„Je nám to velmi líto“ bylo vše, co společnost CrowdStrike mohla říci poté, co chybná aktualizace softwaru způsobila známou modrou obrazovku smrti (BSD) u milionů uživatelů po celém světě. Kromě 10% poklesu ceny akcií za jeden den musela společnost CrowdStrike čelit rozzlobeným zákazníkům a dokonce i americkému Kongresu.
I když se to může jevit jako extrémní případ, neúmyslné chyby jsou v podnikání poměrně časté. Vzhledem k tomu, že na složitých problémech pracuje více týmů v různých geografických oblastech, může se pokazit celá řada věcí.
Jedním z nejběžnějších a nejúčinnějších způsobů, jak takovým katastrofám předcházet, je interní audit. Díky silnému procesu a softwaru pro správu, rizika a dodržování předpisů (GRC) mohou organizace proaktivně identifikovat potenciální problémy a řešit je předem.
V tomto blogovém příspěvku vám ukážeme, jak můžete vytvořit strategii auditu a implementovat ji pomocí výkonného kontrolního seznamu pro interní audit.
Co je to audit?
Audit je proces systematického zkoumání a hodnocení procesů. Tyto procesy mohou být finanční, provozní nebo související s dodržováním předpisů.
Například interní auditoři pravidelně kontrolují bankovní výpisy své firmy, aby je vyhodnotili z hlediska chyb nebo podvodných transakcí.
Servisní organizace, jako jsou restaurace nebo lázně, mohou provádět audity toho, jak zaměstnanci plní své úkoly. Technologické firmy často používají dogfooding jako způsob provádění interních auditů.
Proč je interní audit potřebný?
Zjednodušeně řečeno, interní audit je navržen tak, aby odhalil problémy ještě předtím, než je jakákoli práce zveřejněna navenek. Tím je zajištěno následující:
- Přesnost: Audity dávají týmům další příležitost zajistit, aby práce byla přesná, úplná a bezchybná.
- Řízení rizik: Interní audit identifikuje potenciální rizika, která lze předem zmírnit, aby se předešlo ztrátám a pokutám.
- Kvalita: Audity také pomáhají zajistit kvalitu výstupů a ověřit, zda splňují požadavky a průmyslové standardy.
- Výkonnost: Interní audity někdy hodnotí výkonnost, aby simulovaly reálnou situaci.
- Soulad s předpisy: Interní audity, které jsou nejčastějším důvodem, pomáhají dodržovat platné zákony, předpisy a normy.
- Zajištění důvěry zainteresovaných stran: V podnicích, kde jsou investoři nebo akcionáři, budují interní audity důvěru v provoz a výkaznictví organizace.
Jaké jsou typy auditů?
V závislosti na povaze vaší firmy, cílech, potřebách a zainteresovaných stranách můžete provést řadu různých auditů. Většina z nich spadá do následujících tří kategorií.
Interní audit
Interní audit provádí organizace pro své vlastní potřeby. Auditoři jsou aktivní zaměstnanci vaší organizace nebo odborníci v dané oblasti v rámci oddělení, které audit provádí.
Například každý rok může tým pro řízení talentů provést interní audit struktury odměňování každého zaměstnance. Ten by sloužil k identifikaci případných nevědomých předsudků nebo nerovností.
Externí audit
Externí audit zahrnuje přizvání nezávislých odborníků k hodnocení procesů nebo výstupů organizace. Kromě interního auditního týmu poskytují externí auditoři širší spektrum znalostí a zkušeností. To dodává organizaci důvěryhodnost a buduje důvěru v ni.
Odvětvové orgány a normalizační organizace pravidelně provádějí externí audity společností. Certifikace ISO jsou nejžádanější napříč odvětvími.
Dalšími příklady jsou Forest Stewardship Council pro udržitelné lesní hospodaření, LEED pro navrhování a správu budov a Leaping Bunny pro produkty, které nejsou testovány na zvířatech.
Audit shody
Audity shody posuzují, zda organizace dodržuje konkrétní zákony, předpisy nebo interní politiky. Tyto audity se zaměřují výhradně na soulad s průmyslovými standardy, smluvními závazky nebo vládními předpisy, aby se předešlo sankcím a zachovaly se etické postupy.
V oblasti technologií jsou pravidelné audity dodržování nařízení GDPR nebo HIPAA standardní praxí. Každé odvětví má své vlastní požadavky na dodržování předpisů, které organizace musí pravidelně kontrolovat.
