Zašlete fakturu. Ticho.
Naplánujete schůzku. Někdo na ni zapomene.
Sledujete termín. Žádná odpověď.
Frustrující, že? Nejde o to, že by lidem na tom nezáleželo – prostě jen řeší nespočet priorit. Právě proto potřebujete upomínkový e-mail!
Včasný e-mail s připomenutím může proměnit mlčení v potvrzenou platbu, naplánovaný hovor nebo dokončený úkol.
A to nejlepší? Nemusíte je psát od nuly. Tento blogový příspěvek obsahuje 12 příkladů e-mailů s připomenutím, které lze snadno upravit a přizpůsobit pro vaše profesionální použití.
Představíme vám také nástroj, který vytváří e-maily s připomenutím a automatizuje je za vás. Pojďme na to!
Proč jsou e-maily s připomenutím důležité
Včasný e-mail s připomenutím zaměstnancům připomene nevyřízené úkoly, nadcházející události a důležité termíny, čímž pomáhá co nejvíce předcházet chaosu a narušení provozu.
Proč jsou e-maily s připomenutím nezbytné:
- Udržuje strukturu harmonogramů: Schůzky, události a časové plány projektů zůstávají organizované, když jsou lidé připomenuti předem.
- Zvyšuje konverze: Včasné upomínky zabraňují ochlazení potenciálních obchodů.
- Snižuje počet zrušení na poslední chvíli: Včasné e-maily s připomenutím pomáhají lidem zapamatovat si jejich schůzky a dávají jim možnost v případě potřeby předem změnit termín, čímž se snižuje počet neúčasti.
- Zabraňuje narušení provozu: Interní úkoly, jako je předkládání výkazů pracovní doby, schvalování a zprávy, mohou být plněny včas díky včasným e-mailům s upomínkou.
🧠 Věděli jste? 80 % prodejů vyžaduje po prvním kontaktu alespoň pět následných pokusů o kontakt, než dojde k prodeji.
Jak napsat e-mail s připomenutím
Psaní e-mailů s připomenutím není jen o tom, abyste se ozvali – jde o to, abyste trefili správný čas, tón a strukturu, aby bylo nemožné je ignorovat.
1. Začněte výstižným předmětem e-mailu
Vynechte zbytečné informace – předmět e-mailu by měl být jasný a přímý, aby byl účel e-mailu okamžitě zřejmý.
Předmět e-mailu by měl být krátký (asi šest až osm slov) a měl by obsahovat sloveso vyjadřující akci (např. požadovaná akce, upomínka nebo následná akce), aby upoutal okamžitou pozornost.
✅ Vhodný předmět e-mailu s upomínkou: Upomínka: Splatnost faktury č. [číslo]
❌ Špatný předmět e-mailu s upomínkou: Upomínka faktury
2. Osobní pozdrav
Nezáleží na tom, zda se jedná o váš první nebo stý e-mail s upomínkou stejnému klientovi – vždy začněte osobním pozdravem. To je to, co dělá rozdíl!
Oslovení příjemce jménem činí e-mail poutavějším a relevantnějším. Vytváří to profesionálnější a ohleduplnější tón, což zvyšuje šanci na odpověď.
✅ Správné oslovení: Ahoj/Dobrý den [jméno]
❌ Nevhodný pozdrav: Vážený zákazníku
3. Vytvořte tělo e-mailu
Po pozdravu přejděte rovnou k věci.
První řádek by měl poskytnout dostatek kontextu, aby čtenář nemusel prohledávat předchozí e-maily. Ve třech krátkých odstavcích (maximálně dva řádky každý) jasně uveďte účel, klíčové podrobnosti a další kroky.
✅ Dobrý příklad: Jen krátká připomínka, že máme naplánovanou schůzku přes Zoom na pátek 27. ledna v 15:00 EST.
❌ Špatný příklad: Doufám, že se máte dobře. Jen vám chci připomenout schůzku ohledně obsahu, o které jsem se zmínil minulý týden. Dejte mi vědět, pokud potřebujete nějaké změny.
4. Přidejte jasnou výzvu k akci (CTA)
Pokud vaše výzva k akci (CTA) není v prvních třech odstavcích, je na čase ji přidat.
Pokud potřebujete odpověď, požádejte o ni. Pokud je třeba podniknout nějakou akci, uveďte přímý odkaz na platební portál, nástroj pro nahrávání dokumentů nebo plánovací nástroj.
