Finanční transparentnost je při správě rozpočtů oddělení a projektů v rámci výdajů společnosti zásadní. Od marketingových kampaní přes software až po cestování a další výdaje se náklady rychle sčítají. Bez důsledného dohledu je obtížné ospravedlnit jejich hodnotu.
Pro přehledné finanční výkaznictví je nezbytný efektivní systém sledování výdajů. Dokumentace šitá na míru poskytuje detailní přehled o tom, kam směřují finanční prostředky na úrovni projektu, oddělení a týmu. Díky tomu je možné vytvářet přesnější prognózy a dokládat návratnost investic u velkých i malých iniciativ. 🏆
Díky podrobným pokynům se naučíte, jak vytvářet zprávy o správě výdajů v aplikaci Excel. Použijte tohoto průvodce jako odrazový můstek pro diskusi o optimalizaci prosazování výdajové politiky vaší společnosti!
Co přesně je to výkaz obchodních výdajů? Podívejme se na některé klíčové vlastnosti výkazů výdajů s velkým dopadem.
- ⏰ 60sekundové shrnutí
- Co je to zpráva o firemních výdajích?
- Jak vytvořit zprávu o firemních výdajích v Excelu Krok 1: Stáhněte si naši bezplatnou šablonu pro sledování výdajů Krok 2: Nastavte informace v záhlaví Krok 3: Nastavte kategorie výdajů Krok 4: Vyplňte šablonu položkami Krok 5: Sečtěte výdaje podle kategorií Krok 6: Přidejte účtenky a příslušné zdrojové dokumenty
- Krok 1: Stáhněte si naši bezplatnou šablonu pro sledování výdajů
- Krok 2: Nastavte informace v záhlaví
- Krok 3: Nastavte kategorie výdajů
- Krok 4: Vyplňte šablonu položkami
- Krok 5: Celkové výdaje podle kategorie
- Krok 6: Přidejte účtenky a příslušné zdrojové dokumenty
- Šablony výkazů výdajů 1. Šablona pro výdaje a zprávy ClickUp Business 2. Šablona výkazu výdajů pro malé podniky ClickUp 3. Šablona výkazu výdajů ClickUp
- 1. Šablona pro výdaje a zprávy ClickUp Business
- 2. Šablona výkazu výdajů pro malé podniky ClickUp
- 3. Šablona výkazu výdajů ClickUp
- Další školení Excel odemčeno Řízení času a sledování Vizualizace dat a dashboardy Řízení projektů Organizace
- Řízení času a sledování
- Vizualizace dat a řídicí panely
- Řízení projektů
- Organizace
- Sledujte výdaje pomocí ClickUp
⏰ 60sekundové shrnutí
- Finanční transparentnost je zásadní pro správu rozpočtů a zdůvodnění výdajů. Efektivní sledování výdajů poskytuje přehled o výdajových vzorcích, což umožňuje lepší prognózy a prokázání návratnosti investic.
- Výkaz obchodních výdajů sleduje výdaje společnosti na různé položky, včetně podrobností, jako je datum, popis, dodavatel, částka a kategorie, a program Excel lze použít k uspořádání a výpočtu součtů podle oddělení, projektu nebo jednotlivce.
- Ačkoli je Excel široce používán, má určitá omezení pro správu výdajů, zejména pokud jde o připojování účtenek a dalších zdrojových dokumentů, a může také představovat výzvu z hlediska spolupráce a správy verzí.
- ClickUp je prezentován jako robustnější alternativa k Excelu, která nabízí přizpůsobitelné šablony, automatizované pracovní postupy, vylepšené funkce pro spolupráci a integraci s dalšími nástroji pro zefektivnění správy výdajů.
- Platforma nabízí různé šablony výkazů výdajů přizpůsobené různým obchodním potřebám a poskytuje výhody, jako jsou přizpůsobitelné zobrazení, vylepšená spolupráce, hladká integrace s jinými nástroji a vylepšené funkce pro vytváření výkazů.
Co je to výkaz obchodních výdajů?
Výkaz obchodních výdajů je dokument, který sleduje výdaje společnosti na produkty, služby, mzdy a další náklady. Dokument obsahuje řádky a sloupce, které zaznamenávají datum, popis, dodavatele, částku, kategorii a další podrobnosti uvedených výdajů.
