Jak používat Gemini Tasks a zvýšit produktivitu

Gemini Tasks, také známé jako Gemini v Google Tasks, usnadňuje zaznamenávání připomínek.

Je to rychlý způsob, jak proměnit letmé myšlenky v úkoly.

V tomto průvodci vám ukážeme, jak efektivně nastavit Gemini Tasks.

Uvidíte, kde to funguje nejlépe a jak se to integruje do reálné práce, kde je spolupráce a kontext zásadní.

Co jsou Gemini Tasks?

Kombinace Gemini + Google Tasks je funkce Google Workspace založená na umělé inteligenci, která slouží ke správě vašich úkolů. Je integrována do asistenta Gemini a využívá zpracování přirozeného jazyka, což znamená, že úkoly můžete vytvářet pouhým mluvením nebo psaním v běžné angličtině.

Představte si to jako asistenta produktivity, který poslouchá vaše příkazy.

Když požádáte Gemini o vytvoření připomenutí, připojí se přímo k vašemu účtu Google Tasks. Tento integrovaný pracovní postup umožňuje plynulou synchronizaci úkolů v rámci Google Workspace, takže položka seznamu úkolů vytvořená hlasem se automaticky zobrazí v Google Kalendáři.

Jeho hlavním účelem je usnadnit osobní produktivitu všem, kteří již používají aplikace Google.

Jak propojit Google Tasks s Gemini

Slyšeli jste o používání umělé inteligence pro úkoly, ale obáváte se, že její nastavení bude složité.

Tato překážka často odradí lidi ještě předtím, než vůbec začnou. Výsledek? Přicházejí o výhody, které umělá inteligence nabízí.

Propojení Google Tasks s Gemini je překvapivě jednoduché a zabrání vám to frustraci. Díky této integraci může Gemini číst, vytvářet a upravovat položky ve vašem seznamu Google Tasks.

Pro většinu lidí, kteří používají Google pro správu projektů, je toto propojení automatické. Majitelé osobních účtů však možná budou muset tuto funkci povolit v nastavení.

Krok 1: Přihlaste se do Gemini

Nejprve přejděte na gemini.google.com nebo otevřete aplikaci Gemini ve svém telefonu. Stačí se přihlásit pomocí svého účtu Google. Tento jednoduchý krok ověření automaticky propojí základní funkce.

Pokud používáte firemní účet, může být nutné, aby rozšíření nejprve schválil správce. U většiny uživatelů tento krok trvá méně než minutu.

Krok 2: Propojte Google Workspace

Po přihlášení najděte nabídku nastavení a vyhledejte rozšíření. Budete muset povolit rozšíření Google Workspace, abyste Gemini udělili oprávnění pro přístup k vašim dalším aplikacím. To je klíč, který odemkne jeho plný potenciál.

Toto je seznam funkcí, které Gemini umožňujete:

Pokud někdy změníte názor, můžete tato oprávnění kdykoli vypnout v nastavení svého účtu Google.

📮 ClickUp Insight: 45 % respondentů našeho průzkumu uvádí, že si nechávají otevřené záložky s výzkumy souvisejícími s prací po celé týdny. Pro dalších 23 % těchto cenných záložek patří chatové vlákna s umělou inteligencí plné kontextu.

V zásadě platí, že drtivá většina lidí outsourcuje paměť a kontext do křehkých záložek prohlížeče. Opakujte po nás: Záložky nejsou znalostní báze. 👀

ClickUp BrainGPT zde mění pravidla hry.

Tato super aplikace s umělou inteligencí vám umožňuje prohledávat pracovní prostor, komunikovat s více modely umělé inteligence a dokonce používat hlasové příkazy k načítání kontextu z jediného rozhraní. Protože MAX je součástí vašeho počítače, nezabírá místo v záložkách a může ukládat konverzace, dokud je neodstraníte!

Jak přidávat úkoly a připomenutí pomocí Gemini

Pokud vás unavuje proklikávat se nekonečnými nabídkami jen proto, abyste přidali jednoduchý úkol, bude vám vytváření úkolů připadat jako otrava, a tak se mu budete vyhýbat.

Krása Gemini spočívá v tom, že nahrazuje zdlouhavé klikání konverzačními výzvami.

