Ráno zapnete svůj pracovní notebook nebo počítač a okamžitě vás zaplaví zprávy a úkoly, z nichž každý vyžaduje, abyste ho vyřešili jako první.
Pokud vás tento scénář znepokojuje nebo vám připadá až příliš známý, nejste sami.
71 % vedoucích pracovníků organizací uvádí, že pociťují neustálý tlak ze strany vedení na zvýšení produktivity.
Proto si musíte stanovit akční položky. Nejedná se pouze o úkoly, ale o jasně definované kroky, které mají posunout vaše projekty vpřed. Rozdělením cílů do strukturovaného seznamu priorit můžete zůstat soustředění a dosáhnout svých cílů.
Sestavili jsme 11 bezplatných šablon akčních položek, které vám a vašemu týmu pomohou stanovit priority úkolů a zároveň zvýšit produktivitu.
Co jsou šablony akčních položek?
Šablony akčních položek jsou předem navržené formáty pro dokumentování, přiřazování a sledování úkolů nebo akčních kroků konzistentním a organizovaným způsobem.
Šablony lze použít k různým účelům, od vytvoření jednoduchého seznamu úkolů až po komplexní projektový plán. Tyto šablony obvykle obsahují pole jako popis úkolu, přidělená osoba, priorita, termín splnění, stav a případné relevantní poznámky nebo kontext.
Díky těmto šablonám můžete usnadnit správu úkolů tím, že poskytnete standardizovanou strukturu, která usnadní delegování odpovědností, sledování pokroku a zajištění odpovědnosti.
Jsou k dispozici v různých formátech, například jako aplikace pro seznam úkolů propojená s softwarem pro správu projektů.
Co dělá šablonu úkolů dobrou?
Dobrá šablona úkolů by měla umět víc než jen organizovat úkoly. Můžete ji použít k zefektivnění a zjednodušení pracovního postupu.
Zde je pět klíčových funkcí, které byste měli hledat v bezplatné šabloně úkolů, aby vám pomohla udržet správný směr a dosáhnout vašich cílů:
- Jasné rozdělení úkolů: Kvalitní šablona poskytuje prostor pro rozdělení úkolů na konkrétní, proveditelné kroky. Nejasné úkoly jako „Pracovat na zprávě“ jsou nahrazeny konkrétními akcemi jako „Sestavit data pro zprávu o prodeji za 4. čtvrtletí“.
- Sekce priorit: Ne všechny úkoly mají stejnou váhu, a dobré šablony seznamů úkolů to odrážejí. Díky vyhrazeným sekcím pro jednotlivé úrovně priorit můžete snadno identifikovat, které úkoly vyžadují okamžitou pozornost a které mohou počkat.
- Sledování termínů: Termíny jsou klíčové pro odpovědnost a šablony pro správu úkolů s integrovanými poli pro termíny vám pomohou snadno spravovat časové plány.
- Sledování pokroku: Šablony, které obsahují indikátory stavu, usnadňují sledování vašeho pokroku a udržují vaši motivaci díky jasnému přehledu o tom, co jste již dosáhli.
- Pole pro týmovou spolupráci: Pro týmové projekty hledejte šablony s poli pro přiřazování úkolů, přidávání komentářů nebo sledování přispěvatelů. Tím zajistíte, že nikdo nebude v nevědomosti.
Pouhá znalost toho, jak má vypadat dobrá šablona akčního plánu, však nestačí. Rychlé vyhledávání na Googlu vám nabídne spoustu možností, ale jak vybrat tu nejlepší pro vás?
Je to jednoduché: stačí se podívat na seznam níže, kde jsme pro vás vybrali 11 nejlepších šablon pro různé požadavky.
11 šablon akčních položek
Nebylo by skvělé mít jednu platformu, která by na jednom místě spojovala vše, co potřebujete pro práci – dokumenty, úkoly, chat, integrace a dokonce i předem připravené šablony? Přesně to nabízí ClickUp.
Díky více než 1000 šablonám pro jakékoli použití a odvětví nemusíte nic vytvářet od nuly a nemusíte se při organizování úkolů spoléhat na odhady.
Spokojený uživatel ClickUp Brandon Fitch, ředitel vývoje produktů ve společnosti Flyin’ Miata, vysvětluje užitečnost ClickUp tak, jak je:
ClickUp používáme v podstatě jako sofistikovaný seznam úkolů. Je obzvláště užitečný pro vícestupňové procesy, které opakovaně provádíme a které zahrnují více různých lidí. Vytvoříme šablonu pro daný proces, která nám pomáhá zajistit, že nic nezmeškáme, a která snadno (automaticky) komunikuje mezi lidmi, když jsou schopni plnit své úkoly.
