Upozornění: Účelem tohoto článku je poskytnout kontrolní seznam pro dodržování předpisů SOX a nástroje, které mohou být nápomocné. Nejedná se o náhradu odborného právního nebo finančního poradenství.
SOX, zkratka pro Sarbanes-Oxley Act, je základním prvkem finanční regulace pro společnosti. Jedná se o soubor pravidel, jejichž cílem je zajistit transparentnost financí společnosti a chránit investory.
Považujte to za finanční prohlídku pro společnosti. Stejně jako chodíte k lékaři na rutinní prohlídku, tak i společnosti podstupují audity SOX, aby se ujistily, že jsou v optimální finanční kondici.
Tyto audity jsou měřítkem, pomocí kterého společnosti prokazují svou transparentnost, odpovědnost a poctivost vůči investorům.
V tomto článku se podrobně zaměříme na dodržování předpisů SOX a firemní odpovědnost, budeme diskutovat o jejich klíčových složkách, běžných výzvách, kterým čelí podniky, a nástrojích, které je usnadňují.
Co je to dodržování předpisů SOX?
SOX, zkratka pro Sarbanes-Oxley Act, je jakýsi soubor pravidel, který veřejným společnostem ukládá dodržovat etické finanční postupy zajišťující řádné řízení společnosti. Federální zákon USA ukládá organizacím povinnost dodržovat konkrétní požadavky na finanční výkaznictví, zabezpečení informací a audity, aby se předešlo možnému podvodu ze strany společnosti.
Zákon SOX byl vytvořen v roce 2002 poté, co velké veřejně obchodované společnosti jako Enron, Tyco a WorldCom byly přistiženy při zkreslování svých finančních záznamů. Série finančních podvodů a skandálů přispěla k finanční krizi v roce 2002.
To vedlo k vytvoření právního předpisu, který má zajistit, aby všechny veřejné společnosti byly čestné a transparentní, aby zainteresované strany, jako jsou investoři (bankéři, akcionáři, široká veřejnost atd.), mohly důvěřovat informacím, které jim společnosti sdělují o svých finančních údajích.
Se zavedením SOX mají společnosti nyní zákonnou povinnost být opatrnější a transparentnější při nakládání se svými financemi a při podávání zpráv o nich – podobně jako GDPR vyžaduje zvláštní opatrnost při zpracování osobních údajů.
Kdo musí dodržovat SOX?
SOX je určen především pro velké hráče v obchodním světě, zejména pro ty, kteří pracují s velkým množstvím zákaznických dat.
Zde je několik dalších příkladů:
- Účetní firmy, které provádějí audit těchto společností
- Veřejné společnosti v USA (ty, od kterých můžete nakupovat akcie)
- Zahraniční společnosti kótované na amerických burzách
Ale i když nejste na tomto seznamu (např. malé soukromé společnosti nebo start-upy), je rozumné dodržovat zásady SOX, protože pomáhají předcházet podvodům, zlepšují správu a řízení společností a pomáhají chránit před porušením bezpečnosti.
Klíčové požadavky na dodržování předpisů SOX
Ponechme na chvíli stranou právní žargon a rozebřeme si to.
Považujte požadavky na dodržování předpisů SOX za hlavní ingredience receptu na „udržení poctivosti společnosti“.
Zde je stručný přehled klíčových požadavků na dodržování předpisů SOX:
1. Interní kontroly
Z hlediska SOX jsou interní kontroly jako zámky a alarmy, které chrání finanční informace společnosti a zajišťují jejich přesnost.
Společnosti musí zavést a udržovat tyto kontroly, aby ochránily osobní údaje. Tím se zajistí, že nikdo nebude falšovat účetnictví nebo „náhodou“ ztratí několik milionů dolarů.
Příkladem procesu interních kontrol je oddělení povinností (SOD), kdy se na kritických úkolech, jako je schvalování plateb, nepodílí více osob. Tím se také zajistí, že mezi vlivnými zúčastněnými stranami v rámci organizace nedojde ke střetu zájmů. Cílem je zabránit možné manipulaci s citlivými finančními informacemi.
2. Finanční výkaznictví
Finanční reporting spočívá v upřímném a jasném informování veřejnosti o finanční situaci vaší společnosti.
Společnosti musí zajistit, aby jejich finanční zprávy byly přesné, úplné a předkládané včas. Tu drahou firemní jachtu nelze skrýt v kategorii „kancelářské potřeby“!
Správné podávání zpráv také pomáhá dodržovat zákonné povinnosti (například dodržování nařízení GDPR) prostřednictvím transparentního nakládání s osobními údaji.