Stačí vyslovit nebo napsat, co potřebujete udělat, a asistent AI interpretuje vaši žádost. Zatímco u jednoduchých připomínek to působí jako kouzlo, u složitějších žádostí může interpretace AI někdy minout cíl.

Přidávejte úkoly s konkrétními podrobnostmi

Úkoly s daty, časy a poznámkami můžete přidávat pouhým vyslovením toho, co chcete. Gemini díky analýze přirozeného jazyka porozumí detailům a vyplní je za vás. To skvěle funguje u jednoduchých osobních úkolů, které nevyžadují mnoho kontextu.

Vyzkoušejte několik z těchto pokynů a podívejte se, jak to funguje:

I když je to ideální pro osobní připomenutí, zjistíte, že přidávání kontextu projektu, přiřazování úkolů kolegům nebo nastavování závislostí vyžaduje jiný nástroj.

Přidávejte úkoly na základě kontextu konverzace

Stalo se vám někdy, že jste měli během schůzky skvělý nápad, ale o chvíli později jste na něj zapomněli? K tomu dochází, když jsou vaše nápady odtržené od vaší práce. Gemini se snaží tento problém vyřešit tím, že vám umožňuje vytvářet úkoly přímo z probíhajících konverzací.

Pokud diskutujete o projektu, stačí říct: „Přidej tento bod jako úkol.“ To je výhodné pro zaznamenávání akčních položek během brainstormingu.

Jak zobrazit a aktualizovat své úkoly Gemini

Své úkoly můžete zobrazit tak, že se přímo zeptáte Gemini, otevřete aplikaci Google Tasks nebo zkontrolujete svůj Google Kalendář. Gemini vám na požádání přečte váš seznam úkolů, ale nenahrazuje skutečný projektový dashboard.

Zobrazit nadcházející úkoly a připomenutí

Chcete-li získat přehled o svém rozvrhu, můžete Gemini položit jednoduché otázky. Gemini načte informace z Google Tasks a zobrazí je v konverzačním formátu.

Zde je několik tipů, které můžete vyzkoušet:

Upozorňujeme, že výsledky jsou čistě textové. Nedostanete vizuální časovou osu, Kanban tabuli ani matici seznamu priorit, které by vám pomohly organizovat práci.

Úprava nebo odstranění existujících úkolů

Stejně jako vytváříte úkoly hlasem, můžete je stejným způsobem i upravovat. Můžete měnit termíny splnění, označovat položky jako dokončené nebo je úplně odstranit.

Můžete například říct:

Gemini potřebuje dostatek kontextu, aby vědělo, na kterou úlohu odkazujete. Pokud potřebujete upravit nebo přeskupit více úloh najednou, budete to muset udělat ručně v aplikaci Google Tasks. Gemini v současné době nepodporuje hromadné akce.

Jak automatizovat úkoly pomocí naplánovaných akcí Gemini

Ruční vytváření stejných opakujících se úkolů každý týden je ztráta času a energie.

Například můžete mít týdenní zprávu, kterou musíte odevzdat, nebo se připravovat na denní poradu, a zapomenutí těchto opakujících se povinností může způsobit problémy. Otevřete Gemini (web nebo aplikaci).

✅ Dejte pokyn k naplánování. Musíte být konkrétní ohledně čeho a kdy.

✅ Potvrďte akci: Gemini zobrazí souhrn plánu. Ten můžete podle potřeby upravit nebo změnit.

✅ Správa akcí: Najdete je v Nastavení > Naplánované akce. Odtud je můžete pozastavit, upravit nebo smazat.

To vytváří falešný pocit automatizace. Stále vám chybí schopnost propojit akce napříč vašimi nástroji. Skutečná automatizace pracovního postupu zahrnuje spouštěče, podmínky a akce, které posouvají práci vpřed.

Omezení Gemini Tasks: Kde selhává

Vyzkoušeli jste Gemini pro týmový projekt a teď je všechno trochu neuspořádané.

Úkoly jsou roztříštěné. Nikdo neví, kdo je za co zodpovědný, a váš seznam úkolů je zcela odtržený od vašeho projektového plánu.

Tento chaos je přímým důsledkem používání nástroje pro osobní produktivitu pro spolupráci.

