés? A csapata különböző időzónákban dolgozik, amelyek nem fedik egymást?
Azonosítson minden olyan akadályt, amellyel valószínűleg találkozni fog. Ezenkívül értékelje a szervezeten belüli erőforrásigényeket a jobb készségmegosztás érdekében.
A projekt eredményei és a siker mérése: Írja le, mit vár el minden egyes csapattagtól, és hogyan fogja mérni a teljesítményüket. Ezzel biztosíthatja, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon, és együtt dolgozzon a célok elérésén.
2. Válasszon egy erőforrás-kezelő eszközt
A szervezetek régóta táblázatokat és táblázatos dokumentumokat használnak az erőforrások ütemezéséhez. Ez egyszerű, egymást követő feladatok esetén, mint a fent bemutatott, jól működik. Ha azonban a csapatok nagyobbak lesznek, a feladatok összetettebbé válnak és a függőségek növekednek, akkor olyan erőforrás-ütemező szoftverre van szükség, amely megfelel az Ön igényeinek.
A ClickUp projektmenedzsment alkalmazásában minden olyan funkció megtalálható, amely az erőforrások ütemezéséhez szükséges.
- Projektfeladatok
- A felhasználók konkrét feladatokat rendelhetnek hozzá
- Lehetőség a munkaterhelés megtekintésére és az aktuális igényekhez való igazítására
- Feladatok és projektek közötti függőségek
- Időkövető és munkaidő-nyilvántartás az egyszerűbb menedzsmentért
- Lista, Kanban, naptár és Gantt-diagram nézetek
- Műszerfalak a gyors teljesítményértékeléshez
- Dokumentáció, megjegyzések és táblák az együttműködéshez
A ClickUp egyszerű drag-and-drop funkciókkal, felhasználóbarát felülettel, értesítésekkel és testreszabható munkafolyamatokkal rendelkezik, hogy projektjeinek ütemezése egyszerű és hatékony legyen.
3. Feladatok létrehozása
Miután kiválasztotta az erőforrás-kezelő eszközt, állítsa be a projektet alprojektek, feladatok, alfeladatok és ellenőrzőlisták gyűjteményeként. A ClickUp segítségével teljes rugalmasságot élvezhet a feladatkezelés terén.
Testreszabás: Hozza létre a szükséges struktúrát az automatizálás, a sprint pontok, az egyéni mezőadatok és egyéb funkciók segítségével.
Hierarchia: Hozzon létre egymásba ágyazott alfeladatokat, és könnyedén rendezze át vagy szerkessze őket tömegesen. Emellett állítsa be a függőségeket is, amíg éppen ezzel foglalkozik.
Csoportosítás: Válogassa a feladatokat kategóriák szerint, hozzon létre egyéni állapotokat, rendeljen hozzá prioritásokat és adjon hozzá címkéket. Kapcsolja össze a feladatokat, dokumentumokat és integrációkat, hogy minden csapattag hozzáférhessen az információkhoz.
Ismétlődő feladatok: Állítson be heti megbeszéléseket vagy napi emlékeztetőket ismétlődő feladatokként, amelyek automatikusan hozzáadódnak a listájához.
Sablonok: Használjon feladatsablonokat az ismétlődő feladatok munkafolyamatának létrehozásához. Például beállíthat egy jelöltkapcsolat-sablont, amelyet újra felhasználhat, amikor valaki új felvételi kérelmet nyújt be.
Mérföldkövek: Határozzon meg olyan célokat, amelyek a projekt fontos szakaszainak befejezését jelzik. Szánjon időt arra is, hogy megünnepelje őket.
4. Projekt erőforrások hozzárendelése
Rendeljen személyeket az egyes feladatokhoz/alfeladatokhoz. A ClickUp erőforrás-kezelő eszközével több személyt is rendelhet egy feladathoz. Hozzáadhat nézőket is, akik értesítést kapnak, ha frissítés vagy állapotváltozás történik.