3. Zabezpečení dat
Zabezpečení dat je pro společnosti velmi důležité, zejména s ohledem na jejich rostoucí závislost na cloudovém úložišti a nárůst počtu narušení bezpečnosti. Společnosti musí chránit své finanční údaje před hackery, zvědavými konkurenty nebo kýmkoli jiným, kdo by neměl nahlížet do jejich čísel.
To mimo jiné znamená nastavit silná hesla (a „password123“ nestačí), používat šifrování a zajistit, aby k citlivým informacím měli přístup pouze oprávnění uživatelé.
Stejně jako kontrolní seznam GDPR pomáhají tyto postupy zpracovatelům dat udržovat bezpečnostní kontroly a ochranu osobních údajů.
Přečtěte si také: Jak vytvořit kontrolní seznam pro dodržování předpisů
4. Ochrana oznamovatelů
SOX vyžaduje, aby společnosti měly systém, který umožňuje zaměstnancům hlásit podezřelé aktivity bez obav z propuštění nebo degradace.
Pokud například zjistíte, že někdo z účetního oddělení falšuje čísla nebo skrývá výdaje, můžete to nahlásit anonymně. Společnost je ze zákona povinna vás chránit před odvetnými opatřeními.
Podobně jako subjekt údajů, který může podat stížnost u dozorového úřadu podle GDPR, umožňuje toto pravidlo zaměstnancům vyjádřit svůj názor. Mohou tak učinit, aniž by se museli obávat o jistotu svého zaměstnání.
5. Auditní stopa
Společnosti musí vést podrobné záznamy o všech svých finančních aktivitách, od prodejních transakcí a výkazů výdajů až po mzdové záznamy. Představte si to jako finanční deník, který sleduje každý příchozí a odchozí cent.
Tento auditní záznam pomáhá prokázat, že společnost dodržuje pravidla, a usnadňuje odhalování případných nesrovnalostí. Dále pomáhá řešit neshody tím, že poskytuje jasný důkaz o činnostech souvisejících se zpracováním dat a zajišťuje odpovědnost tím, že sleduje, kdo každou transakci schválil nebo zahájil.
Stejně jako GDPR vyžaduje zaznamenávání operací zpracování dat, SOX potvrzuje transparentnost ve všech finančních transakcích.
💡Důležité: Požadavky na dodržování předpisů SOX existují za účelem ochrany investorů, zaměstnanců a veřejnosti před finančním podvodem. Dodržování předpisů SOX pomáhá udržovat poctivost v obchodním světě. Poskytuje dodatečnou ochranu podobnou obecné směrnici o ochraně osobních údajů (GDPR) pro zabezpečení údajů zákazníků.
Kontrolní seznam pro dodržování předpisů SOX
Níže uvedený kontrolní seznam poskytuje přehled klíčových kroků k dosažení a udržení souladu se zákonem SOX.
I. Vytvoření kontrolního rámce
Začněte vytvořením adekvátní struktury interních kontrol. To je základ vašeho plánu dodržování předpisů. Zajistěte, aby vaše finanční výkaznictví bylo spolehlivé a přesné. Přiřaďte jasné role všem, kteří se podílejí na udržování těchto kontrol.
Je zásadní vyvinout účinné postupy a důsledně je používat v celé organizaci. Přirovnejte to k tomu, jak správce ochrany osobních údajů řídí zpracování osobních údajů ve společnostech, které dodržují pravidla GDPR.
II. Pravidelné audity a hodnocení
Zaveďte systém pro neustálé monitorování a pravidelné audity. To vám pomůže včas odhalit a vyřešit problémy. Naplánujte pravidelné audity SOX a časté kontroly vašich finančních výkazů, postupů a systému řízení incidentů.
Je to jako každoroční kontrola finančního zdraví, která udržuje finanční záležitosti vaší organizace v pořádku. Tyto kontroly jsou podobné tomu, jak společnosti pravidelně sledují dodržování předpisů orgánů na ochranu osobních údajů.
III. Dokumentace a podávání zpráv
Vede podrobné záznamy o všech finančních procesech, rozhodnutích a změnách. Tím vytvoříte jasnou dokumentaci pro budoucí použití.
Dobré vedení záznamů usnadňuje podávání zpráv regulačním orgánům a dokazuje, že dodržování pravidel berete vážně. Je to srovnatelné s tím, jak posouzení dopadu na ochranu údajů odráží transparentnost při nakládání s osobními údaji podle GDPR.
Povinná četba: Máte potíže s udržováním přehledu o svých finančních a provozních údajích? Podívejte se na náš seznam 10 nejlepších softwarů a systémů pro správu záznamů v roce 2024.
