Správa odhlášení hostů může být chaotická, zejména pokud na účtenkách chybí podrobnosti nebo vypadají neprofesionálně.
Majitelé hotelů často zápasí s vytvářením konzistentních a přesných účtenek, které odrážejí každou transakci. Hosté očekávají jasný doklad o platbě pro účely proplacení výdajů nebo pro osobní záznamy, a špatně formátovaná účtenka zanechává negativní dojem.
Majitelé hotelů však mají potíže s vytvářením konzistentních a přesných účtenek, které přesně odrážejí každou transakci. Šablony hotelových účtenek pomáhají zjednodušit tento proces tím, že nabízejí hotový formát se všemi nezbytnými prvky.
Ať už provozujete malý penzion nebo hotel, dobře navržená šablona vám ušetří čas a pomůže vám budovat důvěru u vašich hostů. Prozkoumáme 15 šablon, které zjednodušují fakturaci hotelů do nejmenších detailů.
🧠 Zajímavost: Chyby ve fakturaci vedou až k 20% nárůstu nákladů na zpracování.
Co jsou šablony hotelových účtenek?
Šablona hotelové účtenky je předem navržený formát, který slouží k poskytnutí dokladu o platbě hostům po jejich pobytu. Pomáhá hotelům prezentovat profesionální přehled poplatků, termínů a poskytnutých služeb.
Zde jsou standardní prvky šablony hotelové účtenky:
- Údaje o hotelu: Zahrnuje název společnosti, adresu, kontaktní číslo a logo pro snadnou identifikaci.
- Informace o hostovi: Obsahuje celé jméno hosta, adresu a kontaktní údaje pro účely evidence.
- Číslo rezervace: Poskytuje jedinečné ID pro sledování transakce.
- Data příjezdu a odjezdu: Ukazuje délku pobytu hosta a časy odjezdu.
- Poplatky za pokoj: Podrobnosti o cenách, čísle pokoje, počtu dní a celkových nákladech za pokoj
- Ostatní poplatky: Uvádí náklady na stravu, parkování nebo jiné využité služby.
- Daně a poplatky: Rozepisuje příslušné daně a další poplatky.
- Celková zaplacená částka: Shrnuje celkový zůstatek po započítání všech poplatků a daní.
- Způsob platby: Uvádí, zda byla platba provedena v hotovosti, kartou nebo online.
- Oprávněný podpis: Ověřuje účtenku podpisem zaměstnance nebo digitálním razítkem.
Co dělá šablonu hotelové účtenky dobrou?
Dobrá šablona hotelové účtenky by měla mít jasnou strukturu a obsahovat všechny důležité informace, které hosté a hotelový personál potřebují.
Zde jsou klíčové prvky, na které se zaměřit:
- Klíčové podrobnosti: Vyberte si šablonu, která obsahuje všechny potřebné informace, abyste předešli záměně nebo chybám.
- Jednoduché rozvržení: Používejte šablony s přehledným a organizovaným formátem, díky kterému jsou účtenky snadno čitelné a srozumitelné.
- Prostor pro branding: Vyberte si šablonu hotelové účtenky, do které můžete přidat logo, název a barvy svého hotelu, abyste snadno vytvořili jednotný zážitek ze značky.
- Zvýrazněná celková částka: Vyberte šablonu se zvýrazněnými částmi pro celkové částky, aby hosté mohli rychle ověřit platbu.
- Sekce s doplňujícími informacemi: Vyberte si šablony hotelových účtenek s prostorem pro vlastní poznámky, jako jsou podmínky vrácení peněz nebo děkovné zprávy.
📚 Přečtěte si také: Jak efektivně zavést hot desking ve vaší organizaci
Nejlepší šablony hotelových účtenek
Šablony hotelových účtenek by měly zjednodušit vytváření a správu faktur.
Zde je seznam bezplatných šablon hotelových účtenek od ClickUp, aplikace pro práci, která umí všechno, a dalších platforem, které vám s tím pomohou a zajistí hladký provoz a spokojenost hostů.
1. Šablona faktury ClickUp pro hotely
Šablona faktury ClickUp pro hotely je jednoduchá faktura, která organizuje všechny faktury na jednom místě a obsahuje klíčové údaje, jako jsou kontakty na klienty, e-maily, pracovní doba, částky, typy plateb a další poznámky.