Záložky v tabulce Excel slouží k rozdělení výdajů podle oddělení, projektů, osob nebo jiných typů. Vzorce vypočítávají celkové výdaje za týden, měsíc, čtvrtletí nebo libovolné zadané časové období.
Díky sledovaným výdajům mohou manažeři odpovědět na zásadní otázky, které ovlivňují práci na projektu a přidělování zdrojů: Odpovídají rozpočty projektu skutečným nákladům? Jsou výdaje zařazeny pod správné kódy hlavní knihy? Které náklady rychle rostou?
Mezi výhody používání aplikace Excel k organizaci výkazů výdajů patří:
- Sledování rozpočtu oddělení: Zobrazte čtvrtletní nebo roční výdaje ve srovnání s přiděleným rozpočtem.
- Přesnost prognóz: Zjistěte minulé trendy výdajů a předvídejte budoucí výdaje společnosti.
- Organizace: Udržujte jednotnou, standardizovanou šablonu a systém výkazů výdajů, aby bylo snazší kontrolovat účtenky a faktury.
Doufáme, že dosáhnete zdravé úrovně organizovaných dat, abyste nebyli překvapeni změnami rozpočtu na poslední chvíli a měli co nejpřesnější finanční přehled. To nás přivádí k hlavní události: Nastavení správy výdajů!
Jak vytvořit zprávu o firemních výdajích v Excelu
Než začneme, pojďme si projít základní potřebné komponenty:
- Jakákoli verze Excelu: Použijeme univerzální funkce tabulkového procesoru.
- Účtenky a doklady o výdajích: Všechny záznamy o transakcích k zadání (Proč nezačít s přípravou příštího výkazu výdajů?)
- Kategorie výdajů: Definujte seznam typů výdajů relevantních pro vaše operace.
Nyní, když máte všechny potřebné informace, máme všechny ingredience k přizpůsobení šablony výkazu výdajů v Excelu. Pojďme se pustit do podrobného návodu!
Krok 1: Stáhněte si naši bezplatnou šablonu pro sledování výdajů
Místo toho, abyste vytvářeli nástroj pro sledování výdajů od nuly, využijte jako výchozí bod naši bezplatnou šablonu výkazu výdajů v Excelu. Obsahuje již standardní pole pro sledování dat/dodavatelů/částek a předem připravené vzorce pro automatické sčítání celkových částek podle kategorií. Přepište fiktivní data svými obchodními výdaji a zachovejte přitom vestavěné vzorce. 🧪
Stačí otevřít stažený soubor a postupovat podle níže uvedených kroků!
Krok 2: Nastavte informace v záhlaví
V horní části zadejte klíčové údaje pro identifikaci výkazu:
- Připraveno pro: Přidejte jméno zaměstnance nebo oddělení, které výdaje vynaložilo.
- Odeslal: Uveďte, kdo připravil/přispěl k informacím o výdajích a tabulce.
- Účel: Stručně vysvětlete důvod pro vytvoření výkazu (týdenní schůzka o rozpočtu, požadavek manažera, obecné operace oddělení).
- Období výdajů: Zadejte počáteční a koncové datum (den, měsíc a čtyřmístný rok) pokryté datovým rozsahem pro všechny zdokumentované transakce.
📮ClickUp Insight: 92 % zaměstnanců používá nekonzistentní metody ke sledování úkolů, což vede k opomenutým rozhodnutím a zpožděnému provedení.
Ať už posíláte následné poznámky nebo používáte tabulky, proces je často roztříštěný a neefektivní. Řešení pro správu úkolů ClickUp zajišťuje plynulý převod konverzací na úkoly, takže váš tým může jednat rychle a zůstat v souladu.
Krok 3: Nastavte kategorie výdajů
Rozbalovací seznamy v šabloně tabulky výdajů nejsou zahrnuty, aby zakryly, jak to říct, „holou“ estetiku aplikace Excel.
Slouží k velmi potřebnému účelu přehledné kategorizace a konzistence všech transakcí v rámci celé společnosti.