Ať už provádíte audit interně nebo s externí pomocí, audity jsou nezbytností, pokud provozujete podnik. Zajišťují všem zainteresovaným stranám – zákazníkům, investorům, akcionářům, zaměstnancům, dodavatelům, partnerům atd. – že organizace splňuje jejich standardy.
K tomu potřebujete komplexní a cílenou strategii auditu. Zde je návod, jak ji vytvořit.
Příprava na audit
Než začnete s jakýmkoli auditem, důkladně se připravte. Tím vytvoříte pevný základ pro auditní proces v budoucnu.
1. Stanovte cíle auditu
Jasně definujte účel svého auditu. Sledujte historii problému a při tom se snažte pochopit souvislosti.
Například vedoucí inženýr může požádat o audit DevOps, protože počet vrácení produkce za posledních šest měsíců byl vysoký. V takovém případě nestanovujte cíl jako „provést audit DevOps“. Místo toho si jako cíl stanovte „identifikovat důvody vrácení produkce“.
2. Určete rozsah auditu
Tato část určuje, jak budete audit provádět. Dobrým způsobem, jak k tomu přistupovat, je metoda 4W.
- Kdo: Osoby a oddělení odpovědné za audit a jeho provádění
- Co: Procesy nebo systémy, které jsou předmětem auditu
- Kdy: Lhůta, ve které musí být audit dokončen
- Kde: Fyzické hranice místa, kde je třeba provést audit, pokud existují.
Například při provádění auditu DevOps může být rozsah následující.
Kdo: Za dohled nad auditem odpovídá vedoucí inženýr. Audit provede tým složený ze dvou vývojářů, dvou analytiků kvality a tří inženýrů DevOps.
Co: Bude auditován proces CI/CD, včetně všech automatizovaných a manuálních procesů. Součástí je také software pro zajištění souladu s normou SOC 2.
Kdy: Audit bude proveden během osmi týdnů počínaje 1. červencem 2025.
Kde: Procesní audit bude proveden v prostředí pro přípravu a produkci.
3. Rozdělte oblasti auditu
Jakmile je rozsah práce připraven, rozdělte jej na menší zvládnutelné dílčí projekty, úkoly a podúkoly. Seskupte související úkoly a systematicky je uspořádejte.
4. Vytvořte konkrétní úkoly a otázky
V tomto kroku skutečně vytvoříte interní kontrolní seznamy pro audit. Zde uvedete všechny proveditelné a měřitelné úkoly pro každou oblast auditu.
Kontrolní seznam pro audit DevOps může například obsahovat otázky jako:
- Je kód bez chyb před spuštěním do produkce?
- Jaké procento známých chyb je odesláno do produkce?
- Provádí seniorní vývojář před uvedením do produkce kontrolu kódu?
- Provádí se před zahájením výroby audit shody s IT předpisy?
- Kdo má přístup k zahájení výroby?
Při vytváření interního kontrolního seznamu pro audit je třeba vzít v úvahu následující body:
Zachovejte jednoduchost: Používejte jasný a stručný jazyk, který se vyhýbá zbytečné složitosti. Zaměřte se na proveditelné úkoly, které každý snadno pochopí a bude moci splnit.
Zajistěte jeho relevanci: Sladěte svůj kontrolní seznam s cíli auditu, jeho rozsahem a platnými normami. Zahrňte pouze položky, které se přímo týkají oblastí, které auditujete.
Pokud například vytváříte kontrolní seznam pro dodržování nařízení GDPR, nepřidávejte do stejného auditu žádné další právní požadavky.
Zachovejte konzistentnost: Používejte standardizované formáty, terminologii a kritéria hodnocení u všech úkolů.
5. Připravte si potřebnou dokumentaci
Určete konkrétní záznamy, zprávy nebo data, které ověří soulad nebo provozní účinnost pro každou položku kontrolního seznamu. Například při finančním auditu můžete potřebovat rozvahy, faktury a daňová přiznání.
Pro audit DevOps budete možná potřebovat standardní operační postupy (SOP), matici rolí a odpovědností, procesy uvolňování produkce atd.
6. Finalizujte a standardizujte
Proveďte malý meta audit, abyste zkontrolovali, zda v kontrolním seznamu pro audit nejsou nadbytečné položky, mezery nebo nejasnosti. Výsledky použijte k vylepšení kontrolního seznamu a zvýšení jeho použitelnosti a účinnosti.