Gemini + Google Tasks je opravdu užitečné pro osobní připomenutí. Není však určeno pro správu projektů s týmy, termíny a propojenými částmi. Zde jsou jeho nedostatky:

Proč ClickUp Brain poráží Gemini Tasks v produktivitě týmu

Osobní asistenti s umělou inteligencí jsou skvělí v zaznamenávání nápadů.

Produktivita týmu však často klesá později, když je třeba tyto nápady proměnit ve společnou, koordinovanou práci.

Úkoly jsou vytvořeny, ale kontext se nachází jinde. Rozhodnutí jsou zaznamenána v poznámkách ze schůzek. Následné kroky mizí v chatu. Projekty se zpomalují ne proto, že by lidé zapomínali, ale proto, že práce ztrácí svou soudržnost.

Zde přichází ke slovu konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí, jako je ClickUp, jednotná platforma, kde koexistují projekty, dokumenty, konverzace a analytika.

Díky kontextové umělé inteligenci, jako je ClickUp Brain, zabudované jako inteligentní vrstva, která rozumí vaší práci, efektivně řeší rozptýlení práce, neboli fragmentaci pracovních činností napříč SaaS aplikacemi, které mezi sebou nekomunikují.

Když AI rozumí celému pracovnímu prostoru, práce zůstává propojená

Produktivita se zvyšuje, když AI rozumí více než jen jedné výzvě nebo hlasovému příkazu. Potřebuje vědět, ke kterému projektu úkol patří, který dokument jej vysvětluje, kdo je za práci zodpovědný a co na ní dále závisí.

V konvergovaném pracovním prostoru AI ClickUp tento kontext již existuje. Úkoly, dokumenty, chat, kalendáře a cíle jsou soustředěny v jednom systému. ClickUp Brain funguje napříč celým systémem a propojuje práci, místo aby ji fragmentoval.

Schůzky se přímo promění v úkoly k provedení

Na schůzkách se vytváří kontext, ale často se také ztrácí. Pořizují se poznámky, ale úkoly jsou roztříštěné mezi různými nástroji. Nástroj jako Gemini vyžaduje další nastavení, pokud se snažíte propojit tento kontext se svými úkoly.

Díky AI Notetaker od ClickUp jsou schůzky zaznamenávány automaticky. Rozhodnutí, následné kroky a klíčové body diskuse jsou zaznamenávány v reálném čase. ClickUp Brain pak tyto poznámky převádí na strukturované úkoly a podúkoly, které jsou již propojeny se správným projektem, dokumentem a lidmi.

Výsledek je jednoduchý. Méně ručního úklidu, jasné rozdělení odpovědnosti a rychlejší realizace!

Dokumenty, chat a úkoly, které se navzájem doplňují

Práce jde rychleji, když jsou znalosti, komunikace a realizace propojené.

Jako konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí vám ClickUp nabízí kompletní sadu funkcí. ClickUp Docs nejsou statické soubory. Jsou přímo propojeny s úkoly, které podporují. ClickUp Chat udržuje konverzace ukotvené v reálné práci, takže se neztrácejí v samostatných kanálech.

ClickUp Brain funguje v obou případech. Umí shrnovat dokumenty, extrahovat úkoly, odpovídat na otázky v chatu a přeměňovat konverzace na úkoly bez ztráty kontextu. Namísto opakovaného vysvětlování práce se týmy mohou soustředit na další pokrok.

AI agenti, kteří jednají v kontextu

Jakmile je práce strukturována, zapojí se funkce AI a automatizace ClickUp, které pomáhají snížit manuální úsilí.

S pomocí ClickUp Automations lze úkoly přiřazovat na základě role nebo pracovní zátěže, což umožňuje efektivnější rozdělení úkolů. Změny stavu mohou spustit předání úkolů. Termíny mohou automaticky upozornit správné osoby.

V případě složitějších pracovních postupů lze úkoly delegovat na superagenty, kteří se postarají o následné kroky, podávání zpráv nebo provedení. Protože agenti již rozumí pracovnímu prostoru, vaše práce probíhá hladce!

Jedna platforma, jedna vrstva inteligence

ClickUp také poskytuje přístup k několika modelům umělé inteligence v rámci Brain, což týmům umožňuje vybrat si tu správnou inteligenci pro úkoly, jako je psaní, plánování, analýza nebo provádění.