To se týká i zadávání dat. Rozbalovací seznamy jsou pojistkou pro bezchybné zpracování dat a efektivní analýzu. Jedna chybně zadaná položka výdajů nebo kód nákladů může narušit celou rovnováhu. ⚖️
Zde je návod, jak uzamknout kategorie pomocí rozevíracích seznamů:
- Klikněte na položku Kancelářské potřeby (buňka B18) a zobrazí se ikona rozevíracího seznamu.
- Přejděte na paneli nástrojů v horní části, klikněte na Data > Ověření dat, a otevře se vyskakovací okno.
- V textovém poli Zdroj přepište seznam tak, aby odpovídal kategoriím výdajů ve vaší firmě. Jednotlivé kategorie oddělte čárkou. (Doporučujeme je seřadit podle abecedy, aby se v nich lépe orientovalo!)
- Po dokončení klikněte na Použít a zkontrolujte svůj nový seznam kliknutím na ikonu rozevíracího seznamu.
- Stejný postup opakujte pro ostatní rozevírací záhlaví: Dodavatel, Náklady Centrum Kód, Platba Způsob a Platba Stav
- Chcete-li v budoucnu upravit kategorie, přidejte nebo odeberte text v textovém poli Zdroj podle potřeby.
Krok 4: Vyplňte šablonu položkami
Nakonec přidejte každou jednotlivou obchodní výdajovou položku jako samostatný řádek. Vše je v detailech, proto uveďte co nejvíce kontextu, aby byla finanční dokumentace přehledná.
- Datum výdaje: Den, měsíc a rok, kdy výdaj vznikl.
- Kategorie výdajů: Kategorie výdajů (marketing, cestovní výdaje, honoráře odborníků)
- Dodavatel: Úplný právní název osoby nebo společnosti, který odpovídá jejich formuláři W-8 nebo W-9. (Neobtěžujte svého účetního přezdívkami.)
- Kód nákladového střediska: Interní nákladové středisko z vašeho účtového rozvrhu, ke kterému jsou výdaje vázány.
- Popis výdajů: Stručný popis, který podrobně popisuje transakci.
- Částka: Částka výdajů v dolarech
- Způsob platby: Jak byla částka zaplacena (kreditní karta, hotovost, šek)
- Stav platby: Výdaje zaplacené nebo čekající na zaplacení
Zjistíte, že jsme přidali celkem 7 možností stavu platby. Vaši dodavatelé neznají vaše pečlivé finančníky tak dobře jako vy, takže tyto nuancované fáze procesu proplácení výdajů vytvářejí transparentnost v časových harmonogramech týkajících se vzniklých výdajů. Dodatečný kontext pomáhá projektovým manažerům orientovat se v konverzacích s dodavateli, kteří čekají na platbu. 💬
Drobné, ale významné možnosti přizpůsobení promění vaši tabulku výdajů v nástroj pro získávání finančních informací. Tyto dokumenty budou uloženy ve vašich firemních záznamech, takže více atributů přidá analytickou hodnotu.
Krok 5: Celkové výdaje podle kategorie
Zvýrazněné buňky obsahují předem připravené vzorce, které poskytují součty pro každou kategorii výdajů. To umožňuje sledovat rozložení výdajů.
Dobrá zpráva: nemusíte počítat! 🤩
Špatná zpráva: Je tu háček. 👀
V tuto chvíli se zastavíme, protože další krok vyžaduje trpělivost na úrovni Jediho. Dosud máte všechny položky ve svém výkazech výdajů. Dále budete muset připojit účtenky a další zdrojové dokumenty.
💡Tip pro profesionály: Využijte umělou inteligenci k automatizaci zdlouhavých částí výkazů výdajů. Zjistěte, jak na to! 👇🏼
Krok 6: Přidejte účtenky a příslušné zdrojové dokumenty
Rádi bychom vám řekli, že tento proces je v Excelu snadný, ale připojování souborů je velmi zdlouhavé. Nejprve musíte každý doklad převést do samostatného souboru PDF namísto JPEG. Poté je pojmenujte ve formátu, který Excel snadno uloží.