Upravte jej tak, aby byl přehledný, s organizovanými sekcemi a prostorem pro poznámky nebo zjištění. Standardizujte jej pro budoucí audity, abyste zajistili konzistentnost a snadné použití v celé organizaci.
Příklad kontrolního seznamu pro interní audit
Po dokončení přípravy budete mít k dispozici kontrolní seznam pro interní audit, který bude vypadat podobně jako ten níže.
Cíle a rozsah auditu
Toto je krátká část, která popisuje cíle a záměry auditního procesu. Obsahuje také matici RACI a eskalační procesy.
Kontrolní seznam pro audit
To zahrnuje veškerou práci, která musí být provedena v rámci auditního procesu. Mezi běžně používané položky patří:
Příprava
- Shromážděte všechny relevantní informace a získejte přístup
- Naplánujte práci, která má být každý den dokončena.
- Získejte potřebná schválení od klíčových zainteresovaných stran.
Provádění auditu
- Změřte efektivitu každého procesu
- Identifikujte úzká místa
- Zkontrolujte klíčové ukazatele výkonnosti a odpovídající metriky.
- Vyhodnoťte dodržování zásad
- Spusťte kontrolní seznam pro dodržování zákona Sarbanes-Oxley Act SOX.
Následná opatření
- Zaznamenejte zjištění
- Poskytněte doporučení pro nápravná a preventivní opatření.
- Přiřaďte odpovědnosti a termíny pro řešení problémů.
- Aktualizujte kontrolní seznam shody
- Naplánujte následné audity, abyste mohli sledovat pokrok.
Výsledky auditu
Typickým výstupem interního auditu je zpráva pro příslušné zainteresované strany, která popisuje zjištění a doporučení.
Pokud například audit DevOps odhalil, že rollbacky jsou způsobeny odesláním chybného nebo vadného kódu do produkce, bude to uvedeno v auditní zprávě. Kromě toho může také navrhnout formální proces kontroly kódu, aby se rollbackům v budoucnu zabránilo.
Vše máte naplánováno a připraveno; podívejme se, jak můžete správně provést audit.
Provádění auditu: postup krok za krokem
Ještě jednou zdůrazňujeme, že příprava auditu je pravděpodobně nejdůležitějším krokem v celém procesu. Určuje, co budete auditovat, jak, kdy a kde. Než tedy začnete cokoli hodnotit, dokončete všechny předběžné činnosti a plánování.
Vytvořte komplexní kontrolní seznam pro audit a poté začněte s kontrolami.
1. Shromažďujte data
Shromážděte všechna aktuálně existující data. Pokud například provádíte audit DevOps, vaše data mohou zahrnovat:
- Stávající zprávy z minulých produkčních verzí a rollbacků
- Automatizované protokoly auditu
- Stávající retrospektivy o tom, proč k tomu došlo
- Architektonické návrhy a další procesní mapy
- Zpětná vazba od vedoucích týmů a členů týmu k tomuto procesu
V některých případech můžete také chtít zobrazit data ze softwaru GRC.
2. Proveďte kontroly
Může to znít jednoduše, ale rozhodně to není snadné. Úkolem auditního výboru je vyhodnotit každý jednotlivý krok v každém procesu. Buďte pečliví a důkladní.
- Projděte si všechna data do nejmenších detailů.
- Ověřte všechny procesy v rozsahu auditu pomocí interního kontrolního seznamu pro audit.
- Pokud něco nesedí, položte příslušnému členovi týmu vhodné otázky.
- Každý krok si jasně zaznamenejte.
3. Shromážděte důkazy pro audit
Rozdíl mezi auditem a náhodným názorem spočívá v důkazech. Důkladný interní audit poskytne konkrétní důkazy o neefektivitě, anomáliích, chybách, podvodech nebo jiných odchylkách od procesu. Zaměřte se na shromažďování dostatečných, relevantních a spolehlivých důkazů, abyste vytvořili pevný základ pro své závěry.
4. Analyzujte důkazy z auditu
Pečlivě analyzujte důkazy, abyste pochopili, co se děje a proč. Pomocí analýzy dat, benchmarkingu a technik hodnocení rizik identifikujte vzorce, anomálie nebo problematické oblasti.
