Aktualizace projektů nemusí být bolestivé. Ani vás nemusí utopit v tabulkách.
Místo toho mohou být vzrušující. Představte si, že máte jasný přehled o celkové situaci – o propojenosti všech úkolů, jemných změnách v dynamice a vznikajících vzorcích, které mohou váš projekt posunout vpřed nebo naopak zničit.
Jako projektový manažer, který si tím prošel – zápasil s nekonečnými e-mailovými řetězci a luštil nespočet matoucích zpráv – jsem tu, abych se podělil o nástroje, které mi pomohly dosáhnout mých cílů.
Sestavil jsem seznam 15 nejlepších nástrojů pro hlášení stavu, které vám vřele doporučuji. Tato doporučení vycházejí z mých zkušeností s nástroji pro hlášení stavu a z výzkumu týmu ClickUp.
⏰ 60sekundové shrnutí
Zde je 15 nejlepších nástrojů pro hlášení stavu:
- ClickUp : Nejlepší pro komplexní řízení projektů a sledování stavu úkolů
- Trello: Nejlepší pro vizualizaci zpráv o stavu
- Asana: Nejlepší pro hlášení úkolů s týmovou spoluprací
- Monday. com: Nejlepší pro sledování stavu společných projektů
- Airtable: Nejlepší pro vizualizaci projektových dat a zpráv o stavu v rozhraní s minimem kódu.
- Basecamp: Nejlepší pro jednoduchou komunikaci v projektovém týmu
- Smartsheet: Nejlepší pro sledování stavu projektů na základě tabulek
- Wrike: Nejlepší pro komplexní plánování a sledování projektů
- Notion: Nejlepší pro správu znalostí a sledování stavu na jedné platformě
- Zoho Projects: Nejlepší volba pro cenově dostupné přizpůsobené řízení projektů s pokročilými funkcemi pro podávání zpráv.
- Jira Best: pro agilní týmy a sledování problémů
- Microsoft Project Portfolio Management: Nejlepší pro sledování stavu rozsáhlých projektových portfolií
- Hive: Nejlepší pro aktualizace v reálném čase a spolupráci týmu
- Plecto: Nejlepší pro vizualizaci dat v reálném čase pro sledování stavu
- Geckoboard: Nejlepší pro vizualizaci stavu projektu pomocí přizpůsobitelných dashboardů.
Co byste měli hledat v nástrojích pro hlášení stavu?
Při výběru nástroje pro hlášení stavu je třeba mít na paměti několik klíčových funkcí:
- Sledování v reálném čase: Hledejte nástroj, který poskytuje okamžité aktualizace časového harmonogramu projektu, aby všichni členové vašeho týmu byli informováni o změnách, jakmile k nim dojde.
- Přizpůsobitelné panely: Panely projektů, které můžete přizpůsobit svým potřebám, pomáhají zdůraznit nejdůležitější data pro pokrok vašeho týmu.
- Integrace a automatizace: Nástroje, které se hladce propojí s vaším stávajícím softwarem, jako je Slack, Google Drive nebo CRM, činí řízení projektů propojenějším zážitkem.
- Škálovatelnost: Vaše potřeby v oblasti reportingu mohou růst spolu s vaším týmem, proto je důležité vybrat řešení, které se bude vyvíjet společně s vámi.
- Snadné použití a podpora: Nástroje by měly být intuitivní a nabízet užitečné zdroje zákaznické podpory.
15 nejlepších nástrojů pro hlášení stavu
Vytvoření jasného a přesného obrazu o postupu vašeho projektu začíná efektivním hlášením stavu. Tato analýza pomáhá identifikovat potenciální překážky a zpoždění a zajišťuje, že se budete proaktivně zabývat oblastmi, které vyžadují pozornost. Existuje nástroj pro každý styl hlášení – stačí najít ten, který nejlépe vyhovuje potřebám vašeho týmu.
Nyní se podíváme na všechny platformy pro hlášení stavu, které nabízejí základní funkce pro vytváření a sdílení přehledných aktualizací projektů.
1. ClickUp (nejlepší pro komplexní řízení projektů a sledování stavu úkolů)
Pokud hledáte nástroj, který jde nad rámec základního reportování stavu, budete stejně nadšení jako já, když objevíte ClickUp pro řízení projektů.
Průměrný znalostní pracovník přepíná mezi různými aplikacemi téměř 1200krát denně. Toto neustálé přepínání kontextu stojí organizace až 9 % produktivního času na zaměstnance ročně.
Jako komplexní aplikace pro práci ClickUp konsoliduje vaše úkoly, cíle, poznámky a konverzace do jednoho rozhraní. To spolu s nativní umělou inteligencí platformy usnadňuje vizualizaci a reportování všech vašich projektů, aniž byste museli přepínat mezi desítkami izolovaných aplikací.
