Známý autor a počítačový vědec Damien Conway jednou řekl: „Dokumentace je milostný dopis, který píšete sami sobě. “
Ačkoli se Conwayovo prohlášení týkalo principů kódování, přehledná a jasná dokumentace je podceňovanou a často opomíjenou součástí podnikání, která nabízí řadu výhod.
Fungující podnik má různé důležité dokumenty, které pomáhají s hladkým chodem. Tvrdě pracujete na vytváření důležitých dokumentů, jako jsou právní smlouvy, zaměstnanecké spisy, SOP, nouzové plány a další.
Ale co se stane, když je někdo potřebuje zpřístupnit nebo zkontrolovat? Prvním krokem je jejich digitalizace.
Jak však při digitalizaci papírových záznamů zabráníte jejich ztrátě nebo poškození v neregulovaných systémech správy dokumentů?
Jak zajistíte, aby vaši zaměstnanci mohli najít a používat záznamy, které potřebují? A jak dodržujete neustále se měnící zákony a předpisy, které upravují vedení záznamů?
Pokud se potýkáte s těmito problémy nebo chcete vylepšit svůj současný systém správy záznamů, je tento článek určen právě vám. Sestavili jsme seznam 10 nejlepších softwarů a systémů pro správu záznamů v roce 2024.
Tyto nástroje vám pomohou organizovat, spravovat a chránit vaše záznamy a zároveň je zpřístupnit správným osobám ve správný čas. Čtěte dál a dozvíte se více! ?
Co je software pro správu záznamů?
Software pro správu záznamů je řešení, které podniky využívají ke sledování, ukládání, přístupu, sdílení a organizaci dokumentace nebo záznamů souvisejících s jejich podnikáním. Software pro správu záznamů spravuje všechny záznamy od jejich vytvoření až po likvidaci dokumentů. Software pro správu záznamů je nezbytný pro zajištění sdílení znalostí, splnění požadavků na dodržování předpisů a řízení rizik.
Co byste měli hledat v softwaru pro správu záznamů?
Digitální správa záznamů je nezbytná pro každou společnost, která chce efektivně ukládat, přistupovat a spravovat své dokumenty. Musíte najít takový, který vyhovuje vašim konkrétním potřebám a cílům.
Zde je několik klíčových funkcí, na které byste se měli zaměřit při výběru softwaru pro správu záznamů:
- Funkce importu a skenování: Potřebujete software, který snadno importuje dokumenty z různých zdrojů, jako jsou e-maily, cloudové úložiště nebo jiné aplikace. To vám umožní konsolidovat dokumenty a sdílet je se svým týmem. Pokud stále máte papírové záznamy, potřebujete software, který je dokáže naskenovat a převést do digitálních souborů.
- Kontrola přístupu a zabezpečení: Hledejte software, který chrání citlivá data před neoprávněným přístupem nebo narušením. Měli byste mít možnost nastavit oprávnění a role pro různé uživatele, skupiny nebo oddělení. Ujistěte se, že vámi vybraný software pro správu záznamů šifruje vaše data a je v souladu s příslušnými zákony a předpisy.
- Automatizace a pracovní postupy: Vyberte si software, který zefektivní vaše obchodní procesy a ušetří vám čas a námahu. Měli byste mít možnost vytvářet pracovní postupy a automatizovat úkoly, jako jsou schvalování, oznámení, připomenutí nebo zprávy. Měli byste také hledat software, který se integruje s vašimi dalšími nástroji, jako jsou CRM, ERP nebo účetní software.
- Přizpůsobení a škálovatelnost: Ideální je software, který se přizpůsobí vašim měnícím se potřebám a preferencím tím, že vám umožní přizpůsobit datová pole, štítky, kategorie nebo zobrazení. Vyberte si softwarový produkt, který lze škálovat nebo přizpůsobovat podle toho, jak vaše podnikání roste nebo se mění.
- Spolehlivost a důvěryhodnost: Nakonec potřebujete software pro správu záznamů, na který se můžete spolehnout a kterému můžete důvěřovat. Hledejte software s dobrou reputací, pozitivními recenzemi a spokojenými zákazníky. Měli byste také hledat takový, který nabízí podporu, aktualizace a zálohy.
