Právě jste odeslali pozvánku na schůzku, ale když jste klikli na „odeslat“, napadla vás myšlenka: Mohlo by to být místo toho e-mailem?
Pak je tu druhá strana mince: vaše schránka je přeplněná zprávami, které by se daly vyřídit během krátkého rozhovoru.
Je to dilema, kterému jsme všichni čelili – kdy naplánovat schůzku a kdy stačí poslat e-mail.
Vyvážení potřeby jasnosti, spolupráce a efektivity často spočívá ve výběru správné komunikační metody. Pokud se rozhodnete špatně, riskujete ztrátu cenného času nebo nedorozumění.
V tomto blogu se budeme zabývat věčnou debatou o tom, zda je lepší schůzka nebo e-mail. Pomůžeme vám činit chytřejší rozhodnutí, která ušetří čas a zlepší spolupráci v týmu. 👥
⏰ 60sekundové shrnutí
- Schůzky často vedou ke ztrátě času a mohou způsobit vyhoření kvůli neefektivitě.
- Některé situace se lépe hodí pro e-mail: žádný jasný účel, informační aktualizace, jednoduchá zpětná vazba a rutinní kontroly.
- Schůzky jsou nezbytné, pokud máte konkrétní program nebo potřebujete budovat tým, rychle se rozhodovat, vést složité diskuse nebo spolupracovat.
- Přijetí kultury „e-mail nejprve“ snižuje kognitivní zátěž a zvyšuje efektivitu tím, že poskytuje asynchronní flexibilitu a sledovatelnost.
- Strategie pro přístup „nejprve e-mail“ zahrnují přeformulování zásad pro schůzky, školení zaměstnanců v psaní efektivních e-mailů a používání šablon.
- Nástroje jako ClickUp zlepšují komunikaci integrací e-mailů a správy úkolů, čímž snižují potřebu zbytečných schůzek.
Posouzení, kdy by schůzka mohla být nahrazena e-mailem
Schůzky jsou často preferovanou metodou komunikace, ale neměly by být automatickou volbou. Nadměrné nebo špatně naplánované schůzky mohou snižovat produktivitu a narušovat pracovní postupy, což nakonec vede k vyhoření.
Výzkumy ukazují, že schůzky jsou v 72 % případů neefektivní a 78 % dotázaných se cítí zahlceno pouhým počtem schůzek, kterých se mají účastnit.
To nevyhnutelně vede k významné ztrátě času, který by bylo možné lépe využít pro hlubokou práci.
Požadavek, aby se zaměstnanci účastnili zbytečných schůzek, vede ke ztrátě cenného pracovního času a demotivuje členy týmu, kteří mají pocit, že jejich přítomnost nepřináší žádnou přidanou hodnotu.
Známky toho, že schůzka by mohla být nahrazena e-mailem
Ne každý důvod k svolání schůzky stojí za to – jasný, dobře napsaný e-mail často splní svůj účel stejně efektivně.
Zde jsou scénáře, které nemusí vyžadovat schůzku:
💌 Když schůzka nemá jasně definovaný účel: Schůzky bez konkrétního programu často vedou k bezcílné diskusi a syndromu zotavení po schůzce. Pokud neexistují žádné konkrétní cíle, je lepší poslat e-mail.
💌 Pokud je cílem pouze informovat: Aktualizace projektu nebo dokončené úkoly lze sdílet efektivněji prostřednictvím stručných e-mailových souhrnů, které si členové týmu mohou prohlédnout ve svém volném čase.
💌 Když zpětná vazba nevyžaduje diskusi: Písemná zpětná vazba umožňuje příjemcům zpracovat návrhy vlastním tempem. Pokud není zpětná vazba složitá nebo citlivá, může být podrobný e-mail stejně účinný.
💌 Když se opakované kontroly jeví jako zbytečné: Týdenní nebo denní schůzky, na kterých není o čem diskutovat, mohou být ztrátou času. Rutinní aktualizace jsou často vhodnější pro e-mail.
🧠 Zajímavost: Koncept formálních schůzek sahá až do starověkého Řecka, kde se konala fóra za účelem projednání veřejných záležitostí a sdílení nápadů.
