Upozornění: Tento článek má za cíl poskytnout obecné rady a osvědčené postupy týkající se auditů IT compliance. Není určen jako náhrada za odborné právní nebo finanční poradenství.
V roce 2018 došlo u společnosti British Airways k závažnému úniku dat, při kterém byly odhaleny osobní a finanční údaje více než 400 000 zákazníků.
Příčina? Zranitelnost v jejich platebním systému, která zůstala několik měsíců neodhalena.
I přes zavedení robustních bezpečnostních opatření jejich audity shody přehlédly kritickou mezeru. To umožnilo hackerům přístup k citlivým údajům zákazníků. Porušení vedlo k vysoké pokutě podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a významně poškodilo jejich reputaci.
Pro IT profesionály je toto porušení důkazem toho, jak důležité je provádět komplexní a proaktivní audity interních obchodních procesů.
V tomto blogu se podíváme na to, jak přistupovat k auditům IT compliance tak, aby byly splněny předpisy a posílena bezpečnost vaší organizace. 🛡️
Co je audit dodržování předpisů v oblasti IT?
Audit IT compliance je nezávislá analýza nástrojů, postupů a politik vaší společnosti v oblasti kybernetické bezpečnosti.
Zajistí, že vaše organizace bude dodržovat konkrétní předpisy a zákony stanovené certifikačními orgány a dalšími řídícími orgány.
Úspěšné absolvování auditu znamená, že:
- Zavedení nejlepších strategií kybernetické bezpečnosti k ochraně citlivých dat a zmírnění bezpečnostních rizik
- Upřednostněte soukromí všech zúčastněných stran, včetně investorů a zákazníků.
- Ušetřete na potenciálních pokutách za nesoulad. Podle studie Ponemon Institute stojí nesoulad s předpisy o ochraně osobních údajů v průměru dvakrát tolik než dodržování těchto předpisů.
Jak úspěšně absolvovat audit IT compliance
Procházení auditem IT compliance nemusí být nijak náročné, zejména s řešením ClickUp IT a PMO, které vše udržuje pod kontrolou.
Se správnou strategií a organizací se můžete na audit sebevědomě připravit a zajistit hladký průběh od začátku do konce.
Projděme si klíčové kroky.
Krok 1: Identifikujte a porozumějte konkrétním regulačním požadavkům
Prvním krokem k úspěšnému absolvování auditu IT compliance je pochopit, které předpisy compliance se vztahují na vaši organizaci.
Různá odvětví se řídí různými předpisy a orgány. Například zákon o přenositelnosti a odpovědnosti v oblasti zdravotního pojištění (HIPAA) je zásadní ve zdravotnictví, zatímco standard bezpečnosti dat v odvětví platebních karet (PCI-DSS) je relevantní pro maloobchod.
V sektoru finančních služeb musíte dodržovat zákon Sarbanes-Oxley (SOX) pro finanční výkaznictví a zákon Gramm-Leach-Bliley (GLBA) pro ochranu informací o zákaznících.
Pokud nedokážete identifikovat správné standardy, může to vést k významným mezerám ve vašich snahách o dodržování předpisů.
Abyste se tomu vyhnuli, prostudujte si zákony a předpisy platné pro vaše odvětví.
Jednoduché online vyhledávání často poskytuje cenné informace, ale pro důkladné poradenství se důrazně doporučuje konzultovat s odborníky, jako jsou právníci nebo konzultanti pro dodržování předpisů. K dispozici je také mnoho externích firem zabývajících se dodržováním předpisů, které vám pomohou orientovat se v těchto složitých požadavcích.
Krok 2: Vypracujte přizpůsobený plán auditu s jasnými cíli
Začněte vytvořením rámce nebo matice shody, která popisuje pravidla, předpisy a normy, které musí váš audit dodržovat. Tento rámec zajistí, že budete v souladu s požadavky odvětví a organizačními zásadami.
K řízení všech těchto činností doporučujeme použít šablonu plánu projektu shody ClickUp. Tato šablona vám pomůže identifikovat a posoudit požadavky na shodu, vyhodnotit aktuální stav shody a provést nezbytné změny.
S touto šablonou můžete:
- Zobrazte si celý proces dodržování předpisů v rámci projektu
- Definujte úkoly a časové harmonogramy pro nápravná opatření.
- Přiřaďte role a odpovědnosti jednotlivcům a týmům
Jakmile budete mít připravený rámec, dalším krokem je definovat klíčové komponenty vašeho plánu auditu. Tento plán by měl zahrnovat rozsah a cíle auditu, potřebné zdroje a podrobný časový harmonogram.