Šablona také obsahuje možnosti automatizace pro zasílání upomínek a označování faktur jako zaplacených, což snižuje manuální následné úkony a zlepšuje cash flow. Všechny záznamy o fakturách lze prohledávat a exportovat pro účetní odsouhlasení.
🌟 Proč si ji zamilujete:
- Sledujte stav plateb a účty po splatnosti.
- Propojte faktury přímo s rezervacemi a profily hostů.
- Automatizujte následné kroky, abyste minimalizovali opožděné platby.
- Seřaďte faktury podle klienta a data splatnosti pro snadné sledování.
🔑 Ideální pro: Majitele hotelů, manažery recepce a finanční týmy, kteří hledají chytrý a organizovaný způsob, jak vytvářet a spravovat faktury klientů pomocí šablony hotelové faktury.
📣 Hlas zákazníka: Tady je, co Ansh Prabhakar, analytik pro zlepšování obchodních procesů ve společnosti Airbnb, řekl o používání ClickUp:
ClickUp nabízí mnoho funkcí na jednom místě, jako je řízení projektů, možnosti brainstormingu, správa úkolů, plánování projektů, správa dokumentace atd. Rozhodně nám usnadnil život, protože je snadno použitelný, má dobře navrženou uživatelskou rozhraní a usnadňuje spolupráci v rámci týmu i s jinými týmy. Mohli jsme lépe řídit práci, snadno ji sledovat a reportovat a na základě denních porad o pokroku bylo snadné plánovat budoucnost.
ClickUp nabízí mnoho funkcí na jednom místě, jako je řízení projektů, možnosti brainstormingu, správa úkolů, plánování projektů, správa dokumentace atd. Rozhodně nám usnadnil život, protože je snadno použitelný, má dobře navrženou uživatelskou rozhraní a usnadňuje spolupráci v rámci týmu i s jinými týmy. Mohli jsme lépe řídit práci, snadno ji sledovat a reportovat a na základě denních porad o pokroku bylo snadné plánovat budoucnost.
2. Šablona žádosti o cenovou nabídku ClickUp
Když hotely zajišťují firemní akce nebo skupinové rezervace, je velmi důležité zasílat přesné cenové nabídky. Šablona ClickUp Request for Quote (RFQ) umožňuje týmům shromáždit všechny podrobnosti, jako jsou bloky pokojů, catering, prostory pro akce a speciální požadavky, ve strukturovaném formátu.
🌟 Proč si ji zamilujete:
- Zaznamenejte všechny položky skupinových a firemních poptávek.
- Sledujte nabídky podle stavu pro přehlednost pipeline
- Připojte smlouvy, nabídky nebo nabídky jídel na jednom místě a vystavujte účty dodavatelům.
- Uspořádejte nabídky podle klienta, typu položky nebo data odeslání pro snadné porovnání.
- Speciální tabulky pomáhají uchovávat údaje o zákaznících, včetně všech použitých položek, využitých služeb a informací o hostech.
🔑 Ideální pro: Majitele hotelů, koordinátory projektů a provozní manažery, kteří hledají přehledný a efektivní způsob správy nabídek dodavatelů.
🎥 Podívejte se: Jak vytvořit fakturu v ClickUp
3. Šablona pro sledování faktur ClickUp
Faktury se mohou snadno ztratit, zejména v rušném prostředí pohostinství. Šablona ClickUp Invoice Tracking Template je centrální účetní kniha, která sleduje každý fakturační dokument od vystavení až po vypořádání. Pomáhá vám spravovat více hostů a služeb a zároveň udržovat kontrolu nad vašimi financemi.
Faktury můžete třídit podle zákazníků, rezervací nebo stavu platby a filtrovat zobrazení pro detailní přehled. Tato šablona vám také pomůže generovat týdenní nebo měsíční zprávy, což usnadní slaďování účtů a sledování trendů výnosů.
🌟 Proč si ji zamilujete:
- Sdílejte živé zprávy s finančními týmy nebo majiteli nemovitostí.