IV. Školení a informovanost zaměstnanců
Vytvořte důkladné školicí programy pro všechny své zaměstnance. Zajistěte, aby všichni rozuměli požadavkům kontrolního seznamu pro dodržování předpisů SOX a své roli v něm. Pořádávejte pravidelné školení, aby všichni byli informováni o nejnovějších standardech dodržování předpisů a osvědčených postupech.
Tento přístup je podobný kontrolním seznamům pro dodržování předpisů GDPR, které zajišťují, že zaměstnanci jsou si vědomi práv subjektů údajů a vědí, jak správně zacházet s citlivými údaji .
V. Posuzování a řízení rizik
Pravidelně posuzujte potenciální finanční rizika, nastavte bezpečnostní opatření a vypracujte strategie pro účinné zmírnění a snížení rizik. To zahrnuje řešení kybernetických hrozeb, změn na trhu a slabých míst ve vašich interních kontrolách, aby se minimalizovaly bezpečnostní incidenty.
Proaktivní přístup k řízení rizik je zásadní. Je to jako provádění posouzení dopadu na ochranu údajů pro zpracování údajů s vysokým rizikem podle GDPR.
VI. Technologie a správa dat
K správě a ochraně svých finančních dat používejte spolehlivá technologická řešení. Patří sem instalace zabezpečených databází a šifrovacích metod. Zajistěte, aby vaše postupy při nakládání s daty splňovaly požadavky SOX, zejména v oblasti integrity a zabezpečení dat.
Stejně jako GDPR, které upravuje zpracování osobních údajů, SOX se zaměřuje na ochranu finančních informací před neoprávněným přístupem nebo zneužitím.
Běžné výzvy v oblasti dodržování předpisů SOX
Řízení souladu s předpisy SOX může být složité, protože organizace musí řešit několik výzev, aby se udržely v souladu s předpisy.
Problémy se správou dat
Bezpečné zpracování velkých objemů dat je velkou výzvou. Organizace neustále shromažďují data a musí je spravovat tak, aby byla chráněna před neoprávněným přístupem.
Správci údajů musí provádět posouzení dopadu na ochranu údajů, aby chránili osobní údaje během zpracování. To je obzvláště důležité u citlivých údajů, jako jsou biometrické údaje, které vyžadují silná bezpečnostní opatření.
Vyvíjející se předpisy
Další překážkou je držet krok s měnícími se požadavky na dodržování předpisů. Předpisy SOX, stejně jako předpisy GDPR, se mohou měnit a vyvíjet, a organizace se jim musí rychle přizpůsobovat.
Společnosti by měly komunikovat nová opatření pro dodržování předpisů jasným a srozumitelným jazykem, aby jim všichni rozuměli. Pravidelné školení pomáhá udržovat všechny informované a zajišťuje dodržování předpisů.
Nesoulad v oblasti odpovědnosti za kontroly
Někdy dochází k nesouladu mezi tím, kdo je odpovědný za kontroly, a každodenním provozem. Odpovědní za kontroly nemusí plně integrovat povinnosti související s dodržováním předpisů do svých rutin, což vede k mezerám.
Pokud se například pověřený pracovník pro ochranu údajů pravidelně nezabývá zpracováním údajů, může to vést k nesplnění požadavků na ochranu údajů.
Složitá dokumentace
Příliš mnoho dokumentace může snahu o dodržování předpisů zkomplikovat.
Podrobné záznamy jsou sice nezbytné, ale příliš složitá dokumentace může zakrývat důležité výsledky související s dodržováním předpisů. Pro efektivní správu dodržování předpisů je zásadní vytvořit stručné a snadno přístupné formuláře.
Výzvy v oblasti řízení dodavatelů
Správa externích dodavatelů zvyšuje složitost dodržování předpisů SOX. Organizace musí zajistit, aby dodavatelé dodržovali stejné standardy dodržování předpisů, zejména v oblasti správy dat a zpracování dat.
To vyžaduje pravidelné a systematické sledování dodržování předpisů ze strany dodavatelů, aby bylo zajištěno, že plní zákonné povinnosti a chrání osobní údaje.
Nástroje usnadňující dodržování předpisů SOX
Aby bylo dodržování předpisů SOX snazší, můžete využít několik nástrojů pro správu dodržování předpisů a softwarových řešení, které zefektivní různé aspekty procesů.
Zde je několik příkladů:
- Můžete využít platformy pro správu souladu s předpisy a software GRC k zavedení komplexních rámců specifických pro SOX, GDPR a další předpisy. Pomáhají organizacím efektivně zpracovávat data při dodržování standardů souladu s předpisy.