Stanovení cílů SMART je klíčové pro ještě větší efektivitu vašeho plánu auditu. Cíle SMART jsou specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené.
ClickUp Goals je výkonný nástroj pro sledování těchto cílů. Umožňuje vám stanovit jasné cíle, sledovat pokrok v reálném čase a podle potřeby provádět úpravy.
Tato funkce vám také umožňuje propojit úkoly přímo s vašimi cíli.
Jakmile váš tým dokončí každý úkol, pokrok se aktualizuje v reálném čase, což vám umožňuje sledovat, jak blízko jste k dosažení většího cíle auditu. Tím se eliminuje ruční sledování a poskytuje se jasný přehled o postupu auditu.
Krok 3: Vedejte důkladnou dokumentaci a shromažďujte důkazy o dodržování předpisů
Dobrá dokumentace je klíčem k úspěšnému auditu. Pomůže vám udržet přehled o všech pravidlech a předpisech, které musíte dodržovat.
Při návštěvě externích auditorů často požadují důkazy o dodržování předpisů, jako jsou bezpečnostní zásady, záznamy o školeních a plány reakce na incidenty.
Pro hladký průběh auditu je důležité mít podrobnou dokumentaci těchto klíčových prvků. Vytvoříte tak jasnou auditní stopu, která prokazuje soulad s příslušnými předpisy.
Pravidelná aktualizace záznamů, jako jsou změny bezpečnostních zásad, podrobnosti o školení zaměstnanců a opatření na ochranu údajů, která jste zavedli, vám zajistí klidnou mysl, až přijde čas na závěrečnou auditní zprávu.
ClickUp Docs celý proces usnadňuje tím, že vše uchovává na jednom místě. Můžete organizovat zásady shody, auditní zprávy a důkazy na jediném, snadno přístupném místě pro váš tým.
Dokumenty vám také umožňují sledovat revize dokumentů, což je ideální pro udržování přesných auditních stop. Takto budete vždy vědět, kdo změny provedl.
Další skvělá funkce? Můžete také přímo propojit úkoly a kontrolní seznamy shody v Docs. To znamená, že vaše auditní dokumentace se hladce propojí se zbytkem vašeho projektu.
Krok 4: Proveďte interní předběžné posouzení, abyste identifikovali mezery
Provedení interního předběžného auditu je chytrý způsob, jak identifikovat případné nedostatky ještě před zahájením oficiálního auditu. Pomůže vám to včas odhalit potenciální problémy, což vám dá čas je vyřešit a zlepšit dodržování předpisů.
ClickUp je vynikající nástroj pro řízení rizik, který vám pomůže efektivně spravovat všechny úkoly a projekty související s auditním procesem vaší organizace.
S pomocí nástroje ClickUp Whiteboards můžete vizuálně nastínit svou strategii snižování rizik a snadno shromáždit podněty od týmu.
Ať už váš tým spolupracuje v reálném čase nebo zanechává zpětnou vazbu asynchronně, tento nástroj zajistí, že všichni budou během celého procesu informováni a budou se navzájem koordinovat.
Máte obavy o bezpečnost dat? S ClickUp jsou vaše data v bezpečí.
Bezpečnostní politika ClickUp uvádí, že je certifikován podle ISO, splňuje požadavky SOC 2 a PCI a používá šifrování AES-256, aby zaručil komplexní ochranu dat. To znamená, že vaše auditní data zůstanou zcela v bezpečí, zatímco vy se budete soustředit na vyplnění mezer.
💡 Tip pro profesionály: Sdílejte šablony pro hodnocení rizik se svými týmy pro audit shody a bezpečnosti, abyste usnadnili společné hodnocení rizik. Členové týmu mohou přispět svými odbornými znalostmi k zefektivnění procesu řízení rizik.
Krok 5: Zavést a otestovat robustní bezpečnostní opatření a IT kontroly
Zavedení a testování spolehlivých bezpečnostních opatření a IT kontrol je nezbytné pro zajištění bezpečnosti dat vaší organizace.
Pravidelná kontrola těchto systémů zajišťuje, že splňují standardy shody a jsou připraveny zvládnout jakákoli potenciální rizika.
Další klíčovou součástí udržování souladu s předpisy je poskytování průběžného školení vašich zaměstnanců. Když jsou všichni obeznámeni s nejnovějšími předpisy a rozumí své roli, pomáhá to vytvořit kulturu více zaměřenou na bezpečnost.
