Az új év beköszöntével megkezdődik az éves tervezés időszaka – megbeszéléseket kell szervezni, célokat kell kitűzni és feladatokat kell kiosztani.
Minden projekttervezés a kutatások, a korábbi projektek és a témában jártas szakértők által nyújtott információkkal kezdődik. Azonban az erőforrások és az ütemterv megtervezése ellenére gyakran szembesülünk váratlan kihívásokkal, amelyek késleltetik a munkát és megakadályozzák a haladást.
A projekt előrejelzésekhez nem elég egyszerű számítások elvégzése. Ehhez elemzés, becslés és intuíció kombinációjára van szükség.
Mit csinálunk másképp ebben az évben? A projektbecslési technikákkal kapcsolatos üzleti bevált gyakorlatok alkalmazása segít Önnek és csapatának pontosabb ütemterveket készíteni és hatékonyabban elérni a célokat.
Mik a projektbecslési technikák?
A projektbecslési technikák olyan módszerek, amelyekkel a tervezési szakaszban előre lehet jelezni a projektben szereplő változókat, például a befejezés időpontját, a költségeket, az erőforrásokat és a kockázatokat.
A projektmenedzserek értékelik és meghatározzák a projekt hatókörét, időtartamát, költségét, erőforrásait, minőségét és kockázatait. Szakterületük a pontos projektkockázat-becslések készítése és a hat kulcsfontosságú tényező lehetséges kimeneteleinek előrejelzése.
A projektmenedzserek projektbecslési technikákat és eszközöket alkalmaznak az agilis projektek ütemezéséhez, költségbecsléséhez, adatelemzéséhez és költségvetési előrejelzéséhez.
Ez segít biztosítani, hogy a legfontosabb érdekelt felek, mint a vezetőség, az igazgatóság, a menedzsment és az ügyfelek naprakészek legyenek és összhangban legyenek a projekt elvárásaival.
A projektbecslések fontossága
A projektmenedzserek a projekt tervezésekor gondosan figyelembe veszik az összes változót. És mégis, ahogyan sokan közülünk évről évre tapasztaljuk, a pontos becslések elkészítése nem egyszerű feladat.
Készüljön fel egy átfogó útmutatóra a projektbecslési technikákról. Ez az útmutató ellátja Önt a szükséges eszközökkel és taktikákkal, hogy okosabb, pontosabb előrejelzéseket tudjon készíteni a projektjeivel kapcsolatban.
Vessünk bele magunkat, és szüntessük meg a fontos üzleti célokat övező bizonytalanságot!
Különböző típusú becslések egy projekt során
A projektek hatékony kezelése érdekében a projektcsapatok hat kulcsfontosságú területre koncentrálnak. Ezek határozzák meg a projektmenedzsment életciklusának eredményeit. Mielőtt elmélyülnénk a becslési technikákban, ismerjük meg a projekt életciklus-menedzsment kulcsfontosságú tényezőit.
1. Hatály
A projekt hatóköre a projektmenedzsmentben elengedhetetlen „háromszoros korlátok” egyike. Világos határokat és célokat szab, megakadályozva, hogy a projektek fókuszálatlanok vagy túl ambiciózusak legyenek. A hatókör egyszerűen arra utal, hogy mit kell tenni ahhoz, hogy a jelenlegi projekt „befejezett” státuszt érjen el.
Előfordul, hogy a projektmenedzserek egy projektet különböző fázisokra vagy sprintekre bontanak, hogy kezeljék a hatókört, kezdve a tervezési fázissal vagy a minimálisan megvalósítható fázissal, amelyet a fejlettebb hatókörfázisok követnek.
Ez biztosítja, hogy a csapatok a projekt sikerének mércéjeként előre meghatározott célok elérésére összpontosítsanak.
2. Idő
Minden véges időtartamú projektnek fontos, hogy legyen végső határideje. Mivel egy projektben több csapattag is részt vesz a feladatok elvégzésében, fontos, hogy jól ismerjük a munkaterhelésüket és kapacitásukat, hogy pontos idővonalat tudjunk becsülni.