K přidání souborů potřebujete pokročilé funkce Excelu Objekty a/nebo Propojení a vkládání objektů (OLE). Provádění úkolů, které by měly být základní, se stává zdlouhavým. Například soubory, které nepocházejí od společnosti Microsoft, mají komplikovaný proces nahrávání. Funkce na panelu nástrojů, které by měly být klikatelné, jsou neaktivní, takže je třeba provést několik pokusů.
Pokud již používáte tabulku Microsoft Excel na webu, nejlepším a nejúčinnějším přístupem by bylo použít Microsoft OneDrive. To by vyřešilo několik problémů, s nimiž se týmy pravděpodobně setkají při používání aplikací Excel:
- Soubory v webovém úložišti souborů umožní přístup k datům prostřednictvím prohlížeče.
- Týmy nebudou muset instalovat Excel na všechna svá zařízení, aby mohly spolupracovat na datech.
- S daty v Excelu může pracovat kdokoli, i když používá různé verze.
I ti nejzkušenější uživatelé musí pro připojení externích souborů používat stejné postupy.
Pokud však chcete být na temné straně síly, platformy pro produktivitu, které jdou nad rámec jednoduché šablony výkazů výdajů, jsou místem, kde vznikají strategická spojenectví a partnerství.
Seznamte se s ClickUp! 👋
Šablony výkazů výdajů
Ačkoli Excel je již dlouho tradičním programem pro sledování výdajů, jeho omezení v oblasti spolupráce, flexibility a funkčnosti hovoří ve prospěch migrace důležitých finančních dokumentů, jako jsou výkazy výdajů, na specializované platformy pro produktivitu, jako je ClickUp.
Díky přizpůsobitelným automatizovaným pracovním postupům pro schvalování, úpravám pomocí drag-and-drop, oprávněním na základě rolí, funkcím AI, formulářům výdajů a vizualizacím trendů výdajů může vaše firma rychleji přijímat informovaná rozhodnutí. 📊
Vybrali jsme tři šablony výdajů v ClickUp, abychom ukázali, jak uživatelsky přívětivé nástroje ClickUp posouvají možnosti účetní dokumentace ve srovnání se statickými tabulkami Excel, které trpí problémy s verzemi.
Poznámka: Od této chvíle už žádné špatné zprávy!
1. Šablona pro výdaje a zprávy ClickUp Business
Nejvhodnější pro: Nahrazení potíží s dodržováním předpisů praktickými řešeními
Šablona ClickUp Business Expense and Report Template a všechny šablony ClickUp obsahují přizpůsobitelné zobrazení, které umožňuje optimalizovat konfigurace pro zprávy, schvalování, značky a další.
Pokud nejste obeznámeni s pohledy v softwaru pro správu projektů, představte si je jako různé složky nebo oddělovače v jedné kartotéce. Každý pohled seskupuje vybrané informace, ale zobrazuje je odlišně, aby odpovídaly konkrétním kritériím na základě toho, co je pro danou osobu nebo účel nejdůležitější.
Díky rozsáhlým možnostem přizpůsobení této šablony se otevírají dveře ke spolupráci celého týmu v rámci platformy ClickUp. Účetní, finanční a další oddělení nemusí vytvářet další zprávy ani shánět informace prostřednictvím e-mailů. 📥
ClickUp naopak omezuje dvojí práci tím, že všem členům pracovního prostoru usnadňuje přístup ke sdíleným informacím na jednom místě. Lepší kontext znamená produktivní konverzace, když nastane čas na sladění výkazů výdajů.
Situace, jako jsou porušení zásad nebo změny rozpočtu, lze rychleji odhalit. Díky tomu mají projektoví manažeři lepší přehled o výdajových vzorcích, možnostech úspor a nesrovnalostech.
Spojte tuto šablonu se šablonou ClickUp Tax Preparation Template a vylepšete přípravu daní pomocí funkcí sledování času, značek, varování o závislostech, e-mailů a dalších!
2. Šablona výkazu výdajů pro malé podniky ClickUp
Nejvhodnější pro: Správu úkolů souvisejících s úklidem a platbami dodavatelů
Zjednodušení reportingu je jen povrchní výhodou šablony ClickUp Small Business Expense Report Template. Sjednoťte projektové řízení a účetnictví pod jednou střechou. Integrované časové osy propojují výdaje s výstupy, klienty a fakturami, takže maximalizujete finanční a provozní efektivitu.