Pravidelné školení také udržuje váš tým informovaný a podporuje lepší každodenní postupy.
Pro usnadnění školení v oblasti dodržování předpisů je skvělým zdrojem šablona ClickUp Training Framework Template. Poskytuje jasný a organizovaný způsob plánování školení a zajišťuje, že budou pokryty všechny důležité aspekty.
S touto šablonou můžete také:
- Navrhněte komplexní program školení o dodržování předpisů pro zaměstnance.
- Přiřaďte členům týmu školicí úkoly a sledujte jejich plnění.
- Přizpůsobte obsah školení konkrétním požadavkům na dodržování předpisů, jako jsou HIPAA nebo GDPR, tak, aby vyhovoval regulačním požadavkům organizace.
Krok 6: Zajistěte jasnou komunikaci a koordinaci s auditním týmem
Během auditu je nezbytné udržovat jasnou komunikaci s vaším týmem a auditory. Pomáhá to všem pochopit cíle a očekávání auditu, což zabraňuje nedorozuměním a zpožděním.
Pokud panují nejasnosti ohledně potřebných informací, může to proces zdržet a vést k zbytečným opravám.
Jasná komunikace umožňuje auditnímu týmu rychle řešit jakékoli obavy nebo problémy s nesouladem, abyste je mohli vyřešit, než se stanou většími problémy.
Kromě toho efektivní komunikace buduje důvěru mezi vaší společností a auditory a podporuje transparentní prostředí. To je obzvláště důležité při jednání s regulačními orgány, protože to ukazuje váš závazek k dodržování předpisů a pomáhá budovat důvěryhodnost.
Zobrazení chatu ClickUp je ideální pro diskuse v reálném čase týkající se konkrétních projektů nebo úkolů. Podporuje přílohy souborů a odkazy, což usnadňuje sdílení relevantních dokumentů a zdrojů.
Můžete také použít formátování bohatého textu a emodži, aby vaše zprávy byly jasnější a poutavější.
Můžete dokonce použít funkci ClickUp Assign Comments, abyste se ujistili, že důležité úkoly zvýrazněné v komentářích nebudou přehlédnuty. Pokud komentář vyžaduje další kroky, můžete jej přiřadit sobě nebo členovi týmu přímo z komentáře.
Chcete-li nezávislého auditora informovat o konkrétních připomínkách, použijte zmínky zadáním znaku @ následovaného jeho jménem. Tím mu odešlete oznámení a všichni budou informováni.
Krok 7: Podporujte auditní tým během terénní práce a testování systému
Je důležité poskytnout auditnímu týmu plnou podporu během celého procesu. Tím podpoříte hladký průběh a včasné dokončení během terénní práce a testování systému.
Během těchto fází budou auditoři compliance spolupracovat se zainteresovanými stranami z každého oddělení, aby získali ucelený obraz o vašich IT procesech. Nezapomeňte připravit své IT týmy, aby auditorům pomohly odpovídat na jejich otázky a poskytly jim snadný přístup k vašim systémům.
Pokud například pracujete v maloobchodu, zkontrolujte, zda mají auditoři přístup ke všem vašim účetním knihám a platebním záznamům. To jim pomůže ověřit vaši shodu s PCI-DSS a zajistí, že nic nebude opomenuto.
Přečtěte si také: 10 nejlepších softwarových řešení pro správu IT operací
Krok 8: Projděte si výsledky auditu, proveďte nápravná opatření a naplánujte následné kroky
Po dokončení auditu zkontrolujte výsledky prostřednictvím interních a externích procesů a podle potřeby zavedete nápravná opatření.
Pro zachování souladu s předpisy nezapomeňte naplánovat následné audity nebo hodnocení.
Na základě výsledků auditu vypracujte plán nápravných opatření a pomocí připomínek ClickUp si udržujte přehled. Postupujte takto:
- Delegujte úkoly přidělením připomínek konkrétním členům týmu, aby každý pochopil své povinnosti a zůstal zodpovědný.
- Synchronizujte připomenutí s kalendářem, abyste měli kompletní přehled o nadcházejících činnostech souvisejících s dodržováním předpisů a termínech.
- Dostávejte oznámení na mobilní i stolní zařízení, abyste byli vždy informováni.
Krok 9: Průběžně sledujte dodržování předpisů a aktualizujte procesy za účelem zlepšení
Soulad s předpisy je nepřetržitý proces. Regulační orgány mohou aktualizovat svá pravidla a nové technologie v oblasti kybernetické bezpečnosti se vyvíjejí rychlým tempem. Abyste zůstali v obraze, musíte neustále sledovat své IT kontroly a systémové procesy.