Használja a ClickUp Box View funkciót, hogy lássa, mennyire elfoglaltak vagy elérhetőek a csapat tagjai. Használja a Workload View funkciót, hogy felmérje, túlterheltek-e vagy alulterheltek-e a csapat tagjai. Kapcsolja be az időkövetést és a becsléseket, hogy naprakész legyen a haladásról.
5. Értékelje a megvalósíthatóságot
A beállítás után ellenőrizze, hogy minden rendben van-e. Ehhez használja a ClickUp több mint 15 nézetét.
Naptár nézet: Használja a naptár nézetet (napok, hetek vagy hónapok) az időgazdálkodáshoz és annak ellenőrzéséhez, hogy a mérföldkövek összhangban vannak-e a projekt határidőivel.
Gantt-nézet: A Gantt-nézet segítségével biztosíthatja, hogy a párhuzamosan futó feladatok ne legyenek egymástól függőek. Mozgassa őket, hogy biztosítsa a feladatok zökkenőmentes átadását egyik szakaszból a másikba, erősítve ezzel az erőforrás-kezelést. A ClickUpban azonosíthatja a kritikus utat és a laza időt is, hogy átütemezzen bizonyos munkákat anélkül, hogy ez hatással lenne a nagyobb határidőkre.
Idővonal nézet: Vizualizálja az ütemtervet, a befejezett feladatokat és a jövőbeli eseményeket egy lineáris projekt idővonalon, hogy kiszűrje az anomáliákat.
6. Készítse fel csapatát a sikerre
Gyűjtse össze az összes szükséges projekteszközt egy helyen. A ClickUp Docs segítségével dokumentálhatja a projekteket. Ha más eszközökben, például a Figma vagy a Google Sheets alkalmazásban vannak eszközei, azokat is beágyazhatja a ClickUp munkaterületébe. A ClickUp Whiteboard segítségével ötletelhet. Engedélyezze a megjegyzéseket, hogy a csapat tagjai beszélgethessenek egymással, vagy gyorsan konvertálhassa a megjegyzéseket feladatokká!
7. Figyelje és javítsa
Az erőforrás-ütemezés nem ér véget a projekt megkezdésével. Ahogy a csapatok naponta elvégzik feladataikat, a projektmenedzsereknek figyelemmel kell kísérniük az előrehaladást, és szükség esetén kiigazításokat kell végrehajtaniuk. Ehhez használja a ClickUp Dashboards alkalmazást.
Készítse el saját, személyre szabott irányítópultját az Ön számára fontos projektmutatókkal. Adjon hozzá widgeteket a csapattagokhoz, a kritikus útvonalakhoz, a sprintekhez, az állapotokhoz és egyéb szempontokhoz egy helyen.
Ha üres munkaterületet keres, használja a ClickUp erőforrás-tervezési sablonját. Könnyedén testreszabhatja az igényeinek megfelelően. Íme néhány további erőforrás-tervezési sablon Excelben és Google Sheetsben, amelyek segítenek a döntés meghozatalában.
6 stratégia a hatékony erőforrás-ütemezéshez
Miután megnéztük a hatékony erőforrás-ütemezéshez szükséges részleteket, íme néhány hatékony stratégia a projektmenedzsmenthez.
Határozza meg egyértelműen a szabványokat
A projektet akkor tekintheti befejezettnek, ha minden feladatot elvégzett és minden ügyfélspecifikációt teljesített. Használja tehát erőforrás-ütemező rendszerét a következőkre:
- Határozza meg a követelményeket, elvárásokat, a siker mércéjét és a minőségi szabványokat
- Hívja össze a teljes projektcsapatot, és beszélje meg velük a szabványokat.
- Tegye közzé ezt egyszerű nyelven, és tegye mindenki számára elérhetővé későbbi felhasználás céljából.