Kdy je schůzka nezbytná
E-maily sice dokážou pokrýt mnoho komunikačních potřeb týmu, ale některé situace skutečně vyžadují osobní setkání, aby bylo možné dosáhnout jasnosti a rychlého jednání.
Zde jsou klíčové okolnosti, které ospravedlňují setkání vašeho týmu:
- Pokud máte jasný program: Schůzky s jasnými cíli a definovanými výsledky, jako je finalizace marketingové strategie nebo sladění harmonogramu projektu, těží z diskusí v reálném čase.
- Když jde o týmového ducha: Pro budování vztahů a morálky je zapotřebí více osobních nebo virtuálních interakcí. Pravidelné týmové porady, oslavy nebo schůzky podporují silnější pracovní vztahy.
- Když potřebujete rychle rozhodovat: Časově citlivá rozhodnutí se nejlépe řeší na schůzkách, kde mohou zúčastněné strany zhodnotit možnosti, zvážit rizika a rychle dosáhnout dohody.
- Když je diskuse složitá: Jemné nuance témat s protichůdnými názory nebo strategickými zvraty je lepší řešit na schůzkách, kde lze zodpovědět otázky, vyjasnit obavy a sjednotit další kroky.
- Kdy je potřeba spolupráce a brainstorming: Kreativní řešení problémů a generování nápadů vzkvétá v interaktivním prostředí, které umožňuje spontánní příspěvky, kterých je těžké dosáhnout prostřednictvím e-mailu.
🔍 Věděli jste, že... V roce 2022 bylo podle odhadů celosvětově denně odesláno a přijato 333 miliard e-mailů. Do roku 2026 se předpokládá nárůst tohoto čísla na 392,5 miliardy e-mailů denně.
Přechod k kultuře upřednostňující e-mail
Přijetí kultury „e-mail nejprve“ neznamená pouze zrušení schůzek. Pomáhá vytvořit pracovní prostředí, kde je komunikace účelová a zaměřená.
Výhody e-mailů oproti schůzkám
🤝 Asynchronní flexibilita
E-maily umožňují členům týmu reagovat, když to vyhovuje jejich pracovnímu postupu, čímž se snižuje tlak na interakci v reálném čase.
To je obzvláště cenné pro globální týmy pracující v různých časových pásmech.
📝 Dokumentace a sledovatelnost
E-maily slouží jako písemný záznam pro budoucí použití a poskytují jasnost ohledně úkolů, rozhodnutí a závazků.
Na rozdíl od schůzek, kde mohou být klíčové body zapomenuty nebo špatně interpretovány, e-maily zajišťují odpovědnost díky písemné dokumentaci. K snížení pracovní zátěže můžete také využít nástroje pro psaní e-mailů.
⏰ Časová efektivita
Dobře napsaný e-mail často zabere jen pár minut, ale ušetří hodiny společného času, které by jinak byly stráveny koordinací a účastí na schůzce.
Týmy se navíc mohou soustředit na hlubokou práci namísto zbytečných diskusí.
🧘🏾♀️ Snížená kognitivní zátěž
Časté přepínání mezi příliš mnoha schůzkami narušuje soustředění.
Přístup „nejprve e-mail“ minimalizuje rušivé vlivy a umožňuje členům týmu soustředit svou mentální energii na dokončení úkolů.
Strategie pro přijetí přístupu „nejprve e-mail, pak schůzka“
Podívejme se nyní na způsoby, jak můžete tento přístup uplatnit. 👇
- Přeformulujte zásady pro schůzky: Stanovte jasné pokyny, kdy jsou schůzky nezbytné a kdy je preferovaným komunikačním kanálem e-mail. Například nařaďte povinné programy a materiály před schůzkou, abyste odradili od zbytečných diskusí.
- Naučte zaměstnance psát efektivní e-maily: Špatné řízení projektů a komunikace prostřednictvím e-mailů často vede k zbytečným schůzkám. Pomozte členům týmu psát stručné, praktické e-maily s jasným předmětem, aby se snížil počet vzájemných dotazů a objasňování.
