Většina lidí používá OneNote jako digitální zápisník. Něco si zapíšou, zapomenou, kde to mají, a už to nikdy nenajdou. To není znalostní báze, to je hřbitov dobrých nápadů.
Skutečná znalostní báze funguje jinak. Propojuje to, co se naučíte, zobrazuje to, co potřebujete, a časem se stává stále užitečnější. OneNote má vše, co k jejímu vytvoření potřebujete, pokud víte, jak ji správně nastavit.
Tento průvodce poskytuje jasný postup krok za krokem a vysvětluje, jak vytvořit znalostní bázi v OneNote. Zaměříme se také na ClickUp jako výkonnou alternativu pro ty, kteří chtějí posunout správu znalostí ještě dál.
Co je znalostní báze v aplikaci OneNote?
Znalostní báze v OneNote je strukturovaný systém s možností vyhledávání vytvořený přímo v OneNote, kde můžete ukládat, organizovat a propojovat vše, co stojí za to uchovat.
Představte si ji jako svou osobní Wikipedii, která je postavena na vaší práci, vašem myšlení a vašem životě. Na rozdíl od náhodných hromad poznámek má znalostní báze v OneNote svůj záměr. Vaše poznámky jsou propojené, mají jednotnou strukturu a jsou uspořádané tak, abyste v nich snadno našli, co hledáte. Je to rozdíl mezi knihovnou a hromadou knih.
Znalostní báze v OneNote může obsahovat cokoli: poznámky z jednání, výzkum, standardní operační postupy, odkazy na projekty, záznamy o učení, nápady a další.
📮 ClickUp Insight: Průměrný profesionál stráví více než 30 minut denně hledáním informací souvisejících s prací – to je přes 120 hodin ročně ztracených prohledáváním e-mailů, konverzací ve Slacku a roztříštěných souborů. Inteligentní AI asistent zabudovaný do vašeho pracovního prostoru to může změnit.
Seznamte se s ClickUp Brain. Poskytuje okamžité přehledy a odpovědi tím, že během několika sekund vyhledá správné dokumenty, konverzace a podrobnosti o úkolech – takže můžete přestat hledat a začít pracovat.
💫 Skutečné výsledky: Týmy jako QubicaAMF ušetřily díky ClickUp více než 5 hodin týdně – to je přes 250 hodin ročně na osobu – tím, že odstranily zastaralé procesy správy znalostí. Představte si, co by váš tým mohl vytvořit s extra týdnem produktivity každý čtvrtletí!
Než se pustíte do podrobností aplikace OneNote, podívejte se na tento přehled, abyste pochopili základní principy a osvědčené postupy pro vytváření jakékoli interní znalostní báze, kterou bude váš tým používat.
Výhody používání aplikace OneNote jako znalostní báze
OneNote nabízí snadný způsob, jak začít se správou znalostí. Zde jsou hlavní výhody:
- Žádné další náklady: Pokud má váš tým již předplatné Microsoft 365, můžete začít budovat svou znalostní bázi okamžitě bez jakýchkoli nových výdajů
- Známé rozhraní: Většina zaměstnanců již s aplikací OneNote má zkušenosti, což výrazně zkracuje dobu potřebnou k osvojení a podporuje její přijetí
- Přístup napříč platformami: Váš tým může znalostní bázi prohlížet a upravovat ve Windows, na Macu, v webových prohlížečích i na mobilních zařízeních, přičemž všechny změny se automaticky synchronizují
- Flexibilní typy obsahu: Nejste omezeni pouze na text. Na jednu stránku můžete vkládat obrázky, připojovat soubory, vytvářet tabulky, nahrávat zvukové poznámky a dokonce i vkládat ručně psané diagramy
- Integrované vyhledávání: Funkce vyhledávání v OneNote dokáže najít obsah ve všech vašich poznámkových blocích. Využívá dokonce optické rozpoznávání znaků (OCR) k vyhledávání textu v obrázcích a snímcích obrazovky.
- Spolupráce v reálném čase: Více členů týmu může spolupracovat v reálném čase a současně upravovat stejnou stránku, aby společně aktualizovali dokumenty.
- Přístup offline: Svou znalostní bázi můžete prohlížet a upravovat i bez připojení k internetu. Vaše změny se automaticky synchronizují, jakmile se příště připojíte k internetu.