Pro zachování souladu s předpisy proveďte následující kroky:
- Implementujte nástroje pro správu shody, abyste mohli průběžně sledovat a reportovat stav shody a potenciální problémy.
- Přihlaste se k odběru odvětvových zpravodajů, sledujte aktualizace předpisů a účastněte se relevantních webinářů.
- Poradit se s odborníky na dodržování předpisů a kybernetickou bezpečnost
- Udržujte veškerý software a systémy aktuální pomocí nejnovějších oprav.
ClickUp Dashboards je výkonný nástroj pro vizualizaci správy dodržování předpisů. Umožňuje vám sledovat klíčové metriky dodržování předpisů prostřednictvím sledování důležitých údajů, jako jsou otevřené auditní úkoly a porušení zásad, v reálném čase pomocí přizpůsobitelných widgetů.
Můžete také centralizovat data z různých zdrojů, jako jsou dokumenty a cíle, a získat tak ucelený přehled o svých auditních aktivitách.
Typy auditů IT compliance
Audity IT compliance se liší podle svého zaměření a cílů. Prozkoumáme různé typy, abyste pochopili, které z nich jsou nezbytné pro udržení vaší organizace na správné cestě.
I. Interní audit vs. externí audit
Interní audity provádí váš vlastní tým nebo interní auditoři a zaměřují se na hodnocení účinnosti interních kontrol, procesů a systémů vaší organizace. Tyto audity probíhají průběžně a pomáhají vám identifikovat a řešit problémy, než se stanou závažnými.
Externí audity jsou naopak prováděny nezávislými třetími stranami. Poskytují objektivní hodnocení vašeho souladu s regulačními požadavky a průmyslovými standardy. Tyto audity jsou často vyžadovány regulačními orgány nebo zainteresovanými stranami a nabízejí nový pohled na stav souladu vaší organizace.
💡 Tip pro profesionály: Přidejte software GRC do svého technologického balíčku pro dodržování předpisů, abyste mohli efektivně sledovat dodržování předpisů, řešit rizika a potvrdit, že vaše organizace splňuje všechny regulační požadavky.
II. Finanční audity v IT
Finanční audity jsou klíčovou součástí efektivní správy dat.
Tyto audity se zaměřují konkrétně na přesnost a integritu finančních informací a procesů spravovaných vašimi IT systémy. Prověřují, jak jsou finanční transakce zaznamenávány, zpracovávány a vykazovány vašimi technologickými systémy.
Navíc zaručují, že finanční údaje jsou spolehlivé a že jsou zavedeny vnitřní kontroly, které zabraňují podvodům nebo chybám.
III. Soulad s PCI-DSS
Pokud vaše organizace zpracovává transakce kreditními kartami, je nezbytné dodržovat standard PCI-DSS.
Tyto audity posuzují, jak dobře vaše systémy a procesy splňují požadavky PCI-DSS určené k ochraně informací o držiteli karty. Audit prověří vaše bezpečnostní opatření, šifrování dat, kontrolu přístupu a další postupy, aby ověřil, že splňují standardy PCI-DSS. To pomáhá předcházet narušení dat a chrání citlivé informace o zákaznících.
IV. Audity související s monitorováním aktivity uživatelů
Audity monitorování aktivity uživatelů se zaměřují na to, jak dobře vaše organizace sleduje a spravuje aktivity uživatelů v rámci vašich IT systémů. Tyto audity prověřují mechanismy monitorování chování uživatelů, přístupových protokolů a interakcí se systémem.
Cílem je zajistit, aby byly aktivity uživatelů řádně zaznamenávány a analyzovány za účelem odhalení podezřelých nebo neoprávněných akcí.
V. Soulad s HIPAA
Pro organizace ve zdravotnictví jsou audity dodržování předpisů HIPAA zásadní.
Tyto audity zkoumají, jak dobře vaše IT systémy a procesy splňují požadavky HIPAA, která upravuje ochranu zdravotních údajů pacientů.
Audit prověří vaše opatření v oblasti zabezpečení dat, postupy ochrany soukromí a kontroly přístupu, aby potvrdil, že splňujete požadavky HIPAA a chráníte citlivé zdravotní údaje.
💡 Tip pro profesionály: Využijte umělou inteligenci pro správu dat k analýze historických dat a předvídání potenciálních problémů ještě předtím, než nastanou. Prediktivní analytika vám pomůže identifikovat trendy a anomálie, což vám umožní proaktivně řešit problémy související s kvalitou dat a dodržováním předpisů.