📮ClickUp Insight: Přepínání mezi různými úkoly tiše snižuje produktivitu tvého týmu. Náš výzkum ukazuje, že 42 % přerušení práce pochází z přepínání mezi platformami, správy e-mailů a přeskakování mezi schůzkami. Co kdybys mohl tyto nákladné přerušení eliminovat?
ClickUp sjednocuje vaše pracovní postupy (a chat) pod jednou efektivní platformou. Spouštějte a spravujte své úkoly z chatu, dokumentů, tabulek a dalších nástrojů, zatímco funkce založené na umělé inteligenci zajišťují propojení, vyhledávání a správu kontextu!
Sledujte průběh projektu pomocí vlastních stavů úkolů v ClickUp, které jasně ukazují, zda je úkol ještě nevyřízený, v procesu nebo hotový. Neomezujte se však pouze na tyto kategorie. Například můžete tyto štítky upravit na „Návrh“, „Vývoj“, „Testování“ a „Připraveno“ pro vaše softwarové projekty nebo „Čeká“, „Zabaleno“, „Odesláno“ a „Doručeno“ pro vaše e-commerce objednávky.
Sloučte tyto informace z více úkolů a projektů (ano, i z těch mezifunkčních!) pomocí ClickUp Dashboards. Jeho více než 50 přizpůsobitelných karet, včetně výsečových grafů, sloupcových grafů, grafů burnup a burndown, čárových grafů a dalších, je vynikajících pro monitorování projektů v reálném čase a automatizaci reportování stavu.
Chcete se naučit, jak vytvořit dashboard pro řízení projektů? Zde je podrobný návod!
ClickUp Brain také vylepšuje hlášení stavu pomocí poznatků založených na umělé inteligenci, automatizace a správy znalostí, které zefektivňují aktualizace a rozhodování. Můžete jej použít k:
- Automaticky shrňujte aktualizace projektů, poznámky z jednání nebo dlouhé vlákna úkolů, což usnadňuje vytváření jasných a stručných zpráv o stavu.
- Analyzujte úkoly, termíny a míru dokončení, abyste získali přehled v reálném čase a mohli přijímat opatření v rámci celého pracovního prostoru.
- Vytvářejte denní standupy, týdenní zprávy o stavu projektu nebo souhrnné zprávy na základě údajů v reálném čase.
- Prohledávejte diskuse v ClickUp Chat, komentáře a dokumenty, abyste našli relevantní podrobnosti pro zprávu, jako jsou rizika, překážky nebo potřebná schválení.
Pokud při stanovování cílů preferujete strukturu klasických OKR, určitě oceníte také funkci ClickUp Goals.
Použil jsem to k nastavení časově ohraničených cílů a přidání cílových metrik nebo procenta dokončení. Na základě svých zkušeností s alternativami ClickUp se domnívám, že ClickUp Goals je nejjednodušší způsob, jak kvantifikovat pokrok a získat jasnou představu o tom, co je potřeba k úspěchu.
Předem připravené šablony ClickUp dále zjednodušují hlášení stavu tím, že nabízejí strukturované formáty pro sledování postupu projektu a cílů.
Šablona zprávy o stavu projektu ClickUp je ideální pro organizaci aktualizací, akčních položek a nejdůležitějších informací o projektu, díky čemuž mají zúčastněné strany komplexní přehled o stavu projektu na jednom místě.
Šablonu můžete pravidelně aktualizovat o klíčové metriky nebo milníky, abyste měli vždy jasný přehled o postupu projektu. Přizpůsobte části šablony tak, aby odpovídaly specifickým potřebám vašeho týmu v oblasti reportingu, například přidejte část věnovanou hodnocení rizik, pokud má váš projekt složité závislosti.
Využijte funkci Cíle a OKR spolu se šablonou zprávy o stavu projektu, abyste měli přehled o výkonnostních cílech a aktualizacích projektu.
💡Tip pro profesionály: Vytvořte si v ovládacím panelu ClickUp vlastní zobrazení, které filtruje úkoly podle:
⛳️ Stav (např. „Probíhá“, „Blokováno“)⌚️ Priorita (např. pouze „Vysoká priorita“)📆 Termín splnění (např. „Úkoly splatné tento týden“)
Uložte různé filtrované zobrazení pro vedoucí pracovníky, vedoucí týmů nebo konkrétní oddělení, abyste jim poskytli pouze informace, které potřebují – bez zbytečných detailů.
Nejlepší funkce ClickUp
- Vytvořte nejprve závislosti pro úkoly s vysokou prioritou, abyste lépe vizualizovali kritické cesty projektu a zajistili, že nejvyšší priority zůstanou na správné cestě.
- Kombinujte závislosti s milníky ClickUp, abyste označili klíčové fáze svého projektu a poskytli zúčastněným stranám jasný plán postupu.
- Pomocí funkce @mention označujte členy týmu, zajistíte tak rychlé reakce a lepší odpovědnost při sledování projektu.