✅ Dobrý příklad: Klikněte sem a přeplánujte si schůzku: [odkaz na kalendář]
❌ Špatný příklad: Prosím, podívejte se na to, až budete mít čas.
5. Zakončete zdvořilým závěrečným pozdravem
Zakončete zdvořilou, profesionální poznámkou, která vybízí k odpovědi, ale vynechte zbytečné omluvy. Buďte sebevědomí a jasní.
✅ Dobrý příklad: Pokud budete potřebovat pomoc, dejte mi prosím vědět.
❌ Špatný příklad: Čekáme na vaši odpověď
A máte to – klíč k vytvoření dokonalých e-mailů s připomenutím.
💡 Tip pro profesionály: Nestrávte hodiny vytvářením dokonalých e-mailů s připomenutím. S ClickUp Brain stačí zadat zadání a nástroj okamžitě vygeneruje dobře strukturovaný, jasný a akční e-mail, který splní všechny vaše požadavky.
📮ClickUp Insight: 83 % znalostních pracovníků využívá pro komunikaci v týmu především e-mail a chat.
Téměř 60 % jejich pracovního dne však zabere přepínání mezi těmito nástroji a hledání informací. S aplikací pro práci, jako je ClickUp, se vaše projektové řízení, zasílání zpráv, e-maily a chaty sjednotí na jednom místě! Je čas na centralizaci a zvýšení energie!
12 příkladů e-mailů s připomenutím pro různé situace
Různé situace vyžadují různé typy upomínek. Podívejte se na těchto 12 účinných šablon e-mailů s upomínkami, které můžete upravit, přizpůsobit a přizpůsobit svým jedinečným potřebám!
1. Přátelský e-mail s připomenutím nadcházející schůzky
Máte příští týden důležitou schůzku s klientem? Nebo měsíční meziresortní schůzku s 50 účastníky? E-mail s připomenutím zaslaný s dostatečným předstihem dá všem dostatek času na zorganizování si svého programu a včasné dorazení na schůzku.
Zde je šablona jemného upomínkového e-mailu, kterou můžete použít:
Předmět: Měsíční shrnutí týmu pro obsah: pátek 15:00 Ahoj [jméno],
Jenom rychlé připomenutí, že naše měsíční schůzka ohledně obsahu je naplánována na [datum] v [čas] ([časové pásmo]). Budeme se zabývat [hlavními body programu], proto si prosím předem projděte všechny relevantní materiály.
Aby vše proběhlo hladce, nezapomeňte si vyznačit termín v kalendáři Google, pokud jste tak ještě neučinili. Dejte mi vědět, pokud potřebujete něco připravit na schůzku. Těším se na ni!
S pozdravem,[Vaše jméno][Vaše pozice][Název společnosti]
💡 Tip pro profesionály: Zvažte zaslání připomínek schůzek alespoň 48 hodin předem, aby měli účastníci čas se připravit.
2. Zdvořilý e-mail s upomínkou ohledně blížící se splatnosti faktury
I společnosti, které platí pravidelně, mohou mezi přeplněnými schránkami a každodenními úkoly přehlédnout fakturu. Rychlé a zdvořilé připomenutí okamžitě upoutá jejich pozornost na vaši fakturu a podnítí včasnou platbu.
Zde je šablona e-mailu s upomínkou platby, kterou můžete použít:
Předmět: Upomínka platby za fakturu číslo #
Dobrý den, [jméno klienta],
Tímto e-mailem vám připomínáme, že platba za vaši fakturu č. [číslo faktury] na částku [částka] je splatná dne [datum splatnosti]. Fakturu naleznete v příloze.
Pokud již byla platba zpracována, tuto zprávu prosím ignorujte. V opačném případě můžete platbu dokončit pomocí jedné z našich dostupných možností: [Odkaz na platbu], bankovní převod nebo jakákoli jiná preferovaná metoda.
Pokud máte jakékoli obavy nebo dotazy týkající se této záležitosti, kontaktujte mě.
S pozdravem,[Vaše jméno][Vaše pozice][Název společnosti]
💡 Tip pro profesionály: První upomínku o platbě odešlete tři až pět dní před datem splatnosti, aby měli vaši klienti dostatek času na zpracování platby.