VI. Audity týkající se systémových a organizačních kontrol (SOC)
Audity SOC se zaměřují na hodnocení kontrol a procesů, které mají vliv na spolehlivost finančního výkaznictví a zabezpečení dat.
- Audity SOC 1 hodnotí kontroly související s finančním výkaznictvím.
- Audity SOC 2 hodnotí kontroly týkající se bezpečnosti, dostupnosti, integrity zpracování, důvěrnosti a ochrany osobních údajů.
- SOC 3 poskytuje obecný přehled kontrol SOC 2 pro veřejnost.
VII. Audity v souladu s normou ISO/IEC 27001
Jedná se o externí audity prováděné na základě publikací o dodržování předpisů Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO) a Mezinárodní elektrotechnické komise (IEC). Posuzují, jak je vaše společnost připravena na rizika související s porušením ochrany dat, hackerstvím a únikem informací.
Tato norma je mezinárodně uznávaná a zaměřuje se na zavedení, implementaci, udržování a neustálé zlepšování systému řízení bezpečnosti informací (ISMS).
Audit prověří vaše bezpečnostní zásady, postupy řízení rizik a celkový přístup k ochraně informací v souladu s normou ISO/IEC 27001.
VIII. Soulad s GDPR
GDPR spravují dva orgány: Evropský sbor pro ochranu osobních údajů (EDPB) a orgány pro ochranu osobních údajů (DPA) jednotlivých členských států. Tyto audity jsou nezbytné pro společnosti, které působí mimo EU nebo poskytují služby zákazníkům v této oblasti.
Audit posoudí vaše postupy při shromažďování, zpracování, ukládání a zabezpečení dat, aby ověřil, zda splňujete požadavky GDPR a chráníte soukromí osobních údajů.
Kontrolní seznam auditu IT compliance
Kontrolní seznam auditu IT compliance je vaším průvodcem, který vám pomůže zůstat organizovaní a pokrýt všechny základní body během auditu. Obsahuje všechny důležité úkoly a požadavky, které je třeba zkontrolovat, aby nic nebylo opomenuto.
Při vytváření kontrolního seznamu pro audit IT compliance zahrňte klíčové položky, jako jsou:
- Ověření IT politik a postupů
- Přezkum bezpečnostních kontrol a opatření
- Posouzení postupů v oblasti ochrany údajů a soukromí
- Hodnocení kontrol přístupu uživatelů a oprávnění
- Ověření konfigurace systému a softwaru
Každá z těchto položek hraje roli při prokazování shody a efektivním řízení rizik.
Díky kontrolním seznamům úkolů ClickUp je správa těchto úkolů velmi jednoduchá. Získáte praktický seznam úkolů, ve kterém můžete položky označit jako splněné nebo nesplněné, což vám pomůže snadno sledovat pokrok.
Zde je návod, jak co nejlépe využít kontrolní seznamy:
- Vnoření: Seskupte podobné položky a vytvořte podseznamy pro každý proces auditu.
- Snadná organizace: Reorganizujte svůj kontrolní seznam pomocí jednoduchých funkcí drag-and-drop.
- Přiřazování úkolů: Přidejte přiřazené osoby k úkolům, na kterých musí pracovat konkrétní členové týmu.
- Integrace s dalšími funkcemi: Propojte seznamy kontrol s dokumenty, abyste mohli připojit relevantní zásady, a s dashboardy, abyste mohli v reálném čase identifikovat úzká místa.
Archiv šablon: Jako dobrý výchozí bod můžete použít šablonu ClickUpProject Checklist Template. Tato šablona vám pomůže nastavit strukturovaný kontrolní seznam přizpůsobený vašim konkrétním potřebám v oblasti auditu.
Zabezpečte IT compliance pomocí ClickUp
Audity IT compliance nejsou pouhými zaškrtávacími políčky, která musíte vyplnit. Posilují vaši společnost proti rizikům a pomáhají prokázat váš závazek k bezpečnosti a transparentnosti.
Úspěšné absolvování těchto auditů je zásadní pro vyhnutí se významným pokutám. Chcete-li tyto výzvy efektivně zvládnout, postupujte podle postupů, které jsme popsali.
Integrace ClickUp do plánování, sledování a provádění auditu vám umožní být dobře připraveni a řešit potenciální problémy ještě předtím, než nastanou.
Na co ještě čekáte?
Zaregistrujte se do ClickUp a zlepšete své úsilí v oblasti IT compliance.