A projektütemezés technikái elengedhetetlenek a reális projektütemtervek elkészítéséhez és a projektcélok eléréséhez. Ezeknek az ütemterveknek a kommunikálása és összehangolása a projekt szponzorával/szponzorokkal elengedhetetlen.
3. Költség
A költség, a hatókör és az idő a három tényező, amely meghatározza a projekt sikerét vagy kudarcát.
Ebből a háromból a „költség” szinte mindig minden projektben érintett fél számára a legfontosabb. Elengedhetetlen a pontos költségbecslési módszerek kidolgozása.
A projektmenedzserek projektköltségvetési technikákat alkalmaznak, hogy pénzügyi becsléseket készítsenek a meghatározott teljesítési célokhoz. Miután megszerezték a vezetőség jóváhagyását a költségvetéshez, elengedhetetlen a kiadások nyomon követése és a költségplafonok betartása.
4. Erőforrások
A projekt megvalósításához erőforrásokra van szükség; ezek megtervezése a projektmenedzsment egyik legnehezebb feladata. Ide tartoznak a projektcsapat, a külső beszállítók, az anyagok, a szükséges infrastruktúra, az eszközök stb.
A hatékonyság kritikus fontosságú az erőforrások elosztásában és felhasználásában. Az erőforrások érkezésének és rendelkezésre állásának időzítése szintén kulcsfontosságú az idő és a pénz megtakarítása szempontjából.
5. Minőség
A sikeres projekt kezdetén közlik a projekt korlátai, a jóváhagyott idő és a költségvetési előirányzatok keretein belül elérhető lehetséges minőségi paramétereket.
Miután a projektmenedzserek összehangolták a minőségi követelményeket a projekt érdekelt feleivel, gondoskodnak arról, hogy minden projekt tulajdonos betartsa azokat.
A projekt időben és a költségkereten belül történő befejezése csak akkor értékes, ha a projekt megfelel az ügyfelek által meghatározott minőségi paramétereknek.
6. Kockázat
Minden új projekt magában hordozza a előre látható és előre nem látható kockázatokat. A projektmenedzser feladata, hogy egy fontos kezdeményezés kezdetén azonosítsa és felhívja a vezetőség és a menedzsment figyelmét ezekre a kockázatokra.
A potenciális kockázatok ismerete segít a vészhelyzeti tervek kidolgozásában. Jobb felkészülni a kockázatcsökkentő gyakorlatokkal, mint a sötétben tapogatózni és váratlanul érni a bajt. Nem lehet eléggé hangsúlyozni a gondos kockázatkezelés fontosságát a projektmenedzsmentben.
Gyakori projektbecslési technikák
A projektmenedzsmentben a szakemberek bevált üzleti gyakorlatokra támaszkodnak a projektbecslések során.
Íme néhány fontos gyakorlat, amelyet érdemes figyelembe venni:
1. Alulról felfelé építkező becslés
Egy projekt során az alulról felfelé építkező becslés azt jelenti, hogy mindent fel kell sorolni egy teendőlistára. Az alulról felfelé építkező becslés egy népszerű ütemezési technika.
Ezzel a megközelítéssel reális ütemterveket készíthet a munkák kimerítő listájához, hogy elérje a projekt végső leadási határidejét.
Az alulról felfelé építkező megközelítés magában foglalja az időbecslések összehangolását a feladat tulajdonosaival, hogy pontos és megvalósítható projektütemterv készüljön.
2. Hárompontos becslés
A hárompontos becslési technika hasznos, ha alulról felfelé építkező megközelítést alkalmaz. Ez lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy minden egyes feladatra pontosan meghatározzák a becsült időt.
A hárompontos technika nem előre megadott időbecslést alkalmaz, hanem a projektmenedzsereknek három különböző időbecslést kell kérniük a feladat tulajdonosaitól—a legoptimistább becslést, a pesszimista kilátásokat és a reális becslést.