- Využijte šablony a automatizaci: Standardizujte rutinní komunikaci pomocí e-mailových šablon pro aktualizace stavu nebo shrnutí schůzek. Dále automatizujte připomenutí, abyste se vyhnuli následným schůzkám.
- Zaveďte „24hodinové pravidlo“ pro žádosti o schůzky: Požádejte členy týmu, aby se nejprve pokusili vyřešit problémy prostřednictvím e-mailu nebo asynchronních nástrojů po dobu alespoň 24 hodin, než požádají o schůzku. To podpoří promyšlenou a proaktivní komunikaci.
- Sledujte výsledky komunikace: Pravidelně vyhodnocujte, zda jsou úkoly dokončovány efektivně pomocí přístupu „nejprve e-mail“. Pokud se vyskytnou problémy, zvažte, zda by schůzka přispěla k větší srozumitelnosti nebo sjednocení.
🔍 Věděli jste? Podle pravidla „dvou pizz“ by se produktivních schůzek nemělo účastnit více lidí, než kolik se nasytí dvěma pizzami. A ano, toto pravidlo je často připisováno Jeffu Bezosovi, zakladateli společnosti Amazon.
Nástroje pro zlepšení komunikace
Abyste dosáhli správné rovnováhy mezi týmovou prací a efektivitou, potřebujete komunikační nástroje pro pracoviště, které usnadňují a zefektivňují komunikaci. Cílem je najít platformu, která vám pomůže lépe spravovat e-maily a zároveň omezit počet schůzek na minimum.
Jedním z takových nástrojů je ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací.
Považujte to za své komplexní centrum, kde se spojují úkoly, e-maily a týmové konverzace.
Potřebujete přidělit úkoly? Hotovo. Chcete sledovat průběh projektu? Snadné. Chcete, aby písemná komunikace byla jasná, bez nekonečných e-mailových vláken nebo schůzek? ClickUp vám s tím pomůže.
Podívejme se blíže na funkce ClickUp. ✅
Správa projektů prostřednictvím e-mailů v ClickUp
ClickUp Email Project Management výrazně usnadňuje správu komunikace a úkolů.
Místo neustálého přepínání mezi e-mailovým klientem a ClickUpem můžete odesílat, přijímat a sledovat e-maily přímo ze svého pracovního prostoru ClickUp. To perfektně zapadá do přístupu „e-mailem napřed“, kdy chcete zachovat efektivitu a organizaci, aniž byste se spoléhali na schůzky kvůli každé malé aktualizaci.
Pokud například potřebujete zaslat klientovi aktualizaci, požádat o zpětnou vazbu nebo se rychle zeptat na něco ohledně projektu, můžete to vše udělat přímo z daného úkolu.
Stačí stisknout tlačítko a e-maily jsou odeslány, vše je zjednodušeno a pouhým stisknutím tlačítka nebo výběrem možnosti jsou provedeny všechny požadované procesy, což zjednodušuje i ty nejnáročnější úkoly.
Stačí stisknout tlačítko a e-maily jsou odeslány, vše je zjednodušeno a pouhým stisknutím tlačítka nebo výběrem možnosti jsou provedeny všechny požadované procesy, což zjednodušuje i ty nejnáročnější úkoly.
Není třeba přecházet do doručené pošty, psát e-mail a pak se vracet do ClickUp, abyste aktualizovali úkol. Vše zůstává na jednom místě.
Jednou z nejužitečnějších funkcí je přeměna příchozích e-mailů na úkoly ClickUp. Když obdržíte aktualizaci projektu nebo úkol, který vyžaduje okamžitou pozornost, nemusíte se starat o kopírování a vkládání podrobností.
Stačí převést e-mail na úkol, přiřadit jej správné osobě a nastavit termín – přímo z e-mailu.
🧠 Zajímavost: První e-mail poslal v roce 1971 Ray Tomlinson sám sobě. Zněl asi takto: „QWERTYUIOP“.
Integrace ClickUp
Dále připojte všechny existující nástroje třetích stran pomocí integrace ClickUp. K dispozici je více než 1 000 integrací, včetně Zoom, Gmail, Outlook, Calendly a dalších.
Díky integraci můžete bez dalšího úsilí přenášet data z nástrojů, které váš tým používá.