ClickUp používáme v podstatě jako sofistikovaný seznam úkolů. Je obzvláště užitečný pro vícestupňové procesy, které opakovaně provádíme a do kterých je zapojeno více různých lidí. Pro každý proces vytvoříme šablonu, která nám pomáhá zajistit, že nic nepřehlédneme, a která (automaticky) usnadňuje komunikaci mezi lidmi, když jsou schopni plnit své úkoly.
Podívejme se postupně na našich 11 nejlepších šablon akčních položek, které jsme pro vás vybrali.
1. Šablona akčního plánu ClickUp
Šablona akčního plánu ClickUp optimalizuje pracovní postupy a usnadňuje stanovení cílů. Jedná se o přizpůsobitelný nástroj, který uživatelům pomáhá organizovat úkoly, stanovovat jasné cíle a sledovat pokrok při jejich plnění.
Díky strukturovanému rámci tato šablona usnadňuje efektivní správu úkolů a zajišťuje, že jsou zohledněny všechny kroky a dodrženy termíny.
Tuto šablonu využijete na maximum, pokud ji použijete k:
- Zjednodušte své úkoly na zvládnutelné akce
- Mezi jednotlivé fáze vložte poznámkové lístky, na které si můžete zapisovat nápady, poznámky nebo plány. Tyto poznámky lze snadno převést na úkoly v ClickUp.
- Vložte ClickUp Docs do ClickUp Whiteboards a naopak, abyste umožnili spolupráci v reálném čase, aktualizace a snadný přístup k detailům projektu.
Ideální pro: Manažery, kteří chtějí vytvořit akční plán pro každé čtvrtletí.
💡 Tip pro profesionály: Vyhraďte si každý den 10–15 minut na kontrolu a aktualizaci svých akčních položek, abyste zajistili soulad s měnícími se prioritami nebo termíny.
2. Šablona ClickUp pro plánování projektu
Plánování projektu může být náročné, ale šablona ClickUp pro plánování projektu tento proces zjednodušuje projektovým manažerům a týmům.
Struktura šablony usnadňuje efektivní nastavení akčních položek tím, že uživatelům umožňuje rozdělit projekty na zvládnutelné úkoly, přiřadit odpovědnosti, stanovit termíny a sledovat pokrok.
Zajímá vás, jak vám tato výkonná šablona pomůže zlepšit váš pracovní postup? Zde je několik způsobů:
- Získejte vizuální přehled o postupu vašeho projektu díky intuitivnímu stavovému panelu.
- Sledujte všechny úkoly a jejich stav v jednom přehledném seznamu úkolů.
- Uspořádejte úkoly do čtyř přizpůsobitelných stavů – Dokončeno, Zaseknuto, K provedení, Probíhá – a udržujte si tak jasný přehled o postupu projektu.
Ideální pro: Projektové manažery, kteří chtějí sledovat průběh projektu na jednom místě.
3. Šablona základního seznamu úkolů ClickUp
Šablona základního seznamu úkolů ClickUp je nepostradatelným nástrojem pro organizaci a sledování denních úkolů na jednom praktickém místě.
Ať už spravujete osobní záležitosti nebo pracovní povinnosti, díky této šabloně budete mít své priority vždy pod kontrolou. Jak na to:
- Snadno vizualizujte a spravujte své denní úkoly pro vyšší produktivitu.
- Využijte tři intuitivní zobrazení – Doc View, Board View a List View – k vizualizaci svých akčních položek v jakémkoli formátu, který vám nejlépe vyhovuje.
- Využijte dva barevně odlišené stavové indikátory – „K provedení“ a „Dokončeno“ – a sledujte postup při plnění svých úkolů.
Ideální pro: Vedoucí týmů, kteří chtějí sledovat úkoly související s projekty pomocí nástrojů pro spolupráci.
4. Šablona denního seznamu úkolů ClickUp
Pokud potřebujete den za dnem provádět stejné úkoly, šablona denního seznamu úkolů ClickUp je vaším nejlepším pomocníkem. Je ideální pro správu vašich denních rutin, budování návyků a udržování správného kurzu k dosažení vašich cílů.
A to nejlepší? Tuto šablonu můžete použít ve svém profesním i osobním životě. Ať už se jedná o každodenní cvičení s cílem naučit se novou dovednost nebo nastavení připomenutí pro denní aktualizaci pro svého manažera, šablona ClickUp Daily To-Do List Template vám pomůže.
Tuto šablonu použijte k:
- Vytvořte úkoly pro každý cíl, který chcete za den splnit.
- Přiřaďte termíny a stanovte časové harmonogramy pro každý úkol, abyste zůstali soustředění a produktivní.
- Zvýrazněte a soustřeďte se nejprve na nejdůležitější úkoly, abyste zajistili efektivitu.
Ideální pro: Profesionály, kteří chtějí spravovat osobní seznamy úkolů a připomenutí bez nutnosti přepínat mezi platformami.