- Zobrazte průběh úkolů ve více než 15 přizpůsobitelných zobrazeních ClickUp, včetně Ganttových diagramů, Kanban tabulek, seznamů a kalendářů.
- Přizpůsobte si oznámení a upozornění, abyste nikdy nezmeškali důležitou aktualizaci stavu.
- Zajistěte hladkou spolupráci díky integraci ClickUp s oblíbenými nástroji, jako jsou Slack a Google Drive.
Omezení ClickUp
- Někteří uživatelé hlásí, že se kvůli rozsáhlým funkcím musí nejprve naučit, jak nástroje používat.
Ceny ClickUp
- Navždy zdarma
- Neomezený: 7 $/uživatel za měsíc
- Podnikání: 12 $/uživatel za měsíc
- Enterprise: Kontaktujte nás ohledně cen
- ClickUp Brain: Přidejte k jakémukoli placenému tarifu za 7 $ za pracovní prostor na člena za měsíc.
Hodnocení a recenze ClickUp
- G2: 4,7/5 (více než 9 500 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 4 000 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o ClickUp?
Díky integrovaným funkcím ClickUp bylo snadné nastavit projekty, sledovat termíny a generovat zprávy. Velmi užitečná byla možnost přiřazovat úkoly a sledovat jejich průběh. K dispozici je také mnoho předem navržených šablon, které lze použít. Mohli jsme delegovat odpovědnosti na různé členy týmu, stanovit priority a sledovat stav každého úkolu v reálném čase. Projekty probíhají podle plánu, protože je méně zmatků a více individuální odpovědnosti.
Díky integrovaným funkcím ClickUp bylo snadné nastavit projekty, sledovat termíny a generovat zprávy. Velmi užitečná byla možnost přiřazovat úkoly a sledovat jejich průběh. K dispozici je také mnoho předem navržených šablon, které lze použít. Mohli jsme delegovat odpovědnosti na různé členy týmu, stanovit priority a sledovat stav každého úkolu v reálném čase. Projekty probíhají podle plánu, protože je méně zmatků a více individuální odpovědnosti.
💡Tip pro profesionály: Naplánujte si týdenní, měsíční nebo čtvrtletní schůzky k hlášení stavu, abyste zkontrolovali pokrok v plnění cílů. Během těchto schůzek použijte ClickUp Goals, abyste informovali členy týmu o tom, co bylo dosaženo a co ještě vyžaduje pozornost.
2. Trello (nejlepší pro vizualizaci zpráv o stavu)
Trello se vám bude hodit, pokud potřebujete zjednodušené vizuální reportování stavu. Jeho intuitivní systém Kanbanových tabulek a rozložení založené na kartách vám umožní vizuálně organizovat a sledovat úkoly.
Každá karta představuje jeden úkol. Úkoly můžete přetahovat do různých fází a označovat je podle priority. Do karet můžete také přidat další kontext k úkolu, což zajistí snadný přístup k informacím, jako jsou termíny úkolů a přidělené osoby. Trello je vhodné pro týmy, které hledají jednoduchý a vizuálně přitažlivý způsob, jak sledovat aktualizace stavu.
Nejlepší funkce Trello
- Vytvářejte kontrolní seznamy a dílčí úkoly v rámci karet, abyste rozdělili větší projekty na menší části.
- Nastavte a sledujte termíny pro každý úkol, aby byly zprávy o stavu přesné.
- Přidávejte soubory a zanechávejte komentáře, abyste měli všechny aktualizace stavu na jednom místě.
- Snadná integrace s externími nástroji pro vylepšení funkcí reportingu.
Omezení Trello
- Omezené možnosti reportování bez placených Power-Upů
- Není tak užitečné pro větší projekty se složitými závislostmi.
Ceny Trello
- Zdarma
- Standard: 6 $/uživatel za měsíc
- Premium: 12,50 $/uživatel za měsíc
- Enterprise: 17,50 $/uživatel za měsíc (fakturováno ročně)
Hodnocení a recenze Trello
- G2: 4,4/5 (více než 13 500 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 23 000 recenzí)
Přečtěte si také: Trello vs ClickUp: Který nástroj pro řízení projektů je nejlepší?
🧠 Zajímavost: Název Trello pochází ze slova trellis, což bylo kódové označení projektu v jeho raných fázích.
3. Asana (nejlepší pro hlášení úkolů s týmovou spoluprací)
Asana je známá svou jednoduchostí a přehlednými funkcemi pro řízení projektů, mezi které patří přiřazování úkolů, sledování stavu v reálném čase a podrobné možnosti reportování.
Zobrazení časové osy v Asaně vám pomůže snadno sledovat průběh projektu, zatímco funkce portfolia nabízí souběžný přehled o více projektech. To se mi osvědčilo jako užitečné pro projektové manažery, kteří řídí několik týmů.
Nejlepší funkce Asany
- Označte klíčové body projektu, abyste mohli sledovat celkový stav pokroku.