Tervezzen be extra időt és erőforrásokat
Az erőforrásokat úgy ütemezze, hogy legyen némi tartalék a hirtelen változásokra vagy fejleményekre. Ne használja ki az emberi erőforrásokat 100%-osan. A 75-80%-os kihasználtság mindenkinek mozgásteret biztosít.
A plusz idő megőrzi a kognitív energiát, különösen olyan kreatív munkáknál, mint az írás, a tervezés és a szoftverfejlesztés, ami összességében jobb eredményekhez vezet.
Ne hagyja az ütemezést az utolsó pillanatra! Hagyjon 1-2 napot a végén, hogy fedezze az esetleges váratlan késedelmeket. Ha az újonnan fejlesztett webhelye összeomlik, vagy a banner hirdetésében elírás van, ez a plusz idő megmenti a helyzetet.
Tervezzen a függőségek figyelembevételével
Minden projekt, bármilyen egyszerűnek is tűnik, magában hordozza a függőségeket. Tervezzen ezeket figyelembe véve, hogy senki ne legyen túlterhelve. Gondoskodjon arról, hogy a munkafolyamat végéhez közeledve ne terhelje túl a csapat tagjait késésekkel.
Például, ha kis DevOps csapatának az utolsó napon több száz funkciót kell átvinnie a termelésbe, akkor valószínűleg technikai és érzelmi összeomlásokkal kell szembenéznie. Ehelyett gondosan osztja el az ilyen tevékenységeket.
Folyamatosan figyelje
Figyelje szorosan a haladást, a csapat kapacitását és a kihasználtságot minden héten, ha nem naponta. Kerülje az erőforrások túlterhelését vagy alulhasznosítását. Osztja át az erőforrásokat kritikus feladatokra vagy váratlan akadályokra, például személyes vészhelyzetekre vagy betegségekre.
Kommunikáljon proaktívan
Tartsa nyitva a kommunikációs csatornákat, hogy ösztönözze a csapatok közötti együttműködést. Tájékoztassa az összes érdekelt felet a haladásról, az ő igényeiknek megfelelően. Például a technológiai igazgatónak (CTO) hetente friss információkra van szüksége a teljes projekt haladásáról, magas szinten.
A C-szintű vezetők alatti csapat tagoknak mikroszintű frissítésekre van szükségük a felettük álló feladatokról. Ezt manuálisan vagy automatizált jelentésekkel, rendszeres időközönként végezheti.
Zárja le a projektet értelmes módon
- Ellenőrizze az ügyféllel, hogy elégedett-e a projekt minden aspektusával.
- Kérjen visszajelzést arról, mit csinált jól, és mit kell javítania.
- Ünnepelje a győzelmet a csapattal
- Végezzen retrospektívákat vagy teljesítményértékeléseket, hogy csapatként megvitassák a feladat vagy a projekt sikerét.
- Zárjon le minden feladatot a projektmenedzsment eszközön, és archiválja azokat a megfelelő módon.
Maximalizálja csapata potenciálját hatékony erőforrás-ütemezéssel
A projekt sikeres befejezéséhez minden csapattagnak tisztában kell lennie a feladataival, és szükség esetén ki kell segíteniük egymást. Kritikus fontosságú felhívni a figyelmet a függőségekre és arra, hogy egy feladatot egy adott időpontban kell elvégezni. Az erőforrások hatékony ütemezése központi szerepet játszik ennek lehetővé tételében.
Használja ki a ClickUp erőforrás-ütemezés funkcióit, hogy minden projektmenedzser rendelkezzen olyan eszközökkel, amelyekkel a csapatot a kezdetektől a végéig a megfelelő irányba terelheti. Akár a megfelelő személyt a megfelelő feladathoz rendelje, akár egy feladatot válasszon ki, amelyet végre kell hajtani, a ClickUp segítségével mindezt megteheti. Fedezze fel, hogyan maximalizálhatja csapata potenciálját, regisztráljon még ma ingyenesen.