Ha valaha is irányított már projektet, akkor valószínűleg tudja, milyen stresszes lehet ez a munka. Projektmenedzserként mindig tele van a tányérja nagy kockázatú problémamegoldási és döntéshozatali feladatokkal.
Most képzelje el, hogy ezt egy egész programra kell alkalmaznia, ami nem más, mint egy nagy aktív projektcsomag. A komplexitás megnő, az érdekelt felek száma megsokszorozódik, és a döntéshozatali folyamat sokkal kritikusabbá és kognitív szempontból igényesebbé válik.
Itt jön jól a programirányítási keretrendszer. 🥰
Ez egy irányítási mechanizmusokból álló rendszer, amely iránymutatást ad a vezetőknek és a felsővezetőknek több projekt kezelése során, hogy felügyeljék a program egészének sikerét. A cél a program kockázatainak minimalizálása és az összes projekt eredményének összehangolása.
Ebben a cikkben a programirányítási struktúrák különböző koncepcióit vesszük sorra, amelyekkel növelhető a szervezeti hatékonyság, minimalizálhatók a konfliktusok és csökkenthetők a folyamatokkal kapcsolatos kockázatok. A következő témákat érintjük:
- Programirányítási modellek
- Konkrét programszerepek a szervezeti irányításon belül
- A szilárd programirányítási struktúra létrehozásának lépései
Mi az a programirányítás?
A program egy olyan projektcsoportot jelent, amelynek tagjai közösen egy közös cél elérésére törekednek. A programot önálló egységként kezelik a szervezeten belül, ezért a vállalkozás átfogó céljaihoz igazodó működési elképzelésre van szüksége.
Itt jön be a képbe a programirányítás. Ez a programon belüli összes projektre közös legjobb gyakorlatok és struktúrák kidolgozását, megvalósítását és követését jelenti.
A programirányítás minden projekt hatókörétől és tervezett eredményeitől a program kockázataiig és korlátaiig alapvető keretrendszert biztosít a mindennapi problémák kezeléséhez, valamint segít a legfontosabb érdekelt feleknek megérteni, mire vállalnak kötelezettséget. 🤝
A programirányítási modell általában öt szempontot foglal magában:
- Hatály: Az irányítási modell hatálya alá tartozó projektek jellege és hatálya
- Siker kritériumok: A projekt sikerének feltételei
- Végrehajtási terv vagy ütemterv: A projektek végrehajtása során követendő folyamatok és irányelvek
- Szerepek és parancsnoki lánc: A vezetőségi testület minden tagjának szerepei és feladatai, valamint az új tagok kinevezési folyamata
- Eskalációs mechanizmus: Mikor és hogyan kell a projektproblémákat az irányító testület elé terjeszteni megoldás céljából?
Programirányítási modell: Fő előnyök
A programirányítási modell következetességet, folyamatok szabványosítását és az eredmények, a kommunikáció és a döntéshozatal előre jelezhetőségét biztosítja. Ez minimálisra csökkenti a program kudarcának kockázatát, miközben növeli az egyes projektek és az egyes projektcsapatok hatékonyságát.
A programirányítás további alapvető előnyei:
- Optimalizált erőforrás-elosztás: Segít biztosítani, hogy minden projekt hatékonyan legyen kezelve, és megkapja a befejezéséhez szükséges erőforrásokból a méltányos részesedést.
- Jobb érdekelt felek bevonása: Keretet biztosít az érdekelt felek közötti mélyebb és hatékonyabb együttműködéshez.
- Jobb projektfelelősség-nyomon követés: A projektmenedzsment tekintetében olyan mechanizmust hoz létre, amely minden csapattagot felelőssé tesz a rá háruló feladatokért.
A program összetevői és szerepei
Ahogyan a kormányzat politikákat hoz egy nemzet számára, úgy a programirányítási modellt is a vállalat programirányítási testülete vagy irányító bizottsága hozza létre. Ez a testület többek között a program szponzorából, az egyes projektek szponzorából, a szervezet vezető menedzsereiből és az ügyfelek képviselőiből állhat.