- Nastavte opakující se úkoly pro přípravu a odesílání faktur podle plánu.
- Vytvořte si fakturační proces pomocí drag-and-drop pro lepší správu pracovních postupů.
- Používejte vlastní stavy, jako je nezaplaceno, po splatnosti a zaplaceno, abyste mohli přesně sledovat průběh.
🔑 Ideální pro: Freelancery, finanční týmy hotelů a podniky poskytující služby, které hledají strukturovaný způsob sledování a správy faktur.
💡 Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Brain ke zlepšení vytváření faktur a sledování jejich stavu. Takto vypadá zadání požadavku ClickUp Brain na vygenerování profesionální faktury pro hosta:
4. Šablona platebního formuláře ClickUp
Šablona platebního formuláře ClickUp vám umožňuje shromažďovat fakturační údaje přímo od zákazníků a organizovat je na jednom centrálním panelu.
Pomůže vám sledovat každou fázi platebního procesu – od nových žádostí o služby až po potvrzení platby – s jasným přehledem. Bezpečné šifrování chrání údaje zákazníků, zatímco speciální pole vám pomohou uchovat podrobnosti, jako jsou sazby, odkazy na účtenky a způsoby platby.
🌟 Proč si ji zamilujete:
- Vytvořte bezpečné platební formuláře s vaším logem a připojte je k fakturám nebo záznamům o rezervacích.
- Vytvářejte auditní stopy pro dodržování platebních podmínek.
- Rozdělte platby podle způsobu platby – hotovost, karta nebo bankovní převod.
- Uspořádejte faktury podle zákazníků a společností pro snadnou orientaci.
🔑 Ideální pro: Finanční týmy hotelů, poskytovatele služeb a administrativní pracovníky, kteří potřebují bezpečný a efektivní způsob shromažďování a správy platebních informací.
📮ClickUp Insight: 30 % pracovníků věří, že automatizace jim může ušetřit 1–2 hodiny týdně, zatímco 19 % odhaduje, že jim může uvolnit 3–5 hodin pro hlubokou, soustředěnou práci.
I malé úspory času se sčítají: pouhé dvě hodiny týdně znamenají více než 100 hodin ročně – čas, který můžete věnovat kreativitě, strategickému myšlení nebo osobnímu rozvoji. 💯
S pomocí AI agentů ClickUp a ClickUp Brain můžete automatizovat pracovní postupy, generovat aktualizace projektů a přeměnit poznámky z jednání na konkrétní další kroky – to vše na jedné platformě.
Není třeba žádných dalších nástrojů ani integrací – ClickUp vám na jednom místě nabízí vše, co potřebujete k automatizaci a optimalizaci vašeho pracovního dne.
💫 Skutečné výsledky: Společnost RevPartners snížila své náklady na SaaS o 50 % díky konsolidaci tří nástrojů do ClickUp – získala tak jednotnou platformu s více funkcemi, užší spoluprací a jediným zdrojem informací, který se snadněji spravuje a škáluje.
5. Šablona platební historie ClickUp
Transparentnost plateb buduje důvěru hostů a zjednodušuje vyúčtování. Šablona ClickUp Payment History Template vám pomůže udržet faktury a platby přehledné a snadno sledovatelné.
Díky vizuálním tabulkám, automatickému třídění a oznámením v reálném čase šablona eliminuje nutnost ručního zadávání dat. Každý záznam o platbě obsahuje datum, způsob platby, referenční ID a související podrobnosti o rezervaci. Tuto historii lze filtrovat podle hosta nebo časového období, což usnadňuje vykazování a audity.
🌟 Proč si ji zamilujete:
- Propojte transakce s fakturami a účtenkami
- Používejte protokoly k řešení sporů nebo potvrzování zůstatků.
- Uchovávejte kompletní záznamy o všech hotelových službách poskytnutých každému klientovi.
- Sledujte historii plateb, abyste identifikovali vzorce a zlepšili cash flow.
🔑 Ideální pro: Manažery hotelů, finanční týmy a koordinátory služeb, kteří chtějí efektivní systém pro správu, sledování a analýzu platební historie.