🧠 Zajímavost: Jedním z nejstarších příkladů uživatelské příručky je Antikythérský mechanismus, starověký řecký analogový počítač z roku 100 př. n. l. Pokyny byly skutečně vyryty přímo na jeho bronzové desky. Tyto příručky vysvětlovaly, jak pomocí ozubených kol předpovídat zatmění a dráhy planet, což z něj činí první zdokumentované uživatelské rozhraní na světě.
Jak vytvořit znalostní databázi v aplikaci OneNote
Vytvoření funkční wiki v OneNote je jednoduché a počáteční nastavení zabere méně než hodinu. Následující kroky fungují v OneNote pro Windows, Mac i na webu, i když se rozhraní může mírně lišit.
Tyto pokyny budou stručné a výstižné. 🛠️
Krok č. 1: Vytvořte nový zápisník
Nejprve otevřete OneNote a vyberte možnost Nový. Pojmenujte svůj zápisník jasným a výstižným názvem, kterému bude rozumět každý, například „Znalostní báze společnosti“ nebo „Wiki [oddělení]“.
Dále si vyberete, kam ji uložíte. Tato volba je důležitá pro sdílení:
- OneDrive: Nejvhodnější pro osobní znalostní báze nebo velmi malé týmy, kde sdílení spravuje jedna osoba
- SharePoint: Správná volba pro znalostní báze na úrovni oddělení nebo celé společnosti. Uložení na web SharePoint zajišťuje, že sešit je ve vlastnictví týmu
🔍 Věděli jste? Než se papír z dřevní buničiny stal levným, psaly se důležité dokumenty na pergamen. Jednalo se doslova o napnutou telecí kůži. Protože byl tak drahý, písaři často seškrabávali starý text, aby na něj mohli napsat nový. Tyto „recyklované“ dokumenty se nazývají palimpsesty.
Krok č. 2: Nastavte sekce pro kategorie
Nyní vytvořte sekce, které budou sloužit jako hlavní kategorie vaší znalostní báze. Představte si je jako hlavní kapitoly vaší wiki.
Pokud máte mnoho témat, můžete související sekce seskupit do skupiny sekcí. Například skupina „Oddělení“ by mohla obsahovat sekce pro marketing, prodej a technické oddělení.
Začněte s pěti až osmi základními sekcemi, abyste uživatele nepřetížili. Vždy můžete později přidat další. Používejte jasné, akčně orientované názvy. Například „Proces zapracování“ je mnohem lepší než obecný název jako „Noví zaměstnanci“.
Zde je jednoduchá struktura, která vám pomůže začít:
- Začínáme a seznámení
- Zásady a postupy
- Průvodce nástroji a softwarem
- Kontakty a role v týmu
- Šablony a zdroje
- Často kladené otázky (FAQ)
💡 Tip pro profesionály: Zvykněte si uvádět datum poslední aktualizace v horní části každé stránky. Tento drobný detail dává čtenářům jistotu, že informace jsou aktuální a důvěryhodné.
Krok č. 3: Přidávání a uspořádání stránek
V rámci každé sekce vytvořte stránky pro jednotlivé články, návody nebo témata.
Chcete-li vytvořit logickou strukturu, můžete stránky převést na podstránky. Stačí kliknout pravým tlačítkem myši na stránku v navigačním podokně a vybrat možnost Vytvořit podstránku. Tím se stránka odsadí a vizuálně propojí s nadřazenou stránkou nad ní.
Konzistentní konvence pojmenování je klíčem k tomu, aby vaše znalostní báze zůstala přehledná. Dobrým zvykem je také vytvořit stránku Obsah v horní části každé sekce. Ta může obsahovat odkazy na nejdůležitější články v dané kategorii a sloužit jako stručný průvodce daným tématem.
Krok č. 4: Vytvořte a naformátujte svůj obsah
Při psaní obsahu upřednostňujte srozumitelnost a přehlednost. Nikdo nechce číst dlouhé bloky textu. Využijte vestavěné formátovací nástroje aplikace OneNote, aby byly vaše informace snadno stravitelné.