S ohledem na tyto funkce se připravte na výběr z našeho seznamu 10 nejlepších softwarů a systémů pro správu záznamů v roce 2024.
10 nejlepších softwarů pro správu záznamů, které můžete použít
1. ClickUp
Výkonný a univerzální software pro správu záznamů ClickUp vám umožňuje organizovat, spravovat a sdílet data v rámci celé vaší firmy. Můžete vytvářet prostory a složky pro různé oddělení nebo projekty a nastavit pro každé z nich oprávnění a role.
Pomocí ClickUp Docs můžete také vytvářet nové dokumenty, které mohou sdílet a k nimž mají přístup ostatní členové vašeho pracovního prostoru. S ClickUp můžete nastavit úkoly, jako je kontrola, ověřování nebo aktualizace dokumentů během jejich vytváření i po něm, aby vám nic neuniklo.
Můžete také využít další funkce, které zjednodušují organizaci a vizualizaci dat, jako jsou vlastní pole ClickUp, vlastní zobrazení ClickUp a panely Click Up.
Projektová hierarchie ClickUp vám pomůže vytvořit pracovní prostory pro různé podtémata různých projektů, na kterých váš tým pracuje. Například v rámci pracovního prostoru „Kreativní tým“ můžete přidat podkategorie pro různé týmy a projekty.
Kromě toho můžete použít šablonu Book of Record Business od ClickUp k vedení záznamů o důležitých dokumentech vaší organizace. Umožní vám dodržovat předpisy pro vedení záznamů a shromáždit všechny důležité dokumenty na jednom místě.
Tyto funkce vám umožňují přizpůsobit strukturu, zobrazení a analýzu dat, díky čemuž je ClickUp ideální pro správu dat a spolupráci.
Nejlepší funkce ClickUp:
- Použijte ClickUp Docs pro společné vytváření a úpravy dokumentů.
- Využijte vlastní pole k ukládání a zobrazování informací, jako je typ dokumentu, stav, priorita nebo vlastník.
- Pomocí vlastních zobrazení můžete sledovat klíčové metriky a ukazatele.
- Nastavte oprávnění a kontrolujte přístup k prostorům, složkám a dalším položkám.
Omezení ClickUp:
- Někteří uživatelé uvádějí, že pokročilé funkce vyžadují delší dobu na osvojení.
Ceny ClickUp:
Hodnocení a recenze ClickUp:
- G2: 4,7/5 (více než 9 000 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (více než 4 000 recenzí)
2. FileHold
FileHold je výkonný systém pro správu dokumentů, který byl vyvinut za účelem zjednodušení správy dokumentů.
Poskytuje bezpečné úložiště pro všechny typy záznamů a uživatelsky přívětivé rozhraní pro plynulou navigaci.
Pokud se zaměřujete na bezpečnost dat, pak by pro vás mohl být vhodný FileHold. FileHold pomáhá uživatelům snadno organizovat a zabezpečit jejich záznamy a zároveň zajišťuje soulad s regulačními standardy.
Nejlepší funkce FileHold:
- Využijte správu dokumentů a záznamů na podnikové úrovni
- Využijte pokročilé funkce skenování a digitalizace dokumentů.
- Automatizujte pracovní postupy a zefektivněte procesy
- Nastavte řízení přístupu na základě rolí pro zvýšení bezpečnosti.
Omezení FileHold:
- Omezená integrace třetích stran ve srovnání s jinými alternativami
- Design rozhraní nemusí být tak moderní nebo intuitivní jako u jiných řešení.
Ceny FileHold:
- Podnik: 10 $/měsíc na uživatele
- Cloud/interní server: 15 $/měsíc na uživatele
- Express: 15 $/měsíc pro pět uživatelů
- Cloud (Microsoft Azure): 30 $/měsíc na uživatele
- Vlastní plán: Kontaktujte nás ohledně cen
Hodnocení a recenze FileHold:
- G2: 4,6/5 (více než 30 recenzí)
- Capterra: 4,7/5 (45+ recenzí)
3. DocSavy
DocSavy je cloudový software pro správu záznamů, který vám pomůže efektivně ukládat, organizovat a přistupovat k dokumentům. Umožňuje vám definovat, co jsou vaše dokumenty a kam by měly být uloženy, pomocí značek, metadat a asociací.