E három tényező súlyozott átlaga segít megalapozottan meghatározni az egyes feladatok várható befejezési dátumát, ami végül a projekt végeredményéhez vezet.
3. Top-down becslés
A top-down becslési technika a bottom-up becslési módszer ellentéte. Leginkább szigorú határidő esetén alkalmazható. A folyamat során a projekt befejezésének célidőtől visszafelé haladva a projektet fázisokra, feladatokra és alfeladatokra bontják.
Talán ismeri a klasszikus projektmenedzsment taktikát, amelynek lényege, hogy a nagyobb, összetettebb munkaterületeket egyszerűbb, megvalósítható feladatokra bontja. Ezt nevezzük munkamegosztási struktúrának (WBS). A top-down becslés szorosan összefügg a WBS-sel.
4. Paraméteres becslés
A paraméteres becslést kombinálhatja a top-down becsléssel a nagyobb pontosság érdekében. Mindkettő hasonló projektek korábbi adatait használja.
A statisztika képezi a paraméteres megközelítés alapját. A múltbeli és a jelenlegi projektek közötti különbségek alapján módosítja az adatokat, hogy pontosabb becsléseket lehessen készíteni.
5. Szakértelemalapú becslés
A projektelemek szakértelemre alapuló becslése azoknak a személyeknek a gyakorlati tapasztalataira és szakértői véleményére támaszkodik, akik korábban már dolgoztak hasonló projektekben. Azok a szakemberek, akik sikeresen határozták meg a projekt hatókörét, nyomon követték az ütemtervet és kezelték a költségeket, értékes betekintést nyújthatnak az új projektek tervezéséhez.
Ez a megközelítés időt és energiát takarít meg, mivel a nulláról indulás helyett a szakértők tapasztalataiból profitálhat.
Minden projekt egyedi, mivel számos tényező befolyásolja a végeredményt. Ezért a legjobb, ha a szakértőktől szerzett ismereteket a szervezet és a csapat aktuális helyzetéhez igazítja.
Sajátítsa el a projektbecslési technikákat a ClickUp segítségével
A ClickUp projektmenedzsment szoftverplatformja értékes projekttervezési eszköz a pontos becslésekhez.
A ClickUp számos hatékony módszert kínál a projekttervek elkészítéséhez az idő, a költségek és az erőforrások becslése alapján. Emellett megkíméli Önt attól, hogy jelentéskészítés céljából rendszeresen manuálisan kelljen adatokat gyűjtenie.
A Clickup projektmenedzsment szolgáltatásainak kihasználásával csapataid szorosabban tudnak együttműködni. A kapcsolódó munkafolyamatok, a megosztott dokumentumok, a valós idejű irányítópultok stb. lehetővé teszik, hogy mindenki gyorsabban haladjon, hatékonyabban dolgozzon és időt takarítson meg.
A ClickUp AI segít a projektek gyorsabb végrehajtásában azáltal, hogy önállóan kidolgozza a célokhoz kapcsolódó feladatokat és alfeladatokat, valamint összefoglalja a kommentek szálát.
Még mindig inspirációt keres? Kezdje ezekkel a plug-and-play projektmenedzsment sablonokkal.
Miután a projekttervek rendben vannak, a ClickUp Tasks lesz az Ön testreszabható módszere az összes feladat közös kezelésére és végrehajtására.
A ClickUp az all-in-one platformjával racionalizálja a munkafolyamatokat. Címkézzen, kommenteljen, rendeljen hozzá feladatokat és ossza meg a képernyőfelvételeket, hogy a céljai elérésére koncentrálhasson.
Használja a ClickUp Időbecslés funkciót minden feladathoz, hogy összehasonlítsa a tényleges időt a becsléseivel a jövőbeni referencia kedvéért. Ez segít előre látni az akadályokat és tisztázni a projekt teljes lemaradását.
A ClickUp nézetek segítségével különböző nézetekkel racionalizálhatja a teljes projektbecslési folyamatot. Használja a nézeteket a projekttervek jobb vizualizálásához és több szempontból történő értékeléséhez.