- Používejte nadpisy: Rozdělte dlouhé články na logické části pomocí nadpisů a podnadpisů (použijte klávesové zkratky, jako je Ctrl+Alt+1 pro nadpis 1)
- Přidejte vizuální prvky: Dobře umístěný snímek obrazovky nebo diagram dokáže vysvětlit složitý proces mnohem rychleji než samotný text
- Píšte krátké odstavce: Snažte se o dva až tři věty v odstavci, aby byl obsah snadno čitelný na jakémkoli zařízení
- Označujte důležité položky: Používejte vestavěné štítky, jako jsou Úkol, Důležité nebo Otázka, abyste upozornili na klíčové informace nebo úkoly k provedení
Můžete také vytvořit šablonu stránky na základě existující stránky, což je užitečné pro opakující se typy dokumentů, jako jsou poznámky ze schůzek nebo souhrny projektů. Zajistí to, že každý záznam bude mít jednotné rozvržení.
🔍 Věděli jste, že... Během mise Apollo 11 se spustil alarm 1202, protože počítač lunárního modulu byl přetížen daty. Mise byla téměř přerušena. Mladý inženýr jménem Jack Garman však měl na svém stole „tahák“ s popisem všech možných chybových kódů. Kód okamžitě rozpoznal a sdělil týmu, že je bezpečné pokračovat, čímž misi zachránil.
Krok č. 5: Propojte stránky a sekce
Díky interním odkazům se z jednoduchého zápisníku stane skutečná, propojená wiki v OneNote. Pomáhá uživatelům objevovat související informace, aniž by je museli vyhledávat.
Chcete-li vytvořit odkaz, klikněte pravým tlačítkem myši na název libovolné stránky nebo sekce a vyberte možnost Kopírovat odkaz na stránku/sekci. Poté označte text, který chcete převést na odkaz, a vložte jej. Pro rychlejší práci zadejte dvě hranaté závorky [[ následované názvem stránky, na kterou chcete odkazovat, a OneNote vám navrhne stránky, na které se můžete propojit.
Na samém začátku svého zápisníku vytvořte hlavní indexovou stránku s odkazy na všechny hlavní sekce. Získáte tak centrální výchozí bod pro procházení celé znalostní báze.
Krok č. 6: Sdílejte a spolupracujte se svým týmem
Způsob sdílení a spolupráce s týmem závisí na tom, kam jste znalostní bázi uložili. Pokud je váš sešit uložen v SharePointu, můžete přístup spravovat prostřednictvím webu SharePointu nebo přidruženého kanálu Microsoft Teams.
Pokud je soubor v OneDrive, klikněte v OneNote na tlačítko Sdílet a pozvěte členy týmu e-mailem. Můžete nastavit oprávnění buď na Může upravovat pro přispěvatele, nebo na Může zobrazit pro přístup pouze ke čtení.
| Umístění úložiště | Nejvhodnější pro | Způsob sdílení |
| OneDrive | Osobní použití nebo použití v malém týmu | Sdílet prostřednictvím e-mailové pozvánky |
| SharePoint | Pro celé oddělení nebo celou společnost | Sdílejte prostřednictvím webu SharePoint nebo aplikace Teams |
Mějte na paměti největší omezení sdílení v OneNote: oprávnění se nastavují na úrovni sešitu. Nemůžete omezit přístup k konkrétní stránce nebo sekci, proto si strukturu sešitu naplánujte odpovídajícím způsobem.
🠠 Zajímavost: Slovo „soubor“ pochází z latinského slova filum , což znamená „nit“. Než jsme měli složky nebo digitální úložiště v cloudu, úředníci si dokumenty evidovali tak, že doslova vyrazili díru do rohu papíru a svázali je k sobě kouskem provázku.
Tipy pro organizaci znalostní báze v OneNote
Vytvořili jste si znalostní bázi v OneNote, ale práce tím nekončí. Bez průběžné údržby se i ta nejlépe organizovaná wiki může proměnit v digitální smetiště. To vede k tomu, že se členové týmu vrací ke starým zvykům, jako je žádání kolegů o informace, které nemohou najít, což popírá celý smysl existence centrálního úložiště.
Abyste tomu předešli, musíte od samého začátku zavést pevný rámec řízení projektu. Díky těmto návykům zůstane vaše znalostní báze živým a spolehlivým zdrojem informací.