Díky vysoce efektivnímu fulltextovému vyhledávání a filtrům snadno a rychle najdete dokumenty, které potřebujete. Zároveň pokročilé bezpečnostní funkce chrání citlivé informace. DocSavy je díky svým jednoduchým, ale uživatelsky přívětivým funkcím skutečně chytrým nástrojem pro správu záznamů.
Nejlepší funkce DocSavy:
- Nahrajte, naskenujte nebo pošlete e-mailem své dokumenty a uložte je do cloudu.
- Přiřaďte svým záznamům štítky, jako je typ dokumentu, kategorie, stav nebo vlastník.
- Vyhledávejte dokumenty pomocí klíčových slov, frází nebo operátorů.
- Sdílejte své dokumenty s členy týmu, klienty nebo partnery pomocí e-mailu, odkazů nebo integrací.
Omezení DocSavy:
- Ve srovnání s robustnějšími řešeními postrádá pokročilé automatizační funkce.
- Omezená škálovatelnost pro větší podniky s komplexními potřebami správy dokumentů.
Ceny DocSavy:
- Základní tarif: 0,99 $/měsíc na uživatele
- Plán 20: 9,99 $/měsíc pro tři uživatele
- Plán 50: 49,00 $/měsíc pro sedm uživatelů
- Plán 100: 99 $/měsíc
- Plán 200: 149,99 $/měsíc
- Plán 300: 199,99 $/měsíc
- Vlastní plán
Hodnocení a recenze DocSavy:
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: Nedostatek recenzí
4. Veeva Vault
Veeva Vault je cloudová platforma navržená speciálně pro vysoce regulovaná odvětví, jako jsou přírodní vědy a zdravotnictví. Jedná se o vysoce bezpečné a komplexní řešení, které vám umožní spravovat obsah a data na jedné platformě.
Veeva Vault můžete použít k vytváření, ukládání, přístupu a sdílení dokumentů, jako jsou klinické studie, regulační podání, dokumenty o kvalitě a další.
Veeva Vault zajišťuje absolutní integritu dat a soulad s předpisy. Jeho robustní bezpečnostní opatření splňují nejvyšší standardy kvality, škálovatelnosti a výkonu.
Nejlepší funkce Veeva:
- Spravujte celý životní cyklus svých dokumentů, od vytvoření po schválení, distribuci a archivaci.
- Zajistěte, aby vaše dokumenty byly v souladu s příslušnými zákony a předpisy, jako jsou FDA, EMA nebo ISO.
- Používejte elektronické podpisy k bezpečnému a efektivnímu schvalování dokumentů.
Omezení Veeva:
- Uživatelé uvádějí, že podniková verze je ve srovnání s jinými nástroji relativně drahá.
- Možnosti přizpůsobení mohou být omezené pro určité specifické požadavky daného odvětví.
Ceny Veeva:
- Navždy zdarma
- Podnik: Individuální ceny
Hodnocení a recenze Veeva:
- G2: 4,1/5 (více než 40 recenzí)
- Capterra: 4,5/5 (více než 20 recenzí)
5. SharePoint
SharePoint je platforma pro správu dokumentů a spolupráci vyvinutá společností Microsoft. SharePoint, který je velmi oblíbený mezi podniky všech velikostí a odvětví, vám umožňuje sledovat a vytvářet zprávy o zpracování záznamů podle definovaných zásad a procesů.
SharePoint je ideální pro správu záznamů, pokud používáte sadu Microsoft, protože se hladce integruje s aplikacemi Office 365, jako jsou Word, Excel, PowerPoint a OneDrive.
Tento nástroj vám umožňuje bezpečně ukládat, organizovat a sdílet dokumenty, čímž zlepšuje spolupráci a produktivitu.
Nejlepší funkce SharePointu:
- Vytvořte knihovny dokumentů, abyste mohli své dokumenty ukládat a spravovat na jednom centrálním místě.
- Sledujte a obnovujte změny dokumentů pomocí historie verzí.