Nastavili jsme integraci Outlooku pro všechny členy týmu, aby mohli přesouvat úkoly z Outlooku přímo do ClickUp – tím se zlepšila přehlednost napříč týmy a snížil se počet ztracených nebo zapomenutých úkolů, které se propadají na dno e-mailové schránky.
Nastavili jsme integraci Outlooku pro všechny členy týmu, aby mohli přesouvat úkoly z Outlooku přímo do ClickUp – tím se zlepšila přehlednost napříč týmy a snížil se počet ztracených nebo zapomenutých úkolů, které se propadají na dno e-mailové schránky.
📖 Přečtěte si také: Jak zvolit správnou frekvenci schůzek pro váš tým
ClickUp Meetings
Někdy jsou schůzky prostě nevyhnutelné. Pokud však potřebujete nějakou uspořádat, ClickUp Meetings vám pomůže, aby proběhla co nejhladčeji a nejefektivněji.
Když naplánujete schůzku, synchronizuje se s kalendářem ClickUp, takže všichni přesně vědí, kdy a kde se bude konat. Schůzku můžete také propojit s konkrétními úkoly nebo projekty, čímž objasníte, co je třeba projednat, a zajistíte, že se budete držet plánu.
Kalendářový náhled vám také umožňuje rychle vizualizovat plán vašeho týmu – schůzky, úkoly a termíny – vše na jednom místě.
Jednání nebo termíny můžete snadno upravit jednoduchým přetažením myší a rychle odhalit případné konflikty v plánování. To usnadňuje vyvážení vašeho pracovního vytížení a sladění jednání s prioritami vašeho týmu.
Příprava na schůzku je také snadná.
Můžete si předem nastavit program v ClickUp Docs, aby váš tým věděl, co může očekávat, a mohl se připravit. Během schůzky můžete pořizovat poznámky, přidělovat úkoly a zaznamenávat rozhodnutí na jednom místě.
💡 Tip pro profesionály: Během schůzek seďte rovně s rameny vzadu, abyste působili sebevědomě a zaujatě. Tato řeč těla ukazuje, že se aktivně zapojujete do konverzace, díky čemuž působíte přístupněji a angažovaněji.
ClickUp Chat
Jsou situace, kdy nepotřebujete schůzku ani e-mail, zejména když ClickUp Chat spojuje komunikaci a řízení práce dohromady.
V chatu můžete @zmínit kolegy, připojit soubory a propojit chaty přímo s úkoly. Můžete také vytvářet vlákna v rámci konverzace, abyste udrželi související diskuse pohromadě a zajistili, že vše zůstane organizované a snadno sledovatelné.
V případě složitějších diskusí můžete chatovou zprávu jediným kliknutím převést na úkol nebo komentář k úkolu.
Zde se konverzace, úkoly a projekty nejen propojují, ale také sbližují.
Šablony
Kromě výše uvedených funkcí nabízí ClickUp také celou řadu šablon komunikačních plánů.
Například šablona ClickUp Team Communication and Meeting Matrix Template zjednodušuje přidělování úkolů souvisejících s konkrétními projekty a jasně stanoví pokyny pro dokončení úkolů nebo postupy pro následné kroky. Nejlepší na tom je, že můžete organizovat konverzace a rychle odhalit neřešené neefektivnosti nebo opomenuté body k diskusi.
Kromě toho šablona komunikačního plánu ClickUp obsahuje srozumitelný průvodce, který popisuje styl komunikace a etiketu vaší značky, a to jak interně, tak externě.
Je úžasné vidět, kolik času jsme ušetřili na schůzkách od přechodu na ClickUp. To, co nám dříve zabíralo tři hodiny týdně na plánování akcí a aktualizace, nám nyní zabere jen něco málo přes hodinu. Týmy, které se na tom podílejí, mají nyní více času soustředit se na důležitější marketingové priority.
Je úžasné vidět, kolik času jsme ušetřili na schůzkách od přechodu na ClickUp. To, co nám dříve zabíralo tři hodiny týdně na plánování akcí a aktualizace, nám nyní zabere jen něco málo přes hodinu. Týmy, které se na tom podílejí, mají nyní více času soustředit se na důležitější marketingové priority.