3. E-mail s upomínkou o prodlení s platbou
I přes opakované upomínky se někdy stává, že faktury zůstávají nezaplacené – a to i u těch nejlepších klientů. V této fázi musí být upomínkový e-mail důrazný, ale profesionální. Zdůrazněte, že je nutné podniknout okamžité kroky, a poukažte na možné právní důsledky, pokud nebude platba uhrazena.
Zde je poslední upomínkový e-mail, který můžete odeslat:
Předmět: Naléhavé: Prošlá faktura č. [číslo faktury] – vyžaduje okamžitou akci
Ahoj [jméno],
Toto je poslední upomínka týkající se faktury č. [číslo faktury] na částku [částka], jejíž splatnost byla [datum splatnosti]. I přes předchozí upomínky jsme dosud neobdrželi platbu.
V souladu s naší smlouvou může být v případě týdenního prodlení s platbou faktury zahájeno právní řízení.
Abyste se vyhnuli poplatkům za prodlení nebo dalším opatřením, uhraďte prosím dlužnou částku do [data] pomocí jedné z dostupných platebních možností: [odkaz na platbu] | údaje pro bankovní převod | jiné akceptované způsoby platby
Pokud již byla platba zpracována, tuto zprávu prosím ignorujte. V případě jakýchkoli dotazů nebo nejasností mě prosím kontaktujte.
S pozdravem,[Vaše jméno][Vaše pozice][Název společnosti]
💡 Tip pro profesionály: Upomínky o splatnosti zasílejte mezi 9 a 11 hodinou dopoledne, kdy příjemci nejčastěji kontrolují své e-maily. Vyhněte se zasílání těchto e-mailů o víkendech, protože vaše zpráva by mohla zapadnout v jejich doručené poště.
4. Šablony e-mailů s připomenutím události na poslední chvíli
Pořádáte konferenci nebo veletrh? Připomínka na poslední chvíli pomůže účastníkům naplánovat si den, dorazit včas a připravit se na klíčové přednášky a networkingové příležitosti.
Zde je šablona e-mailu s připomenutím, kterou můžete použít pro svou nadcházející událost:
Předmět: Poslední upomínka: [Dnes začíná výroční konference o SEO]
Ahoj [jméno],
Těšíme se, že vás dnes přivítáme na [název akce] v [čas] ([časové pásmo])!
Akce začíná v [čas zahájení] a přikládáme program akce, abyste nezmeškali svou oblíbenou část.
Aby byl váš příjezd hladší, je k dispozici [odkaz pro check-in] a mapu místa konání s pokyny najdete [odkaz]. Pokud přijíždíte autem, zde jsou podrobnosti o parkování [odkaz].
Těším se na vás. Pokud budete mít nějaké potíže s dopravou, kontaktujte mě na [kontaktní údaje].
S pozdravem,[Vaše jméno][Vaše pozice][Název společnosti]
💡 Tip pro profesionály: Usnadněte účastníkům život tím, že přidáte odkaz pro rychlou registraci, mapu místa konání nebo informace o parkování, aby se na místo dostali bez potíží.
5. Připomenutí schůzky pro nadcházející jednání/událost
Domluvit schůzku je jedna věc, ale zajistit, aby se klient dostavil, je věc druhá. Upomínka schůzky (nebo několik upomínek před datem schůzky) jim pomůže s plánováním, zabrání zrušení na poslední chvíli a dá jim čas na případnou změnu termínu.
Zde je krátký e-mail s připomenutím, který můžete použít, jakmile klient potvrdí schůzku:
Předmět: Potvrzeno: Vaše schůzka dne [datum a čas]
Ahoj [jméno],
Jen přátelské připomenutí, že vaše schůzka [název služby/schůzky] je potvrzena na [datum] v [čas] ([časové pásmo]).
📍 Místo: [Adresa/odkaz na Zoom]⏳ Doba trvání: [Délka schůzky]
Pokud potřebujete změnit termín, můžete tak učinit 24 hodin předem pomocí tohoto odkazu: [Odkaz na změnu termínu v Google Kalendáři]. Těším se na naše setkání!
S pozdravem,[Vaše jméno][Vaše pozice][Název společnosti]
💡 Tip pro profesionály: Odkaz pro změnu termínu usnadňuje klientům úpravu schůzek, místo aby je bez upozornění vynechávali. Použijte kalendář ClickUp s umělou inteligencí k nastavení schůzek, aby o ně nepřišli a vy neztráceli drahocenný čas.