5. Nahlásit výsledky auditu
Nyní shrnujte výsledky svého auditu do jednoho dokumentu. Ten by měl obsahovat:
- Cíle: Krátké úvodní slovo o tom, čeho chcete dosáhnout.
- Zjištění: Pozorování a závěry na základě auditu
- Doporučení: Navrhovaná zlepšení pro všechny zjištěné nedostatky nebo nesoulad s předpisy.
- Další kroky: Plány do budoucna pro příští audit nebo nezbytné změny
Ačkoli audity jsou pro každou organizaci samozřejmostí, existuje řada věcí, které se mohou pokazit. Zde je několik osvědčených postupů, jak tomu zabránit.
Osvědčené postupy pro používání kontrolního seznamu pro audit
Kontrolní seznam pro audit je vaší mapou pokladu. Ukazuje vám cestu, kterou musíte absolvovat, abyste splnili svůj auditní úkol. Jasná, relevantní a použitelná mapa pokladu je klíčová pro váš úspěch. Při vytváření vlastního kontrolního seznamu zvažte tyto tipy.
Proveďte audit svého kontrolního seznamu pro audit: Ano, čtete správně. Abyste zajistili, že váš kontrolní seznam zůstane relevantní a účinný, pravidelně jej kontrolujte. Aktualizujte jej tak, aby odrážel organizační procesy, odpovědné zúčastněné strany, změny systému atd.
Dívejte se zvenčí dovnitř: Při vytváření interního kontrolního seznamu pro audit se neizolujte od vnějšího světa. Pravidelně zvažujte průmyslové standardy a pokroky v oblasti regulace. To pomáhá udržet kontrolní seznam pro audit vhodný pro danou dobu a místo.
Získejte zpětnou vazbu: Auditoři musí zachovávat odstup a autoritu, aby byli bráni vážně. To by však nemělo bránit shromažďování smysluplné zpětné vazby od interních zainteresovaných stran, z nichž mnohé mohou být součástí procesu, který auditujete. Nastavte proces kontroly dokumentace pro shromažďování zpětné vazby.
Přizpůsobte standardizované kontrolní seznamy: Odvětvové orgány a certifikační organizace již jistě disponují robustními kontrolními seznamy pro audity. Vyhledejte ty, které jsou k dispozici na licencích Creative Commons, a přizpůsobte je svým procesům.
Zůstaňte v digitálním světě: Používejte digitální kontrolní seznam, abyste maximalizovali přístupnost a efektivitu. Možná oceníte i nástroje pro správu souladu, které poskytují upozornění v reálném čase, automatizaci a funkce pro spolupráci. Podívejme se, jak by to fungovalo.
Nástroje a zdroje pro vytváření kontrolních seznamů pro audit
Audity jsou zdlouhavé procesy, které vyžadují mnoho času a úsilí. Robustní nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, vám to může usnadnit. Zde je návod, jak na to.
Strukturované plánování pomocí šablon
Necítíte se pod tlakem, abyste začali vytvářet šablonu auditu od prázdné stránky. Přizpůsobte si kterýkoli z veřejně dostupných kontrolních seznamů podle svých potřeb.
K strukturování své práce můžete také použít plně přizpůsobitelnou šablonu auditního plánu ClickUp, která je vhodná i pro začátečníky. S pomocí této šablony dokumentu můžete identifikovat klíčové oblasti pro potřeby dodržování předpisů, shromažďovat data, organizovat znalosti a bez problémů plánovat a provádět audit.
Účinné a opakovaně použitelné kontrolní seznamy
Dobrý kontrolní seznam je základem vašeho auditu. Vytvořte si proto šablonu kontrolního seznamu, kterou můžete opakovaně používat. Pokud nevíte, kde začít, podívejte se na šablonu kontrolního seznamu pro interní audit od ClickUp. Tuto šablonu, která je vhodná pro začátečníky a připravená k okamžitému použití, můžete využít k:
- Identifikujte položky auditu
- Vytvářejte opakovaně použitelné kontrolní seznamy s odpovídajícími skóre auditu, úrovněmi náročnosti a dalšími vlastními poli.
- Duplikujte a používejte podle potřeby.
- Spolupracujte se zainteresovanými stranami a zůstaňte flexibilní.