Můžete také zmínit @brain kdekoli, v úkolech, dokumentech, komentářích nebo chatu, a získat odpovědi založené na skutečném kontextu projektu, integrovaných aplikacích a dokonce i znalostech z webu.

Rozdíl je jasný. Jednoduchá AI vám pomáhá pamatovat si věci. Kontextová AI pomáhá týmům řídit práci.

Díky spojení úkolů, dokumentů, chatu, automatizace a ClickUp Brain se ClickUp stává kompletní pracovní platformou poháněnou umělou inteligencí, kde se nápady nejen zaznamenávají. Ale také realizují.

Jaký je rozdíl mezi Gemini Tasks a specializovanou aplikací pro správu úkolů, jako je ClickUp?

Hlavní rozdíl spočívá v osobních připomenutích versus řízení týmových projektů. Ačkoli oba využívají umělou inteligenci k vytváření úkolů, jejich účel a schopnosti se diametrálně liší.

Zvládněte více práce s ClickUp!

Řekněme si to na rovinu: Gemini Tasks je fantastický nástroj pro to, k čemu byl navržen – zaznamenávání rychlých osobních připomínek a úkolů pomocí hlasu.

Jeho rozhraní v přirozeném jazyce je bezproblémové a je skvělým příkladem toho, jak umělá inteligence může usnadnit každodenní život. ✨

Ale pokud jde o řízení skutečné práce, osobní asistenti s umělou inteligencí mají své limity.

Rychle si uvědomíte, že produktivita vyžaduje více než jen seznam úkolů. Vyžaduje úkoly, které jsou propojeny s projekty, týmy a cíli.

Hledání „jak používat Gemini Tasks“ často končí zjištěním, že potřebujete nástroj vytvořený pro spolupráci, nejen pro konverzaci.

Správný přístup závisí na vašich potřebách. Pro týmy, které jsou připraveny přejít od osobních seznamů úkolů k propojenému řízení práce založenému na umělé inteligenci, je tu ClickUp.

Začněte zdarma s ClickUp a vyzkoušejte rozdíl skutečně integrovaného pracovního prostoru, kde umělá inteligence rozumí celému kontextu vašeho projektu, nejen izolovaným úkolům.

Často kladené otázky

Gemini Tasks se nativně synchronizuje s aplikacemi Google Workspace, jako jsou Tasks a Calendar, ale není přímo integrován s softwarem pro správu úkolů od třetích stran. Vaše úkoly zůstanou v ekosystému Google, pokud je ručně nepřesunete.

Vaše data se řídí zásadami ochrany osobních údajů společnosti Google. U standardních uživatelů Gemini může Google používat konverzace ke zlepšování produktů. U uživatelů Workspace Enterprise/Business s doplňkem Gemini však Google výslovně uvádí, že data nejsou používána k trénování jejich modelů.

Ačkoli Google Tasks umožňuje „sdílené seznamy“ (zachycené ve skupině nebo prostoru), schopnost Gemini interagovat s těmito sdílenými seznamy je v současné době ve srovnání s osobními seznamy velmi omezená. Nelze „přiřadit“ úkol kolegovi z týmu pomocí hlasového příkazu.

Gemini Tasks se používá především k vytváření osobních připomínek a individuálních úkolů pomocí přirozených jazykových příkazů. Synchronizuje se s Google Tasks a Kalendářem, aby podporoval osobní produktivitu.

Je Gemini Tasks vhodný pro produktivitu týmu? Gemini Tasks není navržen pro produktivitu týmu. Chybí mu základní funkce, jako je přiřazování úkolů, sdílená viditelnost projektů, závislosti a kolaborativní pracovní postupy, které týmy potřebují k efektivní práci.

Hlavními omezeními jsou absence funkcí pro týmovou spolupráci, absence struktury projektů, absence závislostí úkolů, omezená automatizace a absence funkcí pro vytváření reportů nebo dashboardů.

Ano, ClickUp zvládne vše, co Gemini Tasks, například vytváření úkolů pomocí umělé inteligence, a navíc nabízí komplexní sadu funkcí pro správu projektů, spolupráci týmů, automatizaci a reporting. Díky tomu je vhodný jak pro osobní, tak pro týmovou produktivitu.