- Určete správce: Znalostní báze bez správce je jako sirotek. Určete jednu osobu (nebo malý výbor), která bude zodpovědná za udržování struktury, archivaci starého obsahu a zajištění dodržování standardů
- Vytvořte stylový průvodce: Jednoduchý jednostránkový dokument popisující konvence pojmenování, pravidla formátování a způsob používání značek zajistí konzistentnost obsahu bez ohledu na to, kdo jej vytváří
- Používejte jednotnou šablonu stránky: Pro opakující se obsah, jako jsou návody nebo poznámky z jednání, si vytvořte a používejte šablonu. Tím zajistíte, že každý článek bude mít předvídatelnou strukturu, což uživatelům usnadní vyhledávání potřebných informací
- Archivujte místo mazání: Když dokument zastará, přesuňte jej do vyhrazené sekce Archiv místo toho, abyste jej mazali. Tím se informace uchovají pro případ, že by je někdy bylo třeba pro historický kontext
💡 Tip pro pokročilé: Naplánujte si každé tři měsíce opakující se úkol, abyste znalostní bázi zkontrolovali. Je to vaše šance aktualizovat zastaralý obsah, opravit nefunkční odkazy a odhalit případné mezery v informacích.
Omezení aplikace OneNote jako znalostní báze
Vaše znalostní báze v OneNote byla skvělým začátkem, ale nyní se váš tým rozrůstá. Sešit se zpomaluje, noví zaměstnanci nemohou nic najít a vy se obáváte, že citlivé informace jsou příliš snadno přístupné. Nástroj, který kdysi představoval řešení, se stává součástí problému.
Toto je běžná cesta. Ačkoli je OneNote spolehlivý na začátku, jeho omezení se stávají zřetelnějšími s tím, jak se váš tým a znalostní báze rozšiřují.
- Žádná podrobná oprávnění: Nemůžete omezit přístup k konkrétní stránce nebo sekci. Pokud potřebujete sdílet personální zásady s manažery, ale ne s celým týmem, musíte vytvořit zcela samostatný sešit, což vede k větší roztříštěnosti práce
- Omezená historie verzí: OneNote sleduje verze stránek, ale obnovení obsahu nebo porovnání změn mezi dvěma verzemi není jednoduché. Pokud někdo omylem smaže důležitý odstavec, může být jeho obnovení náročné
- Žádné schvalovací procesy: Neexistují žádné schvalovací procesy; obsah je zveřejněn ihned po napsání, což může vést ke sdílení nepřesných informací
- Nekonzistentní vyhledávání: Ačkoli je vyhledávání v OneNote výkonné, v případě velmi rozsáhlých poznámkových bloků může být pomalé a vracet irelevantní výsledky, což nutí uživatele ručně procházet obsah a hledat to, co potřebují
- Problémy se škálovatelností: Jak se zápisník rozrůstá o stovky stránek a vložených souborů, budete čelit významným problémům se škálovatelností: výkon se zhoršuje a jednoduchá navigace pomocí karet se stává nepraktickou
- Žádné analytické údaje: Nemáte možnost zjistit, které články jsou prohlíženy, jaké výrazy lidé vyhledávají nebo které stránky jsou zastaralé. Pokud jde o vylepšování vaší znalostní báze, tápete ve tmě.
- Ploché propojení: OneNote umožňuje odkazovat na jiné stránky, ale nezobrazuje zpětné odkazy (které jiné stránky odkazují na tuto stránku). To ztěžuje pochopení toho, jak jsou informace propojeny, nebo bezpečnou aktualizaci či smazání stránky bez narušení odkazů jinde
🔍 Věděli jste, že... Velká knihovna v Alexandrii byla prvním pokusem zdokumentovat vše ve známém světě. Brali to tak vážně, že každá loď, která zakotvila v přístavu, musela odevzdat své svitky. Knihovna je zkopírovala, originály si ponechala a kopie vrátila majitelům.
ClickUp jako alternativa k znalostní bázi OneNote
Týmy často využívají nástroje pro pořizování poznámek k ukládání nápadů, výsledků rešerší a interní dokumentace. Postupem času se však tyto poznámky odtrhnou od skutečné práce, kterou podporují. Lidé prohledávají více aplikací, kopírují odkazy do chatů a při každodenních úkolech ztrácejí kontext.
ClickUp tento problém řeší prostřednictvím konvergovaného pracovního prostoru s umělou inteligencí, kde dokumentace existuje společně s projekty, úkoly a diskusemi. Znalosti zůstávají propojeny s realizací, což omezuje rozšiřování SaaS a eliminuje neustálé přepínání mezi kontexty.