Osvědčené postupy pro minimalizaci schůzek
Přiznejme si to: schůzky mohou někdy působit jako ztráta času. I když jsou pro určité úkoly nezbytné, ne každá diskuse musí být tváří v tvář (nebo virtuální).
Minimalizace schůzek uvolňuje čas pro soustředěnější a produktivnější práci – ale jak dosáhnout správné rovnováhy?
Podívejme se na osvědčené postupy, jak snížit únavu z jednání a zároveň zůstat v kontaktu a v souladu se svým týmem. 📅
🚫 Podporujte rušení zbytečných schůzek
Někdy je nejlepší zrušit schůzky, které nepřinášejí žádnou hodnotu.
Pokud schůzka nemá jasný účel nebo požadovaný výsledek, proč ji plánovat?
Místo toho, abyste všechny svolávali k rozsáhlé diskusi, soustřeďte se na to, co je opravdu důležité. Pokud se jedná o rychlý hovor nebo aktualizaci, kterou lze snadno sdílet prostřednictvím chatu nebo e-mailu, zrušte schůzku a ušetřete všem čas. Udržování jednotného názoru vašeho týmu bez zbytečných schůzek jim pomáhá zůstat produktivní a soustředit se na své hlavní úkoly.
📫 Prosazujte asynchronní komunikační nástroje
Nemusíte plánovat schůzku, abyste získali okamžitou zpětnou vazbu nebo udrželi věci v pohybu.
Asynchronní nástroje, jako jsou e-mail, software pro správu projektů, platformy pro virtuální schůzky a aplikace pro zasílání zpráv, umožňují vašemu týmu spolupracovat a reagovat vlastním tempem, takže všichni zůstávají informováni, aniž by museli trávit čas schůzkami.
ClickUp, aplikace pro vše, co souvisí s prací, spojuje všechny tyto funkce na jednom místě. Můžete sledovat pokrok, komunikovat a spravovat úkoly bez nutnosti neustálého plánování schůzek. Toto nastavení funguje perfektně pro rychlé aktualizace nebo následné otázky, které nevyžadují zdlouhavé diskuse.
📓Využijte samoobslužnou dokumentaci
Samoobslužná dokumentace týmům výrazně šetří čas.
Pokud jsou všechny potřebné informace snadno dostupné, není nutné plánovat schůzky jen proto, aby se zodpověděly základní otázky. Dejte svému týmu možnost řešit problémy samostatně a najít to, co potřebuje, aniž by musel čekat na odpověď nebo následnou schůzku.
Navíc jasná a aktuální dokumentace zajišťuje, že všichni jsou na stejné vlně, minimalizuje zmatek a zabraňuje zbytečnému vracení se zpět.
👍🏾 Dejte svému týmu možnost odmítnout zbytečné pozvánky
Je důležité dát vašemu týmu svobodu odmítnout pozvánky na schůzky, které nevyžadují jejich vstupy nebo které pravděpodobně nepovedou k požadovanému výsledku.
Povzbuďte je, aby před přijetím pozvánky zvážili, zda je schůzka v souladu s jejich prioritami. E-mail může být efektivnější, pokud je schůzka pouze informativní nebo slouží k zodpovězení několika otázek.
Když mají členové týmu pocit, že mohou odmítnout zbytečné schůzky, zůstávají soustředění na své vlastní úkoly a efektivněji přispívají k cílům týmu.
👀 Bonus: Objevte dopad dnů bez schůzek na produktivitu vašeho týmu.
Začleňte ClickUp jako svého komplexního správce schůzek a e-mailů
Na závěr je třeba říci, že potřebujete systém, který respektuje čas a podporuje snahu o jasnost. Především musíte zajistit, aby každý komunikační řetězec měl jasný účel.
Díky ClickUp mohou týmy po celém světě přecházet mezi asynchronními aktualizacemi a spoluprací v reálném čase. Jeho komplexní funkce interní komunikace vám umožňují centralizovat vše od správy projektů a úkolů přes e-mail až po dokumentaci a plánování.
Jste připraveni snížit hluk a zvýšit produktivitu? Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp!