Vzpomínáte si na komedii z roku 1986 Ferris Bueller’s Day Off?
Ferris měl geniální plán, jak předstírat nemoc a vyhnout se škole, aby si mohl užít svobodu. I když jeho eskapády byly k popukání, většina z nás si nemůže dovolit takový luxus ani nemá (nebo postrádá) morální kompas, aby něco takového provedla.
Ale ve dnech, kdy se probudíte a necítíte se dobře, není nejlepší volbou se do práce nutit. Ohlášení nemoci je nezbytné pro zachování upřímnosti a profesionality v komunikaci v týmu a dodržování firemních zásad.
Ať už bojujete s chřipkou, čelíte rodinné nouzi nebo prostě potřebujete den volna na zotavení, tento článek vám pomůže sestavit textové zprávy o nahlášení nemoci pomocí různých příkladů a šablon.
Díky jednoduchým úpravám můžete změnit vágní „Dnes nepřijdu“ na jasné „Necítím se dobře a zajistím, aby byly moje úkoly splněny“, čímž si udržíte dobrou pověst v práci – bez intrik!
Osvědčené postupy pro zasílání SMS zpráv o pracovní neschopnosti
Komunikace je při práci v týmu velmi důležitá. Proč je ale lepší poslat SMS než volat? Jednoduše řečeno, textové zprávy jsou pohodlné jak pro odesílatele, tak pro příjemce.
Váš šéf nebo manažer si může zprávu přečíst, až bude mít čas, což zabrání přerušení jeho pracovního toku. Navíc, na rozdíl od telefonních hovorů, textové zprávy poskytují písemný záznam vaší komunikace, což snižuje pravděpodobnost nedorozumění.
👀 Věděli jste?
Studie amerického Úřadu pro statistiku práce uvádí, že 63 % zaměstnanců v USA má po jednom roce v zaměstnání nárok na průměrně osm placených dnů nemocenské ročně.
Vaše obchodní zprávy odrážejí vaši profesionalitu, respekt a integritu na pracovišti. Dobře napsaná zpráva o nepřítomnosti v kanceláři zajišťuje jasnost a minimalizuje narušení práce vašeho týmu.
Naopak, špatně formulovaná zpráva o nemoci může vyvolat zmatek, narušit rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem tím, že zhorší vztahy, nebo dokonce porušit firemní zásady, které stanovují konkrétní požadavky na placenou nemocenskou dovolenou.
Přečtěte si také: Získejte zpět svůj čas: 10 nejlepších nástrojů pro správu doručené pošty pro maximální efektivitu
Zde je několik osvědčených postupů, které vám pomohou vyhnout se zbytečným komplikacím.
Buďte struční a jasní
Patříte mezi lidi, kteří se cítí provinile, když si vezmou nemocenskou? I když byste neměli, může to vést k tomu, že budete svou situaci příliš vysvětlovat.
Při informování svého nadřízeného se vyhněte nadměrnému sdílení informací nebo zdlouhavým vysvětlením. Omezte se na to podstatné:
- Oslovujte svého šéfa formálně.
- Uveďte důvod své nepřítomnosti.
- Upřesněte svůj plán pro řízení úkolů
- Aktualizujte svou dostupnost pro následující nebo nadcházející dny.
Váš nadřízený nepotřebuje dlouhý popis vašich příznaků. Stručnost je projevem respektu k jeho času a profesionality z vaší strany.
📌 Příklad:
„Dobré ráno, Johne. Dnes jsem nemocný a nemohu přijít do práce. Informoval jsem tým o své nepřítomnosti a dnes večer vám dám vědět, zda budu moci přijít zítra. Děkuji.“
Informujte co nejdříve
Mnozí zaměstnavatelé ocení, když je o vaší nepřítomnosti v práci informujete s co největším předstihem. Získáte tak čas na úpravu rozvrhů nebo zajištění náhrady.
Pokud tedy po odchodu z práce pocítíte, že vás začíná škrábat v krku, je lepší poslat SMS ještě dnes, než zítra podávat krátkou výpověď.
Čím dříve oznámíte, že nemůžete přijít do práce, tím lépe pro všechny zúčastněné. Jde o to minimalizovat narušení chodu firmy a zajistit, aby práce pokračovala hladce.
📌 Příklad:
„Dobrý večer, Johne. Dnes jsem odešel z práce, protože mi není dobře, a potřebuji nahlásit nemocenskou na zítra. Informoval jsem tým a chtěl jsem vám to okamžitě sdělit, abyste mohl zajistit náhradu za mou nepřítomnost. Zítra vám dám vědět, jak se situace vyvíjí. Děkuji.“
Poskytněte potřebné informace
V závislosti na firemní politice může být nutné uvést podrobnosti, jako je lékařské potvrzení nebo předpokládaný termín návratu do práce. Nejlepší je tyto požadavky předem prodiskutovat se svým nadřízeným.
Pamatujte, že nejste povinni sdělovat žádné osobní údaje – stačí vysvětlit, proč nemůžete pracovat a jak dlouho budete pravděpodobně nepřítomni.
📌 Příklad:
„Dobrý den, Johne. Mám příznaky chřipky a musím si vzít tři dny nemocenské. Informuji tým a v případě potřeby předložím lékařské potvrzení. Dejte mi prosím vědět, pokud budete potřebovat ještě něco. Děkuji za pochopení.“
Šablony a příklady SMS zpráv o pracovní neschopnosti
Profesionální textová zpráva je důležitá, ale znamená to, že musíte sedět a vymýšlet perfektní zprávu s teploměrem v ústech? Rozhodně ne!
Využijte tyto přizpůsobitelné šablony pro komunikaci a vytvořte vhodné zprávy přímo pro svého manažera nebo šéfa.
Základní text pro nahlášení nemoci
Základní SMS zpráva o nemoci je ideální pro náhlé, krátkodobé onemocnění. Je přímá a poskytuje potřebné informace, aniž by byla příliš podrobná.
📝 Šablona:
„Dobré ráno, [jméno šéfa]. Necítím se dobře a potřebuji vzít si volno z důvodu nemoci. Kontaktoval jsem [jméno kolegy], aby mě zastoupil. Dnes vám dám vědět, zda se zítra mohu vrátit do práce. Děkuji za pochopení.“
Příklad prodloužené pracovní neschopnosti
Pokud potřebujete volno na více dní, například kvůli rekonvalescenci nebo operaci, sdělte svému nadřízenému předpokládanou délku absence a domluvte se na náhradě za svou práci. Upřímné sdělení předpokládané absence pomůže vašemu nadřízenému efektivně řídit zdroje.
📝 Šablona pro prodlouženou pracovní neschopnost:
„Dobrý den, [jméno nadřízeného]. Byla mi diagnostikována [nemoc] a potřebuji odpočívat od [datum začátku] do [datum konce]. [Jméno kolegy] laskavě souhlasil, že mě zastoupí. Pokud potřebujete nějaké dokumenty nebo další podrobnosti pro usnadnění předání, dejte mi prosím vědět. Děkuji.“
📝 Šablona pro nahlášení pracovní neschopnosti po operaci:
„Dobrý den, [jméno šéfa]. Podstoupím operaci a budu potřebovat čas na zotavení. Můj lékař mi doporučil odpočinek od [datum začátku] do [datum konce], během kterého budu na pracovní neschopnosti. Budu vás však informovat o svém zotavení a před odchodem zajistím, aby byla veškerá moje práce pokryta. Pokud potřebujete lékařské potvrzení nebo další podrobnosti, dejte mi prosím vědět. Děkuji za vaši podporu.“
Rodinné mimořádné události
Někdy se mimořádné situace netýkají vašeho zdraví, ale členů vaší rodiny. V těchto situacích musíte být stejně jasní a zdvořilí.
Dejte svému nadřízenému vědět, že řešíte naléhavou situaci, ale vyhněte se zbytečným osobním detailům.