Vytvářejte strukturované znalosti pomocí ClickUp Docs
ClickUp Docs slouží jako základ pro správu znalostí v rámci pracovního prostoru. Týmy organizují dokumentaci společně s prací, kterou podporuje, takže informace zůstávají relevantní a snadno dohledatelné.
Předpokládejme, že produktový tým spravuje znalostní bázi pro zaškolování nových inženýrů. Vytvoří dokument s názvem „Průvodce zaškolením vývojářů“, který obsahuje pokyny k nastavení, standardy kódování a odkazy na interní nástroje. Tento dokument je přímo propojen s úkoly pro zaškolení v ClickUp, takže každý nový zaměstnanec vidí dokumentaci při provádění požadovaných kroků.
Díky nástrojům pro úpravu formátovaného textu v Docs lze dokumentaci snadno strukturovat a procházet. Týmy formátují informace přehledně pomocí:
- Nadpisy, které organizují rozsáhlé části dokumentace
- Tabulky, které obsahují strukturovaná data, jako jsou parametry API nebo přístup k nástrojům
- Emoji, které zvýrazňují klíčové poznámky nebo rychlé tipy
- Bloky kódu, které ukládají technické příklady nebo skripty
Například příručka pro vývojáře může obsahovat tabulku s přehledem testovacích a produkčních prostředí, zatímco bloky kódu ukládají vzorové požadavky na API, které inženýři kopírují během nastavení.
Uspořádejte informace logicky pomocí podstránek
S rostoucím objemem dokumentace se struktura stává klíčovou. ClickUp Docs podporuje vnořené podstránky, které vytvářejí přehledné hierarchie znalostí.
Například marketingový tým vytvoří centrální dokument „Znalostní báze značky“. Podstránky rozdělují obsah do sekcí, jako jsou pokyny pro styl komunikace značky, šablony pro sociální sítě, rámce pro plánování kampaní a kontrolní seznamy pro revizi obsahu.
Každá podstránka se zaměřuje na jedno téma, což usnadňuje orientaci i v případě, že se dokumentace rozšiřuje.
📖 Přečtěte si také: Jak spravovat dokumentaci (osvědčené postupy a nástroje)
Diskutujte o znalostech přímo pomocí komentářů a zmínek
Dokumentace často vyžaduje objasnění nebo aktualizace. ClickUp Docs podporuje komentáře a zmínky, díky kterým zůstávají tyto konverzace propojené s obsahem.
Představte si, že produktový manažer prochází dokument s plánem vývoje a všimne si zastaralých informací o funkcích.
Zvýrazní danou část, označí vedoucího inženýra a požádají o aktualizované časové plány. Inženýr odpoví ve stejném vlákně komentářů a dokument okamžitě upraví. Týmy řeší dotazy, aniž by musely otevírat samostatné komunikační nástroje na pracovišti.
Poslechněte si názor skutečného uživatele této aplikace:
ClickUp používám všude. Je základem mého každodenního pracovního postupu, projektového plánu a znalostní báze. Líbí se mi, že je vše na jednom místě. V průběhu let jsem používal mnoho nástrojů, které mi pomáhaly sledovat práci, a ClickUp mi vyřešil všechny problémy. Líbí se mi flexibilita, kterou ClickUp nabízí – vytvořil jsem spoustu seznamů, od správy úkolů, přes renovace, řízení projektů, softwarové projekty, investice do nemovitostí, zápisy z jednání až po sledování informací. Mám pocit, že je to nezbytná součást každého podnikání – od živnostníků až po větší korporace.
ClickUp používám všude. Je základem mého každodenního pracovního postupu, projektového plánu a znalostní báze. Líbí se mi, že je vše na jednom místě. V průběhu let jsem používal mnoho nástrojů, které mi pomáhaly sledovat práci, a ClickUp mi vyřešil všechny problémy. Líbí se mi flexibilita, kterou ClickUp nabízí – vytvořil jsem spoustu seznamů, od správy úkolů, přes renovace, řízení projektů, softwarové projekty, investice do nemovitostí, zápisy z jednání až po sledování informací. Mám pocit, že je to nezbytnost pro každou firmu – od živnostníků až po větší korporace.