6. Upomínkový e-mail po neúčasti
Nezávazné schůzky jsou v oblasti služeb poměrně běžné. Zdvořilé upomínky udržují komunikaci otevřenou a umožňují klientovi domluvit nový termín. Slouží také jako zdvořilé připomenutí, že klient by měl dodržovat domluvené schůzky.
Zde je zdvořilý e-mail s upomínkou, který můžete použít v případě, že se někdo nedostavil poprvé.
Předmět: Zmeškal jste schůzku? Domluvme si nový termín.
Ahoj [jméno]
Všiml jsem si, že jste se dnes nemohl zúčastnit naší [název schůzky]. Chápu, že se mohou vyskytnout neočekávané okolnosti, proto rád najdu jiný termín, který vám bude vyhovovat. Termín můžete změnit zde: [odkaz pro změnu termínu].
Z důvodu zdvořilosti jsem tentokrát upustil od poplatku za neúčast. V souladu s našimi zásadami však budou budoucí zmeškané schůzky zpoplatněny. Dejte mi vědět, jak byste chtěli postupovat.
S pozdravem,[Vaše jméno][Vaše pozice][Název společnosti]
💡 Tip pro profesionály: Zvažte zavedení automatických upomínek den a hodinu před schůzkou, abyste snížili počet neomluvených absencí ve vaší firmě.
7. E-mail s připomenutím pro sledování návrhu
Poslali jste návrh, ale nedostali jste žádnou odpověď? Je snadné předpokládat, že klient nemá zájem, ale nemusí to tak být. Rychlý e-mail s připomenutím mu vaši nabídku připomene a znovu ji přivede do jeho pozornosti, aniž by působil dotěrně.
Zde je šablona e-mailu s připomenutím, kterou můžete použít:
Předmět: Následná komunikace: Návrh na [název projektu/služby]
Ahoj [jméno],
Jen se ptám, zda jste měl/a možnost prostudovat návrh, který jsem vám zaslal/a dne [datum] ohledně [název projektu/služby].
Pokud stále váháte, rád vám zavolám a probereme úpravy, které by vám více vyhovovaly. Pokud máte nějaké dotazy nebo potřebujete další informace, neváhejte mi zde odpovědět nebo mě kdykoli kontaktovat.
Těšíme se na vaše názory.
S pozdravem,[Vaše jméno][Vaše pozice][Název společnosti]
💡 Tip pro profesionály: Časté upomínky mohou působit dotěrně. Rozložte si své upomínky strategicky – první pošlete 3–5 dní po zaslání návrhu a pokud nedostanete odpověď, pošlete další o týden později. Buďte zdvořilí a profesionální.
8. E-mail s připomenutím obnovení předplatného
Upomínka o obnovení předplatného informuje zákazníky, že jejich přístup brzy skončí, a nabízí jim snadný způsob, jak předplatné obnovit. Takové e-maily jsou obvykle užitečné pro společnosti SaaS, které prodávají své služby na základě měsíčních a ročních předplatných.
Zde je krátký e-mail s připomenutím, který můžete použít:
Předmět: Obnovte nyní: Předplatné [název společnosti] končí za [XX] dní
Ahoj [jméno],
Jen připomínáme, že vaše předplatné [Plán] společnosti [Název společnosti] vyprší dne [Datum vypršení platnosti]. Abyste předešli přerušení služeb, můžete si předplatné obnovit hned teď kliknutím sem [Odkaz na obnovení].
Pokud máte nějaké dotazy nebo potřebujete pomoc, neváhejte se na nás obrátit. Těšíme se, že vám budeme moci nabídnout naše výjimečné služby.
S pozdravem,[Vaše jméno][Vaše pozice][Název společnosti]
💡 Tip pro profesionály: Nabídněte časově omezenou slevu nebo exkluzivní nabídku na prodloužení, abyste zvýšili počet prodloužení a udrželi si více zákazníků.
9. E-mail s připomenutím k vyplnění zákaznického průzkumu
Zpětná vazba od zákazníků je cenná, ale získat odpovědi není vždy snadné. Upomínková zpráva slouží jako zdvořilé připomenutí, které jemně pobízí zákazníky, aby se podělili o své názory, aniž by se cítili pod tlakem.