Egyéb fontos programelemek és szerepek:
- Programirányítási csapat: Ide tartoznak a kulcsfontosságú vezetők és portfóliókezelők, akik időben tájékoztatják az igazgatóságot és szükség szerint koordinálják a munkát.
- Programmenedzsment iroda: Ez lehet egy szervezeten belüli speciális osztály, amely a programmal kapcsolatos adminisztratív feladatokat látja el, és rendszeres állapotfelméréseket végez a projekt eredményeinek tekintetében.
- Főbb dokumentáció: A projekt chartára, a program szabályaira és egyéb dokumentált információkra utal, amelyek megkönnyítik a program tevékenységét.
A programirányítás és a programmenedzsment közötti kapcsolat
A jobb programmenedzsmenthez vezető út a robusztus programirányításon keresztül vezet. A két fogalom közötti kapcsolat inkább hasonlít egy térkép és egy utazás közötti kapcsolatra.
Ahogyan egy térkép megmutatja az útvonalt egy bizonyos cél eléréséhez, a várható időt és az alternatív vészhelyzeti útvonalakat, úgy a programirányítás felvázolja a program kezelésének és a kockázatok kezelésének útját, miközben teljesíti a céljait. ✅
Bónusz tipp: Könnyű módszert keres a programok felügyeletére? A ClickUp programkezelési sablon segítségével nyomon követheti és kezelheti programja előrehaladását a beépített Gantt-nézet különböző szakaszaiban. És ez teljesen ingyenes!
Különböző típusú programirányítási modellek
Három fő típusú programirányítási modell vagy keretrendszer létezik, amelyek mindegyike másképp próbálja megszervezni az erőforrásokat és a csapatokat.
1. Funkcionális irányítási keretrendszer
Ebben a típusú irányítási modellben az erőforrások és az emberek a részlegeik funkciói szerint vannak szervezve. Minden részlegen belül van egy kijelölt funkcióvezető, aki irányítja a műveleteket, és meghatározott szerepe van a programban.
Az ilyen típusú irányítási modellben a projektmenedzsernek korlátozott hatalma van az erőforrások és az emberek felett, mivel a döntéshozatali feladatok többsége a funkcionális vezetőknél marad. Ha a menedzsernek egy bizonyos funkcióhoz további erőforrásokra van szüksége, azokat a megfelelő vezetőtől kell kérnie. 🏬
A funkcionális irányítás legnagyobb előnye, hogy lehetővé teszi a specializációt. A funkcionális vezetők teljes ellenőrzést gyakorolnak a folyamatok és a részlegeken belüli információk felett, ami segít nekik közvetlen felelősséget vállalni a feladatokért az irányítási keretrendszerben.
A hierarchia magasabb szintjein a részlegvezető nagyobb magabiztossággal tud válaszolni a kérdésekre és javaslatokat tenni az erőforrás-tervezéshez.
2. Projektirányítási keretrendszer
Ez az irányítási modell a funkciók helyett a projektek köré szervezi az erőforrásokat és az embereket. A döntéshozatali jog a projektmenedzser kezében van, aki a feladatokat a különböző csapat tagoknak osztja ki, beleértve a funkcióvezetőknek is (ha ilyen szerepkörök léteznek).
Ha egy projekt késedelmet szenved, a projektmenedzser a keresztfunkcionális együttműködésnek köszönhetően bölcsességét felhasználva bármelyik részlegből további erőforrásokat rendelhet a projekthez.
A projektirányítási modell nagyobb autonómiát biztosít a projekt szintjén, és felgyorsítja a projekt munkafolyamatainak végrehajtását.
Ez azonban megnehezítheti a specializációt, mivel a funkcióvezetők nem mindig tudják, mikor lesz szükség további erőforrásokra egy projektben. A rosszul szervezett keretrendszer oda vezethet, hogy a részlegvezetők nem fektetnek be, mert nem látják tisztán a jövőbeli erőforrásigényeket, ami növeli a szűk keresztmetszetek kockázatát.
3. Mátrix irányítási keretrendszer
A mátrix irányítási modell kihasználja mind a funkcionális, mind a projektalapú irányítás képességeit, és gyakran előnyben részesítik a nagy, többfunkciós csapatokban dolgozó előrelátó vezetők.