- Vytvořte vlastní pole pro podrobnější hlášení podle potřeb vašeho projektu.
- Vytvářejte podrobné zprávy o stavu s vlastními filtry.
Omezení Asany
- Uživatelé hlásili potíže při vkládání textu do úkolů.
- Funkce reportingu lze vylepšit například tím, že se do něj zahrnou způsoby, jak zobrazit výkonnost týmu v hodinách.
Ceny Asany
- Osobní: Navždy zdarma
- Starter: 13,49 $/uživatel za měsíc
- Pokročilá verze: 30,49 $/uživatel za měsíc
- Podnik: Individuální ceny
- Enterprise+: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Asany
- G2: 4,4/5 (více než 10 500 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 13 000 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Asaně?
Líbilo se mi, že jsem mohl rozdělit úkoly mezi více oddělení a poté podúkoly v rámci jednotlivých oddělení. Používal jsem jak Asanu, tak ClickUp a měl jsem pocit, že Asana má slabší uživatelské rozhraní a není tak intuitivní ani snadno ovladatelná.
Líbilo se mi, že jsem mohl rozdělit úkoly mezi více oddělení a poté podúkoly v rámci jednotlivých oddělení. Používal jsem jak Asanu, tak ClickUp a měl jsem pocit, že Asana má slabší uživatelské rozhraní a není tak intuitivní ani snadno ovladatelná.
4. Monday.com (nejlepší pro sledování stavu společných projektů)
Použil jsem Monday.com k vytvoření pracovních postupů a dashboardů při spolupráci s více týmy. Díky přizpůsobitelným pracovním postupům a vizuálnímu rozhraní je ideální pro společné projekty s dynamickým hlášením stavu.
Vizuální sledování stavu je intuitivní a nástroj se dobře integruje s nejčastěji používanými aplikacemi, jako jsou Slack a Google Workspace.
Monday.com – nejlepší funkce
- Zobrazte pracovní vytížení týmu, aby hlášení o stavu odráželo kapacitu týmu.
- Sdílejte soubory, přidávejte komentáře a označujte členy týmu přímo v úkolech.
- Vytvářejte personalizované panely pro konkrétní potřeby sledování stavu.
- Automatizujte aktualizace stavu úkolů a oznámení, abyste ušetřili čas.
Omezení Monday.com
- Omezené funkce správy dat ve srovnání s nástroji jako ClickUp
- Pro větší týmy to může být nákladné.
Ceny Monday.com
- Zdarma
- Základní: 12 $/uživatel za měsíc
- Standard: 14 $/místo za měsíc
- Pro: 24 $/místo za měsíc
- Enterprise: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Monday.com
- G2: 4,7/5 (více než 12 500 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 5 000 recenzí)
5. Airtable (nejlepší pro vizualizaci projektových dat a zpráv o stavu v rozhraní s nízkým počtem kódů)
Airtable kombinuje funkčnost tabulkového procesoru s výkonem relační databáze a nabízí jedinečný způsob správy projektových dat a sledování stavu jednotlivých úkolů.
Vyzkoušel jsem tuto platformu, abych implementoval sledování stavu RAG a přizpůsobil několik formátů zpráv o stavu. Umožňuje snadno vytvořit mřížku, kalendář, Kanban nebo galerii pro vizualizaci stavu projektu.
Nejlepší funkce Airtable
- Přizpůsobte tabulky tak, aby sledovaly podrobnosti projektu způsobem, který vyhovuje vašemu pracovnímu postupu. Ideální pro týmy, které zpracovávají projekty s velkým množstvím dat.
- Pomocí integrací propojte Airtable s nástroji jako Slack, Dropbox a Google Calendar a zajistěte si soudržné a automatizované řízení projektů.
- Využijte šablony pro sledování stavu, které se hodí pro jakýkoli typ projektu a pomohou vám rychleji se rozběhnout.
- Pomocí vzorců automaticky vypočítávejte aktualizace stavu při obnově dat.
Omezení Airtable
- Může být pro uživatele, kteří nejsou obeznámeni se strukturami databází, příliš složité.
Ceny Airtable
- Zdarma
- Tým: 24 $/místo za měsíc
- Podnikání: 54 $/místo za měsíc
- Podniková úroveň: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Airtable
- G2: 4,6/5 (více než 2 500 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 2 000 recenzí)
6. Basecamp (nejlepší pro jednoduchou komunikaci v rámci projektu a týmu)
Basecamp je jednoduchý nástroj pro řízení projektů, který zjednodušuje komunikaci v týmu.
Obsahuje jedinečnou funkci „Hill Charts“, která týmům intuitivně umožňuje aktualizovat a sledovat průběh projektu. Členové týmu ji používají k přetahování rozsahu projektu na správnou pozici, čímž vizuálně znázorňují stav práce.
To manažerům poskytuje výkonný přehled druhé úrovně, který ukazuje aktuální stav každého úkolu a jak práce postupuje a vyvíjí se v průběhu projektu.