Předmět: Budeme rádi za vaši zpětnou vazbu – zabere to jen chvilku
Ahoj [jméno],
Doufáme, že se vám náš [název produktu] líbí. Velmi bychom ocenili, kdybyste se s námi podělili o své názory a zkušenosti. Vaše zpětná vazba nám pomáhá zlepšovat se a nadále poskytovat produkty, které máte rádi.
Vyplňte krátký dotazník zde: [Odkaz na dotazník]
Slibujeme, že vám to zabere jen minutu.
S pozdravem,[Vaše jméno][Vaše pozice][Název společnosti]
💡 Tip pro profesionály: Vytvořte průzkum přizpůsobený pro mobilní zařízení a dejte mu stručnou a přímou formu, abyste zvýšili počet odpovědí. Malá sleva nebo pobídka by mohla přilákat více zákazníků k účasti.
10. E-mail s připomenutím promeškaného termínu
Řízení velkého týmu může být náročné, zejména pokud jde o sledování termínů. Zpoždění mohou nastat z různých důvodů, ale jasná a důrazná upomínka může znovu upoutat pozornost a zajistit, že daný úkol bude mít prioritu.
Zde je vzorový e-mail s připomenutím, který můžete v takových situacích použít:
Předmět: Nutná akce: Prošlý termín pro [úkol/projekt]
Ahoj [jméno],
Rád bych se zeptal na termín pro [název úkolu/projektu], který měl být splněn do [datum]. Chápeme, že může existovat oprávněný důvod pro zpoždění, ale potřebujeme informace o aktuálním stavu.
Tento projekt je velmi důležitý a dodržení harmonogramu je nezbytné pro hladký průběh. Pokud je to možné, rádi bychom jej dokončili do [nového termínu] , abychom se vyhnuli dalším zpožděním.
Dejte nám vědět, pokud narazíte na nějaké překážky nebo budete potřebovat pomoc s dalším postupem. Těšíme se na vaše zprávy.
S pozdravem,[Vaše jméno][Vaše pozice][Název společnosti]
💡 Tip pro profesionály: Při upomínání na nedodržený termín uveďte nový realistický termín, místo abyste jej nechali otevřený. Pomůže to zabránit dalším zpožděním a usnadní příjemci stanovení priorit úkolu.
11. E-mailová upomínka k odeslání čekajících dokumentů
Ať už jde o dodržování předpisů, zaškolování nových zaměstnanců nebo zpracování žádosti, chybějící dokumenty mohou celý proces zpomalit. Jasné a zdvořilé upomínky mohou zajistit, že příjemce vaši žádost upřednostní a rychle podnikne příslušné kroky.
Zde je perfektní příklad zdvořilého e-mailu s připomenutím, který můžete v takových situacích poslat:
Předmět: Vyžadovaná akce: Čekající předložení dokumentu pro [účel]
Ahoj [jméno],
Jenom vám připomínáme, že stále čekáme na [název dokumentu] od vás. Termín pro odevzdání je [datum splatnosti] a potřebujeme jej ke zpracování našich smluvních dokumentů.
Pokud jste již dokumenty odeslali, tento e-mail prosím ignorujte. Pokud jste však dokumenty ještě neodeslali, nahrajte je prosím pomocí tohoto odkazu: [Odkaz pro nahrání].
V případě jakýchkoli dotazů nebo problémů, s nimiž vám mohu pomoci, mě neváhejte kontaktovat.
S pozdravem,[Vaše jméno][Vaše pozice][Název společnosti]
💡 Tip pro profesionály: Nastavte automatické e-maily, které budou následovat, pokud dokumenty nebudou doručeny do 24 hodin.
12. E-mail s připomenutím pro rychlou akci
Když se projekt zastaví, protože čekáte na příspěvek člena týmu, zdvořilá, ale důrazná upomínka pomůže udržet věci v pohybu.
Postupujte takto:
Předmět: Čekáme na váš příspěvek k [název projektu]
Ahoj [jméno],
Jen krátká připomínka – stále čekám na váš příspěvek k [konkrétní úkol] v [název projektu]. Vaše odborné znalosti jsou nezbytné pro to, aby vše pokračovalo podle plánu a včas.