A Munkafolyamat nézet segít nyomon követni csapata kapacitását, a Naptár nézet pedig kiválóan alkalmas a menetrenddel kapcsolatos becslésekhez.
Könnyedén nyomon követheti és jelentheti projektje KPI-jeit különböző lapokon és füleken. A ClickUp automatizálja a folyamatot az Ön számára.
A ClickUp egy hasznos eszköz, amely felgyorsítja a projektbecsléseket és nyomon követi azokat.
Összeállítottunk egy használatra kész ClickUp projektmutató sablont, hogy előnyt szerezzen a projekttervezés során.
Mikor és ki végezze el a projektbecsléseket?
A projektmenedzsment becslési technikái minden szervezet számára értékesek, függetlenül azok szerepétől. Mindannyian valamilyen formában mini-projekteket kezelünk, akár egyedül, akár csapatunkkal együtt.
Míg a projektcsapat és a szakértők általában a projektbecslésért felelősek, a projektmenedzser kezeli az adatbázist vagy a dokumentumokat, amelyekben a becsléseket rögzítik.
Azonban azonosítsa a leghatékonyabb személyt a projektbecslési technikák végrehajtására nagyobb üzleti projektek esetében, amelyek több funkciót és szintet ölelnek fel.
Vezesse csapatait a sikerhez pontos projektbecslési technikákkal
Építse be a legfontosabb projektbecslési technikákat projektmenedzsment folyamataiba, és biztosítson egyértelműséget és magabiztosságot üzleti csapata számára. Megbízható becslési technikákkal biztosíthatja, hogy projektjeit időben és a költségkereten belül fejezze be, maximalizálva a hatékonyságot és a termelékenységet.
A ClickUp egy kiváló online projektmenedzsment szoftver, amely segít Önnek a siker elérésében.
A ClickUp segítségével hozzáférhet a projekttervezéshez, a költségvetéshez, az ütemezéshez, a valós idejű jelentésekhez és a nyomon követési funkciókhoz. A ClickUp segítségével összpontosítson a magas színvonalú eredmények elérésére a meghatározott határidőkön belül.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és próbálja ki saját maga!
GYIK
1. Melyek a projektbecslés általános technikái?
A projektek becsléséhez öt általánosan használt módszer létezik: 1) alulról felfelé építkező becslés, 2) hárompontos becslés, 3) felülről lefelé építkező becslés, 4) paraméteres becslés és 5) szakértői becslés.
A projektmenedzserek ezeket a módszereket használják az új üzleti projektek hatókörének, időtartamának és költségének előrejelzésére, más néven a „háromszoros korlátok” meghatározására.
2. Miért fontosak a projektbecslések?
A projektbecslés a hatékony projekttervezés első fontos lépése. Segít a projektmenedzsereknek a projekt reális hatókörének, ütemtervének és költségének meghatározásában.
A pontos projektköltségek és becslések elengedhetetlenek ahhoz, hogy a projektbe befektető üzleti érdekelt felek és szponzorok, akik hozamot várnak, összhangba kerüljenek egymással.
3. Hogyan segíti a ClickUp a projektbecslési folyamatot?
A ClickUp egy átfogó projektmenedzsment platform, amely egyszerűsíti a projektbecslést. Időbecslési, projektköltség-előrejelzési és előrehaladás-vizualizációs funkciókat kínál. A ClickUp Tasks segítségével a többfunkciós csapatok könnyedén megtervezhetik és közösen kidolgozhatják a projekt eredményeit.
A ClickUp időbecslések és munkaterhelés nézetének köszönhetően a projektmenedzserek előre láthatják a csapat teljesítményét az egyes eredmények tekintetében. A valós idejű irányítópultok segítségével összehasonlíthatják a tényleges előrehaladást a becsült célokkal. A ClickUp egyszerűsíti és javítja a projektbecslést, így az pontosabbá és hatékonyabbá válik.