📝 Šablona pro nahlášení absence z důvodu nemoci člena rodiny:
„Dobrý den, [jméno šéfa]. Dnes si musím vzít volno, abych se postaral o nemocného člena rodiny. Zajistím, aby byly mé úkoly pokryty, a budu vás informovat, pokud budu potřebovat více času. Děkuji za pochopení.“
📝 Šablona pro nahlášení absence z důvodu nemoci dítěte:
„Dobré ráno, [jméno šéfa]. Moje dítě je nemocné a musím zůstat doma, abych se o něj postaral. Mezitím se [jméno kolegy] laskavě nabídl, že převezme všechny moje hlavní úkoly. Do konce dne vám poskytnu aktuální informace ohledně mé dostupnosti zítra. Děkuji za vaši shovívavost v této situaci.“
📝 Šablona pro oznámení o úmrtí v rodině:
Ztráta milované osoby není nikdy snadná a dovolená z důvodu úmrtí vám umožní truchlit a zvládat povinnosti bez dalšího stresu z práce.
Informujte přímo svého nadřízeného a uveďte potřebné podrobnosti, přičemž se snažte, aby vaše zpráva byla stručná a zdvořilá.
„Dobrý den, [jméno šéfa]. Nedávno jsem ztratil blízkého člena rodiny a budu potřebovat několik dní volna, abych mohl být se svou rodinou. Budu mimo práci od [datum začátku] a vrátím se [datum návratu]. Děkuji za pochopení.“
📝 Šablona pro volno z důvodu rodinné nouze:
„Dobrý den, [jméno šéfa]. Musím se věnovat naléhavé rodinné záležitosti, která vyžaduje moji okamžitou pozornost. O své nepřítomnosti jsem informoval tým a [jméno kolegy] mě dnes laskavě zastoupí. Zítra se vrátím do práce. Děkuji za trpělivost.“
Den duševního zdraví
Vyhoření na pracovišti není žádná legrace. Podle zprávy Indeed 52 % zaměstnanců zažívá vyhoření a 67 % z nich uvádí, že se situace po pandemii COVID-19 zhoršila.
Rovnováha mezi pracovním a soukromým životem je dnes důležitější než kdy jindy a volno z důvodu duševního zdraví je pro vytvoření pozitivního pracovního prostředí stejně důležité jako volno z důvodu fyzického onemocnění.
📝 Šablona:
„Dobrý den, [jméno šéfa]. Dnes se cítím psychicky vyčerpaný a domnívám se, že pro mé duševní zdraví bude nejlepší vzít si volno. Plánuji odpočívat a načerpat nové síly a zítra se vrátím do práce. Informoval jsem tým a ten souhlasil, že mě zastoupí. Děkuji za pochopení.“
Informování kolegů
Pokud vaše absence ovlivňuje spolupráci týmu, informujte své kolegy jasně a okamžitě prostřednictvím zpráv o postupu a odpovědnosti za vaše úkoly.
Jasná komunikace může minimalizovat narušení, zejména v rychle se měnícím pracovním prostředí. A díky dostupnosti softwaru pro týmovou komunikaci je mnohem snazší udržovat svůj tým v obraze.
📝 Šablona pro informování kolegů:
„Ahoj, týme! Dnes mi není dobře, takže si beru nemocenskou. Aktualizoval jsem [konkrétní úkoly] na naší nástěnce ClickUp, včetně termínů, značek priority a poznámek k konkrétním úkolům. Dejte mi vědět, pokud budete potřebovat něco objasnit. Děkuji, že pokračujete v práci na projektu!“
📝 Šablona pro konkrétní zástup kolegy:
„Dobrý den, [jméno kolegy]. Mám rodinnou pohotovost a dnes se nedostanu do práce. Mohl byste za mě prosím převzít [konkrétní úkol]? Všechny podrobnosti jsem uvedl v [nástroji] v sekci [název úkolu/projektu]. Pokud budete potřebovat další informace, dejte mi vědět. Děkuji za pomoc!“
📮ClickUp Insight: 83 % znalostních pracovníků využívá pro komunikaci v týmu především e-mail a chat.