📚 Přečtěte si také: Jak fakturovat klientovi: profesionální způsoby zpracování fakturačního procesu
6. Šablona účetního deníku ClickUp
Správa hotelových financí je pečlivá a často manuální práce. Šablona účetního deníku ClickUp snižuje zátěž hotelových účetních. Poskytuje vám výchozí bod pro sledování výdajů, příjmů, daní a úprav v organizované účetní knize. To usnadňuje vizualizaci finančních údajů, umožňuje informovaná rozhodnutí, sledování změn v čase a pochopení výkonnosti vašeho hotelu.
Můžete je také použít k přípravě měsíčních výpisů nebo exportu dat pro externí účetní systémy.
🌟 Proč si ji zamilujete:
- Zaznamenávejte příjmy a výdaje do přehledných kategorií.
- Sledujte úpravy a opravy pro větší transparentnost.
- Připravte data pro daňová přiznání a finanční kontroly.
- Vytvořte závislosti pro správu a zefektivnění účetního procesu vašeho hotelu.
- Podporuje označování kategorií, což vám umožňuje třídit transakce podle příjmů z pokojů, stravování a ubytování, úklidu,
🔑 Ideální pro: Účetní hotelů, finanční týmy a majitele malých hotelů, kteří hledají efektivní způsob, jak spravovat denní finanční záznamy a získat přehled o výkonnosti podniku.
7. Šablona hotelové účtenky od Jotform
Jak název napovídá, šablona hotelové účtenky od Jotform optimalizuje proces odhlášení a platby ve vašem hotelu díky formátu připravenému k okamžitému použití. Pomáhá vám rychle a přesně zaznamenávat údaje o hostech, poplatky za pokoje a platební informace.
Obsahuje také přizpůsobitelné sekce pro loga, podmínky a děkovné zprávy.
🌟 Proč se vám to bude líbit:
- Vygenerujte jedinečné číslo účtenky pro každou transakci pomocí widgetu sériového ID.
- Vytvořte komplexní databázi všech hotelových transakcí pro lepší organizaci.
- Integrujte s platebními procesory a rezervačními platformami.
- Pomáhá standardizovat generování účtenek a zároveň poskytuje flexibilitu pro různé scénáře rezervací.
🔑 Ideální pro: Manažery hotelů, recepční a profesionály v oblasti pohostinství, kteří chtějí zrychlit fakturaci a vytvářet přehledné, profesionální účtenky.
📚 Přečtěte si také: Žádosti o platbu: Jak profesionálně požádat klienta o platbu
8. Šablona formuláře pro vrácení hotelové zálohy od Jotform
Bez systému může být vracení záloh časově náročné. Šablona formuláře pro vrácení hotelové zálohy od Jotform umožňuje hostům požádat o vrácení zálohy, zatímco zaměstnanci mohou zaznamenávat schválení a sledovat stav platby.
Tento formulář zajišťuje transparentnost a konzistentnost a pomáhá vám shromažďovat důležité údaje, jako jsou kontaktní informace, údaje o účtu a důvod vrácení peněz, a to vše na jednom místě. Má dokonce možnosti přizpůsobení a uživatelsky přívětivé rozhraní, které vám pomůže udržet přehled o vrácených penězích hostům.
🌟 Proč se vám to bude líbit:
- Sledujte schvalování a lhůty zpracování a uchovávejte záznamy o komunikaci týkající se refundací.
- Synchronizujte odpovědi z formulářů se svým CRM nebo je exportujte a vytiskněte jedním kliknutím.
- Integrujte se službami Stripe nebo Square a přijímejte nebo vracet platby kreditními kartami bezpečně.
🔑 Ideální pro: Manažery hotelů, finanční týmy a zaměstnance recepce, kteří potřebují spolehlivý způsob shromažďování a zpracování žádostí o vrácení zálohy.
➡️ Číst více: Nejlepší CRM software pro hotely
9. Šablona hotelové faktury od Template.net
Šablona hotelové faktury od Template.net vám pomůže zaznamenat a prezentovat všechny výdaje související s hotelem v profesionálním formátu, který zahrnuje podrobný rozpis poplatků, platební údaje a informace o hostech.