Tato šablona, navržená pro majitele firem a malé týmy, pomáhá spravovat účty dodavatelů, takže se nezapomene na žádosti o platby a regulační požadavky. 🔍
Všechny vaše nástroje jsou na dosah ruky uvnitř platformy:
- Funkce importu a vkládání pro Excel, Google Sheets a další pracovní aplikace
- Připomenutí automatizace úkolů pro správu obnovení a recenzí
- Přehledy na řídicím panelu pro přehled dosavadních výdajů
- Vlastní pole pro sledování údajů o dodavatelích
Díky těmto funkcím a stovkám dalších nástrojů pro spolupráci a integrací v ClickUp mohou malé podniky snadno koordinovat interní i externí partnerství.
Spojte tuto šablonu s šablonami pro vedení účetnictví , abyste měli přehled o aktivech, pasivech a vlastním kapitálu vaší firmy!
3. Šablona výkazu výdajů ClickUp
Nejvhodnější pro: Kontrolu nad výdaji společnosti
Zavedené podniky a agentury dbající na náklady by měly používat šablonu zprávy o výdajích ClickUp, aby mohly rychle poskytovat strategické finanční informace. Získejte celkový přehled a podrobné informace potřebné k optimalizaci výdajů na růst. ⚡️
Vyzkoušejte integrované nástroje pro předpovídání budoucích rozpočtových a zdrojových potřeb na základě minulých výsledků. Integrace propojuje práci klientů s výdaji, zatímco nástroje pro reporting a pracovní postupy šetří projektovým manažerům čas při sledování nákladů označených účetním oddělením.
Díky nástrojům, které zjednodušují dohled nad výdaji a provádění nezbytných pracovních úkolů, včetně flexibilních polí pro organizaci příjemců plateb a částek, mají manažeři možnost přizpůsobit sledování výdajů tak, aby vyhovovalo jejich pracovním postupům.
Spojte tuto šablonu se šablonou ClickUp Payment Form Template a vytvořte snadno použitelné online formuláře!
Další školení pro Excel odemčeno
Ačkoli se tento průvodce zaměřuje na vytváření vlastních výkazů výdajů, Excel může při správném použití podporovat i další obchodní potřeby.
Vzhledem k tomu, co jsme odhalili, že ClickUp přináší podnikům, máme k dispozici další zdroje, tipy a šablony, které můžete přidat ke svým znalostem Excelu. Podívejte se na tyto další průvodce a osvědčené postupy pro situace, kdy Excel potřebuje zazářit! ✨
Řízení času a sledování
Naučte se, jak vytvářet kalendáře, pracovní výkazy, plány a další dokumenty v Excelu, abyste mohli plánovat své dny a sledovat práci.
Vizualizace dat a řídicí panely
Získejte působivá data v Excelu díky těmto podrobným návodům, které vám pomohou proměnit informace z tabulek v elegantní vizuální prezentace!
Řízení projektů
Vytvářejte v Excelu burndown grafy, Ganttovy diagramy, Kanban tabule a další nástroje pro plánování a správu pracovních postupů.
Organizace
Uspořádejte informace o společnosti a zaměstnancích pomocí organizačních nástrojů v Excelu.
Bonus: Podívejte se na šablony výkazů výdajů v Microsoft Excel!
Sledujte výdaje pomocí ClickUp
Klíčem je zajistit transparentnost, dostupnost a přesnost výkazů výdajů, aby se peníze pohybovaly přesně podle plánu.
Doufáme, že vám tento průvodce představil možnosti, jak vylepšit pracovní postupy při správě výdajů. Vykazování výdajů je skutečně týmová práce a týmy, které chtějí splnit požadavky a preference v oblasti dohledu, by neměly být omezeny programem Excel. 🧑💻
Ať už se rozhodnete pro osvědčené tabulky nebo novější centralizované huby, my říkáme: „Proč ne obojí?“ Spusťte bezplatný pracovní prostor v ClickUp nebo importujte své tabulky do zobrazení ClickUp Table!