Téměř 60 % jejich pracovního dne však zabere přepínání mezi těmito nástroji a vyhledávání informací. S aplikací pro práci, jako je ClickUp, se vaše projektové řízení, zasílání zpráv, e-maily a chaty sjednotí na jednom místě!
📊 Chcete mít úplný přehled? Získejte zprávu o stavu komunikace na pracovišti od ClickUp!
Čemu se vyhnout při zasílání SMS zpráv o nemoci
SMS zpráva o pracovní neschopnosti by měla být profesionální a zdvořilá. Zde je několik častých chyb, kterým byste se měli vyvarovat, abyste mohli tyto standardy dodržovat.
Používání neformálního jazyka
V komunikaci vždy zachovávejte profesionální tón, i když se necítíte dobře. Používejte správné oslovení, úplné věty a vhodné zakončení místo zpráv typu: „Čau, jsem nemocný. Nepřijdu. Měj se!“
Použijte jednu z výše uvedených šablon nebo vyzkoušejte nástroje pro psaní s umělou inteligencí a vytvořte profesionální zprávu. Projevíte tak respekt k vztahům na pracovišti a zachováte si profesionální image.
Být výřečný
Vaše zpráva by měla být jasná a výstižná. Zaměřte se na podstatné informace – důvod vaší absence, její délku a plány na zastoupení v práci.
Vyhněte se zbytečným detailům, které nepřispívají k pochopení vaší situace na pracovišti.
Nedodržování firemních pravidel
Pokud vaše společnost vyžaduje konkrétní dokumentaci nebo výpovědní lhůty, uveďte to ve své zprávě. Prokážete tak, že znáte a respektujete firemní zásady.
Neurčení vlastníka úkolu
Sdělte, jak váš tým/kolegové převezmou vaše povinnosti během vaší nepřítomnosti. Uveďte, kdo převezme konkrétní úkoly nebo projekty, a zajistěte, aby měl váš tým přístup ke všem potřebným informacím.
Nejasné zprávy
Vyhněte se matoucím zprávám typu „Dneska to asi nestihnu“, které mohou vašeho nadřízeného zmást. Místo toho buďte ohledně své situace přímí.
Nejasnosti mohou vést k nedorozuměním, které ovlivňují pracovní postupy a způsobují zbytečný stres vašemu nadřízenému a týmu.
Místo toho, abyste odkládali jasné sdělení až na poslední chvíli, pošlete SMS o nemoci co nejdříve, aby váš tým měl čas vás zastoupit.
Nadměrné sdílení informací
Není nutné uvádět důvěrné lékařské informace. Omezte se na základní informace, které vašemu týmu pomohou v případě neočekávané nemoci náležitě se připravit. Nadměrné sdílení informací nejen porušuje vaše soukromí, ale může také způsobit nepříjemné pocity ostatním.
⚠️ Zde je příklad toho, co nedělat:
„Dobrý den, [jméno šéfa], měl jsem těžkou noc s žaludečními potížemi a od 2 hodin ráno jsem byl na toaletě. Dnes nemohu přijít do práce.“ Takové podrobnosti je lepší vynechat.
To pravděpodobně jen způsobí, že se váš nadřízený bude cítit nepříjemně, aniž by mu to pomohlo s podrobnostmi o tom, jak dlouho budete na dovolené a jak bude vaše práce během vaší nepřítomnosti řízena.
💡 Profesionální tip: Výjimky ze sdílení lékařských údajů pro vaši pracovní neschopnost zahrnují údaje a/nebo dokumentaci vyžadovanou podle zákona o rodinné a zdravotní dovolené z roku 1993.
Používání ClickUp k psaní zpráv o pracovní neschopnosti a sdílení novinek týmu
Komunikace s týmem nemusí být stresující, když se necítíte dobře. Jednoduchý komunikační nástroj pro pracoviště může mít zásadní význam.