Nejlepší funkce Basecampu
- Používejte centrální nástěnky, aby diskuse byly přehledné a přístupné pro celý tým.
- Sdílejte soubory a dokumenty v jednom společném prostoru pro hladké sledování stavu.
- Využijte integrovaný týmový chat k komunikaci aktualizací stavu v reálném čase.
- Nastavte si denní nebo týdenní automatické kontroly, aby všichni měli aktuální informace o stavu projektu.
Omezení Basecampu
- Někteří uživatelé považují výchozí zobrazení za neatraktivní a obtížně změnitelné.
Ceny Basecamp
- Bezplatná zkušební verze
- Basecamp Plus: 15 $/uživatel za měsíc
- Basecamp Pro Unlimited: 299 $/měsíc (fakturováno ročně)
Hodnocení a recenze Basecamp
- G2: 4,1/5 (více než 5 000 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (více než 14 000 recenzí)
🧠 Zajímavost: Basecamp byl původně vyvinut jako interní nástroj pro společnost 37signals pro správu projektů a klientů.
7. Smartsheet (nejlepší pro sledování stavu projektů na základě tabulek)
👀 Věděli jste, že... Nedostatečný přístup k potřebným informacím má negativní vliv na morálku 88 % zaměstnanců.
Smartsheet kombinuje známé prostředí tabulkového procesoru s funkcemi pro řízení projektů.
Tato platforma umožňuje uživatelům vytvářet sofistikované zprávy o stavu s více sloupci, které sledují iniciativy, vlastnictví, pokrok a kontextové poznámky. Týmy mohou využít propojení buněk k automatickému načítání dat ze stávajících tabulek pro sledování projektů, čímž se sníží manuální úsilí spojené s vykazováním.
Nejlepší funkce Smartsheet
- Vytvářejte zprávy o stavu projektu na základě projektových dat pro přesné aktualizace stavu.
- Vizualizujte průběh a stav úkolů pomocí grafů ve stylu Ganttova diagramu.
- Propojte Smartsheet s nástroji jako Microsoft Office a Google Workspace pro plynulou spolupráci.
Omezení Smartsheet
- Omezené možnosti stylizace dashboardu
- Vyšší náročnost na osvojení ve srovnání s jinými nástroji
Ceny Smartsheet
- Pro: 12 $/člen za měsíc
- Podnikání: 24 $/člen za měsíc
- Enterprise: Individuální ceny
- Pokročilá správa práce: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Smartsheet
- G2: 4,4/5 (více než 18 000 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 3 000 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Smartsheet?
Smartsheet umožňuje plánovat, sledovat, automatizovat, provádět a reportovat práci v reálném čase. Líbí se mi, že Smartsheet má robustní integrační schopnosti, které pomáhají propojit širokou škálu externích aplikací, jako jsou Okta, Tableau, Google Calendar atd.
Smartsheet umožňuje plánovat, sledovat, automatizovat, provádět a reportovat práci v reálném čase. Líbí se mi, že Smartsheet má robustní integrační schopnosti, které pomáhají propojit širokou škálu externích aplikací, jako jsou Okta, Tableau, Google Calendar atd.
Přečtěte si také: Smartsheet vs ClickUp: Který nástroj pro řízení projektů je nejlepší?
8. Wrike (nejlepší pro komplexní plánování a sledování projektů)
Wrike je pokročilý software pro řízení projektů, který nabízí integrované funkce sledování a vysoce přesné reportování stavu. Je navržen tak, aby pomáhal týmům zůstat organizované a produktivní.
Platforma nabízí několik metod vizualizace dat, včetně výsečových grafů, grafů a dynamických toků aktivit, které chronologicky zobrazují úkoly a milníky projektu. Můžete také analyzovat časové trendy podle měsíce, čtvrtletí nebo roku, což týmům pomáhá odhadnout průběh projektu a včas odhalit potenciální problémy.
Nejlepší funkce Wrike
- Přizpůsobte zobrazení a pracovní prostory tak, aby odrážely potřeby vašich týmů, pomocí 360° vizualizace.
- Automatizujte pracovní postupy, včetně schvalování, žádostí a plánů, aby se týmy mohly soustředit na svou nejdůležitější práci.
- Získejte okamžitý přehled a přístup k dashboardům v reálném čase, které podporují rozhodování na základě dat a agilní vedení.
Omezení Wrike
- Ve srovnání s ostatními nástroji v tomto seznamu je učení se jejich používání náročnější.
Ceny Wrike
- Zdarma
- Tým: 10 $/uživatel za měsíc
- Podnikání: 25 $/uživatel za měsíc
- Podnik: Ceny na míru
- Pinnacle: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Wrike
- G2: 4,2/5 (více než 3500 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (více než 2500 recenzí)
Co říkají o Wrike skuteční uživatelé?