Ebben a programirányítási keretrendszerben az erőforrások és az emberek a saját részlegeikhez tartoznak, és egy funkcióvezető irányítja őket. A különbség az, hogy van egy projekt- vagy programmenedzser is, aki koordinálja a különböző funkcióvezetőket és az érdekelt feleket.
A koordinátor hatalmának mértéke egy mátrixmodellben szubjektív. A gyengébb mátrixmodellekben a döntéshozatali jogkör a részlegvezetők felé tolódik el, míg az erősebb modellekben a projektmenedzsernek van nagyobb beleszólása a döntésekbe.
A legjobb, ha egy kiegyensúlyozott mátrix irányítási modellt céloz meg, amelyben a projektmenedzserek és a funkcióvezetők egyenlő hatalommal és felelősséggel rendelkeznek a döntések tekintetében. Projektmenedzsmentbeli kihívások vagy konfliktusok esetén egy eskalációs mechanizmus lép működésbe, amelynek keretében a projektmenedzser vagy a funkcióvezető a kérdést a projekt- és programirányítási testület elé terjeszti. A testület mindkét felet meghallgatja, mielőtt meghozza a végső döntést.
Hogyan hozzunk létre programirányítási struktúrát: 7 lépés
A programirányítási struktúra létrehozása a legtöbb szervezet számára hét lépésből álló folyamat. De a megfelelő megvalósításhoz szükség van egy olyan minőségi projektmenedzsment szoftver támogatására, mint a ClickUp .
A projektmenedzsment eszközök központi gyűjtőhelyként szolgálnak az összes projektinformáció és folyamat számára, így minden programmenedzser könnyedén nyomon követheti az összes adatot. Ezen felül a szoftver döntő szerepet játszik a projektek vagy programirányítási keretrendszerek hatékonyságának előzetes tesztelésében is.
Fedezzük fel a keretrendszer megvalósításának összes lépését – bemutatunk néhány hasznos funkciót is a ClickUp alkalmazásban, amelyek egyszerűsítik a folyamatot. 🌝
1. lépés: Azonosítsa a legfontosabb érdekelt feleket
Az első lépés a programban érintett összes érdekelt fél azonosítása. Mindenki, akire a program hatással van, érdekelt félnek minősül, ezért fontos azonosítani őket, valamint befolyásuk vagy érdeklődésük mértékét. A főbb érdekelt felek közé tartozhatnak a program szponzora és vezetője, valamint a végfelhasználók, az üzleti tulajdonosok, a projektmenedzserek, a szabályozó hatóságok és a külső partnerek.
A projekt érdekeltjeinek csoportosítása segít Önnek a prioritások és a kommunikációs folyamatok egyértelműbb megtervezésében . A ClickUp érdekelt felek elemzési sablon jó kiindulási pont a program érdekeltjeinek azonosításához, csoportosításához és elemzéséhez, valamint a programon belüli projektekre gyakorolt hatásukhoz, továbbá a tőlük várt előnyök dokumentálásához. 📒
2. lépés: Hozza létre az irányító testületet, és határozza meg az egyes szerepeket és felelősségi köröket
Miután meghatározta az összes érdekelt felet, össze kell állítania a fő programtanácsot. A tagok száma, valamint az egyéni szerepek és felelősségek a portfólió összetettségétől függenek.
Érdemes lehet különböző irányítási szerveket létrehozni, például egy irányító bizottságot a program stratégiájának kidolgozásához, egy irányító testületet a bevált gyakorlatok végrehajtásának felügyeletéhez, valamint egy dedikált programcsapatot a végrehajtási feladatokhoz.
A legfontosabb, hogy a tagok ne legyenek túlterheltek a feladataikkal, ami hatással lehet a munkastílusukra és a feladataik megfelelő ellátására.
Tipp: A ClickUp RACI (felelős, elszámoltatható, konzultált és tájékoztatott) tervezési sablon segítségével meghatározhatja a programtanácsban betöltött szerepeket.