Jako nástroj pro řízení projektů a spolupráci nabízí ClickUp různé funkce, které zjednodušují správu vaší nepřítomnosti, zajišťují jasnou komunikaci a minimální narušení pracovního toku.
ClickUp Chat pro odesílání zpráv
Pomocí ClickUp Chat můžete poslat zprávu o pracovní neschopnosti přímo svému týmu (prostřednictvím skupinového chatu) nebo manažerovi (prostřednictvím soukromé zprávy).
Při sdílení aktualizace ve skupině nebo týmovém kanálu můžete také připnout oznámení o své nepřítomnosti, aby bylo viditelné pro všechny členy skupiny.
Protože ClickUp Chat spojuje vaše zprávy a práci, je také snazší sdílet úkoly, na kterých pracujete, a navrhovat předání urgentních úkolů – bez přeskakování mezi různ ými aplikacemi pro firemní komunikaci. Nemusíte kopírovat a vkládat celý kontext; stačí aktualizovat chat propojený s příslušným úkolem o potřebné podrobnosti.
Nezapomeňte použít @zmínky k označení konkrétních kolegů, kteří mají podniknout kroky (zejména těch, kteří vás mohou zastoupit), a zajistit, aby nic neuniklo vaší pozornosti.
A to nejlepší? Intuitivní rozhraní ClickUp Chat zajistí, že vaše zpráva neztratí v e-mailových vláknech nebo na jiných platformách.
💡Tip pro profesionály: Vytvořte si šablonu pro hlášení nemoci v chatu, kterou můžete v případě potřeby znovu použít.
ClickUp Brain pro vytvoření zprávy o pracovní neschopnosti
Pokud si nejste jisti, jak formulovat svou zprávu, ClickUp Brain nabízí šablony a nápady.
Vytvořte profesionální a stručné zprávy o pracovní neschopnosti a přizpůsobte je své situaci. Stačí zadat své údaje a umělá inteligence vám navrhne vhodnou zprávu, která pokryje všechny situace – krátkodobou pracovní neschopnost, dlouhodobou pracovní neschopnost nebo rodinnou nouzi.
Ušetříte tak čas a zajistíte, že vaše zpráva bude mít správný tón, i když se necítíte nejlépe.
Automatizace aktualizací
Chystáte se na delší dovolenou? Informujte svůj tým o úkolech pomocí automatizačních funkcí ClickUp.
ClickUp Automations vám umožňuje odesílat a plánovat automatické zprávy, přiřazovat úkoly, aktualizovat stav projektů nebo automaticky informovat kolegy o vaší nepřítomnosti.
Můžete nastavit automatické pravidlo, které upozorní vašeho nadřízeného, když aktualizujete stav úkolu na „Pozastaveno“ nebo „Probíhá“. Můžete přidat komentáře pro kontext a dokonce připojit soubory.
Díky tomu bude váš tým přesně vědět, v jakém stavu jsou projekty a čemu je třeba věnovat pozornost, což zvýší produktivitu, dokud se nevrátíte odpočatí.
Dejte si pauzu, zatímco ClickUp se postará o chod věcí
Na rozdíl od Ferrise Buellera si moderní profesionálové nevymýšlejí nemocenské dny – komunikujeme chytře. SMS zpráva o nemoci nemusí být dokonalá, ale měla by vyzařovat profesionalitu a odpovědnost a udržovat důvěru.
Zaměstnavatelé nehledají odvážné srdce, které se přes všechno přenese – vaše zdraví je důležité! Spíše oceňují jasné komunikátory, kteří nenechávají svůj tým v nejistotě a přemýšlet o nevysvětlené nepřítomnosti nebo stavu jejich práce.
ClickUp vám pomůže spravovat vaši nepřítomnost, udržet projekty v chodu a vrátit se do práce s pocitem podpory a ocenění. Příště se tedy soustřeďte na uzdravení s vědomím, že vaše práce je v dobrých rukou.