Wrike zavedl dashboard, který nám umožňuje vytvořit větší transparentnost. Tato transparentnost není určena pouze pro programový tým, ale také pro osoby mimo náš program. Zavedli jsme týdenní přehled, který zasíláme mnoha zainteresovaným stranám, aby byli všichni informováni o našem pokroku v rámci celého projektového portfolia.
Wrike zavedl dashboard, který nám umožňuje vytvořit větší transparentnost. Tato transparentnost není určena pouze pro programový tým, ale také pro osoby mimo náš program. Zavedli jsme týdenní přehled, který zasíláme mnoha zainteresovaným stranám, aby byli všichni informováni o našem pokroku v rámci celého projektového portfolia.
9. Notion (nejlepší pro správu znalostí a sledování stavu na jedné platformě)
Notion mi připadá velmi univerzální a užitečný pro týmy, které chtějí sjednotit aktualizace stavu projektů s dokumentací týmu na jednom místě.
Funkce stavu v Notion umožňuje podrobné sledování a zabraňuje častým problémům s nekonzistentním hlášením stavu. Systém zabraňuje členům týmu vytvářet nedefinované kategorie stavu a zajišťuje tak standardizovanou komunikaci.
Můžete přidat vlastní pole, jako jsou milníky projektu, výzvy a další kroky, a vytvořit tak komplexní zprávy o stavu, které poskytují hluboký vhled do průběhu projektu.
Nejlepší funkce Notion
- Sledujte úkoly pomocí databází, které lze přizpůsobit tak, aby zobrazovaly data v seznamech, kalendářích nebo tabulkách.
- Využijte řadu předem připravených šablon pro různé typy dokumentů, jako jsou články, zprávy o stavu projektu a prezentace.
- Pro snadnou orientaci propojte zprávy o stavu s projektovými dokumenty.
Omezení Notion
- Někteří uživatelé hlásili potřebu offline verze.
- Není vhodný pro komplexní, mezifunkční projekty.
Ceny Notion
- Zdarma
- Plus: 12 $/místo za měsíc
- Základní: 18 $/místo za měsíc
- Enterprise: Individuální ceny
- Notion AI: Přidejte za 10 $/člen za měsíc
Hodnocení a recenze Notion
- G2: 4,7/5 (více než 5500 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 2000 recenzí)
10. Zoho Projects (nejlepší pro cenově dostupné přizpůsobené řízení projektů s pokročilými funkcemi reportingu)
Zoho Projects nabízí přizpůsobitelné panely, které projektovým manažerům a týmům umožňují rychle získat přehled o stavu projektu, postupu úkolů a vybraných KPI.
Systém reportování platformy zahrnuje inovativní funkce, jako jsou chronologické Ganttovy diagramy, grafy využití zdrojů a zprávy o odchylkách, které týmům pomáhají pochopit průběh projektu a potenciální rizika. Uživatelé mohou snadno rozdělit a analyzovat data projektu a vytvářet přehledné vizualizace, aniž by potřebovali technické znalosti.
Nejlepší funkce Zoho Projects
- Zajistěte, aby zprávy o stavu odrážely nejaktuálnější informace díky aktualizacím v reálném čase.
- Snadno sledujte stav jednotlivých úkolů, milníků a závislostí, abyste měli vždy jasný přehled o aktuálním stavu projektu.
- Vytvářejte podrobné zprávy o stavu projektu, které zdůrazňují pokrok projektu a poskytují přehled o alokaci zdrojů, vynaloženém čase a využití rozpočtu.
- Automaticky generujte a odesílejte zprávy o stavu na základě předem nastavených intervalů (např. denně, týdně nebo měsíčně).
Omezení Zoho Projects
- V tomto nástroji chybí několik základních funkcí, jako je třídění sloupců v tabulkovém zobrazení, filtrování podle více sloupců a automatické vyplňování polí úkolů.
Ceny Zoho Projects
- Zdarma
- Premium: 5 $/měsíc
- Enterprise: 10 $/měsíc
Hodnocení a recenze Zoho Projects
- G2: 4,3/5 (více než 450 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 700 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Zoho Projects?
Malé podniky potřebují sledovat každý projekt individuálně na mikroúrovni a Zoho Projects jim k tomu poskytuje cenově dostupný způsob. Uživatelské rozhraní a nastavení jsou příliš složité, bylo by hezké mít k dispozici jasné návody na YouTube nebo umělou inteligenci, která by za vás nastavila úkoly.
Malé podniky potřebují sledovat každý projekt individuálně na mikroúrovni a Zoho Projects jim k tomu poskytuje cenově dostupný způsob. Uživatelské rozhraní a nastavení jsou příliš složité, bylo by hezké mít k dispozici srozumitelné návody na YouTube nebo umělou inteligenci, která by za vás nastavila úkoly.
11. Jira (nejlepší pro agilní týmy a sledování problémů)
Jira od společnosti Atlassian je oblíbená mezi agilními týmy, zejména pro projekty vývoje softwaru. Nabízí podrobné sledování stavu úkolů, sprintů a problémů.