- K centralizaci a automatizaci auditních procesů můžete také použít software pro správu auditů . Tyto nástroje zjednodušují správu interních systémů, díky čemuž je snazší sledovat a dokončovat audity.
- Nástroje pro hodnocení rizik vám umožňují efektivně identifikovat a řídit potenciální rizika. Tyto nástroje zajišťují, že při zpracování velkého množství dat věnujete náležitou pozornost oprávněným zájmům a potenciálním zranitelným místům.
- A konečně, software pro analýzu dat a správu podporuje komplexní analýzu zpracovaných dat a generuje přehledné zprávy pro kontrolu souladu s předpisy. Tyto nástroje pomáhají při sledování a analýze shromažďovaných dat.
Přečtěte si také: Jak používat AI pro správu dat
Dodržování předpisů SOX je s ClickUpem snazší
Správa úkolů pro dodržování předpisů
Dosud jsme se zabývali tím, co znamená dodržování předpisů SOX, některými z jeho klíčových požadavků a některými z jeho každodenních výzev.
Jedno je však jisté – týmy musí dodržovat mnoho kroků a postupů, aby zajistily dodržování předpisů. To je obtížné pro velké společnosti, kde různé týmy potřebují společnou platformu pro delegování, schvalování a kontrolu úkolů.
Naštěstí pro vás máme ten správný nástroj – ClickUp, komplexní platformu pro vaše potřeby v oblasti dodržování předpisů. Pojďme společně prozkoumat její funkce.
ClickUp Tasks pomáhá zjednodušit složité procesy kontrolního seznamu pro dodržování předpisů SOX tím, že je rozdělí na menší, lépe zvládnutelné kroky.
Můžete vytvořit jednotlivé úkoly pro každou část SOX, přiřadit je členům týmu a nastavit termíny, abyste zajistili včasné dokončení. Tento strukturovaný přístup pomáhá udržet auditový proces organizovaný a na správné cestě.
ClickUp vám navíc umožňuje sledovat průběh každého úkolu, nastavovat připomenutí a spolupracovat s týmem v reálném čase. To pomáhá při plánovaném dokončování procesů souvisejících s dodržováním předpisů, což v konečném důsledku pomáhá týmům soustředit se na své cíle.
Úkoly lze také přizpůsobit pomocí konkrétních polí, jako je úroveň rizika, typ kontroly nebo příslušná část SOX. Tato přizpůsobitelná pole organizují všechny potřebné podrobnosti a usnadňují identifikaci oblastí, které vyžadují zvláštní pozornost.
Dokumentace a auditní stopy
ClickUp Docs poskytuje centralizovaný prostor pro ukládání veškeré dokumentace související s dodržováním předpisů, včetně zásad, postupů, záznamů o zpracování dat a důkazů o dodržování předpisů.
Zajišťuje, že všechny potřebné dokumenty jsou snadno dostupné a přehledně uspořádané na jednom místě, což usnadňuje jejich správu a rychlé vyhledání v případě potřeby. Funkce historie verzí je klíčová pro vytváření auditních stop, protože sleduje změny dokumentů v průběhu času.
Je také obzvláště užitečný pro zpracování žádostí o přístup k osobním údajům nebo poskytování zpráv orgánům na ochranu osobních údajů, protože nabízí spolehlivý záznam o změnách provedených v jakýchkoli dokumentech souvisejících s dodržováním předpisů.
Pro zvýšení bezpečnosti obsahuje ClickUp také nastavení oprávnění, která vám umožňují kontrolovat, kdo má přístup k citlivým dokumentům týkajícím se dodržování předpisů. Systém je navíc v souladu s normami GDPR a SOX, což zajišťuje, že vaše dokumentace zůstane bezpečná a v souladu s klíčovými předpisy o ochraně údajů a odpovědnosti.
Lepší zpracování dodržování předpisů a hodnocení rizik
Funkce ClickUp usnadňují zpracování procesů souvisejících s dodržováním předpisů a provádění hodnocení rizik. Zde je několik příkladů, jak mohou pomoci při udržování souladu s předpisy SOX.
1. Vizuální přehled o dodržování předpisů
ClickUp Dashboard poskytuje vizuální přehled o stavu vašeho souladu s předpisy, což vám umožní rychle odhalit problémy nebo potenciální potíže.
Vlastní zobrazení lze přizpůsobit tak, aby sledovala různé aspekty dodržování předpisů, jako je účinnost kontrol nebo výsledky auditů. Tímto způsobem bude váš tým informován a může se soustředit na oblasti s vysokou prioritou.