3. lépés: Határozza meg a program szabványait
A programok életciklusuk során meghatározott szabványoknak felelnek meg. Ezeket a szabványokat gyakran a program szponzorai vagy ügyfelei határozzák meg. Sok esetben azonban kormányzati vagy iparági szabályozások is előírhatják őket. A programirányítási modell kidolgozásakor az irányító testületnek meg kell határoznia és dokumentálnia ezeket a szabványokat.
A szabványoknak a program minden aspektusára ki kell terjedniük – a kommunikációtól és a jelentéstételtől a kimeneti ellenőrzésig. Néhány programszabvány, amelyet dokumentálhat:
- A program hatálya
- A programon belüli különböző projektek költségvetései
- Kockázatcsökkentési stratégiák
- Programkezelő eszközök
- Jóváhagyási kritériumok
- A program teljesítményének mérőszámai
Miután a programirányítási testület véglegesítette ezeket a szabványokat, dokumentálja őket egy helyen a ClickUp Docs segítségével. Ez egy robusztus dokumentációs funkció, amely a ClickUp termelékenységi csomagba van beépítve, és segít Önnek és projektcsapatának tagjainak a dokumentumok közös létrehozásában. Az összes dokumentumot külön projektterekben tárolják, hogy könnyen hozzáférhetőek legyenek.
Szabványos formátumot keres a program indításának dokumentálásához? A ClickUp programjavaslat-sablon az Ön számára ideális megoldás. Tartalmazza az összes szükséges mezőt és vizualizációt, amelyek segítségével az iparági szabványoknak megfelelő nyelvezettel jegyezheti fel programja legfontosabb céljait, a feladatok prioritásait és az erőforrás-elosztási irányelveket.
4. lépés: Vezetési folyamatok és szabványos működési eljárások (SOP) létrehozása
Miután az irányító testület meghatározta a szabványokat, kezdje el kidolgozni az irányítási folyamatokat, hogy azok operatív szinten is megvalósuljanak. A kidolgozott folyamatoknak ki kell terjedniük a tervezésre, a végrehajtásra, a nyomon követésre és a jelentésre. Ebben a szakaszban érdemes foglalkozni többek között a következő folyamatokkal:
- Audit
- Áttekintés
- Jóváhagyási munkafolyamatok
- Döntéshozatal
Ez lehet a legnehezebb lépés, mivel a kiegyensúlyozott SOP-k kidolgozásához figyelembe kell vennie a szervezet egészében zajló folyamatokat. Ezért a nagy csapatok gyakran használják a ClickUp Whiteboards -t a folyamatábrák vizualizálására folyamatábrák, tevékenységi térképek és egyéb vizualizációk segítségével. Minden Whiteboard megosztható és együttműködésre alkalmas – csapattársai megoszthatják ötleteiket és valós időben együtt dolgozhatnak a folyamatábrázoláson.
Ezenkívül a ClickUp könyvtárban számos lenyűgöző programmenedzsment-tábla sablon található, amelyek segítenek a programirányítási modellezésben. Például a ClickUp döntési napló sablon segítségével naplózhatja a csapattagok és az irányító testület által hozott összes döntést. Az összes információt tárolhatja, például a döntési kategóriákat, a problémákat és egyéb nyomon követhető részleteket.
Miután kidolgozta a folyamatokat, a ClickUp Automations segítségével automatizálhatja a munkafolyamat ismétlődő részeit. Automatizálhatja az adminisztratív feladatokat, mint például a projektállapotok beállítása vagy frissítése, a feladatok átadása, az értesítések és az emlékeztetők. Vezetői csapata hálás lesz érte. 😀
5. lépés: A keretrendszer összehangolása a szervezeti irányítással és stratégiával
Programirányítási folyamataidnak összhangban kell állniuk szervezeted irányítási politikáival és stratégiáival. Ezen összhang hiányában programod folyamatosan problémákkal szembesülhet a belső konfliktusok miatt.
Például, ha a szervezet irányítási struktúrája a hatalom nagy részét a funkcióvezetők kezébe adja, akkor a mátrix irányítási modell bevezetése nem biztos, hogy működni fog a vállalatnál. A csapatok, különösen a projektmenedzser és a funkcióvezetők, folyamatosan ellentétben állnak egymással, ami rontja a termelékenységet, a program előrehaladását, sőt a munkakultúrát is.