Šablony jsou navrženy pro snadný tisk a odesílání e-mailem. Přizpůsobte účtenky tak, aby odpovídaly značce vašeho hotelu. Hostům můžete také poskytnout tištěné nebo digitální kopie pro hladký průběh fakturace. Šablona podporuje podrobný rozpis výdajů pro transparentnost každé transakce.
🌟 Proč se vám to bude líbit:
- Rychle vytvářejte účtenky s logem vaší značky a archivujte digitální kopie pro účetnictví.
- Propojujte a upravujte je snadno pomocí MS Word nebo Google Docs.
- Uveďte popisy služeb s množstvím, cenou a celkovou částkou za každou položku, například ceny pokojů.
🔑 Ideální pro: Hotelový personál, recepční týmy a fakturační oddělení, které chtějí generovat a vyplňovat přesné účtenky s logem pro hosty.
🔎 Věděli jste? V dávných dobách se k zaznamenávání čísel, množství a zpráv používaly počítací tyčinky.
🎁 Přečtěte si také: Jak používat AI v účetnictví (případy použití a nástroje)
10. Šablona hotelové hotovostní účtenky od Template.net
Šablona hotelové hotovostní účtenky od Template.net nabízí přehledný formát pro přesné zaznamenávání hotovostních transakcí. Obsahuje pole pro datum, částku, účel platby a podpis.
Šablona vám pomůže zaznamenat kontaktní údaje hostů, využité služby, příslušné daně a platební informace – vše v jedné tisknutelné nebo sdílené účtence. Výsledkem je zlepšení zážitku hostů díky personalizovaným informacím a zachování konzistence všech účtenek.
🌟 Proč se vám to bude líbit:
- Poskytněte hostům profesionální doklad o platbě.
- Přidejte komentáře k poznámkám o úpravách nebo zvláštních požadavcích.
- Použijte vizuální prvky nebo prvky značky, aby byla faktura atraktivnější.
🔑 Ideální pro: Recepční a fakturační pracovníky hotelů, kteří chtějí snadno vytvářet profesionální a pro hosty přehledné pokladní doklady.
➡️ Číst více: Nejlepší software pro fakturaci času (recenze a ceny)
11. Šablona oficiální hotelové účtenky s logem od Canva
Šablona oficiální hotelové účtenky od Canva kombinuje elegantní design s praktickým zaznamenáváním údajů a vytváří účtenku, která posiluje vaši značku. Použijte ji k zaznamenání všech podrobností faktury, včetně informací o hostech, službách a souhrnu plateb.
Jelikož se jedná o šablonu Canva, můžete snadno přizpůsobit písma, barvy a ikony tak, aby odrážely branding vašeho hotelu a poskytovaly hostům konzistentní zážitek.
🌟 Proč se vám to bude líbit:
- Uveďte kontaktní údaje hotelu pro dotazy týkající se pobytu nebo podporu.
- Spolupracujte se svým týmem na úpravách a schvalování v reálném čase.
- Přidejte odkazy a komentáře přímo na účtenku pro větší přehlednost a koordinaci.
🔑 Ideální pro: Manažery hotelů, designérské týmy a zaměstnance recepce, kteří chtějí vytvářet profesionální účtenky s logem značky, které posilují důvěru hostů a spolupráci týmu.
12. Šablona faktury za hotelovou rezervaci od Template.net
Šablona faktury za hotelovou rezervaci od Template.net vám umožňuje poskytnout hostům platební řádku za všechny služby využité během jejich pobytu a kontaktní informace pro snadnou komunikaci.
Tato šablona faktury zjednodušuje fakturaci tím, že kombinuje podrobnosti rezervace s podrobným rozpisem plateb. Obsahuje pole pro ceny pokojů, daně, zálohy a platební pokyny.
🌟 Proč se vám to bude líbit:
- Uveďte smluvní podmínky spolu s platebními údaji, abyste předešli nejasnostem.
- Vyjasněte platební lhůty a podmínky pro zálohy.
- Přizpůsobte si je pro skupinové nebo individuální rezervace.
🔑 Ideální pro: Recepční a fakturační pracovníky hotelů, kteří chtějí vytvářet podrobné faktury s logem hotelu, které zvyšují přehlednost a spokojenost hostů.