Dejte mi vědět, pokud potřebujete pomoc nebo pokud existují nějaké překážky, které způsobují zpoždění. Pokud je to možné, bylo by skvělé, kdybyste nám poskytli aktuální informace do [nového termínu], abychom mohli pokračovat dál.
Těšíme se na vaše názory.
S pozdravem,[Vaše jméno][Vaše pozice][Název společnosti]
💡 Tip pro profesionály: Udržujte zdvořilý a vděčný tón – jemné upomínky prokazují respekt k času příjemce a zvyšují pravděpodobnost, že odpoví kladně.
I přes tyto vzory není psaní e-mailů s připomenutím zrovna nejzajímavější úkol. Zvláště když jich musíte posílat stovky každý den.
Automatizace e-mailů pomocí nástrojů pro zvýšení produktivity je jediným způsobem, jak ušetřit čas a zároveň zachovat zdvořilý a profesionální tón.
Jak ClickUp může zefektivnit e-mailové upomínky
Vaše doručená pošta není seznamem úkolů, ale určitě tak působí. Následný e-mail je stále v konceptu, termín klienta se blíží a opožděná faktura způsobuje zpoždění. Udržet to všechno pod kontrolou je prostě nereálné.
Potřebujete nástroj, který automatizuje a organizuje váš e-mailový workflow. Vyzkoušejte ClickUp, aplikaci pro vše, co souvisí s prací, která nabízí strukturovaný systém pro přeměnu roztříštěných e-mailů na sledovatelné úkoly, čímž eliminuje chaos ručního sledování a zmeškaných termínů. S ClickUp můžete svůj seznam úkolů přeměnit na seznam „hotovo“! Podívejme se, jak na to.
Nástroj pro správu projektů ClickUp Email
Jádrem této platformy je nástroj ClickUp Email Project Management Tool. Namísto toho, aby e-maily považoval za něco odděleného od vašeho pracovního postupu, integruje je přímo do vašich úkolů a projektů.
Ať už se jedná o sledování klientů, aktualizace projektů nebo žádosti o schválení, vše zůstává propojeno na jednom místě, aniž by docházelo k přetížení doručené pošty.
Nyní integrujte své e-maily s ClickUp a postupujte podle těchto kroků, abyste automatizovali své e-mailové pracovní postupy:
Vytvořte si archiv e-mailů s připomenutím pomocí ClickUp Brain.
Psát upomínkové e-maily pokaždé od začátku je zdlouhavé a neefektivní. ClickUp Brain vám ušetří dohady při vytváření e-mailů tím, že okamžitě vygeneruje profesionální e-maily pro jakoukoli situaci.
Jak to funguje:
✅ Okamžité generování e-mailů: V sekci Komentář libovolného úkolu stačí zadat příkaz „/Write email”, aby se otevřel Brain. Můžete napsat nový e-mail nebo odpovědět na existující, aniž byste museli opustit svůj pracovní postup.
✅ Ukládejte a znovu používejte šablony e-mailů: Ukládejte často používané e-maily do ClickUp Docs a vytvořte si strukturované úložiště šablon e-mailových upomínek.
Šablona e-mailu pro sledování od ClickUp
Ještě lépe, ušetřete čas pomocí šablony ClickUp Follow Up Email s více než 10 běžnými příklady pro různá odvětví.
Stručně řečeno,
- Soustřeďte všechny šablony e-mailů s upomínkami: Uchovávejte strukturované odpovědi pro různé scénáře – upomínky plateb, kontroly schůzek nebo kontaktování klientů.
- Snadné sledování následných kroků: Vězte přesně, kdy a komu máte zaslat následný e-mail, a vyhněte se tak promarněným příležitostem.
- Nastavte si připomenutí pro včasné odpovědi: Nikdy neztraťte přehled o nevyřízených odpovědích nebo zpožděných zprávách.
- Vytvořte projekt pro každý cíl následného e-mailu: Strukturovejte a organizujte následné úkoly na základě různých obchodních potřeb.
Místo toho, abyste opakovaně přepisovali stejné e-maily, stačí vyhledat příslušnou šablonu e-mailu, upravit podrobnosti a odeslat ji.
Nastavte a přizpůsobte automatizace, abyste zefektivnili pracovní postupy související s e-maily.
ClickUp Automations vám umožňuje nastavit vlastní pole, spouštěče a akce, takže nemusíte ručně sledovat a odesílat upomínky. Bez ohledu na to, co máte na práci, automatizace zajistí, že vaše e-maily budou odesílány včas a bez námahy.