Ebben a szakaszban kijelölhet egy felülvizsgálót, aki ellenőrzi az irányítási politika megvalósíthatóságát. Ha a ClickUp alkalmazást használja, a felülvizsgáló a Megjegyzések vagy a Korrektúra funkcióval jelölheti meg a modellben található következetlenségeket.
6. lépés: Biztosítson eskalációs mechanizmust
Az eskalációs mechanizmus lényege, hogy a szükséges hierarchikus csatornákban olyan vezetők legyenek, akik rendelkeznek a megfelelő hatáskörrel a legfontosabb döntések meghozatalához. Az elképzelés az, hogy legyen egy parancsnoki lánc, amely kezeli a hierarchia alsóbb szintjein problémákat okozó kérdéseket és kockázatokat.
Az eskalációs mechanizmusnak szisztematikusnak kell lennie, lehetővé téve a szükséges információk és fájlok benyújtását, valamint biztosítva a megoldások gyors kommunikálásának lehetőségét.
A ClickUp segítségével robusztus eskalációs mechanizmust építhet be programirányítási modelljébe. A ClickUp Forms segítségével létrehozhat egy eskalációs űrlapot, amelyet a csapat tagjai benyújthatnak egy probléma eskalálása érdekében, feltüntetve a releváns részleteket, mint például az érintett felek, a véleménykülönbségek, az egyes megközelítések lehetséges hatásai stb. Minden benyújtott űrlap egy feladatot jelent, amelyet a program igazgatótanácsának tagjai kapnak meg, akik megoldhatják a problémát.
A testület tagjai a ClickUp több mint 15 nézetét is felhasználhatják, beleértve a Lista, Tábla és Idővonal nézeteket, hogy elemezzék az eskalált problémát. Például a Lista nézet segítségével az eskalált feladatokat prioritás szerint rendezhetik, és gyorsan eldönthetik, melyik ügyet kell elsőként megoldani.
A ClickUp egy élő ClickUp Chat funkciót is kínál, amelyen keresztül azonnal kommunikálhat a programmal kapcsolatos kérdésekről vagy bármely más sürgős témáról – beszélgethet egy személlyel vagy az egész csapattal anélkül, hogy formális e-maileket kellene írnia. A dedikált Zoom integrációnak köszönhetően akár Zoom-értekezletet is szervezhet a ClickUp munkaterületén belül.
Hasonlóképpen, az Idővonal nézet segítségével a programmenedzser láthatja, mely projektek késnek a határidővel, és korrekciós intézkedéseket hozhat, hogy azok visszakerüljenek a tervbe. A projektmenedzserek ezt a nézetet használhatják a teljes projektmenedzsment életciklus figyelemmel kísérésére a stratégiai döntéshozatalhoz.
7. lépés: Ossza meg a struktúrát az összes érdekelt féllel
Miután létrehozta a programirányítási struktúrát, ossza meg azt minden érdekelt féllel, hogy megismerjék az új irányelveket és bevált gyakorlatokat.
Ez a lépés az egyik legfontosabb, mert az, ahogyan kommunikál és megosztja az információkat a programirányítási struktúráról, nagy szerepet játszik a projektek hibátlan végrehajtásában. Emellett lehetőséget teremt a változások által érintett érdekelt felek visszajelzéseinek fogadására is.
Programirányítás a ClickUp segítségével: a projektmenedzserek számára ideális megoldás
A hatékony programirányítási folyamatok elengedhetetlenek az aktív projektek sikeres befejezéséhez és a stabil ROI-hoz. Megfelelő keretrendszer nélkül a projektcsapatok konfliktusba kerülhetnek az erőforrások és a problémamegoldási sorrend miatt, és a dolgok gyorsan nem várt irányba fordulhatnak.
Szerencsére az általunk ajánlott lépések segítségével könnyedén összeállíthat egy programirányítási testületet, valamint kidolgozhatja azokat az irányítási elveket, amelyek a projektjeit a sikerhez vezetik. A ClickUp pedig a programcsapatok számára kialakított sablonokkal és funkciókkal jelentősen megkönnyítheti az egész folyamatot. Regisztráljon itt, hogy elindulhasson. 💖