13. Šablona potvrzení o záloze od Vyapar
Šablona formátu potvrzení o záloze od Vyapar profesionálně dokumentuje prostředky přijaté předem od zákazníků a dodavatelů. Pomáhá vám prezentovat přehledné záznamy, které budují důvěru a vytvářejí pozitivní dojem o vaší společnosti.
Šablona nabízí formát, který zahrnuje všechny podstatné údaje, jako je název firmy, informace o zákazníkovi, číslo faktury a podrobný rozpis poplatků.
🌟 Proč se vám to bude líbit:
- Posílejte automatické upomínky k platbám, abyste udrželi cash flow.
- Nabízejte více platebních metod, včetně hotovosti, šeků, bankovních převodů a online plateb.
- Chraňte citlivé finanční a osobní údaje pomocí šifrování.
🔑 Ideální pro: Majitele hotelů, finanční týmy a účetní manažery, kteří chtějí vystavovat profesionální účtenky za zálohy a vést bezpečné a transparentní finanční záznamy.
🧠 Zajímavost: 39 % hotelů se potýká s neefektivitou při správě pracovních postupů kvůli nedostatku struktury, automatizace a analýzy.
14. Šablona potvrzení rezervace od bnbholiday
Šablona potvrzení rezervace od bnbholiday je ideální pro pronájmy prázdninových ubytování, penziony a malé hotely, které chtějí efektivně spravovat rezervace. Automaticky ukládá žádosti o rezervaci do vašeho kalendáře, takže jsou všechny důležité podrobnosti jasně zaznamenány.
Hosté mohou obdržet podrobnosti o své rezervaci, včetně zaplacené zálohy a zbývající částky. To snižuje zmatek při příjezdu a usnadňuje hladký průběh check-inu.
🌟 Proč se vám to bude líbit:
- Uveďte další podrobnosti o pobytu, jako je čas příjezdu nebo vybavení.
- Potvrzení si můžete vytisknout nebo stáhnout ve formátu PDF, abyste jej mohli snadno sdílet.
- Vytvořte speciální sekce pro informace o hotelu a hostech, abyste předešli zmatkům.
🔑 Ideální pro: Majitele malých hotelů, provozovatele penzionů a správce nemovitostí, kteří chtějí zefektivnit potvrzování rezervací a zlepšit zážitek hostů.
15. Šablona účtenky za rezervaci prázdninového ubytování od AllBusinessTemplates
Šablona účtenky za rezervaci prázdninového ubytování od AllBusinessTemplates usnadňuje vytváření profesionálních a jednotných faktur za pronájem. Díky speciálním sekcím pro podrobnosti rezervace, poplatky a informace o pobytu zajišťuje šablona transparentnost krátkodobých pronájmů.
Kromě toho možnosti barevného schématu poskytují elegantní vzhled, který zlepšuje zážitek vašich hostů.
🌟 Proč se vám to bude líbit:
- Přidejte poznámky pro majitele nemovitostí, abyste mohli sdílet speciální pokyny nebo aktualizace.
- Zaznamenávejte jasně historii vkladů a plateb
- Poskytněte hostům kompletní záznam o transakcích.
🔑 Ideální pro: Majitele prázdninových pronájmů, majitele motelů, správce nemovitostí a hostitele, kteří chtějí svým hostům poskytovat přehledné účtenky s logem své značky.
📚 Přečtěte si také: Jak vytvořit výkaz výdajů v Excelu
Zajistěte hladký proces fakturace ve svém hotelu pomocí ClickUp
Šablony hotelových účtenek zajistí, že vaše fakturace bude přehledná, konzistentní a profesionální. Zjednodušují proces fakturace tím, že obsahují všechny podstatné údaje v hotovém formátu.
S ClickUpem je však správa hotelových faktur ještě jednodušší.
Získáte přístup k přizpůsobitelným šablonám, spolupráci v reálném čase a ClickUp Brain, které zajistí plynulý proces fakturace. Navíc, protože ClickUp má úplný přehled o vaší práci, můžete udržovat svůj fakturační systém centralizovaný a efektivní, čímž zlepšíte přesnost účetnictví i spokojenost hostů.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp a optimalizujte proces fakturace vašeho hotelu od začátku do konce.