Okamžitě vyhledávejte informace pomocí ClickUp Brain
S rozšiřováním dokumentace se vyhledávání stává nezbytným. ClickUp Brain pomáhá týmům vyhledávat odpovědi v dokumentech, úkolech a konverzacích.
Představte si, že manažer zákaznické podpory potřebuje aktuální zásady eskalace pro podnikové účty. Místo prohledávání mnoha dokumentů položí otázku přímo ClickUp Brain.
📌 Vyzkoušejte tento příkaz: Shrňte proces eskalace v podniku a uveďte seznam odpovědných týmů.
ClickUp Brain analyzuje existující dokumenty a poskytuje stručné vysvětlení spolu s odkazy na příslušnou dokumentaci.
Omezte neuspořádanost AI pomocí ClickUp Brain MAX
Mnoho týmů spoléhá na samostatné nástroje umělé inteligence pro psaní, vyhledávání a shrnování informací. ClickUp Brain MAX tyto funkce centralizuje přímo v pracovním prostoru.
Například vedoucí výzkumu nadiktuje poznámky ze schůzky pomocí funkce Talk to Text. Brain MAX převede mluvený vstup na strukturovanou dokumentaci uvnitř dokumentu.
Později tento systém prohledává úkoly, dokumenty a diskuse k projektům, aby vyhledal relevantní kontext. Týmy tak omezují roztříštěnost nástrojů a udržují jednu inteligentní znalostní vrstvu v celém pracovním prostoru.
ClickUp také podporuje mobilní přístup, díky kterému jsou znalosti dostupné i mimo prostředí stolního počítače. Mobilní aplikace umožňuje přístup k dokumentům v režimu offline, takže týmy mohou dokumentaci prohlížet během cest, práce v terénu nebo při omezeném připojení.
Jakmile se zařízení znovu připojí, aktualizace se automaticky synchronizují a zajistí soulad napříč pracovním prostorem.
Vytvořte si znalostní bázi, která vám bude vyhovovat, pomocí ClickUp
OneNote je praktickým výchozím bodem pro znalostní bázi, zejména pro týmy, které již pracují v ekosystému Microsoftu. Jeho úspěch závisí spíše na vytvoření jasné struktury, důsledné údržbě a jasném určení odpovědnosti; tyto zásady jsou klíčové pro jakýkoli důležitý proces, od správy znalostí až po stanovení cílů pro zapracování nových zaměstnanců.
S růstem vašeho týmu však rostou i vaše potřeby v oblasti správy znalostí.
Právě v tomto ohledu vyniká ClickUp jako škálovatelnější alternativa. Namísto oddělení dokumentace od provádění ClickUp propojuje znalosti přímo s prací. Díky funkci Docs týmy vytvářejí strukturovanou, vnořenou dokumentaci, která je součástí projektů a úkolů.
S rozšiřováním dokumentace mění ClickUp Brain způsob, jakým týmy vyhledávají a získávají informace. Přidejte vestavěné komentáře, zmínky, historii verzí, šablony a dokumentaci propojenou s úkoly a získáte inteligentní systém, který se vyvíjí spolu s vaším pracovním tokem.
Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes.
Často kladené otázky (FAQ)
1. Mohou znalostní bázi v OneNote upravovat současně více členů týmu?
Ano, OneNote podporuje společné psaní v reálném čase, což znamená, že více lidí může současně upravovat stejnou stránku a vidět změny ostatních v okamžiku, kdy k nim dojde
2. Jak si OneNote wiki vede v porovnání se specializovaným softwarem pro znalostní báze?
OneNote je skvělý pro základní potřeby, ale postrádá pokročilé funkce, jako jsou podrobná oprávnění, schvalovací pracovní postupy a analytické nástroje, které specializované nástroje pro znalostní báze poskytují pro lepší správu a škálovatelnost
3. Je OneNote vhodný pro znalostní bázi v rámci celé společnosti?
Může fungovat pro menší organizace, ale větší společnosti často narážejí na problémy s oprávněními, výkonem a správou obsahu, kvůli kterým je specializované řešení praktičtější volbou
4. Co se stane s mojí znalostní bází v OneNote, pokud někdo opustí tým?
Pokud je sešit uložen na sdíleném webu SharePoint, zůstává přístupný. Pokud však byl uložen v osobním úložišti OneDrive odcházejícího zaměstnance, bude muset správce před deaktivací účtu převést vlastnictví, aby se zabránilo ztrátě dat.