2. Kategorizace a prioritizace rizik
Díky zobrazení tabule v ClickUp můžete rizika seřadit podle jejich potenciálního dopadu a pravděpodobnosti.
Tato funkce pomáhá identifikovat oblasti, které vyžadují pozornost, a zajišťuje proaktivní přístup k řízení rizik. Stejně jako byste hodnotili zpracování dat ve velkém měřítku podle GDPR, ClickUp vám pomáhá efektivně řešit a zmírňovat rizika.
3. Vlastní pole pro hodnocení rizik
Pomocí vlastních polí ClickUp můžete každé úloze nebo kontrole související s dodržováním předpisů přiřadit skóre rizika a strategie jeho zmírnění.
Může vám pomoci tím, že nabízí komplexní, datově podložený přístup k řízení rizik. Díky kvantifikaci rizik se váš tým může soustředit na řešení nejnaléhavějších problémů a zajistit tak lepší výsledky v oblasti dodržování předpisů.
4. Automatizace úkolů souvisejících s dodržováním předpisů
ClickUp Automation zjednodušuje opakující se úkoly, jako je zasílání připomínek k testování kontrol nebo eskalace vysoce rizikových problémů.
Funkce ClickUp jsou sice velmi snadno použitelné pro dodržování předpisů SOX, ale existuje ještě jednodušší způsob, jak zajistit dodržování předpisů: šablony.
Počkejte, to není vše. Kromě funkcí, které usnadňují dodržování předpisů, nabízí ClickUp také řadu šablon, které vám pomohou. Jsou skvělé pro zefektivnění procesů dodržování předpisů, protože nabízejí strukturovaný přístup, který pomáhá šetřit čas a snižovat riziko chyb. Jsou obzvláště užitečné pro dodržování předpisů SOX, protože usnadňují pochopení složitých auditních procesů.
Šablona plánu projektu ClickUp pro dodržování předpisů
Šablona plánu projektu dodržování předpisů ClickUp je komplexní nástroj pro zlepšení dodržování předpisů. Nabízí strukturovaný přístup ke správě složitých požadavků na dodržování předpisů tím, že rozděluje různé procesy na zvládnutelné kroky.
Mezi klíčové vlastnosti této šablony patří:
- Vlastní stavy: Sledujte svůj pokrok v dodržování předpisů pomocí stavů, jako jsou „V souladu“, „Probíhá“, „Nesplňuje“, „Částečně v souladu“ a „K provedení“. Pomůže vám to rychle vizualizovat, v jaké fázi procesu dodržování předpisů se každá úloha nachází.
- Vlastní pole: Šablona obsahuje 11 atributů, jako je 1. stupeň souladu, 2. datum kontroly a kategorie ohrožení souladu. Tato pole vám umožňují efektivně kategorizovat a spravovat úkoly a poskytují vám jasný přehled o postupu vašeho projektu.
- Vlastní zobrazení: Máte přístup ke čtyřem různým zobrazením, včetně požadavků na dodržování předpisů, stavu dodržování předpisů, přidávání požadavků a průvodce pro začátek. Tato zobrazení vám pomohou zorganizovat práci a zajistit, že pokryjete všechny aspekty dodržování předpisů.
- Funkce pro řízení projektů: Využijte značky, vnořené podúkoly, více přiřazených osob a štítky priorit k vylepšení sledování a řízení souladu projektů.
Šablona je užitečná pro manažery rizik a týmy zajišťující dodržování předpisů, které pracují s různými nařízeními, jako jsou GDPR nebo HIPAA. Nabízí jasný rámec pro definování pravidel, přidělování úkolů, stanovení termínů, sledování pokroku a zaznamenávání výsledků, což je zásadní pro potvrzení, že vaše organizace splňuje základní požadavky na dodržování předpisů.
ClickUp usnadňuje dodržování předpisů SOX
Porozumění požadavkům SOX a implementace procesů pro dodržování předpisů může být pro každou organizaci poněkud náročná. Dobrou zprávou však je, že dodržování předpisů a pečlivost nemusí být nutně obtížné.
S pomocí správných nástrojů, strategií a procesů je dodržování předpisů snadné a někdy dokonce i výhodné. To platí zejména v případě, že používáte nástroje jako ClickUp, které nabízejí snadno použitelné šablony a celou řadu funkcí, které vám pomohou sledovat, spravovat a schvalovat všechny vaše úkoly související s dodržováním předpisů.
Jste připraveni převzít odpovědnost za své procesy dodržování předpisů?
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a připravte si cestu ke 100% dodržování předpisů SOX!