- Přístup k dokumentům a jejich úpravy pomocí aplikací Office 365
Omezení SharePointu:
- Omezení datového prostoru pro knihovnu dokumentů
- Možnosti přizpůsobení vyžadují technické znalosti.
Ceny SharePointu:
- SharePoint (Plán 1): 5,00 $/měsíc na uživatele
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/měsíc na uživatele
Hodnocení a recenze SharePointu:
- G2: 4/5 (více než 8 000 recenzí)
- Capterra: 4,3/5 (více než 5 000 recenzí)
6. Fluix
Fluix je softwarové řešení bez nutnosti programování, které pomáhá firmám digitalizovat dokumenty a automatizovat rutinní úkoly, a to vše na jednom místě. Je navrženo tak, aby pomáhalo týmům zefektivnit procesy související s dokumenty, zlepšit efektivitu a zajistit dodržování předpisů, a to i na cestách.
Fluix je ideální pro mobilní týmy, protože umožňuje snadné podepisování a správu dokumentů na mobilních zařízeních. Můžete také pracovat offline a synchronizovat data, když jste online.
Nejlepší funkce Fluix:
- Přístup k dokumentům kdykoli a kdekoli pomocí zařízení iOS nebo Android
- Anotujte a upravujte své dokumenty pomocí zvýraznění, poznámek, razítek nebo kreseb.
- Automatizujte své pracovní postupy a procesy související s dokumenty, jako jsou schvalování, oznámení nebo připomenutí.
Omezení Fluix:
- Omezená integrace s aplikacemi třetích stran ve srovnání s jinými platformami
Ceny Fluix:
- Fluix core: 30 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: Pro informace o cenách kontaktujte obchodní oddělení.
Hodnocení a recenze Fluix:
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: 4,8/5 (více než 40 recenzí)
7. Platforma Alfresco
Alfresco je otevřené bezpečné webové rozhraní, které pomáhá podnikům spravovat a zabezpečit jejich tištěné i digitální záznamy na jednom místě.
S Alfresco získáte komplexní řešení pro správu životního cyklu a řízení všech vašich záznamů. Jeho používání také zajistí, že budete dodržovat zákony a předpisy.
Alfresco stojí za zvážení, pokud hledáte flexibilní a škálovatelné řešení, které se dokáže přizpůsobit potřebám a preferencím organizací všech velikostí.
Nejlepší funkce platformy Alfresco:
- Uspořádejte a ukládejte své záznamy v centralizovaném úložišti pomocí metadat, kategorií a značek.
- Zefektivněte své procesy a pracovní postupy, jako jsou schvalování, kontroly nebo audity.
- Komunikujte a spolupracujte s členy svého týmu pomocí chatu, videa nebo sociálních médií.
Omezení platformy Alfresco:
- Vyžaduje pomoc při nastavení a přizpůsobení, což může být pro menší organizace náročné.
- Uživatelské rozhraní nemusí být tak intuitivní jako u jiných řešení.
Ceny platformy Alfresco:
- Alfresco Community: zdarma
- Základní tým: 2 $/měsíc na uživatele
- Enterprise: 22 $/měsíc na uživatele
Hodnocení a recenze platformy Alfresco:
- G2: 3,6/5 (více než 40 recenzí)
- Capterra: 4,1/5 (více než 20 recenzí)
8. OpenText
OpenText je plně funkční, vysoce škálovatelný software pro správu záznamů na podnikové úrovni, který pomáhá organizacím zlepšit efektivitu a dodržování předpisů.
Bezpečná jednotná platforma OpenText vám umožňuje organizovat a sdílet elektronický i fyzický obsah v rámci celé společnosti.
Je to ideální řešení, pokud chcete využít sílu transformativní umělé inteligence s pomocí softwaru pro správu dokumentů.
Nejlepší funkce OpenText:
- Digitalizujte své papírové dokumenty pomocí skenerů, mobilních zařízení nebo e-mailu.
- Archivujte své záznamy pro dlouhodobé uchovávání a dodržování předpisů pomocí bezpečných a nákladově efektivních možností úložiště.