Správa úkolů pro audity
Co je audit, pokud ne série konkrétních úkolů? Spravujte své audity efektivně pomocí ClickUp Tasks. Rozdělte audit na úkoly a podúkoly. V případě potřeby vytvořte v rámci úkolů menší kontrolní seznamy. Spolupracujte s příslušnými osobami tím, že je @zmíníte v komentářích. Podle potřeby můžete také přidělovat úkoly jednotlivým osobám.
Automatizace auditů
Audity jsou souborem malých opakujících se úkolů, z nichž mnohé lze efektivně automatizovat. ClickUp Automations obsahuje předem navržené šablony a spouštěče, které podporují širokou škálu scénářů.
- Potřebujete aktualizovat položky na více kontrolních seznamech? Automatizujte je na základě spouštěčů v jednom ze seznamů.
- Potřebujete informovat zainteresované strany o závažných případech nesouladu? Automatizujte označování a @zmínky.
- Potřebujete vytvořit nové úkoly na základě výsledků auditu? Automatizujte vytváření úkolů na základě změny stavu.
Společné poznatky
Udržujte své poznatky přehledně uspořádané v ClickUp Docs. Bezpečně je sdílejte s ostatními, aby mohli přidávat komentáře a návrhy. V případě potřeby můžete také přímo z dokumentů vytvářet úkoly.
Pro složitější problémy použijte umělou inteligenci. ClickUp Brain vám pomůže generovat nápady, shrnout poznámky a okamžitě získat informace o pokroku. Můžete také získat odpovědi na své otázky týkající se řízení auditního projektu.
Tím je audit dokončen a zpráva je připravena. Co dál?
Opatření a zlepšení po auditu
Audit není posledním krokem. Ve skutečnosti je to jen důležitý milník v cyklu neustálého zlepšování. To znamená, že po auditu vás čeká ještě spousta práce.
Provádějte nápravná opatření: Provádějte doporučení auditu, abyste odstranili nesoulad, uzavřeli mezery v kontrole a napravili neefektivitu.
Pokud například doporučení auditu DevOps zní přidat krok pro kontrolu jádra, implementujte jej jako součást řízení inženýrských projektů.
Přiřaďte odpovědnosti: Začleňte doporučení auditu do svých procesů. Přiřaďte odpovědnosti, stanovte termíny a sledujte pokrok.
Nastavte preventivní opatření: Jakmile problém vyřešíte, nastavte opatření, která zabrání jeho opakování.
Můžete například zavést automatizovanou kontrolu kódu jako součást svého DevOps pipeline. Můžete také nastavit schvalovací proces, který zajistí, že senior vývojář schválí kód pro nasazení do produkčního prostředí.
Aktualizujte zásady: Na základě doporučení auditu aktualizujte interní kontroly, zásady, standardní operační postupy, školení atd. Zaveďte proces pravidelného sledování změn právního rámce a přizpůsobte se jim. Začleňte to do znalostí vaší organizace.
Sledujte pokrok: Nečekejte až na další audit, abyste zjistili, zda to fungovalo! Sledujte a měřte svůj pokrok v každé fázi procesu. Použijte ClickUp Dashboards pro monitorování v reálném čase a vykazování výkonu.
Například můžete na panelech ClickUp vytvořit widgety pro úkoly s kontrolou kódu a vrácením změn. Použijte je ke sledování korelace mezi těmito dvěma úkoly a zajistěte, aby vaše doporučení z auditu byla užitečná při řešení základních problémů.
S ClickUp už nikdy nezmeškáte audit
Přiznejme si to. Chyby se stávají neustále, zejména pokud jsou do procesu zapojeni lidé. I když se jim nelze zcela vyhnout, lze je minimalizovat pomocí správných procesů.
Dobrý interní audit udržuje přesnost, účinnost, efektivitu a integritu organizačních procesů. Pomáhá také udržovat standardy bezpečnostních, zákonných, regulačních a systémů řízení kvality. Časté interní a externí audity řeší rizika a snižují je.
Na druhou stranu, časté audity mohou také vyžadovat značné množství času, zdrojů a finančních prostředků. Jediným způsobem, jak důsledně provádět audity a neustále zlepšovat procesy, je jejich zavedení do praxe.
Nástroj pro správu projektů ClickUp je pro tento účel výkonnou volbou. Díky efektivní správě úkolů, zefektivněným pracovním postupům, monitorování v reálném čase a snadné spolupráci podporuje ClickUp správu auditů v měřítku. Nastavte si vlastní audity na ClickUp. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!