Ačkoli ClickUp v tomto ohledu funguje lépe, stále se mi líbí rozmanitost vestavěných reportů, které nabízí, včetně burndown grafů, velocity grafů a sprint reportů, které agilní týmy ocení jako velmi užitečné.
Nejlepší funkce Jira
- Vytvářejte vlastní zprávy, které lze ukládat, sdílet nebo přidávat do dashboardů.
- Sledujte chyby, úkoly a vylepšení pomocí podrobných možností reportování projektů pro lepší přehlednost.
- Využijte výkonný filtrační systém k vytváření vlastních dotazů pomocí JQL, který dokáže načíst konkrétní data pro zprávy o stavu.
Omezení Jira
- Nastavení a používání může být pro týmy, které se nezabývají softwarem, složité.
- Někteří uživatelé hlásí sníženou rychlost během špičky.
Ceny Jira
- Zdarma
- Standard: 7,53 $/uživatel za měsíc
- Premium 13,53 $/uživatel za měsíc
- Enterprise: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Jira
- G2: 4,3/5 (více než 6000 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 15 000 recenzí)
12. Microsoft Project Portfolio Management (nejlepší pro sledování stavu rozsáhlých projektových portfolií)
Jednou z klíčových předností Microsoft Project PPM je jeho schopnost pomoci vám spravovat celé portfolia projektů. Správci portfolia mohou zobrazit stav všech projektů v portfoliu, prioritizovat je na základě strategických cílů a upravit zdroje a časové plány tak, aby bylo zajištěno úspěšné dokončení.
To je obzvláště užitečné pro vedoucí pracovníky a zainteresované strany, kteří musí činit informovaná rozhodnutí o prioritách projektů.
Nejlepší funkce Microsoft Project Portfolio Management
- Sledujte časové osy a závislosti projektů pomocí přizpůsobitelných Ganttových diagramů.
- Rozdělte zdroje mezi projekty a sledujte jejich využití pro lepší plánování týmu.
- Využijte Power BI pro dynamické reportování a analýzy, abyste informovali všechny zúčastněné strany.
Omezení Microsoft Project Portfolio Management
- Někteří uživatelé jej považují za příliš nabitý funkcemi (a tudíž složitý) pro menší projekty a jednodušší pracovní postupy.
- Dražší než jiné nástroje pro řízení projektů
Ceny za správu portfolia projektů Microsoft Project
- Plán Plán 1: 10 $/měsíc
- Plánovač a projektový plán 3: 30 $/měsíc
- Plánovač a projektový plán 5: 55 $/měsíc
- Projektový standard: 679,99 $/uživatel (jednorázový nákup)
- Project Professional: 1 129,99 $/uživatel (jednorázový nákup)
- Project Server: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Microsoft Project Portfolio Management
- G2: 4/5 (více než 1500 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 2000 recenzí)
13. Hive (nejlepší pro aktualizace v reálném čase a týmovou spolupráci)
Ačkoli je Hive univerzální nástroj pro řízení projektů, který nabízí různé možnosti přizpůsobení a funkce pro spolupráci, nejvíce se mi líbilo jeho automatické reportování.
Automatizované zprávy mohou zahrnovat průběh úkolů, stav projektu, výkonnost týmu a blížící se termíny. Můžete také naplánovat pravidelné aktualizace, které budou zasílány zainteresovaným stranám, čímž ušetříte čas při sledování stavu.
Nejlepší funkce Hive
- Vyberte si z zobrazení Kanban, Gantt, kalendář a tabulka a organizujte projekty podle potřeb týmu.
- Spolupracujte přímo v rámci úkolů a projektů, abyste udrželi komunikaci centralizovanou.
- Pomocí funkce sledování času můžete generovat zprávy o stavu, které poskytují přehled o alokaci zdrojů, čase stráveném na úkolech a celkové efektivitě projektu.
- Využijte komentáře k úkolům a zpětnou vazbu k poskytování aktualizací a sdílení poznatků přímo v rámci projektu.
Omezení Hive
- Přepínání mezi zobrazeními časové osy může být náročné.
Ceny Hive
- Zdarma: Navždy zdarma
- Začátečník: 1,50 $/uživatel za měsíc
- Týmy: 5 $/uživatel za měsíc
- Enterprise: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Hive
- G2: 4,6/5 (více než 550 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 200 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Hive?
Je snadno přístupný, protože je kompatibilní s různými operačními systémy. Když začínám nové projekty, mohu sledovat ty probíhající. Nejvíce se mi líbí rozdělení projektů do fází, přizpůsobitelná časová osa, možnost sestavit rozpočet/plán a nastavit definovaný rámec. Štítky a barvy mi pomáhají individualizovat a zvýraznit fáze projektu pro lepší přehled a kontrolu.