- Zajistěte, aby vaše záznamy byly v souladu s příslušnými zákony a předpisy, jako jsou GDPR, HIPAA nebo SOX.
- Využijte OpenText Magellan, flexibilní platformu pro umělou inteligenci a analytiku, k automatizaci pracovních postupů.
Omezení OpenText:
- Vyšší cena než u mnoha konkurentů, zejména pro malé a střední podniky.
- Složité funkce mohou vyžadovat další školení.
Ceny OpenText:
- Ceny na míru
Hodnocení a recenze OpenText:
- G2: 4,3/5 (více než 20 recenzí)
- Capterra: Nedostatek recenzí
9. Ademero
Ademero je nástroj pro správu dokumentů, který byl navržen tak, aby zjednodušil organizaci a vyhledávání dokumentů. Pomáhá organizacím zefektivnit procesy související s dokumenty a zlepšit celkovou efektivitu vedení záznamů.
Pokud pro vedení účetnictví ve vaší firmě používáte Quickbooks, pak by Ademero bylo ideální volbou díky své těsné integraci a automatizovaným pracovním postupům.
Nejlepší funkce Ademero:
- Naskenujte své papírové dokumenty pomocí skenerů, mobilních zařízení nebo e-mailu.
- Indexujte své dokumenty pomocí metadat
- Vyhledávejte své dokumenty pomocí klíčových slov, frází nebo operátorů.
Omezení Ademero:
- Omezený počet pokročilých funkcí a méně intuitivní uživatelské rozhraní ve srovnání s jinými podnikovými řešeními.
Ceny Ademero:
- Hosted Standard: 35 $/měsíc na uživatele
- Hosted Premium: 70 $/měsíc na uživatele
Hodnocení a recenze Ademero:
- G2: Nedostatek recenzí
- Capterra: 4,3/5 (41+ recenzí)
10. Hyland
Hyland je přední platforma pro správu podnikového obsahu, která nabízí správu dokumentů, správu záznamů a automatizaci obchodních procesů.
Společnost Hyland pomáhá organizacím ve všech odvětvích hladce integrovat jejich obsah, data a procesy, aby poskytovaly správné informace správným lidem, kdekoli a kdykoli je to potřeba.
Je to spolehlivá volba pro organizace s různorodými potřebami v oblasti vedení záznamů.
Nejlepší vlastnosti Hyland:
- Skenujte papírové dokumenty pomocí skenerů, mobilních zařízení nebo e-mailu.
- Zefektivněte procesy a pracovní postupy, jako jsou schvalování, kontroly nebo audity, pomocí nástrojů a šablon typu drag-and-drop.
- Zajistěte, aby vaše záznamy byly v souladu s příslušnými zákony a předpisy, jako jsou GDPR, HIPAA nebo SOX.
Omezení Hyland:
- Implementace a přizpůsobení mohou vyžadovat pomoc konzultantů společnosti Hyland, což s sebou nese dodatečné náklady.
Ceny společnosti Hyland:
- Ceny vám sdělí obchodní oddělení.
Hodnocení a recenze Hyland:
- G2: 4,3/5 (více než 150 recenzí)
- Capterra: Nedostatek recenzí
Vyberte si nejlepší systém pro správu záznamů pro vaši firmu
Pečlivě vedené záznamy jsou základem každého podnikání. Obsahují cenné informace, jako jsou smlouvy, faktury, zprávy atd. Robustní systém správy záznamů vám pomůže zlepšit efektivitu a spolupráci a zajistit bezpečnost dokumentů a dodržování předpisů.
Každý software v tomto seznamu nabízí jedinečné funkce a výhody. Ať už si vyberete jakoukoli možnost, ujistěte se, že je přizpůsobena měnícím se požadavkům vaší společnosti a splňuje bezpečnostní požadavky auditorů.
Zde vyniká univerzální platforma pro správu projektů ClickUp. Díky pokročilým funkcím, designu zaměřenému na uživatele a možnosti přizpůsobit si nastavení pro efektivní správu záznamů je to komplexní řešení pro pracoviště, kterému můžete svěřit své dokumenty a podnikání.
Zaregistrujte se ještě dnes a získejte bezplatný účet ClickUp!