Zde je návod, jak nastavit automatické odesílání e-mailů:
- Přejděte na požadované místo: Přejděte do prostoru, složky nebo seznamu, kde chcete automatizaci použít.
- Přístup k „Automatizacím“: V pravém horním rohu klikněte na „Správce automatizací“.
- Procházejte „Automatické e-maily“: Klikněte na „Procházet“ v horní části a poté vyberte „E-mail“ z levého postranního panelu.
- Vyberte nebo vytvořte automatizaci: Vyberte si existující automatizaci e-mailů nebo si vytvořte vlastní nastavením spouštěčů a akcí.
- Nastavení podrobností e-mailu: Vyberte e-mailový účet, ze kterého chcete e-mail odeslat, a přizpůsobte předmět a text. Můžete vložit dynamická pole, jako je název úkolu, termín splnění nebo přiřazení, a tak každý e-mail přizpůsobit.
- Uložit a aktivovat: Po nakonfigurování automatizaci uložte. Nyní bude spuštěna automaticky na základě definovaných spouštěčů.
Šablona pro automatizaci e-mailů ClickUp
Šablona ClickUp Email Automation Template automatizaci ještě více usnadňuje, protože ji můžete snadno integrovat do svého pracovního prostoru ClickUp. Tato šablona obsahuje předem připravené spouštěče, akce a kontrolní seznamy pro plynulé sledování a připomínky.
Jak vám to pomůže:
- Vytvářejte úkoly pro automatické e-maily: Organizujte a spravujte následné e-maily tím, že je přeměníte na akční úkoly ClickUp.
- Nastavte pravidla pro spouštění e-mailů: Definujte, kdy mají být e-maily odeslány na základě stavu úkolu, termínů nebo vlastních podmínek.
- Spolupracujte na obsahu e-mailů: Spolupracujte se svým týmem na přípravě, vylepšení a personalizaci automatických e-mailů před jejich odesláním.
- Sledujte a kontrolujte výkonnost: Buďte informováni o odeslaných e-mailech, následných krocích a odpovědích, abyste zajistili hladký průběh.
Sledujte a optimalizujte výkonnost e-mailů
Jakmile automatizujete své e-mailové pracovní postupy, sledujte jejich účinnost, abyste se ujistili, že přinášejí výsledky. Pomocí panelů ClickUp můžete sledovat následné kroky, analyzovat zapojení a vylepšovat pravidla automatizace. Pokud je odezva nízká, zvažte úpravu načasování, předmětu nebo obsahu e-mailu, abyste dosáhli lepšího účinku.
Osvědčené postupy pro e-maily s připomenutím
Než tento blog uzavřeme, zde je několik osvědčených postupů, které zajistí, že vaše e-mailové upomínky budou mít maximální účinek:
- Personalizujte je pomocí AI: Neomezujte se pouze na personalizaci jména příjemce. Využijte AI k psaní e-mailových upomínek na základě minulého chování, preferencí a historie interakcí ✅
- Vyhněte se spamu: Slova jako „naléhavé“, „časově omezená nabídka“ a nadměrné používání znaků jako !, $ nebo emodži mohou způsobit, že váš e-mail bude označen jako spam ✅.
- Používejte e-mailové vlákna, abyste zachovali kontext: Namísto zasílání nového e-mailu pokaždé odpovězte ve stejném vlákně, aby byly viditelné předchozí interakce ✅
- Udělejte svůj e-mail přehledný: Rozdělte e-mail na odrážky a v případě potřeby použijte tučné písmo ✅
- Vyberte správný čas: Upomínky posílejte v optimálním čase, například 24 hodin před událostí nebo několik dní před termínem ✅
Automatizujte obchodní upomínkové e-maily pomocí ClickUp
Správný e-mail s připomenutím přiměje příjemce k akci.
A i když se zasílání upomínek může jevit jako další nekonečná povinnost, nemusí tomu tak být.
S ClickUp můžete celý proces automatizovat – integrujte svůj e-mail, nastavte spouštěče pro různé scénáře a nechte AI vytvořit jasné a profesionální upomínky během několika sekund.
Už žádné ruční sledování. Už žádné promarněné příležitosti. Jen snadná automatizace, která udržuje vše pod kontrolou.