Přečtěte si také: 10 nejlepších aplikací pro denní kontrolní seznamy, které vám pomohou zůstat produktivní
5. Šablona seznamu úkolů v kalendáři ClickUp
Šablona úkolů v kalendáři ClickUp, navržená pro profesionály a týmy, poskytuje přehledný přehled vašeho týdenního, čtrnáctidenního nebo měsíčního plánu, což vám pomůže zůstat organizovaní a soustředění na to, co je nejdůležitější.
S touto šablonou můžete sledovat své pracovní hodiny a ujistit se, že jste na správné cestě k dosažení svých krátkodobých, střednědobých i dlouhodobých cílů.
Tuto šablonu použijte k definování svých priorit, ale také k:
- Sledujte nadcházející schůzky a zajistěte, aby byly úkoly před schůzkou splněny včas.
- Organizujte úkoly podle členů týmu, abyste podpořili odpovědnost a přehlednost.
- Využijte pokyny pro rychlý start a šablonu hned naplno využijte.
Ideální pro: Manažery, kteří chtějí vizualizovat úkoly týmu na dny, týdny a měsíce v kalendářovém zobrazení.
🧠 Zajímavost: Koncept „seznamů úkolů“ sahá až do starověkého Egypta, kde pracovníci používali seznamy v hieroglyfech k zaznamenávání svých denních povinností.
6. Šablona seznamu úkolů ClickUp Work
Potřebujete jednoduchý a efektivní způsob, jak organizovat své týdenní úkoly? Šablona seznamu úkolů ClickUp Work je přesně to, co hledáte!
Díky této šabloně se již nemusíte obávat, že zmeškáte týdenní schůzky s členy týmu nebo zapomenete zaslat týdenní aktualizace zainteresovaným stranám.
Softwaroví vývojáři, marketingoví pracovníci, vedoucí pracovníci v oblasti lidských zdrojů, prodejci – každý najde pro tuto šablonu nějaké využití, která vám umožní:
- Vizuálně si naplánujte úkoly na celý týden a zajistěte, že vám nic neunikne.
- Získejte přehled o svém měsíčním pracovním vytížení, který vám pomůže udržet se na správné cestě.
- Upřednostňujte a sledujte průběh všech svých úkolů na jednom pohodlném místě.
Ideální pro: Vedoucí pracovníky týmů, kteří chtějí plánovat týdenní a měsíční úkoly a spolupracovat s členy týmu ze stejné perspektivy.
Přečtěte si také: 10 bezplatných šablon a příkladů pracovních plánů
7. Šablona seznamu aktivit ClickUp
Seznam činností je základem efektivního řízení projektů. Obsahuje všechny úkoly potřebné k dokončení projektu a slouží jako základ pro plánování, rozvrhování a sledování pokroku.
Šablona seznamu aktivit ClickUp nabízí snadný způsob, jak vytvořit seznam aktivit a snadno shromáždit všechny informace, které potřebujete sledovat, na jednom místě. S touto šablonou můžete:
- Rozdělte úkoly do logických skupin, abyste zlepšili přehlednost.
- Nastavte si oznámení, abyste dostávali aktualizace o postupu úkolů.
- Naplánujte si pravidelné schůzky, abyste mohli diskutovat o pokroku, řešit problémy a činit informovaná rozhodnutí.
Ideální pro: Projektové manažery, kteří chtějí mít přehled o svém denním pracovním vytížení.
8. Šablona pro správu úkolů ClickUp
Efektivní správa úkolů je základním kamenem produktivních týmů a šablona pro správu úkolů ClickUp vám k tomu pomůže.
Tato univerzální šablona, přizpůsobená všem členům týmu, projektům a pracovním postupům, vám pomůže udržet přehled o prioritách a práci na správné cestě. Žádný úkol ani činnost není příliš obtížné sledovat a můžete dokonce:
- Pomocí zobrazení seznamu rozdělte úkoly do podrobných, přizpůsobených seznamů pro přesnou organizaci.
- Plánujte a stanovujte priority vizuálně pomocí zobrazení tabule a využijte klasické nastavení tabule Kanban.
- Efektivně spravujte pracovní vytížení týmu pomocí Box View a zajistěte tak inteligentní přidělování úkolů.
- Plánujte úkoly dynamicky pomocí zobrazení kalendáře s funkcí drag-and-drop pro snadné úpravy.
Ideální pro: Projektové manažery, kteří chtějí mít přehled o svém denním pracovním vytížení.
Přečtěte si také: 11 bezplatných šablon seznamů úkolů v Excelu a ClickUp
9. Šablona ClickUp Getting Things Done
Metodika Getting Things Done (GTD) je osvědčený rámec pro zvýšení produktivity prostřednictvím organizace úkolů do zvládnutelných akcí.
Šablona ClickUp Getting Things Done tento proces uvádí do života a povzbuzuje vás, abyste jej začlenili do svého každodenního pracovního postupu.
Pomocí této šablony můžete lépe strukturovat své denní úkoly. Určete úkoly, které je třeba upřednostnit, přiřaďte odpovědnosti nebo delegujte úkoly tam, kde je to nutné, stanovte jasné termíny a splňte své cíle!
Tuto šablonu můžete navíc použít k:
- Získejte přehledný seznam všech úkolů seřazených podle kontextu, termínu splnění nebo náročnosti.
- Spravujte pracovní postupy vizuálně pomocí rozvržení ve stylu Kanban, kde jsou úkoly seskupeny podle stavu, priority nebo termínu.
- Spolupracujte bez námahy pomocí předem připravených dokumentů GTD pro vytváření SOP, zaznamenávání poznámek z jednání nebo sdílení nápadů.
Ideální pro: Obchodní manažery, kteří chtějí mít věci pod kontrolou.
💡 Tip pro profesionály: Při používání šablon akčních položek přiřaďte každému úkolu realistickou dobu trvání. Nadhodnocení nebo podhodnocení může narušit váš pracovní postup.
10. Šablona denního plánovače ClickUp
Šablona denního plánovače ClickUp funguje jako virtuální plánovač, který vám pomůže udržet pořádek, vytvořit si návyky a získat více času na to, co je nejdůležitější.
Kdo potřebuje fyzický plánovač nebo dlouhé a komplikované seznamy úkolů, když máte k dispozici tuto snadno použitelnou šablonu? Využijte neuvěřitelné funkce této šablony k:
- Nastavte opakující se úkoly, abyste si vytvořili trvalé návyky, a přiřaďte jim konkrétní termíny splnění pro lepší plánování.
- Využijte různé zobrazení – tabulkové zobrazení, seznamové zobrazení a zobrazení průvodce pro začátečníky – pro přizpůsobený přehled svých návyků a cílů.
- Udržujte své úkoly přehledně uspořádané pomocí dvou jednoduchých stavů – Otevřeno a Dokončeno – a sledujte pokrok na první pohled.
Ideální pro: Profesionály, kteří chtějí plánovat každodenní činnosti v jednoduchém virtuálním plánovači.
11. Šablona bílé tabule ClickUp Action Priority Matrix
Šablona ClickUp Action Priority Matrix Whiteboard pomáhá týmům vyhodnocovat rozhodnutí, stanovovat priority úkolů a sladit úsilí pro dosažení úspěchu.
Tato šablona nabízí jasný vizuální způsob, jak určit, které úkoly jsou pro vás nejdůležitější na základě požadovaných výsledků. Tuto šablonu můžete snadno použít k:
- Posuzujte priority na základě vysokého dopadu vs. nízkého dopadu a vysokého úsilí vs. nízkého úsilí.
- Pomocí lepících poznámek rozdělte úkoly do čtyř kategorií: rychlé výhry (vysoký dopad, nízká náročnost), velké projekty (vysoký dopad, vysoká náročnost), doplňkové úkoly (nízký dopad, nízká náročnost) a nevděčné úkoly (nízký dopad, vysoká náročnost).
- Převádějte poznámky na akční úkoly a přiřazujte je členům týmu přímo z tabule.
- Realizujte své nápady pomocí dotykového rozhraní, které vám umožní skicovat, kreslit a vizualizovat koncepty pomocí intuitivních gest.
Ideální pro: Profesionály, kteří chtějí vizualizovat priority projektů a delegovat úkoly na základě dopadu a vynaloženého úsilí.
Zvládněte úkoly bez námahy s ClickUp
Šablony akčních položek jsou revoluční novinkou pro všechny, kteří chtějí zjednodušit svůj pracovní postup a mít přehled o svých úkolech. 11 šablon ClickUp, které jsme představili, zjednodušuje plánování tím, že poskytuje vše, co potřebujete k organizaci událostí, schůzek a úkolů na jednom místě.
Vizuální kalendáře, seznamy úkolů a opakující se úkoly zajistí, že vám neunikne ani jeden úkol. Automatická oznámení vás budou neustále informovat, takže budete vždy o krok napřed.
A to nejlepší? Tyto šablony jsou zdarma a plně propojené s ClickUp, softwarem pro správu úkolů, který kombinuje vaše dokumenty, úkoly, konverzace, nástroje pro spolupráci a oblíbené aplikace v jedné hladce fungující platformě.
Tato jediná platforma vám uvolní pozornost a čas, který byste jinak museli věnovat používání více nástrojů nebo platforem, takže se můžete soustředit na to, co je důležité. Zaregistrujte se na ClickUp a každý den pocítíte rozdíl!