Je snadno přístupný, protože je kompatibilní s různými operačními systémy. Když začínám nové projekty, mohu sledovat ty probíhající. Nejvíce se mi líbí rozdělení projektů do fází, přizpůsobitelná časová osa, možnost sestavit rozpočet/plán a nastavit definovaný rámec. Štítky a barvy mi pomáhají individualizovat a zvýraznit fáze projektu pro lepší přehled a kontrolu.
14. Plecto (nejlepší pro vizualizaci dat v reálném čase pro sledování stavu)
Pro týmy, které se snaží zvýšit zapojení a motivaci prostřednictvím transparentnosti dat, se společnost Plecto specializuje na vytváření dashboardů v reálném čase, které vizualizují stav projektu.
Kromě tradičního reportingu zahrnuje Plecto také prvky gamifikace, jako jsou živá oznámení o výkonu, funkce sledování konkurence a uznání v reálném čase. Tento přístup mění reporting z rutinní úlohy na interaktivní motivační nástroj, který podporuje výkonnost organizace.
Nejlepší funkce Plecto
- Zobrazujte údaje o výkonu týmu v reálném čase pomocí přizpůsobitelných dashboardů, které jsou přizpůsobeny vašim potřebám v oblasti reportingu.
- Vytvářejte widgety pro sledování konkrétních stavů projektů.
- Propojte je s dalšími nástroji, jako jsou Salesforce, HubSpot a Google Sheets, a zajistěte si tak hladkou integraci dat.
Omezení Plecto
- Nemusí být ideální pro tradiční úkoly v rámci řízení projektů.
Ceny Plecto
- Střední: 230 $/měsíc (fakturováno ročně)
- Velký: 360 $/měsíc (fakturováno ročně)
- Enterprise: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Plecto
- G2: 4,2/5 (více než 30 recenzí)
- Capterra: 4,4/5 (více než 30 recenzí)
15. Geckoboard (nejlepší pro vizualizaci stavu projektu pomocí přizpůsobitelných dashboardů)
Geckoboard je navržen pro reportování v reálném čase a vizualizaci dat. Transformuje sledování dat tím, že poskytuje kontext prostřednictvím cílů, indikátorů stavu a aktualizací v reálném čase.
Je ideální pro manažery, kteří potřebují rychlý přehled klíčových metrik, a hodí se pro týmy zaměřené na zákaznickou podporu, prodej a další funkce zaměřené na výkon.
Nejlepší funkce Geckoboard
- Zobrazujte data z více zdrojů v reálném čase a zajistěte, aby byl váš tým vždy informován o důležitých metrikách.
- Vytvářejte přizpůsobené grafy a přehledy, které budou vyhovovat specifickým potřebám vašeho týmu v oblasti sledování dat.
- Snadno integrujte s dalšími nástroji, jako jsou Slack, Google Analytics a Zendesk, pro centralizované reportování.
Omezení Geckoboard
- Má omezené možnosti řízení projektů.
Ceny Geckoboard
- Základní: 55 $/měsíc pro 3 uživatele
- Pro: 219 $/měsíc pro 10 uživatelů
- Rozsah: Ceny na míru
Hodnocení a recenze Geckoboard
- G2: 4,3/5 (více než 45 recenzí)
- Capterra: 4,6/5 (více než 100 recenzí)
Co říkají skuteční uživatelé o Geckoboard?
Jedná se o skvělý způsob, jak sdílet KPI s vaším týmem vizuálně přitažlivým způsobem. Nejjednodušší způsob, jak vytvořit přehledné a efektivní dashboardy.
Jedná se o skvělý způsob, jak sdílet KPI s vaším týmem vizuálně přitažlivým způsobem. Nejjednodušší způsob, jak vytvořit přehledné a efektivní dashboardy.
Vyberte si nejlepší nástroj pro hlášení stavu
Mezi mé hlavní pracovní priority patří sledování postupu projektů v rámci redakčních operací a zajištění plynulé komunikace v týmu. Po vyhodnocení všech těchto nástrojů zůstává ClickUp mým nejlepším doporučením.
Dashboardy ClickUp vám umožňují vytvářet přizpůsobené zprávy s vlastními kartami pro sledování postupu úkolů, pracovní zátěže, času a dalších údajů, zatímco Goals umožňují týmům sledovat cíle, klíčové výsledky a pokrok strukturovaným způsobem, čímž zajišťují, že všichni budou v souladu s prioritami společnosti.
ClickUp se odlišuje svými komplexními funkcemi pro řízení projektů. Dokáže se přizpůsobit různým typům projektů, je škálovatelný pro projekty a organizace všech velikostí a nevyžaduje úpravy stávajících pracovních postupů.
Díky schopnosti integrovat různé funkce pro řízení projektů do jedné platformy je tento nástroj neocenitelný pro všechny, kteří chtějí zlepšit transparentnost projektů a reporting.
Tak na co čekáte? Vyzkoušejte ClickUp zdarma a nahraďte své roztříštěné nástroje jediným výkonným řešením pro řízení projektů.